6 wichtige Erkenntnisse der Experten zur Raumoptimierung

Die Arbeitswelt verändert sich rasch, da flexible Modelle zur Norm werden und hybride Arbeitsformen an Bedeutung gewinnen. Unternehmen müssen der Zeit voraus sein und sich an diese Trends anpassen, um ihren Erfolg zu sichern - sowohl in Bezug auf den Gewinn als auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Daher ist die Optimierung der Büroflächen für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern, Kosten senken und die sich wandelnden Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden unterstützen wollen, von entscheidender Bedeutung.

In unserem jüngsten Webinar mit dem Titel "Space Optimization: Transforming Offices for Maximum Efficiency and Reduced Costs" hatten wir das Privileg, dieses Thema mit zwei renommierten Experten aus dem Bereich des Arbeitsplatzmanagements zu vertiefen. Esme Banks Marr, Strategy Director of Work + Place bei BVN Architecture, bringt ihre einzigartige Fähigkeit ein, Daten über die Stimmung der Mitarbeitenden zu entschlüsseln und sie mit Trends bei der Belegung in Einklang zu bringen, während Dr. Dan Wakelin, Director bei HCG, Arbeitsplatzstrategien und Change-Management-Initiativen in verschiedenen Branchen betreut.

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Die beiden Experten für Arbeitsplatzmanagement boten Einblicke und bewährte Praktiken, um die Raumnutzung zu maximieren und die Effizienz der Entscheidungsfindung zu verbessern. Schauen wir uns die wichtigsten Erkenntnisse an, die unsere Diskussionsteilnehmer mitgenommen haben!

1. Ausrichtung innerhalb der Organisation schaffen

Dr. Dan Wakelin drängt hybride Unternehmen dazu, sich aufeinander abzustimmen, um den Raum optimal zu nutzen und ein gut funktionierendes Büro zu schaffen. Er unterteilt dies in zwei Arten der Ausrichtung. Die erste besteht zwischen dem Arbeitsansatz und den Grundprinzipien der Organisation. Wakelin erklärt : "So können die Menschen eine Übereinstimmung zwischen den Dingen, die die Organisation über sich selbst sagt, und den Arbeitsweisen, die sie fördert, unterstützt und erleichtert, spüren." Mit anderen Worten: Wenn sich die Organisation für Nachhaltigkeit einsetzt, sollte sie ein papierloses Büro haben, Anreize zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder zur Bildung von Fahrgemeinschaften schaffen und umfassende Maßnahmen zur Reduzierung des Energieverbrauchs ergreifen. Dies ist zwar nur ein Beispiel, aber die Übereinstimmung zwischen den von der Organisation vermittelten Werten und den täglichen Praktiken ist wichtig, um Vertrauen und Kameradschaft zu schaffen. 

Die zweite von Dr. Wakelin erwähnte Art der Abstimmung besteht zwischen "den zur Verfügung gestellten Räumen und den Tätigkeiten, die die Mitarbeitenden ausführen". Daher müssen die Raumtypen, über die ein Unternehmen verfügt, wie z. B. Besprechungsräume, Einzelschreibtische, Großraumbüros usw., mit den Aufgaben der einzelnen Mitarbeitenden in Einklang gebracht werden. Verfügen sie über die richtigen Ressourcen und den richtigen Raum, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen? 

Dr. Wakelin erklärt: "Wir müssen uns von der Annahme verabschieden, dass wir alle die gleichen Arten von Räumen nutzen können und dass unsere Arbeit immer gleich ist. Tatsächlich brauchen wir eine Reihe von Umgebungen und eine Reihe von Arbeitsumgebungen, die sich an unterschiedliche Tätigkeiten, unterschiedliche Arbeitsvorlieben, unterschiedliche Arbeitsstile und alle möglichen Gründe anpassen, warum eine Mischung von Umgebungen notwendig sein könnte".

2. Nicht weniger, sondern mehr Parameter in flexiblen Einstellungen festlegen

Vertrauen und Freiheit sind die Hauptvorteile flexibler Arbeitsumgebungen, aber es ist auch wichtig, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, innerhalb derer der Einzelne arbeiten kann, ohne seine Autonomie zu verlieren. Mitarbeitende möchten sich vertraut fühlen. Mikromanagement kann sogar die Produktivität beeinträchtigen. Es muss jedoch Leitlinien geben, damit das Team weiß, was von ihm erwartet wird. 

Wie Esme Banks betonte: "Um den Menschen, die ins Büro kommen, gerecht zu werden. Ich würde sagen, dass das Festlegen von Parametern dabei helfen wird". Sie erklärt, dass ein freier Zugang für alle nicht erfolgreich sein wird, weil er zu viel Spielraum lässt. Sie warnte jedoch auch davor, zu viele Regeln oder strenge Vorgaben zu machen. Es hat sich gezeigt, dass Vorschriften, die Menschen zur Rückkehr ins Büro zwingen, nicht erfolgreich waren. 

Stattdessen schlägt Esme vor, "wirklich gut zu kommunizieren... die Leute wissen zu lassen, was von ihnen erwartet wird. Und ich denke, dass die Festlegung von Parametern, wann man hereinkommt und warum, wirklich wichtig ist, um den Raum, den man bereits hat, zu optimieren und zu verstehen, was die Leute von ihm brauchen.

Sie rät: "Man muss fragen, man muss zuhören. Man muss bereit sein, diese Arbeit zu machen... um zu wissen, was sie brauchen. Andernfalls ist es eine Menge Rätselraten und man wird wahrscheinlich scheitern." Die Parameter sollten also mit Blick auf die Mitarbeitenden erstellt werden. Anstatt strenge Vorgaben zu machen, sollte man ihr Feedback einholen, um herauszufinden, welche Leitlinien wirklich hilfreich sind.

3. Kommunikation ist der Schlüssel!

Ähnlich wie bei der Festlegung von Grenzen ist auch die klare Kommunikation mit eurem Hybridteam von entscheidender Bedeutung. Esme stellt fest, dass ein Hauptproblem darin besteht, dass "die Mitarbeitenden einfach nicht wissen, dass sie nicht informiert werden und dass es keine Führung gibt".

Esme erklärt: "Führungskräfte sollten keine Angst davor haben, ihren Pfahl in den Boden zu rammen und einige Entscheidungen zu treffen, aber auch anzuerkennen, dass diese Entscheidung vielleicht nicht für immer gilt." Da sich die Dinge schnell ändern, insbesondere in der Arbeitswelt, müssen Führungskräfte anpassungsfähig sein. Vor allem aber müssen sie Prozesse schaffen, die sich an die Bedürfnisse und Anforderungen einer sich verändernden Belegschaft anpassen lassen. Veränderungen sind unvermeidlich, und die Führungskräfte müssen neue Instrumente einführen, andere Regeln durchsetzen usw. Der Schlüssel liegt darin, dem Team mitzuteilen, was vor sich geht. Seid außerdem offen für ihr Feedback und hört auf ihre Bedürfnisse. 

4. Weniger auf Kosten und mehr auf Effizienz und Mitarbeitererfahrung achten 

Kosteneinsparungen sind zwar ein immer wichtigeres Thema, vor allem in Zeiten steigender Lebenshaltungskosten, sollten aber nicht das Hauptaugenmerk von Hybridunternehmen sein. Stattdessen fordert Dan die Führungskräfte auf, der Effizienz einen höheren Stellenwert einzuräumen. Anstatt sich nur darauf zu konzentrieren, das Endergebnis zu senken, sollten Unternehmen die Effizienz messen und prüfen, ob ein Raum einen guten Wert bietet. So kann ein Raum beispielsweise größer und damit teurer sein, aber die Mitarbeitenden sind in diesem Raum wesentlich effizienter als in einem kleineren, preiswerteren. Wenn das Büro die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllt und sie deshalb produktiver sind, wird die Unternehmensleistung und damit auch der Gewinn steigen. 

Wakelin erklärt: "Normalerweise möchte ich Kosteneinsparungen auf einer... ausgewogenen Wertungsliste darstellen...", so dass die Kosten im Vergleich zu anderen wichtigen Faktoren wie "der Marke, den Auswirkungen auf unsere Mitarbeitenden, den Auswirkungen auf den Betrieb der Organisation"bewertet werden.

Banks stimmt dem zu: "Wir müssen aufhören, über Kostenreduzierung nachzudenken. Stattdessen müssen wir darüber nachdenken, wie wir die Erfahrung verbessern können, denn auf lange Sicht werden sie den gleichen Effekt auf unser Geschäft haben".

Sie erklärt, dass ein Stellenabbau zwar unweigerlich zu Kosteneinsparungen führt, dass die Führungskräfte jedoch abwägen müssen, was sie im Gegenzug opfern, z. B. die Erfahrung der Mitarbeitenden. Dies ist wichtig, denn zufriedene Mitarbeitende bleiben eher im Unternehmen, was langfristig die Kosten für die Einstellung und Einarbeitung senkt. Außerdem, so erklärt sie, "werden sie in der Lage sein, ihre beste Arbeit zu leisten, weil ich ihnen erlaube, vollständig unterstützt zu werden... Ja, Arbeitsplätze sind Investitionen, aber sie werden sich am Ende auszahlen."

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5. Nachhaltigkeit sollte eine wichtige Triebkraft des Wandels sein 

Anstatt die Kosten isoliert zu betrachten, sollten andere Faktoren, wie z. B. die Nachhaltigkeit, ein Unternehmen dazu bewegen, auf Hybrid umzustellen. Wie Dan sagte, " ist der Nachhaltigkeitsfaktor potenziell stärker als die reinen Kosten. Und wenn wir das Richtige tun, werden wahrscheinlich auch die Pfunde und Pfennige folgen".

Die Optimierung der Ressourcen ist ebenso wichtig wie die Optimierung des Raums, wenn es darum geht, die Nachhaltigkeit eures Unternehmens zu verbessern. Wie kann beispielsweise Energie eingespart werden, wenn die Bürobelegung gering ist? Infolgedessen werden die Kosten wahrscheinlich sinken, wenn weniger Ressourcen verbraucht werden. Da sich die Wertvorstellungen der Mitarbeitenden dahingehend ändern, dass sie der Nachhaltigkeit Vorrang einräumen, werden diese Veränderungen auch die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden verbessern. 

Obwohl viele (uns eingeschlossen) Flexibilität als einen starken Antrieb für Nachhaltigkeit befürworten, vertritt Esme einen gegenteiligen Standpunkt und stützt sich dabei auf eine kürzlich erschienene Folge des Workplace Geeks Podcast, in der der Gastgebende, Gensler, die Auswirkungen von Hybridarbeit auf Städte und unser Leben untersucht. Sie kamen zu dem Schluss, dass es aus energetischer Sicht effizienter ist, ins Büro zu kommen. 

6. Technologie und koordinierte Hybridarbeit sind die Zukunft

Die Erwartungen der Arbeitnehmenden an die Arbeit ändern sich, und viele wünschen sich flexible Arbeitsmodelle, die ihnen mehr Autonomie bieten. Die Umsetzung eines solchen Modells kann sich jedoch als schwierig erweisen, wie viele hybride Führungskräfte wahrscheinlich schon erfahren haben.

Aber, wie Dr. Wakelin vorhersagt, "der Hinweis auf die Zukunft ist eigentlich ... koordinierte Hybridarbeit". Dies ist der Fall, wenn ein flexibles Modell mithilfe von Technologie für die Zeitplanung, die Buchung von Schreibtischen und die Verfolgung der Bürobelegung verwaltet wird. Und unsere Untersuchungen auf deskbird zeigen, dass dies nicht nur die Kosten senkt, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. 

Die Rolle des Büros wandelt sich von einem reinen Arbeitsort zu einem Ort für persönliche Kontakte und Zusammenarbeit. Daher sind koordinierte Hybridarbeit und Technologie notwendig, um sicherzustellen, dass die Zeitpläne der Mitarbeitenden aufeinander abgestimmt sind. Was die Mitarbeiterzufriedenheit angeht, so wollen die Menschen immer dann ins Büro kommen, wenn ihre Arbeitskolleg:innen da sind, weil dies ihre Arbeitserfahrung erheblich verbessert. Unter dem Gesichtspunkt der Produktivität sorgen koordinierte Modelle dafür, dass die Zusammenarbeit bei Bedarf stattfindet und die Zeitplanung rationalisiert wird. Wie Dan und Esme erläutern, ist im hybriden Arbeitsbereich mehr Verwaltungsaufwand erforderlich, z. B. um die Mitarbeitenden ins Büro zu bringen und den Überblick darüber zu behalten, wer wann da ist, so dass die Technologie entscheidend dazu beiträgt, sinnvolle Beziehungen am Arbeitsplatz aufzubauen. Sie erspart den Menschen stundenlanges Pendeln, wenn dies nicht notwendig ist. 

Die Erkenntnisse aus diesem Webinar bieten einen klaren Weg für Unternehmen, die ihre Büros im Hinblick auf optimale Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit umgestalten wollen. Die Expertise von Banks Marr und Wakelin unterstreicht die Bedeutung von Abstimmung, Kommunikation und nachhaltigen Praktiken als Säulen einer effektiven Raumoptimierung.

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Auf dem Weg in eine hybride Zukunft ist die Kombination von Technologie und klar definierten Parametern ein hervorragender Ausgangspunkt für die Koordinierung flexibler Büros. Unternehmen können ihre Räumlichkeiten optimieren, indem sie die Ausrichtung an den Unternehmenswerten in den Vordergrund stellen, eine Kultur der offenen Kommunikation schaffen und Technologien zur Rationalisierung der Abläufe implementieren. Auf diese Weise können sie die Zusammenarbeit, die Kreativität und das Wachstum sowohl des Unternehmens als auch der Mitarbeitenden fördern.

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