Flexible Büroräume: ein wichtiger Schritt zu mehr Erfolg

Während wir oft darüber sprechen, wie Kultur und Management flexibler und mitarbeiterorientierter werden, wirken sich diese Veränderungen, wie z. B. hybride Arbeitszeiten und "Work-from-anywhere"-Richtlinien, auch auf unsere physische Arbeitsumgebung aus. Unsere traditionellen Arbeitsplätze verwandeln sich in flexible Büroräume.

Was bedeutet das, und wie sieht es in der Realität aus? Wie können Unternehmen sicherstellen, dass diese neuen flexiblen Arbeitsbereiche den Bedürfnissen der Arbeitnehmer entsprechen? Mit der Entwicklung flexibler Arbeitsregelungen sind die Menschen daran gewöhnt, ihre Laptops dort aufzustellen, wo es ihnen am besten passt, sei es im Home Office, in einem Co-Working-Space oder in einer Herberge für digitale Nomaden am Strand! Wenn sie also vor Ort sind, erwarten sie die gleichen Arbeitsbedingungen, d. h. das gleiche Maß an Komfort und die Verfügbarkeit von inspirierenden Arbeitsplätzen. Hybride Teams sehen das Büro als einen Ort, an dem sie sich auf kollaborative Aufgaben konzentrieren, eine Verbindung zum Arbeitsplatz aufrechterhalten und mit ihren Kollegen in Kontakt treten können. Da sich das Büro und seine Rolle im Wandel befinden, ist es an der Zeit, über die wichtigsten Merkmale eines flexiblen Büros zu sprechen.

Die Bedeutung flexibler Büros

Die Idee hinter einem flexiblen Büro

Das Hauptziel flexibler Büroräume besteht darin, eine Umgebung zu schaffen, die mehr ist als nur ein Ort, an dem Mitarbeiter zusammenkommen und ihre Arbeit erledigen. Es ist auch ein Ort, an dem Menschen zusammenkommen können, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Probleme zu lösen und persönlich miteinander in Kontakt zu treten. Obwohl die Arbeit von zu Hause aus nachweislich viele Vorteile hat, ist die Zeit im Büro genauso wichtig. Ziel ist es auch, ein professionelles Umfeld zu schaffen, das den Bedürfnissen Ihres Teams entspricht, ein positives Arbeitsklima fördert und die Produktivität steigert. Aufgrund ihrer unterschiedlichen Aufgaben und Zuständigkeiten haben Ihre Mitarbeiter jedoch möglicherweise unterschiedliche Anforderungen. Ein flexibles Modell, bei dem sie das Beste aus beiden Möglichkeiten, d. h. aus der Ferne und vom Büro aus, nutzen können, wird sicherstellen, dass jeder Einzelne seine Bedürfnisse erfüllt bekommt.

Darüber hinaus hat die Ausweitung der Telearbeit die Vorteile eines Arbeitsumfelds aufgezeigt, das bestimmte Erwartungen erfüllt. Daher ist ein Überdenken des Büros von grundlegender Bedeutung, um Ihren Mitarbeitern Arbeitsbedingungen zu bieten, die genauso gut sind, wie wenn sie von zu Hause oder einem dritten Arbeitsplatz aus arbeiten.

Die Gestaltung und Struktur eines agilen Arbeitsbereichs

Um den Erwartungen der Mitarbeiter gerecht zu werden, müssen sowohl die Arbeitszeiten als auch die physische Arbeitsumgebung flexibler werden. Was die wöchentliche Planung betrifft, so erwarten einige Ihrer Mitarbeiter vielleicht, dass sie die meiste Zeit der Woche im Büro sind, während andere dies vielleicht nicht tun müssen. Für einige Arbeitnehmer bedeuten Bürotage kollaboratives Arbeiten. Für andere wiederum ist es wichtig, dass sie Zugang zu ruhigen Bereichen haben, in denen sie sich allein konzentrieren können. Je nach Aufgabe, Persönlichkeit und Stimmung (ja, wir haben alle mal einen Tag, an dem wir keine Lust auf Interaktion haben) benötigen die Menschen unterschiedliche Arten von Arbeitsräumen.

Andererseits geht es bei einem agilen Raum auch um die physischen Elemente in Ihrem Büro. Die Gestaltung flexibler Büroräume beruht auf dieser Idee. Vergessen Sie Kabinen und einen riesigen Raum voller Einzelschreibtische. Das ist nicht für jeden geeignet und bringt die Menschen nicht zum Blühen. Ein flexibler Arbeitsbereich bietet eine vielseitige Einrichtung, einschließlich Zonen für die Zusammenarbeit, ruhige Bereiche, Orte, an denen man sich treffen und entspannen kann, und Hot-Desking-Bereiche. Es ist auch wichtig, sich vor Augen zu halten, wie sich die Rolle des Büros selbst entwickelt, da die Trends am Arbeitsplatz darauf hindeuten, dass das Büro eher ein sozialer Raum ist und die "Kopfarbeit" dem Home Office überlassen wird.

Die Vorteile eines flexiblen Büros

Da ein flexibles Büro die Erwartungen eurer Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt, erhöht es auch die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden. Wenn ein Team zum Beispiel ein neues Projekt beginnt, trifft es sich zuerst in einem Gemeinschaftsbereich zu einem Brainstorming. Dann teilen sie sich auf und nutzen die Ruhezonen, um individuell an ihren Aufgaben zu arbeiten. Später buchen sie einen Besprechungsraum, um ihre Ergebnisse auszutauschen und die nächsten Schritte zu besprechen. Auf diese Weise passt sich die physische Arbeitsumgebung an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden an und steigert ihre Produktivität.

Außerdem hilft diese Art der Büroeinrichtung den Unternehmen, die Kosten zu senken. Die Unternehmen können nämlich verfolgen, wie viele Personen täglich kommen, und daher entscheiden, ihren Raum zu verkleinern, wenn der derzeitige nicht voll ausgelastet ist. Außerdem wird weniger Energie verbraucht, wenn weniger Menschen vor Ort sind, was auch ein Gewinn für die Umwelt ist! Ein Unternehmen kann flexible Büroräume anmieten oder seinen Arbeitsplatz neu gestalten, um die Produktivität der Mitarbeiter zu maximieren. Unabhängig davon, für welche Option Sie sich entscheiden, ermöglicht dieses Konzept den Unternehmen, die Größe ihres Arbeitsplatzes an die Anzahl der Mitarbeiter vor Ort anzupassen und ihre Immobilien- und Energiekosten zu senken.

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Wie schafft ihr einen agilen Arbeitsbereich, der eure Kultur und die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden widerspiegelt?

Wählt ein Bürolayout, das sich auf die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und Produktivität konzentriert.

Obwohl hybride Teams weniger Zeit vor Ort verbringen als Büroangestellte, ist der richtige Büroraum immer noch ein Grundpfeiler für die Erfahrung und Produktivität der Mitarbeiter. Um die Erfahrung der Mitarbeiter im Büro zu verbessern, müssen Sie ihre Meinung einholen und verstehen, was sie wirklich von den Räumlichkeiten erwarten, sei es mehr Schwerpunktbereiche oder mehr Besprechungsräume, in denen sie zusammenarbeiten können. Das Versenden eines Fragebogens zur Mitarbeiterzufriedenheit zu diesem Thema ist eine effektive Möglichkeit, dies zu tun. Sobald Sie alle Rückmeldungen gesammelt haben, können Sie ein maßgeschneidertes Büro einrichten, das den Bedürfnissen Ihrer Belegschaft entspricht. Das kann so einfach sein wie das Aufstellen größerer Tische im Büro für Teambesprechungen. Indem Sie die Mitarbeiter mit den von ihnen benötigten Arbeitsplatztypen ausstatten, zeigen Sie ihnen, dass ihr Wohlbefinden wichtig ist, und sorgen dafür, dass sie ihre Arbeit unter den besten Bedingungen ausführen können. 

Sicherstellen, dass alle hybriden Mitarbeitenden Zugang zu dem von ihnen benötigten Arbeitsbereich haben 

Die Verbesserung des Büros durch das Angebot verschiedener Arbeitsbereiche trägt dazu bei, dass eure Mitarbeitenden mehr leisten können. Aber wie stellt ihr sicher, dass sie immer Zugang zu dem Arbeitsplatz haben, den sie brauchen? Was tut ihr, wenn die meisten eurer hybriden Teammitglieder beschließen, am Montag vor Ort zu sein, und kein Schreibtisch für alle verfügbar ist? Situationen wie Terminkonflikte können das Gegenteil von dem bewirken, was ein flexibles Büro eigentlich bewirken sollte. Mitarbeitende sind frustriert und arbeiten dann in einer Umgebung, die für die Erledigung ihrer Aufgaben nicht optimal geeignet ist. Wir werden euch kurz erklären, wie Technologie euch helfen kann, diese Probleme zu lösen.

Schafft eine Büroumgebung, die eure Unternehmenskultur widerspiegelt

Bei der Gestaltung eures neuen Layouts ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, das eure Arbeitsplatzkultur und die von euch vertretenen Werte widerspiegelt. Bei der Umgestaltung eures Büros ist es wichtig, dieses flexibler und mitarbeiterorientierter zu gestalten. Denkt daran, dass euer Büro die Werte und die Vision, die ihr vertritt, auch physisch widerspiegelt. Ihr könnt nicht von euch behaupten, ein innovatives und zukunftssicheres Unternehmen zu sein, wenn ihr euren Mitarbeitenden keine moderne Technologie zur Verfügung stellt und an alten Arbeitsmethoden festhaltet.

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Technologie ist eine Schlüsselressource für die Verwaltung flexibler Büros

Verwenden Sie ein Analysetool, um die Bürofläche zu optimieren und Kosten zu sparen.

Mit dem Einverständnis eurer Mitarbeitenden liefert euch die Technologie Daten über euren Arbeitsplatz und wie dieser benützt wird. Diese Ressource hilft euch, eure Büronutzung, eure Verbesserungsbereiche und die Kostenoptimierung zu untersuchen. Dank der Arbeitsplatzanalyse seht ihr zum Beispiel, welche Bereiche eures Büros am meisten genutzt und gebucht werden (wenn ihr ein Hot-Desking-System verwendet). Ihr könnt auch klar erkennen, ob die physische Arbeitsumgebung den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden entspricht oder nicht. Kommen Mitarbeitende regelmäßig ins Büro oder verwenden sie nur die Meetingräume? dann könnte eine Umgestaltung des Büros notwendig sein.   

Implementierung einer Wochenplanungslösung, um organisiert und effizient zu bleiben

Mit einer hybriden Belegschaft und flexiblen Büroräumen ist es ein Muss, den Überblick darüber zu behalten, wer wo und wann arbeitet. Wenn ihr das nicht tut, kann es zu Terminkonflikten und anderen Problemen kommen, die ihr lösen müsst. Das ist nicht gerade förderlich für die Mitarbeiterzufriedenheit und -erfahrung. Hier kann ein Tool zur Wochenplanung helfen. Damit könnt ihr schnell überprüfen, welche Kolleg:innen an welchem Tag im Büro sind. Wenn euer Team einverstanden ist, könnt ihr die Kalender für alle sichtbar machen, damit auch sie davon profitieren können. Nehmen wir an, Karen muss nächsten Dienstag mit Chris an einer Präsentation arbeiten und er ist an diesem Tag im Büro. Wenn sie seine Wochenplanung sieht, kommt sie vielleicht am selben Tag ins Büro, damit sie die Präsentation persönlich besprechen können.

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Einsatz einer Software für die Buchung von Schreibtischen zur erfolgreichen Verwaltung flexibler Büroräume

Fragen ihr euch, wie ihr flexibles Arbeiten reibungslos umsetzen könnt? Die Buchungssoftware für Schreibtische ist DIE Technologie, die ihr bei der Schaffung flexibler Büros einsetzen solltet. Sie ermöglicht es euren Mitarbeitenden , den gewünschten Arbeitsplatz mit wenigen Klicks zu buchen, und enthält viele großartige Funktionen, darunter die beiden oben genannten. Naja, unsere deskbird App tut es. 😎

Innerhalb dieser App könnt ihr: 

• einen beliebigen Arbeitsbereich buchen;
• einen Parkplatz reservieren;
• Büro-Analysen sammeln; 
• einem bestimmten Mitarbeitenden einen Arbeitsbereich zuweisen;
• eure Woche organisieren;
• eure Kolleg:innen schnell mittels eines interaktiven Gebäudeplans finden;
• eine Check-in-Funktion implementieren, um ein Nichterscheinen zu vermeiden;
• euren Zeitplan und eure Buchungen von überall und jederzeit aus ändern (Zugriff über mobile App, Web-App für Desktops, MS Teams und Slack).

Wir hoffen, dass euch dieser Artikel einen besseren Einblick über flexible Büros gibt und euch zeigt, wie ihr das Beste daraus machen könnt. 

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Sucht ihr nach einer Lösung zur Verwaltung eures agilen Arbeitsbereichs? Fragt eine kostenlose Demo der deskbird App an und erfahrt mehr über die benutzerfreundlichen Funktionen, die wir gerade erwähnt haben!