Flexible Arbeitsregelungen: der komplette Guide für maximalen Erfolg

Haben eure Teammitglieder die Vorteile von Home-Office an einigen Tagen in der Woche erkannt? Flexibles Arbeiten gehört in den meisten Unternehmen zur Norm. Die Einführung flexibler Arbeitsregelungen bedeutet jedoch nicht nur Hybridarbeit. Es gibt viele andere flexible Arbeitsmethoden, für die sich Unternehmen entscheiden können. Gleitzeit, Schichtwechsel oder komprimierte Arbeitszeiten sind einige davon.

Aber warum ist flexible Arbeitein Muss, um ein attraktives und wettbewerbsfähiges Unternehmen zu bleiben? Was sind die Vor- und Nachteile dieser neuen Arbeitsformen? Wie könnt ihr mehr von den Vorteilen und weniger von den Nachteilen profitieren? Das wollen wir in diesem Artikel untersuchen. 

Als führendes Workplace-Management Unternehmen stellen wir flexible Arbeitszeiten in den Mittelpunkt unseres Handelns. Nach jahrelanger Analyse der zukünftigen Arbeitstrends und der verschiedenen Arten flexibler Arbeitsregelungen sind wir zu Expert:innen auf diesem Gebiet geworden. Wir teilen mit euch alles, was ihr über diese moderne und unumgängliche Arbeitsform wissen müsst. 

Bedeutung von flexiblen Arbeitsregelungen

Bevor wir uns mit dem Thema befassen, sollten wir kurz definieren, was flexible Arbeitsregelungen sind. Dieser moderne Arbeitsstil bedeutet, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden mehr Flexibilität in ihrem Berufsleben einräumen. Das kann zeitlich oder örtlich sein. 

So kann ein flexibler Arbeitnehmender beispielsweise verpflichtet werden, die in seinem Vertrag festgelegte Wochenarbeitszeit an vier oder fünf Tagen zu leisten. Solange die Wochenstundenzahl erfüllt ist, steht es ihm frei, ob er acht oder zehn Stunden pro Tag arbeitet.

Arten von flexiblen Arbeitsregelungen

Je nach Branche und Belegschaft denkt ihr vielleicht, dass die Einführung von mehr Flexibilität in eurem Arbeitsumfeld unmöglich ist. Es würde einfach nicht funktionieren. Die gute Nachricht ist jedoch, dass es viele Formen flexibler Arbeitsregelungen gibt. So könnt ihr euch an den Trends der Zukunft der Arbeit orientieren und gleichzeitig den Bedürfnissen eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden gerecht werden.

Hier sind die wichtigsten Arten von flexiblen Arbeitsmodellen: 

• 100% Mobilarbeit;
• 100% Büroarbeit;
• hybrides Arbeitsmodell;
• Flexible und gestaffelte Arbeitszeiten;
• Komprimierte Arbeitszeiten (z. B. 4-Tage-Woche);
• Teilzeitarbeit;
• Unbefristeter Urlaub;
• Jahresarbeitszeit;
• Job Sharing;
• Verteilte Teams;
• Job-Rotation;
• Altersteilzeit.

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Vorteile einer flexiblen Arbeitsregelung

Erfüllt die Erwartungen der Mitarbeitenden

Die meisten Arbeitnehmenden, insbesondere Millennials und die Generation Z, erwarten Flexibilität in ihrem Berufsleben. Die letzten Jahre waren von einem Anstieg flexibler Arbeitsformen geprägt. Studien belegen, dass Mitarbeitende bei diesem Arbeitsmodell nicht weniger produktiv oder effizient sind, ganz im Gegenteil. Daher sehen sie nicht ein, warum Unternehmen an einem strengen und festen Wochenplan festhalten, und erwarten, dass sie diese neuen Arbeitsformen akzeptieren.

Senkt Bürokosten

Ein weiterer wichtiger Vorteil flexibler Arbeitsregelungen sind die Auswirkungen auf die Bürokosten. Viele Folgen dieses Arbeitsstils ermöglichen es den Unternehmen, ihre Ausgaben zu senken. So ändert sich beispielsweise die Nutzung eures Büros, wenn die Hälfte eures Teams von zu Hause oder einem dritten Arbeitsplatz aus arbeitet. So könnt ihr nicht nur die Größe eures Arbeitsplatzes verringern, sondern auch eure Energiekosten senken.   

Steigert die Produktivität

Wie in unserem Artikel über hybrides Arbeiten beschrieben, geben 64,3% der Millennials und 63,4% der Gen Z an, in einem hybriden Arbeitsumfeld produktiver zu sein. Einige Erklärungen sind:

• Die Möglichkeit, die Arbeitszeiten an die Zeiten anzupassen, in denen man am produktivsten  ist.
• Mehr Zeit für körperliche Aktivität (= bessere Konzentration);
• Weniger Ablenkungen;
• Weniger Stress;
• Glücklichere Beschäftigte und eine höhere Arbeitszufriedenheit.

Good to know: Studien zeigen, dass zufriedene Mitarbeitende 12% produktiver sind als andere. Das ist ein weiterer hervorragender Grund, eure Mitarbeitenden durch die Einführung flexibler Arbeitsregelungen zufriedener zu machen. 

Verbessert die Work-Life-Balance

Eine bessere Work-Life-Balance ist einer der Hauptgründe, warum Menschen sich mehr Flexibilität am Arbeitsplatz wünschen. So können sie ihre Zeitpläne anpassen, um berufliche und private Verpflichtungen besser miteinander zu vereinbaren. Sie können endlich eine morgendliche Laufrunde genießen oder die Kinder ohne Stress zur Schule bringen und den Tag ohne Stress und Hektik beginnen! Die Verbesserung des Gleichgewichts zwischen Privat- und Berufsleben ist nicht nur für eure Mitarbeitenden von Vorteil. Auch Unternehmen profitieren von den Vorteilen flexibler Arbeit, denn sie steigert die Employee Happiness, die Mitarbeitererfahrung sowie die Zufriedenheit und die Produktivität der Beschäftigten.

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Zieht Talente an und bindet sie ans Unternehmen

Da flexibles Arbeiten eine wichtige Erwartung der Arbeitnehmenden ist, spielt es natürlich eine entscheidende Rolle für die Bindung eurer Arbeitskräfte und die Gewinnung von Talenten. Nehmen wir an, ihr sucht einen neuen Marketingleiter. Ihr bietet eine angemessene Vergütung und andere Vorteile, aber die Person muss jeden Tag von 9 bis 18 Uhr vor Ort sein. Wenn einer eurer Konkurrenten die gleiche Stelle mit ähnlichen Vorteilen anbietet, aber flexibles Arbeiten zulässt, entgehen euch wahrscheinlich Rekrutierungschancen. Dieses Beispiel gilt auch, wenn es um die Bindung von Talenten geht. 

Verringert den CO2-Fußabdruck

Sowohl zu Hause als auch am Arbeitsplatz ist es für uns alle wichtig, nachhaltiger zu sein und unseren CO2-Fußabdruck zu minimieren. Indem sie flexibler arbeiten, können Unternehmen und Beschäftigte ihre CO2-Belastung verringern. Wenn sie zu Hause bleiben oder zu Fuß zu einem Coworking Space in ihrer Nachbarschaft gehen, müssen die Beschäftigten nicht so oft das Auto oder andere umweltschädliche Verkehrsmittel benutzen. Die Einführung einer BYOD-Richtlinie (Bring Our Own Device) trägt ebenfalls zu mehr Nachhaltigkeit bei, da sie den Bedarf an Geräten und damit die Beschaffung von Rohstoffen verringert.

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Nachteile flexibler Arbeitsregelungen

Wirkt sich auf die Unternehmenskultur aus

An verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten zu arbeiten, erschwert die Aufrechterhaltung einer starken Unternehmenskultur. Dies ist einer der Nachteile, mit denen Unternehmen häufig konfrontiert werden, wenn sie zu flexibleren Arbeitsmethoden übergehen. Es ist schwierig, ein Gefühl der Zugehörigkeit und Verbundenheit aufrechtzuerhalten, wenn sich Mitarbeitende nicht täglich oder manchmal wöchentlich sehen. Da sich die flexible Arbeit jedoch durchgesetzt hat, finden Unternehmen neue Wege, um die Kultur zu fördern. 

Macht es schwieriger zu bemerken, wenn Mitarbeitende Probleme haben

Gefühle von Einsamkeit und Isolation können eine negative Folge davon sein, dass ihr euren Mitarbeitenden mehr Flexibilität gebt. Wenn Mitarbeitende vermehrt allein zu Hause arbeiten, neigen sie dazu, sich vom Arbeitsplatz, ihren Kolleg:innen und letztlich auch von ihrer Arbeit zu distanzieren. Darüber hinaus ist es aus der Sicht einer Führungskraft schwieriger, Symptome von Burnout oder Problemen zu erkennen, wenn das Team hybrid arbeitet, anstatt wenn es sich persönlich und täglich trifft.

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Löst Mikromanagement-Praktiken aus

Bei Manager:innen, denen es schwer fällt, ihren Teammitgliedern zu vertrauen, kann flexible Arbeit einen mikromanagenden Führungsstil fördern. Die psychologischen Auswirkungen des Mikromanagements haben negative Folgen, die im Gegensatz zu dem stehen, was ihr euch wünscht, wenn ihr flexibler mit euren Mitarbeitenden umgeht. Es entsteht ein toxisches Arbeitsumfeld, in dem sich Mitarbeitende nicht wertgeschätzt fühlen, unglücklich und unzufrieden mit ihrer Arbeit sind. Schaut euch unsere Checkliste für toxische Arbeitsbedingungen an, um mehr über dieses Thema zu erfahren und sicherzustellen, dass ihr eine positive und gedeihliche Atmosphäre fördert!

Erhöht das Risiko der Cybersicherheit

Wenn ihr eure Mitarbeitenden von verschiedenen Standorten und mit unterschiedlichen Geräten arbeiten lasst, erhöht sich euer Cyber-Risiko. Wenn ihr beispielsweise an einem dritten Arbeitsplatz mit öffentlichem WLAN arbeitet, sind Datenschutz und Sicherheitsprotokolle gefährdet. 

Unternehmen müssen sich dessen bewusst sein und IT-Teams die Ressourcen zur Verfügung stellen, die sie zur Stärkung der Cybersicherheit benötigen. Das Cyber-Risikomanagement und die Risikominderungsstrategie müssen neu definiert werden, um dieser neuen Arbeitsweise gerecht zu werden, ohne wichtige und vertrauliche Daten zu gefährden. 

Passt nicht für alle Positionen

Bestimmte Arbeitsplätze erfordern eine spezielle Ausstattung oder eine persönliche Zusammenarbeit. Das macht die Einführung flexibler Arbeitsregelungen schwieriger. Wir haben diesen Artikel jedoch mit einer Auflistung der wichtigsten flexiblen Arbeitsregelungen begonnen. Wir haben auch darauf hingewiesen, dass ihr je nach Belegschaft und Branche eure eigenen Regeln aufstellen könnt. Möglicherweise könnt ihr nicht allen euren Mitarbeitenden Remote-Arbeit erlauben, aber es ist wichtig, eine Alternative für diejenigen zu finden, die jeden Tag vor Ort gebraucht werden.

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Tipps, um mehr Vorteile und weniger Nachteile der flexiblen Arbeit zu genießen

Bittet eure flexiblen Arbeitskräfte regelmäßig um Feedback

Der Hauptzweck flexibler Arbeitsregelungen besteht darin, die Erfahrung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu verbessern. Eine Steigerung der Produktivität und des Wachstums wird kaum möglich sein, wenn eure Mitarbeitenden unglücklich und unzufrieden sind. Vermeidet es, ein flexibles Arbeitsmodell einzuführen, weil ihr "denkt", dass es das ist, was sie brauchen. Bittet euer Team stattdessen um Feedback. Das hilft euch:

• Die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden zu stärken;
• Einen mitarbeiterzentrierten Ansatz zu fördern;
• Die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden zu verstehen;
• Bereiche mit Verbesserungsbedarf aufzudecken;
• die Erfahrung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu verbessern.

Schafft eine flexible Arbeitsrichtlinie

Wie wir in unserem Artikel über die Idee, eine Vorlage für Teamerwartungen zur Verfügung zu stellen, besprochen haben, wollen und brauchen die Beschäftigten klare Regelungen. Dazu gehört auch, dass ihr eine Richtlinie für flexibles Arbeiten aufstellt und eurem Team mitteilt, was bei der Zeitplanung erlaubt ist und was nicht. Klare Regeln helfen Manager:innen dabei:

• Alle auf den gleichen Stand zu bringen;
• Vetternwirtschaft und missbräuchliche Praktiken zu vermeiden;
• Ein faires und gleichberechtigtes Arbeitsumfeld für alle zu fördern.

Entwickelt eine starke und positive Unternehmenskultur

Der Aufbau einer starken Unternehmenskultur ist bereits in einem traditionellen Arbeitsmodell von grundlegender Bedeutung. Aber wie kann man das Verschwinden der Unternehmenskultur in einem flexiblen Arbeitsumfeld überwinden? Man muss sich besonders anstrengend und auf diesen Aspekt konzentrieren, wenn Mitarbeitende nach unterschiedlichen Wochenplänen und an verschiedenen Orten arbeiten. Zum Beispiel könntet ihr ausprobieren:

• Einige Tage vor Ort zu bleiben;
• Unternehmensveranstaltungen zu organisieren;
• Nach Teambuilding-Ideen zu suchen (online und persönlich);
• Verbundenheit am Arbeitsplatz zu verbessern.

Überprüft eure Arbeitsplatzanalyse und gestaltet eure Büroraum neu

Mit der Entwicklung flexibler Arbeitsmethoden nutzen Mitarbeitende das Büro anders. Erstens wird es zu einem Ort, an dem sich die Arbeitnehmenden wieder treffen, an dem soziale Interaktionen stattfinden und an dem das Team zusammenwächst. Das verändert die gesamte Dynamik des Arbeitsplatzes. Es wirkt sich auch auf die Art und Weise aus, wie Mitarbeitende vor Ort arbeiten. Anstatt an einzelnen Aufgaben zu arbeiten, konzentrieren sie sich heutzutage eher auf Gruppenprojekte, da sie wissen, dass sie mit ihren Kolleg:innen persönlich zusammenarbeiten können. Mithilfe von Arbeitsplatzanalysen könnt ihr diese Aspekte besser verstehen und die Büroflächen entsprechend umgestalten. Das könnte zum Beispiel bedeuten:

• Die Büronutzung zu optimieren;
• Verfügbare Arbeitsplatzoptionen (für mehr Zusammenarbeit) zu überdenken;
• Die Bürofläche zu verkleinern.

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Investiert in die richtige Technologie

Flexibles Arbeiten sollte die Zusammenarbeit und Kommunikation nicht beeinträchtigen. Ihr könnt dennoch nicht erwarten, dass ihr das gleiche Maß an Nahtlosigkeit beibehaltet, ohne eure Kommunikationsstrategie zu überdenken. Für die virtuelle Kommunikation müssen Unternehmen in die richtige Technologie investieren, damit ihr Team unabhängig von Zeit und Ort erfolgreich arbeiten kann. Denkt daran, dass jeder Mensch anders arbeitet. Während die einen mit Slack gut zurechtkommen, schicken andere lieber WhatsApp-Nachrichten an ihre Kolleg:innen. Aber Kommunikationswerkzeuge sind nicht die einzige Technologie, die ihr braucht. Das müsst ihr unter anderem beachten:

• Eure Cybersicherheitsausstattung aufzurüsten, um eure Daten zu schützen und zu sichern;
• Cloud-basierte Lösungen und File-Sharing-Lösungen anzubieten;
• In eine geeignete Projekt-Management-Software zu investieren;
• Euren Arbeitsplatz mit intelligenten Technologies auszurüsten.

Verbessert die Verwaltung eurer Büroräume mit unserer Arbeitsplatzbuchungssoftware

Für Manager:innen und Teammitglieder ist es von entscheidender Bedeutung, den Überblick darüber zu behalten, wer, wann, wo arbeitet. Ein flexibles Arbeitsmodell erfordert eine nahtlose Organisation. Obwohl ihr vielleicht nicht mehr so viel Bürofläche benötigt, müssen eure Mitarbeitenden dennoch Zugriff zu den Arbeitsplätzen haben, die sie benötigen, wenn sie vor Ort sind. Das Sammeln von Arbeitsplatzanalysen ist essentiell für die Optimierung der Mitarbeitererfahrung und die Verbesserung eurer flexiblen Arbeitsumgebung. Die Investition in eine Desk Sharing und Desk Booking Software wie deskbird hilft euch, all diese Aspekte und mehr abzudecken, da sie:

• Klare Vorstellung davon gibt, wer, wann und wo arbeitet;
• Die Zusammenarbeit und Effizienz fördert;
• Es den Teammitgliedern ermöglicht, ihren Wochenplan selbständig und mit nur wenigen Klicks zu verwalten;
• Unternehmen relevante Einblicke in die Büronutzung bietet, die sie bei der Stärkung ihrer Strategie unterstützen;
• Terminkonflikte reduziert.

Sie kennen jetzt die wichtigsten Erkenntnisse über flexible Arbeitsregelungen! Unabhängig davon, ob ihr euch bereits für hybride Arbeitsformen entschieden oder andere Arten flexibler Arbeitsregelungen eingeführt habt, besteht kein Zweifel daran, dass die Zukunft der Arbeit flexibel ist.

Sie hat die Arbeitswelt erschüttert und die Unternehmen gezwungen, sich anzupassen, um attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben. Flexibles Arbeiten ist definitiv ein Vorteil, auf den Arbeitnehmende nicht verzichten wollen, insbesondere Millennials und die Generation Z.

Jetzt habt ihr alles zusammen, was ihr braucht, um die Vorteile der flexiblen Arbeit zu nutzen! Aber vergesst nicht, dass es einige Veränderungen und Anstrengungen erfordert. Da es sich bei diesem Arbeitsmodell um eine moderne Form des Arbeitens handelt, sind auch effiziente Technologien und Tools erforderlich, damit es funktioniert. Bucht euch eine kostenlose Demo der deskbird-App, um mehr über unsere Desk-Booking-Plattform und all die anderen Funktionen zu erfahren, die sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende unterstützen!