Der Einfluss der Büroausstattung auf die Produktivität: über Konfiguration und Ergonomie hinaus

Stellt euch vor, ihr arbeitet in einem leeren Raum mit nur weißen Wänden, einem Stuhl, einem Tisch und keinem Fenster. Für ein paar Stunden mag das in Ordnung sein. Aber nur, weil ihr wisst, dass es nur für eine kurze Zeit ist.

Unsere Umgebung beeinflusst, wie wir uns fühlen, und das gilt auch für unsere Arbeitsumgebung. Die Auswirkungen der Büroeinrichtung auf die Produktivität sind real. Das wollen wir in diesem Artikel erörtern.

Welche Elemente eurer Bürogestaltung können die Leistung eurer Mitarbeitenden entweder verringern oder verbessern? Warum hat die Einrichtung des Arbeitsplatzes einen so großen Einfluss auf Konzentration, Effizienz und Kreativität? Wie könnt ihr eine Arbeitsumgebung schaffen, die die Produktivität steigert?

Von der Konfiguration eures Arbeitsplatzes über das Beleuchtungssystem bis hin zur Auswahl der Möbel- wir geben euch alle Informationen an die Hand, die ihr benötigt, um einen Ort zu schaffen, an dem sich eure Teammitglieder wohl fühlen.

Was ihr über Bürogestaltung und Produktivität wissen müsst

Bei der Bürogestaltung geht es nicht nur um die Konfiguration des Arbeitsbereichs

Wenn wir über die Gestaltung von Büros nachdenken, ist eine der ersten Visualisierungen, die wir im Kopf haben, wie der Arbeitsbereich in Bezug auf die Schreibtischkonfiguration aussieht. Bürogestaltende tun viel mehr, als nur ein paar Stühle und Tische zu verschieben, obwohl das auch wichtig ist. 

Sie analysieren die Art der Arbeitsplätze, die eure Mitarbeitenden benötigen, und berücksichtigen die Auswirkungen von Umweltelementen auf die Stimmung und die Gesundheit der Menschen. Allerdings haben nicht alle Unternehmen die finanziellen Mittel, um sich Bürodesigner:innen zu leisten. 

Die Schaffung eines produktivitätsfördernden Arbeitsumfelds ist jedoch unerlässlich, wenn ihr eure Teammitglieder zum Erfolg führen und euer Unternehmen wachsen lassen wollen. Die folgenden Informationen in diesem Artikel geben euch wichtige Einblicke, die euch dabei helfen.

Die Erwartungen der Mitarbeitenden an die Bürogestaltung haben sich geändert

Seit 2020 hat das Modell des "ortsunabhängigen Arbeitens" viele Unternehmen und Fachkräfte angelockt. Dieser Wandel hat sich auf die Beziehung der Arbeitnehmenden zu ihrem Arbeitsplatz und ihre Erwartungen ausgewirkt. Die Menschen wollen im Büro den gleichen Komfort und die gleichen Ressourcen vorfinden wie zu Hause oder an einem dritten Arbeitsplatz. 

Sie können zu Hause ein Arbeitsumfeld schaffen, das es ihnen ermöglicht, konzentriert und produktiv zu arbeiten. Mit einem dritten Arbeitsplatz können sie den Ort wählen, der ihren Bedürfnissen entspricht. Das kann zum Beispiel ein Coworking Space in der Nähe ihres Hauses oder ein ruhiger Ort in der Natur sein. 

In den Räumlichkeiten des Unternehmens hatten die Mitarbeitenden jedoch keinen Einfluss auf die Gestaltung des Arbeitsplatzes, das Layout und die Atmosphäre. Das ändert sich jetzt. Ihr Feedback ist Gold wert für Unternehmen, die ein mitarbeitendenorientiertes Arbeitsumfeld fördern und die Produktivität ihrer Belegschaft steigern wollen.

Unterschiedliche Mitarbeitende sind in unterschiedlichen Umgebungen produktiv

Wir alle haben einzigartige Persönlichkeiten und Bedürfnisse. Manche Menschen sind zum Beispiel morgens besonders produktiv, während andere nachts am besten arbeiten. In eurem Team gibt es wahrscheinlich Mitarbeitende, die sich nur dann konzentrieren und Dinge erledigen können, wenn sie allein in einem ruhigen Raum ohne Ablenkungen sind. Umgekehrt gibt es auch Mitarbeitende, die nicht anders können, als zu prokrastinieren, wenn sie allein in einem Raum arbeiten, und die einen Energieschub spüren, wenn sie von Kolleg:innen umgeben sind. 

Unternehmen, die dies bei der Gestaltung ihrer Büroräume berücksichtigen, haben eine größere Chance, die Produktivität zu steigern. Es gibt keine Einheitslösung für alle. Aber wir geben euch die Schlüssel zur Schaffung einer optimalen Arbeitsumgebung und -atmosphäre, um die Produktivität möglichst vieler Mitarbeitenden zu steigern.

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Der Einfluss der Büroausstattung auf die Produktivität erklärt

Unsere Umgebung beeinflusst, wie wir uns fühlen

Erinnert euch an den ersten Satz in der Einleitung dieses Artikels. "Stellt euch vor, ihr arbeitet in einem leeren Raum mit nur weißen Wänden, einem Stuhl, einem Tisch und keinem Fenster. Für ein paar Stunden mag das in Ordnung sein, weil ihr wisst, dass es nur für eine kurze Zeit ist. Aber der Versuch, in einem solchen Raum zu arbeiten, ist für die meisten von uns eine Herausforderung. 

Das liegt daran, dass unsere Umgebung unsere Emotionen und Reaktionen beeinflusst, was sich wiederum auf unsere Konzentrations- und Arbeitsfähigkeit auswirkt. Dabei geht es nicht nur darum, wie wir uns emotional und psychologisch fühlen, sondern auch körperlich. Um Höchstleistungen zu erbringen, müssen wir körperlich und geistig in Bestform sein. Die Gestaltung des Büros spielt in diesem Zusammenhang eine große Rolle.

Euer Bürodesign ist ein Schlüsselelement eurer Unternehmenskultur

Die Art und Weise, wie ihr eure Büroräume gestaltet und einrichtet, muss dem entsprechen, was ihr durch eure Unternehmenskultur fördert. Wenn ihr ein menschenfreundliches Arbeitsumfeld schaffen wollt, muss sich dies auch in der Gestaltung eures Arbeitsplatzes widerspiegeln. 

So ist beispielsweise das Wohlbefinden der Mitarbeitenden für viele Unternehmen, die sich stärker auf ihre Mitarbeitenden konzentrieren wollen, ein wichtiges Thema geworden. Die Berücksichtigung ergonomischer Praktiken bei der Gestaltung eures Büros ist ein guter Ansatz, um dies in die Tat umzusetzen.

Flexible Büros als Antwort auf die Bedürfnisse einer modernen Belegschaft

Wenn Mitarbeitende regelmäßig von verschiedenen Standorten aus arbeiten, ändern sich ihre Erwartungen an die Arbeitsplatzgestaltung. Sie wollen Zugang zu Ressourcen haben, die sie nicht haben, wenn sie von einem anderen Ort aus arbeiten. Hybride Teams neigen z. B. dazu, Gruppenarbeit zu bevorzugen, wenn sie vor Ort sind. Daher erwarten sie einen Raum für die Zusammenarbeit, in dem sie sich mit ihren Kolleg:innen treffen können. Der Bedarf an Einzelarbeitsplätzen ist viel geringer als noch vor ein paar Jahren. 

Die Anpassung eurer Büroeinrichtung an die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden und die neuen Arbeitsmethoden ist von entscheidender Bedeutung. Sie spielt eine Schlüsselrolle bei der Steigerung ihrer Zufriedenheit und ihrer Produktivität. Aber wie wir bereits gesagt haben, gibt es kein Patentrezept. Sie müssen die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden ermitteln und Lösungen entwickeln, mit denen möglichst viele Menschen zufrieden sind.

Ein gesundheitsorientierter Arbeitsplatz steigert das Wohlbefinden und die Leistung der Mitarbeitenden

Mit Kopfschmerzen oder chronischen Rückenschmerzen zu arbeiten, kann zur Hölle werden und die Produktivität zweifellos beeinträchtigen. Die Implementierung von Ergonomie in euren Büroräumen spielt eine Schlüsselrolle bei der Schaffung eines Arbeitsumfelds, das Gesundheitsproblemen innerhalb eures Teams vorbeugt. Viele ergonomische Elemente, wie z. B. kognitive oder umweltbezogene Ergonomie, können die Gesundheit eurer Mitarbeitenden beeinflussen. In unserem jüngsten Artikel über ergonomische Praktiken am Arbeitsplatz findet ihr wertvolle Informationen zu diesem Thema.

Wohlbefinden am Arbeitsplatz ist nicht nur ein "Nice-to-have". Es ist ein Kernelement einer Arbeitskultur, die zu positiven Ergebnissen für Arbeitnehmende und Unternehmen führt. Einerseits steigert die Förderung des Wohlbefindens im Arbeitsumfeld die Zufriedenheit und die Erfahrung der Mitarbeitenden. Andererseits sorgt die Gesunderhaltung eurer Mitarbeitenden für eine höhere Produktivität und weniger Fehlzeiten.

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Die wichtigsten Elemente für ein optimales Bürolayout zur Steigerung der Produktivität

Flexibilität und Vielfalt

Wenn wir zwei Worte wählen müssten, um zu beschreiben, wie man ein produktivitätssteigerndes Büro-Layout gestaltet, würden wir sagen: Flexibilität und Vielfalt. Flexibilität, weil euer Arbeitsumfeld beweglich sein und sich an moderne Arbeitsstile anpassen muss, was bedeutet, flexibler zu sein. Vielfalt ist auch deshalb wichtig, weil es keine Einheitslösung gibt, die für alle passt. Euer Büro muss über verschiedene Arten von Arbeitsbereichen verfügen, um den Erwartungen eurer Teammitglieder gerecht zu werden.

Denkt daher bei der Gestaltung eurer Büroeinrichtung daran, eure Mitarbeitenden in den Prozess einzubeziehen, sie um Feedback zu bitten und zu versuchen, ihre Bedürfnisse zu verstehen. Es kann schwierig sein, die richtige Balance zu finden, um die Anforderungen aller Beteiligten zu erfüllen. Prioritäten zu setzen ist der Schlüssel. Ihr müsst herausfinden, was am wichtigsten ist und welche die größten Auswirkungen auf die Erfahrung und die Produktivität eurer Mitarbeitenden haben werden.

Umweltfaktoren

Bei der optimalen Büroeinrichtung geht es nicht nur um die Anordnung der Möbel. Es gibt verschiedene Umgebungsfaktoren, die für die Verbesserung des Wohlbefindens und der Produktivität ebenso wichtig sind wie die Stühle, auf denen eure Mitarbeitenden sitzen. Dazu gehört, dass ihr euch auf die Luftqualität, die Temperatur, die Beleuchtung, den Lärm und die Farben in eurem Büro konzentriert.

Habt ihr zum Beispiel schon von der Farbpsychologie gehört? Unsere Gehirne reagieren unterschiedlich auf bestimmte Farben, von denen einige einen erheblichen Einfluss auf unsere Produktivität haben. Blau sorgt für Gelassenheit und steigert die geistigen Fähigkeiten. Gelb ist gut für die Stimmung und steigert die Kreativität. Grün wirkt gelassener und lässt die Menschen konzentrierter werden. Ihr könnt euren Büroraum auf vielfältige Weise mit Farben verschönern, z. B. durch das Streichen der Wände, das Verlegen von Fußböden, das Hinzufügen von Pflanzen und anderen Dekorationselementen.

Der Einfluss der natürlichen Elemente auf das Gehirn

Die Entscheidung für ein biophiles Bürodesign bei der Gestaltung eures Arbeitsplatzes ist ebenfalls eine kluge Entscheidung, wenn ihr möchtet, dass sich eure Mitarbeitenden wohlfühlen. Zu den Vorteilen der Einbeziehung des Außenbereichs gehören:

• bessere kognitive Fähigkeiten;
• ein niedrigeres Stressniveau;
• weniger Lärmbelästigung;
• gesündere Luftqualität;
• bessere psychische Gesundheit und Wohlbefinden.

All diese Vorteile zusammengenommen tragen dazu bei, die Produktivität und Leistung eurer Mitarbeitenden zu fördern. Wenn ihr die Möglichkeit dazu habt, solltet ihr euren Mitarbeitenden Arbeitsbereiche im Freien zur Verfügung stellen. Der Aufenthalt in der Natur steigert unsere geistigen Fähigkeiten. Laut der psychologischen Studie "The Relative Benefits of Green Versus Lean Office Space: Drei Feldversuche"sind Menschen, die sich in einer natürlichen Umgebung aufhalten, 15 % produktiver als diejenigen, die sich in einer schlanken Umgebung entwickeln.

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Körperliche und geistige Gesundheit der Mitarbeitenden

Wenn ihr die Mittel habt, alles zu tun, um eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Gesundheit eurer Mitarbeitenden fördert, empfehlen wir euch, nicht zu zögern. Das bedeutet nicht nur, dass ihr in ergonomische Möbel investiert und die Umweltaspekte eurer Büroeinrichtung verbessert, sondern auch, dass ihr weitere Ressourcen bereitstellt. 

Wenn ihr zum Beispiel einen zusätzlichen Raum habt, den ihr für Wellness nutzen könnt, ist das ein guter Ausgangspunkt. Ihr könnt diesen Raum mit Fitnessgeräten, Yogamatten, Meditationsgeräten usw. ausstatten. Ihr könnt auch einen Pausenraum einrichten, in dem sich die Mitarbeitenden treffen, zusammenarbeiten, Spiele spielen oder einfach nur entspannen können. Auch die Anregung zur Bewegung ist wichtig. Dazu solltet ihr euch ein Layout überlegen, das die Mitarbeitenden ermutigt, von einem Raum zum anderen zu gehen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie euer Büro die körperliche und geistige Gesundheit der Mitarbeitenden und damit auch ihre Produktivität fördern kann.

Einsatz von Technologien zur Verwaltung von Büroräumen

Wir haben noch nicht viel über diesen Aspekt gesprochen, aber die Technologie verändert unsere Arbeitsumgebung und wird zu einer wichtigen Stütze. Die Idee, das beste Büro-Layout für die Produktivität zu entwerfen, kommt in verschiedenen Bereichen ins Spiel.

Intelligente Bürotechnologien können euch helfen, die Luftqualität, Temperatur und Beleuchtung eures Arbeitsplatzes zu steuern. Intelligente Möbel fördern ergonomische Praktiken. Software für die Buchung vonArbeitsplätzen und Räumen stellt sicher, dass hybride Teams bei ihrer Ankunft vor Ort Zugang zu dem von ihnen benötigten Arbeitsplatz haben.

Jetzt und erst recht in den kommenden Jahren optimiert Technologie die Arbeitsbereiche und verbessert die Erfahrung der Mitarbeitenden. Investitionen in intelligente Tools wie AR/VR-Technologien, IoT-fähige Ressourcen und integrierte Kommunikationslösungen sind unerlässlich, um die Auswirkungen des Bürolayouts auf die Produktivität zu steigern. 

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Ich hoffe, ihr versteht jetzt, wie sich die Büroeinrichtung auf die Produktivität auswirkt, und nutzen sie, um ein erfolgreiches Arbeitsumfeld für eure Teams zu schaffen! Möchtet ihr ein visuelles Beispiel für eine großartige Anwendung dieses Konzepts sehen? Seht euch dieses Instagram-Reel des Bürogebäudes von My Little Paris an. My Little Paris ist ein französisches Medien- und E-Commerce-Unternehmen mit Sitz in Berlin, Tokio und... Paris, das sich für hybride Arbeitsformen und die Konzentration auf den Menschen einsetzt! 🥁 Das Video ist auf Französisch, aber ihr bekommt eine Vorstellung davon, wie ein Bürogebäude aussehen kann, das alle Schlüsselelemente des Bürodesigns und der Produktivität vereint, die wir in diesem Artikel erwähnen. 

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