Wie könnt ihr die Leistung eurer Mitarbeitenden in 11 Schritten steigern?
17. Januar 2022
16. Juni 2023
Im Jahr 2019 beschloss Microsoft Japan, seinen Mitarbeitenden eine 4-Tage-Woche zu ermöglichen, ohne ihr Gehalt zu kürzen. Die Folgen dieser drastischen Initiative sprechen für sich selbst. Die Arbeitnehmenden wurden um 40% produktiver als zuvor. Was können wir daraus lernen? Es zeigt sicherlich, dass längere Arbeitszeiten nicht unbedingt dazu führen, dass mehr Arbeit erledigt wird. Zeit ist jedoch nicht der einzige Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, wenn es um die Verbesserung der Leistung eurer Mitarbeitenden geht. Ihr müsst alle Faktoren bewerten, die die Produktivität eurer Mitarbeitenden beeinflussen können. So können beispielsweise das Arbeitsumfeld, die organisatorischen Abläufe und die Qualität der Interaktionen zwischen den Mitarbeitenden die Effizienz tatsächlich beeinflussen. Was könnt ihr also tun, um mehr Produktivität zu erreichen? Wir von deskbird haben uns nicht nur zum Ziel gesetzt, die beste Software für hybrides Arbeiten zu entwickeln, sondern wir möchten euch auch dabei unterstützen, ein erfolgreiches, mitarbeiterorientiertes Unternehmen aufzubauen. Aus diesem Grund findet ihr hier einen vollständigen Leitfaden mit 11 wichtigen Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität.
Was ist Mitarbeiterproduktivität?
Vereinfacht gesagt, misst die Mitarbeiterproduktivität, wie viel Arbeit ein Mitarbeitender in einer bestimmten Zeitspanne leisten kann. Dennoch ist es wichtig, dieses Konzept etwas genauer zu betrachten, da es sowohl um den Input als auch um den Output der Mitarbeitenden geht. Es geht nicht nur um die Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wird, sondern auch um den Grad der Energie und des Engagements, den die Mitarbeitenden dafür aufbringen. Ziel ist es, ein gutes Produkt oder eine gute Dienstleistung zu liefern und, was am wichtigsten ist, einen Mehrwert zu schaffen.
Vor Jahrzehnten basierte die Produktivität am Arbeitsplatz auf der irreführenden Vorstellung, dass die Arbeitnehmenden länger arbeiten müssten, um produktiver zu sein; heute ist das anders. Wie die Initiative von Microsoft Japan bestätigt, geht es bei der Produktivität nicht nur um Zeit. Viele andere Faktoren spielen eine große Rolle bei der Steigerung der Effizienz, z. B. die Bereitstellung der richtigen Arbeitsplatztechnologie, die Sorge um das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, die Möglichkeit der Hybridarbeit und vieles mehr. Wir haben die 11 wichtigsten Themen zusammengestellt, die dazu beitragen können, die Produktivität eurer Mitarbeitenden zu verbessern.
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Wie lässt sich die Leistung der Mitarbeitenden in 11 Schritten verbessern?
1. Fokus auf Mitarbeiterzentrierung
Es ist nicht verwunderlich, dass große Unternehmen wie Google oder HubSpot immer mehr Initiativen für eine stärkere Mitarbeiterorientierung ergreifen. Eine der wichtigsten Veränderungen, die wir in der Arbeitswelt beobachten, ist die Einführung eines stärker mitarbeiterzentrierten Ansatzes. Die Belegschaft kann das Schicksal eines Unternehmens bestimmen, ob es erfolgreich ist oder nicht. Diese großen Organisationen haben dies eindeutig verstanden. Die Konzentration auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ist der erste Schritt zur Steigerung der Produktivität. Wenn die Menschen das Gefühl haben, dass man sich um sie kümmert, ihnen zuhört und sie anerkennt, sind sie natürlich engagierter, motivierter und damit produktiver.
2. Schaffung einer positiven Arbeitsplatzkultur
Da wir darüber sprechen, wie sich die Menschen bei der Arbeit fühlen, spielt auch die Kultur des Arbeitsplatzes eine große Rolle für die Art und Weise, wie Mitarbeitende arbeiten. Welche Art von Unternehmenskultur herrscht in eurem Unternehmen vor? Lasst ihr sie organisch wachsen oder arbeitet ihr ständig daran, sie zu verbessern? Dieser kulturelle Aspekt wirkt sich nicht nur auf euer Image, sondern auch auf die Erfahrungen und das Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden aus. Unternehmen mit einer negativen Arbeitsplatzkultur haben in der Regel eine höhere Fluktuation und ein geringeres Engagement derjenigen, die bleiben, zu verzeichnen. Der Aufbau einer positiven Arbeitsplatzkultur ist sehr wichtig, wenn ihr Talente anziehen und eure Mitarbeitenden zufrieden und motiviert halten wollt.
3. Macht Arbeitsflexibilität zu eurer Priorität
Jede:r Einzelne von uns hat unterschiedliche Persönlichkeiten und Arbeitsweisen. Manche Menschen brauchen zum Beispiel unbedingt das Umfeld ihrer Kolleg:innen, um motiviert zu sein, während andere lieber allein an einem ruhigen Ort bleiben, um etwas zu erledigen. Während manche Menschen ihre Aufgaben sofort nach dem Aufstehen in Angriff nehmen können, brauchen andere erst einmal einen Kaffee, um langsam in den Tag zu starten, und rocken dann später am Tag. Aus diesem Grund ist Flexibilität ein Muss, wenn ihr eine produktive Belegschaft aufbauen wollt. Dies lässt sich leicht durch die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells und von Gleitzeit erreichen. Niemand kennt eure Mitarbeitenden besser als sie selbst. Lasst sie ihren eigenen Zeitplan aufstellen und seht, wie ihr Leistungsniveau steigt!
4. Prioritäten smart setzen
Für Mitarbeitende ist es nicht immer einfach zu wissen, welche Aufgabe am wichtigsten ist und welche zuerst erledigt werden muss. Wenn es euren Teammitgliedern schwer fällt, Prioritäten zu setzen, müsst ihr ihnen helfen, dies zu lernen. Ihr könnt zum Beispiel versuchen, die Pareto-Regel, auch "80-20-Regel" genannt, anzuwenden. Das Konzept ist einfach: 20% eurer Handlungen führen zu 80% eurer Ergebnisse. Um diese Gleichung zu erreichen, müssen eure Mitarbeitenden jedoch wissen, wie man klug Prioritäten setzt. Vielleicht interessiert euch die Eisenhower-Matrix, eine sehr effektive Arbeitsmethode.
5. Vermeidet Multitasking und Ablenkungen
Obwohl wir es alle tun, fällt es uns manchmal gar nicht auf. Leider ist Multitasking völlig kontraproduktiv, auch wenn es uns das Gefühl gibt, effektiv zu sein. Unser Gehirn ist dafür gemacht, sich auf eine Aufgabe gleichzeitig zu konzentrieren, nicht auf zwei, drei oder mehr. Das Gleiche gilt für Ablenkungen. Vermeidet so viele Ablenkungen wie möglich, um zu verhindern, dass eure Teammitglieder mitten in der Arbeit aufhören. Eine Studie der University of California Irvine zeigt, dass man genau 23 Minuten und 15 Sekunden braucht, um sich wieder zu konzentrieren. Mit anderen Worten: Wenn eure Mitarbeitenden gerade einen wichtigen Bericht schreiben und ihr in deren Büro kommt, um eine Besprechung abzuhalten, brauchen sie so viel Zeit, um sich wieder auf ihre Aufgabe zu konzentrieren.
➡️ Wie beeinflussen die neuen Generationen die Unternehmenskultur? Findet es in unserem Artikel über den Einfluss der Generation Z am Arbeitsplatz heraus!
6. Belohnt eure Arbeitskräfte
Als Teil einer Kultur, in der der Mensch im Mittelpunkt steht, ist die Anerkennung und Wertschätzung der Mitarbeitenden für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Jede:r muss das Gefühl haben, dass seine Arbeit wahrgenommen und wertgeschätzt wird. Einerseits steigen Engagement und Motivation, wenn Arbeitgebende und Führungskräfte ihren Mitarbeitenden Wertschätzung entgegenbringen und sie belohnen. Andererseits ist mangelnde Belohnung einer der Gründe für die "Große Kündigung" und dafür, dass viele Arbeitnehmende ihren Arbeitsplatz aufgeben. Diejenigen, die ihren Arbeitsplatz nicht verlassen können, werden möglicherweise völlig unengagiert und erleben sogar ein Burnout. In jedem Fall ist dies ein Punkt, den eure Mitarbeitenden nicht erreichen sollten.
7. Minimierung des Mikromanagements
Vertrauen ist ein Schlüsselfaktor, wenn es darum geht, die Effizienz der Mitarbeitenden zu steigern. Wenn ihr euren Mitarbeitenden ständig im Nacken sitzt, bewirkt das genau das Gegenteil von Produktivität. Wenn ihr als Führungskraft eurem Team zeigt, dass ihr volles Vertrauen in ihre Fähigkeiten und ihre Arbeit habt, ist das ein hervorragender Weg, das Engagement zu steigern. Arbeitnehmende, die bei ihrer Arbeit mehr Freiheit und Flexibilität haben, sind in der Regel auch kreativer und ergreifen mehr Initiative. Wenn ihr ein hybrides Team leitet, könnte dies anfangs eine Herausforderung sein. Dennoch ist Mikromanagement eine Managementmethode, die man vermeiden sollte, wenn es darum geht, die Leistung der Mitarbeitenden zu verbessern. Eine Person, die das Gefühl hat, dass ihr vertraut wird, ist auch weniger gestresst, was ihr hilft, konzentrierter und effizienter zu arbeiten.
8. Verbesserung der Arbeitsplatzgestaltung
Die Umgebung, in der eure Mitarbeitenden arbeiten, kann die Produktivität durchaus steigern. Wie kann sich die Bürogestaltung auf die Effizienz der Mitarbeitenden auswirken? Die Art und Weise, wie wir uns an einem Ort fühlen, spielt eine Rolle für unser Verhalten. Es gibt viele Aspekte zu berücksichtigen, wie z. B. die Raumplanung, das Licht, die Pflanzen, die verwendeten Farben und Materialien usw. Ihr könnt sogar versuchen, das Produktivitätsniveau eurer Mitarbeitenden zu verbessern, indem ihr das Feng Shui-Bürokonzept befolgt! Ein Büro mit verschiedenen Arbeitsplatztypen (Einzelschreibtische, Besprechungsräume, Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit usw.) ist ebenfalls ideal, um den Bedürfnissen aller gerecht zu werden.
9. Nutzt die Vorteile der Arbeitsplatztechnologie
Die Technologie am Arbeitsplatz hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, wirklich verändert. Heutzutage kann fast alles automatisiert werden, was den Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, ihre Zeit zu optimieren und sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Kommunikationstools wie Slack oder Zoom machen die Arbeit aus der Ferne viel einfacher. Flexibles Arbeiten war noch nie so einfach wie heute, da die Personalabteilung den hybriden Büroraum mit einer Buchungssoftware für Schreibtische verwalten kann. Was die Arbeitnehmenden betrifft, so können sie jetzt ihren Wochenkalender selbst mit der Mitarbeitenden-Scheduling-Software planen. Wenn sie richtig und intelligent eingesetzt werden, sind all diese technischen Hilfsmittel in Kombination eine großartige Unterstützung, um die Effizienz eurer Belegschaft zu steigern.
10. Schafft die beste Kommunikationsstrategie
Remote- und Hybridarbeit zwingt die Unternehmen, noch mehr darauf zu achten, ihren Mitarbeitenden effiziente Kommunikationsmittel zur Verfügung zu stellen. Sie müssen schnell, einfach und vor allem mitarbeiterorientiert sein. Fehlende oder schlechte Kommunikation kann die Produktivität am Arbeitsplatz ernsthaft beeinträchtigen. Es können Fehler gemacht werden, Besprechungen können verpasst werden, es kann zu Konflikten kommen, und der Stresspegel kann steigen. Wenn ihr euer Team dabei unterstützen wollt, produktiv zu sein, sollte die Kommunikation nicht unterschätzt werden.
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11. Fokus auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden
Produktivität hat nicht nur mit der Gestaltung des Arbeitsplatzes, der Anerkennung, der Unternehmenskultur usw. zu tun, auch Gesundheit und Wohlbefinden spielen eine große Rolle für die Leistungsfähigkeit eurer Belegschaft. So wirkt sich beispielsweise körperliche Aktivität nachweislich auf unsere Konzentrationsfähigkeit aus. Warum also solltet ihr eure Mitarbeitenden nicht ermutigen, mehr Sport zu treiben? Wie könnt ihr von einem Teammitglied erwarten, dass es sich konzentriert und seine Arbeit ordentlich erledigt, wenn es sich psychisch nicht wohl fühlt? Körperliches und geistiges Wohlbefinden sind Schlüsselkomponenten zur Steigerung der Effizienz der Arbeitskräfte, die es zu berücksichtigen gilt.
Kurz gesagt: Wenn ihr als Manager nach Möglichkeiten sucht, die Leistung eurer Mitarbeitenden zu verbessern, solltet ihr euch auf deren Wohlbefinden und Glück konzentrieren. Wenn ihr eure Bemühungen auf die Mitarbeiterzentrierung konzentriert, einschließlich Work-Life-Balance, Anerkennung, Zugang zu hybriden Technologien und die Schaffung eines Arbeitsplatzes, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht, werden eure Teammitglieder eher bereit sein, ihre Ziele zu übertreffen. Bei der Mitarbeiterproduktivität geht es nicht darum, mehr oder länger zu arbeiten, sondern darum, besser zu arbeiten. Diese 11 Schlüsselaspekte spielen alle eine große Rolle bei der Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz. Als Experte für hybrides Arbeiten unterstützen wir euch dabei, alle Vorteile des hybriden Arbeitens zu nutzen.
