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Optimales Desksharing-Verhältnis für effektives hybrides Arbeiten

Veröffentlicht:

16. Mai 2023

Aktualisiert:

5. Oktober 2023

Hybride Arbeitsmodelle haben Unternehmen viele Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Büroflächen eröffnet. Unternehmen können ihre Arbeitsplätze und die Anzahl der verwendeten Ressourcen verringern und gleichzeitig ihre Belegschaft beibehalten. Bei einem hybriden Modell muss nur die Hälfte des Teams zu einem bestimmten Zeitpunkt ins Büro kommen, wodurch weniger Platz und Energie verbraucht wird. Das trägt nicht nur zur Nachhaltigkeit bei, sondern spart auch Kosten. 

Dieser Guide befasst sich mit einer der effektivsten Methoden zur Optimierung des Büroraums: Desk Sharing. Was ist Desk Sharing, wie kann es eurem Unternehmen nützen und wie könnt ihr es erfolgreich in eurem Büro einführen? Lest weiter und findet es heraus!


Was ist Desk Sharing? 

Desk Sharing: definiert 


Desk Sharing heißt, dass mehrere Personen einen Schreibtisch am Arbeitsplatz gemeinsam nutzen. Es bedeutet jedoch nicht, dass zwei Personen zur gleichen Zeit am gleichen Schreibtisch sitzen. Vielmehr nutzen zwei Mitarbeitende denselben Schreibtisch zu unterschiedlichen Tages- oder Wochenzeiten. Das ist häufig bei hybriden Arbeitsverhältnissen der Fall, bei denen nur ein Teil der Belegschaft täglich im Büro ist. Anstatt jeder Person einen Schreibtisch zuzuweisen, der dann leer bleibt, wenn diese Person nicht im Büro ist, sorgt Desk Sharing dafür, dass Schreibtische besetzt sind, um den verfügbaren Büroraum voll auszunutzen. 

Mit der zunehmenden Beliebtheit von hybriden Arbeitsmodellen nach der Pandemie, wurde auch Desk Sharing immer beliebter. Dieses Konzept, das auch als Hot Desking bezeichnet wird, trägt zur Effizienzsteigerung in flexiblen Arbeitsumgebungen bei. 

Was ist das richtige Desk-Sharing-Verhältnis?

Das Desk-Sharing-Verhältnis gibt an, wie viele Personen einen Schreibtisch nutzen. Wenn beispielsweise zwei Personen denselben Schreibtisch zu verschiedenen Zeiten in der Woche nutzen, beträgt das Verhältnis 2:1. In Büros, in denen Mitarbeitende jeden Tag kommen, ist das Verhältnis traditionell 1:1. Da sich die Arbeit jedoch weiterentwickelt hat und flexible und remote Arbeitsmodelle weiter verbreitet sind, verschieben sich diese Verhältnisse. 

Für remote-first Unternehmen, sind feste Schreibtische unnötig und würden wahrscheinlich keine optimale Raumnutzung darstellen. Stattdessen tragen Shared Desks dazu bei, die Vorteile des hybriden Arbeitens zu maximieren, wie z.B. Kosten- und Energieeinsparungen, auf die wir im nächsten Abschnitt näher eingehen werden. 

Aber wie können Unternehmensmanager:innen das richtige Desk-Sharing-Verhältnis bestimmen? Wie viele Schreibtische werden tatsächlich benötigt? Und was ist die geringste Anzahl an Schreibtischen, die zur Verfügung gestellt werden müssen, ohne Mitarbeitende daran zu hindern, ins Büro zu kommen und zusammenzuarbeiten?

Die wichtigsten Elemente, die es zu berücksichtigen gilt, sind die Größe eures Teams, seine Aufgaben, die Häufigkeit, mit der es sich im Büro aufhält, und das voraussichtliche Wachstum dieses Teams. 

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Die Vorteile von Desk Sharing

Sorgt für mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen 

Einer der vielen Vorteile von Desk Sharing ist, dass es zu einem nachhaltigeren Unternehmen beitragen kann. Angesichts der Diskussion um den Klimawandel werden sich Unternehmen immer mehr der Ressourcen und der Energie bewusst, die sie verbrauchen. 

Wenn Schreibtische gemeinsam genutzt werden, werden weniger Schreibtische benötigt. Weniger Schreibtische bedeuten auch, dass weniger Bürofläche benötigt wird. Es werden also nicht nur weniger Ressourcen verbraucht, sondern die Verringerung der Bürofläche bedeutet auch einen insgesamt geringeren Energieverbrauch. Ein kleinerer Büroraum verbraucht weniger Strom und Wasser und muss seltener gewartet werden. 

Darüber hinaus wollen jüngere Generationen wie die Millennials und die Gen Z für Unternehmen arbeiten, die mit ihren Werten übereinstimmen, und Nachhaltigkeit steht für viele dieser jungen Arbeitnehmenden ganz oben auf der Liste. Um Mitarbeitende zu gewinnen, ist die Verpflichtung zu umweltbewussten Praktiken entscheidend.

Führt zu niedrigeren Unternehmenskosten 

Neben den Verbesserungen im Bereich der Nachhaltigkeit trägt Desk Sharing auch zur Senkung der Unternehmenskosten bei. Wie im vorigen Abschnitt erwähnt, werden weniger Energie und Ressourcen verbraucht, und es wird weniger Bürofläche benötigt. Angesichts der steigenden Mietkosten in den meisten Großstädten wirkt sich eine Verkleinerung der Bürofläche erheblich auf euren Gewinn aus. Stellt euch vor, ihr könntet den Preis, den ihr für Büroräume zahlt, halbieren oder gar vierteln.

Die Einsparungen sind wahrscheinlich erheblich. Mit einer kleineren Bürofläche und weniger Ressourcen können Unternehmen bis zu 30% an Nebenkosten wie Wasser und Heizung einsparen.



➡️ Lest unseren Artikel über die Büroflächenreduktion, um mehr über diese kostensparende Strategie zu erfahren.


Ermöglicht die Umsetzung von flexiblen Arbeitsmodellen 

Ein Arbeitsmodell, bei dem sich zwei oder mehr Mitarbeitende einen Schreibtisch teilen, ermöglicht mehr Flexibilität bei der Wochenplanung. Wenn euer Unternehmen die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen fördert, muss nicht jeder Mitarbeitende täglich ins Büro kommen. Dadurch erhält euer Team mehr Flexibilität und Autonomie, was die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung erhöht. 

Desk Sharing lässt sich beispielsweise perfekt mit hybriden Arbeitsmodellen kombinieren, die den Mitarbeitenden die Flexibilität geben, an manchen Tagen von zu Hause und an anderen vom Büro aus zu arbeiten. Im Gegenzug kann das Unternehmen von den Vorteilen hybrider Arbeitsmodelle profitieren, wie etwa einer besseren Work-Life-Balance und einer höheren Produktivität.

Der Schlüssel dazu ist die Koordination. Führungskräfte und Mitarbeitende müssen wissen, wer wann ins Büro kommt, damit sie die Schreibtische entsprechend planen können. Im folgenden Abschnitt wird näher auf die erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing mit koordinierter Hybridarbeit eingegangen. 


Wie man Desk Sharing einführt 

Entwickelt ein hybrides Arbeitsmodell

Der erste Schritt zur Einführung von Desk Sharing ist die Entwicklung eines hybriden Arbeitsmodells für euer Unternehmen.

Die Art des Modells hängt von eurem Unternehmen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ab. Sie können zwischen einem festen und einem flexiblen Modell sowie einem Remote-First- oder Office-First-Modell wählen.

- Ein festes Modell bedeutet, dass Mitarbeitende an bestimmten Tagen der Woche im Büro sein müssen.

- Im Gegensatz dazu bedeutet ein flexibles Modell, dass jeder Einzelne wählen kann, an welchen Tagen er ins Büro kommen möchte.

- Bei einem Remote-First-Modell arbeiten Mitarbeitende in erster Linie von zu Hause aus. Bei einem Office-First-Modell ist das Gegenteil der Fall.

Modelle können sich je nach Branche und sogar je nach Team innerhalb einer bestimmten Organisation unterscheiden. Einige Rollen erfordern mehr praktische Arbeit oder persönliche Zusammenarbeit als andere, was berücksichtigt werden muss. Bezieht euer Team in den Entwicklungsprozess mit ein und gebt ihm die Möglichkeit, sich dazu zu äußern, welche Art von Hybridmodell für sie am besten geeignet wäre. Befragt sie regelmäßig, um besser zu verstehen, wie sich das auf ihre psychische Gesundheit, Produktivität und allgemeine Zufriedenheit auswirkt. 


Implementiert Arbeitsplatztechnologien 

Wie im letzten Abschnitt erwähnt, erfordert die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen Koordination. Wenn man nicht weiß, welche Schreibtische wann besetzt sind, kann es sein, dass bei Bedarf nicht die richtige Anzahl an Plätzen zur Verfügung steht. Stellt euch vor, ihr kommt ins Büro und erwartet, dass ihr an eurem Schreibtisch sitzt, nur um dann festzustellen, dass dort jemand anderes sitzt. Das wäre frustrierend und würde die Produktivität stark beeinträchtigen. Um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten, muss also eine Arbeitsplatztechnologie implementiert werden, die bei der Koordinierung hybrider Wochenpläne hilft. 

Mit einer Schreibtischbuchungssoftware wie deskbird können Mitarbeitende ihre Schreibtische im Voraus buchen und sich einen Überblick darüber verschaffen, wo einzelne Personen täglich sitzen. Dadurch werden nicht nur Überschneidungen vermieden, sondern es wird auch sichergestellt, dass sich die Teammitglieder bei Bedarf persönlich treffen können, um zusammenzuarbeiten, und einen geeigneten Platz dafür haben. Mithilfe von Analysen gibt ein Schreibtischbuchungssystem den Arbeitgebenden auch eine klare Vorstellung davon, welche Ressourcen genutzt werden und ob ihr Platz wirklich optimal genutzt wird. Mit diesem Wissen können Unternehmen bei Bedarf den Personalbestand reduzieren oder Ressourcen und Raum neu zuweisen, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erfüllen. 

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Eine Studie von deskbird hat gezeigt, dass eure Mitarbeitenden durch gut koordinierte Hybridarbeit jede Woche bis zu einem Tag an Produktivität gewinnen können! Außerdem verbessert es die Mitarbeiterzufriedenheit. Dieselbe Studie belegt auch, dass Mitarbeitende zufriedener sind, wenn sie wissen, wer sonst noch im Büro ist, wenn sie kommen. Eine fehlende Koordinierung der Hybridarbeit führt zu einem Rückgang der Mitarbeiterzufriedenheit um bis zu 40%.  



➡️ Lest unseren vollständigen Guide zum Thema Mitarbeiterzufriedenheit , um Tipps zu erhalten, wie ihr sicherstellen könnt, dass eure Mitarbeitenden zufrieden sind.


Legt ein Desk-Sharing-Verhältniss fest 

Ihr könnt mit der Berechnung des Desk-Sharing-Verhältnisses für euer Unternehmen beginnen, indem ihr die Größe eures Teams, seine Aufgaben, die Häufigkeit seiner Aufenthalte im Büro und das voraussichtliche Wachstum des Teams berücksichtigen.

Je größer euer Team ist, desto mehr Schreibtische werden benötigt. Das ist zwar offensichtlich, aber die Gleichung wird kompliziert, wenn dieses große Team stark verteilt ist.

Ihr könnt beispielsweise 500 Mitarbeitende haben, die euer Büro nutzen, aber nur 200 von ihnen kommen wöchentlich ins Büro. In diesem Fall wäre die gleiche Anzahl von Schreibtischen erforderlich wie bei einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden, die täglich zur Arbeit kommen. Ihr müsst also nicht nur die Größe eures Teams berücksichtigen, sondern auch, wie oft es ins Büro kommt. Außerdem müsst ihr euch über die Aufgaben der einzelnen Mitarbeitenden und deren Bedarf an Zusammenarbeit im Klaren sein. So müssen z.B. Mitglieder von Teams, die mehr auf Zusammenarbeit oder Innovation ausgerichtet sind, häufiger ins Büro kommen. Und schließlich steigt mit dem Wachstum eures Teams auch der Bedarf an Schreibtischen. Berücksichtigt also bei der Festlegung des idealen Shared-Desk-Verhältnisses das erwartete Unternehmenswachstum, um sicherzustellen, dass ihr neue Mitarbeitende aufnehmen könnt. 


Desk Sharing kann eurem Unternehmen helfen, Kosten zu sparen, indem ihr euren Arbeitsbereich verkleinert, ohne euer Team zu verkleinern. Optimiert euren Platz und eure Ressourcen, indem ihr ein flexibles Modell einführt, das Mitarbeitenden den Platz gibt, den sie brauchen. Mit einem gut abgestimmten Desk-Sharing-System könnt ihr die Produktivität und Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden erhöhen!

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Optimales Desksharing-Verhältnis für effektives hybrides Arbeiten