Facility Management: Warum ist der Einsatz von Technologie so wichtig?

Entspricht die Gestaltung eures Büros den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden? Wie könnt ihr die Kosten des Unternehmens senken und gleichzeitig eine sichere und angenehme Arbeitsumgebung schaffen? Auf welche technischen Lösungen könnt ihr euch verlassen, um das Facility Management (FM) zu verbessern? In einer Welt, die sich ständig verändert, müsst ihr die neuesten Arbeitstrends kennen und die Technologie nutzen, um die Erfahrungen der Mitarbeitenden zu unterstützen und zu verbessern. Wie kann Technologie am Arbeitsplatz eurem Unternehmen helfen, ordnungsgemäß zu funktionieren, Kosten zu senken, Einrichtungen zu warten und Mitarbeitende zu unterstützen? Digitale Tools ermöglichen eine höhere Produktivität und sind ein wichtiger Bestandteil der Arbeitsplatzgestaltung. Findet heraus wie Künstliche Intelligenz (KI), Automatisierung und andere Technologien zu einem echten Gewinn für effiziente, sichere und gut gewartete Büroräume werden. 

Sammelt relevante Daten für ein besseres Facility Management

Die Rolle eines Facility Managers

Facility Manager sind für ein Unternehmen unerlässlich, um die Sicherheit aufrechtzuerhalten, Prozesse zu vereinfachen, Menschen zu unterstützen, reibungslose Abläufe zu gewährleisten, Kosten zu senken und ein positives Arbeitsplatzerlebnis zu bewahren. Dies setzt natürlich voraus, dass man das aktuelle Geschehen im Büro kennt, beobachtet und analysiert, um entsprechende Lösungen zu finden. Aber wie ist es möglich, überall zu sein und gleichzeitig an mehreren Aufträgen zu arbeiten? Viele Aspekte müssen behandelt und beachtet werden. Haben die Teams zum Beispiel Zugang zu der erforderlichen Ausrüstung? Können hybride Mitarbeitende problemlos einen Schreibtisch buchen, wenn sie ins Büro kommen? Wie ist die allgemeine Erfahrung der Belegschaft? Viele Informationen müssen berücksichtigt und analysiert werden, um ein effizientes Facility Management zu gewährleisten.

Zentralisierung der Daten

Glücklicherweise wird die Technologie zu einer wichtigen Unterstützung für die Admins von Gebäuden. Sie kann auch relevante Daten über alle Vorgänge am Arbeitsplatz liefern. Sind eure Mitarbeitenden mit den Arbeitsplätzen zufrieden? Ziehen sie es vor, einen Tisch in gemeinschaftlichen Arbeitsbereichen oder einzelne Schreibtische zu buchen? Wann ist die Wartung der Aufzüge fällig? Ein zentralisiertes Datensystem kann Antworten auf all diese Fragen liefern. Auch andere Technologien sind für eine reibungslose und effiziente Arbeitsumgebung unerlässlich. Eine Schreibtischbuchungssoftware hilft euch zum Beispiel zu analysieren, welcher Arbeitsplatz von euren Mitarbeitenden am meisten genutzt wird. Eine Software zur Gerätewartung informiert euch darüber, wann der nächste Check-up für alle technischen Geräte fällig ist.

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Erfahrungen der Mitarbeitenden

All diese Daten sind nicht nur sehr wichtig für die Aufrechterhaltung der Sicherheit vor Ort, sondern auch für die Verbesserung der gesamten Mitarbeitererfahrung im Büro. Die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden können sich ändern und ein Arbeitssystem, das jahrelang erfolgreich war, entspricht möglicherweise nicht mehr ihren Anforderungen. So hat beispielsweise die hybride Arbeitsweise unsere Arbeitsweise in den letzten Jahren völlig umgestaltet. Durch das Sammeln von Daten über hybride Arbeitspraktiken konnten die Unternehmen erkennen, dass die Mobilarbeit viele Vorteile hat. Das Sammeln und Analysieren von Statistiken ist eine wichtige Ressource für das Büroflächenmanagement und die Umsetzung positiver Veränderungen. 

Bürokosten senken

Immobilienkosten und Unternehmensrechnungen

Wie wir bereits erwähnt haben, könnt ihr dank digitaler Tools wie einer App zur Schreibtischbuchung oder einer Week Planning Software beobachten, wie eure Mitarbeitenden den Arbeitsbereich nutzen. Wenn eure Mitarbeitenden 50% der Zeit von zu Hause aus arbeiten, solltet ihr vielleicht die Größe eurer Bürofläche überprüfen. Das Gleiche gilt für euren Parkplatz. Wenn ihr nach der Analyse der Daten feststellt, dass die meisten eurer Mitarbeitenden öffentliche Verkehrsmittel benutzen, könnt ihr diese Kosten wahrscheinlich aus eurem Budget streichen. Ist euer Gebäude mit IoT-Sensoren ausgestattet? Diese sind auch eine smarte Lösung für das Facility Management, mit der ihr z.B. Immobilienkosten und Stromrechnungen senken könnt.

Automatisierung und künstliche Intelligenz

Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) werden in vielen Unternehmen immer wichtiger. Diese Technologien helfen uns, uns von unwichtigen Aufgaben zu befreien und so die Produktivität und Effektivität zu steigern. Außerdem verringern automatisierte Lösungen und KI-Systeme die Risiken menschlicher Fehler und verhindern, dass Zeit und Geld für deren Behebung verloren gehen! Darüber hinaus senkt ihr eure Kosten, indem ihr wiederholende Vorgänge mit geringem Wert automatisiert, darunter auch Aufgaben des Facility Managements. Eure Mitarbeitenden können ihre Energie und ihre Fähigkeiten endlich auf die Aufgaben konzentrieren, die für euer Unternehmen von Nutzen sind.

Mitarbeiterfluktuation

Kennt ihr das Durchschnittsalter eurer Belegschaft? Wie hoch ist eure Fluktuationsrate? Egal, ob ihr ein Startup oder ein Konzern seid, die Digitalisierung spielt eine große Rolle bei der Mitarbeiterbindung und der Gewinnung von Talenten. Daher ist der Einsatz einer Facility-Management-Software eine gute Möglichkeit, euren Teammitgliedern und potenziellen Bewerbern zu zeigen, dass ihr die Zukunft der Arbeit begrüßt. Bei einer durchschnittlichen jährlichen Personalfluktuation von 57% und durchschnittlichen Kosten in Höhe des 1,5- bis 2-fachen des Mitarbeitergehalts pro Mitarbeitenden ist die Verringerung der Personalfluktuation ein wichtiges Thema für Unternehmen. (Quelle: Die wahren Kosten der Mitarbeiterfluktuation von Kate Heinz, Builtin.) 

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Verbesserung der Mitarbeitererfahrung mit Arbeitsplatztechnologie

Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit

Als Facility Manager seid ihr sowohl für das Bürogebäude als auch für die Mitarbeitenden verantwortlich. Aus diesem Grund ist eine auf den Menschen ausgerichtete Kommunikationssoftware ebenfalls ein wichtiger Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt. Die Zahl der Online-Kommunikations- und Kollaborationstools steigt sprunghaft an, da hybrides Arbeiten für die meisten Unternehmen zur neuen Arbeitsweise geworden ist. Von Slack über Zoom bis hin zu kollektiven Whiteboards - ihr müsst die digitalen Lösungen finden, die den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden am besten entsprechen. 

Diese Software muss eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit fördern, wenn Mitarbeitende von zu Hause und vor Ort arbeiten. Eine Schreibtischbuchungssoftware mit einem Week Planning-System wie deskbird ist ein großartiges Beispiel für ein Koordinierungstool, das es Teams ermöglicht, sich an denselben Tagen im Büro zu treffen und den gewünschten Arbeitsplatz zu buchen. Die deskbird App lässt sich auch leicht in eure bestehenden Kommunikationsplattformen wie Slack und MS Teams integrieren, um euren Workflow zu verbessern.  

Apps für die Arbeitsplatzverwaltung

Wie verwaltet ihr eure Büroflächen? Haben eure Mitarbeitenden Zugriff zu verschiedenen Arten von Arbeitsplätzen (Einzelschreibtische, Besprechungsräume, Bereiche für die Zusammenarbeit, offene Bereiche usw.)? Sitzen sie irgendwo im Büro oder können sie ihren Lieblingsplatz buchen, um sich besser auf ihre Projekte zu konzentrieren? Arbeitsplatz-Management-Apps sind ideal, um den Mitarbeitenden eine digitale Lösung zu bieten, die ihnen hilft, ihre Zeit im Büro zu genießen und das Beste daraus zu machen. Mit wenigen Klicks können sie beispielsweise einen Besprechungsraum buchen, um mit ihrem Team an einem anstehenden Projekt zu arbeiten. Sie können auch den interaktiven Gebäudeplan überprüfen, bevor sie ankommen, um zu wissen, wo ihre Kolleg:innen sitzen, und sich so zu ihnen gesellen.

Aus der Sicht des Facility Managers ist der Einsatz von Software für die Verwaltung von Büroräumen ein sehr zuverlässiges Instrument. Sie verbessert die Erfahrung der Mitarbeitenden in vielerlei Hinsicht (Engagement, Produktivität, Work-Life-Balance, Wohlbefinden usw.) und fördert gleichzeitig einen sicheren und angenehmen Arbeitsbereich. Diese digitalen Lösungen unterstützen auch die Instandhaltung und Verbesserung des Büros im Allgemeinen. Durch das Sammeln von Daten und Rückmeldungen der Nutzer:innen kann der Facility Admin dem Unternehmen helfen, die richtigen Entscheidungen für seine Mitarbeitenden zu treffen. So kann zum Beispiel ein unbesetzter Raum in einen kühlen Bereich umgewandelt werden, in dem die Mitarbeitenden bei Bedarf abschalten und neue Energie tanken können.

Wie jede andere Abteilung ist auch das Facility Management heute in hohem Maße auf technische Lösungen angewiesen, um die Büroumgebung zu verbessern. Von IoT-Sensoren bis hin zu intelligenter Gebäudetechnik helfen Tools, die auf Automatisierung und KI basieren, Facility Managern bei ihrer täglichen Arbeit mit kompliziertem FM. Wie verwaltet ihr derzeit euren hybriden Arbeitsbereich? Möchtet ihr mehr über Hybrid Scheduling und die Buchung von Schreibtischen erfahren?

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