KPIs für das Gebäudemanagement: ein wichtiges Hilfsmittel für CRE-Manager

KPIs für das Gebäudemanagement spielen eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung der Effizienz, Wartung und Kosteneffizienzvon Bürogebäuden. Um die Leistung des Büroflächenmanagements zu messen und zu verfolgen, verlassen sich Facility Manager auf diese Kennzahlen. Sie helfen ihnen, den Grad der Erreichung bestimmter Geschäftsziele zu messen und einen Fahrplan für kontinuierliche Verbesserungen zu erstellen.

Die Rolle des Facility Managers ist nicht einfach und erfordert oft die Überwachung einer Vielzahl von Aufgaben, von der Aufrechterhaltung des Gebäudebetriebs bis zur Sicherstellung der Zufriedenheit der Mitarbeiter. Wie wir erörtern werden, sind Technologie und Automatisierung von zentraler Bedeutung für den Erfolg der Arbeitsplätze der Zukunft. 

In diesem Artikel werden wir verschiedene KPIs für das Gebäudemanagement untersuchen, sie von anderen Metriken unterscheiden und die wichtigsten, die es zu verfolgen gilt, näher beleuchten. Durch das Verständnis dieser KPIs und ihrer Auswirkungen auf die Verwaltung von Büroräumen wird es möglich, Verbesserungspotenziale zu erkennen, Kosten zu senken und den Gesamtwert und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern.

Was sind KPIs für das Gebäudemanagement?

Definition von KPIs für das Gebäudemanagement

Definieren wir zunächst Facility Management und KPIs getrennt.

Erstens ist Facility Management der Prozess der Verwaltung der Effizienz und des allgemeinen Funktionierens von Immobilien und Gebäuden. Dies umfasst eine breite Palette von Aufgaben, wie z. B. : 

• Instandhaltung des Gebäudes und seiner Ressourcen;
• Integration der Technologie in den Raum;
• die Gewährleistung von Komfort und Sicherheit. 

Zweitens sind KPIs (Key Performance Indicators) eine Art von Metrik, mit der der Erfolg bestimmter Geschäftsziele gemessen wird. Je nach Organisation werden sie oft in einem bestimmten Zeitrahmen gemessen, etwa vierteljährlich oder jährlich. Daher können sie verwendet werden, um den Fortschritt langfristiger Ziele zu verfolgen oder den Fortschritt einer bestimmten kurzfristigen Aufgabe zu quantifizieren. Außerdem dienen sie oft als Fahrplan für künftige Fortschritte und halten das Unternehmen auf dem Weg zu größerem Erfolg. 

Wenn man diese beiden Begriffe zusammennimmt, messen die KPIs des Facility Managements wiederum die Leistung des Gebäudes und der gebäudebezogenen Aktivitäten.

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Der Unterschied zwischen KPIs und Metriken 

KPIs sind zwar eine Art von Metrik, sollten aber austauschbar definiert werden. Jeder KPI ist eine Kennzahl, aber nicht jede Kennzahl ist ein KPI. Der Hauptunterschied besteht darin, dass KPIs während eines bestimmten Zeitraums bewertet werden, während Metriken einfach eine Messeinheit darstellen. 

KPIs sind spezifischer und werden mit der Absicht festgelegt, die Leistung eines bestimmten Ziels zu analysieren. Aus diesem Grund hat jedes Team oder sogar jeder Einzelne seine eigene Reihe von KPIs. In dieser Hinsicht ist es für Facility Manager ebenso wichtig, ihre Leistung anhand von Zielen zu messen, die für den Erfolg ihres Teams relevant sind. 

Welches sind die wichtigsten KPIs für das Gebäudemanagement?

Auf den Menschen ausgerichtete Facility-Management-KPIs

Eines der wichtigsten Ziele des Gebäudemanagements ist es, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erfüllen und sicherzustellen, dass sie mit ihrem Arbeitsumfeld zufrieden sind. Daher ist die Festlegung einiger mitarbeiterorientierter KPIs von entscheidender Bedeutung. Lasst uns ein paar davon untersuchen. 

Die Bewertung der Mitarbeiterzufriedenheit steht für: 

• wie zufrieden eine Person mit ihrem Arbeitsplatz ist; 
• wie zufrieden sie mit ihrem Arbeitsplatz sind;
• wie gut ihre Erwartungen erfüllt werden; 
• ob ihre Rolle dem entspricht, was sie sich unter einem idealen Arbeitsplatz vorstellen. 

Wenn ihr eure eigene Mitarbeiterzufriedenheit messen möchtet und nicht wisst, wo ihr anfangen sollt, ist unser Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit eine gute Ausgangsbasis. 

Eine weitere wichtige Kennzahl ist die Raumbelegungsrate. Sie gibt an, wie viel Platz im Büro belegt ist im Vergleich zur Gesamtfläche des Büros. Dies ist für die Mitarbeiterzentrierung von grundlegender Bedeutung, da so sichergestellt wird, dass jeder einen Platz zum Sitzen oder Arbeiten hat, wenn er vor Ort ist.

Darüber hinaus ist das Verständnis der durchschnittlichen Zeit bis zur Fertigstellung oder, wie lange das Team für die Erledigung einer Aufgabe braucht, entscheidend für die Schaffung eines Arbeitsplatzes, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht. Sie dient als Referenzpunkt für die betriebliche Effizienz. Wenn also etwas schneller erledigt werden kann, z. B. eine Reparatur, wissen die Facility Manager, wo sie Verbesserungen vornehmen müssen. 

Die reaktive Ansprechzeit schließlich gibt an, wie schnell Probleme gelöst werden, und misst die Reaktionszeit auf Probleme, die dringend gelöst werden müssen. Je schneller die Dinge gelöst werden, desto zufriedener sind Mitarbeitenden und Kunden.

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Gebäudebezogene Facility Management KPIs

Die nächste Gruppe von KPIs sind die, die wir am häufigsten mit Facility Management in Verbindung bringen: die Ziele, die sich auf das Gebäude selbst beziehen. 

Ein solches Maß sind die Betriebskosten pro Quadratmeter (oder Quadratfuß), d. h. die Kosten, die für den ordnungsgemäßen Betrieb des Gebäudes anfallen. Dazu gehören Wartung, Reparaturen und Versicherung. 

Auch die Betriebskosten pro Quadratmeter (oder Quadratfuß) sind eine wichtige Kennzahl. Sie entstehen durch den Verbrauch von Strom, Wasser und Heizung, die häufig mit dem täglichen Betrieb eines Gebäudes einhergehen. 

Außerdem müssen die Reinigungskosten pro Quadratmeter (oder Quadratfuß) gemessen werden. Wenn das Gebäude täglich genutzt wird, muss es regelmäßig gereinigt werden, wofür der Facility Manager verantwortlich ist. 

Ein Gebäude braucht auch Sicherheit. Die Sicherheitskosten sind also ein weiterer zu berücksichtigender Kostenfaktor. Unabhängig davon, ob es sich um ein automatisches System oder eine Person handelt, ist es für die Verwaltung des Gesamtbudgets wichtig zu wissen, wie viel dafür ausgegeben wird. 

Schließlich ist auch die Ausfallzeit der Geräte, d. h. die Zeit, in der die Geräte nicht genutzt werden, für das gesamte Gebäudemanagement von Bedeutung. Der Schlüssel dazu ist, zu verstehen, warum diese Ausfallzeit stattfindet. Liegt es daran, dass die Geräte nicht richtig funktionieren und ersetzt werden müssen, oder daran, dass sie für euer Unternehmen nicht nützlich sind?

Andere wichtige KPIs des Gebäudemanagements

Erstens ist der Auftragsbestand die Arbeit, die bis zum Fälligkeitsdatum nicht erledigt wurde und in der Gebäudeinstandhaltung recht häufig vorkommt. Wenn mehrere Reparatur- und Wartungsanfragen gleichzeitig eingehen, ist es normal, dass es zu einem Arbeitsrückstand kommt. Legt trotzdem einen KPI fest, um diesen Rückstand so gering wie möglich zu halten, und setzt Prioritäten für die wichtigeren Aufgaben.  

Ein weiterer wichtiger KPI für Facility Manager ist die reaktive gegenüber der präventiven Wartung. Dabei wird unterschieden zwischen der Durchführung von Wartungsarbeiten, wenn sie anfallen, und der Ergreifung von Präventivmaßnahmen, um sie gar nicht erst entstehen zu lassen. Letztere sind im Allgemeinen kosteneffizienter. Wenn man also misst, welcher Prozentsatz der Anfragen in eine der beiden Kategorien fällt, kann man feststellen, wie viel eingespart wird und wie man langfristig minimale Kosten gewährleisten kann.

Der Employee Net Promoter Score schließlich gibt an, wie zufrieden die Mitarbeitenden mit dem physischen Arbeitsumfeld sind und wie wahrscheinlich es ist, dass sie es weiterempfehlen. Daher können die Unternehmen die Räumlichkeiten entsprechend anpassen. 

Wie helfen die Leistungsindikatoren des Gebäudemanagements bei der Verwaltung der Büroflächen?

Bereiche mit Verbesserungsbedarf aufdecken

Wenn Facility Manager die wichtigsten Kennzahlen kennen, können sie jedes Element des Arbeitsplatzes verbessern. Die Messung der Zufriedenheit, die Berechnung der Kosten und die Einhaltung der Projektfristen sind alles Möglichkeiten, um ein effizienteres, nachhaltigeres und kostengünstigeres Büro zu schaffen. 

Nehmen wir zum Beispiel die Messung der Mitarbeiterzufriedenheit. Sie fasst zusammen, wie zufrieden die Mitarbeitenden in ihrer Funktion sind. Sie basiert darauf, wie gut ihre Erwartungen erfüllt werden und wie zufrieden sie im Allgemeinen am Arbeitsplatz sind. Wird die Mitarbeiterzufriedenheit gemessen und stellt sich heraus, dass sie niedrig ist, können die Manager tiefergehende Untersuchungen durchführen, um festzustellen, wo Verbesserungen erforderlich sind. Dies wiederum wird zu einer produktiveren Belegschaft führen. 

Senkt Bürokosten

Ein großer Teil der Erleichterung des Managements besteht darin, die Kosten zu verstehen, was alles von den Mietkosten bis zu den Wartungs- und Versorgungskosten umfasst. Durch die Messung von KPIs wie Betriebs-, Versorgungs-, Reinigungs- und Sicherheitskosten sowie Ausfallzeiten von Geräten können sich die Facility Manager einen Überblick darüber verschaffen, wofür das meiste Geld ausgegeben wird. So wissen sie, welche Ausgaben je nach den Bedürfnissen des Arbeitsplatzes gesenkt werden können.

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Aufwertung der Büroräume

Der Mehrwert im Büro ergibt sich aus sinnvollen Verbesserungen, die nach der Analyse relevanter KPIs vorgenommen werden. Ein Büro mit der richtigen Belegung für die Anzahl der Mitarbeitenden, die es benötigen, schafft zum Beispiel ein angenehmeres Arbeitsumfeld. Außerdem ist der Arbeitsplatz umso besser geeignet, je schneller die Wartung erfolgt und je schneller die Anforderungen erfüllt werden.

Beitrag zu größerer Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität

Das Verständnis des Employee Net Promoter Score trägt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit bei, da er zeigt, wie zufrieden die Mitarbeitenden mit der physischen Arbeitsumgebung sind. Dies trägt dazu bei, Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten, was letztlich zu einer höheren Gesamtproduktivität führt. 

Wie könnt ihr eure KPIs für das Gebäudemanagement messen?

Analysiert die von eurer intelligenten Gebäudetechnik gelieferten Daten

Um nur einige zu nennen, ist es wichtig, die von eurer intelligenten Gebäudetechnik gelieferten Daten zu analysieren, wie z. B.: 

• Gebäudeautomationssysteme;
• Arbeitsplatzbuchungssoftware;
• Energiemanagementsysteme. 

Durch die Untersuchung der generierten Daten erhaltet ihr Einblicke in den Energieverbrauch, die Raumnutzung und andere wichtige Kennzahlen, die sich auf das Gebäudemanagement auswirken. 

Die App deskbird liefert zum Beispiel Daten über:

• Bürobelegung; 
• Nutzung von Schreibtischen und Sitzungsräumen
• die Mitarbeitenden, die ins Büro kommen;
• die beliebtesten Tage für die Arbeit vor Ort. 

Fragt eure Mitarbeitenden nach ihrer Meinung und ihrem Feedback

Es ist wichtig, sich nicht nur auf die Technologie zu verlassen, sondern auch die Meinung eurer Mitarbeitenden einzuholen. Wenn ihr sie um ihre Meinung und ihr Feedback bittet, erhaltet ihr wertvolle Informationen über ihre Zufriedenheit mit dem Arbeitsumfeld. Außerdem lassen sich so Verbesserungsmöglichkeiten zur Steigerung der Produktivität ermitteln. 

Sprecht mit euren Mitarbeitenden, um herauszufinden, ob der physische Arbeitsplatz ihr Wohlbefinden fördert, und um festzustellen, welche Defizite behoben werden müssen, um ihre Erfahrungen vor Ort zu verbessern. Sammelt außerdem ihre Gedanken über eine umweltfreundlichere Gestaltung des Büros und berücksichtigt ihre Ideen zur Schaffung eines angenehmeren und nachhaltigeren Arbeitsumfelds.

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Investition in eine Gebäudemanagement-Software

Die Investition in eine Software für das Gebäudemanagement kann die Messung von KPIs erleichtern. Sie rationalisiert verschiedene Prozesse und bietet eine zentrale Plattform zur Überwachung und Verfolgung bestimmter Kennzahlen. 

Sie kann zum Beispiel Aufgaben automatisieren, Berichte erstellen und Analysen zur Leistungsbewertung anbieten. Mit der richtigen Facility-Management-Software könnt ihr euren KPI-Messprozess rationalisieren. So könnt ihr den Fortschritt und die Wirksamkeit eurer Facility-Management-Strategien effizient überwachen. 

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KPIs für das Gebäudemanagement sind für gewerbliche Immobilien (CRE) und Facility Manager gleichermaßen wichtig. Durch die Messung und Analyse dieser KPIs können Führungskräfte Verbesserungsmöglichkeiten erkennen, Kosten senken, den Wert der Büroflächen steigern und zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. 

Darüber hinaus sind das Einholen von Mitarbeiterfeedback und Investitionen in Software für das Gebäudemanagement wirksame Ansätze für die Erfassung und Verfolgung dieser KPIs. Indem sie der Nutzung dieser Kennzahlen Priorität einräumen, können Führungskräfte die betriebliche Effizienz verbessern und ein förderliches Arbeitsumfeld schaffen.

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