Flexible Büroräume: ein wichtiger Schritt zu mehr Erfolg

Flexible Arbeitsregelungen haben nicht nur unsere Arbeitsweise beeinflusst. Sie haben auch die Rolle des physischen Arbeitsplatzes grundlegend verändert. Traditionelle Arbeitsräume werden zu flexiblen Büroflächen. Wie sieht ein flexibler Arbeitsplatz in der Realität aus und warum ist es wichtig, dein Büro so einzurichten? 

Die Menschen kommen nicht mehr vor Ort, um an einzelnen Aufgaben zu arbeiten. Sie buchen einen Schreibtisch, um sich mit ihren Kollegen zu treffen, an Gruppenprojekten mitzuarbeiten, Kontakte zu knüpfen und sich mit ihren Teamkollegen zu verbinden. Neben der Verringerung der Sitzplatzbelegung hat die Telearbeit auch zu einer Veränderung des Zwecks des Büros geführt. So wie sich die Art und Weise, wie wir unsere Arbeit verrichten, verändert, so verändert sich auch unsere Beziehung zu dem Ort, an dem wir unsere Laptops öffnen. 

Darüber hinaus haben viele Unternehmen in den letzten Jahren erkannt, welchen Einfluss die Bürogestaltung auf die Leistung hat. Daher gilt die Schaffung eines lebendigen Arbeitsumfelds heute als zentraler Aspekt, um die Erfahrung, Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

Hier ist ein kompletter Leitfaden für die Einrichtung eines modernen Büros, das vielseitig und menschenorientiert ist. Von den besten Praktiken bis hin zu den wertvollsten Technologien geben wir dir die wichtigsten Empfehlungen an die Hand, damit du diesen neuen Arbeitsbereich effizient und erfolgreich gestalten kannst.

Was ist ein flexibler Büroraum?

Die Idee hinter einem flexiblen Büro

Das Hauptziel flexibler Büroräume ist es, einen Arbeitsplatz zu schaffen, der mehr ist als nur ein Ort, an dem sich die Mitarbeiter treffen und ihre Arbeit erledigen können. Es geht auch darum, eine professionelle Umgebung zu schaffen, die ihren Bedürfnissen entspricht, ein positives Arbeitsklima fördert und die Produktivität steigert. Aufgrund ihrer unterschiedlichen Aufgaben und Zuständigkeiten hat jeder deiner Mitarbeiter möglicherweise andere Anforderungen.

Außerdem hat die Ausweitung der Telearbeit die Vorteile einer Umgebung deutlich gemacht, die den Bedürfnissen der Arbeitnehmer entspricht. Deshalb ist es wichtig, das Büro zu überdenken, um deinen Mitarbeitern so gute Arbeitsbedingungen zu bieten, wie sie es von zu Hause oder einem dritten Arbeitsplatz aus tun.

Die Gestaltung und Struktur eines agilen Arbeitsbereichs

Um den Erwartungen der Beschäftigten gerecht zu werden, wird die Arbeit flexibler, und das gilt auch für unsere physischen Arbeitsumgebungen. Für manche Menschen bedeutet der Büroalltag gemeinschaftliches Arbeiten. Für andere wiederum ist der Zugang zu ruhigen Bereichen, in denen sie sich allein konzentrieren können, unerlässlich. Die Teammitglieder benötigen je nach Aufgabe, Persönlichkeit und Tagesstimmung unterschiedliche Arbeitsbereiche (ja, wir haben alle mal einen Tag, an dem uns nicht nach Interaktion zumute ist). Die Gestaltung flexibler Büroräume beruht auf dieser Idee. Vergiss Kabinen und einen endlosen Raum voller Einzelschreibtische. Das funktioniert weder für alle, noch bringt es die Arbeitnehmer zum Blühen. Ein flexibler Arbeitsplatz bietet eine vielseitige Einrichtung mit Zonen für die Zusammenarbeit, ruhigen Bereichen, Plätzen für geselliges Beisammensein und Entspannung sowie Hot-Desking-Bereichen.

Die Vorteile eines flexiblen Arbeitsbereichs

Da ein flexibles Büro die Erwartungen deiner Mitarbeiter/innen erfüllt, erhöht es auch ihre Zufriedenheit und Produktivität. Wenn ein Team ein neues Projekt beginnt, versammelt es sich in einem gemeinsamen Bereich für ein Brainstorming. Danach teilen sie sich auf und nutzen die Ruhezonen, um individuell an ihren Aufgaben zu arbeiten. Später buchen sie einen Besprechungsraum, um ihre Ergebnisse auszutauschen und die nächsten Schritte zu besprechen. So passt sich eine agile Arbeitsumgebung an die Bedürfnisse der Beschäftigten an und steigert die Produktivität.

Außerdem hilft diese Art der Büroeinrichtung den Unternehmen, ihre Kosten zu senken. Ein Unternehmen kann flexible Büroräume mieten oder seinen Arbeitsplatz umgestalten, um ihn vielseitiger zu machen. Für welche Option du dich auch entscheidest, mit diesem Konzept können Unternehmen die Größe ihres Arbeitsplatzes an die Anzahl der Mitarbeiter vor Ort anpassen und ihre Immobilien- und Energiekosten senken.

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Wie schafft man einen flexiblen Arbeitsplatz, an dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen?

Sprich mit deiner flexiblen Belegschaft, um ihre Bedürfnisse zu verstehen

Obwohl hybride Teams weniger Zeit vor Ort verbringen als bürogebundene Arbeitnehmer/innen, bleibt die Anwesenheit am Arbeitsplatz ein zentraler Pfeiler für die Mitarbeitererfahrung und alles, was daraus resultiert, einschließlich der Produktivität. Du musst ihre Meinung einholen, um ihre Erfahrung im Büro zu verbessern. . Ein Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit, der sich auf dieses Thema bezieht, ist eine wirksame Methode dafür. Wenn du alle Rückmeldungen gesammelt hast, kannst du ein maßgeschneidertes Büro einrichten, das den Bedürfnissen deiner Mitarbeiter/innen entspricht. Indem du ihnen die gewünschten Arbeitsplatztypen zur Verfügung stellst, zeigst du ihnen, dass ihr Wohlbefinden wichtig ist und stellst sicher, dass sie ihre Arbeit unter den besten Bedingungen erledigen können.

Biete deinen Mitarbeitern verschiedene Arbeitsbereiche an

Die Schaffung eines flexiblen Büroraums beinhaltet die Entwicklung einer Vielzahl von Arbeitsumgebungen im Büro, die den verschiedenen Aufgaben und Vorlieben gerecht werden. Das bedeutet, dass der Arbeitsbereich ausgestattet werden muss mit:

• gemeinsame Schreibtische für gemeinschaftliche Projekte;
• ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten;
• Sitzungsräume für Gruppendiskussionen;
• legere Lounges für informelle Gespräche oder zum Entspannen.

Auf diese Weise können die Beschäftigten selbständig eine Umgebung wählen, die ihrer aktuellen Tätigkeit oder Stimmung entspricht, was zu einer höheren Produktivität und Arbeitszufriedenheit führt. Flexible Büroräume tragen der Tatsache Rechnung, dass Arbeit dynamisch und vielseitig ist. Die räumliche Umgebung fördert diese Vielfalt, anstatt sie einzuschränken. Das Angebot einer Reihe von Arbeitsplatzoptionen fördert eine Kultur der Flexibilität und unterstützt eine agilere und reaktionsfreudigere Belegschaft.

Sicherstellen, dass alle hybriden Mitarbeitenden Zugang zu dem von ihnen benötigten Arbeitsbereich haben

Die Verbesserung des Büros durch das Angebot verschiedener Arbeitsbereiche hilft deinen Mitarbeitern, bessere Leistungen zu erbringen. Aber wie stellst du sicher, dass sie immer Zugang zu ihrem gewünschten Arbeitsplatz haben? Was machst du, wenn die meisten deiner hybriden Teammitglieder beschließen, am Montag vor Ort zu sein, und es keinen Schreibtisch für alle von ihnen gibt? Situationen wie Terminkonflikte können das Gegenteil von dem bewirken, was ein flexibles Büro eigentlich auslösen soll. Die Beschäftigten sind frustriert und arbeiten schließlich in einer Umgebung, die für die Erledigung ihrer Aufgaben nicht optimal geeignet ist. Wir erklären dir kurz, wie Technologie dir helfen kann, diese Probleme zu lösen.

Wähle ein Design, das die Erfahrung und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert

In der Einleitung haben wir bereits erwähnt , wie sich die Gestaltung des Büros auf die Produktivität und die Erfahrung der Mitarbeiter auswirkt . Warum solltest du nicht auch das Aussehen deines Arbeitsplatzes ändern, um einen agileren Arbeitsplatz zu schaffen? Ein gut durchdachtes Bürodesign kann Stress deutlich reduzieren und die allgemeine psychische Gesundheit verbessern. 

So können die Teammitglieder zum Beispiel eine tätigkeitsbasierte Arbeitsumgebung wählen, die für die verschiedenen Aufgaben geeignet ist - von kollaborativen Bereichen bis hin zu Ruhezonen, was die Effizienz und Anpassungsfähigkeit erhöht. Außerdem steigert ein biophiles Bürodesign das Wohlbefinden, die Konzentration und die Leistung der Mitarbeiter. Dieser moderne Ansatz der Arbeitsplatzgestaltung optimiert nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter/innen, sondern zieht auch Top-Talente an und bindet sie an das Unternehmen, indem es sein Engagement für ihre Gesundheit und ihr Glück demonstriert.

Schaffe einen flexiblen Büroraum, der deine Kultur widerspiegelt und umgekehrt

Bei der Gestaltung deines neuen Layouts ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, das deine Arbeitsplatzkultur und die Werte, die du vertrittst, widerspiegelt. Wenn du dein Büro umgestaltest, um es flexibler und mitarbeiterorientierter zu machen, entspricht das der Idee, eine Kultur zu fördern, in der der Mensch im Mittelpunkt steht. Denke daran, dass dein Büro die Werte und die Vision, die du vermitteln willst, auch physisch verkörpert. 

Damit dein Team dieses neue Layout annimmt, musst du die Bürokultur in dieser Hinsicht ändern. Nach und nach sollten die Mitarbeiter einen bestimmten Raum nicht mehr als Einwegarbeitsplatz betrachten. Zum Beispiel könnte dein Besprechungsraum, der bisher nur für diesen Zweck genutzt wurde, jetzt als Aktivitätsraum genutzt werden. Die Beschäftigten können diesen Raum einfach über ihre Raumbuchungs-App für die Zeit reservieren, in der sie ihn brauchen.

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Welche Technologie solltest du für ein flexibles Büroflächenmanagement nutzen?

Ein Büroanalysesystem, um den Büroraum zu optimieren und Kosten zu sparen

Mit der Erlaubnis deiner Mitarbeiter liefert dir die Technologie Daten über alles, was du willst. Diese Ressource hilft dir, deine Büronutzung zu analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden und Kosten zu optimieren. Dank der Arbeitsplatzanalyse siehst du zum Beispiel, welche Bereiche deines Büros am meisten genutzt und gebucht werden (wenn du eine Schreibtischbuchungssoftware wie deskbird verwendest). Du erkennst auch, ob die Arbeitsumgebung den Bedürfnissen deiner Mitarbeiter/innen entspricht oder nicht. Wenn fast niemand vor Ort ist und wenn doch, dann nur in den Besprechungsräumen, könnte eine Umgestaltung des Büros notwendig sein.

Eine Lösung zur Wochenplanung, um organisiert und effizient zu bleiben

Mit einer gemischten Belegschaft und flexiblen Büroräumen ist es ein Muss, den Überblick darüber zu behalten, wer wo und wann arbeitet. Wenn du das nicht tust, kann es zu Terminkonflikten und anderen Problemen kommen, die du lösen musst. Das ist nicht gerade förderlich für die Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen und ihre Erfahrungen. Die beste Lösung ist die Einführung einer Online-Wochenplanungshilfe. Damit kannst du schnell überprüfen, welcher deiner Kollegen an welchem Tag im Büro ist. Wenn sich dein Team einig ist, kannst du die Kalender für alle sichtbar machen, damit auch sie davon profitieren können. Nehmen wir an, Karen muss nächsten Dienstag mit Chris an einer Präsentation arbeiten und er ist an diesem Tag im Büro. Wenn sie seine Wochenplanung sieht, kommt sie vielleicht noch am selben Tag zu ihm, damit sie die Präsentation persönlich besprechen können.

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Schreibtischbuchungssoftware für die erfolgreiche Verwaltung flexibler Büros

Fragst du dich, wie du flexibles Arbeiten reibungslos umsetzen kannst? Die Schreibtischbuchungssoftware ist DIE Technologie zur Schaffung eines flexiblen Büroraums. Sie ermöglicht es deinen Mitarbeitern, mit wenigen Klicks den Arbeitsplatz zu buchen, den sie brauchen, und enthält viele tolle Funktionen, darunter die beiden oben genannten. Mit der App deskbird können sie zum Beispiel:

• Buche einen Schreibtisch oder ein Zimmer;
• Sichere dir einen Parkplatz;
• Organisiere ihren hybriden Zeitplan;
• Dank des interaktiven Grundrisses findest du deine Kollegen schnell;
• Ändere deinen Fahrplan und deine Buchungen von überall und jederzeit (mobile und Web-App für Desktop-Zugriff + mehrere Integrationen).

Von der Verwaltungsseite aus kannst du:

• Erfasse Büroanalysen;
• einem bestimmten Mitarbeitenden einen Arbeitsbereich zuweisen;
• eine Check-in-Funktion implementieren, um ein Nichterscheinen zu vermeiden;
• Organisiere Büroveranstaltungen.

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Vielseitigkeit ist ein zentraler Aspekt der Zukunft der Arbeit und wirkt sich auf jeden Winkel des Arbeitsplatzes aus. Du hast jetzt einen besseren Einblick in flexible Büroräume und bist mit allen Informationen ausgestattet, die du brauchst, um ein florierendes und agiles Arbeitsumfeld zu schaffen. Die Technologie ist ein wichtiger Verbündeter in diesem Prozess, und ihre Rolle sollte nicht unterschätzt werden. Die Personal-, die Facility- und die IT-Abteilung sollten zusammenarbeiten, um diese wichtige Umgestaltung deines Büro-Layouts und -Designs voranzutreiben.

Wenn du auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen Lösung für die Verwaltung deines flexiblen Arbeitsbereichs bist, fordere eine kostenlose Demo der deskbird App an und entdecke mehr über all unsere großartigen Funktionen!