Desk Booking im Jahr 2024: Euer Leitfaden für mehr Effizienz im Büro

Hier ist euer ultimativer Desk-Booking-Guide, der all eure Fragen zum Thema beantwortet.

Aber fangen wir ganz von vorne an.

Es ist gar nicht so lange her, da saßen wir noch alle zusammen in einem Büro, arbeiteten Schulter an Schulter, teilten uns einen Kaffee, plauderten in belebten Kantinen und kannten nichts anderes als eine Welt, in der die Arbeit an einen physischen Raum gebunden war: das nicht so wirklich beliebte Büro.
Und wir lachten alle über die lustigen Witze aus der Fernsehserie The Office (vielleicht hattet ihr auch einen Chef wie Michael Scott?), weil dieser kleine Ort, den wir jeden Tag besuchten, nicht gerade der "Best place to be" war. Es gab nie genug Platz und man fand nie einen freien Besprechungsraum.

Aber unser Arbeitsleben ging weiter, mit viel mehr oder weniger erträglichem Instantkaffee und langen Brainstorming-Sitzungen.

Bis die Pandemie Einzug hielt und sich auf einen Schlag alles änderte. Keine winzigen Büros und gemeinsamen Meetings mehr. Stattdessen wurde alles virtuell und wir passten uns der "neuen Art zu arbeiten" an. Und dann tauchte Desk Booking in unserem Leben (wieder) auf.

Plötzlich stellten Unternehmen auf der ganzen Welt auf flexible Arbeitsmodelle um, und eine Fülle neuer Apps entstand. Aber können sich Unternehmen für nur eine davon entscheiden?

Keine Angst, unser umfassender Leitfaden zum Thema Desk Booking hilft euch bei der Entscheidung. Hier erfahrt ihr, wie ihr die beste Desk-Booking-Strategie für euer Unternehmen findet und umsetzt und was nötig ist, damit sie erfolgreich ist.

Desk Booking im Überblick

Desk Booking, auch bekannt als Hot Desking oder flexible Arbeitsplätze, bietet eine innovative Lösung für traditionelle Arbeitsumgebungen, die die Produktivität, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Raumnutzungseffizienz verbessern kann. Wenn ihr darüber nachdenkt, auf ein Desk-Booking-System umzustellen oder ein solches System einzuführen, seid ihr hier genau richtig. Dieser Leitfaden gibt euch einen Überblick über das Konzept, seine Vorteile und wie ihr es effektiv in eurem Unternehmen einführen könnt.

Die flexible Buchung von Arbeitsplätzen ist in modernen Arbeitsumgebungen, in denen feste Sitzordnungen der Vergangenheit angehören, auf dem Vormarsch. Dieses flexible System ermöglicht es den Beschäftigten, einen Arbeitsplatz oder Schreibtisch für eine bestimmte Zeit zu reservieren. Es bietet Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden erhebliche Vorteile, wie z. B. weniger Platzverschwendung, mehr Kreativität und eine verbesserte Zusammenarbeit.

Anstatt für jeden Mitarbeitenden einen eigenen Arbeitsplatz zu haben, können Unternehmen, die ein Desk-Booking-System einführen, ihre Arbeitsplatznutzung optimieren, sich an die wechselnden Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden anpassen und mehr Flexibilität in ihre täglichen Abläufe bringen. Die flexible Schreibtischbuchung hat sich in Coworking Spaces und Großraumbüros bewährt, aber auch bei traditionellen Unternehmen, die sich im Zeitalter von Remote- und Hybrid-Work-Modellen auf den Weg in die "neue Normalität" machen.

Vorteile von Desk Booking

Die Einführung von Desk Booking kann Unternehmen aller Größenordnungen - von Start-ups bis hin zu Großunternehmen - zahlreiche Vorteile bieten. In der heutigen Geschäftswelt, in der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von entscheidender Bedeutung sind, ist das besonders wichtig.

Ganz allgemein gesprochen ermöglicht Desk Booking erhebliche Kosteneinsparungen. In traditionell organisierten Büros wird der Raum oft nicht effizient genug genutzt. Schreibtische, die für abwesende oder nur selten anwesende Mitarbeitende reserviert sind, können zu Platzverschwendung und unnötigen Kosten führen. Eine gut umgesetzte Desk-Booking-Strategie hingegen ermöglicht es Unternehmen, ihren Platz intelligent zu nutzen, Verschwendung zu vermeiden und ihre Gemeinkosten zu senken.
Schreibtischbuchungssysteme helfen Unternehmen, ihre Raumnutzung effizient zu verfolgen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. 

Desk Booking - die wichtigsten Vorteile

  • Effiziente Raumnutzung: Einer der wichtigsten Vorteile von Desk Booking ist die effiziente Nutzung der Bürofläche. Dadurch wird es überflüssig, für jeden Mitarbeitenden einen separaten Schreibtisch zur Verfügung zu stellen, was besonders für Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeiterden oder Teilzeitkräften von Vorteil sein kann.
  • Kosteneinsparungen: Durch die Optimierung der Raumnutzung können Unternehmen die benötigte Bürofläche reduzieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen bei Miete und Nebenkosten führt.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Das Buchen von Schreibtischen ermutigt die Beschäftigten, täglich in der Nähe verschiedener Kolleg:innen zu sitzen, was die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und das Networking fördert.
  • Flexibilität und Autonomie: Die Beschäftigten können selbst entscheiden, wo sie sitzen, was die Arbeitsmoral und die Arbeitszufriedenheit steigert. Diese Flexibilität kommt bei den Arbeitnehmenden von heute, die Autonomie schätzen, besonders gut an.
  • Anpassungsfähigkeit: Mit Desk Booking können Unternehmen ihr Bürolayout schnell anpassen, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern, z. B. wenn sie sich vergrößern oder verkleinern oder ihre Abteilungen umstrukturieren.
Eine Frau hält ein Telefon in der Hand und benutzt eine Tischbuchungs-App.

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Die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern

Bei der Buchung von Arbeitsplätzen geht es nicht nur um effizientes Raummanagement, sondern auch um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Unternehmen können ein Umfeld schaffen, das Autonomie, Flexibilität und Wohlbefinden fördert, indem sie ihren Beschäftigten die Wahl ihres Arbeitsplatzes überlassen.

Wenn Mitarbeitende mit ihrem Arbeitsumfeld, den Beziehungen zu ihren Kolleg:innen, der Vergütung und dem Sinn ihrer Arbeit zufrieden sind, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie das Unternehmen verlassen, selbst in schwierigen Zeiten. Außerdem fördern zufriedene Mitarbeitende oft ein positives Image ihres Unternehmens, was das Markenimage und das Vertrauen der Kund:innen stärken kann.

Unternehmen, die auf die sich verändernden Erwartungen der Arbeitnehmenden eingehen, wie zum Beispiel Work-Life-Balance, ein Übereinstimmen der Werte und flexible Arbeitsmöglichkeiten, tendieren dazu, die besten Talente anzuziehen, vor allem in der jüngeren Generation. Außerdem hat der Führungsstil einen großen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Führungskräfte, die Vertrauen schaffen und den Beitrag ihres Teams anerkennen und wertschätzen, können die Arbeitszufriedenheit erheblich steigern.

Die modernen Arbeitskräfte, insbesondere die Millennials und die Generation Z, schätzen Flexibilität und Autonomie. Mit einem Schreibtischreservierungssystem können sie selbst entscheiden, wo sie arbeiten möchten, also ob sie eine ruhige Ecke oder einen gemeinschaftlichen Raum bevorzugen. Diese Flexibilität kann die Arbeitszufriedenheit erhöhen, die Produktivität steigern und die Fluktuationsrate senken.

Eine Gruppe glücklicher Kollegen, die sich eine Pizza teilen, während sie in ihrem Hybridbüro arbeiten.

Zusammenarbeit und Kreativität fördern

Abgesehen von der individuellen Produktivität kann Desk Booking auch die Kreativität und die Zusammenarbeit im Team fördern. Durch das Aufbrechen der Barrieren starrer Sitzordnungen können die Mitarbeitenden eng mit verschiedenen Teammitgliedern zusammenarbeiten und frei Ideen und Perspektiven austauschen. So können Ideen im gesamten Unternehmen ausgetauscht werden, was die Innovation fördert.
Die Arbeit in der Nähe von Personen aus verschiedenen Abteilungen fördert eine integrative Kultur. Diese Praxis ermöglicht es den Mitarbeitenden, die Abläufe im Unternehmen besser zu verstehen und so die Abstimmung und Synergie zwischen den Funktionen zu verbessern.

Die traditionelle Büroaufteilung mit fester Sitzordnung beschränkt die Interaktion der Mitarbeitenden oft auf eine kleine, gleichbleibende Gruppe.

Dadurch können ungewollt Silos innerhalb einer Organisation entstehen, in denen Ideen und Informationen nur in einem engen Kreis zirkulieren. Desk Booking hingegen führt zu einem Paradigmenwechsel, indem es den Mitarbeitenden hilft, selbst zu entscheiden, wo sie an einem bestimmten Tag sitzen wollen, und sie ermutigt, mit verschiedenen Kolleg:innen zusammenzuarbeiten. Diese Freiheit, die Arbeitsumgebung zu wechseln, ist mehr als nur ein logistischer Vorteil; sie fördert eine stärker integrierte und kooperative Arbeitsplatzkultur.

Wenn Mitarbeitende neben verschiedenen Teammitgliedern sitzen können, fördert das natürlich einen dynamischeren Austausch von Ideen und Perspektiven. Ein Marketingfachmann, der in der Nähe des Produktentwicklungsteams sitzt, kann zum Beispiel neue Erkenntnisse über das Produkt gewinnen, die zu fundierteren und innovativeren Marketingstrategien führen. Ebenso kann ein Mitglied des Finanzteams, das mit Kundendienstmitarbeitenden zusammensitzt, die Erfahrungen und Herausforderungen der Kund:innen besser verstehen, was zu einer einfühlsameren und kundenorientierten Finanzplanung führen kann.

Diese gegenseitige Befruchtung von Ideen ist ein entscheidender Motor für Innovationen. Wenn Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Ansichten zusammenkommen, fordern sie sich gegenseitig zum Denken heraus, was zu kreativeren Problemlösungen und unkonventionellen Ideen führt. Solche Interaktionen können neue Ideen hervorbringen, die bei einer statischen Sitzordnung nicht entstehen würden.

Außerdem fördert Desk Booking eine integrative Organisationskultur. Die Mitarbeitenden erhalten ein ganzheitlicheres Verständnis von den Abläufen im Unternehmen, da der Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen gefördert wird. Diese erweiterte Perspektive kann Barrieren zwischen den Abteilungen abbauen, was zu einem stärkeren Zusammenhalt und einer besseren Abstimmung der Belegschaft führt. Wenn die Beschäftigten verstehen, dass ihre Rolle in das Gesamtbild passt, ist es wahrscheinlicher, dass sie sich wertgeschätzt fühlen und sich engagieren, was wiederum die Produktivität und Innovation fördert. Dieses System fördert nicht nur die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, sondern unterstützt auch die Entwicklung einer flexibleren und anpassungsfähigeren Belegschaft. In der heutigen Geschäftswelt ist die Fähigkeit, Teams auf der Grundlage sich verändernder Projektanforderungen zu bilden und umzugestalten, von entscheidender Bedeutung.

Desk Booking erleichtert diese Flexibilität, indem es Teams ermöglicht, sich je nach Bedarf für ein Projekt zusammenzuschließen und so die Koordination und Effizienz zu verbessern.

Die Implementierung eines erfolgreichen Desk-Booking-Systems erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Verwaltung. Schauen wir uns die einzelnen Schritte im Detail an.

Luftaufnahme einer Gruppe von Kolleginnen und Kollegen, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, in einem Hybridbüro.

Einführung einer Arbeitsplatzbuchungssoftware

Die Einführung eines Arbeitsplatzbuchungssystems mag entmutigend erscheinen, aber mit der richtigen Herangehensweise kann der Übergang reibungslos gelingen.

Entscheidend ist, dass ihr die Bedürfnisse eures Unternehmens versteht und euch klare Ziele setzt, die ihr mit Desk Booking erreichen wollt.

Der erste Schritt in diesem Prozess ist eine gründliche Analyse der aktuellen Arbeitsplatznutzung und der Bedürfnisse eures Unternehmens. Dazu müsst ihr wissen, wie eure Mitarbeitenden arbeiten, wie mobil sie im Büro sind und welche Probleme es mit der derzeitigen Sitzordnung gibt. Durch die Analyse dieser Faktoren könnt ihr das Arbeitsplatzbuchungssystem auf bestimmte Probleme zuschneiden: zu wenig genutzter Platz, überfüllte Bereiche oder ein Mangel an Räumen für die Zusammenarbeit.

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Sobald die Bewertung abgeschlossen ist, ist es wichtig, klare Ziele für das Schreibtischbuchungssystem festzulegen.

Wenn das Hauptziel zum Beispiel die Kosteneinsparung ist, könnte der Schwerpunkt auf der Optimierung der Raumnutzung liegen, um den Bedarf an größeren Büros zu verringern. Wenn das Ziel die Verbesserung der Zusammenarbeit ist, sollte das System die Bewegung und Interaktion der Mitarbeitenden erleichtern. Wenn das Ziel darin besteht, die Produktivität zu steigern, könnte das System Funktionen enthalten, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, Schreibtische in der Nähe der von ihnen am meisten benötigten Ressourcen zu buchen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Einführung eines Schreibtischbuchungssystems ist es, die Mitarbeitenden in die Entscheidungsfindung miteinzubeziehen. Da sie die Endnutzer:innen des Systems sind, können ihre Erkenntnisse und ihr Feedback von unschätzbarem Wert sein. Diese Beteiligung kann in vielen Formen erfolgen, von Umfragen und Fokusgruppen bis hin zu Testphasen und Feedbackgesprächen. Wenn ihr erfährt, was die Mitarbeitenden an ihrem Arbeitsplatz brauchen, um effektiv arbeiten zu können, könnt ihr das Design und die Funktionen des Buchungssystems bestimmen. Wenn die Mitarbeitenden beispielsweise ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten benötigen, kann das System die Möglichkeit bieten, Tische in ausgewiesenen Ruhezonen zu buchen.

Darüber hinaus kann das Einbinden der Beschäftigten in den Prozess wesentlich dazu beitragen, ihre Akzeptanz und Mitarbeit zu sichern. Veränderungen lösen oft Widerstand aus, vor allem wenn sie die täglichen Routinen oder die gewohnten Bereiche verändern. Wenn ihr die Mitarbeitenden in den Prozess miteinbezieht, fühlen sie sich eher wertgeschätzt und gehört, was den Widerstand verringert und den Übergang erleichtert. Das hilft auch dabei, etwaige Bedenken oder Befürchtungen in Bezug auf das neue System auszuräumen.

Kommunikation ist ein weiteres wichtiges Element für die erfolgreiche Einführung eines Arbeitsplatzbuchungssystems. Eine klare, konsistente und transparente Kommunikation über die Gründe für die Umstellung, die Funktionsweise und die Vorteile, die sie mit sich bringt, ist unerlässlich. Schulungen, ausführliche Leitfäden und regelmäßige Aktualisierungen machen die Mitarbeitenden mit dem System vertraut und sorgen dafür, dass sie es gut nutzen können.

Auch der technische Aspekt der Einführung eines Schreibtischbuchungssystems muss sorgfältig bedacht werden. Die Wahl der richtigen Software oder Plattform ist entscheidend. Das System sollte benutzerfreundlich, zuverlässig und skalierbar sein. Es sollte sich nahtlos in die anderen Tools und Systeme der Organisation integrieren lassen, z. B. in Kalender und Kommunikationsplattformen. Außerdem sollte es in der Lage sein, Einblicke und Daten über das Nutzungsverhalten zu liefern, die für weitere Optimierungen und Anpassungen von unschätzbarem Wert sein können.

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Nach der Einführung ist es wichtig, die Wirksamkeit des Systems kontinuierlich zu überwachen und zu bewerten.

Regelmäßige Rückmeldungen der Mitarbeitenden und Datenanalysen können Bereiche aufzeigen, die verbessert oder angepasst werden müssen. Diese fortlaufende Bewertung stellt sicher, dass das Buchungssystem mit den Unternehmenszielen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden übereinstimmt und sich im Laufe der Zeit an veränderte Anforderungen anpasst.

Technologie und Tools

Eine effektive Desk-Booking-Lösung erfordert die richtige Technologie. Was sind die entscheidenden Merkmale eines guten Arbeitsplatzbuchungssystems?

  • Automatisierung und Effizienz: Moderne Schreibtischbuchungssysteme sind in erster Linie softwarebasiert und automatisieren den Prozess der Buchung von Schreibtischen und anderen Büroflächen. Diese Automatisierung verringert den Verwaltungsaufwand für das Personal erheblich und minimiert das Potenzial für Fehler oder Doppelbuchungen.
  • Echtzeit-Updates und Verfügbarkeit: Diese Systeme sind so konzipiert, dass sie Updates in Echtzeit liefern. Das bedeutet, dass alle Änderungen in der Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen sofort angezeigt werden, um Konflikte zu vermeiden und eine effiziente Raumnutzung zu gewährleisten. Außerdem sind diese Systeme über Mobil- und Web-Apps zugänglich, so dass die Mitarbeitenden jederzeit und von überall bequem Plätze buchen können.
  • Benutzendenfreundliche Interfaces: Bei den heutigen Arbeitsplatzbuchungslösungen steht die Benutzendenfreundlichkeit im Vordergrund. Sie bieten intuitive Benutzeroberflächen, die auch für technisch nicht versierte Mitarbeitende leicht zu bedienen sind. Diese Benutzendenfreundlichkeit fördert die Akzeptanz und regelmäßige Nutzung durch die Mitarbeitenden.
  • Integration mit anderen Tools: Die Integration mit beliebten Kommunikationstools wie MS Teams und Slack steigert den Nutzen dieser Systeme weiter. Die Mitarbeitenden können Buchungen verwalten, ohne ihre primären Kommunikationsplattformen zu verlassen, und so ihre Arbeitsabläufe rationalisieren.
Eine Frau mit gelbem Hemd hält ein Telefon in der Hand und benutzt ihre Tischbuchungs-App.

Fallstudie: deskbird als die einfachste und vielseitigste Desk-Booking-Software

deskbird ist ein beispielhaftes Modell, das zeigt, wie fortschrittliche Technologie die Verwaltung von Arbeitsplätzen vereinfachen kann.

  • Mobiler und Web-App-Zugang: Die deskbird-Plattform ist sowohl über mobile als auch über Web-Apps zugänglich und bietet somit Flexibilität und Komfort. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden ihre Raumbuchungen von unterwegs aus verwalten können. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen mit flexiblen Arbeitsregelungen oder mehreren Bürostandorten, die eine nicht mehr ortsgebundene Belegschaft verwalten müssen.
  • Integration mit Kommunikationstools: deskbird lässt sich problemlos in Tools wie MS Teams und Slack integrieren, was den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen reibungslos macht. Diese nahtlose Integration bedeutet, dass die Beschäftigten in ihrer primären Arbeitsoberfläche bleiben können, während sie ihre Raumbuchungen verwalten. Das steigert die Produktivität.
  • Aufschlussreiche Analytics für die Optimierung: deskbird geht über die bloße Buchung hinaus und bietet Analysen, die wertvolle Einblicke in die Raumnutzung liefern. Diese Daten sind für Unternehmen wichtig, um ihre Raumnutzungsmuster zu verstehen, damit sie fundierte Entscheidungen über die Büroausstattung und das Gebäudemanagement treffen können.
  • Anpassbarkeit und Skalierbarkeit: Die deskbird-Plattform ist keine Einheitslösung. Sie lässt sich an die Bedürfnisse der verschiedenen Organisationen anpassen. Diese Skalierbarkeit der Lösung stellt sicher, dass das System auch dann relevant und praktisch bleibt, wenn ein Unternehmen wächst oder sich die Dynamik seiner Büros ändert.
  • Sicherheit und Datenschutz: In einer Zeit, in der Datenschutz an erster Stelle steht, erfüllen Arbeitsplatzbuchungslösungen wie deskbird die Vorschriften der DSGVO und sind mit starken Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Daten ausgestattet.
  • Unterstützung für hybride Arbeitsmodelle: Da sich hybride Arbeitsmodelle immer mehr durchsetzen, sind Schreibtischbuchungssysteme wie deskbird entscheidend für die Bewältigung dieser neuen Dynamik. Sie bieten die nötige Flexibilität und Kontrolle, um eine Belegschaft zu managen, die nicht mehr ortsgebunden ist.

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Desk Booking und hybrides Arbeiten

Desk Booking spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg hybrider Arbeitsmodelle. Genau hier kommt die deskbird-App ins Spiel. Die App ermöglicht eine einfache Koordination zwischen Mitarbeitenden, die remote arbeiten, und denen, die vor Ort im Büro arbeiten.
Mit deskbird können die Beschäftigten selbst entscheiden, wann und wo sie im Büro arbeiten. Diese Autonomie ist in einem hybriden Arbeitsmodell von entscheidender Bedeutung, da sie den unterschiedlichen Zeitplänen und Vorlieben der Beschäftigten entgegenkommt.

Außerdem ist sie für die Optimierung der Büroressourcen und den Erhalt einer gesunden Work-Life-Balance von entscheidender Bedeutung.

Die Verwaltung der vorhandenen Ressourcen wird zunehmend komplex, wenn die Zahl der Beschäftigten im Büro schwankt. Mit einem Desk-Booking-System wie deskbird können Unternehmen ihre Ressourcen mit dem tatsächlichen Bedarf abgleichen, um Verschwendung zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Ressourcen genau dann zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden.
deskbird hilft Unternehmen auch dabei, ein Gleichgewicht zwischen der Arbeit im Büro und im Homeoffice aufrechtzuerhalten, indem es die Koordination der Arbeitszeiten erleichtert. 

Ein Mann arbeitet hybrid und nutzt die Buchungs-App seines Schreibtisches, die mit Slack verbunden ist.

Gebäudemanagement und Raumoptimierung

Schreibtischbuchungssysteme wie deskbird tragen ebenfalls erheblich zu einem effizienten Gebäudemanagement bei.

Mit diesen Systemen können Unternehmen die Nutzung ihrer Büroräume leicht verfolgen und verwalten. Diese Daten können dann genutzt werden, um fundierte Entscheidungen über die Büroaufteilung, die Kapazitätsplanung und andere Aspekte des Gebäudemanagements zu treffen.

Darüber hinaus können die Analysefunktionen und der Bürorechner von deskbird wertvolle Einblicke in Trends und Muster in der Raumnutzung liefern. Diese Daten können genutzt werden, um Änderungen vorzunehmen, die den Büroraum optimieren, Verschwendung reduzieren und zu einem angenehmeren, produktiveren Arbeitsumfeld beitragen.

Erfahrt mehr über Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz und wie deskbird eurem Unternehmen helfen kann, grüner zu werden.

Herausforderungen und Lösungen

Die Einführung eines Desk-Booking-Systems bringt einige Herausforderungen mit sich. Diese reichen vom Widerstand der Mitarbeitenden gegen Veränderungen über Schwierigkeiten bei der Verwaltung des Systems bis hin zur finalen Optimierung der Raumnutzung. Mit den richtigen Strategien und Lösungen können diese Herausforderungen jedoch gemeistert werden.

deskbird bietet zahlreiche Funktionen, die Unternehmen dabei unterstützen, diese Herausforderungen zu meistern. Von umfassenden Schulungen und Support bei der Einrichtung bis hin zu intuitiven Benutzeroberflächen - die Lösung von deskbird macht die Buchung von Arbeitsplätzen einfach und effizient, damit alle Unternehmen davon profitieren.

Sehen wir uns einige der häufigsten Use Cases von deskbird an:

  1. Menschen zurück ins Büro bringen: Fördert einen lebendigen, vernetzten Arbeitsplatz, indem ihr das Problem des Pendelns angeht und sicherstellt, dass sich niemand allein fühlt. Die Abstimmung der Teampläne kann die Zusammenarbeit und Interaktion deutlich verbessern, während die Verteilung der Anwesenheit im Büro über die Woche die Kurve von Montag bis Freitag abflacht und verhindert, dass sich das Büro wie eine Geisterstadt anfühlt, besonders freitags. Dieser Ansatz sorgt für ein dynamischeres und engagierteres Büroumfeld.
  2. Engagement steigern: Steigert das Engagement und fördert das Zugehörigkeitsgefühl, indem ihr die Bürotage strategisch plant, um die Zusammenarbeit zu verbessern und soziale Veranstaltungen zu organisieren. Die Nutzung von Tools wie deskbird , um diese Veranstaltungen zu bewerben, stellt sicher, dass alle informiert sind und teilnehmen können, was die Mitarbeiterbindung und Loyalität erhöht. Außerdem steigert die Möglichkeit, den Arbeitsort je nach Aktivität frei zu wählen, die Produktivität und kommt Neueinsteigern zugute, die so besser in die Unternehmenskultur integriert werden.
  3. Büro verkleinern: Trefft fundierte Immobilienentscheidungen mithilfe datengestützter Erkenntnisse, um die Bürogröße zu optimieren, egal ob ihr euer Büro verkleinert, erweitert oder verlagert. Dieser Ansatz hilft dabei, ein ideales Verhältnis von Ressourcen zu Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten, sorgt für eine effiziente Nutzung von Raum und Ressourcen und vermeidet Verschwendung durch ungenutzte Einrichtungen.
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  4. Kosten optimieren: Reduziert Fix- und Nebenkosten, indem ihr die Bürogröße an den tatsächlichen Bedarf anpasst und Energie-, Reinigungs-, Heizungs- und Cateringkosten einspart. Nutzt genaue Buchungsdaten und vergangene Nutzungsmuster, um die künftige Büronutzung vorherzusagen. Das fördert die Nachhaltigkeit und liefert wertvolle Daten für euer ESG-Reporting (Umwelt, Soziales und Governance).

  5. Büromanagement vereinfachen: Rationalisiert das Büromanagement, indem ihr Überbuchung oder Unterauslastung von Räumen vermeidet. Führt Desk Sharing ein, um die wachsende Mitarbeiterzahl zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass jeder einen geeigneten Arbeitsplatz findet. Nutzt benutzerfreundliche, in eure IT-Systeme integrierte Management-Tools für ein effizientes Büromanagement und die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen und Dokumentationsanforderungen, um einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Eine Gruppe von Kollegen in einer Besprechung, die vom Büro aus arbeiten.

Desk Booking und die Zukunft der Arbeit

Die Zukunft der Arbeit wird immer flexibler, digitaler und auf die Bedürfnisse der Beschäftigten ausgerichtet sein. In dieser sich entwickelnden Landschaft werden Arbeitsplatzbuchungssysteme wie deskbird eine wichtige Rolle spielen.

Durch die Nutzung von Technologien wie KI und die Integration von Erkenntnissen über den zukünftigen Arbeitsplatz wird die Lösung von deskbird auch weiterhin an der Spitze des Arbeitsplatzmanagements stehen.

Übersicht über die Preise und Pakete von deskbird

deskbird bietet eine Reihe von Tarifen an, die für Unternehmen aller Größen und Bedürfnisse geeignet sind. Vom Basic-Tarif, der ideal für kleine Unternehmen und Start-ups ist, bis hin zum Enterprise-Tarif, der für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen entwickelt wurde - die Lösungen von deskbird sind erschwinglich und skalierbar.
Jeder Tarif bietet verschiedene Funktionen, die die Verwaltung von hybriden Arbeitsplätzen vereinfachen und optimieren. Dazu gehören Mobil- und Web-Anwendungen, die Integration in bestehende Kommunikationstools und umfassende Analytics-Funktionen. Unternehmen können den Tarif wählen, der ihren Bedürfnissen und ihrem Budget am besten entspricht.

  • Der"Basic"-Tarif, der 1,80 € pro User und Monat kostet, enthält die wichtigsten Tools für die Einrichtung eines flexiblen Büros. Es bietet native Mobil- und Web-Apps, beinhaltet die wichtigsten Funktionen für die Arbeitsplatzbuchung und die Wochenplanung (mit Scheduling und Teilen der geplanten Arbeitsorte) und umfasst Integrationen mit Microsoft Teams, Slack, Outlook und Google Calendar.
  • Der "Business"-Tarif für 3,80 € pro User und Monat bietet ein umfassenderes Paket für die Verwaltung eines hybriden Büros. Es enthält alles, was im Basic-Tarif enthalten ist, plus interaktive Gebäudepläne, Büroanalysen für Admins, Verwaltung von Parkplätzen, Telefonkabinen und gemeinsam genutzten Bereichen, Room Booking mit Kalendersynchronisierung, Scheduling-Analysen, Büro-Events und Single Sign-On (SSO).
  • Für größere Organisationen oder solche, die erweiterte Funktionen wie Unternehmenssicherheit und Datenschutz benötigen, bietet das "Enterprise"-Paket eine maßgeschneiderte Lösung. Das Paket beinhaltet alle Funktionen des Business-Plans, die bidirektionale Synchronisierung von Meetingräumen, die Synchronisierung von SCIM und HRIS, die individuelle Konfiguration von Datenschutzeinstellungen und Multi-Tenant-Fähigkeiten.

Schaut euch unsere Pakete und Preise in der Übersicht an und wählt die beste Option für euer Unternehmen.

Erfahrungsberichte unserer Kunden

Welchen Mehrwert die Lösungen von deskbird bringt, zeigt sich in den Erfahrungen unserer Kunden. Unternehmen aus verschiedenen Branchen haben festgestellt, dass das Desk-Booking-System von deskbird ihr Arbeitsplatzmanagement rationalisiert, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und Kosten senkt.

Von Start-ups bis hin zu großen Unternehmen war das Feedback durchweg positiv. Unsere Kunden loben die benutzerfreundliche Oberflächevon deskbird, die umfassenden Features und den hervorragenden Support.

Diese Bestätigung aus der Praxis unterstreicht den Wert und die Effektivität der deskbird-Lösungen.

Lest unsere Erfolgsgeschichten und erfahrt, wie deskbird Unternehmen auf der ganzen Welt beeinflusst hat.

Mitarbeiter lesen gemeinsam Kundenrezensionen von einem Laptop aus.

Bereit, die Vorteile eines effizienten Desk-Booking-Systems aus erster Hand kennenzulernen? Dann macht jetzt den ersten Schritt! 

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