Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell: Definition und Tipps

Am 19. März 2022 haben Länder wie Deutschland die Pflicht zum Home-Office abgeschafft, die aufgrund von Corona eingeführt worden war. Dennoch hält die Covid-19-Pandemie an und damit auch die Debatte darüber, welche Art von Arbeit besser ist: Remote oder Home-Office. Sie haben beide ihre Vor- und Nachteile. Aber wie sieht es aus, wenn wir euch sagen würden, dass ihr beides haben könnt? Das hybride Arbeitsmodell kombiniert die Flexibilität einer Mobilarbeit mit der umfassenden KommunikationundZusammenarbeit der Arbeit im Büro. Viele Unternehmen haben sich von diesen Vorteilen inspirieren lassen und setzen diese neuen Modelle ein. Lasst uns also darüber sprechen, wie ihr euer Unternehmenproblemlosauf dieses zukünftige Arbeitsmodellumstellen könnt!

Hybrides Arbeiten Definition

Hybrides Arbeiten ist ein Modell, das es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Arbeit sowohl aus der Ferne als auch im Büro oder von einem anderen Ort aus zu erledigen. Unternehmen, die sich dieses Modell zu eigen machen, stellen ihrem Team Online-Ressourcen zur Verfügung, damit es von überall aus arbeiten kann, fördern aber auch die Zusammenarbeit im Büro, wenn dies möglich ist. Verzichtet werden muss auf nichts!

Die Bedeutung flexiblerer Arbeitsmodelle wurde durch die Covid-19-Pandemie noch verstärkt, die Remote-Arbeitsplätze für die meisten Unternehmen zu einer Notwendigkeit machte. Da wir jedoch allmählich in der Lage sind, mehr Sicherheitsmaßnahmen wie Tests und Impfungen einzuführen, wollen einige Unternehmen wieder zu persönlichen Treffen zurückkehren. Dies hat zu einer Zunahme von hybriden Arbeitsmodellen auf der ganzen Welt geführt. Habt ihr schon von unserem 3G-Kontrolltool gehört? Es unterstützt euch bei der Erhaltung eines gesunden Arbeitsplatzes und mehr.

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 Eine Umfrage unter globalen Unternehmen im Jahr 2022 ergab, dass bereits 76% dieser Unternehmen den Übergang zu hybrider Arbeit geschafft haben. 

Hybrides Arbeiten kann für jedes Unternehmen etwas anders aussehen. Für einige kann es heißen, dass sie ein Team haben, das hauptsächlich aus der Ferne arbeitet und nur ins Büro kommt, wenn ein persönliches Meeting erforderlich ist. Für andere kann es bedeuten, ein Team zu haben, das in erster Linie im Büro arbeitet, aber auf Reisen oder bei unerwarteten Ereignissen auch aus der Ferne arbeiten kann. 

Wir bei deskbird leben hybrides Arbeiten, indem wir ein internationales Team haben, das von verschiedenen Teilen der Welt aus arbeitet - und das über verschiedene Zeitzonen. Einige Mitarbeitende sind die einzigen, die von ihrem Standort aus arbeiten, während sich andere in Coworkingspaces in ihren jeweiligen Städten treffen können. 

4 Tipps für einen reibungslosen Übergang

Zwar entscheiden sich viele Unternehmen für den Übergang zu einem hybriden Modell, aber nicht allen gelingt dies reibungslos. Eine weitere Umfrage unter globalen Unternehmen ergab Folgendes: "63% der Befragten gaben an, dass ihre Unternehmen keine wesentlichen Änderungen an ihren Arbeitsplätzen vorgenommen haben, um sie an diese neue Arbeitsweise anzupassen."

Ein Team, das sowohl aus der Ferne als auch vor Ort arbeitet, bietet unendlich viele Möglichkeiten, erfordert aber auch ein hohes Maß an Organisation und Koordination. Lasst uns also einige Möglichkeiten aufzeigen, wie euer Team reibungslos zu einem hybriden Team übergehen kann, unabhängig davon, ob ihr ein Unternehmen seid, das zuerst remote arbeitet, oder eines, das seine Büroräume verkleinern möchte. 

1. Hört auf eure Mitarbeitende

Mitarbeiter:inzentrierung ist der Schlüssel. Unabhängig davon, in welcher Phase sich euer Unternehmen befindet, gibt es nichts Wichtigeres als ein zufriedenes Team, das sich wertgeschätzt und gehört fühlt. Bei jeder Veränderung, die sich direkt auf das Unternehmen und das Leben seiner Mitglieder auswirkt, ist es wichtig, sie in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Anstatt Entscheidungen von oben nach unten zu treffen, solltet ihr eine demokratische Form der Führung anwenden, die sich für Feedback eignet. Fragt eure Teammitglieder, wo sie sich mehr Flexibilität wünschen oder wo sie eine persönliche Zusammenarbeit für wichtig halten.

Wenn ihr die Vorlieben und Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden kennt, wird die Entscheidung für ein flexibles Modell leichter fallen und von der Organisation besser angenommen werden. Eine demokratische Herangehensweise an einen solchen Übergang wird natürlich dazu beitragen, dass euer neues Hybridmodell die bestehende Unternehmenskultur und die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden widerspiegelt. 

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deskbird ist auf den Menschen ausgerichtet, und das gilt auch für unsere App. Mit unserem Datenanalyse-Tool könnt ihr die Büronutzung nachverfolgen und so einen mitarbeiterzentrierten Arbeitsplatz schaffen. 

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2. Vertrauen innerhalb eurer Teams aufbauen 

Der Übergang von der Arbeit im Büro zum Remote-  bzw. hybriden Modell erfordert vor allem, dass ihr innerhalb eurer Teams Vertrauen aufbaut. Mobilarbeit ermöglicht zwar eine größere Unabhängigkeit, bedeutet aber auch, dass Vertrauen bestehen muss, dass die Arbeit ohne Mikromanagement effizient erledigt wird.

Für Teams, die bisher hauptsächlich persönlich zusammenarbeiteten, kann dies eine Herausforderung sein. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Produktivität zu gewährleisten und eure Mitarbeitenden zu vermitteln, dass ihr euch auf sie verlassen könnt, auch wenn sie aus der Ferne arbeiten.

Messt zum Beispiel die Produktivität an der Zielerreichung und nicht an der Arbeitszeit. Wie wir wissen, kann jemand stundenlang arbeiten, ohne etwas zu erreichen. Lasst den Mitarbeitenden stattdessen die Freiheit, selbst zu entscheiden, wie viel Zeit sie mit einer bestimmten Aufgabe verbringen wollen, solange sie ihre Ziele erreichen. Diese Flexibilität erhöht auch die Effizienz, da jeder Einzelne seine Zeit so einteilen kann, wie es für sie/ihn am besten ist. Indem ihr jedem Mitarbeitenden die Möglichkeit gebt, seinen eigenen Zeitplan zu erstellen, zeigt ihr außerdem, dass ihr ihnen vertraut, was zu einer besseren Unternehmenskultur beiträgt. 

3. Kommunikation erleichtern 

Eine große Sorge von Manager:innen und Geschäftsführer:innen bei der Umstellung auf ein Mobilarbeitsmodell ist der Verlust der persönlichen Kommunikation. Auch wenn hybride Modelle persönliche Treffen fördern, was die Online-Interaktionen etwas verringert, ist es für Unternehmen wichtig, eine sinnvollere Kommunikationsinfrastruktur zu errichten, wenn eure Teams aus der Ferne arbeiten. 

Erstens sollten die Führungskräfte einen neuen Ansatz für Meetings finden, da viele von ihnen über Videokonferenzen stattfinden werden. Wie viele von uns vielleicht schon bei der Arbeit von zu Hause aus erlebt haben, ist es leicht, in einer Online-Sitzung die Aufmerksamkeit zu verlieren. Wir können sehen, wie unsere Kolleg:innen einnicken oder versuchen, während der Besprechung andere Aufgaben zu erledigen. Persönlich würde das natürlich nicht passieren, meistens. Daher ist eine stärkere Moderation erforderlich, damit jeder seinen Beitrag leisten kann und das Gefühl hat, dass sie/er den nötigen Raum dafür hat.

Darüber hinaus ist es wichtig, Online-Meetings wieder menschlicher zu gestalten und Smalltalk bei virtuellen Kaffeekränzchen und Treffen zu ermöglichen, was in einer Büroumgebung selbstverständlich wäre, online aber oft vernachlässigt wird. Tools wie donut können dabei helfen, einen virtuellen Arbeitsbereich mit einer menschlichen Note zu schaffen. Wenn ihr dies auf eine strukturiertere Art und Weise tun möchtet, könnt ihr während jeder Sitzung eine Zeit festlegen, in der ihr über nicht arbeitsbezogene Themen sprecht oder euch mit eurem Team durch Check-in-Fragen austauschen könnt. 

Vergessen wir nicht, dass hybrides Arbeiten bedeutet, dass euer Team auch persönliche Bürozeiten hat, die zur Vertiefung von Beziehungen genutzt werden können. Das ist das Tolle an hybriden Teams! Ihr verliert nicht die persönliche Verbindung und Interaktion, nach der wir uns alle sehnen. 

4. Richtige Werkzeuge wählen

Eine der besten Möglichkeiten, euch den Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell zu erleichtern, ist die Verwendung der richtigen Online-Tools. Ob es sich um eine neue Projektmanagement-Software wie Clickup oder eine büroübergreifende Kommunikationsplattform wie Slack handelt, diese Tools wurden entwickelt, um eine Remote Zusammenarbeit zu erleichtern.

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deskbird tut dies ebenfalls  - unsere App für die Schreibtischbuchung lässt sich leicht in bestehende Softwares wie Slack, MS Teams und mehr integrieren.  

deskbird ermöglicht es Mitarbeitenden auch, Schreibtische in Büros und Coworkingspaces zu buchen, wenn Arbeit im Büro stattfinden muss. Besonders hilfreich für Unternehmen, wenn ihr eure Büroräume verkleinern wollt, verfolgt die Schreibtischbuchungssoftware, wie oft Mitarbeitende ins Büro kommen, was eine zukünftige Raumverteilung ermöglicht und hilft, persönliche Meetings und Arbeitstage zu organisieren.  

Die Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell kann euer Unternehmen zum Besseren verändern - von der Steigerung der Effizienz bis zur Verbesserung der Mitarbeiter:inzufriedenheit und -bindung. Die Umstellung auf ein flexibles Arbeitsmodell birgt jedoch einige Herausforderungen. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sollten eure Mitarbeitende in den Prozess einbezogen und auf ihre Bedürfnisse eingegangen werden. Vertraut darauf, dass euer Team die Arbeit erledigen wird, und konzentriert euch auf die Festlegung von Zielen und eine klare Kommunikation. Und mit Hilfe von Remotearbeit- und Hybrid Work-Tools, wie der deskbird Schreibtischbuchungs Software, wird euer hybrides Modell funktionieren, als hätte sich nie etwas geändert! 

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