Hot Desking App: hybrides Workspace-Management leicht gemacht
7. März 2023
16. Juni 2023
Hybridarbeit ist das beste Arbeitsmodell. Aber behaltet ihr auch den Überblick über eure Teammitglieder, die ins Büro kommen und die, die zu Hause bleiben? Haben eure Mitarbeitenden immer Zugriff zu dem von ihnen gewünschten Arbeitsplatz, wenn sie vom Büro aus arbeiten? Kennt ihr die Auslastung eurer Büroräume und wisst ihr, wie sie eure Mitarbeitenden nutzen bzw. wie ihr sie optimieren könnt? Wenn ihr eine dieser Fragen mit "Nein" beantwortet habt, benötigt ihr wahrscheinlich eine Hot-Desking-App.
Flexible Arbeitstechnologien sind auf dem Vormarsch, während das klassische 9-bis-5-Arbeitsmodell immer mehr an Bedeutung verliert. Millennials und die Generation Z ziehen einen Job ohne flexible Arbeitsregelungen oft nicht einmal in Betracht. Und da sie dazu beiträgt, Talente anzuziehen, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität zu steigern, haben Unternehmen keinen Grund, diese neue Art des Arbeitens abzulehnen.
Für ein erfolgreiches flexibles Arbeitsmodell, muss man aber die Umgestaltung des Büros und des Arbeitsplatz-Managements überdenken. Aus diesem Grund solltet ihr eine Hot-Desking-App benützen. Desk-Sharing, Raumoptimierung, Kostenersparnis, Wochenplanung... In diesem Artikel erfahrt ihr, wieso diese Arbeitsplatztechnologie euer bester Verbündeter ist!
Wie funktioniert eine Hot-Desking-App?
Einfügen von Daten
Der erste Schritt besteht darin, die Namen aller Mitarbeitenden und die verschiedenen Arten von gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen und Ressourcen in eurem Büro einzugeben. Zum Beispiel 50 Einzelschreibtische, 15 Besprechungsräume, 20 Parkplätze usw.
Wir empfehlen auch, die Stelle eurer Mitarbeitenden anzugeben, damit ihr besser verstehen könnt, welche Art von Arbeitsplatz sie je nach Aufgaben benötigen. Das Marketingteam bevorzugt es vielleicht, einen Meetingraum zur Ideengeneration zu buchen, während Data Specialists lieber einen Schreibtisch in einem leisen Teil des Büros wählen, damit sie sich konzentrieren können.
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Einfacher Zugriff von überall und zu jeder Zeit
Sobald ihr alle erforderlichen Daten eingegeben habt, könnt ihr loslegen!
So einfach ist es. Ihr und eure Mitarbeitenden können jetzt überall und jederzeit auf die Hot-Desking-App zugreifen.
Nehmen wir an, Sarah hat eine unerwartete Planänderung und sie muss ihren Arbeitsort für nächsten Dienstag ändern. Sobald sie die benötigten Informationen hat, muss sie nur die App öffnen und sie kann von überall aus von Büro auf Home-Office wechseln.
Wochenplanung mit nur 1 Klick pro Tag
Das Hauptziel von Hot-Desking-Apps besteht darin, die flexible Arbeit für Unternehmen und Mitarbeitende so einfach wie möglich zu gestalten. Es ist wichtig, dass ihr im Handumdrehen wisst, wer wo und wann arbeitet. Aus diesem Grund bietet deskbird eine Week Planning Funktion, die es euren Mitarbeitenden ermöglicht, ihren Wochenplan mit nur einem Klick pro Tag zu erstellen.
Denn unser Motto lautet: "Flexible Büros optimal nutzen"
Für Manager:innen gibt es auch die Möglichkeit Plätze zuzuweisen. Wir gehen später im Artikel noch genauer auf dieses Thema ein.
Integration der Hot-Desking-App in andere Plattformen
Flexibles Arbeiten vereinfachen: check. Und nun zum Thema Effizienz!
Niemand möchte Zeit damit verlieren, zwischen Bildschirmen zu wechseln, um nach Informationen zu suchen. Um dieses Problem zu lösen, sind Integrationen essentiell. Wenn ihr in eine benutzerfreundliche Hot-Desking-App wie deskbird investiert, könnt ihr sie in eure bestehende Software wie Microsoft Teams, Google- und Outlook-Kalender, HR-Systeme, Google Meet usw. integrieren.
Eine flexible Arbeitstechnologie, die für jede Unternehmensgröße geeignet ist
Welche Unternehmen brauchen so ein Tool?
Ganz einfach: jedes Unternehmen, das einen der wichtigsten Trends der Zukunft der Arbeit aufgreift: flexible Arbeit.
Es gibt viele Formen flexibler Arbeit, wie z.B. hybride Arbeitsmodelle, komprimierte Arbeitszeiten, Gleitzeit, Teilzeitmöglichkeiten... Wie behaltet ihr den Überblick darüber, wer, wo und wann arbeitet? Unabhängig von der Größe eures Unternehmens ist die effizienteste und benutzerfreundlichste Lösung die Verwendung einer Hot-Desking-App.
➡️ Möchtet ihr die Vorteile einer benutzerdefinierten App nutzen? Fragt eine kostenlose Demo der deskbird App an und findet heraus, wie wir euch bei der Verwaltung und Optimierung eures hybriden Arbeitsbereichs unterstützen können!
Was sind die Vorteile einer Hot-Desking-App für hybride Unternehmen?
Bereitsstellung eines klaren Überblicks der Wochenpläne von Teammitgliedern
In einer hybriden Arbeitsumgebung arbeiten Mitarbeitende von überall aus (im Büro, zu Hause oder an einem dritten Arbeitsplatz). Mit einer Hot-Desking-App müssen Führungskräfte nicht mehr die individuellen Wochenpläne überprüfen. Sie haben endlich einen klaren Überblick darüber, wer wo und wann arbeitet, und zwar auf einem einzigen Bildschirm. Das unterstützt eine bessere Organisation und Zusammenarbeit. Manager:innen können besser mit ihren Teammitgliedern planen und Einzelgespräche und Teambesprechungen dann ansetzen, wenn es am sinnvollsten ist.
Lösung von Terminkonflikten
Da Mitarbeitende nicht mehr jeden Tag vor Ort sind, muss die Bürofläche überdacht und optimiert werden. Am besten ist es, von einem Konzept mit zugewiesenen Schreibtischen zu einem Desk-Sharing-System zu wechseln. Ohne die Hilfe eines flexiblen Arbeitsplatz-Tools kann das schnell zu Terminkonflikten mit Personen führen, die am selben Schreibtisch arbeiten wollen. Sagt ihr euren Mitarbeitenden dann einfach, dass sie wieder nach Hause gehen sollen? Erstellt ihr ein endloses Google Sheet, in dem leicht Fehler passieren können? Mit einer Hot-Desking-App kann jeder im Voraus sehen, ob noch Arbeitsplätze verfügbar sind, und den gewünschten buchen. Stress und Frustration, ins Büro zu kommen und keinen Arbeitsplatz zu haben, sind vorbei.
Produktivität erhöhen
Nicht jeder hat die gleichen Anforderungen an sein Arbeitsumfeld. Manche Menschen ziehen es vor, in offenen Räumen zu arbeiten, während andere einen ruhigen Bereich brauchen, um sich zu konzentrieren. Die Berücksichtigung dieses Aspekts ist wichtig, um die Produktivität zu steigern. Dank einer Hot-Desking-App können Mitarbeitende sicherstellen, dass sie den Arbeitsplatz bekommen, den sie brauchen, um effizient zu arbeiten, wenn sie vor Ort sind. Ein weiterer Produktivitätsschub besteht darin, dass ein solches flexibles Arbeitsplatz-Tool die Zusammenarbeit erleichtert. Hybride Belegschaften bevorzugen es, gemeinsame Bürotage zu planen, um an Gruppenprojekten zu arbeiten. Mit einer Hot-Desking-App können sie die Wochenpläne der anderen Mitarbeitenden sehen und für den selben Tag einen Schreibtisch oder einen Besprechungsraum buchen. So können sie an Projekten gemeinsam arbeiten.
👉 Fragt ihr euch, wie ihr die Produktivität eures Teams steigern könnt? Lest unseren Artikel über Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität!
Abbau von Stress und Verbesserung der psychischen Gesundheit
Flexibles Arbeiten ist zwar bei jungen Arbeitnehmergenerationen sehr gefragt und verbessert die Work-Life-Balance, kann aber auch zu Stress führen, wenn es nicht richtig gehandhabt wird. Mit einer Hot-Desking-App müssen sich Mitarbeitende keine Sorgen mehr machen, wenn sie im Büro ankommen und keinen Arbeitsplatz haben, der ihren Bedürfnissen entspricht. Das mag sich wie eine Kleinigkeit anhören, aber wenn es immer wieder vorkommt, kann es die Zufriedenheit und psychische Gesundheit der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz ernsthaft beeinträchtigen. Das Gleiche gilt, wenn sie an einem gemeinsamen Projekt arbeiten müssen oder Informationen von ihren Teamkolleg:innen benötigen und versuchen herauszufinden, wer wann und wo arbeitet. Die einfache Tatsache, dass sie nachsehen können, wo ihre Kolleg:innen arbeiten, verbessert die Zusammenarbeit und die Mitarbeitererfahrung.
Welche weiteren Funktionen bietet die Hot-Desking-Software deskbird ?
Sehen wir uns die deskbird Hot-Desking-App und ihre wichtigsten Funktionen im Detail an.
Workplace Analytics
Wenn ihr die Erwartungen eurer Mitarbeitenden erfüllen, die Produktivität steigern und Kosten sparen wollt, müsst ihr eine klare Vorstellung davon haben, wie eure Bürofläche genutzt wird. Die deskbird App bietet eine Büro Analytics Funktion , die euch hilfreiche Einblicke gibt, wie z.B. die Auslastung eures Arbeitsplatzes aussieht oder welche die am häufigsten genutzten Arbeitsbereiche sind. Ihr könnt die Daten von vor einer Woche, einem Monat oder einem Jahr vergleichen und den Raum entsprechend optimieren.
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Parkplatz-Buchung
Stellt ihr euren Mitarbeitenden Parkplätze zur Verfügung? Obwohl wir die Nutzung des Fahrrads oder der öffentlichen Verkehrsmittel fördern, wenn das möglich ist, haben einige Mitarbeitende keine Wahl und müssen ihr Auto benutzen, um ins Büro zu kommen. Um sicherzustellen, dass sie einen Parkplatz haben, könnt ihr diese Option in eure auf deskbird zugeschnittene App integrieren, so dass sich eure Teammitglieder nicht mehr um die Suche nach einem Parkplatz kümmern müssen. Ihr müsst lediglich die Anzahl der verfügbaren Parkplätze eintragen. Mitarbeitende können so gleichzeitig einen Parkplatz als auch ihren Arbeitsplatz buchen!
Interactive Floor Plan
Eine weitere großartige Funktion von deskbird ist der interaktive Gebäudeplan. Clara ist in der U-Bahn auf dem Weg zur Arbeit, hat aber vergessen, einen Tisch zu reservieren. Sie kann die App von ihrem Smartphone aus öffnen und schnell in Echtzeit prüfen, wer sich wo im Büro befindet. Sie kann dann einen Arbeitsplatz neben ihrem Lieblingsteamkolleg:innen oder den Personen buchen, von denen sie weiß, dass sie heute mit ihnen an einem Projekt arbeiten muss. Der interaktive Gebäudeplan fördert die Verbundenheit am Arbeitsplatz, die Zusammenarbeit und die Produktivität!
Zugewiesene Plätze
Da die Mitarbeiterorientierung ein wesentlicher Aspekt ist, haben wir bei der Entwicklung unserer App an das Wohlbefinden der Mitarbeitenden gedacht. Aus diesem Grund haben wir die Funktion für zugewiesene Plätze geschaffen. Sie ist nur im Admin-Portal verfügbar und ermöglicht es Führungskräften, ihren Teammitgliedern eine bestimmte Ressource zuzuweisen. Wenn Anna weiß, dass sie sich nur konzentrieren kann, wenn sie in einem ruhigen Raum arbeitet, kann ihr Vorgesetzter ihr einen Schreibtisch zuweisen, der ihren Kriterien entspricht. Anna muss sich nicht mehr darum kümmern, einen Arbeitsplatz zu finden, der ihren Bedürfnissen entspricht!
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Demnächst verfügbar
Wir arbeiten ständig daran, die deskbird App zu verbessern, um eure Bedürfnisse und die eurer Mitarbeitenden zu erfüllen. Dank unserer Kund:innen, die uns immer ehrliches und konstruktives Feedback geben, streben wir nach kontinuierlicher Verbesserung. Im Jahr 2022 waren wir das am schnellsten wachsende Softwareunternehmen in Europa. Das motiviert uns noch mehr, die beste Arbeitsplatz-Management-Software zu entwickeln und neue Funktionen zu schaffen, die euren Anforderungen entsprechen.
Also bleibt gespannt, denn wir bei deskbird streben danach noch besser zu werden und Unternehmen in der flexiblen Arbeitswelt weiterhin zu unterstützen.
Seid ihr an den Vorteilen einer Hot-Desking-App interessiert? Wenn man sich die Trends für die Zukunft der Arbeit ansieht, scheint es nicht so, als ob Arbeitsflexibilität noch eine Option wäre. Die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten und eine bessere Work-Life-Balance zu schaffen, ist das Ziel der meisten Millennials und Gen Z-Arbeitnehmenden.
Um dieses Arbeitsmodell erfolgreich umzusetzen und das Beste daraus zu machen, ist ein flexibles Arbeitsplatz-Tool wie unsere Arbeitsplatz-Management-Software essentiell.
Startet eine kostenlose Testversion der deskbird App und lasst eure Mitarbeitenden von mehr Flexibilität mit Workspace Booking und Week Planning profitieren!
Quellen: deskbird Blogartikel über Hot-Desking.
