Neue Desk Booking Software erfolgreich einführen: Der komplette Guide

Moderne Unternehmen nutzen immer mehr Software, um manuelle Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. In hybriden Unternehmen braucht es außerdem zusätzliche Tools, um die digitale Zusammenarbeit zu verbessern und die Potenziale der Hybridarbeit voll auszuschöpfen. Dazu gehört zum Beispiel eine Desk Booking Software.

Das Problem 

Ein solches Tool erfolgreich einzuführen, sodass es von den Mitarbeitenden akzeptiert und effektiv genutzt wird, ist alles andere als einfach. Genau das ist aber notwendig, um zu gewährleisten, dass die neue Software tatsächlich einen messbaren geschäftlichen Erfolg liefert und den Mitarbeitenden die Arbeit erleichtert.

Viele Projektverantwortliche stehen daher vor der Frage: “Wie kann ich neue Software erfolgreich einführen?” Wenn auch ihr zu ihnen gehört, dann seid ihr hier genau richtig. Dieser Blog-Artikel bietet einen Überblick über die Phasen der Softwareeinführung, die verschiedenen Methodenfür die Implementierung, mögliche Herausforderungen und Kosten sowie eine Checkliste mit den wichtigsten To-dos für die Einführung einer Desk Booking Software.

Am Ende des Artikels könnt ihr euch außerdem unser kostenloses Whitepaper herunterladen, das vollgepackt ist mit praktischen Tipps und Strategien für HR- und Workplace-Manager:innen, um die Mitarbeiterakzeptanz zu fördern und den ROI der Softwareeinführung zu maximieren. Also lest am besten bis zum Ende.

Warum eine gelungene Softwareeinführung wichtig ist

Das Ziel einer Softwareeinführung besteht darin, ein neues Tool im Unternehmen zu etablieren und dafür zu sorgen, dass sich die Investition lohnt. Mit der erfolgreichen Einführung einer Desk Booking Software könnt ihr gleich mehrere Vorteile erreichen.

• Mehr Effizienz: Das neue Tool kann Arbeitsprozesse automatisieren, menschliche Fehler reduzieren und Zeit für wichtigere Aufgaben freisetzen.
• Gesteigerte Produktivität : Softwarelösungen, die erfolgreich etabliert und von den Beschäftigten angenommen werden, helfen ihnen, ihre Aufgaben schneller und effektiver zu erledigen.
• Wettbewerbsvorteile: Jedes neue Tool steigert die digitale Reife des Unternehmens. Je höher der digitale Reifegrad, desto einfacher ist es für das Unternehmen, sich an Marktveränderungen anzupassen und innovativ zu sein.
• Zukunftsfähigkeit: Ein weiterer Vorteil eines hohen digitalen Reifegrads im Unternehmen ist eine verbesserte Zukunftsfähigkeit.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Desk Booking Software ist dazu gedacht, die digitale Zusammenarbeit in hybriden Arbeitsumgebungen zu erleichtern. Unternehmen, die solche Tools neu einführen, fördern effektiv die Zusammenarbeit ihrer Teams.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Benutzerfreundliche Softwarelösungen, die den Beschäftigten die Arbeit erleichtern und unliebsame Aufgaben automatisieren, reduzieren Frustration und steigern so die Mitarbeiterzufriedenheit .
• Kostenersparnis: Wird eine Software erfolgreich eingeführt und danach dauerhaft eingesetzt, kann das Unternehmen von erheblichen Kosteneinsparungen profitieren, da manuelle Prozesse automatisiert werden.
• Maximierung des ROI: Eine erfolgreiche Implementierung stellt sicher, dass sich die Investition in ein Desk-Booking-System lohnt und das volle Potenzial des neuen Tools genutzt wird.
• Schnelle positive Effekte: Eine erfolgreiche Softwareeinführung im Unternehmen verkürzt die Zeit, die es braucht, bis die Mitarbeitenden effektiv mit der Software umgehen und arbeiten können. Dadurch stellen sich positive Effekte wie Effizienz- und Produktivitätsgewinn schneller ein.
• Mehr Vertrauen in zukünftige Veränderungen: Eine reibungslos umgesetzte Softwareeinführung signalisiert den Mitarbeitenden, dass das Unternehmen Veränderungen souverän und erfolgreich durchführt und erhöht so die Akzeptanz gegenüber zukünftigen Veränderungen.
• Erhöhung der Mitarbeiterakzeptanz: Eine erfolgreiche Softwareeinführung ist essenziell, um die Mitarbeiterakzeptanz für die Desk Booking Software zu fördern und zu garantieren, dass das neue Tool langfristig genutzt wird.

Desk Booking Software einführen: Welche Phasen gibt es bei der Softwareeinführung?

Ohne klare Strategie und begleitende Maßnahmen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Widerständen auf der Seite der Beschäftigten und zu Fehlanwendungen der Desk Booking Software kommt. Daher lohnt es sich, bei der Softwareeinführung in Phasen vorzugehen. Auch wenn es keine standardisierte Vorgehensweise gibt, könnt ihr euch an den folgenden fünf Phasen orientieren.

• Vorbereitung und Planung: In der ersten Phase geht es darum, die Ziele und den Umfang des Projekts zu definieren, ein Projektteam mit den entsprechenden Rollen zu ernennen und einen realistischen Zeitplan für die Implementierung zu entwickeln. Dabei wird auch der Nutzen der Einführung für das Unternehmen definiert.
• Konzeption: In der zweiten Phase werden die technischen und funktionalen Anforderungen ermittelt. Darauf aufbauend wird ein fachlicher Rahmen für das Projekt festgelegt.
• Softwareauswahl: In der dritten Phase erfolgt die Auswahl eines Anbieters bzw. einer Software. Um später eine möglichst gute Anwenderakzeptanz zu erzielen, empfiehlt es sich, bereits hier die Mitarbeitenden in den Prozess mit einzubeziehen und zu ihren Erwartungen und Präferenzen zu befragen.
• Implementierung: In dieser Phase findet die eigentliche Softwareeinführung statt. Sie umfasst die technische Einführung der Desk Booking Software, die Durchführung von Tests zur Sicherstellung der Funktionalität und die Schulung der Endanwender:innen.
• Laufender Betrieb und Verbesserung: In der letzten Phase ist die Software aktiv in Betrieb. Ab hier liegt der Fokus auf der Bereitstellung von Support, der Überwachung der Software und der kontinuierlichen Verbesserung, basierend auf dem Feedback der Nutzer:innen.

Von Big Bang bis Agile: Methoden für die Einführung von Desk Booking Software

Wenn es um die tatsächliche technische Implementierung geht, stehen viele Unternehmen vor der Frage: Was ist eine gute Strategie für die Softwareeinführung? Ähnlich wie bei den Phasen einer Softwareeinführung gibt es auch bei der Implementierungsmethode keine Einheitslösung, die für jedes Unternehmen passt. Stattdessen müsst ihr hier individuell entscheiden, welche Vorgehensweise sich für eure Prozesse und Arbeitsweise am besten eignet. Hier sind die verschiedenen Methoden für die Einführung einer Desk Booking Software im Überblick.

Big-Bang-Methode

Bei der Big-Bang-Methode wird die neue Software zu einem klar definierten Zeitpunkt direkt über alle Standorte und Abteilungen hinweg eingeführt. Während dieser Ansatz eine klare Trennung zwischen alter und neuer Software und eine schnelle Umstellung ermöglicht, birgt sie hohe Risiken, wenn bei der Einführung etwas schief geht. Zudem erfordert diese Methode ein hohes Maß an Vorbereitung und eine gute Planung hinsichtlich Schulung und Kommunikation.

Iterative Methode

Bei einer iterativen Softwareeinführung wird das neue Tool in mehreren Schritten eingeführt, zum Beispiel pro Abteilung oder Unternehmensstandort. Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass sie Risiken reduziert und die Möglichkeit bietet, während des Prozesses Anpassungen basierend auf dem Feedback der Beschäftigten vorzunehmen. Andererseits bedeutet eine schrittweise Einführung aber auch längere Implementierungszeiten, was zu höheren Kosten führen kann.

Pilotprojekt

Ein ähnlicher Ansatz zur Einführung einer Desk Booking Software ist das Durchführen eines Pilotprojekts. Dabei wird das neue Tool in einer kleinen Gruppe von Beschäftigten oder einer einzelnen Abteilung testweise eingeführt, bevor die Lösung unternehmensweit ausgerollt wird. Obwohl Pilotprojekte die Einführung verzögern und das Risiko unvollständiger Testergebnisse besteht, bieten sie Unternehmen die Chance, Probleme im Vorfeld zu erkennen und zu beheben und das Feedback der Testgruppen zu nutzen, um den Prozess für den Rest des Unternehmens zu verbessern.

Parallele Einführung

Eine parallele Einführung funktioniert ähnlich wie die iterative Methode, verfolgt aber eine etwas andere Zielsetzung. Die Idee ist, dass alte und neue Software für einen definierten Übergangszeitraum gleichzeitig in Verwendung sind. Vor allem bei geschäftskritischen Softwareanwendungen ist dieser Ansatz von Vorteil, da er die Geschäftskontinuität bei Fehlern in der neuen Software garantiert und Risiken mindert. Die Nachteile liegen in der doppelten Belastung für die Mitarbeitenden und den höheren Kosten, die durch den parallelen Betrieb von zwei Systemen entstehen.

Schrittweise Einführung von Funktionen

Eine weitere Strategie für die Softwareeinführung, die ebenfalls einen iterativen Ansatz verfolgt, ist die schrittweise Einführung einzelner Softwarefunktionen. Anstatt die Desk Booking Software mit ihrem gesamten Funktionsumfang auf einmal zu aktivieren, wird der Funktionsumfang basierend auf einem Einführungsplan nach und nach vergrößert . Bei komplexen Softwarelösungen kann dieser Ansatz helfen, die Beschäftigten gezielter zu schulen. Der Hauptnachteil liegt währenddessen darin, dass es recht lange dauert, bis das volle Potenzial der Software effektiv genutzt werden kann.

Agile Einführung

Unternehmen, die agil arbeiten, sollten eine Strategie zur Softwareeinführung wählen, die zu ihrer Unternehmenskultur und Arbeitsweise passt. Eine agile Einführungsstrategie basiert auf einer iterativen, flexiblen Vorgehensweise, bei der basierend auf User-Feedback kontinuierlich Anpassungen vorgenommen werden. Während dieser Ansatz ein hohes Maß an Flexibilität und eine schnelle Anpassung an aktuelle Anforderungen ermöglicht, erfordert er Erfahrung in agilem Projektmanagement und eine enge Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung einer Desk Booking Software?

Bei der Einführung neuer Tools wie einer Desk Booking Software müssen Unternehmen oftmals verschiedene Herausforderungen überwinden. Hier ist eine Übersicht der Hürden und Faktoren, die häufig dafür verantwortlich sind, dass eine Softwareeinführung scheitert.

Widerstand der Mitarbeitenden

Eine typische Herausforderung, mit der sich vor allem Unternehmen in der DACH-Region konfrontiert sehen, ist eine Kombination aus technologischer Skepsis und Angst vor Veränderung. Neue Technologien und damit verbundene Prozessänderungen können bei Mitarbeitenden zu Widerständen führen, weil sie nicht wissen, wie sich die neue Technologie auf ihre Arbeitsabläufe auswirken wird.

Auch die Angst, bei der Nutzung des neuen Tools Fehler zu machen, kann die Akzeptanz des neuen Tools hemmen. Ebenso wie das Gefühl der technologischen Überforderung. Wusstet ihr, dass sich 27 % der Beschäftigten mit der Zahl der Tools und Technologien, mit denen sie im Arbeitskontext umgehen müssen, überfordert fühlen? ¹

Unterschiedliche Nutzerkompetenzen und Anforderungen

Ein weiterer Faktor, der sich negativ auf euren Erfolg bei der Tool-Einführung auswirken kann, sind die unterschiedlichen Nutzerkompetenzen und Anforderungen der Mitarbeitenden. Die digitale Affinität und Nutzerkompetenz im Umgang mit digitalen Tools variieren stark innerhalb einer Belegschaft.

Das ist vor allem der Fall, wenn mehrere Generationen im Unternehmen vertreten sind. So zeigen beispielsweise 40 % der Gen Z großes Interesse an neuen Technologien, während es bei den Babyboomern nur 22 % sind.² 

Diese Unterschiede bei der Einführung einer Desk Booking Software zu berücksichtigen und zu überwinden, kann eine echte Herausforderung sein.

Unzureichende Kommunikation und Schulung

Kommunikation und Schulungsmöglichkeiten sind zwei entscheidende Gründe, warum Projekte zur Einführung neuer digitaler Tools häufig scheitern. Heißt konkret: Es liegt oft nicht an der fehlenden Bereitschaft der Mitarbeitenden, neue Tools zu nutzen, sondern vielmehr daran, dass sie nicht ausreichend eingebunden, informiert und geschult werden. Eine Studie von Software Advice zeigt zum Beispiel, dass sich 75 % der Befragten mehr Schulungen wünschen, um die Einführung digitaler Tools zu begleiten.³

Fehlende Beachtung menschlicher Aspekte

Bei Projekten wie einer Softwareeinführung liegt der Fokus in der Regel ausschließlich auf der fachlichen Umsetzung und der Erreichung der durch die Führungsebene vorgegebenen Zielsetzungen (z. B. Kosteneinsparungen oder Projektlaufzeit). Was dabei häufig vergessen wird, ist der Faktor Mensch. Wenn ihr möchtet, dass die Beschäftigten eure neue Desk Booking Software wirklich annehmen, solltet ihr jedoch ihre individuellen Perspektiven, Ängste und Hürden berücksichtigen.

Wie wenig Unternehmen ihre Mitarbeitenden bei Softwareentscheidungen im Blick haben, zeigt eine Umfrage von GetApp. So geben 27 % der Befragten an, dass ihr Unternehmen bei der Auswahl neuer Software überhaupt nicht auf die persönlichen Präferenzen der Mitarbeitenden eingehen würden.

Technische Schwierigkeiten

Technische Schwierigkeiten sind eine weitere Hürde, die ihr überwinden müsst, um eine Desk Booking Software erfolgreich einzuführen. Kommt es während oder unmittelbar nach der Einführung des Tools zu IT-Problemen (z. B. eine nicht funktionierende Integration in bereits bestehende Systeme), führt das schnell dazu, dass die Mitarbeitenden frustriert sind.

Laut einer Umfrage von Gartner geben 60 % der Beschäftigten an, in den letzten 24 Monaten gelegentlich oder häufig Frustration durch eine neue Software erlebt zu haben. Frustration wiederum verringert die Wahrscheinlichkeit, dass die Nutzer das neue Tool annehmen und dauerhaft in ihre Arbeitsabläufe integrieren. Tatsächlich sehen 51 % der deutschen Arbeitnehmenden den Hauptgrund für das Scheitern einer Softwareeinführung in der Inkompatibilität zwischen neuen und bestehenden Tools.

Mangelndes Projektmanagement

Auch schlechtes Projektmanagement ist ein häufiger Grund dafür, dass Softwareeinführungen im Unternehmen scheitern. Aus Sicht des Projektmanagements gibt es verschiedene Probleme, die sich negativ auf die Tool-Einführung auswirken können. Neben Zeit- und Budgetüberschreitungen, die zu Frustration führen und den Einführungsprozess behindern, sind es häufig unklare Verantwortlichkeiten im Projektteam und eine mangelnde Vorbereitung, die zu Verzögerungen und langfristig zu einer mangelnden Akzeptanz der Desk Booking Software führen.

Was kostet die Einführung neuer Software in Unternehmen?

Die Einführung einer neuen Software kann je nach Komplexität, Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen stark variieren. Bei der Kalkulation der Einführungskosten solltet ihr die folgenden Kostenfaktoren im Blick haben.

• Kosten für Entwicklung bzw. Lizenzerwerb: Die Primärkosten bei der Softwareeinführung sind die Kosten, die bei der Entwicklung einer individuellen Softwarelösung bzw. durch den Erwerb der Nutzungslizenz entstehen.
• Hardwarekosten: Hierunter fallen Kostenpunkte wie die Anschaffung von Servern sowie Ausgaben für Backup- und Recovery-Lösungen.
• Implementierungskosten: Zu den Implementierungskosten gehören Ausgaben für Setup, Implementierung, Konfiguration, Testing und eventuelle Anpassungen.
• Schulungskosten: Unter diesen Kostenpunkt fallen die Ausgaben für die Einarbeitung der Mitarbeitenden, um sie für den Umgang mit der neuen Software vorzubereiten.
• Ausgaben für Sicherheit: Die Sicherheit der neuen Lösung ist ein wichtiger Kostenpunkt bei der Tool-Einführung und umfasst Kosten für regelmäßige Überprüfungen, Testungen und die Erstellung von Disaster-Recovery-Plänen.
• Kosten für Integration und Datenmigration: Auch die Entwicklung von Schnittstellen zu bestehenden Systemen und die Migration der Datensätze von der alten in die neue Software kosten Geld.
• Wartung und Support: Darunter fallen laufende Kosten für Updates, technischen Support und die interne Verwaltung der Software.

Was muss man bei der Einführung einer Desk Booking Software beachten?

Damit die Tool-Einführung gelingt und die erhofften positiven Effekte (Produktivitätsgewinn, Effizienzgewinn etc.) bringt, solltet ihr verschiedene Aspekte beachten. Hier sind ein paar praktische Tipps für die Einführung einer Desk Booking Software.

• Nichts geht über eine sorgfältige Planung.
• Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden bereits bei der Softwareauswahl berücksichtigen.
• Während der Implementierung immer wieder Feedback einholen und nicht vor Änderungen zurückschrecken.
• Mitarbeitende bereits vor der Einführung vorbereiten und schulen.
• Einführungsstrategie passend zur Unternehmenskultur und zur Arbeitsweise wählen.
• Eine klare Rollenverteilung im Projektteam verhindert verpasste Absprachen und nicht erledigte To-dos.
• Klare Ziele für die Softwareeinführung definieren und auf ihre Erfüllung hinarbeiten.
• Eine sorgfältige Kalkulation von Kosten und Aufwand beugt finanziellen und zeitlichen Engpässen vor.

Desk Booking Software einführen: Wie fördert man die Mitarbeiterakzeptanz bei neuen Tools?

Eine erfolgreiche Softwareeinführung im Unternehmen steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeitenden. Nur wenn die Beschäftigten die neue Desk Booking Software annehmen und nach der Implementierung effektiv in ihren Arbeitsalltag integrieren, könnt ihr die gesteckten Ziele erreichen und einen positiven ROI garantieren. Um die Mitarbeiterakzeptanz für das neue Tool zu fördern, könnt ihr die folgenden Strategien anwenden.

Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden

Bezieht die Mitarbeitenden bereits während der Softwareauswahl in den Prozess mit ein. Dazu solltet ihr die Mitarbeitenden sowohl zu Herausforderungen, Präferenzen und Anforderungen an die Desk Booking Software befragen (z. B. durch Workshops und Feedbackrunden).

Transparente Kommunikation

Kommunikation ist ein entscheidender Faktor, um die Akzeptanz der Desk Booking Software durch die Beschäftigten zu fördern. Damit das funktioniert, sollte die Kommunikation sich auf die Vorteile der neuen Software konzentrieren und den Mitarbeitenden klar vermitteln, welchen Nutzen das neue Tool für ihre Arbeit bringen wird. Regelmäßige Updates über den Fortschritt der Softwareeinführung helfen sicherzustellen, das Thema für die Mitarbeitenden relevant und aktuell zu halten und das Interesse und die Vorfreude zu schüren

Schulungen und Support

Grundsätzlich geht es darum, bei der Softwareeinführung einen mitarbeiterorientierten Ansatz zu verfolgen, der die Anwender:innen in den Vordergrund stellt und auf ihre Bedürfnisse eingeht. Dazu gehören Maßnahmen wie maßgeschneiderte Schulungsprogramme für unterschiedliche Nutzergruppen und die Bereitstellung von leicht zugänglichen Ressourcen wie Tutorials und FAQs sowie weiteren Support-Optionen.

Kostenloses Whitepaper

Desk Booking Software auswählen: Auswahlkriterien, die die Mitarbeiterakzeptanz fördern

Wenn ihr die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden bereits bei der Softwareauswahl berücksichtigt, steigert ihr eure Chancen, dass das neue Tool von der breiten Masse der Beschäftigten angenommen wird. Aber welche Kriterien solltet ihr bei der Wahl einer Desk Booking Software im Blick haben? Schauen wir uns das am Beispiel unserer deskbird-Lösung an.

Unsere mitarbeiterorientierte deskbird-App erfüllt unter anderem die folgenden Kriterien, die sie bei Mitarbeitenden beliebt machen:

• Benutzerfreundlichkeit: Mit deskbird können eure Mitarbeitenden Schreibtische und andere Ressourcen in nur zwei Klicks buchen. Die intuitive Benutzeroberfläche stellt sicher, dass die Beschäftigten die App schnell in ihren Arbeitsalltag integrieren.
• Funktionalität: Wenn ihr euren Mitarbeitenden Tools zur Verfügung stellt, die alle erforderlichen Funktionen bieten, um ihren Arbeitsalltag zu erleichtern, fördert das die Akzeptanz. deskbird bietet euren Teams alle Funktionen, die sie brauchen, um ihren hybriden Arbeitsalltag besser zu organisieren - von Desk Booking über Room Booking bis hin zu Week Planning.
• Integration in bestehende Tools: Dank unserer MS Teams- und Slack-Integration können eure Mitarbeitenden ihre Buchungen direkt über die ihnen bekannte Tool-Oberfläche vornehmen und verwalten. So können sie ihre gewohnten Arbeitsweisen beibehalten und müssen nicht ständig zwischen Anwendungen hin und her springen.
• Sicherheit & Datenschutz: Vor allem für Beschäftigte in der DACH-Region sind Aspekte wie Datenschutz und Sicherheit zentral. deskbird ist DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert und fördert so das Vertrauen eurer Mitarbeitenden.

☝️ In unserem Whitepaper findet ihr noch mehr Auswahlkriterien und Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Softwareeinführung und eine hohe Nutzerakzeptanz.

Checkliste für die Einführung einer Desk Booking Software

Bei der Softwareeinführung methodisch vorzugehen, hilft sicherzustellen, dass alle Aspekte berücksichtigt werden. Dazu eignet sich am besten eine detaillierte Checkliste. Die konkreten To-dos können von Unternehmen zu Unternehmen variieren, aber grundsätzlich ist es empfehlenswert, die folgenden Aspekte mit auf eure Liste zu nehmen.

• Zieldefinition: Eine klare Zieldefinition ist der erste Schritt für eine erfolgreiche Tool-Einführung. Kein Projekt kann erfolgreich umgesetzt werden, wenn nicht von Anfang an klar ist, wo es hingehen soll.
• Projektplan: Bei der Einführung einer Desk Booking Software einen Projektplan zur Hand zu haben, hilft Unternehmen, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Der Projektplan ist das zentrale Dokument, an dem der Projektfortschritt verfolgt wird und in dem alles dokumentiert ist. Er umfasst unter anderem den Implementierungsplanung, der beschreibt, welche Methode bei der Einführung zum Einsatz kommt und wie der Zeitplan für die technische Einführung aussieht.
• Stakeholder-Einbindung: Executive Sponsorship, also die Unterstützung durch die Führungsebene, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Implementierung einer Desk Booking Software. Durch ihre Vorbildfunktion können Führungskräfte entscheidend dazu beitragen, dass die Mitarbeitenden das neue Tool annehmen und wie geplant nutzen.
• Betriebsvereinbarung: Ein weiterer wichtiger Punkt auf der Checkliste für die Einführung neuer Software ist es, den Betriebsrat mit einzubeziehen. Je nachdem, um welche Art von Tool es sich handelt, hat der Betriebsrat ein Mitspracherecht. Unter Umständen ist auch eine Betriebsvereinbarung notwendig.
• Datenschutz: Auf einer Checkliste für die Einführung einer neuen Software sollten auch Datenschutz und Compliance stehen. Werden bei der Nutzung des neuen Tools personenbezogene Daten verarbeitet, sollte der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens frühzeitig eingebunden werden.
• Support und langfristige Nutzung: Ebenfalls auf die To-do-Liste gehört das Aufstellen von verschiedenen Support-Optionen während der Einführung und die Entwicklung von Strategien, um die langfristige Nutzung zu gewährleisten.
• Feedback und Verbesserung: Nach der Einführung ist vor der Einführung. Sammelt Feedback und verbessert das Tool kontinuierlich, um die Nutzung zu optimieren.

Desk Booking Software erfolgreich einführen: Die Mitarbeitenden spielen eine entscheidende Rolle

Bei der Softwareeinführung geht es darum, ein neues Tool im Unternehmen zu implementieren. Dahinter steckt jedoch viel mehr als nur die reine technische Implementierung. Wenn ihr sicherstellen wollt, dass eure neue Desk Booking Software von den Beschäftigten angenommen wird und auch wirklich die positive Veränderung bringt, die ihr anstrebt, braucht es einen mitarbeiterorientierten Ansatz, der euer Team von Anfang an in den Prozess mit einbezieht - von der Auswahl der Software bis hin zur Wahl einer passenden Implementierungsmethode, die zur Unternehmenskultur und Arbeitsweise eures Teams passt.

Indem ihr ihre Bedürfnisse und Anforderungen in den Vordergrund stellt, könnt ihr Herausforderungen wie interne Widerstände und unterschiedliche Kompetenzen bei der Tool-Nutzung überwinden. Dabei spielen Strategien wie die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden, eine transparente Kommunikation und maßgeschneiderte Schulungsprogramme eine entscheidende Rolle.

Für noch mehr praktische Strategien, um die Mitarbeiterakzeptanz bei der Einführung einer Desk Booking Software zu maximieren, empfehlen wir euch unser kostenloses Whitepaper. Darin findet ihr auf 23 Seiten jede Menge praktische Tipps und konkrete Strategien, wie ihr bei der Softwareeinführung am besten vorgeht, damit das Tool bei euren Beschäftigten gut ankommt. Als kleinen Bonus teilen wir mit euch zusätzlich kreative Beispiele aus der deskbird-Community.

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Quellen:

• Studie: 5 Softwareauswahl-Kriterien für Mitarbeiterakzeptanz
• Technologie am Arbeitsplatz: Was unterscheidet Jung und Alt? - New Work Experience
• Gartner Survey Finds 60% of Employees Experience Frustration with New Software (auf Englisch)
• Unternehmen scheitern an Software-Projekten - IT-Matchmaker News

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Fußnoten:

1. Studie: 5 Softwareauswahl-Kriterien für Mitarbeiterakzeptanz
2. Technologie am Arbeitsplatz: Was unterscheidet Jung und Alt? - New Work Experience
3. Technologie am Arbeitsplatz: Was unterscheidet Jung und Alt? - New Work Experience