Agiler Arbeitsplatz: Entdecke eine neue flexible Belegschaft

Die meisten von uns haben schon von Gleitzeitgehört, es sei denn, der Artikel von deskbird über Gleitzeit ist an euch vorbeigerutscht. Traditionelle Büros scheinen der Vergangenheit anzugehören. Ein großartiges Mitarbeitererlebnis war noch nie so wichtig wie heute, und wir haben durch die Pandemie gelernt, dass agile Arbeitsbereiche von Vorteil sind. Sehen wir uns dieses Thema genauer an: Was ist ein agiler Arbeitsplatz? Was sind die Vorteile? Wie kann ein agiler Arbeitsplatz aussehen? Wir werden auch einige Hindernisse betrachten, auf die man auf dem Weg zu einem neuen Bürodesign stoßen kann.  

Definition Agiler Arbeitsplatz

Der Begriff "agil" kursiert in der Geschäftswelt seit Mitte der 90er Jahre und hat schnell an Bedeutung gewonnen. Er wurde vor allem für Softwareunternehmen verwendet, die schnellere Wege zur Entwicklung radikaler Innovationen suchten. Seitdem hat das Konzept des agilen Arbeitsplatzes an Bedeutung gewonnen, da sich immer mehr Unternehmen dafür entscheiden, ihren Mitarbeitenden mehr Freiheiten zu geben, was die Art und Weiseund den Ortihrer Arbeit betrifft.

Nur um ein konkretes Beispiel zu nennen: Von 2017 bis 2018 ist die Anzahl der Quadratmeter flexibler Büros allein in Manhattan von 9,4 Millionen Quadratfuß auf 13,5 Millionen Quadratfuß gestiegen.* Aber was bedeutet ein agiler Arbeitsbereich überhaupt? Bei der Entscheidung, wie das Büro neu gestaltet werden soll, ist es wichtig zu berücksichtigen, welche Art von Tätigkeiten euer Unternehmen ausübt und welche Anforderungen erfüllt werden müssen, um wichtige Aufgaben optimal zu erfüllen. Sehen wir uns verschiedene Möglichkeiten an, wie man einen Arbeitsplatz umgestalten kann, um den Komfort zu maximieren unddem Arbeitsbereich neues Leben einzuhauchen.

Beispiele flexible Arbeitsplätze Bürokonzepte

Es gibt fast so viele Gebäudepläne und Varianten von agilen Büros wie von traditionellen Büros. Letztendlich hängt alles von der Größe und Form des Raums ab, den wir agiler gestalten wollen, und von den Aktivitäten eures Unternehmens. WeWork hat ein dynamisches Bürokonzept vorgeschlagen, in dessen Mittelpunkt das Zentrum der Zusammenarbeit steht, das von Räumen für Besprechungen, soziale Kontakte, Schulungen und für Arbeiten, die mehr Konzentration erfordern, umgeben ist.

Auch wenn dieser Grundriss für ein Unternehmen geeignet ist, kann er nicht als Modell für alle dienen. Daher stellen wir euch verschiedene Möglichkeiten vor, wie ihr das Büro eures Unternehmens umgestalten könnt.

Großraumbüro

Anstatt Mitarbeitende in Arbeitszellen zu isolieren, scheint die Zukunft der Bürogestaltung in Großraumbüros zu liegen. Befürworter von Großraumbüros behaupten, dass sie dieZusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden erleichtern und dazu beitragen, enge Teams zu bilden, die ihrerseits komplexe Aufgaben besser bewältigen können. Sobald die Interaktionen zwischen den Mitarbeitenden freundlicher werden, wird die Bürokultur transparenter.

Das Großraumbüro minimiert die Geheimniskrämerei, da die Gespräche der anderen Mitarbeitenden leicht zu hören sind. Außerdem wird das Zusammengehörigkeitsgefühl und Gleichstellung gestärkt, da alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrer Erfahrung, ihrer Betriebszugehörigkeit oder ihrem Gehalt, im selben Raum sitzen. Ein Großraumbüro hat jedoch auch einige Nachteile. Während die Befürworter dieses Konzepts seine Budgetfreundlichkeit und Transparenz hervorheben, kann es in einem Großraumbüro ziemlich laut werden, da überall Gespräche stattfinden. So kann die erwähnte Transparenz schnell zu einem ständigen Hintergrundgeräusch werden, das die Mitarbeitenden eher ablenkt als die Zusammenarbeit erleichtert.

Ein weiteres Argument, das während einer Pandemie berücksichtigt werden muss, ist die Verbreitung von Krankheiten im Büro, da alle dieselbe Luft atmen. Eine dänische Studie* hat ergeben, dass Mitarbeitende, die in einem Großraumbüro arbeiten, sich 62% seltener krank melden als Mitarbeitende in einem herkömmlichen Büro.  

‍

➡️ Unser Covid19-Screening-Tool hilft euch bei der Erhaltung eines gesunden Arbeitsplatzes, erfahrt hier mehr.

‍

Ruhezonen

Wenn man die Nachteile eines Großraumbüros bedenkt, in dem die Konzentration und die Privatsphäre angegriffen werden können, erweisen sich Ruhezonen als eine mögliche Lösung. Außerdem braucht jeder hin und wieder ein wenig Ruhe. Ganz gleich, ob diese Zeit benötigt wird, um in Ruhe zu brainstormen, ein privates Telefongespräch zu führen oder einfach nur, um der Hektik zu entfliehen und sich zu konzentrieren - es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden über ruhige Räume verfügen.

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, die Privatsphäre und die Konzentration im Büro zu gewährleisten. Büropods schirmen den Außenlärm erfolgreich ab und geben euren Mitarbeitenden die Ruhe, die sie brauchen. Allerdings kann es sein, dass schallisolierende Pods nicht im Budget des Unternehmens liegen. Keine Sorge, deskbird und seine Schreibtischbuchungs-Lösung hilft. Durch die Umstellung auf ein hybrides Modell und eine effektive Planung der Bürotage kann euer Unternehmen von freiem Büroraum profitieren, ohne in größere Zentralen investieren zu müssen. Auf diese Weise können leere Büros bei Bedarf als Ruhezonen genutzt werden. 

Ressource Bereich

Das agile Büro verdankt seinen Namen seiner Fähigkeit, sich an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen und sich schnell zu verändern. Daher sollte das Büro über einen Ressourcenbereich verfügen, in dem verschiedene Ressourcen aufbewahrt werden. Mit Ressourcen meinen wir nicht nur physische Akten und Ordner mit Informationen über vergangene und laufende Projekte, sondern auch Materialien, die ein modernes Team benötigt.

Dazu gehören Drucker, Kopierer, Aktenvernichter und Recycling-Behälter. Es ist wichtig, diesen Bereich durch eine Wand vom Rest des Büros abzutrennen, da diese sperrigen Drucker und Schredder viel Lärm machen und Menschen stören können. 

Breakout-Raum

Ein Pausenraum ist ein weniger formeller Bürobereich. Er kann vielen Zwecken dienen: Er ist der Ort, an dem Mitarbeitende eine Kleinigkeit essen, sich eine Auszeit von ihrem Bildschirm nehmen, in ihrer Pause mit anderen Kolleg:innen reden und vielleicht die Aussicht auf die Stadt genießen. Pausenräume können aber auch für professionellere Zwecke genutzt werden, z.B. für eine buchstäbliche "Pausensitzung", bei der einige Mitarbeitende nach einer Konferenz zusammenkommen, um eine Aufgabe zu besprechen.

Bei der Gestaltung eines Pausenraums und der Festlegung der zu implementierenden Funktionen sollte euer Unternehmen nicht vergessen, wie wichtig es ist, während des Arbeitstages aktiv zu bleiben. Schockierende Statistiken, die von The Independent vorgestellt wurden, zeigen, dass das Sitzen hinter einem Schreibtisch während einer 9 bis 5 Arbeit die Wahrscheinlichkeit eines vorzeitigen Todes verdoppeln kann. Ein Tischtennis- oder Kickertisch könnte also ein Anreiz für euer Team sein, eine aktive Pause vom stundenlangen Sitzen einzulegen. 

Vorteile Flexibles Arbeiten

Maximierung des Platzes

Schon vor der Pandemie verschwendeten Unternehmen Tausende von Dollar für ungenutzten Schreibtischplatz. Bei der Einführung des hybriden Arbeitsmodells, bei dem einige Tage in der Woche für die Arbeit von zu Hause aus genutzt werden, wäre es eine Schande, wenn diese Schreibtische verstauben würden. Die Umstellung auf einen agilen Arbeitsplatz, der Hot Desking ermöglicht, erlaubt es verschiedenen Personen, die Schreibtische zu unterschiedlichen Zeiten zu nutzen.

Kosteneinsparung

Investiert also nicht viel Geld in große Flächen, Ressourcen und Geräte, die nicht oft genutzt werden. Warum Geld für ungenutzten Raum ausgeben und eine höhere Miete als nötig zahlen, wenn dieses Geld an anderer Stelle viel sinnvoller eingesetzt werden kann? 

Steigerung der Produktivität

Wenn Mitarbeitende die Freiheit haben, zwischen verschiedenen Büroräumen zu wählen, in denen sie ihre Arbeit erledigen wollen, wird ihre Produktivität in die Höhe schnellen.

Für Mitarbeitende wird es einfacher, mit ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, in eigens dafür vorgesehenen Büroräumen Ideen zu entwickeln, sich die nötige Auszeit zu nehmen, was letztlich die Arbeitszufriedenheit steigert. 

Aktiv bleiben

Wie bereits erwähnt, kann sich das ständige Sitzen während des gesamten Arbeitstages negativ auf unser allgemeines Wohlbefinden auswirken. Agile Arbeitsbereiche ermutigen Mitarbeitende, sich im Büro zu bewegen und einen Bereich zu finden, der ihrer Stimmung und der ihnen zugewiesenen Aufgabe am besten entspricht. Anreize für die Benutzung von Treppen statt Aufzügen, die Einrichtung von Steharbeitsplätzen als Alternative zur ständigen Sitzposition oder sogar Fahrradständer und Kickertische bringen ein aktives Element an den Arbeitsplatz. 

Die Moral der Mitarbeitenden stärken

Es gibt nichts Besseres, als die Freiheit zu haben, seine bevorzugte Arbeitsumgebung mitzugestalten und sich mit den Mitarbeitenden zu umgeben, die einen inspirieren und mit denen man seine besten Leistungen erbringt. Das Büro selbst fördert Innovation. Manchmal reicht es schon aus, die Umgebung von unserem Schreibtisch auf die grüne Dachterrasse zu verlegen, um den Ideenfluss und damit auch das Selbstvertrauen der anderen Mitarbeitenden zu fördern. 

Ist mein Unternehmen bereit für eine Neugestaltung des Arbeitsplatzes? 

Nachdem ihr nun von den Vorteilen der Umgestaltung eures Headquarters gehört habt und die Umsetzung dieser Veränderungen in Erwägung zieht, ist es wichtig zu wissen, ob euer Unternehmen für ein agiles Umfeld bereit und kompatibel ist. Der größte Vorteil dieser Umgebung ist die Erleichterung der Zusammenarbeit über alle Abteilungen hinweg und zwischen allen Mitarbeitenden. Wenn euer Unternehmen also eher ergebnis- als anwesenheitsorientiert ist und die von euch erbrachte Dienstleistung ein hohes Maß an Teamarbeit erfordert, dann könnte diese Umgebung die perfekte Option für euch sein.

Bevor euer Unternehmen auf den Zug der agilen Arbeitsumgebung aufspringt, müsst ihr sicherstellen, dass ihr über die richtigen Technologien, Mitarbeitenden und Ressourcen verfügt. Vodafone, eines der größeren Unternehmen, das sich für einen solchen Arbeitsbereich entschieden hat, hat eine Checkliste für die Vorbereitung der Implementierung erstellt:

1. Rüstez eure Mitarbeitende aus

Hot Desking oder ein hybrides Modell kann für eure Mitarbeitenden anfangs entmutigend wirken. Eine moderne Technologie, die es ihnen ermöglicht, ihre Bedürfnisse und die der Kund:innen zu erfüllen, wird sie jedoch beruhigen. Ein leistungsfähiges cloudbasiertes System ermöglicht beispielsweise eine einwandfreie Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden, auch wenn nicht alle im Büro sind. 

2. Hoteling

Da nicht alle Mitarbeitende zu jeder Zeit am Arbeitsplatz benötigt werden, muss ein Schreibtischbuchungssystem eingerichtet werden. Und genau hier setzt deskbird's Schreibtischbuchungs-App an. Eure Mitarbeitende können selbstständig Schreibtische und Büroräume buchen. Die Belegung eurer Büroarbeitsplätze verleiht eurem Unternehmen ein einheitliches und professionelles Image und sort gleichzeitig für zufriedene Mitarbeitende, die ihre Zeit im Büro nach ihren Wünschen und Bedürfnissen geplant haben.  

‍

➡️ Probiert es selbst aus und fordert eine Demo bei unserem deskbird Team an!

‍

3. Werdet digital

Anstatt Papierstapel zu haben, die den Eindruck erwecken, auf engem Raum zusammengepfercht zu sein, oder wenn euer agiles Büro eher klein ist, ist die Digitalisierung eurer Dokumente ratsam. Es ist essentiell, die externe Lagerung zu optimieren und ein digitales Dokumentenmanagement einzuführen. Es reicht nicht aus, alle benötigten Dokumente zu haben, man muss sie auch effizient nutzen können. Ein Beispiel für eine nützliche digitale Funktion ist die Versionskontrolle: Sie ermöglicht es euch, zu verfolgen, wie das Dokument im Laufe der Zeit verändert wurde, und erleichtert es, im Falle eines Fehlers zu einer früheren Version zurückzukehren. 

‍

Quellen: 

* Pejtersen, J. H., Feveile, H., Christensen, K. B., & Burr, H. (2011). Sickness absence associated with shared and open-plan offices—a national cross sectional questionnaire survey. Scandinavian journal of work, environment & health