So richtet ihr erfolgreich eine Hybrid-Work-Regelung ein
25. Juli 2024
November 15, 2024
Mehr Flexibilität am Arbeitsplatz ist wichtig, um die Attraktivität für Talente und die Zufriedenheit der Beschäftigten zu steigern. Sie muss jedoch effektiv umgesetzt werden. Hybride Arbeitsrichtlinien sind das Grundgerüst für ein florierendes, flexibles Arbeitsumfeld. Sowohl aus Sicht des Arbeitgebers als auch aus Sicht der Beschäftigten beseitigen sie Verwirrung, verhindern Fehlinterpretationen und vermeiden einseitige Verhaltensweisen. Jeder weiß genau, was in Bezug auf Arbeitszeiten und Arbeitsort zu tun und zu lassen ist, und wo er im Zweifelsfall die richtigen Antworten findet .
Es gibt einige Dinge, die es zu beachten gilt, um eine wirksame Hybrid-Work-Regelung zu erstellen. Entscheidende Aspekte wie Anspruchsberechtigung, Sicherheit, Technologie, Erwartungen, Homeoffice-Vorteile usw. müssen besprochen und festgelegt werden. In diesem Artikel gehen wir auf all diese Punkte ein und stellen euch eine Vorlage zur Verfügung, die ihr als Ausgangspunkt verwenden könnt. Das Wichtigste ist, dass die Entwicklung eines geeigneten Verfahrens eine gemeinsame Aufgabe ist. Personalabteilung, Finanzabteilung, IT-Abteilung, Corporate-Real-Estate-Management, Teamleiter:innen und Beschäftigte müssen zusammenarbeiten, um Richtlinien festzulegen, die alle zufriedenstellen.
Der Wechsel hin zu Hybridarbeit kann verschiedene Formen annehmen. Sehen wir uns an, wie man eine flexible Arbeitszeitregelung einrichtet, um diese moderne Art des Arbeitens reibungslos und erfolgreich umzusetzen.
Warum eine Hybrid-Work-Regelung wichtig ist
Der Unterschied zwischen einer Hybrid-Work-Regelung und einer Leitlinie
Bevor wir tiefer ins Thema einsteigen, sollten wir uns den Unterschied zwischen einer Regelung und einer Leitlinie ansehen, da diese Begriffe oft synonym verwendet werden. Ein Hybrid-Work-Leitlinie ist eine Reihe von Empfehlungen, während eine Hybrid-Work-Regelung eine Reihe von Regeln ist, die die Beschäftigten befolgen müssen.
Eine Leitlinie wäre zum Beispiel: "Wenn ihr einmal pro Woche vor Ort sein könntet, wäre das großartig". Eine Regelung könnte hingegen lauten: "Mitglieder des hybriden Teams müssen mindestens zwei Tage pro Woche im Büro sein." Erkennt ihr den Unterschied?
Hybrid-Work-Regelungen setzen Stress und Verwirrung ein Ende
Es gibt verschiedene Arten von hybriden Arbeitsmodellen (remote-first, office-first, at-will, etc.) und mehrere Möglichkeiten, sie je nach den Bedürfnissen des Unternehmens umzusetzen.
Eine Hybrid-Work-Regelung, einschließlich der festen Büro- und Remote-Tage, kann für das gesamte Unternehmen gelten. Sie kann variieren, um Entscheidungen zu ermöglichen und auf die Bedürfnisse der einzelnen Beschäftigten einzugehen. Und schließlich kann sie auch teamübergreifend flexibel sein. Das heißt, die Regeln werden individuell zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitenden festgelegt. All das kann verwirrend sein, und die Menschen wissen vielleicht nicht, was ihnen zusteht.
Eines der größten Probleme in einer hybriden Arbeitsumgebung ist der Mangel an Klarheit. Eine klare Hybrid-Work-Regelung kann helfen, dieses Problem zu lösen.
Hybrid-Work-Regelungen setzen feste Regeln und schaffen Klarheit für alle
Ihr könnt nicht davon ausgehen, dass alle so handeln, wie ihr es tun würdet, weil ihr denkt: "Das ist gesunder Menschenverstand". Wir alle haben unterschiedliche Sichtweisen und Erfahrungen. Vielleicht seht ihr einen bestimmten Aspekt auf eine bestimmte Weise, die euch offensichtlich erscheint. Gleichzeitig haben eure Teamkolleg:innen eine ganz andere Meinung zu diesem Thema. Von Kolleg:innen mit unterschiedlichen Ansichten umgeben zu sein, ist ein echter Pluspunkt. Es lässt Menschen und Unternehmen schneller wachsen, weil es neue Perspektiven bietet, über die man nachdenken kann.
Wenn es um die Arbeitsmethoden geht, kann dies jedoch zu voreingenommenen Verhaltensweisen und Konflikten führen. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, einige Regeln aufzustellen. Auf diese Weise wissen die Beschäftigten, was ihnen zusteht, und die Führungskräfte wissen es auch.
Sowohl aus der Sicht der Führungskräfte als auch aus der Sicht der Mitarbeitenden zieht eine Hybrid-Work-Regelung eine Grenze zwischen dem, was erlaubt ist und was nicht. Ihr könnt zum Beispiel festlegen, dass eure Mitarbeitenden das Büro besuchen können, wann immer sie wollen. Allerdings müssen sie mindestens zwei volle Tage pro Woche anwesend sein. Die Kenntnis der Gebote und Verbote schafft nicht nur mehr Klarheit, sondern verhindert auch unfaire und ungleiche Praktiken.
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Tipps für eine klare und hilfreiche Regelung für flexible Arbeitszeiten
Diskutiert mit Mitarbeitenden und anderen Führungskräften, bevor ihr eure neue Hybrid-Work-Regelung erstellt
Das Ziel ist es nicht, eure Hybrid-Work-Regelung jede Woche zu überarbeiten, weil ihr feststellt, dass ein bestimmter Punkt nicht den Bedürfnissen des Unternehmens oder der Belegschaft entspricht. Deshalb müsst ihr die Erwartungen aller berücksichtigen und euch die nötige Zeit nehmen, um Regeln und Protokolle aufzustellen, die den Anforderungen entsprechen. Auf diese Weise müsst ihr sie nicht so oft überarbeiten und eure Mitarbeitenden werden nicht durch ständig neue Aktualisierungen und Regeln überfordert und genervt sein.
Das heißt aber nicht, dass ihr es einmal macht und dann die nächsten fünf Jahre dieselbe Regelung beibehaltet. Die Erwartungen der Mitarbeitenden und der Arbeitsplatz entwickeln sich weiter, daher ist eine Aktualisierung des Dokuments unerlässlich. Aber sowohl für euch als auch für eure Kolleg:innen sollte dies nicht jeden Monat geschehen.
Seid so spezifisch wie möglich
Einer der Hauptgründe für die Erstellung einer Hybrid-Work-Regelung ist, dass ihr Verwirrung unter euren Mitarbeitenden vermeiden wollt. Deshalb reicht es nicht aus, ein paar Punkte aufzuschreiben. Ihr müsst spezifisch sein, viele Aspekte abdecken und so viele Fragen wie möglich beantworten. Natürlich kann es sein, dass im Laufe der Zeit mehr Fragen beantwortet werden müssen. Aber versucht, es so einfach und umfassend wie möglich zu machen. Ein guter Anfang ist es, existierende Vorlagen für Hybrid-Work-Regelungen zu prüfen und mit deinen Mitarbeitenden zu besprechen, welche Themen unklar sind.
Passt eure Regelung individuell an
Es gibt kein hybrides Arbeitsmodell, das für alle passt. Das Wesentliche an dieser Arbeitsform ist die Fähigkeit, sich an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Beschäftigten anzupassen. Jede Branche, jedes Unternehmen und jede Belegschaft ist anders. Deshalb solltet ihr die Flexibilität begrüßen, die dieses Arbeitsmodell bietet, um eine maßgeschneiderte Hybrid-Work-Regelung zu schaffen.
Bleibt offen für Feedback
Trotz all eurer Bemühungen kann es vorkommen, dass eure Hybrid-Work-Regelung bei euren Mitarbeitenden nicht ankommt. Es ist wichtig, dass ihr regelmäßig deren Feedback einholt, erreichbar bleibt und jederzeit für Diskussionen offen seid. Auf diese Weise könnt ihr Schwachstellen aufdecken und sie so schnell wie möglich verbessern. Außerdem verhindert es, dass bei euren Mitarbeitenden Stress und Frustration aufkommen. Dieser letzte Punkt ist von grundlegender Bedeutung, da er zu einem Anstieg der Mitarbeiterfluktuation und zu Burnout führen kann.
Teilt eure Hybrid-Work-Regelung mit dem gesamten Unternehmen
Sobald ihr eure Hybrid-Work-Regelung eingeführt habt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie gemeinsam genutzt wird und für alle Mitarbeitenden zugänglich ist. Im Zweifelsfall müssen sie immer und überall darauf zugreifen können. Im Folgenden findet ihr einige Möglichkeiten, wie ihr das sicherstellen könnt:
- Sendet es per E-Mail an alle;
- Sprecht bei Teambesprechungen darüber;
- Teilt eure Hybrid-Work-Regelung in eurem Instant-Kommunikationskanal;
- Ladet es auf euer Kollaborationstool (Notion, Asana oder was auch immer) herunter;
- Hängt die kritischsten Punkte an den Wänden der Gemeinschaftsbereiche auf (Flure, Freiflächen, Essens- und Kühlzonen, Aufzüge usw.).
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Eine Hybrid-Work-Regelung sollte die 5 W-Fragen beantworten
Warum
In diesem Abschnitt müsst ihr erläutern, warum ihr für eure Mitarbeitenden eine Hybrid-Work-Regelung einführt. Die wichtigsten Gründe habt ihr bereits im ersten Teil dieses Artikels erfahren, aber einige Beweggründe sind wahrscheinlich speziell für euer Unternehmen. Damit eure Mitarbeitenden die Logik hinter den Regeln verstehen, ist es wichtig, dass ihr ihnen gegenüber transparent macht, warum ihr diese Regelung einführt.
Wer
Wer hat Anspruch auf flexible Arbeitsregelungen und in welchem Umfang? Bei manchen Arbeitsplätzen ist es schwieriger, die Vorteile der Hybridarbeit zu nutzen. Es ist wichtig, dass in eurer Hybrid-Work-Regelung steht, wer Anspruch auf diese Regelung hat und wer nicht. So wissen die Mitarbeitenden von Anfang an, was sie je nach ihrem Status tun dürfen. Um ein faires und inklusives Arbeitsumfeld zu schaffen, müsst ihr Wege finden, um mehr Flexibilität für alle zu ermöglichen.
Wann
Wann sollten eure hybriden Mitarbeitenden von zu Hause aus arbeiten, und wann sollten sie im Büro sein? Ein weiterer wichtiger Aspekt in diesem Abschnitt ist die Frage, wie oft sie vor Ort sein müssen. Manche Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitenden beispielsweise, zu kommen, wann immer sie wollen, mit Ausnahme einer Woche im Monat, in der alle vor Ort sein müssen.
Was
Dieser Teil eurer Hybrid-Work-Regelung muss sehr detailliert sein. Er muss die Erwartungen eures Unternehmens und alles, worauf eure Mitarbeitenden Anspruch haben, enthalten. Ihr müsst zum Beispiel erwähnen, welche Technologie ihr zur Verfügung stellt, welche Sicherheitsmaßnahmen es gibt, wie die Kommunikationsstrategie aussieht, usw. Übernehmt ihr die Kosten für den Internetservice, einen Teil der Stromrechnung, Büromöbel und Bürobedarf etc.? Die Umstellung auf hybride Arbeitsformen kann die Ausgaben für eure Mitarbeitenden erhöhen. Wenn ihr das in Erwägung zieht und ihnen eine Homeoffice-Pauschale zur Verfügung stellt, muss das auch klar gesagt werden.
Wo
In diesem Abschnitt werden alle "Wo"-Fragen gesammelt, z. B:
- Können Arbeitnehmende von einem dritten Arbeitsplatz oder nur von zu Hause aus arbeiten?
- Können sie vom Ausland aus tätig sein?
- Wo können sie flexible Arbeitsregelungen beantragen (wenn sie das müssen)?
- Wo können Teammitglieder weitere Informationen über die Hybrid-Work-Regelung finden?
- Wo können sie Unterstützung erhalten, wenn sie bei der Mobilarbeit ein IT-Problem haben?
Hybrid-Work-Regelungen ganz einfach verwalten mit deskbird
Die neue deskbird-Funktion "Hybrid-Work-Regeln" macht es euren Mitarbeitenden leicht, ihre Bürotage innerhalb der festgelegten Regelung frei zu wählen, und schafft so mehr Transparenz und Flexibilität und fördert die Work-Life-Balance.
Wie funktioniert das?
Mit der neuen deskbird-Funktion könnt ihr:
Anwesenheitsregelungen festlegen: Mit einem einfachen Klick könnt ihr eure Hybrid-Work-Regel benennen und die minimale/maximale Anzahl von Büro- bzw. Remote-Tagen festlegen.
Regelungen zuweisen: Ihr könnt maßgeschneiderte Regelungen auf individueller Ebene (für den Fall, dass einer eurer Beschäftigten besondere Bedürfnisse hat), unternehmensweit (für alle Beschäftigten) oder auf Teamebene (für eine bestimmte Abteilung oder ein Projektteam - bald verfügbar!) erstellen und zuweisen.
Anpassen der Statuseinstellungen: Du kannst entscheiden, was ein Vor-Ort- oder Fernstatus ist. So können zum Beispiel "Geschäftsreise", "Konferenz" oder "Kundenbesprechung" als Tage im Büro gelten und auf die Bürorichtlinien eines Mitarbeiters angerechnet werden. Wenn du deine Statuseinstellungen weiter anpassen möchtest, wende dich an support@deskbird. com.
Mit unseren hybriden Arbeitsrichtlinien können die Beschäftigten ihren Erfüllungsstatus auch direkt auf ihrem deskbird Feed über das Web, die iOS- und Android-Apps schnell überprüfen. Es ist bequem, die Tage zu sehen, die für die Einhaltung der Richtlinie erforderlich sind.
Vorteile für Admins
- Automatisierte Anwesenheitserfassung: Keine manuellen Berechnungen mehr, weniger Fehler und Zeitersparnis.
- Optimierte Regelverwaltung: Legt mühelos Anwesenheitsregelungen auf individueller und unternehmensweiter Ebene fest und weist sie den entsprechenden Personen zu.
Vorteile für Mitarbeitende
- Autonome Zeitplanung: Die Beschäftigten können ihre Woche planen und dabei die in ihrem Feed angezeigte Regelung einhalten.
- Verbesserte Work-Life-Balance: Flexibilität bei der Wahl der Bürotage innerhalb bestimmter Parameter.
Aber das ist noch nicht alles!
Bleiben Sie dran für spannende neue Funktionen (einschließlich Analytics für hybride Arbeitsrichtlinien, monatliche oder jährliche Richtlinien, Policen für feste Tage usw.), die Ihre Erfahrung mit unseren hybriden Arbeitsverträgen!
Wir hoffen, dass dieser Artikel dir geholfen hat zu verstehen, warum du eine Richtlinie für hybride Arbeitsformen einführen solltest und wie du sie umsetzt. Vergiss nicht, deine Mitarbeiter/innen in den Prozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass du auch ihre Bedürfnisse berücksichtigst und eine effektive Richtlinie für flexible Arbeitszeiten erstellst.
Wenn ihr Unterstützung bei der Verwaltung eures hybriden Arbeitsplatzes und eurer Mitarbeitenden benötigt, könnt ihr die deskbird-App kostenlos testen!
Quellen:
