Büro-Management-Software | Optimierung & Planung

Wie koordiniert man einen modernen Arbeitsplatz, ohne eine Büro-Management-Software einzusetzen? Aufgrund neuer Arbeitstrends wie der Arbeitsflexibilität haben viele Arbeitnehmende eine ganz neue Vorstellung vom Büro. Die Erfahrung vor Ort ist jetzt persönlicher und nicht mehr nur ein Ort, an dem die Mitarbeitenden ihre Arbeit verrichten. Sie planen ihre Bürotage, um sich mit ihrem Team zu treffen, an einer bestimmten Besprechung teilzunehmen oder einfach soziale Kontakte mit ihren Kollegen zu pflegen. Wie könnt ihr euch an diese neuen Arbeitstrends anpassen? Entspricht euer Büro den Anforderungen eines hybriden Arbeitsbereichs? Wie kann euer Unternehmen und eure Mitarbeitenden von einer  intuitiven Arbeitsplatzlösung profitieren? Bei deskbirdwollen wir euch dabei helfen, die Zukunft der Arbeit, insbesondere das hybride Arbeitsmodell, zu bewältigen. Unser Tool unterstützt Personalabteilungen, Facility-Administratoren, Leiter hybrider Teams und vor allem eure Mitarbeitenden. Hier erfahrt ihr alles, was ihr über Raummanagement-Tools wissen müsst und warum sie für moderne Unternehmen unerlässlich sind.

Was ist eine Büro-Management-Software?

Ein durch neue Arbeitspraktiken ausgelöster Bedarf

Die Pandemie hat unsere Arbeitsweise umgestaltet und mehr Flexibilität in unser Berufsleben gebracht. Noch vor einigen Jahren war es keine Option, den Arbeitstag nach unserem persönlichen Kalender zu planen. Stellt euch vor, ihr sagt eurem Chef: "Ich komme nächste Woche nicht ins Büro, weil ich von der Wohnung meiner Schwägerin in Madrid aus arbeite! Wie hätte euer Chef wohl reagiert? 

Aber heute gehört die Hybridarbeit zu unserem Leben. Wie ihr vielleicht wisst, verlangen einige Unternehmen von ihren Mitarbeitenden, dass sie Vollzeit ins Büro zurückkehren. Da die Erfahrung der Mitarbeitenden wichtiger denn je ist, glauben wir (wie viele andere erfolgreiche Unternehmen), dass eine Mischung aus Mobilarbeit und Büroarbeit die perfekte Lösung ist. Laut einer aktuellen Studie des ONS (Office for National Statistics) berichten 78% der Mitarbeitenden, die aus dem Home-Office aus arbeiten, von einer besseren Work-Life-Balance.

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Eine einfache und benutzerfreundliche digitale Lösung

Diese dramatische Entwicklung der Art und Weise, wie wir arbeiten, führt unweigerlich zu einigen Veränderungen in unserer Beziehung zu unserem Arbeitsplatz. Für hybride Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, Einblicke in die Nutzung des Arbeitsplatzes zu erhalten. Wie hoch ist der Belegungsgrad? Entspricht das Bürolayout den Anforderungen hybrider Teams und fördert es gleichzeitig die Produktivität der Mitarbeitenden? Wie können eure Mitarbeitenden ihren Zeitplan planen und den von ihnen benötigten Schreibtisch buchen? Eine Büro-Management-Software erfüllt alle Anforderungen an den Arbeitsplatz, die sich aus den New-Work-Trends ergeben.

Außerdem ist die Technologie ein wichtiger Teil unseres Lebens. Wir nutzen sie auch in unserem Berufsleben. Mit einer Raummanagement-Plattform bietet ihr euren Mitarbeitenden ein intuitives Hot-Desking-System. Mit der deskbird App können sie mit nur 5 Klicks die gesamte Woche planen. Aber es macht nicht nur das Leben eurer Mitarbeitenden einfacher. Die deskbird App verbessert mit ihren innovativen Funktionen auch die Arbeit von Hybridunternehmen in vielerlei Hinsicht.

Wie profitiert euer hybrider Arbeitsbereich davon?

Raumoptimierung

Mit tatsächlichen Daten über euren hybriden Arbeitsbereich wird die Raumoptimierung einfacher. Ihr könnt jedes relevante Problem oder jeden verbesserungswürdigen Bereich erkennen, indem ihr einfach analysiert, wie eure Mitarbeitenden den Arbeitsbereich nutzen. Euer Bürodesign sollte auch eure Unternehmenswerte widerspiegeln. Wenn ihr eine Kultur habt, in der der Mensch im Mittelpunkt steht, ist die Umgestaltung des Raums nach den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden ein Muss. Eine App zur Buchung von Arbeitsplätzen kann euch dabei unterstützen, indem sie ein modernes Tool bereitstellt, das es euren Mitarbeitenden ermöglicht, den Büroraum von seiner besten Seite zu genießen.

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Kosteneinsparungen

Die Maximierung des Arbeitsplatzes führt oft zu einer Senkung der Bürokosten. Da immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten, stellen viele Unternehmen fest, dass ihre Büroaufteilung nicht mehr angemessen ist. Warum solltet ihr weiterhin für jeden Mitarbeitenden einen eigenen Schreibtisch bereitstellen, wenn die Hälfte von ihnen von zu Hause aus arbeitet? Es ist sehr wichtig zu wissen, welche Arten von Büroräumen eure Mitarbeitenden benötigen (Einzelschreibtische, Besprechungsräume, gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche usw.) Und nicht nur das. Die Wahl der richtigen Raumaufteilung kann auch eure Immobilienkosten und eure Bürokosten (Instandhaltung, Strom- und Wasserrechnungen usw.) erheblich senken.

Gesundheits- und Sicherheitsmanagement

Die Aufrechterhaltung eines sicheren Arbeitsplatzes gehört zu den wichtigsten Prioritäten von Unternehmen weltweit. Aber wie kann man Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz aufrechterhalten? Das Konzept der Hybridarbeit ermutigt eure Mitarbeitenden, zu Hause zu bleiben, wenn sie sich unwohl fühlen. Das spielt eine große Rolle bei der Vermeidung der Verbreitung von Bakterien und Viren. Die Software für die Verwaltung von Büroräumen ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Woche schnell umzuplanen, wenn ein unerwartetes Ereignis eintritt, z. B. wenn sie krank werden. Die deskbird App bietet auch eine Gesundheitsfunktion, die euch bei der Verfolgung von Gesundheitsproblemen in Übereinstimmung mit den OHS-Vorschriften (Organizational Health and Safety) unterstützt.

Personalwirtschaftliche Zwecke

Die Einführung einer Plattform für die Personaleinsatzplanung hat für die Personalabteilungen zwei wesentliche Vorteile. Erstens können sie sich ein klares Bild von den Gewohnheiten der Belegschaft machen. Dies ist der Schlüssel zur Verbesserung des Arbeitsplatzes und der Mitarbeitererfahrung. Zweitens garantiert die Kombination von Arbeitsplatztechnologie mit einer hybriden Struktur eine magnetische Wirkung auf die Mitarbeiterbindung und die Anziehung von Talenten. Personalvermittler, die in einem Unternehmen arbeiten, das sich auf seine Mitarbeitenden und deren Bedürfnisse konzentriert, haben zweifellos einen Vorteil gegenüber Unternehmen mit einem traditionellen Arbeitsmodell.

Erfahrungen der Mitarbeitenden

Ein Raummanagement-Tool, das hybride Arbeitsfunktionen bietet, ist ein großes Plus für die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung. Es ermöglicht Arbeitnehmenden, ihre Work-Life-Balance zu verbessern und unnötige Stressquellen zu beseitigen, wie z. B. keinen Schreibtisch zu finden, wenn sie ins Büro kommen. Die einfache Nutzung und die Integrationsmöglichkeiten unterstützen auch gemeinsame Projekte und die Organisation von Teambesprechungen an einem zentralen Ort. Wenn ihr ins Büro kommt, gibt es vielleicht einige Personen, die ihr gerne in eurer Nähe haben möchtet. Das kann entweder daran liegen, dass ihr an ähnlichen Projekten arbeitet oder einfach daran, dass ihr gut zusammenarbeitet. Hot Desking hilft euren Mitarbeitenden, ihren Schreibtisch für den Tag auszuwählen und neben ihren besten Teamkolleg:innen zu sitzen. Die deskbird App ist sogar mit einem interaktiven Gebäudeplan ausgestattet, falls ihr zu spät kommt und schnell sehen wollt, wo sich euer Team befindet.

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Warum ist der Einsatz einer Büro-Management-Software für euer Unternehmen wichtig?

Neben all den Vorteilen, die ein Büro-Management-Tool für euren hybriden Arbeitsbereich mit sich bringen kann, gibt es viele weitere Faktoren, die Unternehmen dazu bewegen, solche digitalen Lösungen einzuführen. Ihr fragt euch, warum ihr ein solches Tool für euer Unternehmen einsetzen solltet? Hier sind einige wichtige Gründe, die ein Büro-Management-Tool zu einem Muss für jedes moderne Unternehmen machen.

Der Einfluss von Millennials und Gen Z auf den Arbeitsplatz

Die neuen Generationen von Arbeitnehmenden wünschen sich nicht nur Flexibilität, sondern auch einen Arbeitsplatz, der Zugang zu den neuesten Technologien bietet. Millennials und Zoomers (Generation Z) sind mit der Digitalisierung aufgewachsen. Daher erwarten sie, dass sie mit effizienten technischen Lösungen arbeiten. Software für die Verwaltung von Büroräumen unterstützt sie bei dem, was sie am meisten schätzen: Hybridarbeit. In einer Welt, in der Automatisierung und künstliche Intelligenz alles schnell, reibungslos und einfach machen, ist ein Schreibtischbuchungstool für Menschen, die nach den 80er Jahren geboren wurden, ein Grundbedürfnis. Während die Verwendung eines solchen Tools von älteren Arbeitnehmenden als digitaler Wandel empfunden werden kann, ist für Arbeitnehmende der Gen Y und Gen Z eine Büro-Management-Software eine übliche Ergänzung ihres Arbeitsalltags. 

Eure Mitarbeitenden als euer wichtigstes Kapital

Ist die Erfahrung der Mitarbeitenden wichtiger als die Erfahrung der Kund:innen? Nun, in einem Punkt sind wir uns sicher: Zufriedene Mitarbeitende bedeuten zufriedene Kund:innen! Ein gutes Mitarbeitererlebnis führt zu mehr Engagement und Produktivität. Es geht jedoch nicht nur um eine positive Atmosphäre und großartige Unternehmensleistungen. Es geht auch darum, wie sehr ihr euch bemüht, euren Mitarbeitenden die Werkzeuge in die Hand zu geben, die sie für eine bessere Leistung benötigen. 

Die neue Arbeitsweise erfordert einige Anpassungen, wie z. B. die Suche nach der richtigen Kommunikationsplattform. Es geht auch darum, das richtige Gleichgewicht zwischen Zoom-Anrufen, Chats und Besprechungen vor Ort zu finden. Eine Büro-Management-Software unterstützt eure Mitarbeitenden dabei, dieses Gleichgewicht zu finden, und spielt gleichzeitig eine wichtige Rolle bei der Schaffung von Effizienz und Produktivität.

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Eine digitale Lösung zur Erhaltung einer positiven und gesunden Arbeitskultur

Es ist leicht, Mitarbeitende zu erkennen, die dazu neigen, ein paar Stunden zu viel im Büro zu bleiben, wenn alle vor Ort arbeiten. Das Gleiche gilt für das Erkennen von Anzeichen von Burnout. Aber wie könnt ihr diese Probleme im Auge behalten, wenn ihr ein hybrides Arbeitsmodell einführt? Welche Lösungen gibt es, um sicherzustellen, dass eure Teammitglieder aufhören zu arbeiten, wenn sie es sollen? 

Laut einer Umfrage der Jobplattform Indeed zur Burnout-Prävention bleiben Millenials und Gen Z "die am stärksten von Burnout betroffenen Bevölkerungsgruppen". Im Jahr 2021 berichteten 59% der Millennials und 58% der Gen Z-Mitarbeitenden über Anzeichen von Burnout. Die Gen Xer folgen demselben traurigen Weg. Diese Zahlen zeigen, wie dringend es ist, die Work-Life-Balance zu verbessern, mehr Arbeitsflexibilität zu bieten und sich auf die Mitarbeitenden zu konzentrieren! 

Warum ist deskbird die beste Software für die Raumplanung?

Wir hoffen, dass ihr nun ein tieferes Verständnis für die Bedeutung von Büro-Management-Software für euer hybrides Unternehmen habt. Natürlich sind Aspekte wie Raumoptimierung, Kosteneinsparungen und Schreibtischmanagement die Hauptvorteile der Nutzung dieser Art von digitalen Ressourcen. Der wichtigste Grund für die Anschaffung einer Büro-Management-Software ist jedoch die positive Auswirkung auf das Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden. Aus diesem Grund steht bei der deskbird App der Mensch im Mittelpunkt. Unsere Schreibtischbuchungssoftware ist intuitiv und innovativ. 

Um den neuen Trends der Zukunft der Arbeit gerecht zu werden und für jede unerwartete Herausforderung gerüstet zu sein (wie z. B. eine globale Gesundheitskrise!), verbessern wir unsere Tools ständig und fügen neue Funktionen hinzu. Hier sind die Merkmale, die unsere Partner am meisten schätzen:

• interaktiver Floor Plan; 
• relevante Arbeitsplatzanalysen;
• Mitarbeitenden Scheduling System;
• COVID-19-Screening-Tool;
• nahtlose Integrationen (Slack, MS Teams, Google Meet, etc.);
• Büroraum-Rechner.

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Hybride Tools mischen die Welt der Arbeitsplatztechnologie neu auf. Dank der Arbeitsplatz-Management-Software könnt ihr ganz einfach eine bessere Struktur in eurem hybriden Arbeitsbereich schaffen. Möchtet ihr das Beste aus dem hybriden Arbeiten herausholen und die Erfahrung eurer Mitarbeitenden auf eine neue Ebene heben? Ihr könnt die deskbird App und all ihre Features kostenlos testen!

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