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Hybridarbeit
Hot Desking

Buchungssoftware für Schreibtische: deskbird beantwortet eure Fragen

Veröffentlicht:

22. November 2021

Aktualisiert:

9. Januar 2024

Unser Arbeitsumfeld hat sich in den letzten Jahren verändert. Nicht nur durch Covid-19, sondern auch durch unser neues Arbeitskonzept und dessen Weiterentwicklung. Hybride Arbeitsplätze bieten den Mitarbeitenden die Flexibilität, die sie für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben brauchen, was gleichzeitig zu besseren Ergebnissen für das Unternehmen führen kann. Hybride Arbeitsformen erfordern jedoch ein hohes Maß an Organisations- und Managementfähigkeiten. Aus diesem Grund hat deskbird eine maßgeschneiderte Schreibtischbuchungssoftware entwickelt, die auf die Bedürfnisse eures Unternehmens eingeht. Was ist eine App zur Verwaltung von Schreibtischen? Ist sie für mein Büro geeignet? Auf welche spezifischen Funktionen sollte ich achten? deskbird arbeitet ebenfalls hybrid und beantwortet all eure Fragen. 

Was ist eine Desk Booking Software?

In einem hybriden Arbeitsumfeld ist der Zeitplan für jeden Mitarbeitenden anders. Einige kommen dreimal pro Woche ins Büro, andere nur einmal. Es ist abhängig von den Unternehmensrichtlinien und der jeweiligen Position, denn einige erfordern mehr persönliche Anwesenheit als andere. Das Ziel einer Schreibtischbuchungsapp ist es, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeitende einen zugewiesenen Schreibtisch hat, wenn die Person im Büro ist. Und wie funktioniert das? Indem ihr ihnen die Möglichkeit gebt, ihre Zeit vor Ort zu planen und einen bestimmten Arbeitsplatz über ein gemeinsames Tischreservierungssystem zu buchen. Mit wenigen Klicks könnt ihr eure Woche planen und einen zugewiesenen Schreibtisch oder Besprechungsraum für eine bestimmte Zeitspanne nach euren Bedürfnissen buchen. Bei der Tischreservierung können sich die Mitarbeitenden einen Plan eures Büros anzeigen lassen. Dank des interaktiven Gebäudeplans von deskbird können Mitarbeitende, die in letzter Minute buchen, schnell sehen, wo die verbleibenden freien Schreibtische sind und wo sich ihr Team gerade befindet.

Mitarbeitende, die ihre Arbeit mit Laptop und Mobiltelefon erledigen.
Mitarbeitende, die ihre Arbeit mit Laptop und Mobiltelefon erledigen.

Warum sollte ich eine Desk Booking App verwenden?

Eine Schreibtischbuchungsapp macht allen das Leben einfach leichter. Es ist eine einfache Lösung für euch und eure Mitarbeitende. Ihr müsst euch keine Sorgen machen, ob jemand keinen Schreibtisch findet und könnt eure Büroauslastung einfach kontrollieren. Die Buchung von Schreibtischen kann auch die Zusammenarbeit fördern, da die Mitarbeitenden einen Besprechungsraum reservieren können, um ihre Ideen auszutauschen, Meetings abzuhalten und ihre Fähigkeiten im Team zu teilen. Aus Sicht des Arbeitgebenden bietet es außerdem eine Lösung für das Arbeitsplatz-Management, die verschiedene wichtige Themen abdeckt. So könnt ihr beispielsweise analysieren, wie der Büroraum genutzt wird und wie er am besten genutzt werden kann. Wenn ihr feststellt, dass die Nachfrage nach kollaborativen Büroräumen größer ist als die nach Einzelarbeitsplätzen, könnt ihr in Erwägung ziehen, mehr Bereiche für die Zusammenarbeit anzubieten.

Frau arbeitet remote auf ihrem Mobiltelefon
Frau arbeitet remote auf ihrem Mobiltelefon

Kann ich die Schreibtischbuchungsapp zu einer bestehenden Software hinzufügen?

Die Antwort lautet: Ja! Unsere deskbird Hot Desking Software ist in der Tat einfach in bestehende Planungssoftware wie z.B. MS Teams oder Slack integrierbar. Dadurch wird es für eure Teams noch einfacher, die Schreibtischbuchungsapp anzunehmen, um sie optimal nutzen zu können - alles ist leicht synchronisierbar. Dadurch könnt ihr eure Woche in eurem bestehenden Kalender oder HR-System planen und die Zusammenarbeit und das Management der Teams werden ebenfalls einfacher. Kolleg:innen können sehen, wann ihre Kolleg:innen vor Ort sind und sich bestens abstimmen. 

Team-Brainstorming-Ideen
Team-Brainstorming-Ideen

Kann ich im Büro weitere Elemente buchen?

Wenn eure Mitarbeitenden ins Büro kommen, ist es sinnvoll, wenn sie einen bestimmten Schreibtisch nach ihren Bedürfnissen buchen können. Es gibt immer wieder Situationen in denen man sich verspätet weil mal wieder kein Parkplatz zu finden ist oder der Lunchbereich überfüllt ist und man am Schreibtisch essen muss. Das sind nicht die besten Arbeitsbedingungen und können zu Stress und Frustration führen. Eine Schreibtischbuchungssoftware kann dabei helfen solche Probleme zu lösen und sie zu verhindern. Es hilft nicht nur euren hybriden Arbeitsplatz zu verwalten, sondern auch eure Mitarbeitende auf verschiedene Weise zu unterstützen, z. B. bei der Buchung eines Parkplatzes oder eines Mittagstisches. 

Home-Office Set-Up auf dem Laptop
Home-Office Set-Up auf dem Laptop

Ist eine Schreibtischbuchungsapp zur Verwaltung meines Büro geeignet?

Eine App für die Verwaltung von Schreibtischen hilft jedem Unternehmen, das ein Büro zum Arbeiten hat. Hybride Arbeitsmodelle sind in der Unternehmenswelt auf dem Vormarsch und werden als eine zentrale Stärke einer positiven Unternehmenskultur angesehen. Allerdings kann diese Art von Arbeitsmodell schwierig zu implementieren sein, wenn es nicht richtig gemacht wird. Eine Hot-Desk-Reservierungs-App kann auf eure Bedürfnisse zugeschnitten werden und bietet euch ein einfach zu bedienendes Support-Tool, unabhängig von der Größe des Unternehmens, der Branche oder des Standorts. Sie hilft, den Arbeitsplatz zu verwalten, aber auch zu verstehen, was die Mitarbeitenden benötigen, wünschen und wo sie sich verbessern können, um eure Produktivität und das Wohlbefinden vor Ort zu steigern.

Teambesprechung
Team arbeitet persönlich zusammen

Wie wichtig ist das Thema Gesundheit für Arbeitnehmende?

Die Gesundheit steht an erster Stelle - wie wir verstärkt durch die Pandemie erfahren haben. Die Gewährleistung eines sicheren und gesunden Arbeitsplatzes ist von entscheidender Bedeutung. Dafür solltet ihr sicherstellen, dass eure Mitarbeitenden gesund sind und die Arbeitsschutzbestimmungen einhalten. So kann es zum Beispiel sein, dass nur geimpfte Arbeitnehmende oder solche mit einem negativen Covid-Test im Büro arbeiten dürfen. Um diese Vorschriften einzuhalten, kann ein 3G Kontrolltool in die Software integriert werden. Distanzierung, Desinfektion und Kapazitätsgrenzen sind weitere Sicherheitsaspekte, die ihr berücksichtigen solltet. Aus diesen Gründen sind Gesundheitsüberwachungsfunktionen in der Buchungssoftware sehr wichtig, da sie die Arbeit während der Pandemie unterstützen können.

Remote Arbeit am Laptop
Remote Arbeit am Laptop

Warum ist deskbird die beste Desk Booking App?

Unsere Schreibtischbuchungssoftware bietet eine intuitive Benutzer:innenerfahrung, denn wir bei deskbird fokussieren uns auf die Bedürfnisse unserer Benutzer:innen, um so ihre Arbeitsumgebung zu verbessern. Unser Hauptziel ist es, ein intuitives Tool anzubieten, das Spaß macht und die Verwaltung eures Arbeitsplatzes verbessert. Aus diesem Grund haben wir eine benutzerfreundliche App entwickelt, die sich in die meisten bestehenden Softwares wie MS Teams, Outlook, Office 365, Google Meet, Slack, SAP, etc. integrieren lässt. Unsere interaktive Gebäudeplan-Funktion bietet die Möglichkeit, Teammitglieder schnell zu finden und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden zu fördern. Da Covid-19 immer noch ein allgegenwärtiges Thema ist, haben wir die Funktion 3G Kontrolle am Arbeitsplatz entwickelt, die zur Erhaltung einer gesunden Arbeitsumgebung beiträgt und eine sichere Zusammenarbeit vor Ort ermöglicht.

Jedes Unternehmen ist anders und hat daher auch unterschiedliche Bedürfnisse. Um den spezifischen Anforderungen gerecht zu werden, basiert die deskbird Desk Hoteling App auf einem Plug-and-Play Schreibtischbunchungskonzept. Wir gehen auf eure Bedürfnisse ein und bieten euch die beste Lösung für euren hybriden Arbeitsplatz. 

Die Wahl der richtigen Buchungssoftware für den Schreibtisch ist sehr wichtig und erfordert einige Nachforschungen, um das Tool zu finden, das den Anforderungen eures Unternehmens entspricht. Verschiedene Aspekte müssen berücksichtigt werden, darunter Gesundheitsfunktionen, Integrationen und vor allem die Anforderungen der Mitarbeitenden. Die deskbird App für das Management von Arbeitsplätzen ist einfach, menschenorientiert und passt sich an jede hybride Geschäftsanforderung an.

Seid ihr daran interessiert, eure flexible Arbeitsumgebung auf eine neue Ebene zu bringen? Nehmt Kontakt auf und fragt eine kostenlose Demo bei unserem Team an!

Paulyne

Paulyne ist Spezialistin für hybride Arbeitsformen und schreibt über Nachhaltigkeit, flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeitendenerfahrungen.

Buchungssoftware für Schreibtische: deskbird beantwortet eure Fragen