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Tipps zur Kosteneinsparung

Beispiele für Kostensenkungsstrategien: nachhaltige Methoden für langfristige Einsparungen

Veröffentlicht:

21. Juli 2023

Aktualisiert:

28. Dezember 2023

Die Senkung der Geschäftskosten bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung von Effizienz und Nachhaltigkeit ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Mit einigen der unten aufgeführten Beispiele für Kostensenkungsstrategien können Unternehmen ihr Ergebnis verbessern, ohne dabei Abstriche in anderen Bereichen zu machen. Die richtigen Kostensenkungsmaßnahmen, die von traditionellen bis hin zu innovativen Techniken reichen, können dabei helfen, Prioritäten zu setzen, wo Geld ausgegeben werden soll, und gleichzeitig das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu schützen. 

Von der Vermeidung verschwenderischer Praktiken bis hin zur Optimierung der Technologie können einfache und praktische Maßnahmen zu erheblichen Einsparungen führen. Darüber hinaus können innovative Prozesse wie umweltfreundliche Initiativen, KI und Automatisierung ebenfalls zu langfristigem Erfolg führen. 

Als mitarbeitendenorientierte Organisation wissen wir, dass Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen Kostensenkungen und der Erhaltung des Wohlbefindens und der Zufriedenheitihrer Mitarbeitenden finden müssen. Lest weiter, um mehr über Strategien zur Kosteneinsparung zu erfahren und wie ihr diese erfolgreich umsetzen können. Wir haben auch eine Vorlage für einen Kostensenkungsplan beigefügt, der konkrete Maßnahmen enthält, die Unternehmen bei ihren Bemühungen um Kosteneinsparungen unterstützen.

Welches sind die wichtigsten Beispiele für Kostensenkungsstrategien, auf die man sich konzentrieren sollte?

Die wichtigsten Bereiche der Kostensenkungsstrategie Beispiele

Es gibt eine Reihe von Strategien zur Kostenreduzierung, die dazu beitragen können, die Bilanz eures Unternehmens zu verbessern. Einige sind leichter umzusetzen als andere, aber alle haben eine positive Wirkung, ob groß oder klein.

Ein guter Anfang ist es, verschwenderische Praktiken so weit wie möglich zu vermeiden. Die Umstellung auf ein papierloses Büro beispielsweise verringert die Ressourcenverschwendung. Wenn man den Mitarbeitenden das Pendeln zum Büro freigibt, entfallen die Transportkosten, was wiederum dem Unternehmen Geld sparen kann, wenn es diese Kosten subventioniert. Beide Praktiken haben auch andere Vorteile, wie z. B. mehr Nachhaltigkeit im Büro

Ein weiterer Bereich der Kostensenkung ist die Personalabteilung und die Idee, die Mitarbeitenden und den Einstellungsprozess genau im Auge zu behalten. Die Einstellung von Freiberuflern ist beispielsweise billiger als die Beschäftigung von Festangestellten. Je nach Aufgabe können Freiberufler auf Projektbasis eingestellt und für diese eine Leistung bezahlt werden. Versucht außerdem, leistungsschwache Mitarbeitende aufzuspüren, da sie eurem Unternehmen schaden könnten. Sprecht zunächst mit ihnen, um einen Plan zur Verbesserung zu erstellen, und wenn alles andere fehlschlägt, ist es vielleicht an der Zeit, einen besser geeigneten Mitarbeitenden für die Stelle zu finden. 

Eine weitere Möglichkeit zur Kostensenkung besteht darin, die Arbeitsplatztechnologie zu aktualisieren und die Preise für bestimmte Dienstleistungen oder Produkte neu auszuhandeln. Versucht z. B., eure Technologie-Abonnements in einer integrierten Software zu konsolidieren.

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Traditionelle Techniken zur Kosteneinsparung

Wenn es darum geht, die Kosten eines Unternehmens zu senken, ist es am besten, mit einfachen und traditionellen Kostensenkungstechniken zu beginnen. Die folgenden drei erprobten Methoden sind eine gute Ausgangsbasis für euer Unternehmen. 

  1. Haltet euren Budgetplan auf dem neuesten Stand

So ist sichergestellt, dass ihr wisst, wofür das Geld ausgegeben wird, und ihr könnt Bereiche finden, in denen Kosten eingespart werden können. Je aktueller die Zahlen sind, desto besser seid ihr in der Lage, die unternehmensweiten Ausgaben zu bewerten. 

  1. Skizziert die finanziellen Ausgaben eures Unternehmens

Zu den finanziellen Ausgaben des Unternehmens gehören Kosten wie Versicherung, Strom, Internet, Wartung und Abonnements. Prüft, ob alle diese Kosten notwendig sind oder ob ihr z. B. den Stromverbrauch senken könnt oder ein bestimmtes Abonnement nicht mehr benötigt.

  1. Einrichten eines Budgetsystems nach Abteilungen 

Die Planung eines Budgetsystems für jede Abteilung kann ebenfalls sehr hilfreich sein, da jede Abteilung je nach ihren Anforderungen und Aktivitäten unterschiedliche Kosten hat. Anstatt also ein Gesamtbudget zu erstellen, solltet ihr ein Budget formulieren, das auf die einzelnen Teams zugeschnitten ist, da einige mehr ausgeben als andere.  

Innovative Ideen zur Kostensenkung

Nach der Einführung traditioneller Techniken ist es an der Zeit, neue Wege zu beschreiten und etwas Neues auszuprobieren. Werdet kreativ und innovativ mit euren Ideen, um den Anforderungen eines modernen Unternehmens gerecht zu werden. 

Erstens wirkt sich eine nachhaltigere Gestaltung eures Büros positiv auf euer Endergebnis aus, da viele nachhaltige Praktiken einen geringeren Verbrauch von Ressourcen bedeuten. Die Umstellung auf Niedrigenergielösungen hilft, unnötigen Energieverbrauch zu vermeiden. Darüber hinaus kann die Energieversorgung eines Büros, von der Beleuchtung bis zum Strom, kostspielig sein. Daher kann es hilfreich sein, einen Weg zu finden, diese Kosten zu senken. 

Eine weitere Lösung besteht darin, den Bedarf an Geschäftsreisen zu verringern. Flugzeuge sind zum Beispiel eines der umweltschädlichsten und teuersten Verkehrsmittel. Wenn ihr also weniger reist, spart ihr Geld und schont den Planeten! 

Zweitens ist die Betrachtung von Kosteneinsparungen durch die Linse von KI und Automatisierung ein weiterer innovativer Weg. Sie kann die Effizienz bei bestimmten Aufgaben erhöhen, den Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitenden verringern und die Produktivität der vorhandenen Mitarbeitenden erhalten. 

Schließlich wäre die moderne Arbeitswelt nicht vollständig ohne hybride Arbeitsmodelle, die viele kostensparende Vorteile haben, wie z. B. die Möglichkeit, den Büroraum zu verkleinern

💡Diese innovativen Ideen zur Kosteneinsparung werden eure Strategie zur Kostenreduzierung auf die nächste Stufe heben!

Frau im Büro blickt auf den Taschenrechner
Finanzverwalter mit Blick auf die Kosten

Welche Prioritäten solltet ihr setzen, wenn ihr die Kosten senken wollt?

Vermeidet Sparmaßnahmen, die das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden beeinträchtigen

Bei der Senkung der Kosten gibt es Investitionen, die für den Erfolg eures Unternehmens entscheidend sind, aber keine ist wichtiger als das Wohlergehen eurer Mitarbeitenden. Eure Belegschaft ist das Rückgrat eures Unternehmens. Wenn sie unzufrieden oder unglücklich sind, wird das Unternehmen darunter leiden. 

Die Unzufriedenheit der Arbeitnehmenden hat eine Reihe von negativen Folgen, die dem Unternehmen zusätzliche Kosten verursachen können. Eine hohe Fluktuation ist ein gutes Beispiel dafür. Wenn euer Team in hohem Maße kündigt, verliert ihr nicht nur Geld, wenn es nicht arbeitet, sondern es entstehen auch zusätzliche Kosten für die Suche, Einstellung und Einarbeitung eines Ersatzes. 

Außerdem sind unzufriedene Mitarbeitende unmotiviert, d. h. sie sind nicht loyal und erbringen nicht die bestmögliche Leistung. Dies beeinträchtigt die Produktivität, Effizienz und letztlich die Rentabilität. 

Analysiert zunächst die aktuelle Situation eurer Betriebs- und Produktivkosten

Bei der Bewertung der Kosten sind zum einen die Betriebs- und Produktionskosten zu berücksichtigen. Betriebskosten sind definiert als die Kosten, die durch den täglichen Betrieb und die Instandhaltung des Unternehmens entstehen. Dieser Begriff lässt sich in Kosten der verkauften Waren (COGS) und Verwaltungskosten (SG&A) untergliedern. Dazu können Miete, Ausrüstung, Marketing und Lohnkosten gehören.  

Die Produktionskosten hingegen entstehen bei der eigentlichen Herstellung des Produkts. Ein gutes Beispiel hierfür sind die Herstellungskosten, einschließlich Arbeit, Werkzeuge und Ausrüstung. 

Beide sollten leicht zu erheben sein und Vorrang haben, da sie für das Funktionieren des Unternehmens unerlässlich sind. Ohne die Möglichkeit, zu arbeiten oder ein Produkt herzustellen, kann das Unternehmen nicht existieren. 

Erstellung einer Strategie auf der Grundlage von Prioritäten

Wenn diese Prioritäten geordnet sind und die aktuelle finanzielle Situation analysiert und verstanden wurde, können die Finanzmanager aufzeigen, wo Geld ausgegeben wird und wo Einsparungen möglich sind. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Hauptquellen von Geldverlusten zu verstehen und in diesen Bereichen Verbesserungen vorzunehmen. 

Bei Hybridmodellen zum Beispiel gibt es wahrscheinlich eine Menge ungenutzter Büroflächen. Dies ist eine Kostenfalle, da die Miet- und Energiekosten steigen. Um herauszufinden, ob Büroräume ungenutzt bleiben, müssen Untersuchungen durchgeführt werden, um die tatsächliche Raumnutzung und -belegung zu ermitteln. Sobald diese Daten erfasst sind, kann das Unternehmen beschließen, seinen Platz zu verkleinern und so viel Geld zu sparen. 

Wichtig ist, dass ihr euch auf die Umsetzung von Kostensenkungsmaßnahmen in allen Bereichen konzentriert, wenn es keine herausragenden Bereiche gibt, in denen Verbesserungen möglich sind. Wie das geht, erläutern wir anhand der Kaisen-Kostenrechnung, die am Ende dieses Artikels erklärt wird.

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Haushaltsplan und Taschenrechner
Strategie zur Kosteneinsparung

Wie könnt ihr mit euren Kostensenkungsmaßnahmen erfolgreiche Ergebnisse erzielen?

Überprüft ALLE eure Ausgaben

Um erfolgreiche Ergebnisse bei der Umsetzung neuer Kostensenkungsstrategien zu erzielen, solltet ihr euch nicht nur auf eine Abteilung konzentrieren, sondern alle Abteilungen analysieren. Auf diese Weise wird ermittelt, welche Abteilungen die höchsten Kosten verursachen und wo die Ausgaben gesenkt werden können. Zugegeben, einige Abteilungen benötigen natürlich ein größeres Budget als andere, aber es ist wichtig zu wissen, wer was ausgibt. 

Es ist auch wichtig, alle Kostenbereiche zu betrachten, von den bereits erwähnten Betriebs- und Produktionskosten bis hin zu den Ausgaben für die Anmietung und Einstellung neuer Mitarbeitenden. Viele dieser Ausgaben sind versteckt, z. B. die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeitenden. Auch wenn die Kosten dafür nicht sehr hoch sind, abgesehen von den Kosten für die Personalabteilung und das Recruiting-Team, gibt es doch Opportunitätskosten. Für jeden Tag, an dem die Stelle nicht besetzt ist, wird die Arbeit nicht erledigt, was das Unternehmen insgesamt kostet. 

Technologie und Daten nutzen

Mit der richtigen Technologie könnt ihr Daten effizient erfassen und so fundierte Entscheidungen über euer Budget treffen. Durch die Rationalisierung der Datenerfassung können Strategien schneller umgesetzt werden. Ihr könnt euch dann besser auf die getroffenen Entscheidungen verlassen, da die Technologie wenig Raum für Fehler lässt. Bevor ihr mit eurer Kostensenkungsstrategie beginnt, solltet ihr die Technologie nutzen, um Ausgaben, Ressourcen- und Raumnutzung zu messen und die Berechnungen zu unterstützen. 

Nehmen wir das bereits erwähnte Beispiel des ungenutzten Büroraums. Mit einer Hot-Desking-App könnt ihr messen, wer wann ins Büro kommt und welche Bereiche am häufigsten genutzt werden. Auf diese Weise könnt ihr eure Bemühungen um eine Verkleinerung der Belegschaft steuern und diese Entscheidungen mit Zuversicht treffen. 

Achtet bei der Analyse dieser Daten darauf, dass ihr sie über einen bestimmten Zeitraum hinweg auswertet, z. B. vor und nach der Umsetzung der Kostensenkungsstrategie, um festzustellen, ob es eine positive Auswirkung oder Verbesserung gab.

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Team mit Diagrammen und Taschenrechner
Das Finanzteam prüft die Kosten

Ausarbeitung eines Kostensenkungsplans (Vorlage)

Organisation bei der Entwicklung einer solchen Strategie ist der Schlüssel. Beginnt also damit, einen klaren Plan zur Kostensenkung für euer Team zu erstellen. Dieser Plan sollte aufzeigen, wo das Unternehmen Verbesserungen erzielen kann und welche spezifischen Maßnahmen zu ergreifen sind, um eine höhere Effizienz zu erreichen. 

Wir haben einige Ideen, was bei der Entwicklung dieses Plans, der als Vorlage für Unternehmen jeder Größe dienen kann, berücksichtigt werden sollte. 

Zunächst solltet ihr Schwerpunktbereiche festlegen. Dies sind Kategorien, in denen euer Unternehmen eurer Meinung nach Einsparungen erzielen kann, z. B. bei den Betriebskosten. Als Nächstes solltet ihr eure Ziele für jeden Schwerpunktbereich festlegen. Wenn ihr also die Betriebskosten senken wollt, solltet ihr euch mit der Senkung des Energieverbrauchs befassen. Außerdem solltet ihr einen messbaren Leistungsindikator (KPI) festlegen, um eure Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele zu verfolgen. Und schließlich solltet ihr Projekte oder spezifische Maßnahmen zur Erreichung dieser KPIs entwickeln.

Anwendung der Kaizen-Kalkulationstechnik

Die Kazien-Kalkulationstechnik ist ein hervorragendes Mittel, um den Erfolg sicherzustellen. Wie versprochen, wollen wir kurz darauf eingehen, wie sie funktioniert. Die Kaizen-Kostenrechnung ist ein Verfahren, das Unternehmen zur Kostenminimierung bei gleichbleibender Produktqualität einsetzen. Ziel ist es, die Produktion zu verbessern und gleichzeitig die Kosten niedrig zu halten, um die größtmögliche Effizienz zu erreichen. 

Die grundlegenden Aspekte dieser Technik sind die Einbeziehung der Mitarbeitenden und die kontinuierliche Verbesserung. Das bedeutet, dass die Kommunikation im Vordergrund steht und die Organisation ständig bewertet wird, um sicherzustellen, dass sowohl die Effizienz als auch die Kosteneinsparungen optimiert werden. Dies unterscheidet sich von anderen Budgetierungsmethoden, die das jährliche oder vierteljährliche Budget bewerten. 

Dies hat eine Reihe von Vorteilen, u. a. die Beibehaltung der Produktqualität und die Tatsache, dass keine abrupten, großen Veränderungen auf einmal erzwungen werden. Stattdessen handelt es sich um einen allmählichen Prozess, der leichter zu übernehmen ist. 

Die Umsetzung dieser Beispiele für Kostensenkungsstrategien ist für Unternehmen, die in einer Welt steigender Miet- und Energiepreise erfolgreich sein wollen, von entscheidender Bedeutung. Mit einer Mischung aus traditionellen und innovativen Kostensenkungsmaßnahmen können Unternehmen langfristige Einsparungen und eine verbesserte Effizienz erzielen. Das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden müssen jedoch unbedingt im Vordergrund stehen, um Unzufriedenheit am Arbeitsplatz, eine schlechte Unternehmenskultur und hohe Fluktuationsraten zu vermeiden. All dies kann sich negativ auf euer Endergebnis auswirken. Die Erprobung verschiedener Methoden, wie z. B. die Kaizen-Kostenrechnung oder das Ausprobieren einer Hot-Desking-App für euer Hybridbüro, gewährleistet den Erfolg eurer Strategie. Indem sie unsere Beispiele und Leitlinien befolgen, können Unternehmen finanzielle Stabilität und nachhaltiges Wachstum erreichen.

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Beispiele für Kostensenkungsstrategien: nachhaltige Methoden für langfristige Einsparungen

Annabel Benjamin

Annabel ist eine Expertin für hybrides Arbeiten, die aufschlussreiche Strategien mit praktischen Anwendungen kombiniert, um sich in der sich verändernden Landschaft der modernen Beschäftigung zurechtzufinden. Ihre Schriften bieten eine Fülle von Tipps, Best Practices und innovativen Ansätzen, um die Produktivität zu steigern, den Teamzusammenhalt zu fördern und eine gesunde Work-Life-Balance in hybriden Umgebungen aufrechtzuerhalten. 

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