Reverse Hoteling: ein flexibler und mitarbeitendenorientierter Ansatz

Eine innovative Lösung, um euren Arbeitsplatz mitarbeiterorientiert zu verwalten, ist das Reverse Hoteling. Dieser Ansatz zur Verwaltung des Arbeitsplatzes bietet eine flexible Sitzordnung, die die Vorteile von zugewiesenen Schreibtischen und Hot Desking bietet und gleichzeitig die unterschiedlichen Bedürfnisse aller Teammitglieder berücksichtigt. Die meisten von uns haben wahrscheinlich schon einmal in einem Hotel übernachtet, in dem es ein festes Eincheck- und Auscheckdatum gibt. Stellt euch dieses Arbeitsplatzsystem auf die gleiche Weise vor! Die Mitarbeitenden können an einem Schreibtisch einchecken, der zu diesem Zeitpunkt frei ist. 

Hot Desking wird für seine Flexibilität und die Förderung der Autonomie der Mitarbeitenden gelobt, während zugewiesene Schreibtische für bestimmte Aufgaben erforderlich sind. Die Kombination dieser beiden Ansätze schafft also einen dynamischen und effizienten Arbeitsplatz, indem sie das Beste aus beiden Welten kombiniert. 

In diesem Artikel befassen wir uns mit der Bedeutung von Reverse Hoteling und den besten Praktiken zur erfolgreichen Umsetzung dieses Ansatzes in eurem hybriden Arbeitsplatz. Wir untersuchen, was dieser Ansatz bedeutet, wie er sich von anderen Arbeitsplatzmodellen unterscheidet und welche Vorteile er sowohl den Mitarbeitenden als auch den Unternehmen bringt.

Definition des Reverse Hoteling

Was bedeutet "Reverse Hoteling"?

Reverse-Hoteling bedeutet, dass alle Mitarbeitenden einen Schreibtisch zugewiesen bekommt, der aber auch anderen zur Verfügung stehen kann, wenn ein Mitarbeitender nicht im Büro ist. Dieser Arbeitsplatz wird zu einem Hot Desk für den Rest der Belegschaft, wenn das betreffende Teammitglied im Urlaub ist oder sich für eine bestimmte Zeit beurlauben lässt. Während der Abwesenheit des Mitarbeitendens kann der Schreibtisch von jedem gebucht und genutzt werden. Nach der Rückkehr wird der Schreibtisch jedoch wieder zugewiesen und steht ausschließlich der Person zur Verfügung, der er "gehört".

Was ist der Unterschied zwischen Reverse Hoteling, Hoteling und Hot Desking?

Reverse Hoteling unterscheidet sich vom Hot Desking, bei dem Schreibtische für kurze Zeiträume wie einen Tag oder ein paar Stunden gebucht werden können. Die Arbeitnehmende können den Schreibtisch genau dann buchen, wenn sie ihn brauchen, was eine hervorragende Lösung für flexible und hybride Arbeitsmodelle darstellt. 

Der Schreibtisch wird nur für die Zeit gebucht, in der der Mitarbeitende im Büro ist, was bei flexiblen Arbeitsplätzen sehr unterschiedlich sein kann. Die Möglichkeit, diesen Schreibtisch zu buchen, hilft den Unternehmen, ihren Platz zu optimieren, indem sie sicherstellen, dass keine Räume ungenutzt bleiben. 

Beim Hoteling, das dem Hot Desking ähnelt, kann ein Schreibtisch für einen längeren Zeitraum, z. B. Wochen oder Tage, gebucht werden. Manchmal gibt es überhaupt kein Enddatum, was es vom Hot Desking unterscheidet. Es unterscheidet sich auch von der umgekehrten Hotelbuchung, weil der Schreibtisch nicht von vornherein einem Mitarbeitenden zugewiesen wird, sondern frei verfügbar ist.

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Vorteile des Reverse Hoteling

Reverse-Hoteling bietet Mitarbeitenden mehr Sitzmöglichkeiten

Da es sich um eine flexible Sitzordnung handelt, schafft sie mehr Sitzmöglichkeiten. Manche Menschen haben gerne ihren eigenen Platz und benötigen einen zugewiesenen Schreibtisch. Andere mögen Abwechslung und können jedes Mal, wenn sie ins Büro kommen, einen anderen Arbeitsplatz buchen. Dies ist auch für diejenigen hilfreich, die für ihre Arbeit eine bestimmte Ausrüstung benötigen. So benötigen die Mitglieder des Finanzteams vielleicht zwei Monitore, um Tabellenkalkulationen zu betrachten, und die Grafikdesigner benötigen vielleicht Tablets. Einige Mitarbeitende verwenden täglich spezielle Geräte, daher ist es wichtig, dass sie Zugang zu diesen Geräten haben. Es spricht alle Mitarbeitende an, indem es ihre Arbeitsplatzbedürfnisse erfüllt, egal ob es sich um einen speziellen Schreibtisch oder eine flexiblere Sitzgelegenheit handelt. 

Der physische Arbeitsbereich ist besser optimiert

Durch die Anpassung an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Arbeitsstil, sorgt das Reverse Hoteling für eine Optimierung des Raums. Nicht jeder braucht einen zugewiesenen Schreibtisch, und nicht jeder möchte täglich Hot Desking betreiben. Eine bestimmte Anzahl von Tischen für diejenigen, die sie wirklich brauchen, und Platz für andere Aktivitäten wie Teambesprechungen sind eine gute Nutzung der Bürofläche. Mit einem Modell, bei dem die Schreibtische freigegeben werden, wenn sie nicht genutzt werden, können Unternehmen ungenutzte Flächen füllen, anstatt sie ungenutzt zu lassen.

Unternehmen können Bürokosten sparen

Infolge der oben genannten Vorteile können sich Unternehmen für eine Verkleinerung der Bürofläche entscheiden, wenn sie feststellen, dass nur einige zugewiesene Schreibtische benötigt werden. Und anstatt sie ungenutzt zu lassen, wenn der zugewiesene Mitarbeitennde nicht im Büro ist, wird dieser Platz genutzt, so dass kein Platz verschwendet wird. Die Nutzung dieses zusätzlichen Raums bedeutet, dass die Büros kleiner sein können und denselben Zweck erfüllen. Außerdem bedeuten weniger Quadratmeter weniger Strom- und Wartungskosten!

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Die Nachteile dieser flexiblen Sitzordnung

Reverse Hoteling funktioniert für einige Abteilungen besser

Einige Abteilungen benötigen ständig zugewiesene Schreibtische, während andere mehr auf Zusammenarbeit ausgerichtet sind, so dass dieses System für einige Teams besser geeignet ist als für andere. Außerdem lassen sich bestimmte Aufgaben besser zu Hause und andere im Büro erledigen. Daher könnte die Einführung eines solchen Systems einigen Mitarbeitenden mehr nützen als anderen. Außerdem eignet sich das Reverse Hoteling besser für kleine Unternehmen als für größere. Es ist einfacher, die Übersicht über eine geringere Anzahl von Arbeitsplätzen und Mitarbeitenden zu behalten.

Sicherheitsprobleme können auftreten

Wenn Menschen ihre Schreibtische tauschen, vor allem wenn Technik im Spiel ist, können Sicherheitsrisiken entstehen. Wenn zum Beispiel ein zugewiesener Arbeitsplatz über einen Desktop-Computer verfügt, wird derjenige, der diesen Platz als Nächstes nutzt, ihn auch benutzen. Daher sind die Daten beider Mitarbeitenden für den anderen sichtbar, wenn sie nicht richtig geschützt sind. IT-Teams müssen dies in ihre Strategie für das Management von Cyberrisiken einbeziehen. Das Hauptziel besteht darin, Richtlinien für das An- und Abmelden bei gemeinsam genutzten Technologien festzulegen, um sicherzustellen, dass sensible Daten privat bleiben.

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Die wichtigsten Aspekte, die bei der Umsetzung dieses Konzepts zur Verwaltung des Arbeitsbereichs zu berücksichtigen sind

Planung der Einführung von Reverse Hoteling in eurem Arbeitsbereich

Wenn ihr euch für die Einführung eines neuen Arbeitsmodells entscheidet, ist es wichtig, euren derzeitigen Arbeitsbereich zu analysieren, um festzustellen, was erfolgreich ist und was nicht. Außerdem ist die Entwicklung eines neuen Modells sehr individuell, da jedes Unternehmen andere Anforderungen hat. Für den Anfang solltet ihr euch die folgenden Fragen stellen: 

• Was sind die primären Ziele der Einführung von Reverse Hoteling in unserem Unternehmen? Sollen die Kosten gesenkt, die Flexibilität erhöht, die Zusammenarbeit gefördert oder die Raumnutzung verbessert werden?

• Welche Daten oder Messgrößen werden wir verfolgen, um den Erfolg des Reverse Hoteling zu bewerten? 
• Gibt es wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), mit denen wir ihre Wirksamkeit messen können?
• Gibt es Leitlinien oder Strategien, die wir einführen müssen, um diese Probleme proaktiv anzugehen?
• Wie sehen der Zeitplan und der Fahrplan für die Einführung von Reverse Hoteling aus? Gibt es bestimmte Phasen oder Pilotprogramme, die wir vor einer flächendeckenden Einführung in Betracht ziehen sollten?

Berücksichtigung der Erfahrungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden

Ein weiteres Schlüsselelement bei der Erstellung eines neuen Arbeitsplatzmanagementplans ist das Einholen von Feedback von euren Mitarbeitenden und das wirkliche Verständnis ihrer Bedürfnisse und Erwartungen. Jede Rolle und jede Person ist anders und benötigt bestimmte Arten von Räumen und Ressourcen, um bestmöglich zu funktionieren. Um sicherzustellen, dass ihr einen mitarbeiterorientierten Ansatz verfolgt, solltet ihr die folgenden Fragen beantworten: 

• Wie passt Reverse Hoteling zur Kultur und zum Arbeitsstil des Unternehmens? 
• Sind die Mitarbeitenden offen für eine flexible Sitzordnung oder bevorzugen sie zugewiesene Arbeitsplätze?
• Wie wird sich Reverse Hoteling auf die Produktivität und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden auswirken? 
• Welchen Einfluss hat Reverse Hoteling auf die Erfahrung und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden? 
• Wie können wir sicherstellen, dass sich die Mitarbeitenden in dieser neuen Situation wohl und unterstützt fühlen?
• Wie werden wir mit möglichen Konflikten oder Bedenken umgehen, die sich aus der gemeinsamen Nutzung von Arbeitsplätzen ergeben?
• Wie werden wir den Mitarbeitenden den Übergang zu Reverse Hoteling vermitteln und auf mögliche Widerstände oder Befürchtungen eingehen?

Prüfung von Fragen der Gebäudeplanung und -verwaltung

Bevor ihr beginnt, ist es wichtig, euch ein klares Bild von der derzeitigen Struktur der Einrichtungsplanung zu machen und festzustellen, ob sie funktioniert oder nicht. Wenn diese Punkte eindeutig verbesserungswürdig sind, solltet ihr euch auf sie konzentrieren, wenn ihr euch für die Einführung eines neuen Modells entscheidet. Um die Bereiche zu ermitteln, in denen Fortschritte erzielt werden können, solltet ihr die folgenden Punkte berücksichtigen: 

• Gibt es potenzielle Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt, z. B. das Finden von Kolleg:innen oder die Aufrechterhaltung des Teamzusammenhalts, wenn sie sich nicht ständig in der Nähe voneinander befinden?
• Wie wird sich das Reverse Hoteling auf die Nutzung und Effizienz von Büroflächen auswirken? Können wir Änderungen bei den Belegungsraten oder -mustern vorhersehen?
• Gibt es bestimmte Abteilungen oder Teams, die mehr von Reverse Hoteling profitieren als andere?
• Wie würde sich Reverse Hoteling auf die gesamte Büroaufteilung und -gestaltung auswirken?

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Ausarbeitung eines Finanzplans

Vergesst nicht, dass jede Änderung der Arbeitsplatzverwaltung Auswirkungen auf euer Budget hat. Aber in den meisten Fällen helfen euch flexible Strategien wie Reverse Hoteling tatsächlich, Kosten zu sparen. Die Ermittlung der finanziellen Auswirkungen dieser Entscheidung ist sehr wichtig. Prüft daher die folgenden Punkte, bevor ihr beginnt: 

• Wie hoch sind die potenziellen Kosteneinsparungen im Zusammenhang mit Reverse Hoteling? 
• Wird es zu geringeren Immobilienkosten oder anderen betrieblichen Einsparungen führen?
• Gibt es spezifische Änderungen oder Investitionen, die erforderlich sind, um diese Strategie wirksam einzusetzen?

Analyse der IT-Anforderungen

Da die Technologie bei der Umsetzung jedes neuen Arbeitsmodells eine entscheidende Rolle spielt, stehen die IT-Anforderungen im Vordergrund. Sie erfordern den Einsatz neuer Technologien und die Anpassung an neue Plattformen und Systeme. Eine genaue Kenntnis der Bedürfnisse des Unternehmens hilft bei der Bestimmung der notwendigen Tools und derjenigen, die als Schlüsselfunktionen für die Optimierung des Arbeitsplatzes dienen, so wie es beabsichtigt ist. Um auf dem richtigen Weg zu bleiben, solltet ihr mit diesen Fragen beginnen:  

• Gibt es im Zusammenhang mit Reverse-Hoteling rechtliche oder Compliance-Überlegungen, z. B. in Bezug auf den Datenschutz oder Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften?
• Welche Technologien und Systeme werden zur Unterstützung des Reverse Hoteling benötigt?
• Gibt es ein Reservierungssystem oder eine App, mit der die Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz im Voraus buchen können?

Bewährte Praktiken für Unternehmen, die sich für Reverse Hoteling für ihre Büroflächen entscheiden

Bietet eine Mischung aus geteilten und zugewiesenen Schreibtischen an.

Wie wir bereits besprochen haben, haben verschiedene Mitarbeitende unterschiedliche Bedürfnisse. Daher müssen Büros, die Reverse-Hoteling anwenden, sowohl gemeinsam genutzte als auch zugewiesene Schreibtische anbieten. Die gemeinsam genutzten Schreibtische können für Hot-Desking genutzt werden, so dass hybride Arbeitnehmende, die nur an einigen Tagen in der Woche zur Arbeit kommen, einen flexiblen Arbeitsplatz haben. Zugewiesene Schreibtische ergänzen dies und dienen denjenigen, die täglich einen bestimmten Arbeitsplatz oder eine bestimmte Ausstattung benötigen. Diese Arbeitsplätze können dann für Reverse-Hoteling genutzt werden, wenn der zugewiesene Mitarbeitende für einen bestimmten Zeitraum abwesend ist. 

Verwendung einer Software für die Verwaltung von Hybridarbeitsplätzen

Holt das Beste aus diesem Shared-Desk-System heraus, indem ihr eine Plattform implementiert, um die Sitzordnung zu optimieren. Mit einer Hot-Desking-App können hybride Mitarbeitenden planen, an welchen Tagen sie im Büro sind und an welchem Schreibtisch sie sitzen möchten. deskbird ermöglicht es beispielsweise auch, zugewiesene Bereiche zu erstellen, die bestimmte Schreibtische für bestimmte Teammitglieder reservieren. Ein Reservierungssystem für gemeinsam genutzte Schreibtische würde diese Arbeitsplätze dann automatisch in der Software für die Tage eintragen, an denen die betreffende Person nicht vor Ort ist.

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Sicherstellen, dass alle vertraulichen Daten geschützt und sicher sind

Da die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen und Technologien ein Risiko für die Cybersicherheit darstellt, ist es wichtig, alle Systeme zu schützen. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen. Zum Beispiel kann man den Passwortschutz in Verbindung mit einem Fingerabdruck verbessern. Legt für Mitarbeitende, die in einem hybriden System arbeiten, klare Richtlinien für die Nutzung ihres Firmen-Laptops fest. Außerdem solltet ihr euch um eine grundlegende Cybersicherheitsschulung für das Team bemühen, damit es weiß, worauf es achten muss.

Bittet die Mitarbeitenden, ihre Büroräume sauber und aufgeräumt zu halten

Da die Arbeitsplätze möglicherweise auch von anderen genutzt werden, müssen die Mitarbeitenden ihren Bereich so ordentlich wie möglich halten. Auch wenn es sich um einen zugewiesenen Schreibtisch handelt, muss der "Besitzende" daran denken, dass andere den Raum nutzen werden. Nichts schadet der Produktivität so sehr wie ein unordentlicher Arbeitsbereich! Legt fest, dass diejenigen, die einige Tage oder Wochen lang nicht ins Büro kommen, ihren Platz räumen, bevor sie ihn verlassen.

Überprüft regelmäßig eure Büroanalysen

Um festzustellen, ob eure Strategie für das Arbeitsplatzmanagement funktioniert und ob es Verbesserungsmöglichkeiten gibt, solltet ihr einen Blick auf eure Büroanalysen werfen. Dazu gehört die Bürobelegung, d. h. wie viele Personen täglich oder wöchentlich in Ihr Büro kommen. Darüber hinaus ist die Büronutzung eine wichtige Kennzahl, die zeigt, welche Bereiche am meisten genutzt werden. So könnt ihr feststellen, ob beispielsweise mehr zugewiesene Schreibtische oder Hot Desks benötigt werden. Diese Daten geben euch auch einen Überblick darüber, wie viel Energie verbraucht wird, was ein guter Ausgangspunkt für die Verbesserung der Nachhaltigkeit im Büro ist. 

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Reverse Hoteling ist ein großartiges Modell, um Arbeitsplätze in dynamische Räume zu verwandeln, die die Mitarbeiterzufriedenheit und insgesamt die Unternehmenseffizienz verbessern. Durch die Kombination der Vorteile von zugewiesenen Schreibtischen und Hot Desking können Unternehmen eine flexible Sitzordnung schaffen und sowohl die Raumnutzung als auch die Kosteneffizienz verbessern. 

Für die erfolgreiche Umsetzung dieses Konzepts sind die Planung, die Berücksichtigung der Bedürfnisse der Mitarbeitenden, die Prüfung von Fragen des Gebäudemanagements, die Ausarbeitung eines Finanzplans und die Analyse der IT-Anforderungen wichtige Schritte.

Eine Mischung aus zugewiesenen und buchbaren Schreibtischen ist die beste Option. Das ist genau das, was deskbird euch ermöglicht. Mit den Funktionen zur Buchung von Schreibtischen und zugewiesenen Schreibtischen ist die App für alle hybriden Unternehmen geeignet.

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