Workspace-Management: Purpose und Vorteile

Möchtet ihr einen reibungslosen Arbeitsablauf für euer Team entwickeln? Wie optimiert ihr euer Büro? Wie sieht eure Strategie zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung aus? Das Workspace Management konzentriert sich auf diese und viele andere Schlüsselaspekte, um ein reibungsloses und positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Für Unternehmen aller Größen und Branchen ist dies eine wichtige Säule für den Erfolg. Manchmal auch als Facility Management bezeichnet, geht es um weit mehr als nur um die Überprüfung des physischen Raums. Jetzt, da viele Unternehmen die vielen Vorteile eines flexiblen Arbeitsmodells entdeckt haben, ist eine effiziente Verwaltung des Arbeitsplatzes unerlässlich. Möchtet ihr mehr über Workspace Management erfahren? Welche organisatorischen Bereiche werden abgedeckt? Wir werden auch die Vorteile für Arbeitnehmende und Arbeitgebende sowie die Lösungen für die Verbesserung eurer Arbeitsumgebung hervorheben.

Was ist Workspace Management?

Workspace Management ist ein System, das sich auf viele Bürofunktionen konzentriert, um eine produktive und komfortable Umgebung für Mitarbeitende zu schaffen. Es verbessert nicht nur euer Büro, sondern auch die Erfahrungen eurer Mitarbeitenden. Damit ihr euch ein besseres Bild davon machen könnt, wovon wir sprechen, findet ihr hier ein paar Beispiele:

• Verwaltung des physischen Arbeitsbereichs;
• Gewährleistung eines reibungslosen Arbeitsablaufs;
• Anpassung an die Erwartungen der Arbeitnehmenden;
• Förderung der Zusammenarbeit;
• Konzentration auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden;
• Erkennung von Einrichtungsproblemen;
• Schaffung nachhaltigerer Lösungen;
• die Einführung moderner Technologie;
• etc.

Letztlich geht es darum, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Teams alles haben, was sie brauchen, um ihre Arbeit bestmöglich auszuführen, und einen Ort, an dem sie sich zugehörig fühlen. Um dieses Ziel zu erreichen, kann der Arbeitsplatzverantwortliche zum Beispiel eine Gleitzeitregelung einführen, eine Software zur Buchung von Arbeitsplätzen verwenden oder Ruhezonen einrichten, in denen Mitarbeitende bei Bedarf abschalten können. Es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass die Mitarbeitererfahrung ein wichtiges Thema für Unternehmen ist, da viele die Vorteile des Übergangs von einem kunden- zu einem mitarbeiterzentrierten Ansatz erkennen. Das Workspace Management verbessert die Gesamterfahrung der Mitarbeitenden, nicht nur wenn sie vor Ort sind, sondern auch wenn sie mobil arbeiten.

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Was sind die Vorteile von Workspace Management?

Die Vorteile der Schaffung eines gut geführten beruflichen Umfelds für Mitarbeitende

Eine effektive Workspace Management Strategie wirkt sich auf jeden Aspekt eures Unternehmens positiv aus. Da eure Mitarbeitenden euer größtes Kapital sind, fragt ihr euch wahrscheinlich, wie sie ihre beruflichen Erfahrungen verbessern kann. Hier sind einige Beispiele dafür, was Workspace Management Tools leisten können.

Gewährleistung von Sicherheit und Schutz am Arbeitsplatz

Die Gesundheit, Sicherheit und der Schutz eurer Mitarbeitenden sollten immer eines eurer Hauptanliegen sein. Der Einsatz eines COVID-19-Screening-Tools bei der Rückkehr nach der Pandemie beruhigte beispielsweise die Belegschaft und sorgte für die Sicherheit aller. Diese Art von digitaler Lösung ist für die Unterstützung von Arbeitsplatzmanagern bei der Aufrechterhaltung einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung von entscheidender Bedeutung.

Verbesserung der MItarbeitererfahrung

Die gute Nachricht ist, dass die meisten von uns an ihren Arbeitsplatz zurückkehren können! Die neuen Trends machen jedoch deutlich, dass Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell einführen müssen, anstatt vollständig ins Büro zurückzukehren, um den Anforderungen der Arbeitnehmenden gerecht zu werden. Week Planning Systeme unterstützen euch dabei und verbessern somit die Erfahrung eurer Mitarbeitenden.

Steigerung der Produktivität

Eine Workspace Management Software basiert auf der Idee, alle Daten und Erkenntnisse an einem Ort zu sammeln. Dies hilft Mitarbeitenden, ihre Zeit zu optimieren und effizienter zu arbeiten. Außerdem sorgt sie für einen reibungslosen Arbeitsablauf und erleichtert die Zusammenarbeit.

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Die Vorteile der Einführung von Workspace Management für Arbeitgebende

Alle Vorteile für Mitarbeitende haben automatisch einen bedeutenden Einfluss auf euer Unternehmen und werden zu einem Vorteil für den Arbeitgebenden. Die Vorteile, die der Arbeitgebende bei der Verwaltung des Arbeitsplatzes erzielt, haben auch positive Auswirkungen auf die Belegschaft. Wir werden nicht alle aufzählen, da einige davon sehr spezifisch für eure Branche oder euren Arbeitsplatz sein können. Aber hier sind ein paar allgemeine Vorteile des Workspace Managements: 

Sammlung relevanter Daten

Daten sind das Entscheidenste. Wenn ihr wisst, wie euer Arbeitsplatz genutzt wird oder welche Arbeitsgewohnheiten eure Mitarbeitenden haben, könnt ihr entsprechende Entscheidungen treffen. Aus diesem Grund ist ein regelmäßiger Blick auf eure Arbeitsplatzanalysen unerlässlich, denn sie liefern wertvolle Erkenntnisse, die zu erheblichen Verbesserungen führen. 

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Optimireung des Bürolayouts

Anhand dieser Erkenntnisse werdet ihr vielleicht feststellen, dass euer Arbeitsplatz nicht mehr den Erwartungen oder Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden entspricht. Warum solltet ihr Dutzende von Einzelschreibtischen anbieten, wenn eure Mitarbeitenden hauptsächlich mobil arbeiten oder Besprechungsräume nutzen, wenn sie vor Ort sind? Ein Workspace Management-Tool liefert euch wichtige Informationen, um euer Büro umzugestalten und so zu planen, dass es den Bedürfnissen eures hybriden Teams besser entspricht.

Das Treffen grünerer Entscheidungen 

Umweltfreundliche Initiativen werden immer wichtiger, um Talente anzuziehen, insbesondere unter den Millennials und der Generation Z. Tools für das Workspace Management können zum Beispiel eure CO2-Emissionen und euren Stromverbrauch analysieren. Auf der Grundlage dieser Informationen könnt ihr umweltfreundlichere Entscheidungen treffen, um die Nachhaltigkeit im Büro zu verbessern, und eure Fortschritte mit euren Mitarbeitenden und eurer Community teilen.

Senkung der Unternehmenskosten

Die Optimierung eures Arbeitsplatzes könnte bedeuten, ein kleineres Büro zu mieten oder eine BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device) einzuführen. Außerdem kann eine umweltfreundlichere Entscheidung die Nutzung von Sensoren und die Automatisierung von HLK-Systemen beinhalten. Dies sind nur drei Beispiele für Maßnahmen, die ihr ergreifen könnt, um eure Bürokosten kurz- oder langfristig zu senken.

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Wie könnt ihr euer berufliches Umfeld verbessern?

Einbeziehung eures Teams und Besprechung der Bereiche, in denen Fortschritte erzielt wurden.

Dies sollte immer der erste Schritt sein, wenn ihr in eurem Unternehmen Veränderungen einleiten wollt. Eure Arbeitnehmenden sind eine wichtige Ressource, wenn es darum geht, zu bestimmen, was funktioniert und was nicht. Sie sind auch die ersten, die von den Veränderungen betroffen sind. Mitarbeitende nutzen den Büroraum und die von euch eingeführte Arbeitsplatztechnologie. Das Sammeln von Feedback und das Gespräch darüber, wie die Umgebung verbessert werden kann, ist wichtig für die Förderung einer positiven Arbeitsplatzkultur.

Studieren der Workplace Analytics

Wie bereits erwähnt, sind die Erkenntnisse über euren Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, relevante Entscheidungen für den Arbeitsplatz zu treffen. Eine Möglichkeit, euer berufliches Umfeld zu verbessern, besteht darin, eure aktuellen Daten zu analysieren. Dadurch erhaltet ihr eine klare Vorstellung von euren Stärken und Schwächen. Sobald ihr alle erforderlichen Informationen erhalten habt, kombiniert ihr sie mit dem Feedback eurer Mitarbeitenden und stellt einen Plan für Veränderungen auf. 

Einsatz moderner Bürotechnologie

Je nach Bedarf und Größe des Unternehmens gibt es verschiedene Optionen für die effiziente Koordinierung eures Büros. Große Unternehmen entscheiden sich in der Regel für eine All-in-One-Workspace Management Plattform, die in ihre Systeme integriert werden kann, wie z. B. die Software deskbird . Nicht jede digitale Lösung wird euren Anforderungen entsprechen, aber einige sind maßgeschneidert, wie die deskbird App. 

Bleibt auf dem Laufenden über die neuesten Trends für die Zukunft der Arbeit

Wir leben in einer Zeit, in der sich alles schnell verändert und weiterentwickelt. Die Pandemie hat die Umgestaltung der Arbeitstrends beschleunigt und die Unternehmen dazu gebracht, mehr Flexibilität zuzulassen. Um das Beste aus eurer Workspace Management Strategie herauszuholen, müsst ihr wissen, wie die Zukunft der Arbeit aussehen wird und wie sich die Erwartungen der Mitarbeitenden entwickeln. 

Workspace Management umfasst alle Aspekte eures beruflichen Umfelds, von der Verwaltung eures Buchungssystems bis zur Verwaltung der Mitarbeiterdaten. Wir hoffen, dass euch dieser Artikel ein besseres Verständnis für den Zweck des Büromanagements vermittelt und wie es sowohl euch als auch euren Mitarbeitenden zugute kommen kann. Dieses System wird zu einem wichtigen Unterstützer für hybride Unternehmen werden, da es ihnen ermöglicht, ihre Büros zu optimieren und ein besseres Mitarbeitererlebnis zu schaffen. Seid ihr auf der Suche nach einer nutzerzentrierten digitalen Lösung für hybrides Arbeiten?

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