Verteilte Teams: Flexibilität in vollen Zügen genießen

Während einige dachte, die Mobilarbeit habe nach der Pandemie keine Chance mehr, hat die aktuelle Realität sie eines Besseren belehrt. Weltweit begrüßen Unternehmen und Arbeitnehmende die Vorteile der Hybridarbeit: die perfekte Mischung aus Home-Office und Arbeiten im Büro. Die größere Flexibilität eröffnet einigen Unternehmen, die diese neue Arbeitsform noch weiter ausbauen, neue Möglichkeiten. Einige erlauben ihren Mitarbeitenden, das Konzept der Gleitzeit zu nutzen, während andere verteilte Teams bilden. Dieser Strukturwandel bietet sowohl aus der Sicht des Arbeitgebenden als auch aus der Sicht des Arbeitnehmenden zahlreiche Vorteile. Verteiltes Arbeiten hebt die flexible Arbeitsgestaltung auf eine ganz neue Ebene, da es keine räumlichen und zeitlichen Beschränkungen mehr gibt. Wie sieht ein vollständig verteiltes Unternehmen aus? Was sind die Vor- und Nachteile dieses Arbeitsmodells? Welches sind die wichtigsten Instrumente für eine verteilte Belegschaft? In diesem Artikel erfahrt ihr mehr über die höchste Form der Flexibilität am Arbeitsplatz.

Was macht ein verteiltes Team aus?

Definition eines verteilten Teams

Ein verteiltes Team ist eine Gruppe von Mitarbeitenden, die an verschiedenen Orten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Ihre Arbeitsbedingungen sind weder geografisch noch zeitlich begrenzt. Dieses Konzept basiert auf der Nutzung von Arbeitsflexibilität, um globale Talente zu gewinnen und die Erwartungen der Mitarbeitenden zu erfüllen. Die Pandemie hat den Unternehmen bewiesen, dass die Produktivität nicht abnimmt, nur weil die Mitarbeitenden remote arbeiten. Ganz im Gegenteil. Aus diesem Grund haben viele Unternehmen die verteilte Arbeit als Modell für ihr Unternehmen übernommen.

Beispiel für ein verteiltes Team

Braucht ihr Hilfe, um euch die Zusammensetzung eines verteilten Teams vorzustellen? Hier ist ein einfaches Beispiel für diesen Ansatz:

• Arthur ist Head of Content und arbeitet von seinem Wohnort im Vereinigten Königreich aus.
• Monica ist eine Junior Content Marketing Managerin, die normalerweise in verschiedenen Coworkingspaces rund um die Welt arbeitet.
• Matthew ist Datenspezialist und arbeitet hauptsächlich von seinem Wohnort in Südafrika aus.
• Safa ist Sales Managerin, die gerne in den besten Cafés Mexikos arbeitet und sich dort produktiver fühlt.

Verteiltes vs. Remote Team

Der Unterschied zwischen einem verteilten und einem remote Team liegt im strukturellen Ansatz dieser beiden Arbeitsmodelle. Die Mobilarbeit fördert die "Arbeit von überall". Die verteilte Arbeit geht weiter, da sie Teil des Organisationskonzepts des Unternehmens ist, und manchmal haben verteilte Unternehmen nicht einmal ein Büro. Es handelt sich nicht nur um einen Standortaspekt, sondern um eine ganze Arbeitsweise, die auf zwei Grundpfeilern beruht: Flexibilität und Zusammenarbeit. Die gesamte Geschäftsstrategie beruht auf der Idee, dass jeder von überall und zu jeder Zeit arbeitet. Daher sind die Arbeitsweise, die zur Verfügung gestellten Werkzeuge und die Unternehmenskultur alle auf diese Idee ausgerichtet. 

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Was sind die Vor- und Nachteile der verteilten Arbeit?

Die Vorteile dieses Arbeitsmodells

Talente weltweit anziehen

Die Möglichkeit, von überall aus arbeiten zu können, ist eines der wichtigsten Kriterien für die jüngere Generation von Arbeitnehmenden (76% der Millennials geben an, dass Flexibilität wertvoller ist als ein hohes Gehalt). Ihnen eine große Freiheit im Berufsleben zu bieten, ist ein wichtiger Pluspunkt für die Personalbeschaffung. Sie können sich nicht nur bei Unternehmen bewerben, die überall auf der Welt ansässig sind, sondern müssen sich auch keine Gedanken über die Zeitverschiebung machen, da bei verteilter Arbeit der Standort der Mitarbeitenden berücksichtigt wird.

Mehr Vielfalt am Arbeitsplatz

Ein flexibles Arbeitsmodell ermöglicht es Unternehmen, Menschen unterschiedlicher Herkunft und mit unterschiedlichem Hintergrund einzustellen. Das ist ein großer Vorteil, denn es fördert die Vielfalt und bringt die besten Talente zusammen. Ihr könnt ein Team mit den unterschiedlichsten Fähigkeiten und Erfahrungen zusammenstellen. Indem sie ihr Wissen bündeln und zusammenarbeiten, sind verteilte Teams kreativer, effizienter und produktiver. Ist es nicht der Traum eines jeden Unternehmens, eine Gruppe von Gleichgesinnten zu haben, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten?

Die Bedürfnisse einer modernen Belegschaft berücksichtigen

Drei wichtige Aspekte spielen eine große Rolle für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und den Erfolg einer Organisation: Vertrauen, Freiheit und Zielsetzung. Verteilte Arbeit umfasst alle drei Aspekte. Wenn Unternehmen ihr Arbeitsmodell auf der Grundlage von Arbeitsflexibilität aufbauen, haben sie keine andere Wahl, als ihren Teammitgliedern zu vertrauen. Die Mitarbeitenden haben die Freiheit, zu arbeiten, wo und wann sie wollen und sie können für ein Unternehmen arbeiten, das ihnen einen Sinn gibt, ohne geografisch eingeschränkt zu sein. Außerdem fördert dies die Work-Life-Balanceund die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Minimierung der Unternehmenskosten

Der Kerngedanke bei der Entscheidung für ein vollständig verteiltes Arbeitsmodell besteht darin, kein Büro zu haben, was eine große Kostenersparnis bedeutet. Auch wenn ihr euren Mitarbeitenden einen Büroraum zur Verfügung stellen möchtet, wäre dieser kleiner als ein typischer Arbeitsplatz, da die Mitarbeitenden zu unterschiedlichen Zeiten vor Ort sind. Ihr könnt die Kosten für euer Unternehmen minimieren, indem ihr einen Arbeitsplatz einrichtet, der euren Bedürfnissen entspricht. Oftmals verwenden verteilte Teams ihre eigenen Geräte für die Arbeit. Eine BYOD-Richtlinie für die Arbeit im Büro kann euch ebenfalls helfen, eure Kosten zu senken.

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Die Nachteile von verteilter Arbeit

Sicherheit

Wenn Mitarbeitende aus der ganzen Welt mit verschiedenen Geräten arbeiten, erhöht sich das Risiko von Datenlecks. Die Aufrechterhaltung eines hohen Sicherheitsniveaus ist eines der Hauptprobleme, das verteilte Teams bewältigen müssen. Glücklicherweise führt die Zunahme flexibler Arbeitspraktiken zu einer wachsenden Zahl neuer Ressourcen, die Unternehmen dabei helfen, ihre Daten vor Cyberangriffen zu schützen. 

Team Management

Die Arbeit in verschiedenen Zeitzonen kann für Unternehmen zwar von Vorteil sein, da sie ihren Kund:innen eine größere Bandbreite an Erreichbarkeit bieten, sie kann aber auch einige Probleme mit sich bringen. Das Management eines verteilten Teams erfordert ein hohes Maß an Organisation und hervorragender Kommunikation. Das ständige Einholen von Feedback, die Verbesserung von Prozessen und der Führungsansatz sind entscheidend. 

Workplace Connection

Die besten Talente der Welt zu haben, ist keine Garantie für Erfolg. Ihr solltet sicherstellen, dass sie sich mit dem Unternehmen, den Unternehmenswerten, den Aufgaben und den Kolleg:innen verbunden fühlen. Die Verbundenheit zum Arbeitsplatz ist leichter, wenn die Mitarbeitenden ins Büro kommen und sich Kolleg:innen regelmäßig (persönlich) sehen. Verteiltes Arbeiten bedeutet, dass Unternehmen sich stärker um diesen wichtigen Aspekt bemühen müssen.

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Welches sind die gebräuchlichsten Werkzeuge in einer verteilten Arbeitsumgebung?

Software für Projektmanagement

Wenn man jeden Tag im selben Büro arbeitet, ist es leicht, am Schreibtisch von Kolleg:innen vorbeizuschauen und nach Informationen über ein laufendes Projekt zu fragen. Bei einem verteilten Team wird dies natürlich kaum möglich sein. Erstens, weil sie physisch an verschiedenen Orten arbeiten. Zweitens: Während Safa nachmittags in Mexiko arbeitet, ist es für Matthew in Südafrika beispielsweise Nacht. Was ist also die Lösung? Online-Kollaborationslösungen wie Projektmanagementsoftware gehören zu den wichtigsten Arbeitsplatztechnologien für flexible Belegschaften. Sie helfen den Mitarbeitenden, alles zu zentralisieren, was sie für eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit benötigen.

Digitale Kommunikationsmittel

Bei diesem Maß an Flexibilität müsst ihr sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, wissen, was zu tun ist, und Informationen problemlos mit dem Rest des Teams austauschen können. Daher sind digitale Kommunikationsmittel wie Zoom oder Slack in diesem Arbeitsmodell vorherrschend. Wenn ihr eine effiziente Kommunikation fördern wollt, empfehlen wir euch, gemeinsam mit euren Mitarbeitenden nach dem richtigen Tool zu suchen. Schließlich sind sie diejenigen, die das Tool am meisten nutzen werden, daher ist der wichtigste Aspekt, dass es ihren Bedürfnissen entspricht.

Werkzeuge für eine flexible Arbeitsumgebung

Auch wenn verteilte Teams normalerweise kein Büro haben, in dem sie sich treffen können, bieten einige Unternehmen diese Möglichkeit an. Wenn ihr zu diesen Unternehmen gehört, solltet ihr dafür sorgen, dass jede Person einen Platz zum Arbeiten hat, wenn sie ins Büro kommt. Tools für eine flexible Arbeitsumgebung, wie z. B. eine Software zur Buchung von Arbeitsplätzen, helfen euch bei der Verwaltung des Arbeitsbereichs. Ihr und eure Mitarbeitenden wissen, wer wann vor Ort ist. Außerdem können sie damit alles buchen, was sie brauchen (einen eigenen Schreibtisch, einen Meetingraum, einen Parkplatz usw.). Die Möglichkeit, sich persönlich zu treffen, fördert auch die Zusammenarbeit und die Verbundenheit zum Arbeitsplatz.

Könnte die Zusammenarbeit mit verteilten Teams für euer Unternehmen funktionieren? Wie flexibel seid ihr in Bezug auf die Arbeitszeiten eurer Mitarbeitenden? Ganz gleich, ob ihr dezentral arbeiten wollt oder ein hybrides Arbeitsmodell bevorzugt, unser Schreibtischbuchungstool ist da, um euch und eure Belegschaft zu unterstützen. 

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