Shared Desk Buchungssystem: die perfekte Lösung für euer Unternehmen

Hybride Arbeit führt zu einem Wandel in der Arbeitsplatzgestaltung und -organisation. Sie erfordert eine völlig neue Art des Arbeitens, aber auch den Abschied von der traditionellen Büroaufteilung. Der Einsatz neuer Technologien kann euch helfen, diese Veränderungen zu bewältigen und die Verwaltung der Büroflächen zu verbessern. Wie also funktioniert Desking-Software? Was sind die Vor- und Nachteile eines Reservierungssystems für gemeinsam genutzte Schreibtische? In diesem Artikel erfahrt ihr alles, was ihr über Hot Desking wissen müsst, aber auch, wie ihr es mit Hilfe eines personalisierten und gut gestalteten Schreibtischbuchungssystems umsetzen könnt. 

Was ist Hot Desking?

Hot Desking ist ein Büroorganisationsmodell, das darauf beruht, dass sich Teammitglieder zu unterschiedlichen Tages- oder Wochenzeiten denselben Arbeitsplatz teilen. Zum Beispiel wird Mark am Montagmorgen an einem Schreibtisch sitzen und Sofia wird am Nachmittag denselben Arbeitsplatz nutzen. Am nächsten Tag werden andere Mitarbeitende diesen Platz belegt haben, oder auch nicht. Dieses Konzept ist das perfekte Beispiel für ein flexibles Arbeitskonzept.

Die zunehmende Zahl von Unternehmen, die in den letzten Jahren zu einem hybriden Arbeitsmodell übergegangen sind, hat die Etablierung von Hot Desking gefördert. Diese Entwicklung hat die Einführung des flexiblen Arbeitens und die Anerkennung seiner Vorteile vorangetrieben - alte Organisationsformen verschwinden langsam und machen neuen Arbeitsweisen Platz.

Dieses System kann jedoch auch ein Problem darstellen. Wie kann sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeitende einen Schreibtisch findet, wenn sie / er ins Büro zurückkehrt? Obwohl Hot-Desk-Modelle in der Regel keine Buchungsoption bieten, ist es möglich, einen Arbeitsplatz zu reservieren. Auf diese Weise können Arbeitgeber:innen Daten über die Büronutzung sammeln und die Arbeitnehmenden können sich vergewissern, dass sie einen festen Platz haben - eine Win-Win-Situation. Dies erfordert eine völlig neue Art des Raum- und Teammanagements. Um euch bei diesem flexiblen Büromanagement zu helfen, kann eine Hot-Desking-Software wie die deskbird-App eine große Unterstützung sein.

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➡️ Der Unterschied zwischen Hot Desking und Hoteling ist oft unklar. Aus diesem Grund haben wir einen Artikel auf Medium geschrieben, um diese beiden Arbeitsmodelle zu definieren. 

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Wie funktioniert die Hot-Desking-Software?

Die Arbeitsplätze müsen sich derzeit an neue Arbeitsmodell anpasse, wobei jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen hat, von den Arbeitsgewohnheiten bis zur Raumkapazität. Um eine hybride Arbeitsstruktur einzuführen und ihren Erfolg zu gewährleisten, ist es wichtig, sowohl das Unternehmen als auch die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden zu untersuchen. Nach dieser Analyse kann ein Reservierungstool für geteilte Arbeitsplätze die beste Unterstützung bei der Einführung eines flexiblen Arbeitsmodells sein. Wie funktioniert es?

Die deskbird Hot-Desking-Software wird an eure Bedürfnisse und Wünsche angepasst. Wir von deskbird richten die App nach euren Bürokapazität, eurem Buchungsmanagementsystem, euren gesundheitlichen Anforderungen, Parkplatzverfügbarkeit und so weiter ein. Ihr könnt auch entscheiden, ob ihr die Buchungsslots für eine Woche, einen Monat, sechs Monate oder anderes einrichten möchtet. Alles ist euch überlassen und lässt sich schnell und einfach einrichten. 

Eure Mitarbeitenden haben ihre Profile in das System geladen und können jederzeit und von überall auf die Plattform zugreifen. Diejenigen, die gerne alles im Voraus planen, können ihre Zeit im Büro einplanen und ihren Arbeitsplatz für die nächsten 2 Monate auswählen (falls ihr euch entscheidet, die Slots bis dahin zu öffnen). Diejenigen, die lieber spontan entscheiden wollen, können am Sonntagabend einen kurzen Blick darauf werfen und sehen, an welchen Tagen noch freie Plätze vorhanden sind und wo sie sich im Gebäude befinden. 

Unser Online-Tool ist direkt in andere automatisierte Systeme oder Software integriert. Das können eure Active-Directory-Daten, eure Kommunikationsplattformen (Slack, MS Teams, etc.) oder euer Kalender- und HR-System sein. Was auch immer am besten für euch und eure Teammitglieder funktioniert!

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Welche Vorteile bietet ein Reservierungssystem für gemeinsam genutzte Schreibtische?

Ein gemeinsames Reservierungssystem ist zweifelsohne die einfachste und modernste Art, euer Office Space zu verwalten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass jeder im Unternehmen von den positiven Aspekten der Nutzung profitieren kann. Hier sind die wichtigsten Vorteile, die eine Hot-Desking-Software bieten kann.

Die wichtigsten Vorteile für Arbeitnehmende

Für die Mitarbeitenden ist der Zugang zu einem einfachen Organisationstool zur Planung ihrer Arbeitszeit der erste Vorteil der Hot-Desking-Software. Sie können sich schnell einen Überblick über die Verfügbarkeit des Arbeitsplatzes verschaffen und entscheiden, wann sie kommen und wo sie sitzen wollen. Ein paar Klicks später ist die Planung abgeschlossen. Falls erforderlich, können Änderungen oder Stornierungen später innerhalb weniger Sekunden vorgenommen werden. 

Das hybride Unternehmen kann manchmal mit einem Problem konfrontiert werden, wenn es um die Raumverwaltung geht. Einige Mitarbeitende pendeln zur Arbeit und sind nicht in der Lage einen freien Platz oder einen Schreibtisch zu finden, der ihren Bedürfnissen entspricht. Dies kann zu Frustration und Konflikten unter den Mitarbeitenden führen. Der zweite Vorteil dieser neuen Technologie ist daher die Möglichkeit einen bestimmten Schreibtisch zu buchen und sicherzustellen, dass die Teammitglieder einen haben, wenn sie ins Büro kommen. 

Die Zusammenarbeit im Team ist in einem Unternehmen sehr wichtig, damit die Mitarbeitenden wissen, woran die anderen Teammitglieder arbeiten und wie sie sich gegenseitig helfen können. Allerdings können manchmal Silos entstehen und den Informationsaustausch beeinträchtigen. Um dies zu vermeiden ist die Zusammenarbeit natürlich von entscheidender Bedeutung, kann aber bei Mobilarbeit schwieriger werden. Daher ist die Möglichkeit einen Besprechungsraum zu buchen, um die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, ein großer Vorteil für alle Mitarbeitende. 

Die Pluspunkte für Arbeitgebende

Wie bereits erwähnt, entwickeln sich Bürodesigns weiter. Dies erfordert oft ein Überdenken des gesamten Raumkonzepts und manchmal auch Raumersparnis, da weniger Raumfläche benötigt wird. Ein Hot-Desking-Buchungssystem ist dabei definitiv eine großartige Unterstützung bei der Verwaltung eurer Raumkapazitäten. Ihr könnt es je nach Bedarf anpassen und so vielleicht eure Raumkosten senken.

In den letzten Jahren hat die soziale Distanzierung zweifelsohne unsere Arbeitsweise verändert. Es sind neue Arbeitsschutzempfehlungen erschienen, die es zu befolgen gilt. Dazu gehört auch, dass die Gesundheit eurer Mitarbeitenden mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. Um euch bei der Einhaltung der neuen Regeln und Vorschriften zu unterstützen, bietet das deskbird Reservierungssystem für geteilte Arbeitsplätze ein 3G Kontrolltool. Es ist einfach zu bedienen und hilft euch ein sicheres und gesundes Umfeld zu erhalten und gleichzeitig die Coronavirus-Richtlinien einzuhalten.

Diese Technologie ist nicht nur eine Hot-Desking-Software, sondern auch eine Ressource, um eure Mitarbeitenden besser kennenzulernen und auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Durch die Analyse der Raumbelegungsdaten und das Angebot von Umfragen könnt ihr die Büroeinrichtungen entsprechend eurer Beobachtungen und dem erhaltenen Feedback verbessern.

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➡️ Um mehr über unser Feature zu erfahren, findet ihr hier einen ausführlichen Artikel über das in unserer App verfügbare 3G Kontrolltool . 

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Welche Probleme können auf euch zukommen und wie können sie vermieden werden?

Eines der Hauptprobleme, die sich aus der Nutzung eines Hot-Desk-Buchungstools ergeben können, hängt mit der Organisation der Büroflächen selbst zusammen. Deshalb bestehen wir darauf euren Bedarf zu analysieren, bevor wir das System einrichten. Stellt euch vor ein wichtiger Kunde will plötzlich eine Besprechung verlegen und alle eure Besprechungsräume sind belegt. Was tut ihr dann? Bittet ihr eines eurer Teams die Besprechung zu verschieben? Das kann zu Stress und Konflikten führen. Zwei Situationen, die ihr als Unternehmen vermeiden möchtet. Am besten ist es, wenn ihr wisst was eure Mitarbeitenden brauchen und sich auf unvorhergesehene Ereignisse einstellt, indem ihr immer etwas mehr Platz einplant.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Aufstellung von Leitlinien und die Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Umstellung auf ein flexibles Arbeitsmodell. Einige von euch haben vielleicht schon vorher in einer ähnlichen Struktur gearbeitet, für andere ist es das erste Mal. Meistens sind die Menschen gegenüber Veränderungen zurückhaltend. Eine neue Arbeitsplatzorganisation ist natürlich eine große Veränderung und kann durchaus stressig sein. 

Während ein Schreibtischmanagement-Tool das Leben aller erleichtern soll, benötigen einige Mitarbeitenden möglicherweise eine gewisse Zeit, um sich an das gesamte Konzept der Mobilarbeit und die Nutzung dieser neuen Technologie zu gewöhnen. Es ist daher sehr wichtig, ihnen die Vorteile eines Buchungssystems für Shared Desks zu erläutern und ihnen zu zeigen, wie sie das Beste daraus machen können.

Hybridarbeit ist die Zukunft der Arbeit und Shared-Desk-Konzepte werden von immer mehr Unternehmen weltweit genutzt. Die Unterstützung durch eine Hot-Desking-Software hat, wenn sie gut konzipiert ist, sowohl für euch als auch für eure Mitarbeitenden viele Vorteile. Immer mehr Unternehmen nutzen diese neue Technologie, aber was ist mit euch?

Wie passt ihr euch an die neuen Arbeitsplatztrends und die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden an? Setzt euch mit uns in Verbindung und das deskbird Team zeigt euch gerne eine persönliche Demo unseres Reservierungssystems für gemeinsam genutzte Arbeitsplätze.