Büroraumplanung: Warum und wie erzielt man eine positive Veränderung?

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren mit der zunehmenden Arbeitsflexibilität und Technologie drastisch verändert. Um diese Veränderungen reibungslos und erfolgreich zu bewältigen, ist die Planung von Büroräumen notwendig, damit der Arbeitsplatz flexibel bleibt, wenn sich die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ändern.

Die Erfahrung und die Zufriedenheitder Mitarbeitenden müssen im Mittelpunkt eurer Strategie stehen, wenn ihr die Arbeitsrichtlinien und die Planung des Arbeitsplatzes umgestaltet. Ist euer Büro so gestaltet, dass es die Teamarbeit und die Zusammenarbeit fördert? Haben eure hybriden Teammitglieder ihren eigenen Schreibtisch, wenn sie ihn brauchen? Schaffen die Anordnung und das Design eine Atmosphäre des Wohlbefindens oder des Stresses?

In diesem Artikel erläutern wir die Vorteile der Schaffung einer physischen Arbeitsumgebung , die sich an die neuen Anforderungen moderner Arbeitskräfte anpasst. Außerdem stellen wir eine Checkliste für die Planung von Büroräumen zur Verfügung, in der sechs Kernaspekte hervorgehoben werden, um einen Unterschied zu machen und einen Arbeitsbereich zu schaffen, der den Bedürfnissen aller entspricht.

Was ist Büroraumplanung?

Büroraumplanung erklärt

Die Definition von Büroraumplanung ist recht einfach. Es handelt sich um den Prozess der Gestaltung eines Arbeitsplatzes, der sowohl den Bedürfnissen des Unternehmens als auch denen der Mitarbeitenden entspricht. Sie dient nicht nur dazu, die Flächeneffizienz zu maximieren, sondern auch die Kreativität und Produktivität der Belegschaft zu steigern. Die Teammitglieder sollen gerne ins Büro kommen, weil sie wissen, dass sie dort unter den besten Bedingungen arbeiten und zusammenarbeiten können. Dazu gehört, dass sie Zugang zu den richtigen Geräten und Technologien haben und sich von ihrer Umgebung motiviert und inspiriert fühlen.

Bei der Planung der Bürostruktur und -gestaltung geht es nicht nur darum, wie euer Arbeitsbereich aussieht. Es geht auch um die Atmosphäre, die ihr schaffen wollt. Die Wahl der Möbel, des Grundrisses und der Dekoration schafft eine bestimmte Atmosphäre und spiegelt eure Werte wider. Wenn ihr euch für ein biophiles Bürodesign entscheiden und Entspannungsbereiche einrichten, steigert dies einerseits das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und führt zu mehr Kreativität, Engagement und Produktivität. Andererseits kann es zu Frustration und Stress führen, wenn der Bedarf an individuellen Schreibtischen und Ruhezonen für Mitarbeitende, die sich auf bestimmte Aufgaben konzentrieren müssen, nicht berücksichtigt wird. 

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Die wichtigsten Vorteile der Büroraumplanung

Eine erfolgreiche Arbeitsplatzplanung berücksichtigt die Erwartungen des Unternehmens und der Teams. Wenn ihr in den letzten Jahren auch flexible Arbeitsregelungen eingeführt habt, habt ihr vielleicht festgestellt, dass ihr euer Büro verkleinern könnt. Da nicht jeder täglich kommt, haben sich die Bedürfnisse der Mitarbeitenden verschoben, was zu Kosteneinsparungen und nachhaltigeren, energieeffizienteren Verfahren führt. Außerdem konzentrieren sich eure Mitarbeitenden eher auf Gruppenprojekte, wenn sie vor Ort sind, und auf individuelle Aufgaben, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Dadurch ändert sich die Rolle des physischen Arbeitsplatzes völlig. So könntet ihr beispielsweise mehr Besprechungsräume und andere Gemeinschaftsräume einrichten.

Ein gut gestalteter Büroraum ist für euer Unternehmen und seinen Gewinn ebenso vorteilhaft wie für euer Team und dessen Zufriedenheit bei der Arbeit. Zu den offensichtlichsten Vorteilen gehört, dass die Planung des Arbeitsplatzes euch in den folgenden Bereichen hilft:

• Raumoptimierung;
• Kostensenkung;
• Erlebnis der Mitarbeitenden;
• Zusammenarbeit und Teamwork;
• Organisationskultur;
• die körperliche und geistige Gesundheit der Arbeitnehmenden;
• Produktivität und Leistung;
• Anziehung und Bindung von Talenten.

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Wie plant man ein Büroraum in 6 Schritten?

1. Analysiert die aktuelle Nutzung des Arbeitsbereichs

Bevor ihr mit der Planung beginnt, müsst ihr wissen, wie eure Bürofläche derzeit genutzt wird. Wie viele Personen dürfen zum Beispiel jeden Tag in das Büro kommen? Welche Art von Arbeitsräumen bevorzugen sie? Können sie problemlos auf die benötigten Schreibtische und Besprechungsräume zugreifen, oder gibt es Terminkonflikte? 

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Es ist auch wichtig zu analysieren, wie eure Mitarbeitenden den Arbeitsplatz nutzen. Wenn eure Teammitglieder beispielsweise am Computer arbeiten, während sie auf dem Sofa sitzen, anstatt an einem richtigen Tisch zu sitzen, fragt sie nach den Gründen. Es könnte sein, dass sie sich in einem solchen Raum produktiver fühlen als an einem Einzelarbeitsplatz mit einem einfachen Schreibtisch und einem harten Stuhl.

Um eure Büronutzung und -belegung zu verstehen, empfehlen wir euch dringend, eure Arbeitsplatzanalysen zu überprüfen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen und das Feedback eurer Mitarbeitenden einzuholen, um ein mitarbeitendenorientiertes Arbeitsumfeld zu schaffen.

2. Integriert eure Mitarbeitenden in den Prozess

Die Gestaltung eurer Büroräume muss den Anforderungen eures Unternehmens entsprechen, aber sie sollte auch Umgebungen umfassen, die die Produktivität und das Wohlbefinden eures Teams fördern. Die Mitarbeitenden sind das Rückgrat eures Unternehmens, und ihnen einen Arbeitsplatz mit den besten Bedingungen zu bieten, ist nicht nur für sie, sondern auch für die Gesamtleistung des Unternehmens entscheidend. Ein guter Anfang ist es, mit eurem Team zu sprechen und ein Umfeld für eine offene und ehrliche Kommunikation zu schaffen. Der beste Weg, eure Büroräume so zu planen, dass sie die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden widerspiegeln, ist, sie in den Prozess einzubeziehen.

Ihr könnt sie persönlich fragen, wie sie die derzeitige Nutzung des Raums empfinden und was ihrer Meinung nach fehlt. Wenn ihr wisst, was funktioniert und was nicht, könnt ihr besser entscheiden, ob die Mitarbeitenden ins Büro kommen und arbeiten wollen oder ob sie zu Hause oder an einem anderen Arbeitsplatz weiterarbeiten. Fragebögen zur Mitarbeitendenzufriedenheit sind ebenfalls eine einfache Lösung, um ehrliches und konstruktives Feedback zu erhalten. Auf diese Weise hat euer Team Zeit, über seine Antworten nachzudenken und die wichtigsten Aspekte aufzuschreiben, die es bei einem Besuch vor Ort vorfindet. Auf diese Weise könnt ihr einen Büroraum einrichten, der den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden entspricht, und ihr erhaltet die Möglichkeit, zu verbessern, was möglicherweise nicht funktioniert.

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3. Berücksichtigt eure Arbeitsplatzkultur und eure Werte

Das Layout eures Bürogebäudes sollte auch eure Unternehmenskultur und eure Werte widerspiegeln. Ist eure Kultur zum Beispiel mitarbeitendenorientiert? Dann sollte euer Büro das Wohlbefinden der Mitarbeitenden in Form von Ruheräumen und biophilem Design in den Vordergrund stellen. Oder wenn ihr die Teamarbeit fördern wollt, indem ihr eure Mitarbeitenden zu mehr Zusammenarbeit auffordert. Wenn sie jedoch regelmäßig Schwierigkeiten haben, einen Raum zu finden, in dem sie sich treffen können, würde dies zu Frustration und Enttäuschung führen, und sie würden sich von den Unternehmenswerten abgekoppelt fühlen. Darüber hinaus wäre es für den Einzelnen schwierig, diese Werte in seiner Arbeit zu verkörpern, wenn er sie nicht in der Praxis sieht. Dies kann sich langfristig auf die Entwicklung eures Unternehmens auswirken, z. B. in Form einer negativen Auswirkung auf die Arbeitszufriedenheit und damit auf die Mitarbeitendenfluktuation. Daher ist es von grundlegender Bedeutung, einen Büroraum zu schaffen, der die Kultur eures Unternehmens widerspiegelt, da dies die Loyalität und das Gefühl der Verbundenheit fördert. In hybriden Arbeitsumgebungen ist dies sogar noch wichtiger, da man weniger Zeit im Büro verbringt und mit anderen im Unternehmen interagiert.

Wenn euch zum Beispiel ein positiver Einfluss auf unseren Planeten wichtig ist, müsst ihr euch wirklich bemühen, nachhaltige Methoden in eure Büroraumplanung einzubeziehen.

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4. Priorisiert eine Grundrisskonfiguration auf der Grundlage von Raumvielfalt und Flexibilität

Ein ideales Bürolayout muss ausgewogen sein, damit es funktioniert. So ist es beispielsweise nicht mehr sinnvoll, nur Einzelarbeitsplätze einzurichten, da die Menschen mit dem primären Ziel ins Büro kommen, sich mit ihren Kolleg:innen auszutauschen. Ein Büro, das nur aus kollaborativen Arbeitsbereichen besteht, eignet sich jedoch nicht für bestimmte Tätigkeiten, die auch einen ruhigen Raum für konzentriertes Arbeiten benötigen. 

Es gibt nicht die perfekte Anzahl von Schreibtischen, Besprechungsräumen usw., da sich die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden von einem Tag auf den anderen ändern können, je nachdem, welche Aufgaben sie zu erledigen haben. Wenn ihr jedoch verschiedene, auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmte Räume anbietet, kommt ihr der Schaffung eines Arbeitsumfelds, in dem sich möglichst viele Mitarbeitende wohlfühlen, am nächsten.

In diesem Fall sind die Ergebnisse eurer Arbeitsplatzanalyse und das Feedback eurer Mitarbeitenden sehr nützlich. Sie ermöglichen es euch, die richtige Mischung aus zugewiesenen Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen, Einzelkonferenzräumen, Huddle-Bereichen usw. zu bestimmen. Ihr müsst auch andere Faktoren berücksichtigen, z. B. ob eure Grundrissstruktur auf einer aktivitätsbasierten Arbeitsstruktur beruht oder nicht.

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5. Gestaltung einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung

Mehr denn je ist die Schaffung eines sicheren und gesunden Arbeitsumfelds von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört nicht nur die Einhaltung der allgemeinen Richtlinien für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, sondern auch die Schaffung eines Ortes, der die körperliche und geistige Gesundheit fördert. Die Gestaltung eures Arbeitsplatzes spielt dabei eine Schlüsselrolle. Sie kann sowohl Stress und Ängste auslösen als auch Wohlbefinden und Kreativität fördern. Die psychologische Wirkung von künstlichem Licht ist zum Beispiel anders als die von natürlichem Licht. Das Gleiche gilt für Mitarbeitende, die sich in einer biophilen Umgebung aufhalten, im Vergleich zu denen, die sich in einem schlanken Arbeitsumfeld entwickeln. 

Je nach eurem Budget und dem, was für euch am wichtigsten ist, könnt ihr daher beispielsweise:

• in ergonomische Möbel und Technik investieren;
• einen Raum für sportliche Aktivitäten einrichten;
• euch auf die Luftqualität in eurem Büro konzentrieren;
• eure Arbeitsplatzgestaltung überprüfen und einen Arbeitsplatz schaffen, der die psychische Gesundheit fördert;
• mehr Räume schaffen, um soziale Interaktionen und das Gemeinschaftsgefühl zu fördern.

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6. Schätzt euren zukünftigen Bedarf in eurer Büroraumplanungsstrategie ein

Wie jedes Unternehmen seid ihr wahrscheinlich bereit, euch zu entwickeln und zu expandieren. Wenn ihr euer Büro richtig einrichtet, können die von uns beschriebenen Schritte dazu beitragen, das richtige Umfeld zu schaffen, um das Unternehmenswachstum zu fördern. 

Denkt daran, dass einer der Gründe, warum die Planung von Büroräumen so wichtig ist, darin besteht, dass sie eine Schlüsselrolle bei der Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit und Produktivität spielt. Je zufriedener und engagierter die Teammitglieder sind, desto größer sind die Chancen, dass sie erfolgreich sind und euer Unternehmen expandieren kann.

Der Blick in die Zukunft und die Bereitschaft, sich an die Arbeitsweise der Menschen, die Technologie, mit der sie arbeiten, und die sich abzeichnenden Trends im Arbeitsplatzmanagement anzupassen, sollten bei der Planung eures physischen Büros im Mittelpunkt stehen. Dazu gehört auch, dass ihr die Nutzungsdaten und deren Entwicklung in eurem Unternehmen genau im Auge behaltet. Ihr möchtet nicht in ein paar Monaten oder Jahren mit veralteten Büroräumen dastehen, die euren Kapazitätsanforderungen und den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden nicht gerecht werden. Deshalb müsst ihr eure Ziele im Auge behalten und eure Strategie für die Büroraumplanung entsprechend anpassen.

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Warum ist die App deskbird der Schlüssel zur Verbesserung eurer Büroorganisation?

deskbird unterstützt alle Unternehmen, die auf ein hybrides Arbeitsmodell setzen. Unsere App zur Buchung von Schreibtischen hilft euch, euren Arbeitsplatz zu verwalten und die Anforderungen eurer Mitarbeitenden erfolgreich zu erfüllen. Unsere Technologie hilft dabei, Probleme bei der Planung von Büroflächen zu vermeiden, die sich in einem hybriden Arbeitsmodell einschleichen können.

Office Analytics hilft euch, die Büronutzung und -belegung zu verstehen

Unsere Software für die Buchung von Schreibtischen und Räumen hilft euch beispielsweise zu verstehen, wie eure Mitarbeitenden das Büro nutzen und welche Bedürfnisse sie haben. Ihr könnt sehen, wie viele Personen sich täglich im Büro aufhalten, welche Bereiche am meisten und wie lange gebucht werden. Anhand eurer Beobachtungen und Analysen könnt ihr eure Büroflächen entsprechend einrichten. Denkt jedoch daran, dass das Feedback eurer Mitarbeitenden ebenso wichtig ist, auch wenn unser Tool euch eine klare Vorstellung davon vermittelt, wo ihr Verbesserungen vornehmen solltet.

Auf den Menschen ausgerichtete Funktionen steigern die Mitarbeitendenzufriedenheit und -erfahrung

Darüber hinaus wurden unsere auf den Menschen ausgerichteten Funktionen entwickelt, um das Leben aller zu erleichtern. So haben wir zum Beispiel erkannt, dass die Zukunft der Arbeit zwar in der Flexibilität liegt, dies aber nicht bedeutet, dass alle Mitarbeitende gerne jedes Mal, wenn sie vor Ort sind, an einem anderen Schreibtisch arbeiten. Deshalb haben wir vor kurzem die Funktion " Zugewiesene Räume" eingeführt, mit der Managende Teammitgliedern, die dies wünschen, bestimmte Arbeitsbereiche für eine bestimmte Zeit zuweisen können.

Verbessert die Zusammenarbeit, um die Anforderungen eurer hybriden Teams zu erfüllen

Die App deskbird ermöglicht euren Mitarbeitenden auf verschiedene Weise eine bessere Zusammenarbeit. Die Wochenplanungsfunktion ermöglicht es Managern und Teammitgliedern, die Zeitpläne der jeweils anderen einzusehen. So können sie ihre Arbeitstage danach planen, wann ihre Kolleg:innen angeben, dass sie vor Ort sein werden. Wenn sie an einem gemeinsamen Projekt arbeiten müssen, können sie ganz einfach die Raumbuchungsoption nutzen, um sicherzustellen, dass sie den benötigten Besprechungsraum haben. Die interaktive Grundrissfunktion eignet sich hervorragend, wenn Mitarbeitende in letzter Minute beschließen, im Büro zu arbeiten, und noch keinen Arbeitsraum gebucht haben. Innerhalb von Sekunden können sie sehen, wo sich die verfügbaren Plätze und ihre Teamkolleg:innen im Büro befinden. 

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Während einige Unternehmen versuchen, ihre Mitarbeitenden wieder ins Büro zu locken, ist die Planung von Büroräumen zu einem wichtigen Thema für jedes Unternehmen geworden. Eure Einrichtungen müssen den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden entsprechen und die Trends der Zukunft der Arbeit aufgreifen. 

Eine gut durchdachte Arbeitsplatzplanung steigert die Zufriedenheit, die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, was unmittelbar zu positiven Ergebnissen und zum Unternehmenswachstum führt. Sie erfordert jedoch eine Vorarbeit auf der Grundlage von Daten und einer Analyse des Mitarbeitendenfeedbacks. Die sechs Schritte, die wir euch in diesem Artikel vorgestellt haben, sollten euch dabei helfen, ein gedeihliches Arbeitsumfeld zu schaffen. Denkt auch daran, wie sich eure Teammitglieder bei der Gestaltung des Büros fühlen. Da die Technologie für hybride Arbeitsplätze ein Muss ist, um die Bedürfnisse der heutigen Arbeitnehmenden zu erfüllen und wettbewerbsfähig zu bleiben, ist die Verwendung einer Plattform für die Verwaltung hybrider Arbeitsplätze wie deskbird von entscheidender Bedeutung.

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