Vernetzte Arbeitsplätze maximieren die Produktivität: Mitarbeitende arbeiten jederzeit und überall 

Wie kommuniziert ihr mit eurem hybriden Team? Haben eure mobilen Mitarbeitenden Zugang zu denselben Informationen wie vor Ort? Wie nutzt ihr die Technologie, um die Herausforderungen des hybriden Arbeitens zu meistern?

Die Schaffung eines vernetzten Arbeitsplatzes hilft euch, die Trends der Zukunft der Arbeit und die Vorteile der Digitalisierung für euer Unternehmen zu nutzen. Von der Sicherheit über die Raumoptimierung bis hin zu Tools für die Zusammenarbeit könnt ihr ein effizientes Netzwerk an Systemen entwickeln, um eure Arbeitsweise zu verbessern. Die zunehmende Flexibilität zwingt Unternehmen dazu, ihr Arbeitsmodell zu ändern, um Mitarbeitenden ein besseres Erlebnis, einen nahtlosen Arbeitsablauf und einen besseren Datenschutz zu ermöglichen. In diesem Artikel erfahrt ihr, was ihr zu diesem Thema wissen müsst, und wir teilen Beispiele für digitale Lösungen, die hybrides Arbeiten ermöglichen, mit euch.

Was ist ein vernetzter Arbeitsplatz?

Ein vernetzter Arbeitsplatz ist ein Unternehmensumfeld, in dem Technologie eingesetzt wird, um ein reibungsloses und effizientes Arbeitsmodell zu schaffen, das den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeitenden entspricht. Es handelt sich um eine Kombination von Systemen und Werkzeugen, die alle miteinander verbunden sind.

Seit einigen Jahren hilft die Arbeitsplatztechnologie Managern, die Produktivität ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen, indem sie sich auf zwei Schlüsselaspekte konzentriert: den technischen Teil und den menschlichen Einfluss. Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung machen Prozesse einfacher, schneller und sicherer. Indem ihr diese Aufgaben von Maschinen übernehmen lasst, verschafft ihr euren Mitarbeitenden mehr Zeit für die Arbeit an wichtigen Projekten. Außerdem schafft ihr ein virtuelles Netzwerk, das die Interaktion und Zusammenarbeit fördert. 

Da immer mehr Menschen von zu Hause aus oder an einem dritten Arbeitsplatz arbeiten, müssen Unternehmen einen Weg finden, diese neue Arbeitsweise zu verbessern. Arbeitgebende müssen ein Arbeitsumfeld entwickeln, das es Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Arbeit unabhängig von ihrem Standort bestmöglich zu erledigen. Sie müssen die Barrieren der hybriden Arbeit mit Lösungen wie diesen überwinden:

• eine effiziente Online-Kommunikationsstrategie;
• ein sicheres und geschütztes Datensicherungssystem;
• einen optimierten hybriden Raumplan;
• ein Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeitende im Vordergrund stehen;
• etc.

All dies kann mithilfe von Technologie am Arbeitsplatz umgesetzt werden. Später werden wir euch einige Beispiele für moderne Tools vorschlagen, die euch dabei helfen können. Doch zunächst möchtet ihr vielleicht wissen, warum diese digitale Transformation so wichtig ist. Warum sollte man nicht das Arbeitsmodell von vor der Pandemie beibehalten? Weil das nicht der Fall ist. Flexibles Arbeiten ist das neue Normal, und dazu gehört auch mehr Technologie, um erfolgreich zu sein.

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Warum ist die Digitalisierung in Unternehmen wichtig?

Erleichterung von Prozessen

Der Hauptgrund, warum Digitalisierung in Unternehmen wichtig ist, liegt darin, dass sie Prozesse vereinfacht und somit die Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität verbessert. Seht euch zum Beispiel die Vorteile einer App zur Schreibtischbuchung an. Sie vereinfacht nicht nur den Prozess der Wochenplanung und Schreibtischbuchung, sondern ermöglicht es Managern auch, den Büroraum zu optimieren und besser zu nutzen. Außerdem können eure Mitarbeitenden mit wenigen Klicks ihre Arbeitswoche je nach Bedarf (Krankheitstage, ungeplante Arbeitstreffen, Probleme mit öffentlichen Verkehrsmitteln usw.) schnell umgestalten. Dies führt uns zu den Vorteilen eines vernetzten Arbeitsplatzes.

Verbesserung der Mitarbeitererfahrung

Der größte Vorteil, der durch die Verknüpfung all eurer Systeme und Tools entsteht, ist, dass ihr mögliche Nachteile von flexibler Arbeit vermeiden könnt. Manche dieser Nachteile sind:  

• schlechte Kommunikation;
• weniger Zusammenarbeit;
• mehr Ausgrenzung;
• Verlust der Organisationskultur.

Die Arbeit von zu Hause aus hat nachweislich viele Vorteile. Lest unseren Artikel über die Vorteile der Hybridarbeit, um mehr darüber zu erfahren. Es können jedoch auch die oben genannten Probleme auftreten, und es ist wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu entschärfen. Remote-Mitarbeitende können sich manchmal vom Rest des Teams, das vor Ort arbeitet, abgekoppelt fühlen. Wenn alle weltweit von verschiedenen Standorten aus arbeiten, müsst ihr einen Weg finden, eine positive Arbeitsplatzkultur aufzubauen, auch wenn dies nur virtuell geschieht. Indem ihr euren Arbeitsplatz vernetzt, vernetzt ihr automatisch auch eure Mitarbeitenden wieder.

Verstärkt eure Sicherheit

Wenn all eure Geräte miteinander vernetzt sind, trägt dies erheblich zur Sicherheit bei. Der Einsatz eines Personalmanagementsystems, das mit euren verschiedenen digitalen Tools integriert ist, vereinfacht und optimiert beispielsweise den Datenschutz. Die Verknüpfung verschiedener Plattformen macht es einfacher, den Zugang zu bestimmten privaten Unternehmensdaten zu genehmigen oder zu verbieten. Ein weiteres Beispiel ist der Vorteil eure Sicherheitssystems mit euren anderen Geräten zu verbinden. Dank KI und Automatisierung können sich diese Geräte im Notfall (Brand im Gebäude, Data Leak usw.) gegenseitig "alarmieren" und euch dann über das Problem informieren.‍

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Welche sind die nützlichsten Technologien für die flexible Arbeit?

Wie wir bereits sagten, ist die Notwendigkeit eines vernetzten Arbeitsplatzes seit COVID-19 und der rasanten Entwicklung flexibler Arbeitsmethoden gestiegen. Welches sind also die effektivsten Tools für ein hybrides Unternehmen? Zunächst ist es wichtig zu bedenken, dass jedes Unternehmen andere Bedürfnisse hat. Die Erwartungen eurer Mitarbeitenden können sich von denen eures Konkurrenten oder von denen eures früheren Büros unterscheiden. 

Ein Unternehmen mit einer Mehrgenerationenbelegschaft benötigt nicht dieselbe Ausstattung wie ein Startup, das nur aus Mitarbeitenden der Generation Z besteht. Es gibt jedoch einige gemeinsame Aspekte, die für den Erfolg eurer Teammitglieder wichtig sind. Der wichtigste ist ein mitarbeiterorientierter Ansatz, der eure Mitarbeitenden mit digitalen Lösungen versorgt, die ihnen bei ihrer Arbeit helfen. Eure Grundausstattung an flexiblen Arbeitsmitteln sollte Folgendes umfassen: 

• Virtuelle Kommunikations-Tools: Zoom, Slack, Google Meet, MS Teams, usw.;
• Tools zur digitalen Zusammenarbeit: Trello, Notion, Asana, Google Drive, usw.;
• hybride Veranstaltungsplattformen: Cvent, vFairs, SpotMe, Hopin, usw.;
• Schreibtischbuchungssoftware: deskbird, natürlich!

Vor allem aber sind Integrationen entscheidend für die Schaffung eines vernetzten Arbeitsplatzes. Wir empfehlen eine Ressource, die in all eure digitalen Materialien integriert werden kann: So müssen eure Mitarbeitenden nicht von einem Tool zum anderen wechseln, und all eure Geräte bleiben integriert.

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Die Digitalisierung im Büro ist nicht nur wichtig für die Entwicklung eures Unternehmens, sondern auch für die Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden. Und wir alle wissen, dass Erfolg schwieriger zu erreichen ist, wenn Mitarbeitende unzufrieden sind. Wir hoffen, dass euch dieser Artikel eine klare Vorstellung davon vermittelt, wie ein "vernetzter Arbeitsplatz" definiert ist und warum er so wichtig ist. Um Unternehmen und Mitarbeitende bei der Flexibilisierung der Arbeit zu unterstützen, haben wir ein Workspace Booking System entwickelt, das ihr mit euren anderen digitalen Lösungen integrieren könnt. Möchtet ihr erfahren, wie es funktioniert und welche coolen Features es enthält?

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