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Best Practices für den Umgang mit Terminkonflikten am Arbeitsplatz

Veröffentlicht:

9. Mai 2022

Aktualisiert:

24. Mai 2023

Wenn ihr in der Personalabteilung arbeitet oder ein Team leitet, habt ihr wahrscheinlich schon einige Zeitplanprobleme mit euren Mitarbeitenden erlebt. Wenn sie am selben Tag arbeiten müssen oder sich zur selben Zeit freinehmen, dies aber nicht möglich ist, kann dies für alle Beteiligten frustrierend sein und schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben. Wie können wir also mit Terminkonflikten am Arbeitsplatz umgehen?Kalenderkonflikte am Arbeitsplatz gab es zwar schon immer, aber mit der zunehmenden Arbeitsflexibilität wird es noch schwieriger. Woher wissen eure Mitarbeitenden, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit ihr Schreibtisch im Büro frei ist? Können sie sicher sein, dass ein Besprechungsraum frei ist, wenn sie ihn brauchen? Hybride Arbeitsformen und Gleitzeit sind zwei wichtige Trends in der Zukunft der Arbeit, die beide eine gewisse Anpassungsfähigkeit der Unternehmen erfordern. Mit unserem Remote-Management-Tool unterstützen wir euch dabei, ein modernes, mitarbeiterorientiertes Unternehmen zu schaffen. Lest die Best Practices, um Planungskonflikte so weit wie möglich zu vermeiden

Identifiziert die Arten von Terminkonflikten

Bevor ihr versucht, Lösungen zur Verringerung von Zeitplanproblemen zu finden, ist es sehr wichtig festzustellen, welche Arten von Terminkonflikten sich auf eure Belegschaft auswirken. Es gibt 5 Hauptarten von Kalenderproblemen, die auftreten können: 

  1. Sich überschneidende Ereignisse: Ein Mitarbeiter wird für zwei verschiedene, sich überschneidende Sitzungen angefordert;
  2. Verwirrung über den Arbeitsort der Mitarbeitenden: Den Mitarbeitenden wird eine Besprechung vor Ort zugewiesen, obwohl sie von zu Hause aus arbeiten;
  3. Inoffizieller Tausch von Zeitfenstern: Tausch von Büro- oder Remote-Zeitfenstern mit anderen Teammitgliedern, ohne dies offiziell mitzuteilen;
  4. Doppelbuchung: Ein Mitarbeiter wird für zwei verschiedene Aufgaben in genau demselben Zeitfenster eingeplant;
  5. Last-Minute Änderungen: Der Teamkalender muss aufgrund eines unerwarteten Ereignisses (Krankheitstag, Stau usw.) umgestellt werden.

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Erstellt eine Kalender-Guideline für Hybridarbeit

Eure Mitarbeitenden müssen die Regeln für ihren Zeitplan kennen. Wie viele Stunden pro Woche sollen sie arbeiten? Können sie sich dafür entscheiden, die ganze Zeit im Home-Office zu arbeiten, oder müssen sie an einer bestimmten Anzahl von Tagen pro Woche/Monat vor Ort sein? Verlangt ihr, dass sie zu einer bestimmten Zeit anfangen zu arbeiten, oder fördert ihr die Gleitzeit? Dies sind alles Fragen, die mit euren Mitarbeitenden besprochen werden müssen.

Vor allem bei der Leitung von hybriden Teams birgt das Fehlen klarer Richtlinien für die Zeiteinteilung ein hohes Risiko für Verwirrung und mögliche Konflikte. Die daraus resultierende Frustration kann beispielsweise die Arbeitsplatzkultur und die Produktivität der Mitarbeitenden im Allgemeinen stark beeinträchtigen. Im Hinblick auf den Erfolg des Unternehmens ist dies keine ideale Situation. Daher ist es sinnvoll, Richtlinien darüber zu erstellen, wie euer hybrides Arbeitsmodell funktionieren soll. Und zögert nicht, sie bei Bedarf zu aktualisieren.

Person, die in ein Notizbuch schreibt und den Zeitplan auf dem IPad betrachtet
Person erstellt Wochenplan am IPad.

Förderung der Kommunikation innerhalb des Teams

Wenn sich Spannungen aufbauen, versucht das Problem zu lösen, indem ihr eure Teammitglieder ermutigt auf konstruktive Weise darüber zu sprechen. Lasst jede Person ihre Meinung sagen und versucht eine faire Lösung zu finden, die beide Mitarbeitende zufrieden stellt. Vereinbart einen Termin und einen Ort für ein Treffen, um die Situation zu klären und ein positives Ergebnis zu finden.

Dies kann physisch an einem Tisch oder bei einem Kaffee geschehen, wenn ihr vor Ort seid, oder virtuell, wenn die Mitarbeitenden remote arbeiten. Wenn ihr euch dafür entscheidet, das Problem remote zu lösen, könnt ihr es über digitale Kommunikationstools wie Slack oder Zoom besprechen. Denkt daran, dass bei der Kommunikation der Tonfall und die Körpersprache sehr wichtig sind. Daher sind Videoanrufe die bessere Wahl, um einen Konflikt zwischen zwei Teammitgliedern remote zu lösen.

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Plant eine Backup-Lösung

Eine gute Möglichkeit, Planungskonflikte am Arbeitsplatz zu vermeiden, besteht darin, immer eine Backup-Lösung zu haben. Hier sind zwei verschiedene Optionen, die ihr in eurem Teammanagementprozess integrieren könnt. 

Erstellt ein wöchentliches Backup-System

Eine faire und effektive Lösung ist die Einrichtung eines rotierenden Backup-Systems. Ihr weist euer Team für jede Woche eine "Ersatzperson" zu. Auf diese Weise kann die Ersatzperson das Problem lösen, wenn es ein Problem mit dem Agenda eurer Mitarbeitenden gibt. Ein Beispiel: Mark arbeitet am Mittwoch im Büro und Elena arbeitet von zu Hause aus. Peter arbeitet ebenfalls von zu Hause aus, ist aber in dieser Woche als "Ersatzperson" eingeteilt. Leider ist Marks Tochter krank und er muss von zu Hause aus arbeiten. Elena kann nicht anstelle von Mark kommen, da sie an diesem Tag einen Arzttermin hat. Da beide von zu Hause aus arbeiten müssen, könnte es zu Spannungen und Frustration kommen, wenn Elena ins Büro kommt und ihren Termin verpasst. Um diese Angelegenheit aus dem Weg zu räumen und weil Peter in dieser Woche die "Ersatzperson" ist, bittet ihr ihn, ins Büro zu kommen, auch wenn dies ursprünglich nicht in seinem Terminkalender vorgesehen war.

Verpflichtett eure Mitarbeitenden, einen Plan B zu haben

Eine weitere einfache und schnelle Möglichkeit, ein Problem mit der Zeitplanung der Mitarbeitenden zu lösen, besteht darin, eure Teammitglieder zu bitten, immer eine Alternative zu nennen, die in ihrem Terminkalender funktionieren könnte. Manche Mitarbeitenden haben unter der Woche vielleicht nichts Bestimmtes vor und sind offen dafür, die Tage im Home-Office und vor Ort zu tauschen. Wenn ihr eure Kolleg:innen wissen lässt, dass es ihnen nichts ausmacht, die Tage zu tauschen, schafft eine positive Atmosphäre im Team und vermeidet Probleme mit dem Zeitplan.

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Frau arbeitet am Laptop auf dem Küchentisch und schreibt in ein Notizbuch
Frau, die ihren Zeitplan und ihre To-Dos aufschreibt.

Einsatz eines Remote-Management-Tools

Der beste Weg, um ein hybrides Team und seinen Zeitplan einfach, reibungslos und unkompliziert zu verwalten, ist der Einsatz eines Remote-Management-Tools. Dies ist ein Muss für jedes moderne Unternehmen mit einem hybriden Modell. Da die neue Arbeitsweise eine größere Flexibilität am Arbeitsplatz mit sich bringt, erfordert die Verwaltung der Büroräume und der Zeitpläne der Mitarbeitenden effektive Organisationsverfahren. Dies ist eine einfache Aufgabe, die automatisiert werden kann. Automatisierung hilft Unternehmen, effizienter und produktiver zu werden. Daher ist der Einsatz einer zentralen Software für die Personaleinsatzplanung wie deskbird die ideale Lösung für Unternehmen, um Terminkonflikte zu vermeiden, ohne zu viel Zeit darauf zu verwenden.

Mit einer Week Planning App können eure Mitarbeitenden schnell einen Blick auf die verfügbaren Zeitfenster sowie die Optionen für Schreibtische und Besprechungsräume werfen. Mit wenigen Klicks können sie ihren Wochenplan mit einer Mischung aus Home-Office und Bürozeiten zusammenstellen. Sie können auch wählen, wo sie arbeiten möchten, wenn sie im Büro sind (Einzelarbeitsplatz, Besprechungsräume, kollaborative Arbeitsbereiche usw.) und wie lange (ganzer Tag, halber Tag, zwei Stunden usw.). Die deskbird App ist einfach das beste Werkzeug, um hybrides Arbeiten zu ermöglichen und die Erfahrung der Mitarbeitenden zu verbessern!

Frau mit weißem Blazer und Brille arbeitet am Laptop
Frau, die die Zeitpläne ihrer Mitarbeitenden verwaltet.

Ihr kennt nun die besten Methoden, um Planungskonflikte zu minimieren, die bei der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells auftreten können. Für welche Methode ihr euch auch immer entscheidet, denket immer daran, den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen, denn die Mitarbeiterorientierung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen! Wir hoffen, dass dieser Artikel euch hilft, die Zeitpläne eurer Mitarbeitenden besser zu verwalten und Lösungen zu finden, die den Bedürfnissen aller gerecht werden. Abonniert unseren Newsletter, um über die neuesten Themen rund um das Thema Hybridarbeit auf dem Laufenden zu bleiben! 

Paulyne

Paulyne ist Spezialistin für hybride Arbeitsformen und schreibt über Nachhaltigkeit, flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeitendenerfahrungen.

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