Hybrides Arbeitsmodell: ein kleiner Leitfaden zu diesem neuen Arbeitsmodell
1. September 2022
28. Dezember 2023
Wird sich die Idee, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten, durchsetzen oder ist sie nur ein Trend nach der Pandemie? Das hybride Arbeitsmodell hat sich als effiziente Lösung erwiesen, als es nach dem Höhepunkt der Pandemie an der Zeit war, ins Büro zurückzukehren. Doch COVID-19 war nicht der einzige Auslöser für den Wunsch nach mehr Flexibilität am Arbeitsplatz. Die Arbeitswelt ist im Wandel und Unternehmen müssen sich anpassen, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben und ihre hoch geschätzten Mitarbeitenden halten wollen. Mobilarbeit, Gleitzeit, dritter Arbeitsplatz, hybride Arbeitszeiten... Dies sind alles Begriffe, die für viele Arbeitnehmende die neue Normalität beschreiben. Gehören sie auch zu eurem Unternehmenswortschatz? Fragt ihr euch, warum flexible Arbeit den Erfolg steigert? Seid ihr euch der Vorteile bewusst, tut euch aber schwer damit, "hybride Arbeitsformen" zu verwirklichen? Da Unternehmen auf der Suche nach Lösungen sind, die ihre Produktivität steigern und Talente anziehen, haben wir beschlossen, euch ein besseres Verständnis für diese neue Arbeitsform zu vermitteln.
Was ist ein hybrides Arbeitsmodell? Ursprünge und Definition
Ein hybrides Arbeitsmodell, das die Bedürfnisse von Arbeitnehmenden erfüllt
Die Pandemie hat die Vorzüge des hybriden Arbeitsmodells deutlich gemacht. Es war jedoch nur eine Frage der Zeit, bis sich diese neue Art des Arbeitens als Hauptgrund für eine allgemeine Veränderung der Arbeitsplatzkultur herausstellte. Die Menschen sind schon seit einiger Zeit auf der Suche nach einer besseren Work-Life-Balance und haben begonnen, eine neue Beziehung zur Arbeit zu haben. Jetzt, da wir begonnen haben, die "neue Normalität" zu akzeptieren, möchten viele Menschen diese Option beibehalten.
Da die Generationenvielfalt am Arbeitsplatz jedoch noch nie so groß war, haben eure Mitarbeitenden möglicherweise unterschiedliche Erwartungen. Die Generation Z liebt die Idee des hybriden Arbeitens, da sie gerade erst in die Arbeitswelt eingetreten ist und noch darauf wartet, ihre Kolleg:Innen zum ersten Mal persönlich zu treffen. Millennials hingegen schätzen die Freiheit der Mobilarbeit aus verschiedenen Gründen, z. B. um das Berufs- und Elternleben zu bewältigen. Möchtet ihr die Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden fördern? Wenn das noch nicht zu euren obersten Prioritäten gehört, werdet ihr eure Meinung nach dem Lesen dieses Artikels wahrscheinlich ändern.
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Ein Konzept, das auf mehr Flexibilität am Arbeitsplatz beruht
Ein hybrides Arbeitsmodell ist die perfekte Mischung aus dem traditionellen Büroalltag, bei dem man jeden Wochentag vor Ort ist, und der Mobilarbeit, bei der man von überall aus arbeitet. Es geht dabei um Flexibilität. Es gibt verschiedene Arten von hybriden Büromodellen, da jedes Unternehmen sein eigenes Modell entsprechend seinen Bedürfnissen und den Erwartungen seiner Mitarbeitenden entwickelt. Hier sind einige Beispiele für gängige flexible Arbeitskonzepte, denen ihr begegnen könnt:
- festes hybrides Arbeitsmodell:
Bei dieser Version entscheidet entweder der Arbeitgebende oder der Vorgesetzte, wann die Arbeitnehmenden physisch anwesend sein müssen und wann sie remote sein können. Alles ist detailliert festgelegt, was die Koordinierung erleichtert, aber es gibt nicht viel Spielraum für persönliche Präferenzen.
- Office-first-Hybridarbeitskonzept:
Unternehmen, die dieses Modell anwenden, erwarten, dass ihre Mitarbeitenden die meiste Zeit vor Ort sind. Nur einige wenige Tage sind für die flexible Arbeit vorgesehen. Euer Team muss zum Beispiel an vier Tagen in der Woche ins Büro kommen und am fünften Tag selbst entscheiden, wo es arbeitet.
- Remote-First-Hybridarbeitsstruktur:
Einige Unternehmen entscheiden sich für die gegenteilige Lösung, indem sie ihre Mitarbeitenden arbeiten lassen, wo immer sie wollen, und sie nur an einigen Tagen pro Woche oder Monat ins Büro bitten. Das ist zwar gut für die Work-Life-Balance, kann aber zu einer Entfremdung und Isolierung der Mitarbeitenden führen.
- Hybrid-Büromodell nach Belieben:
Dies ist das flexibelste aller hybriden Arbeitsmodelle! Jeder kann nicht nur wählen, wo er arbeitet, sondern auch, wann er arbeitet. Dies wird als Gleitzeit bezeichnet und bietet viele Vorteile für Arbeitnehmende und Arbeitgebende.
Warum solltet ihr euch für Flexibilität am Arbeitsplatz entscheiden? Die wichtigsten Vorteile für den Erfolg
Hybride Arbeitsformen ermöglichen eine bessere Work-Life-Balance
Die Pandemie hat unsere Vorstellung vom Leben erschüttert. Die Menschen erkennen jetzt, wie wichtig es ist, gesund zu sein und Zeit mit Familie und Freunden zu verbringen. Da unsere Arbeit einen großen Teil unseres Lebens ausmacht, bleibt manchmal nicht viel Zeit für den Rest. Dank flexibler Arbeit können Arbeitnehmende ihre persönlichen und beruflichen Aktivitäten miteinander vereinbaren. Flexibles Arbeiten kann auch bedeuten, dass man zu unterschiedlichen Zeiten arbeitet, je nachdem, wann man am produktivsten ist und wie der eigene Zeitplan aussieht. Es ist viel einfacher, Arzttermine, Hobbys, Kinder und andere Aktivitäten unter einen Hut zu bringen als bei einem Zeitplan, der von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr gilt.
Ein flexibles Büro bedeutet weniger Kosten
Ist die Kostenminimierung nicht eines der Hauptziele eines jeden Unternehmens? Eine hybride Belegschaft bedeutet weniger Mitarbeitende im Büro und senkt damit Kosten wie Heizung oder Strom. Vielleicht stellt ihr auch fest, dass ihr keinen so großen Arbeitsbereich mehr benötigt, da eure Mitarbeitenden die meiste Zeit von zu Hause oder einem dritten Arbeitsplatz aus arbeiten. Die Investition in ein kleineres Büro senkt auch eure Immobilienkosten. Und schließlich haben viele Unternehmen mit der Zunahme der Mobilarbeit begonnen, eine BYOD-Politik (Bring Your Own Device) einzuführen, die die Ausgaben des Unternehmens senkt.
Ein hybrides Arbeitsmodell unterstützt nachhaltige Praktiken
Nach einer Untersuchung von Nature sind die täglichen weltweiten CO2-Emissionen während der Pandemie um 19% zurückgegangen. Diese positive Veränderung ist vor allem auf den Rückgang des Verkehrsaufkommens zurückzuführen. Die Arbeitnehmenden mussten nicht nur nicht mehr ins Büro gehen, sondern es wurden auch Geschäftsreisen verboten. Diese beispiellose Verlangsamung zeigte, wie sich unser Handeln auf die Umwelt auswirkt und wie wir zu nachhaltigeren Praktiken übergehen können. Natürlich ist es nicht die richtige Lösung, die ganze Zeit zu Hause zu bleiben, aber die Nutzung umweltschädlicher Verkehrsmittel einzuschränken, schon. Die Mobilarbeit ist eine großartige Möglichkeit, die Auswirkungen des Boden- und Luftverkehrs auf den Planeten zu verringern.
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Hybride Teams sind produktiver
Für viele Unternehmen stellt sich die große Frage, ob hybride Arbeitsformen die Produktivität der Mitarbeitenden erhöhen. Vor dem Jahr 2020 lehnten Unternehmen Mobilarbeit oft ab, weil sie einen Produktivitätsverlust bei ihren Mitarbeitenden befürchteten. Mit der Pandemie war das Home-Office die einzige Option, und viele von uns waren positiv überrascht. Erstens sind die Teams remote genauso produktiv wie vor Ort. Zweitens scheinen einige von ihnen sogar noch effizienter zu sein. Darüber hinaus zeigen Untersuchungen von Owl Labs, dass Remote-Mitarbeitende 22% zufriedener sind. Wenn ihr wisst, dass die Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden eine große Rolle für die Produktivität eurer Belegschaft spielt, wisst ihr, was zu tun ist.
Flexibilität am Arbeitsplatz erhöht die Arbeitszufriedenheit
Wie wir bereits erwähnt haben, sind hybride Teams zufriedener. Zufriedeneheit am Arbeitsplatz ist entscheidend für die Erfahrung der Mitarbeitenden. Da die "Große Kündigung" zu einem großen Thema für die Personalabteilungen wird, ist die Konzentration auf die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden ein Muss. Flexibilität scheint eine der wichtigsten Prioritäten für die Arbeitnehmenden nach der Pandemie zu sein. Eine Studie von Dimensional Research zeigt sogar, dass 57% der Befragten ihren Job kündigen würden, wenn sie täglich ins Büro zurückkehren müssten.
Die Richtlinie "Arbeiten von überall und zu jeder Zeit" erleichtert die Rekrutierung von globalen Talenten
Ein weiterer Grund für flexible Arbeit ist die Möglichkeit, neue Mitarbeitende auf internationaler Ebene zu gewinnen und einzustellen. Dank virtueller Kommunikation und Remote Möglichkeiten ist es viel einfacher, Mitarbeitende von verschiedenen Standorten aus zu beschäftigen. Um jedoch eine positive Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten und eine Verbundenheit zum Arbeitsplatz zu schaffen, müssen eure Mitarbeitenden auch persönlich zusammenkommen. Dank hybrider Arbeitsformen habt ihr die Möglichkeit, mit hochqualifizierten Mitarbeitenden zusammenzuarbeiten und gleichzeitig die Vorteile eines gelegentlichen Treffens im Büro zu nutzen.
Wie bringt man Hybridarbeit zum Funktionieren? Best Practices zur Umsetzung
Analysiert und definiert die Erwartungen eurer Mitarbeitenden
Zuallererst müsst ihr die Bedürfnisse eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden ermitteln. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein Unternehmen ist eine glückliche und zufriedene Belegschaft. Und warum? Weil euer Team den Erfolg oder Misserfolg eures Unternehmens ausmacht. Ihre Erwartungen an die Flexibilität zu kennen, ist der erste Schritt zu einem funktionierenden Hybridsystem.
Einführung einer Richtlinie für Hybridarbeit
Organisation ist das A und O bei der Zusammenarbeit mit einer hybriden Belegschaft. Wenn ihr also wisst, wie das ideale hybride Arbeitsmodell für euer Unternehmen aussieht, solltet ihr klare Richtlinien aufstellen. Die Mitarbeitenden müssen verstehen, was ihr von ihnen erwartet, damit dieses Konzept funktioniert und welche Regeln sie befolgen müssen. Erlaubt ihr flexible Arbeitszeiten? Müssen sie an einigen Tagen pro Woche oder Monat ins Büro kommen? Bietet ihr Unterstützung bei der Einführung dieser neuen Arbeitsweise und bei der Planung ihres hybriden Zeitplans?
Stellt eurem Hybridteam die richtigen Arbeitsmittel zur Verfügung
Es ist wichtig, euer Team mit einer Arbeitsplatztechnologie auszustatten, die einen nahtlosen Arbeitsablauf ermöglicht und es ihm erlaubt, effizient zu interagieren und zwischen dem Home-Office und den Tagen vor Ort zu jonglieren. Viele Online-Lösungen wie Kommunikationsplattformen und Workspace Booking Apps wie deskbird unterstützen hybride Teams. Auch hier solltet ihr mit euren Mitarbeitenden sprechen und eure Arbeitsplatzanalysen auswerten, um herauszufinden, was sie brauchen.
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Verbesserung der Cybersicherheit
Cyberangriffe sind eine häufige Bedrohung für Unternehmen, und das Risiko steigt mit der Online-Arbeit, da viele wichtige und vertrauliche Informationen digital ausgetauscht werden. Die Investition in das beste Cybersicherheitssystem ist daher ein entscheidender Schritt bei der Umstellung auf Hybridarbeit. Die Umschulung und Fortbildung eurer IT-Abteilung ist ebenso wichtig wie die Schulung eurer Mitarbeitenden über die zu befolgenden Sicherheitsmaßnahmen.
Aufbau eines Arbeitsumfelds, das auf Vertrauen und Anerkennung beruht
Mikromanagement-Verhalten tritt häufiger bei Managern von hybriden Teams auf. Wie wir euch immer wieder darauf hinweisen, ist diese Praxis sehr schädlich für eure Mitarbeitenden und das Unternehmen. Mangelndes Vertrauen und fehlende Anerkennung können zu einem Rückgang der Motivation, des Engagements und der Zufriedenheit führen. Auch wenn ihr eure Mitarbeitenden nicht täglich seht, ist es in einem flexiblen Arbeitsumfeld umso wichtiger, gute Arbeit hervorzuheben und eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen.
Aufrechterhaltung der Verbundenheit zum Arbeitsplatz
Wenn Arbeitnehmende nur noch gelegentlich ins Büro kommen, bedeutet das auch, dass sie ihre Kolleg:innen seltener sehen und an weniger persönlichen sozialen Ereignissen teilnehmen. Dies kann dazu führen, dass sie sich vom Unternehmen und von ihren Teamkolleg:innen abwenden. Um eine gewisse Form der Verbundenheit aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, die Unternehmenskultur zu fördern und persönliche Treffen zu organisieren. Weitere Empfehlungen zur Förderung dieses Aspekts findet ihr in unserem vollständigen Artikel über Verbundenheit zum Arbeitsplatz.
Sucht ihr nach Lösungen, um die Produktivität und Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden zu steigern? Möchtet ihr die Trends der Zukunft der Arbeit aufgreifen und ein Unternehmen sein, für das jeder arbeiten möchte? Mehr Flexibilität am Arbeitsplatz ist zweifellos ein Muss für moderne Unternehmen und ein wichtiger Motivator für Teammitglieder und neue Bewerber. Wie ihr in diesem Artikel vielleicht schon festgestellt habt, sind die Vorteile eines hybriden Arbeitsmodells vielfältig. Von einer besseren Work-Life-Balance über geringere Unternehmenskosten bis hin zur Attraktivität für Talente - die Vorteile dieses Konzepts sind für euch und euer Team gleichermaßen von Bedeutung.
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