Kommunikation bei Remote-Arbeit: Best Practices & Tools

72% der Arbeitnehmenden fühlen sich ausgegrenzt, und 79% sind unsicher, ob sie jemanden bei Online-Meetings unterbrechen sollen.¹

Diese Statistiken (und viele andere) beweisen, dass es essentiell ist, die besten Praktiken für die Kommunikation bei der Remote-Arbeit zu kennen. Hybridarbeit und Gleitzeit sind zwei Arbeitsmodelle, die die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die Work-Life-Balance fördern. Zufriedene und gesunde Teammitglieder führen oft zu mehr Produktivität und erfolgreichen Ergebnissen. Eine schlechte Kommunikationsstrategie kann jedoch die Vorteile flexibler Arbeitsregelungen zunichte machen. 

Um euch bei der Entwicklung einer effizienten Kommunikation in der Remote-Arbeit zu unterstützen, haben wir die häufigsten Herausforderungen bei der Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten aus untersucht und ermittelt. Wie bleiben Mitarbeitende im Home-Office in online Meetings engagiert? Welche Kommunikationskanäle sind für eure Mitarbeitenden am besten geeignet? Wie könnt ihr das Risiko von Missverständnissen verringern?

Wir haben 7 nützliche Empfehlungen und die besten digitalen Tools aufgelistet, die ihr mit euren Teammanager:innen teilen könnt. Gemeinsam helfen sie euch, eine bessere Kommunikation und Teamarbeit in eurer hybriden Arbeitsumgebung zu fördern. 

Die häufigsten Herausforderungen bei der Kommunikation in Remote-Teams

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Silos entstehen durch schlechte Kommunikation bei der Remote-Arbeit

Eine Kehrseiten der Remote-Arbeit ist die mögliche Bildung von Silos. Auch wenn dies häufiger bei Unternehmen vorkommt, die vollständig remote arbeiten, kann es auch in hybriden Unternehmen mit einer schlechten Kommunikationsstrategie vorkommen. Es kann eine Herausforderung sein, mit Teammitgliedern zu interagieren und sich mit ihnen zu unterhalten. Somit ist es noch schwieriger mit Kolleg:innen aus anderen Abteilungen in Kontakt zu kommen.

Zu viel Kommunikation kann überwältigend und kontraproduktiv sein

Laut einer Studie von OwlLabs über hybride Arbeitsformen geben 38% der Remote-Arbeitenden an, zu viel Zeit in Meetings zu verbringen. Es besteht kein Zweifel, dass Kommunikation für die erfolgreiche Führung eines Teams unerlässlich ist. Wenn ihr eure Mitarbeitenden nicht mehr so oft persönlich seht, bedeutet das jedoch nicht, dass ihr tägliche Anrufe und Meetings einplanen solltet (es sei denn, eure Mitarbeitenden wünschen sich das)! Das kann zum Gegenteil des erwarteten Ergebnisses führen. 

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Falsche Kommunikationskanäle beeinträchtigen Produktivität und Effizienz

Stellt ihr euren Mitarbeitenden Videokonferenz-Tools zur Verfügung? Studien zeigen, dass Remote-Mitarbeitende den persönlichen Austausch vermissen. Außerdem geben 76% der Arbeitnehmenden an, dass sie die Gesichter ihrer Kolleg:innen nicht sehen können, da ihnen visuelle Anhaltspunkte fehlen¹. Die Arbeit mit den falschen Ressourcen und das Fehlen klarer Regeln für deren Nutzung beeinträchtigen die Produktivität und Effizienz von Remote-Teams erheblich. Sie fragen sich vielleicht: "Soll ich diese Informationen über Slack oder E-Mail weitergeben?" Schlussendlich führen unklare Kommunikationsrichtlinien zu Frustration und Desengagement.

Technologie- und Internetprobleme beeinträchtigen die Kommunikation von Hybridteams

Laut dem Cisco-Broadband Index 2022 nutzen 48% der Beschäftigten weltweit ihr persönliches Internet für ihre Arbeit. Viele arbeiten auch mit privaten Geräten wie Computern, Telefonen, Tablets usw. Eine falsche Konfiguration oder ungeeignete Geräte können ebenfalls zu Kommunikationsproblemen führen. So sind beispielsweise Audio- und Echoverzerrungen bei Online-Meetings ein häufiges Problem. 77% der Befragten geben an, dass eine ihrer größten Sorgen im Zusammenhang mit der Kommunikation bei der Remote-Arbeit ist, dass sie in online Meetings niemanden richtig hören können¹.

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Das Risiko von Missverständnissen steigt

Viele Aspekte können zu Missverständnissen führen. Schriftliche Nachrichten können von einer Person zur anderen unterschiedlich interpretiert werden. Kulturelle Unterschiede, z.B. wenn man kein englischer Muttersprachler ist, können ebenfalls zu Kommunikationsproblemen führen. Das gilt auch für den physischen Arbeitsbereich. Wenn man sich jedoch an verschiedenen Orten befindet, potenzielle technische Probleme (Tonausfälle) hat und kein Muttersprachler ist, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen. 

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Bei hybriden Teams treten manchmal Vertrauensprobleme auf

Schlechte Kommunikation kann sich auf das Vertrauen auswirken, das mit und zwischen eurem Team aufgebaut wurde. Das führt manchmal dazu, dass Manager:innen anfangen zu mikromanagen, was psychologische Auswirkungen auf die Arbeitnehmenden haben kann. Da Teammitglieder jedoch nicht regelmäßig Informationen über die Arbeit der anderen austauschen und Schwierigkeiten haben, miteinander zu kommunizieren, verlieren sie auch das Vertrauen in ihre Kolleg:innen. 

Ohne gute Kommunikationspraktiken bei der Remote-Arbeit sinkt das Engagement der Mitarbeitenden

Glaubt ihr, dass eure Mitarbeitenden in digitalen Meetings genauso engagiert sind wie im Büro? Wenn nicht, keine Sorge, es geht vielen so. 72% der Mitarbeitenden fühlen sich bei virtuellen Meetings nicht engagiert, und 74% finden es schwierig, sich an einer Online-Konversation zu beteiligen¹. Zahlreiche Aspekte können zu diesem mangelnden Engagement beitragen. Zum Beispiel, dass sie aufgrund technologischer Probleme nicht richtig zuhören können, dass sie sich vom Rest des Teams, das vor Ort zusammen ist, abgekoppelt fühlen oder nicht wissen, wann der richtige Zeitpunkt ist, um zu sprechen, ohne andere zu unterbrechen. 

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Transparenz und klare Anweisungen gehen verloren

Es ist leichter Mitarbeitende auf dem Laufenden zu halten, wenn man einfach an ihren Schreibtischen vorbeigeht und ihnen neue Informationen mitteilt, als wenn man an verschiedenen Orten arbeitet. Nach einigen Jahren der Remote-Arbeit ist es eine der größten Herausforderungen, die Aktualisierungen des Unternehmens gegenüber den Remote-Arbeitenden genauso transparent und klar darzustellen wie gegenüber den Mitarbeitenden vor Ort. Kolleg:innen im Home-Office fühlen sich oft ausgeschlossen und es fehlt ihnen an klaren Anweisungen für ihre Aufgaben.

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7 bewährte Praktiken für die Kommunikation bei der Remote-Arbeit

1. Bestimmt, welche Kommunikationstools euer Team benötigt

Die Kommunikationsmittel, die ihr eurem Team für die Remote-Arbeit zur Verfügung stellt, müssen ihren Bedürfnissen und Erwartungen entsprechen und mit eurer Unternehmenskultur in Einklang stehen. Bietet nicht zu viele Optionen an, aber auch nicht nur eine. Findet das richtige Gleichgewicht und erläutert klar den Zweck jeder Ressource. Zum Beispiel sind E-Mails wichtig und dienen der allgemeinen Kommunikation. Nutzt jedoch Instant Messaging, um euren Kolleg:innen eine kurze Frage zu stellen. Macht ein online Meeting, wenn ihr dem gesamten Team eine neue Information mitteilen müsst.

2. Erstellt für und mit euren Mitarbeitenden einen Guide für bewährte Praktiken der Remote-Arbeits-Kommunikation

Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Daher müssen alle Beteiligten in Bezug auf Kommunikation und Interaktion auf derselben Wellenlänge sein. Ihr müsst euch über eure Kommunikationsstrategie und eure Erwartungen zu diesem Thema im Klaren sein. Sobald ihr euren Bedarf und die Erwartungen eurer Mitarbeitenden ermittelt habt, solltet ihr einen klaren Kommunikationsguide erstellen und diesen mit allen Mitarbeitenden teilen. 

3. Erhaltet eine Feedback-Kultur aufrecht

Feedback ist für beide Instanzen wichtig, um das Beste aus einem Team herauszuholen. Das ist ein Aspekt, den Mitarbeitende oft vermissen, wenn sie remote arbeiten. Gebt immer wieder Feedback und fordert es auch ein. Das verbessert die Zusammenarbeit, hilft allen, sich weiterzuentwickeln, und ermöglicht es euch, Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche zu erkennen.

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4. Seid transparent und klar in Bezug auf eure Erwartungen

Bei der Remote-Arbeit ist es essentiell, dass ihr immer auf dem Laufenden seid und über Änderungen informiert werdet. Als Teamleitende müsst ihr gegenüber euren Remote-Mitarbeitenden transparent sein und ihnen klare Anweisungen über eure Erwartungen geben. Um die Produktivität zu steigern und eine gute Atmosphäre in eurem Team aufrechtzuerhalten, müsst ihr mit euren Mitarbeitenden vor Ort und mit euren Remote-Mitarbeitenden ähnlich umgehen.

5. Macht Teambuilding-Aktivitäten während virtueller Meetings

Ein Nachteil der Remote-Arbeit ist das Risiko, dass Teams nicht mehr verbunden und engagiert sind und sich isoliert fühlen. Versucht, die Motivation zu erhöhen und den Zusammenhalt des Teams durch Online-Gruppenaktivitäten zu fördern, wenn euer Team nicht viel zu tun hat. Es ist eine Herausforderung, starke Verbindungen aufrechtzuerhalten, wenn alle Mitarbeitenden an verschiedenen Orten arbeiten. Aber es sollte ganz oben auf eurer Prioritätenliste stehen. Die Kommunikation ist viel einfacher, wenn ein Gefühl der Zugehörigkeit und der Gemeinschaft vorhanden ist. 

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6. Organisiert regelmäßig virtuelle Kaffeekränzchen

After-Work-Events und Kaffeepausen sind immer eine gute Gelegenheit, um Kontakte zu knüpfen, das Eis zu brechen und mehr über Kolleg:innen zu erfahren. Wie könnt ihr also diese informellen sozialen Interaktionen mit einer hybriden Belegschaft aufrechterhalten? Eine Lösung besteht darin, digitale Kaffeekränzchen zu organisieren. Ihr kennt eure Teammitglieder besser als wir, also versucht herauszufinden, was ihr Interesse wecken könnte. Ihr könntet beispielsweise einen Slack-Kanal für den Austausch von Rezepten erstellen, wenn ihr in der Lebensmittelbranche arbeitet?

7. Seid virtuell genauso verfügbar wie im Büro

Und nicht zuletzt sollte euer Team das Gefühl haben, dass es sich bei Bedarf an euch wenden kann, egal ob es remote oder vor Ort arbeitet. Das ist genauso wichtig wie Transparenz und Klarheit. Seid bei diesem Thema deutlich und erinnert sie daran, dass sie euch jederzeit kontaktieren können (innerhalb eurer Arbeitszeiten). Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass sie nicht so mit euch kommunizieren können, wie sie es am physischen Arbeitsplatz tun würden, könnten sie anfangen, sich nicht mehr zu engagieren und den Kontakt abzubrechen.

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➡️ Möchtet ihr mehr zum Thema Remote-Arbeit erfahren? Seht euch unseren Artikel über die besten Praktiken von Remote-Teams an!

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6 essentielle Tools für eine effektive Kommunikation bei der Remote-Arbeit

1. Online-Ressourcen für Videokonferenzen

Die Investition in Online-Videotools wie Zoom oder Google Meet ist notwendig, um das Bedürfnis der Remote-Teams nach persönlicher Interaktionen zu erfüllen. Erinnert sie daran, dass das Einschalten der Kamera nicht zwingend erforderlich ist. Dennoch ist es viel angenehmer und interaktiver, Kolleg:innen zu sehen. Sie können ihren Hintergrund jederzeit unscharf stellen oder einen hinzufügen, wenn sie nicht möchten, dass ihre Kolleg:innen sehen, wie ihr Zuhause aussieht. 

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2. Asynchrone Kommunikationswerkzeuge

Wenn Stephany von New York aus arbeitet, Mary in Berlin, und Jon erst ab 11 Uhr vormittags, kommunizieren eure Mitarbeitenden asynchron. Diese Art der Kommunikation erfordert eine geeignete Technologie, um Informationen auszutauschen und effizient zu interagieren. Asynchrone Kommunikationstools wie Trello oder Notion ermöglichen es euren Teammitgliedern, ihren Kolleg:innen jederzeit nicht dringende Nachrichten zu hinterlassen. 

3. Instant-Messaging-Plattformen

Es gibt kaum ein Unternehmen, das heute keine Sofortnachrichten nutzt. Von WhatsApp bis Slack sind diese Plattformen ideal, wenn Remote-Teammitglieder eine schnelle Antwort benötigen oder ein kurzes Update geben möchten. Sollten Mitarbeitende förmlich miteinander sprechen oder ist es in Ordnung, einen freundlichen Tonfall und Emojis zu verwenden? Das ist eure Entscheidung, die von eurer Unternehmenskultur abhängt und von dem, was ihr für eure Mitarbeitenden für das Beste haltet.

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4. Web 3 Technologie

Die Technologie ist essentiell bei der Entwicklung des Arbeitsplatzes. Wenn es um Kommunikation geht, scheint die Entwicklung der hybriden Arbeitsplatztechnologie unaufhaltsam zu sein. Web-3-Technologien wie Virtual-Reality-Tools (VR) und das Metaverse sollten nicht außer Acht gelassen werden. Tatsächlich glauben 39% der Büroangestellten, dass das Metaverse die flexible und hybride Arbeitsweise in Zukunft verbessern könnte¹.

5. Projektmanagementsoftware

Eine Projektmanagement-Software ist eine wichtige Ressource zur Förderung von Interaktion und Kommunikation. Sie bietet eine zentrale Plattform für Zusammenarbeit, Aufgabenmanagement und Echtzeit-Updates. Projektmanagement-Tools sorgen für eine effiziente Koordination, erhöhen die Transparenz und verbessern die Kommunikation zwischen Remote-Teammitgliedern.

6. Workplace-Management-Software

Eine Workplace-Management-Software ist ebenfalls essentiell bei der Verbesserung der Zusammenarbeit und der Kommunikation. Week Planning und Plattformen zur Schreibtischbuchung wie deskbird können in eure Kommunikationstools integriert werden. Wenn ihr wisst, wo eure Mitarbeitenden arbeiten, könnt ihr Besprechungen entsprechend organisieren. Wenn z.B. die Hälfte des Teams am folgenden Montag vor Ort und die andere Hälfte remote arbeitet, solltet ihr für diese Besprechung einen Raum mit VR-Technologie in Betracht ziehen.

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Effiziente Kommunikation bei der Remote-Arbeit ist essentiell für eine reibungslose Zusammenarbeit und die Förderung der Produktivität. Silos, zu viel Kommunikation, ungeeignete Kanäle, technologische Probleme, Risiken der Fehlkommunikation und Vertrauensprobleme sind häufige Hindernisse für Remote-Teams. Die Umsetzung der besten Praktiken für die Kommunikation bei Remote-Arbeit minimiert diese Probleme. Es ist wichtig, geeignete Kommunikationskanäle festzulegen, Richtlinien zu erstellen, eine Feedback-Kultur zu pflegen, transparent zu sein und die Zusammenarbeit zu fördern. Von grundlegender Bedeutung ist auch, dass ihr euren Mitarbeitenden die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellt.

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¹ State of Hybrid Work 2022: Europe, OwlLabs.  

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Quellen:

• State of Hybrid Work 2022: Europe, OwlLabs;
• 9 Challenges Of Communication In A Remote Workplace, Kosy,
• How To Overcome the Communication Barriers for Remote Employees, Vantage Circle;
• 11 Methods of Effective Remote Team Communication, Indeed.

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