So klappt die Rückkehr ins Büro
1. Februar 2023
16. Juni 2023
Die Rückkehr ins Büro ist für Unternehmen und Arbeitnehmende gleichermaßen zu einem wichtigen Thema geworden.
Während wir die neue Art zu arbeiten akzeptieren, kämpfen Unternehmen aller Art und Größe mit der Umsetzung neuer Regeln, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden nach Flexibilität und Bürokosten in Einklang zu bringen und den Betrieb effektiv wieder aufzunehmen. Hier bei deskbird haben wir aus erster Hand erfahren, wie ein gut organisiertes hybrides Arbeitsmodell der perfekte Kompromiss für Arbeitnehmende und Unternehmen ist. Es garantiert Flexibilität, ohne die Kultur, den Teamzusammenhalt und die Produktivität zu beeinträchtigen.
In diesem Guide erfahrt ihr, wie ihr den Wechsel nahtlos gestalten könnt, indem ihr die wichtigsten Faktoren beachtet, die eine erfolgreiche Rückkehr ins Büro gewährleisten.
Aller Anfang ist schwer
Dieser Umbruch hat im Jahr 2020 begonnen. Während der Pandemie, war es essentiell, so wenig Menschen wie möglich zu treffen. Daher wurden Mitarbeitende, die die Möglichkeit hatten, remote zu arbeiten, gebeten im Home-Office zu bleiben. Anfangs war es noch eine Reaktion auf den Virus und galt als Übergangslösung. Doch schnell wurde das Arbeiten, wie wir es bis jetzt kannten, hinterfragt und genauer unter die Lupe genommen.
Der Rückkehr ins Büro gestaltet sich für jeden Einzelnen anders, da unsere Branchen, in denen wir arbeiten, alle anders sind. Wieder fünf Tage im Büro zu arbeiten, ist in bestimmten Sektoren wie dem Gesundheitswesen, der Produktion und dem Bildungswesen am logischsten. Es ist jedoch wichtig, die unterschiedliche Geschwindigkeit in den verschiedenen Branchen zu berücksichtigen.
Sehen wir uns einige Zahlen an:
- 77 % der Fortune-Unternehmen entscheiden sich für ein hybrides Arbeitsmodell.
- 66% der Unternehmen mit 50.000 oder mehr Mitarbeitenden arbeiten mit koordinierter Hybridarbeit, verglichen mit 14% der Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitenden*.
- Europäische Unternehmen neigen eher dazu, eine Richtlinie einzuführen, die 1-2 Tage physische Anwesenheit pro Woche vorschreibt.
Das hybride Arbeitsmodell hat sich für Unternehmen in aller Welt eindeutig als erfolgreiche Option erwiesen. Es erfordert jedoch klare Regeln und Strukturen für die Handhabung von Büro- und Home-Office-Tagen.
Die Rückkehr ins Büro - so macht man es richtig
Top-Führungskräfte erkennen verschiedene kritische Aspekte der Implementierung eines hybriden Arbeitsmodells, wie z.B. die Bindung von Talenten, die Gewinnung von Talenten, die Motivation sowie die Steigerung von Produktivität und Flexibilität, die für den heutigen Arbeitsplatz essentiell sind.
Ein Teil des Erfolgs ist darauf zurückzuführen, dass Hybridarbeit eine Kombination aus Büro- und Home-Office-Tagen darstellt. Aber warum ist die "Rückkehr ins Büro" so wichtig?
Die Rückkehr ins Büro ist aus mehreren Gründen wichtig.
Erstens fördert die persönliche Zusammenarbeit eine effektive Teamarbeit und ermöglicht eine spontane Ideenfindung und Problemlösung. Persönliche Interaktionen ermöglichen es Kolleg:innen, engere Beziehungen aufzubauen und ein Gefühl der Kameradschaft zu entwickeln, was zu einer besseren Zusammenarbeit und höheren Produktivität führt.
Zweitens kann die Rückkehr ins Büro zu Wachstum und Kreativität des Einzelnen und der Organisation beitragen. Ein gemeinsam genutzter physischer Raum fördert den Wissensaustausch, das Lernen unter Gleichgesinnten und die Möglichkeit des Mentorings. Der Austausch von Ideen und Erfahrungen kann zu innovativen Lösungen und neuen Perspektiven führen, die sich in entfernten Arbeitsumgebungen weniger leicht ergeben können.
Darüber hinaus reduziert die Rückkehr ins Büro den Zeitaufwand und Stress, der mit dem Pendeln verbundenen ist. Mitarbeitende können wertvolle Stunden zurückgewinnen, die sie zuvor mit der An- und Abreise zur Arbeit verbracht haben, und können diese Zeit in persönliche Aktivitäten, Selbstpflege oder Hobbys investieren. Diese verbesserte Work-Life-Balance kann zu höherer Arbeitszufriedenheit und allgemeinem Wohlbefinden führen.
Wie bei jedem Arbeitsmodell ist die Anpassungsfähigkeit entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung.
Eine Einheitslösung für alle wird nicht funktionieren. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse, die es für eine erfolgreiche Rückkehr ins Büro zu berücksichtigen gilt. Wie könnt ihr es also richtig machen? Hier sind die wichtigsten Schritte zur richtigen Umsetzung einer Rückkehr ins Büro.
1) Analysiert die Bedürfnisse eures Unternehmens
Wenn ihr euch auf die Rückkehr ins Büro vorbereitet, ist es wichtig, die Bedürfnisse eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Verschafft euch einen Überblick über euren physischen Arbeitsbereich und prüft, ob Änderungen erforderlich sind. Möglicherweise müsst ihr Arbeitsplätze neu konfigurieren, Trennwände einbauen oder bestimmte Bereiche für bestimmte Zwecke ausweisen.
Zusätzlich zu den physischen Veränderungen solltet ihr euch überlegen, ob Aktualisierungen oder Ergänzungen erforderlich sind, um hybride Arbeitsmodelle zu unterstützen. Dazu kann die Investition in neue Technologien gehören, um die remote Zusammenarbeit zu erleichtern, oder ein Upgrade eurer Netzwerkinfrastruktur, um eine flexiblere Arbeitsumgebung zu unterstützen.
2) Erstellt einen Zeitplan
Wenn ihr die Rückkehr ins Büro plant, ist es wichtig, einen klaren Zeitplan aufzustellen, in dem die notwendigen Vorbereitungen und Phasen für eine schrittweise Rückkehr festgelegt sind. Besprecht diesen Zeitplan mit eurem Führungsteam, um sicherzustellen, dass alle mit dem Plan einverstanden sind und mögliche Hindernisse oder Herausforderungen erkennen.
Startet vielleicht mit einer Testphase, in der ihr eine kleine Gruppe von Mitarbeitenden ins Büro holt. Das kann helfen, Probleme zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, bevor ihr mit größeren Gruppen beginnt.
3) Kommuniziert mit euren Mitarbeitenden
Eine klare und offene Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist für einen erfolgreichen Übergang zurück ins Büro von entscheidender Bedeutung. Entwickelt einen Kommunikationsplan, in dem der Übergangsplan, alle Änderungen der Arbeitsplatzrichtlinien und alle neuen Sicherheits- und Hygieneprotokolle aufgeführt sind. Stellt sicher, dass ihr eure Mitarbeitenden regelmäßig auf dem Laufenden haltet, um sie während des gesamten Prozesses zu informieren und zu beruhigen. Erwägt die Abhaltung von Town Hall Meetings oder Q&A Sessions, um auf die Sorgen und Fragen der Mitarbeitenden einzugehen.
Ermutigt eure Mitarbeitenden, Feedback und Vorschläge zur Verbesserung des Übergangsprozesses zu machen. Auf diese Weise könnt ihr Bereiche ermitteln, in denen zusätzliche Unterstützung oder Ressourcen benötigt werden.
Ein durchdachtes und strategisches Vorgehen bei der Rückkehr ins Büro kann dazu beitragen, dass die Rückkehr für euer Unternehmen und eure Mitarbeitenden ein Erfolg wird.
4) Geht auf Bedenken und Ängste der Mitarbeitenden ein
Die Förderung einer offenen und ehrlichen Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist in dieser Zeit sehr wichtig. Schafft einen unterstützenden Arbeitsplatz, an dem die Mitarbeitenden ihre Sorgen und Ängste vor der Rückkehr ins Büro äußern können. Lasst sie wissen, dass ihre Sorgen berechtigt sind und dass ihr ihnen zur Seite steht. Das kann dazu beitragen, Ängste abzubauen und die allgemeine psychische Gesundheit zu verbessern.
Es ist auch wichtig, Ressourcen für die psychische Gesundheit zur Verfügung zu stellen. Zieht in Erwägung, Hilfsprogramme für Mitarbeitende anzubieten, die Zugang zu Fachleuten für psychische Gesundheit bieten. Diese Programme können vertrauliche Beratungs- und Unterstützungsdienste anbieten, die den Mitarbeitenden helfen, die Herausforderungen der Rückkehr ins Büro zu meistern.
5) Fördert die Work-Life-Balance
Die Förderung einer offenen und ehrlichen Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist in dieser Zeit sehr wichtig. Schafft einen unterstützenden Arbeitsplatz, an dem die Mitarbeitenden ihre Sorgen und Ängste vor der Rückkehr ins Büro äußern können. Lasst sie wissen, dass ihre Sorgen berechtigt sind und dass ihr ihnen zur Seite steht. Das kann dazu beitragen, Ängste abzubauen und die allgemeine psychische Gesundheit zu verbessern.
Es ist auch wichtig, Ressourcen für die psychische Gesundheit zur Verfügung zu stellen. Zieht in Erwägung, Hilfsprogramme für Mitarbeitende anzubieten, die Zugang zu Fachleuten für psychische Gesundheit bieten. Diese Programme können vertrauliche Beratungs- und Unterstützungsdienste anbieten, die den Mitarbeitendenn helfen, die Herausforderungen der Rückkehr ins Büro zu meistern.
6) Legt klare Erwartungen und Grenzen fest
Bei der Einführung flexibler Arbeitsregelungen ist es wichtig, klare Erwartungen und Grenzen festzulegen. Dazu gehört die Festlegung von Richtlinien für die Kommunikation, die Teilnahme an Besprechungen und die Arbeitszeiten. Durch die Festlegung klarer Erwartungen wissen Mitarbeitende, was erwartet wird, und können ihr Arbeitspensum besser bewältigen.
Die Festlegung von Grenzen ist auch wichtig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden eine gesunde Work-Life-Balance haben. Dazu kann bedeuten, dass die Arbeit außerhalb der regulären Geschäftszeiten eingeschränkt oder die Mitarbeitende ermutigt werden, während des Tages häufiger Pausen einzulegen.
7) Verwendet die richtige Technologie für hybrides Arbeitsmanagement
Das richtige Werkzeug für die jeweilige Aufgabe zu haben, ist ein Muss, insbesondere in einer hybriden Arbeitsumgebung.
Die Wahl einer neuen Software fü euer Unternehmen kann jedoch eine entmutigende Aufgabe sein, wenn man bedenkt, wie viele Optionen es auf dem Markt gibt. Um euch dabei zu helfen, wollen wir uns auf die drei wichtigsten Funktionen konzentrieren, die unserer Meinung nach ein Muss für jedes flexible Büro sind:
- Desk Booking: In einem hybriden Arbeitsumfeld variieren die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, wobei einige dreimal wöchentlich ins Büro kommen und andere nur einmal, abhängig von den Unternehmensrichtlinien und Rollenanforderungen. Der Zweck der Schreibtischbuchungssoftware ist es, sicherzustellen, dass jeder einen zugewiesenen Schreibtisch hat, wenn er vor Ort ist. Das wird durch ein gemeinsames Schreibtisch-Buchungssystem erreicht, das es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Anwesenheit im Büro zu planen und einen bestimmten, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Schreibtisch zu reservieren. Mit ein paar einfachen Klicks können sie ihre Woche planen, sich einen zugewiesenen Schreibtisch oder Besprechungsraum sichern und die Dauer ihrer Buchung festlegen. Durch den Zugriff auf einen interaktiven Gebäufeplan, der von deskbird zur Verfügung gestellt wird, können Mitarbeitende schnell verfügbare Schreibtische identifizieren und den aktuellen Aufenthaltsort ihres Teams ausfindig machen, auch wenn sie kurzfristig buchen.
- Room Booking: Eine Raumbuchungssoftware wie deskbird vereinfacht die nahtlose Buchung und Verwaltung von Meetingräumen. Sie bietet eine benutzerfreundliche Lösung, die das Buchungserlebnis optimiert. Mit dieser Software können User schnell Meetingräume finden, Reservierungen vornehmen und Buchungen mit gängigen Kalenderplattformen wie Outlook und Google Calendars synchronisieren. Diese Integration stellt sicher, dass Benutzer:innen eine konsolidierte Ansicht ihrer geplanten Meetings über verschiedene Plattformen hinweg haben, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Terminkonflikten verringert wird. Mit einer Raumbuchungssoftware wie deskbird entfällt die mühsame manuelle Koordinierung und Verwaltung von Buchungen für Besprechungsräume, wodurch ein effizienter und konfliktfreier Planungsprozess möglich wird.
- Analytics: Die Analysefunktion von deskbird ermöglicht es Admins und Manager:innen von Arbeitsbereichen, die Auslastung ihrer Büroflächen zu verstehen. Sie bietet detaillierte Metriken und Visualisierungen, die helfen, Trends zu erkennen, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Mit der Analysefunktion können User auf wichtige Datenpunkte wie die Anzahl der vorgenommenen Buchungen, beliebte Buchungszeiten und Spitzenauslastungszeiten zugreifen. Anhand dieser Informationen können Workspace-Manager:innen Ressourcen effizient zuweisen und sicherstellen, dass Besprechungsräume und Schreibtische verfügbar sind, wenn sie benötigt werden, um Konflikte zu vermeiden und die Produktivität zu maximieren. Die Funktion bietet auch Einblicke in das Nutzerverhalten, so dass Administrator:innen verstehen können, welche Arbeitsbereiche von Mitarbeitenden am häufigsten genutzt und bevorzugt werden. Dieses Wissen kann in Entscheidungen über Raumplanung, Design und Ressourcenzuteilung einfließen und letztendlich die Benutzererfahrung und -zufriedenheit verbessern.
👉 Fragt eine kostenlose Demo der deskbird App an, um zu erfahren, wie sie funktioniert und euch hilft, das Beste aus der Hybridarbeit herauszuholen!
Die Einführung flexibler Arbeitsregelungen kann für euer Unternehmen und eure Mitarbeitenden viele Vorteile bringen. Durch die Umsetzung klarer Richtlinien, die Bereitstellung technologischer Unterstützung und die Förderung der Work-Life-Balance könnt ihr einen flexibleren und produktiveren Arbeitsplatz schaffen und eine erfolgreiche Rückkehr ins Büro gewährleisten.
