Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit: Best Practices

Wie fühlt sich euer Team in seinem Arbeitsumfeld? Sind sie mit ihrer Karriere und dem, was ihnen euer Unternehmen bietet, zufrieden? Glaubt ihr, dass sie in ihrer Freizeit ein gutes Bild von eurem Unternehmen abgeben oder sich über ihr Berufslebenbeklagen? Der beste Weg, diese Informationen zu erhalten, ist die Erstellung eines Fragebogens zur Mitarbeiterzufriedenheit. Ein Mangel an Zufriedenheit unter euren Mitarbeitenden kann deren psychische Gesundheit und eure Unternehmensentwicklung stark beeinträchtigen. Dies kann nicht nur zu einer unzufriedenen und unengagierten Belegschaft führen, sondern auch zu Burnout und hoher Fluktuation.

Wie erstellt ihr also eine nützliche Umfrage zur Arbeitszufriedenheit? Welche Fragen solltet ihr stellen, um relevantes Feedback zu erhalten? Wie oft solltet ihr Daten über Glück und Zufriedenheit am Arbeitsplatzsammeln und analysieren? Da es sich hierbei um einen Grundpfeiler aller erfolgreichen Unternehmen handelt, haben wir uns mit diesem Thema eingehend beschäftigt, um euch klare Ratschläge und Antworten zu geben. Denkt daran: Jedes Unternehmen ist einzigartig und eure Mitarbeitenden sind es auch. Zeigt ihnen, dass euch ihr Wohlbefinden am Herzen liegt, und erstellt Formulare, die auf bestimmte Themen ausgerichtet sind.

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Wann und wie oft solltet ihr eine Umfrage zur Arbeitszufriedenheit durchführen?

Der Hauptgrund für die Durchführung von Umfragen ist die Messung der Mitarbeiterzufriedenheit, aber sie können auch dabei helfen, Fortschritte im Laufe der Zeit zu verfolgen. Um festzustellen, wie zufrieden eure Mitarbeitenden sind, wo Verbesserungen erforderlich sind und wie sie sich im Büro fühlen, müsst ihr regelmäßig Umfragen zur Arbeitszufriedenheit durchführen.

Um eure Mitarbeitenden nicht mit einer übermäßigen Anzahl von Fragebögen zu überladen, empfehlen wir, jährlich eine große 360°-Umfrage mit Fragen zu allen Aspekten eures Unternehmens durchzuführen. Ihr könnt dann spezifischere Umfragen durchführen, indem ihr ein Thema pro Monat auswählt, zusätzlich zu den anderen Rückmeldungen, die ihr z. B. durch Bewertungen nach dem Onboarding oder der Schulung erhaltet.

Wie wäre es, wenn ihr eurem Team die Möglichkeit gebt, ihre Gedanken zu äußern, wenn es nötig ist? Die Einrichtung einer Feedback-Box in eurem Büro oder die Einrichtung einer Online-Box ist auch eine Möglichkeit, euren Mitarbeitenden zu zeigen, dass euch ihr Wohlbefinden am Herzen liegt. So können sie ihre Gefühle zum Ausdruck bringen, ohne auf die nächste Umfrage warten zu müssen, vor allem, wenn das anstehende Thema nichts mit dem zu tun hat, was sie euch mitteilen möchten. 

Spontane Umfragen sind für Manager und Personalabteilungen nützlich, wenn sie ungewöhnliche Situationen am Arbeitsplatz beobachten. Es kann interessant sein, die Meinung eurer Belegschaft einzuholen, wenn ihr einen Leistungsabfall oder eine plötzliche Kündigungswelle feststellt. Wartet nicht auf die nächste Umfrage, um zu versuchen, das Problem zu verstehen, sondern plant eine zusätzliche Umfrage als Reaktion auf die aktuelle Situation.

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Wie kann man eine Umfrage erstellen, die die Arbeitszufriedenheit effektiv misst?

Mischt die Art der Fragen

Wenn ihr eurem Team häufig Fragebögen zur Mitarbeiterzufriedenheit zusendet, sollte die Beantwortung nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Andernfalls werden sie sie nicht mehr ausfüllen. Für schnelle wöchentliche oder monatliche Umfragen könnt ihr euch für Multiple-Choice- oder "Skalierungs"-Fragen entscheiden. Behaltet die offenen Fragen für weniger häufige Umfragen oder wenn ihr einen detaillierten Überblick über ein bestimmtes Thema haben möchtet. Bei dieser Art von Fragen dauert es länger, sie zu beantworten und dann zu analysieren. Dafür liefern sie aber ein persönlicheres und informativeres Feedback.

Wählt das richtige Format

Millennials und Gen-Z neigen eher dazu, einen virtuellen Fragebogen zu beantworten, während Baby-Boomer vielleicht lieber ein Papierformular ausfüllen. Auch wenn es sich nicht um eine Best Practice für Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz handelt, sollten beide Optionen zur Verfügung stehen, wenn eure Mehrgenerationen-Belegschaft dies verlangt. Natürlich ist es immer am besten, ein papierloses Büro anzustreben.

Bei digitalen Umfragen könnt ihr eure Fragen einfach in einem Online-Dokument niederschreiben und per E-Mail an eure Teammitglieder senden. Es gibt jedoch viele effiziente Tools für die Mitarbeiterzufriedenheit, die bei der Erfassung von Feedback helfen. Eine der gebräuchlichsten Fragebogenplattformen ist Google Forms, aber ihr könnt zum Beispiel auch Officevibe oder TINYpulse verwenden.

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Kurz und präzise sein

Eure Mitarbeitenden wissen es zu schätzen, dass ihr euch um sie kümmert und ihre Erwartungen erfüllen wollt, aber sie wollen nicht stundenlang Umfragen beantworten.

Um sie prägnant und effizient zu gestalten, solltet ihr einen einfachen Wortschatz wählen und kurze Fragen stellen. Eure Mitarbeitenden sollten sich nicht abplagen müssen, um eure Fragen zu verstehen. Außerdem lädt ein lockerer Ton eure Teammitglieder dazu ein, aufrichtige Antworten zu geben, als ob sie sich mit euch in einem Gespräch befänden.

Anonymisieren

Es ist wichtig, dass die Antworten auf eurem Fragebögen zur Mitarbeiterzufriedenheit vertraulich bleiben. Selbst bei einer positiven, auf Vertrauen basierenden Arbeitsplatzkultur werden sich einige Mitarbeitende unwohl fühlen, wenn sie ihre ehrliche Meinung mitteilen müssen, weil ihr Name auf dem Feedback-Formular genannt wird. Die Durchführung anonymer Umfragen erhöht das Engagement und damit die Chance, den Grad der Zufriedenheit in eurem Arbeitsumfeld richtig einzuschätzen.

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👉 Ihr fragt euch, warum ihr diese Art von Umfrage durchführen solltet? Lest unseren Artikel über die Bedeutung der Mitarbeiterzufriedenheit, um herauszufinden, warum!

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Welche Themen sollten in euren Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit aufgenommen werden?

Es gibt verschiedene Aspekte, die bei der Arbeitszufriedenheit eine Rolle spielen. Sie sollten alle in euren jährlichen Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit einfließen, und jeder Aspekt kann separat in eurer wöchentlichen oder monatlichen Überprüfungen untersucht werden. So könnt ihr beispielsweise eine Umfrage dem Thema "Management" widmen, die nächste kann sich mit dem Gehalt befassen, gefolgt von der Work-Life-Balance und so weiter. Hier sind die wichtigsten Elemente, die die Mitarbeiterzufriedenheit fördern und daher regelmäßig analysiert werden sollten:

• Ressourcen
• Mitarbeiterbonus
• Führungsstil
• Ausgleich
• Verbindung zum Arbeitsplatz
• berufliche Entwicklung 
• Arbeitsumfeld
• Onboarding
• Work-Life-Balance
• Arbeitsplatzsicherheit
• DEI (Diversity, Equity, und Inclusion)

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Ihr wisst nicht, wie ihr einen Fragebogen erstellen sollt oder habt keine Zeit dafür? Lest weiter und findet einen Link zu einer kostenlos herunterladbaren Vorlage für eine Umfrage zur Arbeitszufriedenheit, die vom deskbird Team erstellt wurde!

Was sind klassische Beispiele für Fragen, die ihr stellen könnt?

Wie bereits erwähnt, müsst ihr bei der Auswahl der Fragen, die ihr stellen wollt, den Zweck des Fragebogens berücksichtigen. Möchtet ihr wissen, wie die Mitarbeitenden den physischen Arbeitsplatz und die von euch bereitgestellte Ausstattung empfindet? Möchtet ihr verstehen, was sie an ihrem Arbeitsplatz zufriedener macht? Oder wollen ihr umgekehrt erfahren, was sie eventuell dazu bewegen könnte, sich nach einer anderen Stelle umzusehen? Hier sind einige Fragen, die ihr für eine sehr allgemeine Analyse formulieren könnt:

• Fühlt ihr euch mit den Werten des Unternehmens, mit euren Kolleg:innen und mit eurem Arbeitsumfeld verbunden?
• Seid ihr mit eurer Beziehung zu eurem Vorgesetzten zufrieden?
• Würdet ihr unser Unternehmen weiterempfehlen, wenn jemand eine Stelle sucht?
• Denkt ihr, dass euer Gehalt angemessen mit der geleisteten Arbeit ist? 
• Ermöglicht euch unser Arbeitsmodell eine gute Work-Life-Balance?

Mit den oben genannten Elementen habt ihr einige Beispiele für Fragen, die ihr in eurem Umfragen zur Arbeitszufriedenheit aufnehmen könnt. Wenn ihr die Mitarbeiterzufriedenheit zum ersten Mal messt und nicht wisst, wie ihr dabei vorgehen sollet, gibt es viele Online-Modelle, die ihr verwenden könnt. 

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👉 Ladet unseren kostenlosen Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit als PDF-Datei herunter. Dieser entählt wichtige Themen, die euch helfen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.

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Was sind die nächsten Schritte, nachdem ihr die Feedbackbögen zur Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden gesammelt habt?

Das Sammeln von Feedback zur Mitarbeiterzufriedenheit ist nur der erste Schritt zur Schaffung eines positiven Arbeitsklimas und zur Steigerung des Engagements. Diese Daten sind eine wichtige Informationsquelle für die Verbesserung vieler Aspekte eures Unternehmens. Entscheidend ist, wie ihr sie nutzt. Was sind also die nächsten Schritte, nachdem ihr das wertvolle Feedback eurer Teammitglieder eingeholt habt?

Analysiert

Der zweite Schritt ist die Analyse der Antworten. Wenn es sich nicht um die erste in der Organisation durchgeführte Umfrage handelt, ist es wichtig, die Ergebnisse mit früheren Umfragen zu vergleichen. Ihr werdet feststellen, welche Fortschritte erzielt wurden und in welchen Bereichen noch Verbesserungsbedarf besteht. Die Ergebnisse dieser Fragebögen werden dann Teil eurer anderen Büroanalysen und ermöglichen es euch, zu erkennen, was sich negativ auf eure Mitarbeitenden auswirkt.

Entwickelt (gemeinsam) eine Strategie 

Sobald ihr festgestellt habt, welche Bereiche verbessert werden müssen, um die Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden zu erhöhen, ist es an der Zeit, eine Strategie festzulegen. Welches sind die wichtigsten Punkte, die ihr zuerst angehen müsst? Welche Änderungen werdet ihr umsetzen? Welche Ressourcen stehen euch zur Verfügung? Eine gute Möglichkeit, Verbesserungen zu erzielen, besteht darin, eure Mitarbeitenden in den Prozess einzubeziehen. Fragt euer Team, ob es sich an diesem Projekt beteiligen und gemeinsam Lösungen finden möchte. Schließlich sind sie es, die euch am besten helfen können, ihr Arbeitsumfeld zu verbessern, nicht wahr?

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Benchmark

Es ist immer interessant zu wissen, wie eure Konkurrenten in allen Bereichen ihres Geschäfts vorgehen, auch in Bezug auf ihre Mitarbeitenden. Ein mitarbeiterorientierter Ansatz ist ein großer Vorteil für Unternehmen. Wenn ihr euch die Praktiken eurer Konkurrenten anseht, könnt ihr nicht nur aus deren Fehlern lernen, sondern auch feststellen, welche Aspekte ihres Unternehmens eure Mitarbeitenden dazu verleiten könnten, stattdessen für sie zu arbeiten. Ebenso könnt ihr beobachten, was potenzielle Talente dazu bewegen könnte, sich eher bei ihnen als bei euch zu bewerben.

Teilt euren Aktionsplan

Wir können es nicht oft genug betonen: Kommunikation ist der Schlüssel. Wie sollen eure Mitarbeitenden erkennen, dass ihr ihr Feedback berücksichtigt und versucht verschiedene Aspekte zu verbessern, wenn ihr ihnen euren Plan nicht mitteilt? Sobald ihr bereit seid, die geplanten Änderungen einzuführen, solltet ihr se darüber informieren. Informiert sie über die häufigsten Probleme, die sich aus dem Fragebogen ergeben haben, und über die Maßnahmen, die ihr für positive Veränderungen ergreifen werdet. Dies kann in der nächsten Sitzung oder in einer E-Mail geschehen, die ihr an eure gesamte Belegschaft schickt.

Mit Hilfe von Fragebögen zur Mitarbeiterzufriedenheit könnt ihr herausfinden, was eure Mitarbeitenden zum Bleiben veranlasst und was sie möglicherweise dazu bringt, euer Unternehmen zu verlassen. Indem ihr Umfragen zur Arbeitszufriedenheit durchführt, die Themen beinhalten, die für euch und euer Team von Bedeutung sind, zeigt ihr ihnen, dass euch ihr Wohlbefinden am Herzen liegt. Dies ist auch der beste Weg, um eure Schwachstellen aus der Sicht eurer Mitarbeitenden zu ermitteln und die Moral und das Engagement eurer Mitarbeitenden zu verbessern.

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