Eigene Arbeitsbereiche: ein moderner und mitarbeiterorientierter Ansatz

Machen wir einen Schritt zurück? 

Während Hot Desking auf dem Vormarsch ist, möchten wir eine neue Funktion namens "zugewiesene Schreibtische" einführen. Wir haben unsere Meinung über das Potenzial von Flexibilität am Arbeitsplatz und Desk-Sharing nicht geändert. Viele Mitarbeitende äußern jedoch den Wunsch nach festen Arbeitsplätzen. Da es unser Ziel ist, die beste flexible und auf den Menschen ausgerichtete Arbeitsumgebung zu schaffen, haben wir diesen Wunsch berücksichtigt. 

Eine hybride Arbeitsweise hat auch den Vorteil, dass das Büro verkleinert und die Kosten gesenkt werden können. Ein weiterer Vorteil eines flexiblen Büros ist, dass die Teammitglieder jedes Mal, wenn sie das Büro aufsuchen, ihren Lieblingsschreibtisch oder einen anderen Arbeitsplatz wählen können, was die meisten Arbeitnehmenden zu schätzen wissen. Manche ziehen es jedoch vor, am gleichen Arbeitsplatz zu bleiben. 

Die Zukunft der Arbeit basiert auf Anpassungsfähigkeit und Mitarbeiterorientierung. Aber wie bestimmt ihr, wie viel Bürofläche ihr braucht? Welche Arten von Arbeitsräumen sind die besten für eure Mitarbeitenden? In diesem Artikel geht es darum, wie wichtig es ist, bestimmte Elemente des hybriden Arbeitsplatzes beizubehalten, und wie man mit allen Arten von flexiblen Büroräumen umgeht.

Was ist ein spezieller Arbeitsbereich?

Ein eigener Arbeitsbereich zu Hause

Es gibt zwei Arten von speziellen Arbeitsplätzen: solche, die man zu Hause hat, wenn man remote arbeitet, und solche, die Unternehmen ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, wenn diese vor Ort sind.

Zu Hause sollten die Arbeitnehmenden einen Bereich ihrer Wohnung für ihre arbeitsbezogenen Aufgaben reservieren. Sie können diese Ecke so weit wie möglich an ihre Bedürfnisse anpassen. Zu den wichtigen Aspekten gehören die richtige Beleuchtung, Möbel, Geräte und eine ruhige Umgebung. Es ist sehr empfehlenswert, zu Hause einen bequemen und maßgeschneiderten "Nur-Arbeitsbereich" einzurichten, um die Konzentration und Produktivität zu steigern. Außerdem hilft es, Privat- und Berufsleben zu trennen und eine gesunde Work-Life-Balance zu wahren. 

Ein zugewiesener Schreibtisch im Büro

Ein zugewiesener Schreibtisch im Büro ist die traditionelle Arbeitsplatzeinrichtung, wie sie jeder kennt.

Wenn ihr diesen Artikel lest, ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass ihr euch der Bedeutung der Modernisierung des Arbeitsplatzes und der Umstellung auf ein flexibleres Büro bewusst seid. Das wichtigste Element, um die Zukunft der Arbeit zu bewältigen und euer Unternehmen anzukurbeln, ist jedoch ein mitarbeiterorientierter Ansatz. 

Was hat das mit der Planung von Büroräumen zu tun? Nun, alles! Es ist wichtig zu wissen und zu berücksichtigen, was eure Mitarbeitenden wollen. Wenn also einige eurer Mitarbeitenden den Wunsch äußern, einen zugewiesenen Schreibtisch zu behalten, solltet ihr dies zulassen und in eurer Büroplanungsstrategie berücksichtigen.

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Warum solltet ihr im Büro Platz für einige zugewiesene Schreibtische vorbehalten?

Garantie, dass die Mitarbeitenden den benötigten Arbeitsplatz haben

Nicht jeder möchte jedes Mal, wenn er ins Büro kommt, an einem anderen Schreibtisch sitzen. Manche mögen einfach einen Arbeitsplatz und wollen ihn nicht ständig wechseln. Andere benötigen vielleicht eine bestimmte Ausstattung, und ein bestimmter Arbeitsplatz entspricht genau ihren Bedürfnissen.

Das Wichtigste ist, dass alle Mitarbeitede  Zugang zu einem Arbeitsplatz haben, der ihren Bedürfnissen entspricht. Das steigert nicht nur ihre Produktivität, sondern auch ihre Zufriedenheit und ihr Wohlbefinden. 

Ein eigener Arbeitsbereich für volle Konzentration 

Nehmen wir an, euer Kollege Andrew kommt zweimal in der Woche ins Büro, am Dienstag und am Donnerstag. Bei der Planung seines Zeitplans widmet er einen Tag gemeinsamen Projekten und den anderen Tag hochspezialisierten Aufgaben, die er zu Hause nicht erledigen kann.

In jedem Büro gibt es Bereiche, die der Konzentration mehr förderlich sind als andere. Andrew weiß das und versucht ständig, denselben Schreibtisch zu reservieren. Leider ist dieser Arbeitsplatz nicht immer verfügbar. Das zwingt ihn, einen anderen Platz zu reservieren und zu riskieren, dass er sich nicht konzentrieren kann und frustriert ist.

Wenn ihr in eurem Büro einige zugewiesene Schreibtische einrichtet und Andrew jeden Donnerstag einen davon zuweist, könnt ihr diesen Terminkonflikt lösen und ihm die besten Chancen geben, sich voll und ganz auf seine Arbeit zu konzentrieren! 

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💡 Lest unseren Artikel über Zeitblockplanung, um zeitsparender und produktiver zu werden!

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Ein Raummanagementkonzept zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Die starke Nachfrage nach flexiblen Arbeitsregelungen zwingt die Unternehmen dazu, ihre Arbeitsrichtlinien anzupassen und die Nutzung und Gestaltung des Arbeitsplatzes zu überdenken. Der Büroraum sollte dem Bedarf einer hybriden Belegschaft gerecht werden und dennoch rentabel sein.

Zwei wesentliche Vorteile des Wechsels zu einem hybriden Arbeitsmodell sind die Verkleinerung des Büroraums und die Senkung der Rechnungen. Vergesst jedoch nicht, die Erwartungen eurer Mitarbeitenden zu berücksichtigen, wenn ihr eine Verkleinerung eures Arbeitsplatzes plant. Sind sie alle mit einem Hot-Desking-System einverstanden? Kommen einige häufiger als andere und sind bereit, jedes Mal, wenn sie vor Ort sind, vom selben Schreibtisch aus zu arbeiten? 

Wenn ihr einige feste Schreibtische beibehaltet, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass alle zufrieden sind. Die Mitarbeitenden können den Schreibtisch haben, den sie wollen, und in ihrem eigenen Tempo zu einem hybriden Arbeitsmodell wechseln.

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Wie verwaltet ihr zugewiesene Arbeitsbereiche in einer hybriden Arbeitsumgebung?

Die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden kennen

Der erste Schritt zur Schaffung eines Arbeitsumfelds, das den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden entspricht, besteht darin, sie in den Prozess einzubeziehen. Wenn ihr einen Ort schaffen wollt, an dem sie sich wohlfühlen, ist es am besten, sie zu fragen, was sie von einem physischen Arbeitsplatz erwarten.

Wenn die Mitarbeitenden selbst entscheiden können, wann sie ins Büro kommen, solltet ihr Umfragen durchführen, um herauszufinden, wie oft sie wöchentlich vor Ort sein wollen. Versucht auch herauszufinden, welche Art von Arbeitsplatz sie normalerweise zu buchen beabsichtigen. Handelt es sich um einen isolierten Einzelarbeitsplatz, einen Platz an einem gemeinsamen Tisch, einen Besprechungsraum usw.? Macht es ihnen etwas aus, von verschiedenen Stellen im Büro aus zu arbeiten, oder ziehen sie es vor, am selben Arbeitsplatz zu bleiben? 

Findet das richtige Gleichgewicht zwischen der Menge an zugewiesenen Arbeitsplätzen und Hot Desks

Einer der größten Vorteile des hybriden Arbeitens für Unternehmen ist sein Kostensenkungspotenzial. Macht diesen Vorteil nicht zunichte, indem ihr mehr zuweisbare Schreibtische als nötig plant. Deshalb ist es wichtig, zunächst die Erwartungen eurer Mitarbeitenden zu analysieren. So könnt ihr das richtige Gleichgewicht zwischen ihren Bedürfnissen und euren Anforderungen finden.

Manche Stellen erfordern mehr Arbeit vor Ort als andere. Auch dies kann ein nützlicher Indikator sein. Eine Person, die die meisten Tage im Büro sein muss, zieht es vielleicht vor, jeden Tag am selben Schreibtisch zu arbeiten. Ein Teammitglied hingegen, das alle paar Wochen kommt, wird es eher verstehen und sich nicht daran stören, dass es jedes Mal an einem anderen Platz sitzen muss.

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Seid fair und gleichberechtigt gegenüber allen Teammitgliedern

Die Zuweisung von Arbeitsplätzen muss auf faire und gleiche Weise erfolgen. Alle Mitarbeitende sollten Anspruch auf einen Arbeitsplatz haben, der ihnen hilft, ihre Arbeit unter den besten Bedingungen zu erledigen. Um dies zu erreichen, sollten die Führungskräfte keine Bevorzugung oder Diskriminierung ausüben. Wenn mehrere Personen jedes Mal, wenn sie vor Ort sind, denselben Schreibtisch verlangen, müsst ihr herausfinden, was am besten funktionieren könnte, damit alle zufrieden sind, ohne voreingenommene Entscheidungen zu treffen.

So kann man zum Beispiel einen Monat lang seinen Lieblingsschreibtisch wählen und den Rest der Zeit andere Arbeitsplätze buchen. Mit deskbird könnt ihr eurem Teammitglied dank der Funktion "zugewiesener Platz" diesen speziellen Schreibtisch für einen Monat zuweisen. 

Verwendung von Technologien zur Verwaltung von Hybridarbeitsplätzen 

Und schließlich könnt ihr durch den Einsatz von Technologien für hybride Arbeitsplätze entscheidende Unterstützung erhalten und euer Management des hybriden Arbeitsplatzes, einschließlich der Zuweisung von Schreibtischen, verbessern. Mit Tools wie deskbird, unserer Software für die Schreibtischbuchung, könnt ihr euer flexibles Büro optimieren, die Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen koordinieren und Plätze zuweisen (Schreibtisch, Räume, Parkplätze usw.). 

CRE-Fachleute, Personalverantwortliche und Teamleiter können dies mit einem einzigen Tool und ein paar Klicks tun! Dieser digitale Verbündete, auf den ihr jederzeit und überall zugreifen könnt, sammelt auch Büroanalysen, um wichtige Daten zu liefern und euch zu helfen, die richtigen Entscheidungen in Bezug auf euer Büroraummanagement zu treffen. 

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Das Ziel der Einführung flexiblerer Arbeitspraktiken ist nicht die Verkleinerung des Unternehmens, sondern die Förderung eines mitarbeiterorientierten und produktiven Arbeitsumfelds. Die Möglichkeit, von überall aus und manchmal auch zu jeder Zeit zu arbeiten, ist ein Teil der Definition von Flexibilität am Arbeitsplatz. Sie bedeutet auch, dass man sich an die Erwartungen der Mitarbeitenden anpassen muss. 

In diesem Artikel werden zwar die Vorteile von zugewiesenen Arbeitsplätzen im Büro erläutert, aber das bedeutet nicht, dass euer Team diese auch braucht. Dies hängt von der jeweiligen Organisation ab, und es ist entscheidend, ob zugewiesene Arbeitsplätze für eure Mitarbeitenden notwendig sind. Um auf Nummer sicher zu gehen, empfehlen wir jedoch, diesen Aspekt bei der Planung eurer Strategie für das Management von Hybridarbeitsplätzen zu berücksichtigen, da sich die Anforderungen eurer Mitarbeitenden im Laufe der Zeit ändern können.

Seid ihr auf der Suche nach einem benutzerfreundlichen, modernen Tool, um euren Arbeitsplatz reibungslos zu verwalten? Fordert eine kostenlose Demo der App deskbird an und entdeckt alle Funktionen, mit denen ihr eure Büroräume optimieren und die Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden steigern könnt!