Innovative kostensenkende Ideen für moderne Unternehmen

Da die Miet- und Nebenkosten rasant steigen, müssen Unternehmen innovative Ideen zur Kosteneinsparung anwenden. Diese Strategien sind entscheidend für den Erfolg und die Nachhaltigkeit moderner Organisationen, um die Unternehmenskosten zu senken und die Ressourcen zu optimieren. 

Die Umstrukturierung von Arbeitsplätzen für mehr Produktivität und Kosteneffizienz ist kein leichtes Unterfangen. Aber mit den richtigen Lösungen, wie der Umsetzung von Nachhaltigkeitsinitiativen und neuester Technologie, können wir zukunftssichere Büros zu geringeren Kosten bauen. 

In diesem Artikel stellen wir eine Reihe innovativer Ideen vor, die nicht nur zur Kostensenkung beitragen, sondern auch der wachsenden Nachfrage nach Nachhaltigkeit und Flexibilität am Arbeitsplatz gerecht werden. Mit diesen Veränderungen können Unternehmen Geld sparen, Top-Talente anziehen und binden und gleichzeitig zu einer grüneren und effizienteren Zukunft beitragen.

Macht euer Büro nachhaltiger 

Nachhaltigkeit ist einer der wichtigsten Werte der Millennials und der Generation Z. Beide Generationen zusammen bilden die größte demografische Gruppe am Arbeitsplatz und erwarten oft, dass ihr Arbeitgeber mit ihren persönlichen Werten übereinstimmt. Nachhaltigkeit ist also nicht nur der Schlüssel zur Verbesserung unseres Planeten. Sie ist auch eine hohe Erwartung an einen großen Teil der Arbeitskräfte, da sie ihre Karriereentscheidungen davon abhängig machen, welche Unternehmen diese Initiativen widerspiegeln.

Überprüft eure Gewohnheiten zu Geschäftsreisen

Viele Verkehrsmittel sind große Umweltverschmutzer, wie z.B. Autos und Flugzeuge. Leider nutzt ein Großteil von uns diese Verkehrsmittel jeden Tag. Stellt euch also vor, wie viel Umweltverschmutzung durch das tägliche Pendeln verursacht wird. 

Evaluiert stattdessen, wie ihr zur Arbeit kommt. Entscheidet euch für nachhaltigere Verkehrsmittel wie den Zug, zu Fuß oder mit dem Fahrrad. Wenn ihr nur mit dem Auto zur Arbeit fahren könnt, ist eine Fahrgemeinschaft eine gute Alternative. 

Außerdem müssen Geschäftsreisen von Land zu Land mit dem Flugzeug durchgeführt werden, was erhebliche Folgen für die Umwelt hat. Unternehmen können den grenzüberschreitenden Reiseverkehr reduzieren oder alternative Routen mit der Bahn finden. 

Ein Umdenken bei den Verkehrsmitteln hilft auch beim Sparen, denn wenn ihr Fahrgemeinschaften bildet oder den Zug nehmt, müsst ihr weniger Geld für Benzin ausgeben, und zu Fuß gehen oder mit dem Fahrrad fahren ist völlig kostenlos. Wenn euer Unternehmen Reisen subventioniert, z.B. durch die Übernahme von Benzinkosten, könnt ihr auch dadurch Kosten sparen. 

Wechselt zu Lösungen mit niedrigem Energieverbrauch

Bürogebäude verbrauchen in der Regel sehr viel Energie. Die Lichter müssen den ganzen Tag brennen und die Technik muss aufgeladen oder angeschlossen werden, um zu funktionieren. Allein um ein Bürogebäude am Laufen zu halten, wird viel Energie verbraucht. Das kann auch ziemlich teuer werden. 

Deshalb können Unternehmen auf Lösungen mit niedrigem Energieverbrauch, wie z.B. Solarzellen, umsteigen, um nicht nur die Kosten zu senken, sondern auch Energie zu sparen. Die anfänglichen Einrichtungskosten mögen zwar höher sein, aber der eingesparte Gesamtbetrag ist umso größer.

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Macht "Reduce, Reuse, Recycle" zu eurem neuen Motto

Einer der wichtigsten Grundsätze der Nachhaltigkeit lautet "Reduzieren, Wiederverwenden, Recyceln". Am Arbeitsplatz bezieht sich dieser Satz vor allem auf alle verwendeten Geräte und Ressourcen. Macht zum Beispiel Recycling für alle Beschäftigten zugänglich, indem ihr mehr Recyclingbehälter im Büro aufstellt. 

Die 3R beziehen sich aber auch auf die Nutzung von Technologien am Arbeitsplatz, die nicht einfach weggeworfen werden können. Anstatt also mehr Geräte für das Büro zu kaufen, solltet ihr eine BYOD-Richtlinie einführen, die den Verbrauch reduziert und es den Teammitgliedern ermöglicht, die digitalen Werkzeuge, die sie bereits besitzen, weiterzuverwenden. Oder um weiterhin itarbeiterzentriert zu sein, könnt ihr sie ermutigen, nur einen Laptop zu besitzen. Das bedeutet nicht, dass die Beschäftigten selbst dafür aufkommen müssen. Vielmehr übernimmt das Unternehmen die Kosten zu 100% oder gewährt einen Zuschuss.

Drucken ist veraltet, werdet ein papierloses Büro

Um die Anzahl der Dokumente zu reduzieren, solltest du ein papierloses Büro einrichten! Wir haben heute die Möglichkeit, Dokumente sofort online über cloudbasierte Plattformen auszutauschen. Ein gutes Beispiel ist die Möglichkeit, digitale Rechnungen zu erstellen, um Geschäftsvorgänge zu bestätigen. Dank dieser Technologien kann das Dokument automatisch und präzise erstellt werden, sodass es sofort versendet oder bearbeitet werden kann, wenn Änderungen erforderlich sind.

Anstatt Kollegen nach Dokumenten fragen zu müssen, kann das Team bereits darauf zugreifen und sie aktualisieren! 

Durch die Einführung elektronischer Signaturen müssen Dokumente nicht mehr ausgedruckt werden, um sie zu unterschreiben. Sie können digital unterschrieben werden, was nicht nur nachhaltiger, sondern auch effizienter ist.

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KI und Automatisierung werden immer besser: Nutzt diese Technologien, um Geschäftskosten zu senken

Nutzt neue Technologien zur Zeitoptimierung und Effizienzsteigerung

Wie viele wissen, ist Zeit Geld. Je mehr Zeit für eine Aufgabe aufgewendet wird, desto mehr menschliche Ressourcen werden verbraucht. Die Beschäftigten werden für ihre Zeit bezahlt, und je mehr Zeit sie für eine Aufgabe aufwenden, desto mehr kostet sie. Deshalb ist der Einsatz von KI am Arbeitsplatz ein effizienter Weg, um die Zeit zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Auch wenn KI keine Projekte von Anfang bis Ende erstellen kann und keine Fähigkeiten zum kritischen Denken oder zur Problemlösung besitzt, sind diese Tools ein guter Ausgangspunkt für Skizzen, Brainstorms und Hilfe bei sich wiederholenden Aufgaben. 

Reduziert menschliche Fehler, indem ihr die Arbeit von Robotern erledigen lässt, und verliert weniger Geld

Obwohl wir alle Fehler machen, kosten sie das Unternehmen Geld. Wenn ein Fehler gemacht wird, muss er behoben werden. Das bedeutet, dass mehr Zeit für eine bestimmte Aufgabe verwendet wird und möglicherweise ein anderes Teammitglied von seinen eigenen Aufgaben abgezogen wird. Oder es müssen physische Ressourcen eingesetzt werden, um das Problem zu lösen. Der Einsatz von KI hilft dabei, diese Fehler zu reduzieren, indem menschliche Fehler eliminiert werden. 

Automatisiert euer Cybersicherheitssystem und verhindert Hackerangriffe

Ein Cyberangriff kann euer Unternehmen teuer zu stehen kommen, da wertvolle Daten entwendet oder Systeme kompromittiert werden könnten, was bedeutet, dass die Arbeit unterbrochen werden muss. Durch den Einsatz von KI zur Automatisierung eures Cybersicherheitssystems ist das Risiko eines Angriffs jedoch geringer, da die Technologie rund um die Uhr arbeiten kann, während Menschen das nicht können. 

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➡️ Seht euch unseren Artikel über Cyber-Risikomanagement an, um mehr über dieses Thema zu erfahren!

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Arbeitnehmende wollen hybrid arbeiten: Wechselt zu diesem gefragten Arbeitsmodell und spart Kosten

Eine geringe Auslastungsrate bietet Gelegenheit zu einer Flächenreduktion

Durch die Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell werden weniger Beschäftigte an jedem Tag der Woche im Büro sein, wodurch die Auslastungsrate sinkt. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht mehr so viel Platz benötigen, da nicht mehr alle Mitarbeitenden täglich im Büro sind. Angesichts der hohen Mietkosten in vielen Städten können Unternehmen durch eine Verkleinerung der Bürofläche viel Geld bei den Immobilienkosten sparen.

Bevor ihr euch jedoch für eine Verkleinerung eures Arbeitsplatzes entscheidet, solltet ihr die Auslastungsrate tracken, um zu wissen, wer wann ins Büro kommt. Sensoren oder Hot-Desking-Apps können euch helfen, diese Daten zu sammeln. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass genügend Platz für neue Mitarbeitende zur Verfügung steht. 

Weniger Menschen vor Ort führen zu niedrigeren Energierechnungen

Beiflexiblen Arbeitsmodellen sind täglich weniger Menschen im Büro. Das bedeutet aber auch, dass weniger Strom verbraucht wird, da weniger Laptops und Telefone aufgeladen werden und weniger Licht benötigt wird. Auch der Verbrauch anderer Ressourcen, die für die routinemäßige Wartung benötigt werden, ist geringer. Viele europäische Länder haben mit einer Energiekrise zu kämpfen, die die Preise für Dinge wie Strom in die Höhe treibt. So könnt ihr auch Kosten sparen.

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Flexible Arbeitsmodelle erleichtern die Zusammenarbeit mit Freelancern

Bei einem flexiblen Modell ist es einfacher, mit Freelancern zu arbeiten, weil sie von überall auf der Welt eingesetzt werden können. Auf diese Weise bekommt ihr die besten Talente, die ihr finden könnt, ohne einen festen Mitarbeitenden einstellen zu müssen. 

Einen Freelancer für ein bestimmtes Projekt oder eine Reihe von Aufgaben einzustellen ist viel billiger, als ein neues Vollzeit-Teammitglied zu haben. Diese Person benötigt ein Gehalt, Vorteile und bestimmte Ressourcen wie Technik und Büroräume. 

Das trägt zu den bereits erwähnten Kosteneinsparungen bei, denn weniger Vollzeitbeschäftigte zu haben, bedeutet auch, dass Flächen reduzieren kann. 

Hybridarbeit fördert die Work-Life-Balance und Produktivität

Die Beobachtung von hybriden Arbeitsumgebungen hat gezeigt, dass sie eine Reihe von Vorteilen haben, von denen viele mit der Erfahrung der Beschäftigten und der Produktivität zusammenhängen. Eine flexible Arbeitsumgebung erhöht die Produktivität, da die Beschäftigten dort arbeiten können, wo sie sich am wohlsten fühlen und die Aufgabe am besten erledigt werden kann. Außerdem ist es möglich, sowohl zu Hause zu arbeiten, wenn man sich konzentrieren muss, als auch im Büro, wenn eine Aufgabe Zusammenarbeit erfordert. 

Da Menschen nicht mehr täglich pendeln müssen, können sie sich auch auf andere Aspekte ihres Lebens konzentrieren, z.B. auf ihre Familie und ihr Wohlbefinden. Das wiederum führt zu einer besseren Work-Life-Balance und damit zu mehr Engagement und allgemeiner Zufriedenheit mit ihrer Arbeit. Das beugt Fehlzeiten und Burnout vor. 

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Da Unternehmen versuchen, wettbewerbsfähig zu bleiben, während die Ausgaben am Arbeitsplatz steigen, ist es wichtig, innovative Ideen zur Kosteneinsparung zu entwickeln. Die Senkung der Unternehmenskosten kann auf vielfältige Weise erfolgen. Zu den modernen kosteneffizienten Strategien gehören die Einführung nachhaltiger Praktiken, die Implementierung von KI und Automatisierung sowie die Einführung von Hybridarbeit.

Glücklicherweise entsprechen viele dieser Strategien, wie z.B. mehr Nachhaltigkeit und flexible Arbeitsmodelle, den Werten unserer heutigen Belegschaft. Wenn Unternehmen also zukunftssicher sein wollen, sollten diese Lösungen bereits in der Pipeline sein. Diese Methoden senken nicht nur eure Kosten, sondern tragen auch zu einer grüneren und produktiveren Zukunft bei, fördern die Mitarbeiterzufriedenheit und ziehen Toptalente an. 

Wenn euer Unternehmen Kosten sparen und die Trends der Zukunft der Arbeit aufgreifen möchte, ist die deskbird App die perfekte Lösung. Erfahrt mehr, indem ihr noch heute eine kostenlose Testversion startet!