Vorlage für Team-Erwartungen: ein Tool, das Transparenz schafft

Führungskräfte gehen allzu oft davon aus, dass ihre Teammitglieder genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Ein Mangel an transparenter Kommunikation über Regeln und Erwartungen ist jedoch einer der Hauptgründe für die Unzufriedenheit der Mitarbeitenden. 

Der Austausch von Erwartungen mit dem Team durch die Festlegung klarer Richtlinien ist ebenso wichtig wie die Anerkennung ihrer Bedürfnisse. Die beste Lösung besteht darin, Manager:innen zu ermutigen, eine Vorlage für Team-Erwartungen zu erstellen. Sie dient sowohl den Führungskräften als auch den Teammitgliedern als Bezugspunkt und enthält Erwartungen an die Leistung der Mitarbeitenden, Tools und methodische Verfahren, Richtlinien für flexible Arbeit usw. Darin wird erläutert, was von den Arbeitnehmenden in ihren Rollen und als Mitarbeitende erwartet wird. 

Dieser Artikel enthält konkrete Beispiele für Arbeitserwartungen und wertvolle Tipps, um ein nützliches Tool für eure Mitarbeitenden zu schaffen. Ihr habt keine Zeit, eure eigene Vorlage zu erstellen oder wisst nicht, wo ihr anfangen sollt? Am Ende dieses Blogbeitrags findet ihr eine PDF-Vorlage für Team-Erwartungen zum Herunterladen! Wir hoffen, dass sie euch hilft, ein transparentes und effizientes Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Zufriedenheit und Leistung eures Teams steigert!

Was ist eine Vorlage für Teamerwartungen?

Eine Vorlage für Team-Erwartungen ist ein Guide, der die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder beschreibt. Er unterscheidet sich von den Mitarbeiter-Erwartungen, die sich mehr auf die Rolle der einzelnen Personen im Unternehmen konzentrieren. Die Festlegung transparenter Praktiken für euer Team macht jeden für seine Aufgaben und sein Verhalten verantwortlich.

Die Leitlinien für Teamerwartungen decken mehrere Aspekte des Arbeitsumfelds ab. Dieser Bezugspunkt sagt den Mitarbeitenden, was von ihnen erwartet wird, und schafft eine klare Grundlage für eine bessere Zusammenarbeit und Effizienz. Sie spielen also eine entscheidende Rolle für den Erfolg eures Teams.

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Welche Beispiele für Arbeitserwartungen sollten in eurer Vorlage sein?

Um eure Vorlage für Team-Erwartungen übersichtlich zu gestalten und den Mitarbeitenden zu helfen, die gesuchten Informationen schnell zu finden, empfehlen wir, sie nach Kategorien zu gliedern. 

Wir teilen wesentliche Aspekte mit euch, aber natürlich hängt alles von euren Bedürfnissen und Erwartungen ab. Das Ziel ist, sie zu eurem zu machen!

Perfomance-Erwartungen an Mitarbeitende

Eine Gallup-Studie über die Erwartungen der Mitarbeitenden an ihre Führungskräfte zeigt, dass "72% der Millennials, die voll und ganz zustimmen, dass ihr Vorgesetzter sie bei der Festlegung von Leistungszielen unterstützt, engagiert sind." Daher ist die Festlegung von Leistungszielen der Schlüssel zu Ihrer Strategie, damit Ihre Mitarbeiter als Team erfolgreich sind.

Die Leistung jedes einzelnen Mitglieds beeinflusst die gesamte Dynamik und den Erfolg des gesamten Teams. Es ist wichtig, Leistungserwartungen festzulegen, die dem gesamten Team zugute kommen. Außerdem trägt es zum Gesamterfolg des Teams bei, wenn man sich darauf konzentriert, die Stärken jedes Mitarbeitenden herauszufinden und ihnen hilft, diese Fähigkeiten zu beherrschen. 

Flexible Arbeitsbedingungen

Es gibt viele Beispiele für Flexibilität am Arbeitsplatz, und es ist wichtig, dass eure Mitarbeitenden wissen, welche Optionen erlaubt sind. Darüber hinaus ist es essentiell, dass ihr euch genau darüber im Klaren seid, was bei den von euch gewählten flexiblen Arbeitsregelungen erlaubt ist und was erwartet wird. Jeder sollte Anspruch auf die gleichen Vorteile haben, und die Einführung von mehr Arbeitsflexibilität sollte sich nicht negativ auf die Arbeitsweise der Mitarbeitenden auswirken.

Hier sind einige Beispiele für die Erwartungen des Teams an flexible Arbeit: 

• Die Anwesenheit vor Ort an mindestens X Tagen pro Woche ist obligatorisch.
• Die Aufteilung der Tage zwischen Büro- und Remote-Arbeit ist erlaubt.
• Terminänderungen sollten bis zu 24 Stunden im Voraus über eine Desk Booking Software vorgenommen werden.

Anforderungen an Tools und Methodik

Jeder Mensch arbeitet anders, und deshalb ist flexibles Arbeiten eine großartige Lösung, damit alle gut vorankommen. Dennoch sind einige Regeln notwendig, damit ein hybrides Arbeitsumfeld funktioniert, wenn es um die Arbeit im Team geht. Mitarbeitende müssen klar verstehen, warum ein bestimmter Ansatz Vorrang vor einem anderen hat. Sie sollten auch eine klare Vorstellung von den Ressourcen und Werkzeugen haben, die sie nutzen sollen, und wissen, wie sie das Beste daraus machen können.

Zu den Anforderungen an Tools und Methoden könnten gehören:

• Arbeitsplätze müssen so früh wie möglich gebucht werden, um Terminkonflikte zu vermeiden;
• Alle wichtigen Informationen und Updates werden über den richtigen Slack-Kanal mit dem Team geteilt. 
• Konstruktives und positives Feedback wird regelmäßig über das Online-Feedback-Tool gegeben. 

Kollektiver Verhaltenskodex

Jeder hat andere Meinungen, Werte und Visionen. Aber bei der Arbeit brauchen Menschen klare Richtlinien für das Verhalten, das am Arbeitsplatz und unter den Teammitgliedern erwartet wird. Die Werte des Unternehmens sind ein Teil dieser Regeln. Führungskräfte können jedoch auch ihre eigenen Anforderungen einbringen, je nachdem, was sie in ihrem Team fördern wollen (solange sie mit den Werten des Unternehmens übereinstimmen).

Euer kollektiver Verhaltenskodex könnte zum Beispiel Folgendes beinhalten: 

• Wissen weitergeben und sich gegenseitig motivieren;
• Charaktereigenschaften und Bedürfnissen der anderen respektieren und beachten;
• Vertrauen, Transparenz und echte Beziehungen innerhalb des Teams fördern;
• Andere unterstützen und bei Bedarf um Hilfe bitten.

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Wie kann man sicherstellen, dass Team-Erwartungen anerkannt und befolgt werden?

Die Team-Erwartungen gemeinsam festlegen

Meistens wissen Führungskräfte, was sie von ihren Teammitgliedern erwarten. Um jedoch einen mitarbeiterorientierten Ansatz zu fördern und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, ist es wichtig, die Meinung der Mitarbeitenden einzuholen. Als Personalleiter müsst ihr andere Führungskräfte auf diesen Schritt hinweisen. 

Ein gemeinsames Gespräch und die gemeinsame Erstellung einer Vorlage für die Team-Erwartungen können ihnen einen anderen Einblick in einige Aspekte geben. Sie könnten erkennen, dass eine ihrer Erwartungen nicht präzise genug oder unrealistisch ist. Manager:innen könnte beispielsweise der Meinung sein, dass eine Steigerung der Anzahl der Zugriffe auf die Website um 5% pro Monat durchaus machbar ist. Gleichzeitig verfügen die Mitarbeitenden über Informationen, die belegen, dass diese Erwartung völlig unrealistisch ist. Dann können einige Anpassungen vorgenommen werden, um sie zu verbessern. Darüber hinaus stärkt ein solches gemeinsames Vorgehen auch die Beziehungen zum Team, da Mitarbeitende das Gefühl haben, dass auch ihre Meinungen und Bedürfnisse berücksichtigt werden.

Klar kommunizieren 

Wir können es nicht oft genug sagen: Kommunikation ist der Schlüssel. Aber transparente Kommunikation sollte euer oberstes Ziel als Teamleiter:in sein. Deshalb ist es von grundlegender Bedeutung, dass ihr eure Erwartungen klar formuliert. Damit eure Botschaft ankommt, ist es wichtig, dass ihr euch auf euer Gegenüber einstellt. Außerdem muss euer Leitfaden so spezifisch wie möglich sein, damit Teammitglieder eure Erwartungen und Verantwortlichkeiten schnell verstehen. 

Bittet eure Teammitglieder, das Formular mit den Team-Erwartungen zu lesen und zu unterschreiben

Manager:innen können ihre Mitarbeitenden bitten, die Vorlage für die Team-Erwartungen zu unterschreiben, um es offiziell zu machen und alle auf den gleichen Stand zu bringen. Auf diese Weise sind Verwirrung, Missverständnisse und Fehlinterpretationen weniger wahrscheinlich. Menschen neigen auch dazu, den Inhalt eines Dokuments zu lesen und ihm mehr Aufmerksamkeit zu schenken, wenn sie es unterschreiben müssen. Diese Handlung stellt eine Form der Vereinbarung dar, die für alle Beteiligten Übereinstimmung und Klarheit schafft. 

Macht die Vorlage für die Team-Erwartungen jederzeit für alle zugänglich

Mitarbeitende sollten jederzeit auf eure Vorlage für Team-Erwartungen zugreifen können, sei es physisch oder digital. Ihr könnt sie auf verschiedene Weise mit allen Teammitgliedern teilen:

• Sie auf Online-Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dateien speichern;
• Sie irgendwo im Büro platzieren;
• Sie per E-Mail verschicken;
• etc.

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👉 Wichtiger Hinweis: Denkt auch daran, den Zugang zu dieser Ressource inklusiv zu gestalten. Wenn ihr zum Beispiel mit sehbehinderten Menschen arbeitet, müsst ihr sie in Blindenschrift übersetzen. 

Aktualisiert eure Vorlage für Team-Erwartungen regelmäßig (nicht jeden Monat!)

Zu guter Letzt: So wie sich die Erwartungen eurer Mitarbeitenden (was euer Team von euch und dem Arbeitsplatz erwartet) schnell ändern, können sich auch eure Erwartungen ändern. Es ist wichtig, mit eurem Team darüber zu sprechen und es darüber zu informieren. Das bedeutet aber auch, dass die Vorlage für die Team-Erwartungen aktualisiert werden müssen. 

Natürlich solltet ihr ihn nicht alle fünf Sekunden ändern und eure Mitarbeitenden auffordern, ihn jedes Mal zu lesen und zu unterschreiben. Das wäre für alle lästig. Aber ihr könnt ihn zum Beispiel alle sechs Monate durchgehen und prüfen, ob sich eure Anforderungen geändert haben.

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Warum ist eine Vorlage für Team-Erwartungen nützlich?

Hilft Manager:innn und Teammitgliedern, sich aufeinander einzustellen

Einer der Hauptvorteile der Verwendung einer Vorlage für Team-Erwartungen besteht darin, dass die Grenzen zwischen dem, was erwartet wird, und dem, was nicht erwartet wird, nicht mehr verschwimmen. Die gemeinsame Erstellung dieses Referenzdokuments ermöglicht es allen Teammitgliedern auf dem gleichen Stand zu sein. Es gibt ihnen eine klarere Vorstellung von ihren Rollen und Verantwortlichkeiten. Führungskräfte können ihre Erwartungen explizit mitteilen, und Mitarbeitende wissen, was sie zu tun haben und sind für ihre Aufgaben verantwortlich.

Vermeidet Verwirrung und Frustration unter den Teammitgliedern

Wissen eure Mitarbeitenden, was ihr von ihnen erwartet? Studien zeigen, dass viele Arbeitnehmende nicht wirklich wissen, was von ihnen erwartet wird. Dieser Mangel an Transparenz führt zu Verwirrung und Frustration und wirkt sich direkt auf die Erfahrung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus. 

Wenn Menschen jedoch wissen, wozu sie berechtigt sind und was ihre Rolle beinhaltet, sind sie viel effizienter und engagierter. Sie fragen sich nicht, ob sie dies oder jenes tun sollen, denn alles ist klar. Wenn ihr ihnen sagt, dass ihr von ihnen erwartet, dass sie die Initiative ergreifen, tun sie das ohne zu zögern. 

Im Großen und Ganzen klärt es so viel Unsicherheit, verbessert die Leistung und steigert die Produktivität.

Schafft ein faires und positives Arbeitsumfeld

Einigen Arbeitnehmenden zu erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten, wann immer sie wollen, während andere nur montags remote arbeiten dürfen, erscheint ziemlich ungerecht. Das Gleiche gilt, wenn einige Menschen Anspruch auf Gleitzeit haben, während andere sich an einen festen Arbeitsplan halten müssen. 

Das sind nur zwei Beispiele dafür, wie eine Vorlage für Team-Erwartungen ein besseres Arbeitsklima schaffen kann. Wenn für alle die gleichen Regeln gelten, wird euer Arbeitsumfeld fairer und gleicher. Dadurch werden voreingenommene Praktiken vermieden.

Steigert die Effizienz und Produktivität der Mitarbeitenden

Indem man Teammitgliedern klare Best Practices und Verhaltenskodizes an die Hand gibt, wird jede Art von Verwirrung beseitigt. Letztlich trägt dies zur Steigerung von Effizienz und Produktivität bei. Der Gedanke, dass alle dieselben Regeln und Arbeitsweisen befolgen, kann diese Aspekte ebenfalls verbessern. Bleibt jedoch flexibel. 

Ihr müsst die richtige Balance zwischen der Umsetzung einer klaren Richtlinie, damit alle auf dem gleichen Stand sind, und dem Freiraum für innovative Ideen und neue Perspektiven, finden. Um als Team zu wachsen und erfolgreich zu sein, ist es wichtig, offen für neue Ansätze und Praktiken zu sein.

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🔗 Wie versprochen ist hier eine Vorlage für Teamerwartungen als PDF zum Herunterladen, in der ihr klassische Beispiele für Teamerwartungen findet. Zögert nicht, sie für euer Unternehmen zu individualisieren!

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Es ist wichtig, Führungskräfte zu ermutigen, mit ihren Mitarbeitenden eine Vorlage für Team-Erwartungen zu erstellen und zu verwenden. Das ermöglicht es ihnen, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu verstehen und gleichzeitig die Entstehung von Frustration und Desengagement zu vermeiden. Es ist jedoch nicht die einzige Komponente, um Ziele zu erreichen und Mitarbeitende zum Erfolg zu führen. Auch die Berücksichtigung der Erwartungen der Mitarbeitenden ist von grundlegender Bedeutung. Wenn eure Belegschaft hauptsächlich aus Menschen besteht, die nach 1981 geboren sind, empfehlen wir euch dringend, unsere Artikel über die Eigenschaften der Millennials und die Eigenschaften der Gen Z zu lesen. 

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