Richtlinien für Hybridarbeit: Wie man sie erfolgreich einrichtet
25. Juli 2024
25. Juli 2024
Mehr Flexibilität am Arbeitsplatz ist wichtig, um die Attraktivität für Talente und die Zufriedenheit der Beschäftigten zu steigern. Sie muss jedoch effektiv umgesetzt werden. Hybride Arbeitsrichtlinien sind das Grundgerüst für ein florierendes, flexibles Arbeitsumfeld. Sowohl aus Sicht der Arbeitgeber als auch aus Sicht der Arbeitnehmer/innen beseitigen sie Verwirrung, verhindern Fehlinterpretationen und vermeiden einseitige Verhaltensweisen. Jeder weiß genau, was in Bezug auf Arbeitszeiten und Arbeitsort zu tun und zu lassen ist, und wo er im Zweifelsfall die richtigen Antworten findet.
Es gibt einige Regeln, um eine wirksame Politik aufzustellen. Entscheidende Aspekte wie Anspruchsberechtigung, Sicherheit, Technologie, Erwartungen, Vorteile der Heimarbeit usw. müssen besprochen und festgelegt werden. In diesem Artikel gehen wir auf all diese Punkte ein und stellen dir eine Vorlage zur Verfügung, die du als Ausgangspunkt verwenden kannst. Das Wichtigste ist, dass die Entwicklung von Verfahren eine gemeinsame Aufgabe ist. Die Personalabteilung, die Finanzabteilung, die IT-Abteilung, die CRE, die Teamleiter/innen und die Beschäftigten müssen zusammenarbeiten, um Richtlinien festzulegen, die alle zufriedenstellen.
Die Einführung von Hybridarbeit kann verschiedene Formen annehmen. Sehen wir uns an, wie man eine flexible Arbeitszeitregelung einrichtet, um diese moderne Art des Arbeitens reibungslos und erfolgreich umzusetzen.
Die Gründe, warum eine Richtlinie für Hybridarbeit wichtig ist
Der Unterschied zwischen einer Richtlinie für Hybridarbeit und einer Leitlinie
Bevor wir uns diesem Thema widmen, sollten wir uns den Unterschied zwischen einer Richtlinie und einer Leitlinie vergegenwärtigen, da diese Begriffe oft synonym verwendet werden. Ein Leitfaden ist eine Reihe von Empfehlungen, während eine Richtlinie eine Reihe von Regeln ist, die die Beschäftigten befolgen müssen.
Eine Richtlinie könnte zum Beispiel lauten: "Wenn du idealerweise einmal pro Woche vor Ort sein könntest, wäre das toll." Eine Richtlinie besagt: "Hybride Teammitglieder müssen mindestens zwei Tage in der Woche im Büro sein." Verstehst du den Unterschied?
Richtlinien für die Hybridarbeit beseitigen Stress und Verwirrung für alle
Es gibt verschiedene Arten von hybriden Arbeitsmodellen (remote-first, office-first, at-will, etc.) und mehrere Möglichkeiten, sie je nach den Bedürfnissen des Unternehmens umzusetzen.
Die Richtlinien, einschließlich der festen Tage vor Ort und aus der Ferne, können für das gesamte Unternehmen gelten. Sie kann variieren, um Entscheidungen zu ermöglichen und auf die Bedürfnisse der einzelnen Beschäftigten einzugehen. Und schließlich kann sie auch teamübergreifend flexibel sein, d.h. die Regeln werden individuell zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitern festgelegt. All das kann verwirrend sein, und die Menschen wissen vielleicht nicht, was ihnen zusteht.
Eines der größten Probleme in einer hybriden Arbeitsumgebung ist der Mangel an Klarheit. Eine klare Richtlinie für hybrides Arbeiten kann helfen, dieses Problem zu lösen.
Richtlinien für Hybridarbeit machen Regeln offiziell und sorgen dafür, dass alle auf derselben Seite stehen
Ihr könnt nicht davon ausgehen, dass alle so handeln, wie ihr es tun würdet, weil ihr denkt: "Das ist gesunder Menschenverstand". Wir alle haben unterschiedliche Sichtweisen und Erfahrungen. Vielleicht seht ihr einen bestimmten Aspekt auf eine bestimmte Weise, die euch offensichtlich erscheint. Gleichzeitig hat euer Teamkollege eine ganz andere Meinung zu diesem Thema. Es ist ein Geschenk, von Kolleg:innen mit unterschiedlichen Ansichten umgeben zu sein. Es lässt Menschen und Unternehmen schneller wachsen, weil es neue Perspektiven bietet, über die man nachdenken kann.
Wenn es um die Arbeitsmethoden geht, kann dies jedoch zu einseitigen Verhaltensweisen und Konflikten führen. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, einige Regeln aufzustellen. Auf diese Weise wissen die Beschäftigten, was ihnen zusteht, und die Führungskräfte wissen es auch.
Sowohl aus der Sicht der Führungskräfte als auch aus der Sicht der Mitarbeitenden zieht eine Richtlinie für die Hybridarbeit eine Grenze zwischen dem, was erlaubt ist und was nicht. Ihr könnt zum Beispiel festlegen, dass eure Mitarbeitenden das Büro besuchen können, wann immer sie wollen. Allerdings müssen sie mindestens zwei volle Tage pro Woche anwesend sein. Die Kenntnis der Gebote und Verbote schafft nicht nur mehr Klarheit, sondern verhindert auch unfaire und ungleiche Praktiken.
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Einige Tipps für eine klare und hilfreiche Richtlinie für flexible Arbeitszeiten
Diskutiert mit Mitarbeitenden und anderen Führungskräften, bevor ihr eure neue Richtlinie für hybride Arbeitsformen erstellt
Das Ziel ist es nicht, deine Richtlinien für hybride Arbeitsformen jede Woche zu überarbeiten, weil du feststellst, dass ein bestimmter Punkt nicht den Bedürfnissen des Unternehmens oder der Belegschaft entspricht. Deshalb musst du die Erwartungen aller berücksichtigen und dir die nötige Zeit nehmen, um Regeln und Protokolle aufzustellen, die den Anforderungen entsprechen. Auf diese Weise musst du sie nicht so oft überarbeiten und deine Mitarbeiter werden nicht durch ständig neue Aktualisierungen und Regeln überfordert und genervt sein.
Das bedeutet nicht, dass du es einmal tust und dann für die nächsten fünf Jahre dieselbe Richtlinie beibehältst. Die Erwartungen der Beschäftigten und der Arbeitsplatz entwickeln sich weiter, daher ist eine Aktualisierung des Dokuments unerlässlich. Aber sowohl für dich als auch für deine Kolleginnen und Kollegen sollte das nicht jeden Monat geschehen.
Seid so spezifisch wie möglich
Einer der Hauptgründe für die Erstellung einer hybriden Arbeitsrichtlinie ist, dass du Verwirrung unter deinen Mitarbeitern vermeiden willst. Deshalb reicht es nicht aus, ein paar Punkte aufzuschreiben. Du musst spezifisch sein, viele Aspekte abdecken und so viele Fragen wie möglich beantworten. Natürlich kann es sein, dass im Laufe der Zeit mehr Fragen beantwortet werden müssen. Aber versuche, es so einfach und umfassend wie möglich zu machen. Ein guter Anfang ist es, die Vorlagen für hybride Arbeitsrichtlinien zu prüfen und mit deinen Mitarbeitern zu besprechen, welche Themen unklar sind.
Mach es zu deinem eigenen
Es gibt kein hybrides Arbeitsmodell, das für alle passt. Das Wesentliche an dieser Arbeitsform ist die Fähigkeit, sich an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Beschäftigten anzupassen. Jede Branche, jedes Unternehmen und jede Belegschaft ist anders. Deshalb solltest du die Flexibilität begrüßen, die dieses Arbeitsmodell bietet, um eine maßgeschneiderte hybride Arbeitspolitik zu schaffen.
Bleibt offen für Feedback
Trotz all eurer Bemühungen kann es vorkommen, dass eure Strategie für hybride Arbeitsformen bei euren Mitarbeitenden nicht ankommt. Es ist wichtig, dass ihr regelmäßig deren Feedback einholt, erreichbar bleibt und jederzeit für Diskussionen offen seid. Auf diese Weise könnt ihr Schwachstellen aufdecken und sie so schnell wie möglich verbessern. Außerdem verhindert es, dass bei euren Mitarbeitenden Stress und Frustration aufkommen. Dieser letzte Punkt ist von grundlegender Bedeutung, da er zu einem Anstieg der Mitarbeiterfluktuation und zu Burnout führen kann.
Teile deine Strategie für hybrides Arbeiten mit deinem gesamten Unternehmen
Sobald ihr eure Richtlinie für hybrides Arbeiten eingeführt haben, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie gemeinsam genutzt wird und für alle Mitarbeitenden zugänglich ist. Im Zweifelsfall müssen sie immer und überall darauf zugreifen können. Im Folgenden findet ihr einige Möglichkeiten, wie ihr dies sicherstellen könnt:
- Sendet es per E-Mail an alle;
- Sprecht bei Teambesprechungen darüber;
- Teilt eure hybriden Arbeitsrichtlinien in eurem Instant-Kommunikationskanal;
- Ladet es auf euer Kollaborationstool (Notion, Asana oder was auch immer) herunter;
- Hängt die kritischsten Punkte an den Wänden der Gemeinschaftsbereiche auf (Flure, Freiflächen, Essens- und Kühlzonen, Aufzüge usw.).
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Wie wichtig es ist, die 5 W's in eurer Richtlinie der Hybridarbeit zu berücksichtigen
Warum
In diesem Abschnitt müsst ihr erläutern, warum ihr für eure Mitarbeitenden eine Richtlinie der Hybridarbeit einführt. Die wichtigsten Gründe habt ihr bereits im ersten Teil dieses Artikels erfahren, aber einige Beweggründe sind wahrscheinlich speziell für euer Unternehmen. Damit eure Mitarbeitenden die Logik hinter den Regeln verstehen, ist es wichtig, dass ihr ihnen gegenüber transparent macht, warum ihr diese Richtlinien einführt.
Wer
Wer hat Anspruch auf flexible Arbeitsregelungen und in welchem Umfang? Bei manchen Arbeitsplätzen ist es schwieriger, die Vorteile der Mischarbeit zu nutzen. Es ist wichtig, dass in deiner Richtlinie für hybride Arbeitsformen steht, wer Anspruch auf diese Regeln hat und wer nicht. So wissen die Mitarbeiter/innen von Anfang an, was sie je nach ihrem Status tun dürfen. Um ein faires und integratives Arbeitsumfeld zu schaffen, musst du Wege finden, um mehr Flexibilität für alle zu ermöglichen.
Wann
Wann sollten eure hybriden Mitarbeitenden von zu Hause aus arbeiten, und wann sollten sie im Büro sein? Ein weiterer wichtiger Aspekt in diesem Abschnitt ist die Frage, wie oft sie vor Ort sein müssen. Manche Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitenden beispielsweise, zu kommen, wann immer sie wollen, mit Ausnahme einer Woche im Monat, in der alle vor Ort sein müssen.
Was
Dieser Teil deiner Richtlinie für hybride Arbeit muss sehr detailliert sein. Er muss die Erwartungen deines Unternehmens und alles, worauf deine Mitarbeiter/innen Anspruch haben, enthalten. Du musst zum Beispiel erwähnen, welche Technologie du zur Verfügung stellst, welche Sicherheitsmaßnahmen es gibt, wie die Kommunikationsstrategie aussieht, usw. Übernimmst du die Kosten für den Internetservice, einen Teil der Stromrechnung, Büromöbel und Bürobedarf usw.? Die Umstellung auf hybride Arbeitsformen kann die Ausgaben für deine Mitarbeiter/innen erhöhen. Wenn du das in Erwägung ziehst und deine Mitarbeiter/innen von einem Stipendium für die Arbeit von zu Hause aus profitieren können, muss das auch klar gesagt werden.
Wo
In diesem Abschnitt werden alle "Wo"-Fragen gesammelt, z. B:
- Können Arbeitnehmende von einem dritten Arbeitsplatz oder nur von zu Hause aus arbeiten?
- Können sie vom Ausland aus tätig sein?
- Wo können sie flexible Arbeitsregelungen beantragen (wenn sie das müssen)?
- Wo können Teammitglieder weitere Informationen über die Richtlinie für Hybridarbeit finden?
- Wo können sie Unterstützung erhalten, wenn sie bei der Mobilarbeit ein IT-Problem haben?
Wie deskbird dich bei der Verwaltung deiner hybriden Arbeitsrichtlinien unterstützt
deskbirdDie neue Funktion "Hybride Arbeitsrichtlinien" macht es den Beschäftigten leicht, ihre Arbeitstage innerhalb festgelegter Richtlinien zu wählen und fördert so ein transparenteres, flexibleres Modell und eine bessere Work-Life-Balance.
Wie funktioniert das?
Mit der neuen Funktion von deskbird kannst du:
Festlegung von Anwesenheitsrichtlinien: Mit einem einfachen Klick kannst du deine Richtlinie benennen und die minimale/maximale Anzahl von Tagen im Büro oder aus der Ferne festlegen.
Zuweisung von Richtlinien: Du kannst maßgeschneiderte Richtlinien auf individueller Ebene (für den Fall, dass einer deiner Beschäftigten besondere Bedürfnisse hat), unternehmensweit (für alle Beschäftigten) oder auf Teamebene (für eine bestimmte Abteilung oder ein Projektteam - in Kürze!)
Anpassen der Statuseinstellungen: Du kannst entscheiden, was ein Vor-Ort- oder Fernstatus ist. So können zum Beispiel "Geschäftsreisen", "Konferenzen" oder "Kundenbesprechungen" als Tage im Büro gelten und auf die Bürorichtlinien eines Mitarbeiters angerechnet werden. Wenn du deine Statuseinstellungen weiter anpassen möchtest, wende dich an support@deskbird.com.
Mit den Hybriden Arbeitsrichtlinien können die Beschäftigten ihren Erfüllungsstatus direkt auf ihrem deskbird Feed über das Web, die iOS- und Android-Apps schnell überprüfen. So kannst du bequem sehen, wie viele Tage du noch brauchst, um die Richtlinien zu erfüllen.
Vorteile für Admins
- Automatisierte Anwesenheitskontrolle: Keine manuellen Berechnungen mehr, weniger Fehler und Zeitersparnis.
- Optimierte Richtlinienverwaltung: Lege mühelos Anwesenheitsrichtlinien auf individueller und unternehmensweiter Ebene fest und weise sie zu.
Vorteile für Arbeitnehmende
- Autonome Zeitplanung: Die Beschäftigten können ihre Woche planen und dabei die in ihrem Feed angezeigten Richtlinien einhalten.
- Verbesserte Work-Life-Balance: Flexibilität bei der Wahl der Tage im Büro innerhalb bestimmter Parameter.
Aber das ist noch nicht alles!
Bleiben Sie dran für spannende neue Funktionen (einschließlich Analytics für hybride Arbeitsrichtlinien, monatliche oder jährliche Richtlinien, Richtlinien für feste Tage usw.), die Ihre Erfahrung mit unseren Hybriden Arbeitsverträgen!
Wir hoffen, dass dieser Artikel und die Vorlage dir dabei helfen, besser zu verstehen, warum du eine Richtlinie für hybride Arbeitsformen einführen solltest und wie du sie umsetzen kannst. Vergiss nicht, deine Mitarbeiter/innen in den Prozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass du auch ihre Bedürfnisse berücksichtigst und eine effektive Richtlinie für flexible Arbeitszeiten erstellst.
Wenn ihr Unterstützung bei der Verwaltung eures hybriden Arbeitsbereichs und eurer Mitarbeitenden benötigt, testet kostenlos die App deskbird !
Quellen:
