Software für die Verwaltung von Büroräumen: die 7 wichtigsten Gründe für die Einführung von deskbird

Da immer mehr Unternehmen hybride Arbeitsmodelle einführen, hat sich die Rolle des Büroraums natürlich verändert. Zunächst einmal ist nicht mehr die gesamte Belegschaft täglich vor Ort, was bedeutet, dass der Arbeitsplatz andere Bedürfnisse erfüllt, z. B. nach Kontakt, Zusammenarbeit und Kommunikation. Wenn die Mitarbeitenden kommen, wollen sie Kontakte knüpfen und an Teamprojekten arbeiten, nicht an Einzelaufgaben wie zu Hause. Die Trennung von Heimbüro und Arbeitsplatz zeigt, wie wichtig beide für die Gesamtproduktivität sind.

Woher wisst ihr, welche Arten von Arbeitsbereichen eure Mitarbeitenden benötigen, um effektiv zu arbeiten? Wie stellt ihr den Zugang zu diesen spezifischen Arbeitsbereichen sicher? Nutzt ihr Software für die Verwaltung von Büroräumen, um eure Arbeitsbereiche zu optimieren und Kosten zu sparen? 

Das Verständnis der neuen Arbeitstrends, wie z. B. der Flexibilität, ist von grundlegender Bedeutung, da viele Arbeitnehmende eine Vorstellung davon haben, was das moderne Büro ausmachen sollte. Die Erfahrung vor Ort ist persönlicher, es ist nicht nur ein Ort, an den die Mitarbeitenden gehen, um ihre Arbeit zu erledigen. Sie planen ihre Tage im Büro, um mit ihren Kolleg:innen zusammenzuarbeiten, an einer bestimmten Veranstaltung teilzunehmen oder sich einfach mit ihren Teamkolleg:innen zu treffen. 

Auf deskbird unterstützen wir euch dabei, die Zukunft der Arbeit, insbesondere das flexible Arbeitsmodell, anzunehmen. Hier erfahrt ihr, wie Hybrid-Office-Software jeder modernen Organisation und Belegschaft zugutekommt und warum deskbird das beste Tool für hybrides Arbeiten ist. 

Was ist eine Büro-Management-Software?

Die wichtigsten Merkmale der Software für die Verwaltung von Büroräumen

Software für die Verwaltung von Büroräumen ist ein digitales Werkzeug, das Unternehmen dabei helfen soll, die Nutzung ihrer Arbeitsbereiche durch den Einsatz von Belegungsanalysen zu optimieren. Eine solche Plattform verfolgt, wer bestimmte Räume im Büro nutzt und wann, um die Entscheidungsfindung hinsichtlich der Organisation des Büros und seiner Ressourcen zu ergänzen. Mit anderen Worten, sie unterstützt Unternehmen bei der effektiven Organisation und Handhabung ihrer Büroaufteilung, Raumbuchungen und Immobilienanlagen. 

Das Hauptziel einer Raumverwaltungslösung wie deskbird ist es, sicherzustellen, dass der physische Raum in einem Büro effizient genutzt wird. Sie trägt den betrieblichen Anforderungen des Unternehmens und dem Komfort der Mitarbeitenden Rechnung. 

Zu den Hauptmerkmalen von Software für die Verwaltung von Büroräumen gehören häufig

• interaktive Raumplanung zur Visualisierung und Neukonfiguration von Büroräumen; 
• Schreibtisch- und Raumbuchungsplattformen für eine bessere Raumaufteilung;
• Echtzeit-Belegungsdaten, um Nutzungsmuster zu verstehen;
• Analyseinstrumente, um künftige Entscheidungen über die Raumordnung zu treffen. 

Darüber hinaus lässt sich deskbird mit anderen Systemen wie Kalenderanwendungen integrieren und bietet bequemen mobilen Zugriff. So ermöglicht es ein dynamisches Arbeitsplatzmanagement und verbessert das Erlebnis der Mitarbeitenden in einer zunehmend flexiblen Arbeitsumgebung.

Eine digitale Lösung, die allen am Arbeitsplatz zugute kommt

Mehr Flexibilität am Arbeitsplatz führt unweigerlich zu einigen Veränderungen in unserer Beziehung zum physischen Arbeitsplatz. Daher müsst ihr als hybrides Unternehmen Einblicke in die Büronutzung gewinnen, um euren Mitarbeitenden die Arbeitsumgebung zu bieten, die sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Dazu gehört, dass ihr die Rolle des Umfelds für die Produktivität eurer Mitarbeitenden berücksichtigt, eure Teams mit einer Software für die Reservierung von Arbeitsplätzen ausstattet und euren Büroraum optimiert, um Geldverschwendung zu vermeiden.

Technologie ist ein wichtiger Bestandteil unseres Lebens, und ihre Nutzung im beruflichen Umfeld ist von grundlegender Bedeutung. Mit einer Büroverwaltungssoftware wie deskbird bietet ihr euren Mitarbeitenden ein intuitives Hot-Desking-System. Die Planung eines hybriden Zeitplans war noch nie so einfach. Ihr könnt die gesamte Woche in nur 5 Klicks organisieren. Aber es macht nicht nur das Leben eurer Mitarbeitenden einfacher. Dank ihrer innovativen Funktionen unterstützt die App deskbird auch HR-, CRE-, Facility- und Finanzmanager:innen.

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Wie profitiert euer Unternehmen von einer Software für die Verwaltung von Büroräumen?

1. Hybride Bürosoftware ermöglicht Optimierung der Büroflächen

Wenn ihr Zugang zu tatsächlichen Daten darüber habt, wie eure Mitarbeitenden den Büroraum nutzen, wenn sie nach einem hybriden Arbeitsplan arbeiten, wird die Raumoptimierung einfacher und relevanter. Ihr könnt Verbesserungsmöglichkeiten erkennen, indem ihr Daten darüber analysiert, wie eure Mitarbeitenden die verschiedenen Arbeitsbereiche nutzen, und diese mit ihrem Feedback kombinieren. Ihr könnt dann auf der Grundlage der Daten sachdienliche Entscheidungen über die Anpassung eures Arbeitsplatzlayouts und die Verkleinerung der Bürofläche treffen. 

Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass euer ursprünglicher Plan nicht funktioniert. Die Leute sind nicht vor Ort, weil sie keinen Zugang zu den benötigten Arbeitsplätzen haben. Die Besprechungsräume sind ständig ausgebucht. Die Hälfte der Einzelarbeitsplätze ist unbesetzt. Außerdem geben eure Mitarbeitenden zu, dass sie lieber von zu Hause aus arbeiten würden, weil es einfacher ist, ihre sportlichen Aktivitäten in ihren Zeitplan einzubauen. Personal-, Facility- und Finanzmanager:innen können zusammenarbeiten, um den Arbeitsbereich zu überdenken und eine Umgebung zu schaffen, die den Erwartungen eurer Mitarbeitenden besser entspricht. 

2. Software für die Verwaltung von Büroräumen spart euch Kosten

Die Maximierung des Arbeitsbereichs senkt oft die Bürokosten. Da immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten, stellen viele Unternehmen fest, dass ihre Büroaufteilung nicht mehr angemessen ist. Warum solltet ihr weiterhin für jeden Mitarbeitenden einen eigenen Schreibtisch bereitstellen, wenn die Hälfte von ihnen von zu Hause aus arbeitet? Es ist wichtig zu wissen, welche Art von Büroflächen eure Mitarbeitenden benötigen (Einzelschreibtische, Besprechungsräume, gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche usw.). 

Durch die Wahl des richtigen Layouts und die Optimierung eures Büros könnt ihr eure Immobilienkosten senken und Ausgaben wie Instandhaltung, Strom- und Wasserrechnungen usw. erheblich reduzieren. Wenn ihr mehr darüber erfahren möchtet, wie ihr durch die Einrichtung eines Hybridbüros und den Einsatz von Büroverwaltungssoftware eure Kosten senken könnt, lest unseren Artikel über Ideen zum Sparen im Büro. Und schließlich könnt ihr mit unserem Rechner für Hybridbüros eure geschätzten Nettoeinsparungen bei den Bürokosten ermitteln.

3. Ein hybrides Arbeitsplatzmanagement-Tool liefert euch wichtige Informationen, damit sich eure Mitarbeitenden wohlfühlen

Wenn ihr wisst, wie ihr euren Büroraum optimieren könnt, habt ihr einen entscheidenden Vorteil beim Aufbau einer florierenden Belegschaft. Wie ihr in unserem Artikel über die Auswirkungen der Büroausstattung auf die Produktivität nachlesen könnt, sind die Bemühungen, die ihr in die Gestaltung einer auf den Menschen ausgerichteten Arbeitsumgebung steckt, von großer Bedeutung. Dies kann von der Einrichtung von Büros mit biophilem Design bis hin zur Entwicklung von Räumen für eine bessere Zusammenarbeit alles umfassen. All diese kleinen Veränderungen haben eine große Wirkung, wenn es darum geht, wie produktiv und zufrieden eure Mitarbeitenden sind.

Welche Rolle spielt dabei die hybride Bürosoftware? 

Sie gleicht die räumlichen Anforderungen und die Präferenzen der Mitarbeitenden aus und ermöglicht die Schaffung maßgeschneiderter Arbeitsbereiche, die den Komfort und die Produktivität erhöhen. Mit Funktionen wie Schreibtischbuchung und Raumnutzungsanalyse stellt die Software sicher, dass die Arbeitsplätze flexibel sind und verschiedenen Arbeitsstilen gerecht werden, von gemeinschaftlichen Sitzungen bis hin zu konzentrierten Einzelaufgaben. 

Diese Anpassungsfähigkeit fördert das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, da eure Teammitglieder die Möglichkeit haben, Einstellungen zu wählen, die ihren Aufgaben und Vorlieben am besten entsprechen. Darüber hinaus können digitale Lösungen wie deskbird die Verwaltung gemeinsam genutzter Ressourcen und Geräte rationalisieren. Dadurch wird das Risiko von Terminkonflikten und Spannunngen zwischen den Mitarbeitenden verringert. 

Kurz gesagt: Software für das Management von Büroräumen optimiert den physischen Arbeitsbereich durch strategische Planung auf der Grundlage von Daten, um eine harmonische, ressourceneffiziente Umgebung zu schaffen, die sowohl die individuelle Leistung als auch den kollektiven Erfolg unterstützt.

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4. Die gesammelten Daten helfen euch, eine gesunde Arbeitskultur aufrechtzuerhalten

Wenn alle Mitarbeitenden vor Ort sind, ist es ein Leichtes, Mitarbeitende ausfindig zu machen, die dazu neigen, ein paar Stunden länger im Büro zu bleiben, als sie sollten. Sie können physisch sehen, wie viele Stunden jeder Einzelne arbeitet. Dasselbe gilt für das Erkennen von Anzeichen eines Burnouts. Bei der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells ist es jedoch schwieriger, ungesundes oder toxisches Arbeitsverhalten zu erkennen, da die Mitarbeitenden nicht im Blickfeld sind. Welche Lösungen gibt es also, um dies zu verhindern und eine gesündere Arbeitskultur zu schaffen? 

Mit einer Software für die Verwaltung von Büroräumen könnt ihr die Zeitpläne eurer Mitarbeitenden einsehen. Das Ziel ist natürlich nicht, deren Terminkalender zu stalken, sondern es kann euch helfen, bestimmte Muster zu erkennen. Ihr könnt zum Beispiel feststellen, dass euer Mitarbeitender Mark immer seltener vor Ort ist. Das kann logistische Gründe haben. Es kann aber auch bedeuten, dass er sich selbst isoliert. Ein offenes Gespräch, um zu verstehen, warum er es vorzieht, remote zu arbeiten, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass es keinen Grund zur Sorge gibt.

Wie profitieren eure Mitarbeitenden vom Einsatz hybrider Bürosoftware?

5. Hybride Bürosoftware erfüllt die Anforderungen moderner Unternehmen und Belegschaften

Im Jahr 2020 hat die Pandemie unsere Arbeitsweise umgestaltet und eine neue Tür für flexible Arbeitsregelungen geöffnet, da wir alle zum Schutz unserer Kolleg:innen und Gemeinschaften von zu Hause aus arbeiten mussten. Ohne die Möglichkeit, sich persönlich zu treffen, waren die Unternehmen gezwungen, auf Mobilarbeitsmodelle zurückzugreifen, stellten aber schnell fest, dass dies viele Vorteile hat, wie z. B. eine bessere Work-Life-Balance und eine höhere Mitarbeitendenzufriedenheit. Noch vor einigen Jahren war es nicht möglich, den Arbeitstag nach unseren persönlichen Kalendern und Prioritäten zu planen. Stellt euch vor, eines eurer Teammitglieder fragt: "Kann ich nächste Woche remote arbeiten, denn ich möchte meine Schwester in Madrid besuchen und von dort aus arbeiten!". Wie hättet ihr darauf reagiert? Für viele von uns wäre dies unvorstellbar, da wir täglich im Büro anwesend sein mussten.

Doch heute ist hybride Arbeit für viele Unternehmen nach der Pandemie alltäglich, da sich viele Menschen an die Annehmlichkeiten und die Flexibilität der Mobilarbeit gewöhnt haben. Einige Unternehmen versuchen jedoch, ihre Mitarbeitende zu zwingen, wieder Vollzeit im Büro zu arbeiten, weil sie kein Vertrauen in die Produktivität der Heimarbeit haben. Viele Führungskräfte haben eine Voreingenommenheit gegenüber der Nähe und glauben nur dann, dass die Arbeit erledigt wird, wenn sie sie persönlich sehen können. Wie ihr in unserem Artikel zu diesem Thema nachlesen könnt, ist dieser Ansatz auf lange Sicht vielleicht nicht die beste Idee, da er eine Kultur des Misstrauens fördert und außerdem diejenigen bevorzugt, die ins Büro kommen können, was für berufstätige Eltern oder Menschen mit körperlichen Einschränkungen eine Herausforderung sein kann. Die Erfahrung der Mitarbeitenden ist wichtiger denn je, wenn es darum geht, Talente zu gewinnen und zu halten, vor allem auf dem derzeit hart umkämpften Arbeitsmarkt. Die Ermöglichung einer Mischung aus Mobilarbeit und Büroarbeit ist die perfekte Lösung, um die Bedürfnisse aller Beteiligten (Unternehmen, Manager:innen und Mitarbeitende) zu vereinen.

6. Software für die Verwaltung von Büroräumen erleichtert die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt von Teams

Software für die Verwaltung von Büroräumen hilft euch nicht nur dabei, den Arbeitsplatz effektiv zu verwalten, sondern kommt auch indirekt anderen Bereichen eures Unternehmens zugute, einschließlich der Mitarbeitendenerfahrung und insbesondere der Zusammenarbeit. Eine Wochenplanungs-App wie deskbird stellt zum Beispiel sicher, dass die Mitarbeitende am selben Tag kommen, damit sie gemeinsam an Aufgaben arbeiten können, die kreatives Brainstorming und Problemlösung erfordern. Ohne eine solche Plattform wird die Koordinierung der Arbeitstage mehrerer Personen im Büro zu einer komplexen Angelegenheit, die sowohl das Erlebnis der Mitarbeitenden als auch die Fähigkeit zur fruchtbaren Zusammenarbeit beeinträchtigt.

Wir wissen, wie schwierig es sein kann, eine Unternehmenskultur und eine gemeinsame Denkweise aufrechtzuerhalten, wenn die Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten arbeiten und sich nur gelegentlich sehen. Persönliche Treffen sind für die Entwicklung von Beziehungen notwendig, da unsere Bildschirme eine subtile Barriere schaffen, die tiefere Beziehungen verhindert. Uns entgehen die Nuancen der Persönlichkeiten unserer Kolleg:innen, da sich kleine nonverbale Signale auf dem Bildschirm nicht gut übertragen lassen. Die wichtigsten Funktionen der App deskbird für Büroräume (Raumbuchung, interaktiver Grundriss, Wochenplanung und Büroveranstaltungen) wurden entwickelt, um die Teambindung und das kollektive Verhalten zu fördern. 

Die Wochenplanungsfunktion erleichtert die Planung von Treffen im Büro, indem sie anzeigt, wer wann einen Arbeitsplatz gebucht hat. Diejenigen, die Freundschaften mit ihren Kolleg:innen aufbauen wollen, können mit dieser Funktion am selben Tag wie ihre Lieblingskolleg:innen kommen. Diese Freundschaften wiederum verbessern die Mitarbeitendenerfahrung und die Loyalität zum Unternehmen. Außerdem können Teammitglieder über die Raumbuchung gemeinschaftliche Arbeitsbereiche buchen, um an Gruppenprojekten zu arbeiten oder sich zu einem Team-Catch-up zu treffen. Manche Aufgaben erfordern diese Art von Raum, um effizient erledigt zu werden. Die Raumbuchung stellt daher sicher, dass die Teams den benötigten Raum zur Verfügung haben. Und schließlich erleichtert unsere Funktion für Büroveranstaltungen die Planung von Unternehmens- und Teamevents und fördert gleichzeitig Ideen zur Teambindung. Diese Funktion ist darauf ausgerichtet, tiefere, persönlichere Bindungen aufzubauen, die für die Entwicklung einer positiven Unternehmenskultur mit engagierten Mitarbeitenden so wichtig sind.

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7. deskbird's menschenzentrierte Funktionen helfen die Erfahrung der Mitarbeitenden zu verbessern

Hybride Bürosoftware ist ein großes Plus für die Verbesserung der Mitarbeitendenerfahrung. Sie hilft den Arbeitnehmenden, ihre Woche im Handumdrehen zu planen und unnötigen Stress zu vermeiden. So verringert sich beispielsweise das Risiko von Frustrationen, wenn sie keinen Sitzplatz finden oder in einer Ecke des Büros arbeiten müssen, die nicht ihren Bedürfnissen entspricht und sie daran hindert, effektiv zu arbeiten. Die einfache Nutzung und die Integrationsmöglichkeiten unterstützen auch gemeinsame Projekte und die Organisation von Meetings von einem zentralen Ort aus. 

Wenn ihr ins Büro kommt, gibt es vielleicht einige Kolleg:innen, neben denen eure Mitarbeitenden sitzen möchtet, entweder weil sie an denselben Projekten arbeiten, sich gegenseitig unterstützen oder sich einfach gut verstehen. Die App deskbird ist sogar mit einem interaktiven Grundriss ausgestattet. Das ist großartig, wenn eure Mitarbeitenden keinen Arbeitsplatz im Voraus gebucht haben und schnell sehen wollen, wo sich ihr Team befindet.

Außerdem fördern solche Funktionen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und die Flexibilität. Indem man den Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, selbst zu entscheiden, wann sie zur Arbeit kommen, können sie anderen wichtigen Aspekten ihres Lebens, wie Familie und Gesundheit, Vorrang einräumen. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden zufriedener sind, sich mehr auf die Arbeit konzentrieren können und weniger geneigt sind, ihren Arbeitsplatz zu verlassen. Auch wenn es nicht offensichtlich ist, wirken sich mitarbeitendenzentrierte Funktionen direkt auf den Gesamterfolg eures Unternehmens aus.

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Software für die Verwaltung von Büroräumen ist ein grundlegendes Element der heutigen Arbeitsplatztechnologie. Da sich die Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Unternehmen ändern, ist es für Unternehmen wichtig, flexibel zu bleiben. Am wichtigsten ist die überwältigende Akzeptanz von hybriden und flexiblen Arbeitsmodellen. Diese Umstellung erfordert Organisation und digitale Transformation, um erfolgreich zu sein, da Führungskräfte den Überblick darüber behalten müssen, wann und wo ihre Teams arbeiten. Hier kommt eine Office-Management-Software wie deskbird ins Spiel! Die Vorteile einer hybriden Bürosoftware liegen nicht nur in der Verwaltung des Arbeitsplatzes, der Optimierung desselben und der Kosteneinsparung. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die positive Auswirkung auf die Mitarbeitendenerfahrung, denn sie hilft den Teams, sich bei der Arbeit zusammenzuschließen und tiefere Verbindungen aufzubauen, was zu einer loyaleren und motivierteren Belegschaft führt. Digitale Unterstützung wie die App deskbird hilft euch, ein menschenzentriertes und florierendes Arbeitsumfeld zu schaffen, und ermöglicht es euren Mitarbeitenden, das Beste aus der Hybridarbeit zu machen.

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