Die 13 besten intelligenten Bürotechnologien zur Schaffung eines unterstützenden Arbeitsumfelds

Habt ihr heute Morgen die Tür abgeschlossen, bevor ihr eure Wohnung verlassen habt? Ist die Batterie eures Feuermelders noch aufgeladen? Hat euer Haus die richtige Temperatur, damit es schön warm ist, wenn ihr im Winter nach Hause kommt? Intelligente Geräte liefern euch all diese Informationen. Viele von uns setzen diese intelligenten Geräte täglich ein, ohne darüber nachzudenken.

Sie unterstützen uns in hohem Maße in unserem Privatleben, warum also nicht auch den Arbeitsplatz mit intelligenter Bürotechnologie verbessern und optimieren? Der Aufbau eines intelligenten Ökosystems hilft euch, die Erfahrungen eurer Mitarbeiter zu verbessern, die Effizienz zu steigern, die Produktivität zu erhöhen, die Kosten zu senken und die CO2-Belastung zu reduzieren. Es kann verschiedene Ressourcen wie Sensoren, automatisierte Prozesse, IoT-Geräte und KI-Lösungen (künstliche Intelligenz) integrieren.

Der Einsatz von Technologie am Arbeitsplatz ist unumgänglich. Aber wie könnt ihr das Beste daraus machen? Was sind die neuesten Trends und Tools, die ihr in eurem Arbeitsumfeld einsetzen können? 

In diesem Artikel werden 13 intelligente Arbeitsplatzlösungen vorgestellt, die einen echten Unterschied bei der Verwaltung des Arbeitsplatzes, der Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeiter, der Steigerung der Effizienz und der Minimierung der Bürokosten bewirken. 

Arbeitsplatzspezifische intelligente Bürotechnologien

1. Hybride Arbeitsplatztechnologie: Betreibt und optimiert eure Büroflächen effizient

Die Einführung flexibler Arbeitsregelungen erfordert von den Unternehmen eine Anpassung ihrer physischen Arbeitsumgebung. Dazu gehören die Überprüfung der Raumoptimierung und die Änderung der Büroaufteilung, um einen Arbeitsbereich zu schaffen, der den Bedürfnissen einer hybriden Belegschaft entspricht. 

Hybride Arbeitsplatztechnologien wie deskbird spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, den Mitarbeitern zu helfen, in dieser neuen flexiblen Arbeitsumgebung erfolgreich zu sein. Sie ermöglicht es ihnen zum Beispiel,:

• einen bestimmten Schreibtisch oder Besprechungsraum buchen;
• Räume zuweisen;
• einen Parkplatz im Voraus zu reservieren;
• ihren hybriden Wochenplan zu planen;
• Kollegen über einen interaktiven Grundriss zu finden;
• Daten sammeln und Office Analytics zu überwachen;
• etc.

2. KI-Tools: Verschwendet eure Zeit nicht länger mit repetitiven und geringwertigen Aufgaben

Künstliche Intelligenz ist unverzichtbar, um eurer Büro intelligenter zu machen und Teammitglieder in jedem Aspekt ihrer Arbeit zu unterstützen. KI-basierte Bürosensoren können euch zum Beispiel dabei helfen, zu verfolgen, wer das Bürogebäude betritt und verlässt. 

So erhaltet ihr nicht nur eine klare Vorstellung von eurer Belegungsrate, um euren Arbeitsplatz zu optimieren, sondern könnt auch eure Strategie zur Gebäudesicherheit verbessern. Alle von diesen intelligenten Tools gesammelten Informationen können dann CRE-Fachleuten, Facility Managern, Personalleitern und allen Personen am Arbeitsplatz helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

3. Intelligente Bildschirme: Verbesserung des Videokonferenzerlebnisses

Jetzt, wo die meisten von uns hybrid arbeiten, muss die Zusammenarbeit anders gestaltet werden. Intelligente Bürotechnologien wie intelligente Bildschirme erleichtern Besprechungen und gemeinsame Aufgaben, wenn Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus arbeiten.

Diese modernen Videokonferenz-Tools unterstützen die nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen remote Teams, was Zeit spart und die Reisekosten reduziert. Sie enthalten oft KI-Funktionen wie Hintergrundgeräuschunterdrückung, automatische Rahmung und Sprachübersetzung in Echtzeit, was das Meeting-Erlebnis insgesamt verbessert. 

So können beispielsweise KI-gestützte Videokonferenzplattformen wie Zoom oder Microsoft Teams automatisch die Lautstärke anpassen, Hintergrundgeräusche entfernen und Live-Untertitel liefern. Diese wichtigen Funktionen verbessern die Klarheit und das Engagement während virtueller Meetings.

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4. Intelligente Möbel: Verbessert die Erfahrung und das Wohlbefinden eurer Mitarbeiter

Intelligente Möbel bieten mehrere Vorteile in einer intelligenten Büroumgebung. Sie kombinieren traditionelle Möbel mit integrierter Technologie, um Produktivität, Komfort und Bequemlichkeit zu fördern. Intelligente Schreibtische können zum Beispiel die Höhe an die Präferenzen der Mitarbeiter anpassen und so das ergonomische Wohlbefinden verbessern. Sie können auch kabellose Ladefunktionen für Geräte integrieren und so den Kabelsalat reduzieren. 

Sitzt ihr oft stundenlang in der gleichen Position und beendet den Tag mit Rückenschmerzen? Intelligente Stühle verwenden IoT-Sensoren, um die Körperhaltung zu überwachen und in Echtzeit Feedback zu geben, um gesunde Sitzgewohnheiten zu fördern. Wenn ihr zu lange sitzt, erscheint eine Meldung auf eurem Bildschirm, die euch daran erinnert, aufzustehen, zu gehen und euch ein wenig zu strecken! 🤸

Intelligente Arbeitsplatzlösungen zur Optimierung eurer Infrastruktur

5. Anwesenheitssensoren: Datenbasierte Entscheidungen treffen

Belegungssensoren sind der Schlüssel zur Optimierung der Raumnutzung, der Energieeffizienz und des Mitarbeiterkomforts. Diese Sensoren passen Beleuchtung, Heizung und Belüftung automatisch an, indem sie die Belegung in Echtzeit erkennen. Dadurch könnt ihr auch die Energieverschwendung reduzieren. 

Diese digitalen Werkzeuge liefern auch wertvolle Daten über das Raumnutzungsverhalten. So könnt ihr fundierte Entscheidungen über die Gestaltung und Zuweisung von Arbeitsplätzen treffen. Durch die Analyse der Belegungsraten könnt ihr zum Beispiel nicht ausgelastete Bereiche ermitteln. Später könnt ihr diese für produktivere Tätigkeiten umwidmen, die Sitzordnung überprüfen oder Ihre Büroflächen verkleinern. Diese datengesteuerten Entscheidungen tragen dazu bei, Ressourcen zu optimieren und einen effizienteren und effektiveren Arbeitsplatz zu schaffen.

6. Videoüberwachungsgeräte: Für Sicherheit am Arbeitsplatz

Intelligente Videoüberwachungsgeräte erhöhen die Sicherheit, ermöglichen die Verfolgung in Echtzeit und bieten wertvolle Erkenntnisse zur Optimierung des Arbeitsplatzes. Diese intelligenten Tools verhindern unbefugten Zutritt, überwachen sensible Bereiche und erkennen verdächtige Aktivitäten. Darüber hinaus ermöglichen sie eine Fernüberwachung, so dass Manager die Büroräume von überall aus beaufsichtigen können. 

Unternehmen können diese intelligente Technologie auch nutzen, um Laufwege zu analysieren. Das Sammeln von Daten über die Bewegungen der Mitarbeiter kann die Raumnutzung maximieren, Arbeitsabläufe rationalisieren und sicherstellen, dass Gemeinschaftsbereiche effizient gestaltet sind, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu fördern.

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7. Intelligente IoT-Sicherheitsgeräte: Schaffung einer sicheren Arbeitsumgebung

Die Sicherheit am Arbeitsplatz ist ein zentraler Aspekt für alle Unternehmen. Intelligente IoT-Sicherheitsgeräte bieten eine zusätzliche Barriere, um Ihre physische und digitale Arbeitsumgebung sicher zu halten. Zu diesen Ressourcen gehören intelligente Schlösser, Zugangskontrollsysteme und Netzwerküberwachungstools. Sie garantieren einen sicheren Zugang zum Arbeitsplatz.

In der virtuellen Welt können sie Bedrohungen der Cybersicherheit, wie z. B. unbefugten Netzwerkzugriff oder verdächtige Aktivitäten, erkennen und die IT-Abteilung darauf aufmerksam machen. Sie können auch den Datenschutz verbessern, Daten verschlüsseln, den Datenfluss verfolgen und sichere Kommunikationskanäle liefern. Letztendlich schützen sie vertrauliche Informationen vor potenziellen Verstößen und sorgen für die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und werden so zu einem der besten Verbündeten für IT-Teams.

8. Proaktive Wartungssysteme: Lieber auf Nummer sicher gehen

Facility Manager haben viele Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Durch den Einsatz intelligenter Technologie erhalten sie die nötigen Hilfsmittel, um jederzeit eine sichere, betriebsbereite und effiziente Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Proaktive Wartungssysteme helfen, Hardwareausfälle zu vermeiden, Ausfallzeiten zu reduzieren und Wartungspläne zu optimieren. 

Durch die Installation von Sensoren und die Analyse von Daten können Gebäudemanagementteams frühzeitig Anzeichen von Gerätefehlfunktionen erkennen, rechtzeitige Reparaturen durchführen und Ersatzbeschaffungen planen, bevor es zu einem Ausfall kommt. 

So können beispielsweise HLK-Systeme und Sensoren Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Leistungsparameter überwachen. Außerdem erhalten sie vorausschauende Analysen, die potenzielle Probleme erkennen können. Insgesamt werden so Produktivitätsunterbrechungen minimiert und die Wartungskosten gesenkt.

Intelligente Technik für den privaten und beruflichen Einsatz

9. Intelligente Temperatur-Tools: Spart euer Geld und macht euer Büro umweltfreundlicher

Warum nicht im Büro intelligente Temperatursysteme verwenden, wie zu Hause? Dank Sensoren, Automatisierung und Vernetzung können intelligente HLK-Lösungen die Luftqualität und Temperatur am Arbeitsplatz überwachen. Dies schafft nicht nur eine Arbeitsumgebung, die das Wohlbefinden und den Komfort eurer Mitarbeiter verbessert, sondern trägt auch zur Verringerung des CO2-Fußabdrucks eures Büros bei. 

Ihr könnt die Temperatur entweder von diesem intelligenten Gerät selbst regeln lassen oder es nach euren Regeln und Wünschen einrichten. Ihr könnt zum Beispiel festlegen, dass die Temperatur im Winter über 21 °C und im Sommer unter 23 °C liegen soll. Sensoren können dann die aktuelle Temperatur des Raums erfassen und analysieren und das HLK-System entsprechend anpassen.

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10. Intelligente Beleuchtungslösungen: Erleichtert eure Stromrechnung

Die Beleuchtung ist ein wichtiger Aspekt des physischen Arbeitsplatzes. Nicht alle Bereiche eures Büros benötigen die gleiche Lichtintensität. Erstens ist die Sonneneinstrahlung nicht in jedem Raum gleich stark. Zweitens werden einige Bereiche eures Arbeitsplatzes nicht so häufig genutzt wie andere. Daher müssen sie nicht ständig beleuchtet sein. Drittens ist die Beleuchtung auch sehr persönlich, und es ist wichtig, die Vorlieben der Mitarbeiter zu berücksichtigen. 

Auch hier sind Lichtsensoren hervorragend geeignet, um dies zu steuern und sich an die tatsächlichen Bedürfnisse des Teams anzupassen. Alexa for Business unterstützt euch auch bei der Steuerung dieser Aspekte euer Büros. Es verbessert das Gesamterlebnis vor Ort und ermöglicht es euch, eure Energiekosten und Kohlenstoffauswirkungen zu reduzieren. 🌍

11. Intelligente Kaffeemaschine: Nutzt intelligente Technik, um euer Personal zufrieden zu stellen

Einige intelligente Gadgets aus unserem täglichen Leben können auch im beruflichen Umfeld eingesetzt werden, um die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern. Die Einführung intelligenter Brühmaschinen ist ein perfektes Beispiel dafür. ☕

Diese Maschinen verfügen über Konnektivitätsfunktionen und KI-Fähigkeiten, um das Kaffeebrüh-Erlebnis zu verbessern. Teammitglieder können mobile Apps oder Sprachbefehle nutzen, um ihre Kaffeepräferenzen wie Stärke, Temperatur und Portionsgröße aus der Ferne zu steuern und anzupassen. 

Intelligente Kaffeemaschinen können auch das Nutzungsverhalten analysieren und automatisch Kaffee nachbestellen, wenn der Vorrat zur Neige geht, sodass eine lückenlose Versorgung des Büros mit Kaffee gewährleistet ist. Diese Automatisierung spart Zeit und Mühe und bietet den Mitarbeitern personalisierte Kaffeeoptionen, die ihrem Geschmack entsprechen.

12. Virtual-Reality-Geräte: Verbesserung von Online-Meetings 

Der Einsatz von Virtual-Reality-Geräten (VR) ist für Unternehmen, die ihre Arbeitsumgebung durch den Einsatz von Technologie verbessern wollen, sehr sinnvoll. Beispielsweise können Mitarbeiter mit VR-Headsets an virtuellen Besprechungen teilnehmen, was eine immersive und lebendige Fernkommunikation ermöglicht. 

VR kann auch eine großartige Ressource für die Ausbildung sein. Sie ermöglicht es den Mitarbeitenden, reale Szenarien zu simulieren und praktische Erfahrungen in einem sicheren und kontrollierten Ökosystem zu sammeln. Ein weiterer Vorteil dieser intelligenten Technologie ist ihre Fähigkeit, Kreativität und Innovation zu fördern, indem sie einen digitalen Raum für Brainstorming und Visualisierung bietet. 

Während wir flexiblere Arbeitspraktiken einführen, verbessern VR-Tools die Kommunikation, steigern die Effektivität von Schulungen, erhöhen die Produktivität und fördern eine fesselnde und immersive Arbeitserfahrung.

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13. Automatisierte und vernetzte Technologie: Steuert euren Arbeitsbereich auf intelligente Weise

Zu Hause können wir Alexa bitten, das Licht auszuschalten oder die Temperatur zu senken, bevor wir schlafen gehen.

Bei der Arbeit könnt ihr dank intelligenter Bürotechnologie dasselbe tun. Natürlich gibt es Alexa for Business, aber es gibt auch viele andere Tools, um euren Arbeitsplatz intelligent zu steuern. Die Mitarbeiter können über Slack eine Nachricht an die intelligente Brühmaschine senden, damit diese in 20 Minuten einen Kaffee für sie zubereitet, da sie wissen, dass sie dann eine Pause einlegen werden. 

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Die technologische Entwicklung ist auf dem Vormarsch. Die Möglichkeiten scheinen endlos zu sein, und die Nutzung dieser intelligenten Arbeitsplatzlösungen ist für Unternehmen ein Muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Diese vernetzten Ressourcen unterstützen die Mitarbeitenden in vielen Aspekten ihrer Arbeit und ermöglichen es Unternehmen, ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen und Kosten zu senken. 

Vom IoT am Arbeitsplatz bis hin zu Sensoren und automatisierten Robotern- die Zukunft der Arbeit basiert auf den Interaktionen zwischen Menschen und diesen digitalen Geräten. Diese Geräte nehmen in unserem Privatleben jeden Tag mehr Raum ein. Sie am Arbeitsplatz nicht zu haben, würde sich wie ein Rückschritt anfühlen und Frustration bei euren Mitarbeitern hervorrufen. Wir hoffen, dass dieser Artikel euch eine Vorstellung davon vermittelt, wie intelligente Bürotechnologie implementiert werden kann und wie sie eurem Unternehmen, der Infrastruktur und den Teammitgliedern zugute kommt.

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