Die Einsparungen des Unternehmens erhöhen: effektive Ideen zur Kostensenkung

Es gibt einige Unternehmen, die mit einem hybriden Arbeitsmodell begonnen haben, "bevor es cool war".

Der Trend zu einer flexibleren Arbeitsweise gewann jedoch mit dem Aufkommen der Covid-19-Pandemie unglaublich an Fahrt. Unternehmen und einzelne Arbeitnehmende erkannten, dass die Arbeit zu Hause produktiv erledigt werden kann. Die Arbeit von zu Hause aus milderte sogar eine Reihe von Stressfaktoren, wie z. B. das Pendeln. Aber eines fehlte: die menschliche Interaktion im wirklichen Leben! 

Jetzt, da die Pandemie teilweise wieder unter Kontrolle ist, freuen sich viele von uns darauf, an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren und sich wieder mit Kolleg:innen und Freunden zu treffen. Hybridarbeit bietet diese Möglichkeit und gleichzeitig viele andere Vorteile, wie etwa Kosteneinsparungen. 

Ein gut strukturiertes und mit Hilfe von Arbeitsplatztechnologie koordiniertes hybrides Arbeitsmodell kann Unternehmen bis zu 30% der Bürokosten einsparen! Wir werden einen genaueren Blick auf die Kosten moderner Büros werfen, darauf, wie sich die Pandemie auf die Rolle traditioneller Arbeitsplätze ausgewirkt hat, auf die Möglichkeiten, die sich aus der neuen Art zu arbeiten ergeben, und darauf, wie die Wahl eines gut organisierten flexiblen Arbeitsmodells euch helfen kann, Bürokosten zu senken.

Hybridarbeit heute 

Wie ist der aktuelle Stand der flexiblen Arbeit nach der Pandemie?

Flexible Modelle haben erhebliche Auswirkungen auf die gesamte Bürofläche und -gestaltung, da sie unsere Sichtweise auf das Büro und seine Rolle verändern. Das Büro ist nicht mehr nur ein Ort, an dem Arbeit erledigt wird. Es ist jetzt auch ein Ort, an dem man Beziehungen aufbaut und mit Kolleg:innen quatscht. Untersuchungen haben gezeigt, dass Menschen produktiver sind, wenn sie mobil arbeiten. Das liegt daran, dass soziale Ablenkungen in Schach gehalten werden. Diese Abgeschiedenheit führt zwar zu mehr Produktivität, bedeutet aber auch, dass Mitarbeitende die Gelegenheit brauchen, um mit ihrem Team zusammenzuarbeiten. So kann eine fruchtbare Zusammenarbeit entstehen. Das verändert unsere Sichtweise auf die Bürogestaltung, denn es bedeutet, dass wir Büros bauen wollen, die das soziale Miteinander fördern, wie zum Beispiel das neue Büro von McKinsey in Mumbai, Indien.   

Das Bürodesign für die Zukunft der Arbeit muss bewusst gestaltet werden, wie eine eingehende Untersuchung von HSM advisory zeigt. Das bedeutet, dass Räume geschaffen werden müssen, die die Produktivität und die Zusammenarbeit fördern. Design hat die Kraft, Menschen zusammenzubringen. Die globale Pandemie hat unseren Übergang zur Zukunft der Arbeit beschleunigt. Wie ist also die aktuelle Situation und welche Erwartungen haben die Arbeitnehmenden für die kommenden Jahre?

Neue Trends für den Büroraum

Wir beobachten einen Trend weg von traditionellen Büros. Laut der neuesten Studie von Gartner wird bis 2023 weniger als ein Drittel der digitalen Arbeitnehmenden das Unternehmensbüro als bevorzugten Arbeitsplatz wählen.Während das persönliche Treffen mit Kolleg:innen für viele eine Priorität ist, verändert sich die Rolle des Büros. In letzter Zeit ist das Büro mehr als ein Ort, an dem Dinge erledigt werden. Stattdessen erfüllt es auch eine soziale Funktion. Das Büro ist ein Ort, an dem sich Menschen treffen, Kontakte knüpfen und zusammenarbeiten können. Dies bietet auch die Möglichkeit, die Art der benötigten Büroräume zu überdenken und damit die Kosten zu senken. 

Außerdem können die Schreibtische aufgrund der hybriden Arbeitsweise, bei der die Mitarbeitenden verschiedener Teams an unterschiedlichen Tagen ins Büro kommen, zwischen den Mitarbeitenden ausgetauscht werden.

👉 Bis 2023 wird der Prozentsatz der Mitarbeitenden, die sich einen Sitzplatz teilen, auf über 40 % ansteigen, so Gartner.

Nehmen wir einmal an, nur die Hälfte der Belegschaft kommt jeden Tag ins Büro. In diesem Fall können dieselben Schreibtische gemeinsam genutzt werden, was den Bedarf an größeren Büros verringert, da weniger Personen täglich untergebracht werden müssen.

👉 Bis 2030 werden 48 % der Mitarbeitenden remote arbeiten, verglichen mit 30 % vor der COVID-19-Pandemie (Gartner).

‍DerTrend zur Remote- und Hybridarbeit nimmt immer mehr zu. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass wir uns anpassen, indem wir die Bedürfnisse eines solchen Umfelds besser verstehen und wissen, wie wir es optimieren können. So erfordert beispielsweise die effiziente Nutzung von Büroräumen eine zentrale Koordinierung. Die hybride Arbeitsweise bietet diese Möglichkeit, aber es liegt in den Händen der Büroleiter, die Bemühungen so zu organisieren, dass die glücklichsten und produktivsten Mitarbeitenden entstehen. 

👉 Bis 2022 werden 60 % der Arbeitnehmenden ein gut ausgestattetes intelligentes Büro gegenüber einem Remote-Büro bevorzugen (Gartner).

Um hybride Arbeitstrends umsetzen zu können, müssen wir die Büros mit der richtigen Technologie ausstatten, um remote Mitarbeitende und im Büro zu koordinieren. 

Die Zusammenarbeit stand schon immer im Mittelpunkt der Arbeit, aber hybride Arbeitsformen erfordern anspruchsvollere Werkzeuge und Räume, um sie zu fördern. Es gibt immer mehr Arbeitsplatzinnovationen, die eine Vielzahl von Problemen im Zusammenhang mit hybrider Arbeit lösen und die Büroraumnutzung für möglichst kosteneffiziente Systeme optimieren.

Kosteneinsparungen durch die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells 

Neben einer Vielzahl von Vorteilen kann ein Hybridmodell eurem Unternehmen helfen, Kosten zu sparen.

Lasst uns zunächst die Kosten für den Betrieb eines Büros vor Covid definieren, für eine 1000-qm-Bürofläche in Deutschland.

Auf der Grundlage der JLL-Studie gehen wir davon aus, dass jeder Mitarbeitende 8 m² benötigt, dass jeder m² 25 € kostet und dass das ideale Verhältnis zwischen den Schreibtischen 1 beträgt. Mit anderen Worten, jeder Person, die ins Büro kommt, steht ein Schreibtisch zur Verfügung, der sich nach der Anzahl der von der Organisation angebotenen Mobilarbeitstage richtet. Wir haben einen Puffer für Spitzentage eingeplant, an denen mehr Menschen ins Büro kommen. Es ist auch wichtig zu erwähnen, dass in Städten wie New York und San Francisco diese Quadratmeterpreise 5 bis 6 Mal höher sind, was bedeutet, dass die Einsparungen sogar noch bedeutender wären. 

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Diese Zahlen beruhen auf unserem neuen Hybrid Office Calculator.

Die Immobilienkosten umfassen Leasing, Miete und Verwaltungskosten, z.B. für Parkplätze. Diese Kosten belaufen sich im Durchschnitt auf etwa 30.000€:

• 24.000€ für Leasingkosten und  
• 6.000€ für Nebenkosten. 

In der Vergangenheit lagen die Nebenkosten bei etwa 15%, aber mit den steigenden Energiepreisen sind die Stromkosten um 50% und die Gaskosten um 150% gestiegen, was zu einem Anstieg der Nebenkosten um insgesamt 20% geführt hat, wie Untersuchungen von JLL zeigen.  

Die Nebenkosten lassen sich in 4 Kategorien unterteilen, und die möglichen Einsparungen sind wie folgt: 

Mit einem hybriden Modell lassen sich diese Kosten zum Teil dadurch senken, dass weniger Mitarbeitende jeden Tag ins Büro kommen müssen und somit weniger Platz benötigt wird. Mit einer Arbeitsplatzverwaltungssoftware werden Daten gesammelt, um zu messen, wie viele Mitarbeitende tatsächlich ins Büro kommen. Durch die Bewertung der Raumnutzung könnt ihr feststellen, ob bestimmte Bereiche umgenutzt oder Schreibtischbereiche in Besprechungsräume umgewandelt werden können.

Mit Hilfe von Arbeitsplatztechnologie können wir smarte Reinigungsbüros einrichten, die Reinigungsressourcen auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung des Büros zuweisen und gleichzeitig die Kosten für Raum- und Gebäudemanagement, einschließlich Reinigung, übernehmen.

Der Betrieb eines Büros verursacht auch Energiekosten, z.B. für Heizung, Lüftung und Beleuchtung, die sich auf etwa 4.000€ pro Jahr belaufen. Wenn weniger Menschen ins Büro kommen, werden weniger Platz und Energie benötigt, und diese Kosten können ausgeglichen werden. Unternehmen können sich auch dafür entscheiden, die Beleuchtung vorübergehend abzuschalten, um Kosten zu sparen, wenn sie mehr über die zukünftige Belegung wissen. So können Gebäudemanager beispielsweise entscheiden, eine Etage im Büro für diesen Tag abzuschalten, wenn sie nicht genutzt wird. Der Einsatz der richtigen Technologie kann sich also unmittelbar auf die Kosteneinsparungen auswirken. 

Unternehmen entstehen auch IT-Kosten, etwa für Cybersicherheit und Cloud-Dienste. Diese Technologien erleichtern jedoch das Hybridmodell und sparen langfristig Kosten. Die anfängliche Investition in Produktivitätssoftware zahlt sich mit der Zeit aus. 

Einige Unternehmen bezuschussen auch die Fahrtkosten. Wenn Mitarbeitende remote arbeiten, entfallen diese Kosten. Und wenn sich einige Mitarbeitende dafür entscheiden, ein paar Mal pro Woche ins Büro zu kommen, haben die Unternehmen weniger Kosten zu bezuschussen. 

Es gibt auch eine Reihe von Kosten, die beim Betrieb eines Büros übersehen werden können, wie z.B. Kantinekosten für Mitarbeitende oder für Schreibwaren und Versorgungsleistungen. 

Um all diese Kosten in den Griff zu bekommen, hat deskbird Daten gesammelt und Kunden und Experten für hybrides Arbeiten befragt, um die potenziellen Einsparungen bei den Bürokosten durch den Wechsel zu einem hybriden Modell mit deskbird zu berechnen. 

Ein Beispiel: Ein multinationales Unternehmen mit 8.000 Mitarbeitenden führte Hybridarbeit ein, betrieb Einrichtungen aber weiterhin auf dem Niveau vor der Pandemie. Nachdem Daten jedoch eine niedrige Auslastung in allen Einrichtungen belegten, wurden 4 der 5 Standorte freitags geschlossen. Dies führte zu Einsparungen in Höhe von 90.000€ pro Monat. 

Kostendaten können zwar in Tabellenkalkulationen erfasst werden, aber die manuelle Eingabe all dieser Informationen nimmt viel Zeit in Anspruch. deskbird ist die perfekte Lösung, um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken, indem Daten über die Büronutzung erfasst werden und so die Erfassung und Analyse von Kostendaten automatisiert wird. 

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Die Vorteile von gut organisierter Hybridarbeit 

Wir haben bereits erwähnt, dass es neben der Kostenersparnis viele weitere Vorteile einer gut organisierten Hybridarbeit gibt. Erkundet einige davon mit uns!

Hybridarbeit ist von Natur aus flexibel: Das macht sie für viele Menschen so attraktiv. Die Wahl des Arbeitsortes gibt jedem Einzelnen die Möglichkeit, seinen Arbeitstag so zu gestalten, wie es ihm am besten passt. Ob dies nun bedeutet, dass man von seinem Home-Office aus arbeitet, von einem anderen Land aus oder von einem traditionellen Büro aus - Hybridarbeit gibt Arbeitnehmenden die Möglichkeit, alles oder nichts davon zu wählen! 

Ein flexibles Büro spart nicht nur Kosten für Unternehmen, sondern auch für Mitarbeitende, vor allem die Transportkosten. Angesichts der steigenden Benzinpreise und der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, die sich im Laufe der Zeit summieren, kann der Verzicht auf den Weg ins Büro eine beträchtliche Menge Geld sparen. Außerdem wird durch die Vermeidung eines Staus oder eines verspäteten Zuges der Stress des täglichen Pendelns verringert. 

Unter dem Gesichtspunkt der Arbeitskultur sind hybride Modelle auch hervorragend geeignet, um die Work-Life-Balance zu gewährleisten. Die zusätzliche Zeit, die durch das Pendeln eingespart wird, und die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, geben jedem die Möglichkeit, mehr Zeit mit Hobbys, Sport und der Erfüllung seiner familiären Pflichten zu verbringen, ohne zusätzlichen Stress. 

Nach all dem ist es leicht zu verstehen, warum hybride Arbeitsmodelle zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einer geringeren Fluktuation führen. Eine ausgewogene Work-Life-Balance, Flexibilität und Vertrauen machen Mitarbeitende glücklicher, zufriedener mit ihrer Arbeit und weniger geneigt, ihr Unternehmen zu verlassen.

Hybride Arbeitsmodelle steigern nachweislich auch die Produktivität. Im Durchschnitt sind vollständig mobile Mitarbeitende an jedem Tag der Woche 47% produktiver als ihre Kolleg:innen, die im Büro arbeiten. Unsere Untersuchungen zeigen, dass gut koordinierte hybride Arbeitsformen, wie z.B. die Verwendung eines Arbeitsplatz-Management-Systems, euren Mitarbeitenden jede Woche bis zu einem Tag Produktivität bringen können.

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Man kann mit Sicherheit sagen, dass sich die Rolle des Büros verändert, da wir verschiedene Modelle zur Strukturierung der Arbeit erforschen, wie z.B. Hybrid. Diese Veränderungen ermöglichen es uns auch, die Kosten für den Arbeitsplatz neu zu bewerten und Ressourcen und Platz einzusparen, die wir vielleicht nicht jeden Tag im Büro haben. Angefangen bei der Senkung des Energieverbrauchs und der Wartungskosten können Hybridbüros in hohem Maße von der Arbeitsplatztechnologie profitieren. Bei koordinierter Hybridarbeit sind die Auswirkungen unmittelbar spürbar, da die Daten einer Arbeitsplatz-Management-Plattform Echtzeit-Feedback liefern.

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