Büroraumplanung: 6 Schlüsselfaktoren, auf die ihr achten solltet

Da sich unser Arbeitsumfeld ständig verändert, entwickeln sich auch unsere Arbeitsplätze weiter. Die positiven Ergebnisse, die sich aus der Konzentration auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden ergeben, haben in letzter Zeit eine Rolle bei der Umgestaltung von Arbeitsrichtlinien und der Gestaltung von Arbeitsräumen gespielt. Dies kann sich tatsächlich auf die Produktivität der Mitarbeitenden auswirken. Ist euer Arbeitsplatz so gestaltet, dass er die Teamarbeit fördert? Können die Mitarbeitenden ihren eigenen Schreibtisch haben, wenn sie ihn brauchen? Fühlen sie sich wohl oder ängstlich, wenn sie das Büro betreten? In diesem Artikel verrät deskbird, wie ihr euer Büro so gestalten könnt , dass eure Mitarbeitenden die Arbeit anders erleben. Von Ideen für kollaborative Räume bis hin zur Schaffung einer sicheren und gesunden Umgebung haben wir 6 Aspekte der Büroraumplanung hervorzuheben, die wirklich den Unterschied ausmachen. Schritt für Schritt teilen wir euch die wichtigsten Merkmale mit, um einen Arbeitsplatz zu schaffen, der den Bedürfnissen aller entspricht. 

Was ist Büroraumplanung?

Die Definition von Büroraumplanung ist recht einfach. Es handelt sich um den Prozess der Gestaltung eines Arbeitsplatzes, der sowohl den Bedürfnissen des Unternehmens als auch denen der Mitarbeitenden entspricht. Sie dient nicht nur dazu, die Flächeneffizienz zu maximieren, sondern auch die Kreativität und Produktivität der Leute zu steigern. Die Mitarbeitenden sollten gerne ins Büro kommen, weil sie wissen, dass sie dort unter den besten Bedingungen arbeiten und zusammenarbeiten können. Dazu gehört der Zugang zur richtigen Ausrüstung und Technologie und eine motivierende Umgebung, die inspiriert. 

Bei der Planung der Bürostruktur und -gestaltung sollte man sich auch Gedanken über die Atmosphäre machen, die man schaffen möchte. Je nach Wahl der Möbel, des Grundrisses und der Dekoration wird eine bestimmte Stimmung im Arbeitsbereich erzeugt. Dabei können mit Pflanzen und Kühlbereichen das Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigern, was zu mehr Kreativität und Engagement führen kann. Andererseits kann der Verzicht auf Einzelarbeitsplätze und Ruhezonen zu Unruhe führen. Der fehlende Zugang zu einem Ort, an dem man sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren kann, kann negative Folgen haben, wie Frustration und Stress. 

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Wie plant man ein Büroraum in 6 Schritten?

1. Analyse der aktuellen Nutzung der Büroräume 

Bevor es an die Planung geht, müsst ihr, insbesondere wenn ihr ein hybrides Unternehmen seid, die tatsächliche Nutzung eurer Büroräume analysieren. Wie viele Personen dürfen sich täglich vor Ort aufhalten? Kommen mehr oder weniger Personen als die tatsächlich erlaubte Anzahl? 

Genau so wichtig ist zu beobachten, wie die verschiedenen Bereiche genutzt werden. Werden eher Räume für die Zusammenarbeit, einzelne Schreibtische oder Ruhezonen genutzt? Wenn eure Teammitglieder zum Beispiel auf dem Sofa sitzend an ihren Computern arbeiten, anstatt an einem richtigen Tisch, fragt sie nach dem Grund. Es könnte sein, dass sie sich in einem solchen Raum produktiver fühlen als an einem Einzelarbeitsplatz mit einem einfachen Schreibtisch und einem harten Stuhl. Genau an dieser Stelle kommt unsere neue FunktionWeek Planning ins Spiel.

2. Integriert eure Mitarbeitende in den Prozess

Die Art und Weise, wie ihr eure Büroräume nutzt, hängt von eurer Branche ab, aber nicht nur. Es hängt auch davon ab, welche Art von Umgebung die Produktivität eures Teams fördert. Um ihr Feedback einzuholen, könnt ihr zunächst mitteilen, dass ihr den Arbeitsbereich in ein produktiveres und positiveres Bürolayout umwandeln möchtet. Dann könnt ihr sie entweder direkt fragen, was sie von der derzeitigen Nutzung halten und was ihrer Meinung nach fehlt, oder ihr könnt Online-Umfragen verschicken. Auf diese Weise stellt ihr sicher, dass ihr einen Büroraum gestaltet, der den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entspricht. Außerdem zeigt ihr damit, dass euch ihr Wohlbefinden wichtig ist. 

3. Berücksichtigt die Kultur eures Arbeitsplatzes

Die Gestaltung eures Bürogebäudes sollte auch eure Unternehmenskultur widerspiegeln. Stellt euch vor, ihr möchtet Teamarbeit und das Zusammenarbeiten fördern, jedoch mangelt es ständig an Räumen für Treffen - würde das Sinn machen? Die Rahmenbedürfnisse sollten stimmen, was sonst nur zu Frustration und Enttäuschung führen würde.  

Die Folge wäre, dass sie das Gefühl hätten, dass die Unternehmenswerte, die ihr zu fördern versucht, nicht echt sind. Außerdem wäre es für Führungskräfte und Mitarbeitende schwierig, die Unternehmenswerte zu übernehmen und auszuleben. Auf lange Sicht ist dies eher kontraproduktiv, da es schwerwiegende Auswirkungen auf euer Unternehmen haben kann. Kurz gesagt: Versucht immer, einen Büroraum zu schaffen, der eure Arbeitsplatzkultur widerspiegelt.

4. Bevorzugt Vielfalt im Grundriss

Ein ideales Bürolayout muss ausgewogen sein, damit es funktioniert. Eine Struktur nur mit einzelnen Schreibtischen ist nicht mehr state of the art. Aber auch ein Büro, das nur auf kollaborativen Arbeitsplätzen basiert, ist nicht für jeden und jede Position geeignet.

Je nach den Ergebnissen eurer Analyse und dem Feedback eurer Mitarbeitenden solltet ihr versuchen, eine ausgewogene Mischung aus zugewiesenen Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen, Einzelkonferenzräumen, Huddle-Bereichen usw. zu finden. Ihr solltet auch das Konzept dahinter berücksichtigen. Ist eure Bürofläche als Open-Space-Design, Hot-Desking-System, tätigkeitsbezogenes Arbeitskonzept oder Ähnliches geplant?

5. Gesundheits- und Sicherheitsaspekte des Bürobereichs

Mehr denn je ist die Schaffung eines sicheren und gesunden Arbeitsplatzes von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört nicht nur die Einhaltung der üblichen Arbeitsschutzrichtlinien, sondern auch die Schaffung eines Ortes, an dem bei Bedarf Social Distancing möglich ist. Dazu können entweder Tische und Stühle entfernt oder einige Arbeitsplätze gesperrt werden, um den richtigen Abstand wahren zu können. 

Für ein hybrides Unternehmen ist jedoch etwas mehr Aufmerksamkeit erforderlich. Die Arbeitnehmenden müssen wissen, bevor sie das Büro betreten, ob noch genügend freie Schreibtische vorhanden sind, um die Sicherheitsvorschriften einzuhalten. Um solch potenzielle Probleme zu umgehen, bietet die deskbird-App eine einfach Lösung. Teammitglieder können freie Plätze sehen und im Voraus buchen. Ein interaktiver Grundriss ermöglicht es euch außerdem, in Echtzeit zu erfahren, ob noch ein freier Schreibtisch vorhanden ist.

6. Denkt über das Wachstum eures Unternehmens und zukünftige Bedürfnisse nach

Jedes Unternehmen will wachsen. Wenn ihr euer Büro richtig einrichtet, könnt ihr mit den 6 Schritten, die richtige Umgebung schaffen, um das Wachstum eures Unternehmens zu unterstützen. Aus diesem Grund solltet ihr dies berücksichtigen, wenn ihr euch mit der Gestaltung eures Arbeitsplatzes befasst. Das Letzte, was ihr wollt, ist, dass ihr nach ein paar Monaten mit veralteten Büroräumen dastehen, die weder die Kapazitätsbedürfnissen noch den Anforderungen eurer Mitarbeitenden gerecht wird. Ihr müsst eure Ziele im Auge behalten und die Arbeitsplätze an diese Aspekte anpassen.

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Warum hilft euch die deskbird Hot-Desking-Software bei der Gestaltung eures Bürogebäudes?

deskbird unterstützt alle Unternehmen, die auf einem hybriden Bürolayout basieren. Unser Ziel ist es, euch ein Schreibtischbuchungstool für gemeinsam genutzte Schreibtische zur Verfügung zu stellen, damit ihr eure Büroflächen verwalten könnt, um die Anforderungen eurer Mitarbeitenden zu erfüllen. Dank unserer Technologie könnt ihr euch auf verschiedene Aspekte der Büroraumplanung konzentrieren.

Unsere Hot-Desking-Software hilft euch zum Beispiel zu analysieren, wie euer Büro von euren Mitarbeitenden genutzt wird und zeigt deren Bedürfnisse auf. Ihr könnt sehen, wie viele Personen sich täglich im Büro aufhalten, welche Bereiche am meisten und wie lange gebucht werden. Anhand der Beobachtungen und Analysen könnt ihr dann eure Büroflächen entsprechend einrichten. Bedenkt jedoch, dass das Feedback eurer Mitarbeitenden ebenso wichtig ist. 

Darüber hinaus sind unsere Funktionen people-centric und sollen euch das Arbeitsleben erleichtern. So unterstützt euch die deskbird App beispielsweise bei der Gestaltung eines sicheren Arbeitsplatzes dank einer integrierten Gesundheitsfunktion, das 3G Kontrolltool. Außerdem ermöglicht unsere interaktive Grundrissfunktion den Mitarbeitenden, bei Bedarf Distanz zu wahren. Es ist aber auch ein wertvolles Werkzeug für Benutzer:innen, um andere Teammitglieder zu finden und erleichtert das Zusammenarbeiten.

Wir glauben, dass die Menschen der Kern des Erfolgs eines Unternehmens sind.  Daher konzentrieren wir uns auf eure Bedürfnisse und wollen euch helfen, die Anforderungen eurer Mitarbeitenden zu ermitteln.

Die Büroraumplanung ist ein wichtiges Thema, wenn es darum geht, eine positive Atmosphäre am Arbeitsplatz zu schaffen. Außerdem kann eine Optimierung das Wohlbefinden und die Produktivität eurer Mitarbeitenden wirklich steigern - mit etwas Vorarbeit gelingt dies einfacher. Wenn ihr diese 6 Tipps befolgt, seid ihr auf dem richtigen Weg, euer Bürogebäude zu einem Ort zu gestalten, an dem sich Effizienz und Kreativität entfalten können. Kontaktiert das deskbird Team und entdeckt unsere benutzerfreundliche Schreibtischbuchungssoftware!