Büroraumplanung: In 7 Schritten zum Erfolg

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren durch die zunehmende Flexibilität bei der Arbeit und die Weiterentwicklung der Technologie drastisch verändert. Damit diese Veränderungen reibungslos und erfolgreich umgesetzt werden können, muss die Büroraumplanung einen Arbeitsplatz schaffen, der den Anforderungen der Beschäftigten und der Unternehmen gleichermaßen gerecht wird. Die Workplace Experience und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sollten im Mittelpunkt eurer Strategie stehen, wenn ihr eure Arbeitsrichtlinien und eure Arbeitsplatzplanung umgestaltet. Ist eure Sitzordnung so gestaltet, dass sie die Teamarbeit und die Zusammenarbeit fördert? Können eure hybriden Teammitglieder ihre eigenen zugewiesenen Schreibtische nutzen, wenn sie sie brauchen? Fördern Layout und Design ein Gefühl von Ruhe und Konzentration statt Stress? Hier sind sieben Schritte, die euch helfen, die Büroraumplanung in der heutigen Arbeitswelt erfolgreich zu meistern. Doch bevor wir uns mit der Gestaltung eines agilen, erfolgreichen und funktionalen Arbeitsplatzes befassen, wollen wir kurz darauf eingehen, warum die richtige Planung eures Büros so wichtig ist und welche positiven Auswirkungen sie auf euer Unternehmen haben kann.

Was genau bedeutet Büroraumplanung?

Büroraumplanung: Definition

Bei der Büroraumplanung geht es darum, einen Arbeitsplatz zu gestalten, der sowohl die Bedürfnisse des Unternehmens als auch die der Beschäftigten erfüllt. Sie dient dazu, die Flächeneffizienz zu maximieren und die Kreativität und Produktivität der Belegschaft zu verbessern. Die Teammitglieder sollen gerne ins Büro kommen, weil sie wissen, dass sie dort unter den besten Bedingungen arbeiten und auch optimal zusammenarbeiten können. Dazu gehört auch, dass sie Zugang zu den richtigen Geräten und Technologien haben und durch ihr Arbeitsumfeld einen Motivationsschub erhalten.

Bei der Neugestaltung eures Büros geht es aber nicht nur darum, den schönsten Arbeitsplatz und die besten Sitzgelegenheiten zu haben. Es geht auch um die Atmosphäre, die ihr schaffen wollt. Die Wahl der Möbel, des Grundrisses des Bürogebäudes und der Dekoration erzeugt eine bestimmte Stimmung und spiegelt eure Werte wider. Wenn ihr euch für ein biophiles Büro entscheidet und Bereiche zum Entspannen einrichtet, steigert das einerseits das Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden und sorgt für mehr Kreativität, Engagement und Produktivität. Andererseits kann es zu Frustration und Stress führen, wenn ihr den Bedarf an Einzelarbeitsplätzen und Ruhezonen für Beschäftigte, die sich auf bestimmte Aufgaben konzentrieren müssen, nicht berücksichtigt.

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Die wichtigsten Vorteile der Büroraumplanung

Eine erfolgreiche Büroraumplanung berücksichtigt die Erwartungen des Unternehmens und der Teams. Wenn ihr in den letzten Jahren auch flexible Arbeitsregelungen eingeführt habt, habt ihr vielleicht gemerkt, dass ihr euer Büro verkleinern könnt. Denn nicht jeder wird täglich kommen. Daher haben sich die Bedürfnisse der Beschäftigten verschoben, was Kosteneinsparungen und nachhaltigere, energieeffizientere Praktiken ermöglicht. Außerdem konzentrieren sich eure Mitarbeitenden eher auf Gruppenprojekte, wenn sie vor Ort sind, und auf individuelle Aufgaben, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Dadurch ändert sich die Rolle des physischen Arbeitsplatzes erheblich. Ihr könntet zum Beispiel mehr Besprechungsräume und andere Gemeinschaftsbereiche einrichten.

Ein gut gestalteter Büroraum ist für den Erfolg eures Unternehmens ebenso von Vorteil wie für euer Team. Zu den offensichtlichsten Vorteilen gehört, dass die Planung des Arbeitsplatzes euch in den folgenden Bereichen hilft:

• Optimierung des verfügbaren Raums
• Verringerung der Kosten
• Verbesserung der Employee Experience
• Verbesserung der Zusammenarbeit und Förderung von Teamwork
• Stärkung der Organisationskultur
• Unterstützung der körperlichen und geistigen Gesundheit der Beschäftigten
• Steigerung der Produktivität und der Leistung
• Verbesserung der Attraktivität für und Bindung von Talenten

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7 Schritte für eine erfolgreiche Büroraumplanung

1. Analysiert die aktuellen Nutzungsdaten eures Arbeitsplatzes

Bevor ihr mit der Planung beginnt, müsst ihr wissen, wie euer Büroraum derzeit genutzt wird. Wie viele Leute kommen zum Beispiel jeden Tag ins Büro? Welche Arten von Arbeitsbereichen bevorzugen sie? Können sie schnell auf die benötigten Schreibtische und Besprechungsräume zugreifen, oder gibt es Terminkonflikte? Es ist auch wichtig zu analysieren, wie eure Mitarbeitenden den Arbeitsplatz nutzen. Wenn eure Teammitglieder zum Beispiel mit ihren Laptops auf dem Sofa statt an einem Tisch arbeiten, solltet ihr sie fragen, warum. Vielleicht fühlen sie sich in diesem Raum produktiver als an einem Einzelarbeitsplatz mit einem einfachen Schreibtisch und einem harten Stuhl. Um die Nutzung und Belegung eures Büros zu verstehen, empfehlen wir euch, eure Arbeitsplatz-Analytics zu überprüfen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen, und das Feedback eurer Mitarbeitenden einzuholen, um ein mitarbeiterorientiertes Arbeitsumfeld zu schaffen.

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2. Integriert eure Mitarbeitenden in den Prozess

Wie ihr eure Büroräume gestaltet, muss zu den Anforderungen eures Unternehmens passen. Aber sie sollten auch eine Umgebung bieten, die die Produktivität und das Wohlbefinden eurer Teammitglieder fördert. Denkt immer daran, dass eure Mitarbeitenden das Rückgrat eures Unternehmens sind. Sie können es wachsen oder scheitern lassen. Deshalb ist es wichtig, ihre Vorlieben und Bedürfnisse zu kennen, um sie zufriedenzustellen und dadurch ihre Leistung zu steigern. 

Ein guter Anfang ist es, mit eurem Team zu sprechen und ein Umfeld für eine offene und ehrliche Kommunikation zu schaffen. Eine gute Büroraumplanung spiegelt die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden wider. Zu verstehen, was funktioniert und was nicht, ist der Schlüssel zu klugen Entscheidungen. Ihr könnt sie persönlich fragen, wie sie die aktuelle Nutzung des Raums empfinden und was ihrer Meinung nach fehlt. 

Oder aber ihr nutzt einen Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit, um ehrliches und konstruktives Feedback zu erhalten. Auf diese Weise hat euer Team Zeit, über seine Antworten nachzudenken und die wichtigsten Aspekte aufzuschreiben, die für einen Besuch im Büro unbedingt erforderlich sind.

3. Berücksichtigt eure Arbeitsplatzkultur und eure Werte

Das Layout eures Bürogebäudes sollte auch eure Unternehmenskultur und eure Werte widerspiegeln.

Ist eure Unternehmenskultur zum Beispiel mitarbeiterorientiert? Dann sollte euer Büro das Wohlbefinden der Mitarbeitenden durch Ruheräume und eine biophile Bürogestaltung in den Vordergrund stellen. Wenn ihr die Teamarbeit fördern wollt, solltet ihr verschiedene Arten von Gemeinschaftsräumen in eure Büroplanung einbeziehen. Oder besteht eines eurer wichtigsten Ziele darin, einen positiven Einfluss auf unseren Planeten zu haben? Dann solltet ihr euch bemühen, bei der Neugestaltung eures Büros auf Nachhaltigkeitspraktiken zu achten. 

Die Gestaltung eines Büroraums, der eure Unternehmenskultur widerspiegelt, ist von grundlegender Bedeutung, weil es die Loyalität und das Gefühl der Verbundenheit fördert. Das ist in hybriden Arbeitsumgebungen sogar noch wichtiger, da die Beschäftigten weniger Zeit im Büro verbringen, wo sie mit anderen persönlich interagieren können.

4. Setzt bei der Konfiguration eures Gebäudeplans auf Raumvielfalt und Flexibilität

Flexibilität ist in aller Munde. Was dabei aber häufig vergessen wird, ist, dass es um mehr als nur um flexible Arbeitsregelungen geht. Um den Anforderungen und Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden gerecht zu werden, müsst ihr einen agilen, dynamischen und funktionalen Arbeitsplatz schaffen. 

Einzelne Schreibtische sind zum Beispiel nicht mehr hilfreich, denn die Menschen kommen ins Büro, um sich mit ihren Kolleg:innen zu treffen. Ein Büro, das nur aus kollaborativen Arbeitsplätzen besteht, ist jedoch nicht für bestimmte Berufe geeignet, die einen ruhigen Arbeitsplatz für konzentriertes Arbeiten benötigen. 

Ihr könnt nicht die allzeit perfekte Anzahl von Schreibtischen, Besprechungsräumen usw. haben. Denn die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden können sich von einem Tag auf den anderen ändern, je nachdem, welche Aufgaben sie zu erledigen haben. Wenn ihr jedoch verschiedene Bürolayouts und flexible Sitzgelegenheiten anbietet, kommt ihr einem florierenden und mitarbeiterorientierten Arbeitsplatz am nächsten.

In diesem Fall sind die Ergebnisse eurer Arbeitsplatzanalyse und das Feedback eurer Mitarbeitenden sehr nützlich. Ihr müsst auch andere Faktoren berücksichtigen, z. B. ob der Grundriss eures Büros auf einer aktivitätsbasierten Arbeitsweise aufbaut oder nicht.‍

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5. Gestaltung einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung

Ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen, beinhaltet das Einhalten gängiger Guidelines für die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und die Förderung der körperlichen und mentalen Gesundheit der Mitarbeitenden.

Das Layout und die Gestaltung eures Büros spielen dabei eine entscheidende Rolle. Sie können Stress und Ängste auslösen, aber auch Wohlbefinden und Kreativität fördern. Künstliches Licht hat zum Beispiel eine andere psychologische Wirkung als natürliches Licht. Das Gleiche gilt für Beschäftigte, die sich in einer biophilen Umgebung aufhalten, im Vergleich zu denen, die in einem minimalistisch gehaltenen Arbeitsbereich sitzen. 

Je nachdem, wie viel Budget ihr zur Verfügung habt und was für euch am wichtigsten ist, könnt ihr daher beispielsweise:

• ergonomische Praktiken im Büro umsetzen
• einen Raum für sportliche Aktivitäten einrichten
• die Luftqualität in eurem Büro verbessern
• ein Arbeitsplatzdesign gestalten, das die mentale Gesundheit der Mitarbeitenden fördert
• mehr Räume schaffen, um soziale Interaktionen und damit das Gemeinschaftsgefühl zu fördern.

6. Entwickelt eine Büroraumplanungsstrategie, die euren zukünftigen Platzbedarf berücksichtigt

Wie jedes andere Unternehmen auch, habt ihr wahrscheinlich vor, euren Betrieb auszubauen und euch zu vergrößern. Wenn ihr eure Büroräume richtig einrichtet und die Schritte befolgt, die wir hier aufgezeigt haben, könnt ihr die richtige Umgebung schaffen, um das Wachstum eures Unternehmens zu fördern. Vergesst nicht, dass einer der Gründe, warum die Planung der Büroräume so wichtig ist, darin besteht, dass sie eine Schlüsselrolle bei der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Produktivität spielt. Je zufriedener und engagierter eure Teams sind, desto größer sind die Chancen, dass sie erfolgreich sind und euer Unternehmen wachsen kann.

Der Blick in die Zukunft und die Anpassung der Arbeitsweise an die verfügbaren Technologien und an die sich abzeichnenden Trends im Arbeitsplatzmanagement sollte ein wichtiger Schritt in eurer Büroraumplanung sein. Dazu gehört auch die Beobachtung der Nutzungsdaten und wie sie sich im Laufe der Zeit innerhalb eures Unternehmens verändern. Ihr wollt nicht in ein paar Monaten oder Jahren mit einer veralteten Sitzordnung dastehen, die euren Kapazitätsbedarf und die Anforderungen eurer Mitarbeitenden nicht erfüllt. Deshalb müsst ihr eure Ziele im Auge behalten und eure Strategie für die Büroraumplanung entsprechend anpassen.

7. Nutzt einen Büroraumplaner, um verschiedene Optionen zu testen

Irgendwann müsst ihr all eure Ideen zu Papier bringen, um zu sehen, ob sie funktionieren. Dann kommen Tools zur Büroraumplanung wie SmartDraw ins Spiel. Es ist eine hervorragende Lösung, um jeden Arbeitsplatzbereich digital zu gestalten und verschiedene Layout-Optionen zu testen. So könnt ihr Räume und Möbel entsprechend eurer Ziele bei der Büroraumplanung und den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden neu anordnen.

Mit den Funktionen zur gemeinsamen Nutzung und Zusammenarbeit könnt ihr gemeinsam mit euren Kolleg:innen Brainstorming betreiben und die Umgestaltung eurer Büroräume planen. Es ist praktisch für flexible Teams, die an verschiedenen Orten und manchmal zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. 

Von Funktionalität bis hin zu Zugänglichkeit und Inklusivität - mit diesem Online-Tool könnt ihr das beste Bürolayout zusammenstellen, bevor ihr Geld ausgebt und es in der Realität ausprobiert.‍‍

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deskbird: die beste Arbeitsplatzmanagement-App zur Verwaltung und Planung von Büroräumen

deskbird unterstützt alle Unternehmen, die sich für ein hybrides Arbeitsmodell entscheiden. Unsere Arbeitsplatzmanagement-App hilft euch, euren Arbeitsplatz erfolgreich zu verwalten, die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden zu erfüllen und Probleme bei der Raumplanung zu vermeiden, die bei einem hybriden Arbeitsmodell auftreten können.

Büro-Analytics zum Verständnis eurer Büronutzung und -belegung

Unsere Büro-Analytics-Funktion hilft euch zum Beispiel, herauszufinden, wie eure Mitarbeitenden das Büro nutzen, und ihre Bedürfnisse besser zu verstehen. So könnt ihr sehen, wie viele Personen sich täglich im Büro aufhalten, welche Bereiche am meisten gebucht werden und für wie lange. Auf der Grundlage eurer Beobachtungen und der bereitegstellten Analysen könnt ihr euren Büroraum einrichten. Dabei solltet ihr allerdings eine Sache bedenken: Auch wenn unser Tool euch eine klare Vorstellung davon gibt, wo ihr euch verbessern müsst, ist das Feedback eurer Mitarbeitenden genauso wichtig.

Mitarbeiterorientierte Features für mehr Arbeitszufriedenheit und eine bessere Workplace Experience

Die deskbird-App ist dazu da, um das Leben aller zu erleichtern und die Workplace Experience eurer Mitarbeitenden zu verbessern. So haben wir zum Beispiel erkannt, dass die Zukunft der Arbeit zwar flexibel ist, aber nicht alle Menschen jedes Mal, wenn sie vor Ort sind, gerne an einem anderen Schreibtisch arbeiten. Deshalb haben wir das Feature "zugewiesenen Plätze" entwickelt, damit Admins auf Wunsch der Beschäftigten ausgewählte Arbeitsplätze für bestimmte Zeiten zuweisen können.

Features für bessere Zusammenarbeit und Teambindung, um die Anforderungen hybrider Teams zu erfüllen

Mit der deskbird-App könnt ihr die Zusammenarbeit in eurem hybriden Team auf verschiedene Weise verbessern. Mit der Week-Planning-Funktion können Manager:innen und Kolleg:innen die Zeitpläne der anderen einsehen. So könnt ihr eure Bürotage danach planen, wann eure Kolleg:innen vor Ort sein werden. Unsere Room-Booking-Funktion stellt sicher, dass ihr einen passenden Besprechungsraum habt, wenn ihr an einem gemeinsamen Projekt arbeitet. Der interaktive Gebäudeplan ist großartig, wenn sich Leute in letzter Minute entscheiden, im Büro zu arbeiten und noch keinen Arbeitsplatz reserviert haben. Innerhalb von Sekunden können sie sehen, wo es noch verfügbare Plätze gibt und wo ihre Teamkolleg:innen im Büro sitzen. Da sich unsere Arbeitsmethoden ändern und immer flexibler werden, ist die Planung von Büroräumen zu einem wichtigen Thema für jedes Unternehmen geworden. Die Büroeinrichtungen von heute müssen sich an die neuen Bedürfnisse der Beschäftigten anpassen und die Trends des Büros der Zukunft aufgreifen.

Die Vorteile einer gut durchdachten Arbeitsplatzplanung gehen über das Design und gut aussehende Möbel hinaus. Sie fördert die Zufriedenheit, die Produktivität und das Wohlbefinden der Beschäftigten, was zu mehr Leistung führt und das Unternehmenswachstum fördert. Bürodaten, Mitarbeiterfeedback und Trendanalysen sind gute Ausgangspunkte, um besser zu verstehen, wie ihr einen dynamischen und funktionalen Arbeitsplatz schaffen könnt. Und schließlich solltet ihr euch auch Gedanken darüber machen, wie sich eure Teammitglieder in eurem Büro fühlen und welche Rolle die Technologie am Arbeitsplatz spielt, wenn es darum geht, die Vorzüge eures neuen Büros noch besser zu machen!

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