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14 Best Practices zur erfolgreichen Leitung von Remote-Teams

Veröffentlicht:

4. Mai 2022

Aktualisiert:

24. Mai 2023

Wie passt man sich an die virtuelle Arbeit an? Setzt ihr auf hybrides Arbeitenund macht das Beste daraus? Remote-Arbeit ist für Unternehmen von Vorteil, wenn es darum geht, Mitarbeitende zu halten und Talente zu gewinnen. Wie die meisten von uns schon einmal erfahren haben, ist die Arbeit von zu Hause aus nicht immer einfach und erfordert oft einige Anpassungen. Die Arbeit von überall aus fördert zwar die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, kann aber auch zu einer Überlastung führen. Führt Home-Office zu Problemen in eurem Team? Wie haltet ihr eine positive Arbeitsplatzkultur virtuell aufrecht? Wie haltet ihr das Engagement und die Produktivitäteurer Mitarbeitenden aufrecht? Dies sind alles normale Fragen, mit denen Führungskräfte von Mitarbeitenden im Remote-Workkonfrontiert werden können. Einige Mitarbeitende arbeiteten bereits vor der Pandemie Remote. Die meisten von ihnen mussten jedoch eine völlig neue Arbeitsweise erlernen und sind noch dabei, sich an dieses moderne Konzept anzupassen. Wir wollen euch dabei helfen, die Herausforderungen der virtuellen Arbeit zu verstehen und einen erfolgreichen Ansatz für hybrides Arbeitsmanagement zu finden. Dazu könnt ihr euch hier 14 Best Practices für Remote-Teams ansehen. 

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Die Zunahme von remote und hybriden Arbeitsmodellen

Während die Verwaltung von Remote-Teams während der Covid-19-Krise plötzlich obligatorisch wurde, ist es heute für viele Unternehmen auf der ganzen Welt eine kluge Entscheidung, diese Arbeitsflexibilität beizubehalten. Was als Lösung zur Bekämpfung einer Gesundheitskrise erschien, ist heute eine Lösung zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung, zur Gewinnung neuer Talente und zur Senkung der Mietkosten. Wenn Arbeitssuchende ein Stellenangebot prüfen, ist einer der wichtigsten Aspekte, nach dem sie zuerst suchen, die Möglichkeit der Remote-Arbeit. 

Ein hybrides Arbeitsmodell entspricht den Bedürfnissen vieler Arbeitnehmenden. Für digitale Nomaden ist es die Möglichkeit, um die Welt zu reisen und gleichzeitig zu arbeiten. Für Eltern ist es die Möglichkeit, sich auf eine bessere Work-Life-Balance zu konzentrieren. Für andere ist es die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten (zu Hause, in Coworkingspaces, Cafés usw.) und die Lethargie der Routine zu vermeiden. Mit einem hybriden Zeitplan können die Mitarbeitenden dann ins Büro kommen, wenn sie es müssen oder wollen - ein Konzept, das sich durchsetzen wird.

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Eine Frau, die sich während eines Zoom Calls mit Mitarbeitenden Notizen macht
Frau macht sich während eines Zoom-Calls Notizen

14 Schritte für ein erfolgreiches hybrides Arbeitsmanagement

1. Erstellung einer klaren Guidline für die Remote-Arbeit

Beginnen wir mit einer grundlegenden, aber manchmal vergessenen Empfehlung für die best Practices von Remote-Teams: Gebt eine klare Richtlinie für die Remote-Arbeit vor. Wie viele Stunden müssen die Mitarbeitenden zu Hause arbeiten? Haben sie einen festen Zeitplan oder gibt es flexible Arbeitszeiten? Müssen sie die ganze Zeit über mit eurem Kommunikationstool verbunden bleiben oder können sie den ganzen Tag über pünktlich kommen und antworten? Seid euch darüber im Klaren, wie euer Team arbeiten soll, wenn es aus der Ferne arbeitet, indem ihr alle nötigen Angaben macht, die für ein reibungsloses und effektives Remote-Arbeitsmodell erforderlich sind. 

2. Bereitstellung der gesamten benötigten Hybridarbeitstechnologie

Wenn sich euer Unternehmen für die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells entscheidet, solltet ihr sicherstellen, dass eure Mitarbeitenden mit der Technologie für hybride Arbeitsplätze ausgestattet sind, die für eine effiziente Arbeit erforderlich ist. Natürlich ist der Zugang zu einem Laptop und dem Internet ein Muss, auch Kopfhörer werden oft benötigt. Darüber hinaus ist es wichtig, dass ihr mit einer Remote-Arbeitssoftware arbeitet, die auf eure Bedürfnisse als hybrides Team abgestimmt ist. Zu dieser Software gehören digitale Kommunikationstools wie Slack, Projektmanagement-Tools wie Trello, Schreibtischbuchung-Software wie deskbirdund so weiter.

3. Ermutigung zur Kommunikation

Kommunikation ist immer ein sehr wichtiger Aspekt für den Erfolg eines Teams, und sie ist sogar noch wichtiger, wenn die Mitarbeitenden an verschiedenen Orten arbeiten. Als Führungskraft gehört es zu deinen Aufgaben, die Kommunikation so weit wie möglich zu fördern und deinen Teammitgliedern die richtigen Werkzeuge dafür zur Verfügung zu stellen. Ganz gleich, ob es darum geht, neue Aktualisierungen mitzuteilen, Feedback zu geben, ein Projekt weiterzuverfolgen oder Terminkonflikte zu lösen, Kommunikation ist ein Grundpfeiler der bewährten Verfahren für Remote-Teams. Es gibt viele Möglichkeiten, diese Praxis zu fördern. Ihr könnt z. B. eine einstündige wöchentliche Besprechung einplanen oder täglich eine 30-minütige optionale Besprechung anberaumen, um alles zu besprechen, was im Laufe des Tages passiert ist.

4. Seid bei Online-Gesprächen anwesend

Die Interaktion zwischen euren Teammitgliedern zu fördern ist großartig, aber du musst auch so oft wie möglich anwesend sein. Wenn du bei der virtuellen wöchentlichen Sitzung auftauchst und man dann die ganze Woche nichts von dir hört, wird das nicht gut funktionieren. Im Büro ist es einfacher zu kommunizieren. Wenn eine Frage, ein Problem oder eine Unklarheit auftaucht, können die Mitarbeitenden einfach fragen und erhalten eine schnelle Antwort. Bei der Remote-Arbeit ist das anders. Deshalb musst du auch an ihren Gesprächen teilnehmen. Das kann per E-Mail, per Zoom-Meeting oder per Slack sein. Es spielt keine Rolle, solange du anwesend und verfügbar bist. Erstens wird dadurch die Beziehung zu deinem Team gestärkt, indem du Engagement zeigst. Zweitens hast du so die Möglichkeit, auftretende Probleme zu erkennen und so schnell wie möglich zu lösen.

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5. Setzung von klaren Erwartungen

Ähnlich wie ihr klare Erwartungen an euer Team stellt, wenn ihr im Büro arbeitet, müsst ihr auch bei der Remote-Arbeit tun, wenn nicht sogar noch mehr. Wir sprechen hier nicht von einer Guideline für die Remote-Arbeit, wie wir es bereits getan haben, sondern von einer Organisationsstruktur. Es ist wichtig, dass das Team die Ziele und die Erwartungen, die ihr an es stellt, klar versteht. Ihr könnt auch nur über das erwartete Ergebnis kommunizieren, um das Engagement und die Kreativität zu fördern. Dies ist eine großartige Technik, um das Mikromanagement zu minimieren und eurem Team zu zeigen, dass ihr ihm und seinen Fähigkeiten voll vertraut.

Das Team legt die Hände zusammen über einem Zettel mit Diagrammen und Laptop
Teambesprechung

6. Vertrauen und Belohnung eures Remote-Teams

Apropos Vertrauen: Remote-Arbeit kann zu Vertrauensproblemen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden führen. Führungskräfte können Mikromanagement-Muster an den Tag legen, weil sie nicht in der Lage sind, die Arbeit ihres Teams zu sehen. Wie können ihr sicher sein, dass eure Teammitglieder tatsächlich arbeiten, wenn sie von zu Hause aus arbeiten? Stecken sie hinter ihrem Bildschirm oder sind sie nur verbunden, machen aber etwas anderes? Studien zeigen, dass Mitarbeitende, die aus der Ferne arbeiten, bis zu 40% produktiver sind als im Büro. Wir empfehlen euch also dringend, ihnen zu vertrauen. Vergesst auch nicht, sie zu beglückwünschen, denn auch das ist ein häufiges Problem bei der Verwaltung von Hybridarbeit. Wenn wir uns nicht sehen, neigen wir dazu, weniger über das Positive zu sprechen oder uns die Zeit zu nehmen, großartige Arbeit zu belohnen. Langfristig kann sich dies entscheidend auf das Engagement eurer Mitarbeitenden auswirken.

7. Zulassung von zeitlicher Flexibilität

Erstens: Erfolgreiche Führungskräfte, die remote arbeiten, führen ihr Team nicht im Alleingang. Zweitens gewähren sie ihren Mitarbeitenden mehr Flexibilität, weil sie wissen, welche positiven Auswirkungen Gleitzeit haben können. Wenn ein flexibler Zeitplan die Aufgaben der anderen Teammitglieder nicht beeinträchtigt, warum lassen ihr eure Mitarbeitenden dann nicht arbeiten, wenn sie am produktivsten sind? Dies ist eine Win-Win-Lösung. Aus eurer Sicht stellt ihr sicher, dass sie dann arbeiten, wenn sie wissen, dass sie am produktivsten sind. Nehmen wir zum Beispiel an, eue:r Mitarbeitende:r hat ein persönliches Problem, das schnell gelöst werden muss. Wenn ihr ihr:m die Möglichkeit gebt, sich zuerst darum zu kümmern, hat er:sie den Kopf frei und kann sich konzentrieren und produktiv sein. Aus ihrer Sicht können sie ein besseres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben erreichen, wodurch sie sich mehr für ihre Aufgaben engagieren. 

8. Sicherstellung, dass sich euer Team nicht überarbeitet

Eine der Kehrseiten des Home-Office ist, dass man die Zeit aus den Augen verliert und zu viel arbeitet. Natürlich müsst ihr dafür sorgen, dass euer Team genug arbeitet, um die vertraglich festgelegte Stundenzahl zu erreichen. Es ist jedoch wichtig, zu verhindern, dass sie zu lange arbeiten, wenn es um die Einführung von Hybridarbeit geht. Wenn alle Mitarbeitenden vor Ort sind, ist es für Manager recht einfach, Überstunden zu bemerken. Ihr könnt zum Beispiel beobachten, ob sie ihre Mittagspause auslassen, um eine Aufgabe zu erledigen, oder ob sie länger bleiben, während alle anderen gehen. Bei der Remote-Arbeit ist dies etwas schwieriger zu erkennen. Es ist wichtig, dass ihr auf diesen Aspekt achtet, um Ermüdung oder Burnouteurer Mitarbeitenden zu verhindern.

9. Weitergabe von Informationen als wärt ihr vor Ort

Wenn ihr eure Teammitglieder im Büro seht, ist es schnell und einfach, über alle Informationen zu sprechen, die sich auf ihre Arbeit auswirken könnten. Dies kann offiziell während einer Besprechung oder informell in der Mittagspause geschehen. Wie sieht es aber aus, wenn Sie nicht im selben Arbeitsbereich arbeiten? Der Austausch von Informationen kann dann manchmal fehlen, was nicht nur zu einem Rückgang der Produktivität führen kann, sondern auch zu einem Gefühl der Ausgrenzung. Die Art und Weise, wie Sie es tun, spielt keine Rolle. Es kann durch ein effektives Online-Meeting, per E-Mail oder per Chat geschehen. Vielleicht ist eine Team-Videositzung erforderlich, wenn alle betroffen sind, oder ein einfaches Gespräch unter vier Augen reicht aus. Sie müssen sich an die Situation anpassen, aber am wichtigsten ist, dass Sie die Informationen so weitergeben, als ob Sie vor Ort wären.

10. Sparsam mit allen Arten von Besprechungen umgehen

Wie wir bereits erwähnt haben, ist die Kommunikation in einer Remote-Arbeitsumgebung noch wichtiger als in einer traditionellen Arbeitsstruktur. Wenn Besprechungen Teil eurer Kommunikationsstrategie sind, sollte sich dies nicht ändern, nur weil ihr virtuell arbeitet. Mit anderen Worten: Wenn Unternehmens-, Team- und Einzelgespräche in der Regel regelmäßig geplant werden und notwendig sind, dann sollten sie auch so bleiben. Bedenkt jedoch, dass zu viele Besprechungen die Produktivität der Mitarbeitenden wirklich beeinträchtigen können. Dem MIT Sloan Management Review zufolge erhöht sich die Produktivität um 35%, wenn man Meetings nur für einen Tag verbietet. Ein weiteres Problem bei einer hohen Anzahl von Online-Sitzungen ist die virtuelle Erschöpfung, auch Zoom-Müdigkeit genannt. Daher ist es gut, bei Bedarf alle Arten von Besprechungen so beizubehalten, wie sie vor Ort durchgeführt wurden, aber man sollte es nicht übertreiben.

Frau in Jeanshemd mit Kaffee ist in einem Videogespräch via Laptop
Frauen sprechen per Videoanruf

11. Mehrere Meeting-Optionen anbieten

Wir sind alle unterschiedlich, und was für den einen gut ist, ist für den anderen nicht unbedingt gut. Aus diesem Grund ist es wichtig, möglichst mehrere Meeting-Optionen anzubieten. In einer hybriden Arbeitsumgebung sollte dies kein Problem sein. Lasst euer Team wissen, dass ihr euch entweder digital oder vor Ort treffen könnt, wenn es ins Büro kommt. Eine hybride Bereichsverwaltungs-App wie deskbird hilft euch, Besprechungszeiten und -termine zu vereinbaren sowie den Schreibtisch oder den Besprechungsraum eurer Wahl zu buchen. Diese Kombination von Optionen gibt euch die Möglichkeit, den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht zu werden und eine positive und reibungslose Arbeitsweise zu gewährleisten.

12. Organisation der Aktivitäten für Remote-Teams

Die Kultur am Arbeitsplatz kann den entscheidenden Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, Talente anzuziehen und Mitarbeitende zu gewinnen. Sie ist jedoch auch etwas, das leicht verloren gehen kann, wenn man aus der Ferne arbeitet. Die Organisation von Aktivitäten für Remote-Teams ist eine gute Möglichkeit, den kulturellen Geist des Unternehmens aufrechtzuerhalten, insbesondere für Teams, die sich im wirklichen Leben nicht oft sehen. Das kann ein einfacher digitaler Kaffee sein, bei dem man sich über alles Mögliche austauscht, nur nicht über die Arbeit, oder ein virtueller Spieleabend mit eurem Team, der für Spaß und Teamgeist sorgt! Ihr könnt euch jede Aktivität ausdenken, die ihr wollt, solange sie einen tollen Moment im Team schafft.

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13. Konzentration auf die Schaffung eines gesunden Remote-Arbeitsmodells

Wir hoffen, dass die Schaffung guter Gesundheitsbedingungen ein zentraler Wert für jedes Unternehmen ist. Remote-Arbeit kann neue Arten von Gesundheitsproblemen auslösen, die berücksichtigt werden müssen. Zum Beispiel:

  • Ausschluss;
  • Zoom-Müdigkeit;
  • Überstrapazierung;
  • Burnout;
  • Etc.

Das Aufstellen von Regeln hilft eurem Team dabei körperlich und geistig gesund zu bleiben, und kann Teil der oben erwähnten Richtlinien für Remote-Arbeit sein. Auch hier ist Kommunikation der Schlüssel, da ihr nicht bei ihnen seid um jedes Anzeichen von Müdigkeit, Burnout, Ausgrenzung usw. zu bemerken. Auch das Vertrauen spielt hier eine große Rolle. Nicht nur müsst ihr ihnen vertrauen, sondern auch sie müssen das Gefühl haben, dass sie sich auf euch verlassen können, wenn es um gesundheitliche Probleme geht, die sie haben. 

14. Die ultimative Best Practice für Remote-Teams

Damit euer Team erfolgreich ist und zusammenwächst, ist Feedback eine Schlüsselkomponente der Best Practices von Remote-Teams. Der Austausch von Feedback ist nicht nur für die persönliche Verbesserung wichtig, sondern auch, um zu sehen, ob sich eure Arbeitsweise auszahlt. Es sollte ein vertikaler Prozess sein, bei dem jeder das Recht hat, seine Gefühle, Meinungen und Ideen mitzuteilen. Es hilft, Blockaden zu erkennen, zu verstehen, welche Ansätze funktionieren und wo Verbesserungen notwendig sind. Und vergesset nicht: Das idealeFeedback-Verhältnis ist 5:1, d. h. ihr braucht fünf positive Rückmeldungen, um eine negative auszugleichen! 

Team arbeitet um einen Holztisch mit Tabellen, Notebooks und Laptops
Team arbeitet bei der Analyse von Daten zusammen

Zusammenfassung der Best Practices von Remote-Teams

Dieser Artikel geht nun dem Ende zu, und wir müssen zugeben, dass er ziemlich lang war! Da hybrides Arbeiten jedoch zur neuen Normalität wird, ist es uns wichtig, euch einen vollständigen Überblick darüber zu geben, wie ihr virtuelle Teams erfolgreich managen könnt. Hier sind also die wichtigsten Ideen, die ihr euch merken solltet, wenn ihr bereit seid, die besten Praktiken für Remote-Teams anzuwenden:

  • Bereitstellung der besten Technologie für hybride Arbeitsplätze;
  • Förderung der Kommunikation so weit wie möglich;
  • Aufrechterhaltung einer positiven Unternehmenskultur;
  • Fokus auf Inklusivität legen;
  • Bewusstsein über mögliche Nachteile der Remote-Arbeit;
  • Mitarbeiterorientiert bleiben.

Weit voneinander entfernt zu sein, sollte ein Grund sein, noch mehr mitarbeiterorientiertzu sein. Eure Teammitglieder müssen sehen, dass sie auf euch zählen können und dass ihr für sie da sind. Aus diesem Grund muss hybrides Arbeitsmanagement auf Vertrauen, Anerkennung und Kommunikation beruhen. Auch wenn die Zusammenarbeit bei der Remote-Arbeit manchmal schwierig sein kann, helfen euch diese 14 bewährten Praktiken für Remote-Arbeitsteams dabei, alle Vorteile der Hybridarbeit zu nutzen.

14 Best Practices zur erfolgreichen Leitung von Remote-Teams

Paulyne Sombret

Paulyne ist eine hoch angesehene Expertin für hybrides Arbeiten. Sie ist bekannt für ihre Schriften über Nachhaltigkeit im hybriden Büro, flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeitendenerfahrung. Mit einem starken Hintergrund in den Bereichen Content und SEO erforscht sie in ihrer Arbeit die spannenden Trends und neuesten Entwicklungen in der Arbeitswelt.

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