Papierloses Büro: Warum und wie das funktioniert?

Wir können uns mit ein paar Klicks bei einer neuen Bank registrieren, aber trotzdem bekommen wir unsere Gehaltsabrechnungen immer noch in Papierform. Warum eigentlich? In einer Zeit, in der Nachhaltigkeit und Digitalisierung eine große Rolle spielen, ist das Ziel, ein papierloses Büro zu schaffen, der naheliegende nächste Schritt. Ein "papierloses" Büro ist ein Arbeitsplatz, an dem die Verwendung von Papier auf ein Minimum reduziert ist. Im Idealfall ist das Ziel ein papierloses Büro wie in Dubai, das im Jahr 2021 die erste papierlose Regierung der Welt wird. Aber warum ist die Minimierung des Papierverbrauchs am Arbeitsplatz so wichtig? Obwohl die Verringerung des Papiermülls im Sinne der Umweltfreundlichkeit der Hauptgrund sein mag, gibt es noch viele andere Vorteile, die die Digitalisierung aller Dokumente und Dateien mit sich bringt. Dieser Artikel soll euch einen tieferen Einblick in diese anderen wichtigen Vorteile geben. Um euch bei der Umstellung auf ein papierloses Büro zu unterstützen, stellen wir euch die Best Practicesund die modernen Technologien vor, die für diesen digitalen Weg zur Verfügung stehen. 

Vorteile der papierlosen Arbeitsweise: eine nachhaltige Lösung für Mensch, Umwelt und Gewinn

Macht das Büro grüner

Wie wir in unserem Artikel über die Bedeutung der Nachhaltigkeit in der Wirtschaft hervorgehoben haben, ist es für Unternehmen, die erfolgreich sein wollen, von entscheidender Bedeutung, ihr Büro umweltfreundlicher zu gestalten. Die Verringerung des Papierverbrauchs ist eine grundlegende umweltfreundliche Maßnahme für euren Arbeitsplatz. Da die Papier- und Druckindustrie der viertgrößte Verursacher von Treibhausgasemissionen ist, kann der Verzicht auf Papier definitiv zur Bekämpfung der globalen Erwärmung beitragen. Außerdem sind 50% des Büroabfalls, der auf Mülldeponien landet, Papier*. 

Erfüllt die Erwartungen einer modernen Belegschaft

Von der Organisation ihrer nächsten Reise über die Bestellung von Lebensmitteln bis hin zum Abschluss eines Abonnements für digitale, nachhaltige Banklösungen sind Millennials und Gen-Z daran gewöhnt, alles online zu erledigen. Die Beibehaltung papierbasierter Prozesse am Arbeitsplatz ist ein echter Schmerzpunkt für Unternehmen, die diese Generationen beschäftigen. Da 40% der Arbeitskräfte Millennials und Gen-Z sind, ist es wichtiger denn je, ihre Erwartungen zu erfüllen. Für sie ist es ein Zeichen für eine Unternehmenskultur, der es an fortschrittlichen und modernen Praktiken mangelt, wenn sie eine Papierversion ihrer Gehaltsabrechnung in die Hand nehmen oder stapelweise Dokumente mit nach Hause nehmen.  

Bietet eine kostensparende Lösung

Ein US-Arbeitender verbraucht 10.000 Blatt Papier pro Jahr*. Wenn ihr diese Zahl mit der Anzahl der Mitarbeitenden in eurem Unternehmen multipliziert, könnte das Ergebnis erschreckend sein. Aber ihr müsst auch an die Kosten für die Druckausrüstung und die Wartung denken, zusätzlich zu den Entsorgungsgebühren, die ihr für Papierabfälle zahlt. Der Durchschnittspreis für ein Blatt Papier liegt bei 1 ct. Das bedeutet, dass es euch 10.000 Dollar pro Jahr kostet, wenn ihr 100 Mitarbeitende beschäftigt. Wenn ihr eure Prozesse so weit wie möglich digitalisiert, könnt ihr eure Bürokosten senken und jede Menge Platz sparen!

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Ermöglicht bessere Organisation und Effizienz

Es gibt nichts Schlimmeres, als Zeit mit der Suche nach einem Dokument zu verschwenden. In einem papierlosen Büro sind alle eure Dateien zentralisiert und in einer Dokumentenmanagement-Software organisiert. Eure Mitarbeitenden können die gesuchten Unterlagen schnell finden und ihre Arbeit fortsetzen. Wenn sie nicht wissen, wo sich ein bestimmtes Dokument befindet, können sie die Suchleiste verwenden, ein Stichwort zum Thema eingeben und es in Sekundenschnelle finden. Mitarbeitende verschwenden keine Zeit mehr mit der Suche nach Dateien und sind nicht mehr frustriert, wenn sie sich abmühen, Dokumente zu finden. Den Daten zufolge, die Elastic in seinem Bericht über Einheitliche Suche zum Auffinden von Inhalten am Arbeitsplatzerwähnt, verschwenden 54% der US-Angestellten Zeit mit der Suche nach wichtigen Dokumenten. Mit einem gut organisierten, digitalisierten System sind sie effizienter und können sich auf sinnvollere Aufgaben konzentrieren. 

Erhöht die Datensicherheit

Auch wenn es zu Cyberangriffen kommt, ist die papierlose Verwaltung viel sicherer als die Aufbewahrung aller wichtigen Dokumente in Papierform. Mit den starken Sicherheitssystemen, die es heute gibt, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Unterlagen gestohlen werden, viel geringer. Außerdem verringert sich das Risiko, dass Daten durch menschliche Fehler, Feuer oder Naturkatastrophen verloren gehen.

Erleichtert die Zusammenarbeit im Team

Ein papierloses Büro hilft euren Kolleg:innen, effizienter zusammenzuarbeiten. Erstens können sie die benötigte Datei schneller finden. Zweitens können sie sie schnell an ihre Teamkolleg:innen schicken, anstatt ihre Arbeit zu unterbrechen und zum Schreibtisch ihrer Kolleg:innen zu gehen, um sie abzugeben. Drittens können sie die Datei in der Dokumentenmanagement-Software suchen, wenn es sich um eine Datei handelt, auf die jeder im Team Zugriff hat, ohne jemanden zu stören! Und schließlich ist es ein Muss, alle Dateien in einem elektronischen Format zu haben, um hybrides Arbeiten zu ermöglichen und Teams die Möglichkeit zu geben, von verschiedenen Standorten aus zusammenzuarbeiten.  

Verbessert die Automatisierungsprozesse

Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) ermöglichen es den Mitarbeitenden, sich auf sinnvollere Aufgaben zu konzentrieren, indem sie sich wiederholende und sinnlose Aufgaben der Technologie überlassen. Um diesen Prozess zu ermöglichen, erleichtern der Verzicht auf Papier und die Digitalisierung all eurer Dateien und Dokumente den Übergang zur Automatisierung. Daher verbessert die Einführung eines papierlosen Büros auch die Erfahrung und Leistung der Mitarbeitenden.

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Best Practices für die Umstellung auf ein papierloses Büro: 5 nützliche Tipps, um euer Ziel zu erreichen 

1. Digitalisiert alle eure papierbasierten Dokumente und Dateien

Das Einscannen und Speichern all eurer vorhandenen Dokumente ist der erste Schritt und - wir wollen nicht lügen - der zeitaufwändigste. Aber er ist eine Notwendigkeit. Aus diesem Grund bieten viele Unternehmen das Scannen von Dokumenten an, um Papierakten in digitale Dateien umzuwandeln. Das spart viel Zeit und sorgt dafür, dass alle eure Daten sicher digitalisiert werden. 

2. Kommuniziert mit eurem Team über eure Strategie für das papierlose Büro

Obwohl die Gründe für die Umstellung auf ein papierloses Büro für die meisten eurer Mitarbeitenden offensichtlich sein dürften, ist die Kommunikation mit ihnen darüber von entscheidender Bedeutung. Ihr könnt eure aktuellen Zahlen zum Papierverbrauch und -abfall, eure Ziele und eure Strategie zur Erreichung dieser Ziele mitteilen. Ihre Beteiligung an diesem Prozess ist für den Erfolg entscheidend. Sie müssen wissen, was sie auf ihrer Ebene tun können, um zur Verringerung der Büroabfälle beizutragen. Außerdem ist es wichtig, dass sie verstehen, warum es ihnen bei ihren täglichen Aufgaben hilft, wenn alle Dokumente elektronisch zur Verfügung stehen.

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3. Wendet die 3-R-Regel an

Eine der Ideen zur Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz, die wir mit euch teilten, war die Förderung der 3 Rs, die für "Reduce, Reuse und Recycle" stehen. Dies ist auch für die Verringerung eures Papierverbrauchs von Nutzen. Wenn ihr nicht vollständig auf eine papierlose Umgebung umstellt (ein schrittweiser Übergang ist immer der beste Weg zum Erfolg), ist es wichtig, dass ihr eure Mitarbeitenden dazu ermutigt, ihren Umgang mit Papier zu überdenken. Anstatt ein altes Dokument wegzuwerfen, solltet ihr es z.B. als Entwurf oder als Notizzettel aufbewahren.

4. Alternativen zu Papier verwenden

Für manche Menschen ist ein kleiner Post-it-Block auf ihrem Schreibtisch ein Muss. Die digitale Aufzeichnung von Notizen ist nicht für jeden geeignet, und das ist auch in Ordnung. Heutzutage gibt es umweltfreundliche Alternativen zu Papier, z. B. Steinpapier. Sie können jedes eurer Teammitglieder mit einem wiederverwendbaren Notizbuch ausstatten (es ist bald Weihnachten!), damit sie sich während der Besprechungen mit einem Stift und "Papier" Notizen machen können. Sie können sie löschen, wenn sie sie nicht mehr brauchen, oder sie einscannen, wenn sie wissen, dass sie sie später noch einmal ansehen wollen. 

5. Wählt die richtigen digitalen Tools

Und schließlich müsst ihr wissen, welche Technologien euch bei der Umstellung auf die Digitalisierung helfen können. Wenn ihr es gewohnt seid, die Zeitpläne eurer Mitarbeitenden manuell zu erstellen, solltet ihr euch zum Beispiel das Week Planning Tool deskbird ansehen. Wie bereits erwähnt, müsst ihr bei der Umstellung auf papierlose Arbeitsabläufe auch an ein starkes Sicherheitssystem denken, um eure Papierdokumente sicher aufzubewahren. Keine Sorge, im nächsten Teil dieses Artikels geht es um diese wichtigen digitalen Tools.

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Digitale Lösungen zur Verringerung des Papierverbrauchs am Arbeitsplatz: Welche Tools braucht ihr?

Software zur Dokumentenverwaltung

Beginnen wir mit einem Tool, das wir immer wieder erwähnen: Dokumentenmanagement-Software. Mit einem DMS könnt ihr alle eure papierlosen Dateien an einem Ort speichern, verwalten und verfolgen. Dieses Tool ist eine grundlegende Ressource für Mitarbeitende, die alle Daten finden können, die sie benötigen, um ihre Arbeit effizient und kollaborativ zu erledigen. Die gängigsten DMS bieten die folgenden Funktionen:

• Speicherort;
• Versionskontrolle;
• Sicherheit und Zugriffsontrolle;
• Prüfpfade;
• Einchecken, Auschecken und Dokumentieren von Lockdowns.

DMS-Beispiele: DocuWare, PaperSave, ClickUp.

E-Signatur-Technologie

Wie werden Dokumente nach der Umstellung auf ein papierloses Büro digital unterschrieben? E-Signaturen gibt es schon seit längerer Zeit. Einige von euch haben diese Technologie vielleicht schon genutzt, um private Dokumente wie z. B. Verträge zu unterschreiben. Dank der Online-Signatur müssen Unternehmen keine Dokumente mehr ausdrucken, unterschreiben und aufbewahren. Sie ermöglicht eine effiziente Validierung von Rechtsdokumenten bei gleichzeitiger Reduzierung des Papierverbrauchs.

Beispiele für E-Signatur-Technologie: DocuSign, HelloSign, PandaDoc.  

Software zur Zeiterfassung

Sind eure Teammitglieder daran gewöhnt, sich manuell an- und abzumelden? Lagert ihr diese Dokumente dann irgendwo oder übertragt sie in ein elektronisches Format, bevor ihr sie in den Papierkorb werft? Spart euch stattdessen Zeit, Geld und Papier, indem ihr von einem Zeiterfassungsbogen auf eine digitale Version umsteigt. Mit einer Zeiterfassungssoftware könnt ihr die Arbeitszeiten eurer Mitarbeitenden erfassen. Dies ist die perfekte Lösung für Teams, die Gleitzeit und hybride Arbeitsformen nutzen.

Beispiele für Zeiterfassungssoftware: Clockify, BambooHR, Time Doctor. 

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Apps zum Scannen

Eine Scan-App hilft euch, eure alten Akten und Papierdokumente zu scannen, die von Zeit zu Zeit notwendig sein könnten. Dieses Tool ist äußerst effizient und sehr praktisch, wenn ihr einen Datensatz schnell scannen und in eurem DMS speichern müsst. Herkömmliche Scangeräte sind nicht mehr nötig, wenn euer Papierverbrauch sinkt, da nur noch wenige Inhalte digitalisiert werden müssen. Mitarbeitende können die App auf ihren Smartphones haben und eine Seite innerhalb von Sekunden scannen.

Beispiele für Scan-Apps: CamScanner, Adobe Scan, Microsoft Office Lens. 

Sichere Passwort-Manager

Die Kontrolle des Zugriffs zu vertraulichen Informationen und die Gewährleistung der Sicherheit eurer Dateien sind zwei entscheidende Aspekte eines papierlosen Büros. Technologie kann euch dabei unterstützen, eine hohe Sicherheit für eure Unternehmensunterlagen zu schaffen. Ein Passwort-Manager ist eine Software, die Anmeldedaten für Online-Dienste an einem sicheren Ort speichert und verwaltet. Für einen noch sichereren Zugang könnt ihr auch eine Multi-Faktor-Authentifizierung einsetzen.

Beispiele für Passwort-Manager: 1Password, Bitwarden, Dashlane.  

Cloud-Speicher-Software

Jetzt, wo ihr durch die Digitalisierung eurer Papierdateien viel Platz in eurem Büro spart, müsst ihr eine Lösung für die Online-Speicherung eurer Dokumente finden. Cloud-basierte Tools ersetzen die Speicherressourcen von Festplatten. Mit der Cloud könnt ihr nicht nur alle eure Informationen an einem Ort aufbewahren, sondern auch leicht darauf zugreifen, neue Daten erstellen und mit Kolleg:innen an gemeinsamen Dokumenten zusammenarbeiten.

Beispiele für Cloud-Speicher-Software: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive.  

Online-Week Planning Plattformen

Mit Week Planning Plattformen könnt ihr eure flexiblen Arbeitszeitpläne im Handumdrehen verwalten und gleichzeitig den Papierverbrauch reduzieren. Es ist nicht mehr nötig, Pläne auszudrucken (die oft im Papierkorb landen, wenn die Woche vorbei ist), und Änderungen in letzter Minute sind viel einfacher durchzuführen. Außerdem könnt ihr die Arbeits- und Anwesenheitszeiten eurer Mitarbeitenden erfassen. Um einen mitarbeiterzentrierten Ansatz zu fördern, könnt ihr eure Teammitglieder ihre eigenen Zeitpläne verwalten lassen. Durch den Zugang zu den Kalendern ihrer Kolleg:innen können sie selbst entscheiden, wann sie ins Büro kommen, um gemeinsam zu arbeiten, und wann sie mobil arbeiten wollen.

Beispiele für Week Planning: deskbird.

Digitale Finance Tools

Wie viele von uns bekommen noch Kontoauszüge auf Papier? Nicht sehr viele. In unserem Privatleben ist der elektronische Empfang von Rechnungsdokumenten die neue Normalität. Warum also nicht diese papierlose Praxis auch im Büro anwenden? Ihr könnt eure Finanzen auch online verwalten und Papier weglassen. Wenn es um Rechnungsstellung, Nachverfolgung und Analyse geht, unterstützen digitale Finanztools Unternehmen.

Beispiele für digitale Finance Tools: Bill.com, Oracle Netsuite, Xero. 

Wenn ihr die Trends der Zukunft der Arbeit aufgreifen wollt, indem ihr eure Dateien, Daten und euer gesamtes Arbeitsumfeld digitalisiert oder nachhaltige Standards einführt, ist es wichtig, dass ihr den Schritt zu einem papierlosen Büro nehmt. Nur so könnt ihr eure Ziel erreichen. Neben anderen Vorteilen ermöglicht euch ein papierloses Büro eine Modernisierung, indem es die Erwartungen der Mitarbeitendenr erfüllt, flexibles Arbeiten erleichtert und Automatisierung ermöglicht. Seid ihr auf der Suche nach einer digitalen Lösung zur Verwaltung eures hybriden Arbeitsplatzes und eures Terminplanungssystems? Fragt eine kostenlose Demo der deskbird App an und entdeckt ein Tool, das auf die Bedürfnisse eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden zugeschnitten ist!

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* Alle Daten in diesem Artikel stammen aus dem Report Paper Wastage Facts: Statistics About Paper Waste You Must Know, der von Eco-friendly Habits veröffentlicht wurde.