Time Blocking: Erhöht eure Produktivität

Schafft ihr es in der Regel, alles auf eurer To-Do-Liste zu erledigen? Macht ihr häufig Überstunden vor dem Wochenende, weil ihr nicht alle eure Wochenaufgaben erledigt habt? Habt ihr das Gefühl, ihr könntet produktiver sein, wissen aber nicht, wie? 

Hier ist eine effiziente und bewährte Technik, um eure Zeit zu optimieren und eure Produktivität zu steigern: die Time Blocking-Methode. Mitarbeitende und Manager:innen wünschen sich oft gleichermaßen längere Tage, um mehr zu erreichen. Deshalb haben wir beschlossen, euch einen klaren Einblick ins Time Blocking zu geben. 

Time Blocking ist sowohl im Privat- als auch im Berufsleben anwendbar, ganz gleich, ob ihr mehr am Tag erledigen oder mehr Zeit für eine bessere Work-Life-Balancegewinnen möchtet! 

Klingt interessant? Nehmt euch ein paar Minuten Zeit und erfahrt mehr über diesen revolutionären Ansatz des Zeitmanagements. 

Was ist ein Time Blocking Wochenplan

Time Blocking in der Theorie: Definition

Time Blocking ist eine Methode des Zeitmanagements und ein komplexes Organisationssystem. Mit diesem Tool plant ihr alltägliche Aktivitäten in Blöcken, einschließlich Pausen, um euch die Beine zu vertreten, auf die Toilette zu gehen und euch einen Snack zu holen! 

Diese von Benjamin Franklin berühmt gewordene Technik ermöglicht es euch, eure Effizienz und Produktivität zu steigern. Dadurch erledigt ihr mehr Dinge in der gleichen oder einer kürzeren Zeit, wodurch ihr mehr Zeit für andere Aktivitäten habt. Ihr könnt diese Zeit nutzen, um mehr Sachen zu erledigen oder euch Zeit für die Freizeit zu nehmen und so eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen. 

Time Blocking in der Praxis: Beispiel

Wie sieht es nun in der Praxis aus?

Beim Time Blocking widmet ihr eine bestimmte Zeitspanne einer definierten Tätigkeit, anstatt von einer Aufgabe zur nächsten zu gehen und zwischendurch "schnell" ein paar E-Mails zu checken.

Ein geblockter Wochenplan für einen Tag kann zum Beispiel folgendermaßen aussehen:

• 7:00 bis 7:30 Uhr: Langsam aufwachen mit Meditation, Atmung, Stretching oder Lesen.
• 7:30 bis 8:00 Uhr: Frühstück.
• 8:00 bis 8:30 Uhr: Lesen und beantworten von E-Mails. 
• 8:30 bis 12:30 Uhr: Fokusphase: Nutzt diese Arbeitszeit gezielt für Aufgaben, wo ihr euch konzentrieren müsst, z.B. beim Erstellen eines Berichts. 
• Blockt 1 Stunde für eure Mittagspause. 
• 13:30 bis 15:30 Uhr: Diese Zeit ist für Meetings vorgesehen. 
• 15:30 bis 16:30 Uhr: Blockiert diese Stunde für unvorhergesehene Ereignisse oder leichtere Aufgaben.
• 16:30 bis 17:00 Uhr: Seht euch die heutigen E-Mails an.
• 17:00 bis 18:00 Uhr: Diese Zeit ist für euch selbst gedacht (persönliche Termine, Hobbys, Sport usw.).

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Die wichtigsten Vorteile von Time Blocking

Konzentration und intensive Arbeitsphasen

Ein geblockter Wochenplan hilft euch, euch zu konzentrieren und euch nicht ablenken zu lassen. Ihr plant zum Beispiel, eure E-Mails zu Beginn und am Ende des Tages abzurufen. In der übrigen Zeit bleibt euer Postfach geschlossen, und ihr konzentriert euch auf wichtigere Aufgaben. 

Alles ist in euch Wochenplan vorgesehen, der perfekt abgestimmt ist. Außerdem könnt ihr auf diese Weise Single-Tasking betreiben. Indem ihr euch auf eine Tätigkeit konzentriert, verhindert ihr, dass eure Gedanken von einer Aufgabe zur nächsten schweifen. Dadurch seid ihr konzentrierter, effizienter und produktiver.

Effizienz und Produktivität

To-Do Listen eignen sich hervorragend für die Planung eurer täglichen Ziele, und ihr solltet sie auch weiterhin verwenden. Überlegt ihr euch jedoch nicht, wie ihr diese Aufgaben erledigt, werden viele davon am Ende des Tages wahrscheinlich immer noch nicht fertig sein.

Beim Time Blocking wisst ihr, dass ihr zum Beispiel eine Stunde Zeit habt, um diese Aufgabe zu erledigen, bevor ihr euch um die nächste kümmert. Das verhindert, dass ihr euch ablenken lasst oder die Aufgabe aufschiebt. 

Darüber hinaus ist es auch wichtig eure Spitzenproduktivität zu berücksichtigen. Ihr gewinnt an Effizienz und Produktivität, wenn ihr den Zeiten des Tages, in denen ihr die meiste Energie und Konzentration habt, den wichtigsten Aufgaben zuordnet.

Zeitoptimierung

Wie viele von uns denken sich am Ende des Tages: "Wo ist der Tag geblieben?"

Wir alle kennen dieses Gefühl, ob zu Hause oder bei der Arbeit. Aber mit der Time Blocking-Methode könnt ihr diesem Gefühl entgegenwirken und eure Zeit von morgens bis abends besser optimieren.

Warum solltet ihr z.B. um 14:00 Uhr eine tiefgreifende Arbeit planen, wenn ihr euch nach dem Mittagessen nur schwer konzentrieren könnt? Plant dieses Zeitfenster für oberflächliche Arbeiten, wie Papierkram oder Termine.

Abgrenzung

Ein weiterer, nicht ganz so offensichtlicher, aber entscheidender Vorteil des Time Blockings ist, dass sie euch hilft, Arbeit und Privatleben zu trennen. Dies ist nicht nur für Menschen von Vorteil, denen es schwerfällt, ihr Berufs- und Privatleben voneinander abzugrenzen, sondern auch für Mitarbeitende, die von unterwegs arbeiten. 

Ein geblockter Wochenplan enthält Zeitfenster für Sport, Abendessen mit Freund:innen, Familienaktivitäten, und so weiter. Wenn ihr euren Tag in Zeitblöcken organisiert, könnt ihr diese beiden Aspekte visuell voneinander trennen und so automatisch eine bessere Work-Life-Balance und ein besseres Wohlbefinden erreichen.

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Grundregeln für ein effektives Time Blocking

Priorisiert komplizierte Aufgaben während eurer Spitzenproduktivität

Seid ihr ein Morgenmensch oder ein Nachtschwärmer?

Die Spitzenproduktivität ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Die Berücksichtigung dieses Aspekts bei der Planung eures Tages macht einen großen Unterschied in eurer Effizienz und Produktivität.

Konzentriert ihr euch normalerweise am Morgen besser? Dann nutzt den Nachmittag, um auf Social Media zu sein oder die neuesten Trends in eurer Branche zu lesen. Hebt euch eure produktivsten Momente auf, um wichtige und schwierigere Aufgaben zu erledigen.

Kategorisiert Aufgaben 

Um euren geblockten Wochenplan noch effizienter zu gestalten, empfiehlt es sich, ähnliche Aufgaben zu bündeln. Wenn ihr z.B. häufig mehrere Besprechungen am Tag habt, versucht, sie alle am Morgen oder am Nachmittag zu erledigen und dabei eure Spitzenproduktivität im Auge zu behalten.

Wenn es euch schwer fällt, eure Aufgaben zu kategorisieren, teilt sie in zwei Arten ein: intensive Arbeit und leichte Arbeit. Plant tiefgreifende Aufgaben für die Zeit, in der ihr am produktivsten seid und andere Aufgaben für die Zeit, in der ihr weniger konzentriert und produktiv seid.

Seid realistisch

Ein häufiger Fehler ist es, eine Stunde für eine Aufgabe zu planen, für die drei Stunden erforderlich sind. Das führt nicht nur zu Frustration, sondern verzögert auch alle folgenden Aufgaben und verursacht Stress. Wenn ihr keine klare Vorstellung davon habt, wie viel Zeit ihr für bestimmte Aufgaben benötigt, empfehlen wir euch, zusätzliche Zeit einzuplanen. 

Wenn ihr für das Abrufen von E-Mails 15 Minuten benötigt, plant 30 Minuten ein. Eine Nachricht kann mehr Zeit in Anspruch nehmen als erwartet, z.B. weil ihr erst einige Informationen sammeln müsst, bevor ihr sie beantwortet.

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Haltet einige Blöcke für unerwartete Ereignisse frei

Es gibt wohl kaum jemanden, der nicht schon einmal erlebt hat, dass ein unvorhergesehenes Ereignis bei der Arbeit plötzlich Stress und Unruhe verursacht hat. Stellt euch vor, was passiert, wenn ihr euren Wochenplan mit einer Vielzahl an Aufgaben vollstopft, ohne Platz für Notfälle zu haben. Es kommt zu einem Dominoeffekt, der dazu führt, dass ihr Überstunden macht und gestresst seid. 

Um dies zu vermeiden, solltet ihr immer einige Zeitfenster für dringende Besprechungen, die Lösung unerwarteter Probleme usw. einplanen. 

Keine Pausen zu machen, ist auch keine Lösung. Es erhöht Stress und verringert eure Fähigkeit, euch zu konzentrieren. Wenn ihr also dazu neigt, stundenlang am Stück zu arbeiten, ohne Pausen zu machen, solltet ihr euch jede Stunde ein paar Minuten Zeit nehmen, um aufzustehen, euch zu strecken, ein Glas Wasser zu trinken usw. Ihr könnt auch die Pomodoro-Technik anwenden, eine weitere Methode des Zeitmanagements.

Plant Zeit für persönliche Aktivitäten ein (aber übertreibt es nicht)

Es ist essentiell, dass ihr in eurem Wochenplan auch Zeit für euch selbst und eure persönlichen Aktivitäten einplant. Erstens sind diese Momente genauso wichtig wie euer Arbeitsleben. Zweitens: Auch wenn ihr eure Arbeit liebt, sind persönliche Aktivitäten das, was euch den ganzen Tag über motiviert.

Aber eure Freizeit muss nicht unbedingt produktiv sein, oder? Das Hinzufügen dieser persönlichen Tagesziele sollte nicht dazu führen, dass ihr sie als "zu erledigende Dinge" seht. Wir empfehlen, diese Blöcke zu erstellen, aber nicht zu genau festzulegen, was ihr tun werdet. Auf diese Weise plant ihr zwar Zeit für euch selbst ein, lasst aber Raum für Spontaneität. 

Bleibt flexibel

Obwohl es sich hierbei um eine sehr organisierte und detaillierte Zeitmanagement-Methode handelt, ist es wichtig, dass ihr eine gewisse Flexibilität in eurem geblockten Wochenplan beibehält. 

Ziel ist es, euch zu helfen, organisierter und produktiver zu sein, aber es sollte nicht der Auslöser von Stress werden. Deshalb empfehlen wir, einige Zeitfenster für unerwartete Ereignisse einzuplanen, damit es nicht zu Stress und Unruhe kommt, wenn ihr euren Wochenplan umstellen müsst. 

Also, weg mit starren Mustern und hin zur Flexibilität! Flexible Arbeit ist ohnehin die Zukunft der Arbeit. 🙌

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Time Blocking-Tools

Physische Time Blocking-Lösungen

Wie könnt ihr also Zeit blocken? Je nachdem was ihr präferiert, habt ihr zwei Optionen. Die erste besteht darin, physische Time Blocking-Tools wie ein Bullet Journal oder eine ausgedruckte Tabelle zu verwenden. 

Allerdings kann euer manueller Terminplan schnell mit zu vielen Notizen überfüllt werden, was dazu führt, dass er nicht mehr so übersichtlich und organisiert ist wie ursprünglich geplant. Auf deskbird fördern wir nachhaltige Ideen, darunter auch die Umstellung auf ein papierloses Büro. Wenn euch das also wichtig ist, ist die zweite Option besser.

Digitale Time Blocking-Tools 

Wir empfehlen die Verwendung digitaler Time Blocking-Tools als bequeme und leicht zugängliche Option zur Umsetzung dieser Methode. Sie können jederzeit und überall eingesetzt werden. 

Ihr könnt einen Online-Kalender wie Google-, Outlook-, Microsoft- oder Apple-Kalender oder andere virtuelle Ressourcen wie Asana, Notion oder ToDoist verwenden, die eine Zeitplanoption bieten. 

Und schließlich gibt es auch spezielle Time Blocking-Apps, die euch helfen, euren Tag effizient zu planen. Zu den bekanntesten gehören TimeCamp, Fantastical und Focus Booster. 

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Wenn ihr die Time Blocking-Methode noch nicht ausprobiert habt, empfehlen wir euch, es zu versuchen. Ihr könnt euren geblockten Wochenplan zunächst in einem digitalen Kalender erstellen. Wenn ihr, wie viele andere, von dieser Zeitmanagementtechnik begeistert seid, könnt ihr später Time Blocking-Apps ausprobieren. Vergesset aber nicht die oben genannten Grundregeln, damit ihr alle Chancen nutzt und eure Produktivität steigert.

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