Kosteneinsparungen in Unternehmen: 15 Ideen zur Kostensenkung am Arbeitsplatz
22. Mai 2023
27. September 2024
30%. So viel könnt ihr sparen, wenn ihr in die richtige Technologie für euren Arbeitsplatz investiert, und so viel könnt ihr mit deskbird sparen. Denn "wie und wo können wir unsere Ausgaben senken?" ist die Frage, die sich alle Unternehmen ständig stellen. Es ist die tägliche Herausforderung, mit der Finanzmanager:innen zu kämpfen haben. Aber wir haben die Lösung für euch!
Um euer Budget im Blick zu behalten und Möglichkeiten zur Kostensenkung zu erkennen, werfen wir einen Blick auf die besten Ideen zur Kosteneinsparung für Unternehmen. Aber das Wichtigste ist, dass wir entdecken, wie moderne Technologien und Arbeitsweisen neue Möglichkeiten zur Minimierung der Geschäftsausgaben bieten!
Unsere Welt entwickelt sich rasant weiter, und das gilt auch für unsere Arbeitsumgebung. Das zwingt Unternehmen, ihre Arbeitsmodelle zu überprüfen, bietet aber auch neue Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Kostensenkungsstrategie. Von der Nutzung von KI Tools über die Verkleinerung eures Büros bis hin zur Bewertung eurer finanziellen Ausgaben- hier findet ihr 15 effiziente Kostensenkungsinitiativen zur Optimierung eures Budgets!
Klassische, aber effiziente Wege zur Kostensenkung für ein Unternehmen
1. Haltet euer Budget auf dem neuesten Stand
Ihr müsst wissen, wohin euer Geld fließt, und genau verstehen, wo ihr Kosten einsparen könnt. Wenn ihr euren Haushaltsplan auf dem neuesten Stand haltet, könnt ihr Verbesserungsmöglichkeiten erkennen und eure Schwächen aufzeigen.
Ihr könnt ihn jederzeit anpassen, sobald sich eure finanzielle Situation ändert. Zum Beispiel kam die globale Gesundheitskrise aus dem Nichts und legte die Welt auf Eis; dieses Ereignis wird sich höchstwahrscheinlich auf eure Budgetplanung auswirken!
2. Schaut euch eure finanziellen Ausgaben genau an
Überprüft regelmäßig, wie viel ihr für Versicherungen, Strom, Internet, Wartung usw. ausgebt. Entsprechen die Angebote eurer Anbieter:innen eurem aktuellen Bedarf? Findet ihr keine besseren und günstigeren Lösungen?
Seht euch außerdem mindestens einmal im Jahr eure Abonnements an und stellt fest, ob ihr diese HR-Software (Human Resources) noch benötigt. Eine weitere Möglichkeit zur Senkung der finanziellen Ausgaben besteht darin, die Servicekosten zu senken, indem ihr euch für ein "pay-as-you-go"-Preismodell entscheidet.
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3. Richtet ein Abteilungsbudgetsystem ein
Eure IT-Mitarbeitenden haben nicht genau dieselben Bedürfnisse wie euer Vertriebsteam. Jede Abteilung eures Unternehmens hat spezifische Anforderungen. Wenn ihr dies berücksichtigt, könnt ihr die Kosten für euer Unternehmen erheblich senken.
Einige Aufgaben können beispielsweise kaum von zu Hause aus erledigt werden, während andere remote erledigt werden können. Eine Verkleinerung der Bürofläche für ein Team, das hauptsächlich von zu Hause aus arbeitet, ist eine großartige Idee zur Kosteneinsparung. Für die Abteilungen, die fast täglich vor Ort sein müssen, kann man das jedoch nicht tun.
Teilt also euren Finanzplan nach Abteilungen auf, erfahrt, was jedes Team nutzt, braucht und erwartet, und erstellt dementsprechend eine Budgetstrategie für jeden Bereich.
4. Überprüft euren Geschäftsreiseplan
Die persönliche Teilnahme an Geschäftsveranstaltungen und Meetings verschlingt einen großen Teil des Budgets eines jeden Unternehmens, wenn sie Reisen erfordern. Um die Reisekosten zu senken, solltet ihr prüfen, ob Firmenveranstaltungen online durchgeführt werden können.
Wenn nicht, informiert euch, ob sie in der Nähe eures Hauptsitzes erledigt werden können. Dazu könnt ihr Fahrgemeinschaften bilden oder den Zug statt des Flugzeugs nehmen (das ist nicht nur billiger, sondern auch besser für den Planeten! 🌍).
Kostensparende Ideen für Unternehmen, die ein modernes Arbeitsumfeld fördern
5. Stellt auf ein hybrides Arbeitsmodell um
Die Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell erfüllt nicht nur die Erwartungen der Mitarbeitenden, steigert die Produktivität und verbessert die Work-Life-Balance, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, die Kosten zu minimieren. Wenn die Hälfte eurer Belegschaft von zu Hause aus arbeitet, sinken viele Ausgaben des Unternehmens.
Direkte Auswirkungen wie ein geringerer Energieverbrauch oder ein kleinerer Büroflächenbedarf senken eure Ausgaben. Aber auch indirekte positive Auswirkungen des hybriden Arbeitens, wie höhere Mitarbeiterzufriedenheit und geringere Fluktuation, senken die Unternehmenskosten.
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6. Investiert in Geräte und Technologien, die den Bedürfnissen eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden entsprechen
Investitionen in Online-Ressourcen, die nicht oder nicht richtig genutzt werden, sind reine Geldverschwendung. Wenn Teammitglieder mit ungeeigneten Tools arbeiten, sind sie frustriert, gestresst und weniger produktiv, was zu unvorhergesehenen Kosten führt.
Anstatt die gleiche Software zu kaufen wie eure Konkurrenten, einfach weil sie bei ihnen gut funktioniert, solltet ihr in Tools investieren, die für euer Unternehmen und eure Mitarbeitenden sinnvoll sind. So vermeidet ihr nicht nur Geldverschwendung und -verluste, sondern auch Unzufriedenheit und Desengagement eurer Mitarbeitenden.
7. Arbeitet mit Freelancern zusammen
Anstatt jedes Mal einen neuen Mitarbeitenden einzustellen, wenn eine intensivere Arbeitsphase ansteht, solltet ihr die Zusammenarbeit mit Freelancern in Betracht ziehen. Kurzfristig könnten die Betriebskosten steigen, aber die Motivation der Mitarbeitenden kann sich lohnen.
Häufig sind Selbstständige sehr engagiert und liefern sehr gute Arbeit, da sie sich ihre Kund:innen aussuchen können. Wenn sie das Projekt annehmen, mögen sie eure Produkte oder Dienstleistungen und wollen euch helfen, zu wachsen. Das ist die perfekte Lösung, um Geld zu sparen und gleichzeitig mit hochqualifizierten Mitarbeitenden für kurze Projekte zusammenzuarbeiten.
Änderungen im physischen Büro, um effizient Kosten zu sparen
8. Verkleinert euer Hybridbüro
Wenn ihr euren Mitarbeitenden die Möglichkeit gebt, flexibel zu arbeiten, könnt ihr wahrscheinlich euren Büroraum verkleinern. Überprüft eure Workplace Analytics. Sie sollten euch ein klares Bild davon vermitteln, wie eure Bürofläche genutzt wird und wo die Arbeitsplatzgestaltung verbessert werden kann, um die Kosten zu minimieren.
Wenn ihr noch kein Tool für diese Informationen habt, empfehlen wir euch die deskbird Schreibtischbuchungssoftware. Sie hilft euch nicht nur bei der effizienten Verwaltung eures hybriden Arbeitsplatzes, sondern bietet euch auch wichtige Funktionen wie Büro-Analytics.
9. Implementiert eine BYOD-Richtlinie
Haben eure Teammitglieder PCs im Büro und arbeiten zu Hause mit ihren Laptops? Die Einführung einer BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device) ist in der Arbeitswelt mittlerweile gängige Praxis.
Es reduziert die Auswirkungen von Technologie-Hardware auf den Planeten (weniger gekaufte Computer = weniger abgebaute Rohstoffe) und senkt gleichzeitig die Kosten des Unternehmens. Um Gleichstellung und Inklusion am Arbeitsplatz zu fördern, empfehlen wir euch, euch an der Anschaffung von Geräten für eure Mitarbeitenden entsprechend deren Einkommen zu beteiligen.
10. Führt nachhaltigere Praktiken ein
Wer sagt, dass Umweltschutz Geld kostet? Manche umweltfreundlichen Praktiken schon, aber andere sparen tatsächlich Geld. Betrachtet zum Beispiel die 3-R-Methode (Reduce, Reuse, Recycle). Anstatt einen Laptop, der nicht mehr funktioniert, wegzuwerfen und einen neuen zu kaufen, solltet ihr ihn erst einmal reparieren lassen. Aber es gibt noch viele weitere Beispiele wie dieses.
Die Entscheidung für gebrauchte Möbel ist eine umweltfreundliche Lösung, die euch auch hilft, eure Kosten zu minimieren. Der Umstieg auf verbrauchsarme Glühbirnen und das Überdenken eures hybriden Bürodesigns für mehr natürliches Licht sind ebenfalls eine Option.
Der kontrollierte Einsatz von Klimaanlagen im Sommer und die Senkung der Innentemperatur im Winter tragen ebenfalls dazu bei, euren ökologischen Fußabdruck zu verringern und gleichzeitig die Geschäftskosten zu senken. Die Liste der Beispiele für Nachhaltigkeit im Büro ist lang.
🍃 Wir empfehlen euch, einen Blick auf unsere 21 Nachhaltigkeits-Ideen für Unternehmen und 17 einfache monatliche Green Challenges für das Büro zu werfen, um weitere Einblicke zu erhalten!
11. Nutzt moderne Technologien am Arbeitsplatz
Die Investition in moderne Arbeitsplatztechnologie ist auch eine Möglichkeit für Unternehmen, Geld zu sparen.
Cloud-basierte Systeme kosten beispielsweise weniger Geld und ermöglichen es euch, euren Speicherplatz zu reduzieren. Diesen neuen Raum könnt ihr dann in einen Arbeits-, Sozial- oder Wellnessbereich umwandeln, anstatt euren Arbeitsbereich zu vergrößern. Es kann aber auch eine Gelegenheit sein, euer Büro in Kombination mit dem eingesparten Platz zu verkleinern, dank einer guten Analyse der Nutzung eures Hybridbüros.
Die Umgestaltung eures Hauptsitzes in ein smartes Gebäude trägt auch dazu bei, eure Kosten zu senken. Beleuchtungssensoren helfen beispielsweise, eure Stromrechnungen zu senken. Und schließlich solltet ihr euer Cyber-Risikomanagement-System überprüfen. Eine unzureichende Datenschutzstrategie kann große Auswirkungen auf euer Budget haben.
Praktiken zur indirekten Senkung der Geschäftskosten
12. Automatisiert sich wiederholende Aufgaben
Zeit ist Geld. Anstatt eure Mitarbeitenden mit sich wiederholenden Aufgaben zu beauftragen, solltet ihr diese stattdessen automatisieren. Durch die Einführung automatisierter Systeme gewinnen eure Mitarbeitenden Zeit, um sich auf sinnvollere Aufgaben zu konzentrieren und ihre Fähigkeiten voll auszuschöpfen. Die Automatisierung eurer Prozesse ermöglicht es ihnen auch, effizienter zu arbeiten. Die Zeit, die für notwendige Schritte aufgewendet wird, steigert die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden und führt zu mehr Produktivität und Engagement. Weniger Frustration, weniger Risiko eines Burnouts oder einer stillen Kündigung und weniger Fluktuation.
13. Lagert unkritische Aufgaben an KI aus, um Zeit zu sparen und Betriebskosten zu senken
Die Frage des Einsatzes von KI am Arbeitsplatz war in den letzten Monaten in aller Munde. Wenn sie richtig eingesetzt werden, sind KI-Tools großartige Verbündete für Unternehmen und Arbeitnehmende. Wie die Automatisierung können sie die Betriebskosten erheblich senken und Teammitgliedern Zeit sparen, damit sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Chatbots sind das perfekte Beispiel für eine KI-Lösung, die funktioniert und allen nützt. Heutzutage kann man auch einen Newsletter mit Hilfer künstlicher Intelligenz programmieren oder schreiben. Das erfordert zwar immer noch ein menschliches Eingreifen, spart aber viel Zeit (und wie wir gerade gesagt haben, ist Zeit Geld!).
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14. Bietet all euren Mitarbeitenden Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung
Wenn ihr derzeit nicht unter finanziellem Druck steht, ist das Angebot von Weiterbildungsmöglichkeiten für eure Teammitglieder eine langfristige Investition, die ihr in Betracht ziehen solltet. Ja, es bedeutet, dass ihr Geld ausgeben müsst, das ihr anfangs vielleicht nicht eingeplant hattet. Aber die Weiter- und Neuqualifizierung eurer Mitarbeitenden kann einen Bumerangeffekt auslösen, der euch langfristig Kosteneinsparungen ermöglicht. Es ist zu einer gängigen Praxis geworden, die Einstellungsbudgets zu kürzen, und hat den schönen Namen Quiet Hiring erhalten.
Wenn dieser Ansatz richtig umgesetzt wird, ist er ein Gewinn für alle. Er entspricht dem Wunsch der Millennials und der Generation Z nach mehr Möglichkeiten zum Erlernen neuer Fähigkeiten. Gleichzeitig hilft er den Unternehmen, ihre Kosten zu senken und Qualifikationslücken zu schließen.
15. Investiert in Management Tools
Effizientes Management ist ein wichtiger Aspekt der Produktivität, der zu Kosteneinsparungen, höheren Einnahmen oder beidem führt. Ihr findet Management-Tools für jeden Aspekt eures Unternehmens (Projektmanagement-Software, hybride Workspace-Management-Plattformen, HR-Management-Systeme usw.). Definiert euren Bedarf und investiert in die Ressourcen, die diesem am besten entsprechen. Der Einsatz dieser Tools hilft euch, effizienter zu arbeiten und dank relevanter Daten einen besseren Einblick zu erhalten, wo ihr Kosten einsparen könnt.
Wir hoffen, dass ihr nach dem Lesen dieses Artikels mehrere Ideen zur Kosteneinsparung entdeckt habt, die ihr in eurem Unternehmen umsetzen könnt! Ihr könnt eine Strategie zur Kostenreduzierung entwickeln, die alle Aspekte eurer Organisation (euer physisches Büro, euer Arbeitsmodell, euren digitalen Arbeitsplatz usw.) entsprechend euren Bedürfnissen berücksichtigt.
Fragt ihr euch, wie ihr euer Büro verkleinern könnt? Seid ihr zu einem hybriden Arbeitsmodell übergegangen, habt aber noch kein hybrides Workplace-Management-Tool gefunden, das euren Bedürfnissen entspricht? Die deskbird App ist eine maßgeschneiderte und benutzerfreundliche Software. Sie bietet eine Lösung für die Schreibtischbuchung, eine Wochenplanungsfunktion, einen Bereich für Büro-Analytics und vieles mehr.
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Quellen:
- 13 Simple & Effective Ways to Reduce Business Costs in 2023, connecteam;
- 15 Cost-Cutting Ideas & Spend Optimization Tips for Your SME, Fujifilm;
- 10 Innovative Cost Saving Ideas for Companies to Reduce Overhead & Lower Business Expenses in 2023, SnackNation.
