Technologie für hybride Arbeitsplätze: Wichtige Infos & Tools

Was ist eurer Meinung nach die wichtigste hybride Arbeitsplatz-Technologie? Obwohl es von eurem Unternehmen und den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden abhängt, gibt es ein paar Tools, die bei der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells ein absolutes Muss sind. Wie behaltet ihr den Überblick darüber, wer wo und wann arbeitet, wenn einige im Büro, andere zu Hause und einige in einer anderen Zeitzone arbeiten? Beschweren sich eure Remote-Mitarbeitenden oft darüber, dass sie von ihren Kolleg:innen keine rechtzeitigen Antworten erhalten oder nicht auf die benötigten Dokumente zugreifen können? Dies sind nur einige Beispiele für Probleme, die entstehen können, wenn eine Strategie für hybrides Arbeiten fehlt. Langfristig können diese Rückschläge das Gegenteil der Arbeitsflexibilität bewirken. Mit anderen Worten: Anstatt das Wohlbefinden, das Engagement und die Zufriedenheitder Mitarbeitenden zu verbessern, kann dies zu Stress, Frustration und Produktivitätsverlust führen. Eine wirksame Antwort auf viele dieser Probleme ist ein Toolkit für hybrides Arbeiten. Zunächst empfehlen wir, das Feedback von Mitarbeitenden zu sammeln, Daten zu erheben und die Bereiche zu analysieren, in denen Fortschritte erforderlich sind. Zweitens empfehlen wir euch, den folgenden Artikel zu lesen. Als Experten für flexibles Arbeiten erläutern wir, warum die Unterstützung durch moderne Technologien unverzichtbar ist und welches die wichtigsten Tools sind.

Was ist ein hybrider Arbeitsplatz?

Hybrider Wochenplan

Viele Unternehmen halten eine gewisse Flexibilität aufrecht, obwohl wir alle fünf Tage die Woche von 9 bis 18 Uhr ins Büro gehen könnten. Das liegt entweder daran, dass Mitarbeitende dies wünschen, wie die jüngsten Statistiken zur Mobilarbeit zeigen, oder daran, dass sie die Vorteile der Hybridarbeit erkannt haben. 

Hybrid Scheduling ermöglicht es euren Teammitgliedern, von überall aus zu arbeiten. Sie können wählen, ob sie im Büro, zu Hause oder an einem dritten Arbeitsplatz arbeiten. Jedes Unternehmen ist anders und hat seine eigenen Anforderungen. Je nach euren Richtlinien für hybrides Arbeiten können Mitarbeitende entweder nur ein paar Tage pro Woche oder pro Monat vor Ort sein. Das hängt von den Bedürfnissen eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden ab.

Flexible Arbeitszeiten

Eine weitere Form der flexiblen Arbeitsorganisation ist die Gleitzeit. Bei diesem Modell haben Arbeitnehmende keinen festen Wochenplan und entscheiden, wann sie arbeiten. Sie müssen lediglich die von ihnen geforderten Aufgaben und die Anzahl der Stunden erfüllen. Manche von uns sind morgens produktiver, während andere langsam in den Tag starten und im Laufe des Tages eine Menge toller Ideen im Kopf haben. Die Berücksichtigung dieser Unterschiede ist nicht nur gut für die Produktivität, sondern auch ein ausgezeichneter Ansatz zur Verbesserung der Work-Life-Balance.

Flexible Arbeitszeiten ermöglichen den Besuch des Boxkurses, den sie schon lange besuchen wollten, der aber jeden Montag am Vormittag stattfindet. Eltern können ihre Kinder von der Schule abholen und mit ihnen ein paar schöne Stunden verbringen. Und da wir alle Menschen sind und es Momente gibt, in denen wir uns schlecht fühlen, gibt ein flexibles Arbeitszeitsystem den Mitarbeitenden die Möglichkeit, neue Energie zu tanken und später noch effizienter zu sein!

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Wie kann euch die hybride Arbeitsplatz-Technologie helfen, alle Vorteile der Arbeitsflexibilität zu nutzen?

Schnelle und einfache Lösung von Terminkonflikten 

Hybridarbeit erfordert ein gut organisiertes Planungssystem. Wiederkehrende Planungskonflikte können zu Stress und Frustration führen und stehen im Widerspruch zum Hauptziel der Flexibilität, das darin besteht, die Zufriedenheit und die Work-Life-Balance zu verbessern. Ihr und euer Team müsst wissen, wer wo und wann arbeitet.

Wenn ein Mitarbeitender zum Beispiel weiß, dass Teamkolleg:innen nächste Woche am Mittwoch ins Büro kommen wollen, kann er für diesen Tag einen Arbeitsplatz buchen. Was aber, wenn dieser Mitarbeitende seinen Termin in letzter Minute ändert und auf Freitag verschiebt? Mit einer hybriden Arbeitsplatz-Management-Software wie deskbird können eure Mitarbeitenden die aktualisierten Wochenpläne ihrer Kolleg:innen sehen und ihren eigenen mit ein paar Klicks anpassen, falls nötig!

Vermeidung von Verwirrung und Fehlkommunikation

Wie behaltet ihr als Führungskraft den Überblick darüber, wer wo und wann arbeitet? Um die Zusammenarbeit und Produktivität zu fördern, müsst ihr diese Informationen kennen. Der Einsatz von Arbeitsplatz-Technologien für hybride Unternehmen ist von grundlegender Bedeutung, um einen klaren Überblick über den Wochenplan eures Teams zu haben. Ihr wisst, an welchem Tag sie einen Schreibtisch im Büro gebucht haben, und könnt entsprechend eine Einladung zu einer Besprechung verschicken. 

Ihr müsst nicht mehr die Wochenpläne aller eurer Kolleg:innen prüfen, um zu sehen, wann sie persönlich oder online arbeiten. Mit einer Schreibtischbuchungssoftware wie deskbird könnt ihr euer gesamtes Team auf einen Blick sehen. So minimiert ihr das Risiko von Missverständnissen, falscher Kommunikation oder Verwirrung.

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Verbesserung der Zusammenarbeit und Erleichterung der Teamarbeit 

Von Online-Kommunikationslösungen über hybride Arbeitsplatz Software bis hin zu Virtual-Reality-Tools - Technologie spielt eine große Rolle, wenn es darum geht, eure Mitarbeitenden zu vernetzen und nahtlos zusammenzuarbeiten. So sind beispielsweise digitale Plattformen wie Slack oder Google Meet in den letzten Jahren für viele Arbeitnehmende zur Norm geworden. Schon bald werden Unternehmen in der Lage sein, Besprechungen sowohl mit Mitarbeitenden vor Ort als auch mit Mitarbeitenden in der Mobilarbeit in einem Raum abzuhalten und dabei Virtual Reality zu nutzen. Auch hier ermöglicht es die Schreibtischbuchungssoftware euren Teammitgliedern, ihren  hybriden Wochenplan entsprechend den Wochenplänen ihrer Kolleg:innen anzupassen und persönlich zusammenzuarbeiten. Die Technologie ist einer der besten Verbündeten des modernen Arbeitsplatzes. Ohne diese Tools wäre die Zusammenarbeit viel schwieriger.

Abbau von Stress und Steigerung der Produktivität 

Ein maßgeschneidertes Toolkit für hybrides Arbeiten ist der Schlüssel zum Erfolg für euer flexibles Büro. Indem ihr eure Mitarbeitenden mit den richtigen digitalen Unterstützungssystemen ausstattet, ermöglicht ihr es euren Teams, die Vorteile der flexiblen Arbeit zu genießen. Mit Instant Messaging können sie zum Beispiel effizient mit ihren Kolleg:innen interagieren. 

Außerdem müssen sie sich nicht mehr darüber ärgern, dass sie keinen Schreibtisch haben, wenn sie im Büro ankommen, denn sie können ihren Lieblingsplatz ganz einfach im Voraus über die Schreibtischbuchungs-App buchen. Sie können ihre Woche besser organisieren und ihre Work-Life-Balance verbessern. Da sie von überall aus erreichbar sind, können sie ihren Wochenplan ändern, wenn ein unerwartetes Ereignis eintritt. Wenden sich eure Mitarbeitenden häufig an euch, um bestimmte Informationen oder Dokumente zu erhalten? Dank kollaborativer Ressourcen wie Notion können sie alles, was sie brauchen, an einem Ort finden, ohne zu fragen!

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Was sind die "Must-haves" für ein hybrides Arbeitsplatz Toolkit?

Schreibtischbuchungssoftware für die optimale Nutzung eures hybriden Arbeitsbereichs

Mit einer Schreibtischbuchungssoftware wie deskbird ist die Verwaltung eines hybriden Arbeitsplatzes ein Kinderspiel. Unser Tool macht das Leben eurer Mitarbeitenden einfacher und hilft Unternehmen, von einem optimierten Hybridbüro zu profitieren. Es umfasst mehrere Funktionen, die für euch und eure Teammitglieder unerlässlich sind:

• Mit dem Arbeitsplatzbuchungssystem können eure Mitarbeitenden sicherstellen, dass sie den Arbeitsplatz haben, den sie für die Aufgaben benötigen, die sie an ihren Arbeitstagen im Büro erledigen müssen.
• Über den interaktiven Gebäudeplan können sie herausfinden, wo sich ihre Kolleg:innen aufhalten, und einen Schreibtisch in ihrer Nähe buchen.
• Der Hybridbüro-Rechner unterstützt euch dabei, euren Arbeitsplatz zu optimieren und Kosten zu sparen. 
• Die Office Analytics liefern euch relevante Informationen darüber, wie euer Büro genutzt wird, um es zu optimieren und die Erwartungen eurer Mitarbeitenden zu erfüllen.
• Mit der Funktion zur Parkplatzreservierung entfällt der Stress, morgens keinen Parkplatz zu finden.
• Hybrid Scheduling hilft euren Mitarbeitenden bei der Planung ihrer Mobil- und Büroarbeitstage und gibt Managern einen klaren Überblick darüber, wer wann und wo arbeitet.

👋Möchtet ihr das Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden fördern? Lest unseren Artikel über einige der inspirierendsten Initiativen zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz!

Kommunikationsplattformen für die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden vor Ort und remote

Kommunikation ist in jeder Art von Arbeitsmodell von entscheidender Bedeutung, aber in einem hybriden Arbeitsumfeld ist sie noch wichtiger. Wenn ihr euer Team von überall aus arbeiten lasst, sollte das die Produktivität nicht beeinträchtigen. Sie sollten in der Lage sein, nahtlos zu interagieren, auch wenn sie sich nicht am selben Ort befinden. 

Außerdem kann eine schlechte Kommunikationsstrategie schnell zu Frustration führen, den Stress erhöhen und letztlich die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen. Der Schlüssel liegt darin, zu besprechen und festzulegen, welche Kommunikationskanäle für euch und eure Mitarbeitenden die besten sind. 

Eine Belegschaft, die aus mehreren Generationen besteht, ist zwar ein großer Vorteil, bedeutet aber auch, dass nicht alle Mitarbeitenden an die gleichen Kommunikationsmittel gewöhnt sind. Daher ist es von grundlegender Bedeutung, die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden zu kennen und zu berücksichtigen.

Cybersecurity-Lösungen zur Gewährleistung der Sicherheit eurer Unternehmensdaten

Wenn ihr eure Teammitglieder hybrid arbeiten lasst, kann dies das Risiko von Cyberangriffen und Data Leaks erhöhen. Dieses Sicherheitsproblem ist jedoch nicht das, was den Wandel aufhalten wird, der sich derzeit in der Arbeitswelt vollzieht. Das Angebot flexibler Arbeitsregelungen scheint nicht länger eine Option zu sein, wenn ihr eine engagierte, zufriedene und produktive Belegschaft haben wollt, die für den Erfolg wichtig ist.

Bei der Mobilarbeit verbinden sich Mitarbeitende von überall aus und greifen außerhalb der Firmengrenzen auf das Netzwerk zu. Wenn ihr euch fragt, wie viele Cyberangriffe jeden Tag stattfinden, gibt Microsoft eine klare Antwort: "Hacker greifen im Durchschnitt 579 Mal pro Sekunde an". Wir überlassen euch das Rechnen. Das bedeutet, dass die Schulung eurer Mitarbeitenden über diese Risiken und deren Minimierung von entscheidender Bedeutung ist, vor allem aber müsst ihr mit der besten Sicherheitstechnologie ausgestattet sein.

👋 Arbeitet ihr mit jungen Generationen von Arbeitnehmenden zusammen? Erfahrt die wichtigsten Eigenschaften der Generation Z!

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Projektmanagement-Tools für den Zugriff auf alle Informationen an einem Ort

Eine Projektmanagement-Software ist für jedes Arbeitsmodell sehr nützlich, aber noch mehr, wenn ihr die Arbeitsflexibilität fördert. Diese Tools zur Zusammenarbeit sind das perfekte Beispiel dafür, wie Technologie Menschen dabei unterstützen kann, besser und effizienter zu arbeiten. Zu ihren Vorteilen gehört, dass sie besonders hilfreich sind:

• die Produktivität zu steigern;
• klare Ziele zu definieren;
• die Organisation und Prioritätensetzung zu verbessern;
• Risiken zu minimieren;
• den Projektstatus in Echtzeit bereitzustellen;
• die Teamarbeit zu erleichtern;
• alle Daten, Dokumente und weitere Inhalte an einem einzigen Ort zu sammeln;
• die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden vor Ort und in der Mobilarbeit zu erleichtern. 
  

💡deskbird Tipp: Achtet darauf, hybride Arbeitsplatz-Tools mit Integrationsmöglichkeiten zu wählen. So müsst ihr nicht von einem Tool zum anderen wechseln und könnt effizienter arbeiten. 

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Der Einsatz von Technologie ist bei der Einführung eines flexiblen Arbeitsmodells und neuer Arbeitsformen von entscheidender Bedeutung. Allerdings muss dies auf smarte Weise und mit einer Strategie geschehen, bei der die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden im Mittelpunkt stehen. Euer Toolkit für hybrides Arbeiten sollte mitarbeiterzentriert und maßgeschneidert sein und den Trends der Zukunft der Arbeit entsprechen. So wie es die Software deskbird tut. Ihr kennt die deskbird App noch nicht?

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