Flexible Arbeit: Alle Antworten auf eure Fragen
1. Dezember 2022
1. Oktober 2024
Von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr ins Büro zu gehen, ist für viele von uns nur noch eine alte Erinnerung. Die Unternehmen sind in die Ära der flexiblen Arbeit eingetreten und passen sich langsam an diese neuen Arbeitsmodelle an. Von Gleitzeit über hybride Arbeitsformen bis hin zu komprimierten Arbeitszeiten- die Arten flexibler Arbeitsregelungen sind vielfältig.
Warum stellen so viele Unternehmen auf flexible Arbeitszeiten um? Wie wirkt sich das auf euer Büro aus? Was ist bei der Verwaltung einer flexiblen Belegschaft zu tun und zu unterlassen? Die Einführung von mehr Arbeitsflexibilität erfordert einige Anpassungen. Wenn sie richtig eingeführt wird, bietet sie sowohl dem Unternehmen als auch den Arbeitnehmenden Vorteile. Bei deskbirdist es unser Ziel, euch bei der Einführung von Hybridarbeit zu unterstützen und eine Kultur zu fördern, in der der Mensch im Mittelpunkt steht. Aus diesem Grund haben wir beschlossen, die häufigsten Fragen zur flexiblen Arbeit zu beantworten. Seid ihr bereit? Macht es euch bequem, holt euch eine Tasse Kaffee und erfahrt mehr über die Zukunft der Arbeit!
Was ist flexible Arbeit?
Definition von flexibler Arbeit
Flexible Arbeit umfasst alle Arbeitsmodelle, die den Arbeitnehmenden mehr Möglichkeiten zur Gestaltung ihrer Arbeitszeiten bieten. Obwohl es sie schon vor COVID-19 gab, boten nur wenige Unternehmen ihren Mitarbeitenden diesen Vorteil. Aber die Pandemie hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, auf den Kopf gestellt. Nachdem wir gezwungen waren, von zu Hause aus zu arbeiten, erkannten wir die Vorteile von weniger Pendeln und einer besseren Work-Life-Balance. Seitdem gehören flexible Arbeitsregelungen zu den wichtigsten Kriterien bei der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz. Andererseits ist das Fehlen einer solchen Möglichkeit einer der häufigsten Gründe für eine Kündigung. Doch wie wir gleich sehen werden, profitieren nicht nur Arbeitnehmende von dieser neuen Arbeitsform, sondern auch Unternehmen.
Verschiedene Arten von flexiblen Arbeitsregelungen
Wie bereits erwähnt, umfasst der Begriff "flexible Arbeit" mehrere Arbeitsmodelle, die alle mehr Flexibilität bieten. Im Folgenden findet ihr die gängigsten Arten von Arbeitsvereinbarungen:
- Remote-Arbeit;
- Hybridarbeit;
- Gleitzeit;
- komprimierte Stunden;
- Teilzeitstellen;
- Job Sharing;
- verteilte Arbeit.
Alle diese flexiblen Arbeitsformen haben Vor- und Nachteile. Um zu wissen, welche davon am besten zu eurer Organisation passt, müsst ihr sowohl die Erwartungen eurer Mitarbeitenden als auch die Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigen. Es ist auch üblich, verschiedene Arten von flexiblen Arbeitsregelungen zu kombinieren, um das perfekte Arbeitsmodell zu schaffen. So könnt ihr beispielsweise einige Teilzeitstellen für saisonale Arbeitshöhen anbieten, während euer unbefristeter Vertrag Vorteile wie komprimierte Arbeitszeiten und ein hybrides Arbeitsmodell beinhaltet.
👋 Möchtet ihr mehr erfahren? Lest unseren letzten Artikel auf Medium über die verschiedenen Beispiele für flexible Arbeitsregelungen!
Wie profitieren Unternehmen und Arbeitnehmende von flexiblen Zeitplänen?
Entspricht den Werten einer Kultur, in der der Mensch im Mittelpunkt steht
Viele schätzen einen mitarbeiterorientierten Ansatz mehr als die Gehaltsabrechnung, die sie am Ende des Monats erhalten (solange sie fair bleibt, natürlich!). Indem ihr flexible Zeitplanung zulasst, zeigt ihr euren Mitarbeitenden, dass ihr Wohlbefinden, ihre Erfahrungen am Arbeitsplatz und ihre Bedürfnisse wichtig sind. Dies erhöht unmittelbar die Arbeitszufriedenheit und die Erfahrung der Mitarbeitenden. Indem ihr die Werte einer Kultur, in der der Mensch im Mittelpunkt steht, in Einklang bringen, fördert ihr die Zufriedenheit am Arbeitsplatz und damit ein höheres Engagement und bessere Leistungen.
Verbessert die Work-Life-Balance
Einer der attraktivsten Vorteile flexibler Arbeit ist die persönliche und qualitative Zeit, die Arbeitnehmende dadurch gewinnen. Durch weniger Pendeln (Mobil- und Hybridarbeit), mehr freie Tage (komprimierte Arbeitszeiten) oder mehr Flexibilität während des Tages (Gleitzeit) können Arbeitnehmende ihr Berufs- und Privatleben besser miteinander vereinbaren. Sie können endlich einen Teil ihrer Zeit der Selbstfürsorge, Hobbys und Momenten mit Freunden und Familie widmen. Sie haben nicht nur eine bessere psychische Gesundheit, sondern sind auch besser gelaunt und leistungsfähiger bei der Arbeit.
Steigert das Engagement und die Produktivität
Zufriedenheit und Produktivität der Arbeitnehmenden sind eng miteinander verbunden und ergeben sich aus der Dankbarkeit der Arbeitnehmenden für die Flexibilität bei der Arbeit. Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz spielt eine wichtige Rolle für die Motivation und Leistung der Mitarbeitenden. Wenn flexible Arbeitszeiten mit klaren Regeln und Grenzen eingerichtet werden, wirkt sich dies positiv auf Unternehmen und Mitarbeitende aus. Je flexibler eure Teams sind, desto ausgeglichener sind sie. Dieses Gleichgewicht führt zu einer zufriedeneren Belegschaft, die sowohl engagiert als auch produktiv ist.
Reduziert die Bürokosten
Wenn ihr euren Mitarbeitenden die Möglichkeit gebt, von überall aus zu arbeiten, werdet ihr feststellen, dass sich die Art und Weise, wie euer Büro genutzt wird, verändert. Arbeitnehmende möchten einen Ort haben, an dem sie sich zur Teamarbeit treffen können, so dass einzelne Schreibtische leer bleiben und Besprechungsräume und Bereiche für die Zusammenarbeit bevorzugt werden. Außerdem kommen sie normalerweise nicht alle auf einmal ins Büro. Die Größe eures Büros und die Art der Arbeitsbereiche müssen an diese Veränderungen angepasst werden. Dies könnte bedeuten, dass ihr in ein kleineres Büro umziehen könnt, das weniger Energie und weniger individuelle Ausstattung (Schreibtische, Computer, Büromaterialien ...) benötigt.
Talentanwerbung und Mitarbeiterbindung
Da dies ein grundlegendes Kriterium für Arbeitnehmende ist, ist das Angebot flexibler Arbeitsmöglichkeiten ein Magnet für Talente und trägt dazu bei, sie zu halten. Wie wir letzte Woche in unserem Artikel über hybrides Arbeiten hervorgehoben haben, gilt dies vor allem für Millennials und die Generation Z. Aber selbst wenn ihr eine generationsübergreifende Belegschaft habt, zeigen Statistiken, dass rund 70% von ihnen hybride Arbeitsformen bevorzugen. Daher ist Flexibilität ein entscheidender Vorteil, um weiterhin mit hochqualifizierten Mitarbeitenden zusammenzuarbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
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Wie kann flexible Arbeit die Produktivität verbessern?
Verbessert das Wohlbefinden der Mitarbeitenden
Wenn Arbeitnehmende unglücklich und unzufrieden mit ihrem Berufsleben sind, wirkt sich dies unmittelbar auf ihre Motivation und Leistung aus. Langfristig kann eine schlechte psychische Gesundheit am Arbeitsplatz schwerwiegendere Folgen haben, wie z. B. ein Burnout der Mitarbeitenden. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung ist jedoch von grundlegender Bedeutung für die Unterstützung von Unternehmen bei der Förderung eines positiven Arbeitsklimas und der Erhaltung des Wohlbefindens ihrer Mitarbeitenden. Wie bereits erwähnt, sind glückliche und gesunde Mitarbeitende mit größerer Wahrscheinlichkeit motiviert und produktiv als Menschen, die ihre Arbeit in einem Arbeitsumfeld verrichten, das ihren Bedürfnissen nicht gerecht wird.
Passt sich den Spitzenzeiten der Produktivität an
Wir alle haben unterschiedliche Spitzenproduktivitätszeiten. In diesen Zeiträumen leisten die Menschen weitaus mehr als in der übrigen Zeit des Tages, weil sich ihr Gehirn besser konzentrieren und funktionieren kann. Dies zu berücksichtigen, kann die Produktivität der Arbeitnehmenden fördern. Flexible Arbeitsregelungen, insbesondere Gleitzeit, ermöglichen es den Arbeitnehmenden, davon zu profitieren. Einige können beschließen, nur vormittags zu arbeiten, andere nachmittags - je nachdem, welche Zeitspanne am besten zu ihrem Produktivitätsmaximum passt und ihnen hilft, sich zu konzentrieren.
Ermöglicht es Mitarbeitenden Ablenkungen zu vermeiden und sich besser zu konzentrieren
Es ist zwar schön, ins Büro zu kommen, um Kolleg:innen zu treffen und sich persönlich auszutauschen, aber es bedeutet auch, dass man häufiger abgelenkt wird. Im Büro werden beispielsweise Gespräche um euch herum geführt oder ihr werdet von Kolleg:innen unterbrochen, um eine "schnelle" Frage zu stellen. Wenn ihr euren Mitarbeitenden die Möglichkeit gebt, regelmäßig von zu Hause oder einem anderen Arbeitsplatz aus zu arbeiten, können sie eine ablenkungsfreie Arbeitsumgebung wählen. Wenn sie gerne von der Couch aus arbeiten und ihr Gleitzeit zulässt, können sie warten, bis alle das Haus verlassen haben, um es sich gemütlich zu machen und ihren Tag zu beginnen!
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Wie sieht ein flexibles Büro aus?
Kollaborative Räume: Menschen legen Wert auf Teamarbeit, wenn sie vor Ort sind
Wie bereits erwähnt, treffen sich flexible Teams in der Regel vor Ort, um an Gruppenprojekten zu arbeiten. Daher verschiebt sich die Art und Weise, wie Büroräume genutzt werden. Früher kamen Menschen jeden Tag ins Büro und hatten ihren eigenen Arbeitsplatz, aber das ist nicht mehr der Fall. Mitarbeitende möchten Zugang zu Besprechungsräumen und anderen Bereichen für die Zusammenarbeit haben, um zusammenzusitzen, sich auszutauschen und die Arbeit persönlich zu genießen. Für bestimmte Aufgaben oder für Mitarbeitende, die lieber allein arbeiten und sich konzentrieren müssen, kann man ein paar Einzelschreibtische beibehalten. Aber die Zusammenarbeit ist das Herzstück der Büroeinrichtung.
Bereiche für soziale Interaktion: Das Büro wird zu einem Ort der Begegnung und des Austauschs
Die Förderung einer positiven Unternehmenskultur ist für die Schaffung eines gesunden Arbeitsumfelds und die Zufriedenheit der Mitarbeitendenvon entscheidender Bedeutung. Die Verbundenheit am Arbeitsplatz spielt dabei eine wichtige Rolle. Zur Erinnerung: Dies bedeutet, dass sich die Arbeitnehmenden mit ihrer Arbeit, dem Unternehmen und ihren Kolleg:innen verbunden fühlen. Bei flexiblen Arbeitszeiten sehen sie ihre Teamkolleg:innen nicht mehr jeden Tag. Wenn sie sie sehen, wollen sie nicht nur zusammen arbeiten, sondern erwarten auch einen Raum, in dem sie sich austauschen können. Der Zusammenhalt im Team ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei einer hybriden Belegschaft. Eure Büroeinrichtung kann das unterstützen, indem ihr mehr soziale Bereiche wie eine Kaffee-Ecke oder eine Chill-Zone anbietet. Die Verwendung einer Hot-Desking-Software mit einem interaktiven Gebäudeplan wie bei deskbird hilft euren Mitarbeitenden, den Schreibtisch zu buchen, den sie neben ihren Lieblingskolleg:innen benötigen!
Ein neuer Entwurf: ein mitarbeiterorientiertes Bür für ein Arbeitsmodell, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht
Wenn ihr ein Arbeitsmodell umsetzt, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht, bedeutet das, dass euch das Wohlbefinden und die Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden am Herzen liegt. Das sollte sich auch in der Gestaltung eures Büros widerspiegeln. Flexible Teams müssen sich vor Ort genauso wohlfühlen und motiviert sein, wie wenn sie von einem anderen Ort aus arbeiten. Fördert ihr umweltfreundliche Praktiken am Arbeitsplatz? Beschwert sich euer Team über die Qualität der Büromöbel? Fördert die Gestaltung eures Arbeitsplatzes eine positive Einstellung und Motivation? Diese Aspekte sind wichtig, um eine physische Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Motivation, das Wohlbefinden, die Interaktion und die Verbundenheit mit dem Arbeitsplatz fördert. Ihr wisst nicht, wo ihr anfangen sollt? Lest unseren Artikel über die Gestaltung eines Feng-Shui-Büros in 9 Schritten und warum - er wird euch bestimmt einige wichtige Informationen liefern!
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Wie managt man eine flexible Belegschaft?
Fokus auf die Erfahrung der Mitarbeitenden
Obwohl Unternehmen mehr Flexibilität einführen, um die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern, kann dies, wenn es nicht richtig gemacht wird, auch das Gegenteil bewirken. Um dies zu vermeiden, ist es von grundlegender Bedeutung, die Erwartungen der Mitarbeitenden in Bezug auf die Arbeitsflexibilität zu kennen. Verfügen sie über die erforderlichen Instrumente, um remote zu arbeiten? Wie stehen sie zu dieser organisatorischen Veränderung? Sind sie mit dem Verhältnis von Büro- und Mobilarbeitstagen zufrieden? Der Hauptvorteil flexibler Arbeitsregelungen ist die Fähigkeit, sich an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und des Unternehmens anzupassen. Wir empfehlen euch daher, regelmäßig Fragebögen zur Mitarbeiterzufriedenheit zu versenden, um eure Arbeitsweise ständig zu verbessern.
Stellt die richtigen Werkzeuge zur Hybridarbeit bereit
Flexible Teams brauchen eine gute Internetverbindung sowie Skills zur Kommunikation und Zusammenarbeit. Vor allem aber müssen sie in der Lage sein, unabhängig von ihrem Standort nahtlos und effizient zusammenzuarbeiten. Das Internet der Dinge ist in unserem Privatleben allgegenwärtig, warum sollte es also nicht auch am Arbeitsplatz genutzt werden? Digitale Ressourcen können Teams bei der Umstellung auf flexible Arbeit unterstützen. Eine Software zur Buchung von Schreibtischen hilft bei der Lösung von Terminkonflikten und der Optimierung eures hybriden Büros, während Virtual-Reality-Geräte es euren Mitarbeitenden ermöglichen, ein Online-Meeting so abzuhalten, als ob sie sich alle im selben Raum befänden. Auch hier gilt: Findet heraus, was eure Mitarbeitenden brauchen, um alle Vorteile der flexiblen Arbeit zu nutzen.
Erstellt eure eigenen Richtlinien für flexible Arbeit
Arbeitnehmende sollten klar definieren können, was flexible Arbeit bedeutet und was sie tun können und was nicht. Erstens hat jedes Unternehmen und jede Belegschaft ihre eigenen Bedürfnisse. Indem ihr eure eigenen Richtlinien für flexible Arbeit aufstellt und teilt, sind alle Beteiligten am gleichen Stand. Zweitens hilft es, faire und gleiche Bedingungen für alle Teammitglieder zu schaffen. Das richtige flexible Arbeitsmodell zu finden, geht wahrscheinlich nicht von heute auf morgen. Ihr müsst nicht nur die Erwartungen eurer Mitarbeitenden berücksichtigen, sondern auch, was gut für das Unternehmen ist. Führt ihr regelmäßig Umfragen durch, diskutiert ihr mit eurem Team, und analysiert, was verbessert werden kann. Vielleicht stellt ihr fest, dass das, was bei anderen Unternehmen funktioniert, bei eurer Belegschaft nicht funktioniert - und umgekehrt.
Wir hoffen, dass deskbird euch geholfen habt, alle Facetten flexibler Arbeit besser zu verstehen und zu erkennen, wie sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende davon profitieren. Mit anderen Worten: Flexible Arbeitszeiten werden zu einer Schlüsselkomponente für den Erfolg. Seid ihr bereit, eurer Belegschaft mehr Flexibilität zu bieten? Ihr habt bereits damit begonnen und seid noch dabei herauszufinden, wie ihr ein flexibles Büro verwalten könnt?
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