Hybrider Arbeitszeitplan: ein vollständiger Leitfaden zum Meistern dieses Arbeitsmodells
3. November 2022
1. Dezember 2023
Seit 2020 haben viele Unternehmen einen flexibleren Ansatz für den Arbeitsort ihrer Mitarbeiter gewählt. Auch wenn es heute üblich ist, nur ein paar Tage in der Woche oder im Monat ins Büro zu kommen, ist es wichtig zu verstehen, was ein hybrider Arbeitsplan ist und was er bedeutet.
Einige Unternehmen sehen die Vorteile eines flexiblen Zeitplans nicht so wie viele andere. Was machen sie anders? Die Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell geschieht nicht über Nacht. Es bedeutet nicht, dass man seinem Team einfach sagt: "Ihr könnt nächste Woche von zu Hause aus arbeiten, wenn euch das besser passt".
Bei der Flexibilisierung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter gibt es eine Menge zu beachten, wenn Sie am Ende des Tages positive Ergebnisse für sie und Ihr Unternehmen erzielen wollen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten hybrid scheduling und wie Sie das Beste daraus machen können, finden Sie hier einen vollständigen Leitfaden für eine erfolgreiche Umsetzung.
Die Bedeutung eines hybriden Arbeitszeitplans
Ein hybrider Arbeitsplan ist ein vielseitiger Rahmen, der die Anwesenheit im Büro mit mobiler Arbeit kombiniert. In dem Maße, in dem Unternehmen sich an die veränderten Erwartungen ihrer Mitarbeiter anpassen und den technologischen Fortschritt nutzen, wird dieses Modell wegen seiner Ausgewogenheit von Flexibilität und Struktur immer beliebter. Einerseits genießen die Mitarbeiter den Komfort der Arbeit von zu Hause aus, sparen Zeit beim Pendeln und können sich besser konzentrieren. Andererseits profitieren sie von der direkten Interaktion, der Betreuung und dem Gemeinschaftsgefühl, wenn sie vor Ort sind.
Die Häufigkeit des Einsatzes vor Ort kann von wöchentlich bis monatlich variieren und hängt von der Art der Tätigkeit und der Unternehmenskultur ab. Die Umsetzung erfordert eine sorgfältige Berücksichtigung der Bedürfnisse des Einzelnen und des Teams, um eine harmonische Work-Life-Balance zu fördern. Ein solcher Ansatz trägt nicht nur den unterschiedlichen Präferenzen Rechnung, sondern kann auch die Produktivität, das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Bindung von Talenten an das Unternehmen steigern. In der Regel entscheiden sich die Unternehmen jedoch für eines der folgenden Modelle: hybrid scheduling.
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Verstehen, was ein hybrider Arbeitszeitplan ist, anhand konkreter Beispiele
Der "hybride Wochenplan" (Split Week)
Bei diesem Modell legen die Unternehmen bestimmte Tage fest, an denen die Arbeitnehmer ins Büro kommen, und andere, an denen sie aus der Ferne arbeiten. Diese Art des hybriden Arbeitsplans ist fest. So sind beispielsweise Montag und Freitag arbeitsfreie Tage, während die Mitarbeiter am Dienstag, Mittwoch und Donnerstag vor Ort sein müssen. Dieses Zeitplanungssystem vermeidet Verwirrung, entspricht aber nicht immer den Bedürfnissen der Arbeitnehmer und steht im Widerspruch zu einem der wichtigsten Aspekte der heutigen Belegschaft: Flexibilität.
Das Format "Woche für Woche"
Bei dieser Option handelt es sich um eine Mischung aus Fernarbeit und wöchentlicher Arbeit im Büro. Die Teammitglieder kommen in jeder zweiten Woche vor Ort. Sie ist einfach zu realisieren, entspricht aber nicht immer den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter. Nehmen wir an, Sie arbeiten gerade an einem wichtigen Projekt, und die Investoren beschließen, an den Tagen zu kommen, an denen alle von zu Hause aus arbeiten sollen. Das bringt Ihren gesamten Zeitplan völlig durcheinander.
Das "at-will"-Modell
Die "at-will"-Arbeitszeit ist sicherlich diejenige, die den modernen Arbeitnehmern und Unternehmen am meisten entgegenkommt. Die Teammitglieder haben die Möglichkeit, vor Ort zu arbeiten, wann immer sie wollen, je nach ihren beruflichen und privaten Bedürfnissen. Manche Menschen können sich beispielsweise zu Hause besser konzentrieren und entscheiden sich daher für die Arbeit aus der Ferne, wenn sie ein großes Projekt zu bearbeiten haben. Sie ziehen es dann vor, im Büro zu sein, um an Sitzungen teilzunehmen und sich mit ihren Kollegen auszutauschen.
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Die Vorteile von hybriden Arbeitsplänen
Fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Einer der Hauptvorteile des Konzepts "Arbeiten von überall" ist, dass es den Arbeitnehmern mehr Freiheit und Ausgewogenheit bietet. Die Möglichkeit, ihren Zeitplan nach ihren Bedürfnissen zu gestalten, ermöglicht es ihnen, Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren. Sie können zum Beispiel vor der Arbeit etwas Sport treiben, ohne den Druck des Pendelns zu haben. In der Zwischenzeit können sie immer noch ins Büro kommen, um sich mit ihren Kollegen auszutauschen und persönlich an einigen Teamveranstaltungen teilzunehmen. Diese Ausgewogenheit ist für das Glück, die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung.
Anpassung an individuelle Produktivitätsspitzen
Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum manche Menschen am liebsten morgens Sport treiben, während andere eher abends aktiv sind? Das liegt daran, dass wir alle unterschiedliche Produktivitätsspitzen haben. Wenn Sie Ihrem Team erlauben, diesen Aspekt bei der Wochenplanung zu berücksichtigen, ist das gut für Produktivität, Innovation und Erfolg. So kann jeder Mitarbeiter effizienter arbeiten, indem er seine Aufgaben in kürzerer Zeit erledigt. Mit einem hybriden Arbeitsplan können sie ihre Agenda so anpassen, dass sie sich auf die Zeiten konzentrieren können, in denen sie wissen, dass sie die meisten Dinge erledigen können! Wenn sie so arbeiten können, wie es ihnen am besten passt, ist das ein Gewinn für alle!
Antworten auf die Bedürfnisse von Mehrgenerationen-Teams
Manche Menschen arbeiten nicht gerne an einem anderen Ort als im Büro, weil sie daran gewöhnt sind und gerne täglich mit ihren Kollegen interagieren. Eine wachsende Zahl von Arbeitnehmern, vor allem Millennials und die Generation Z, sehen jedoch in der Telearbeit einen der wichtigsten Vorteile für Arbeitnehmer. Wie können Sie also allen gerecht werden, um eine zufriedene und produktive Belegschaft zu erhalten? Die Einführung von hybrid scheduling in Ihr Arbeitsmodell hilft Ihnen dabei. Die Zukunft der Arbeit dreht sich um Mitarbeiterzentrierung und Flexibilität, und hybride Arbeit ist die perfekte Lösung, um dies zu erreichen.
Verringerung des Burnout-Risikos
Das Burnout von Mitarbeitenden nimmt stetig zu und wird für (zu) viele Unternehmen zu einem echten Problem. Da hybride Arbeitsformen die Work-Life-Balance verbessern, Stress reduzieren und einen menschenzentrierten Ansatz bieten, ist bekannt, dass sie das Burnout-Risiko senken. Dieses Modell fördert die Schaffung von Freiräumen für persönliche Aktivitäten sowie für Freunde und Familie, was für die psychische Gesundheit Ihrer Mitarbeiter wirklich entscheidend ist. Wie bereits erwähnt, verhilft es dem Einzelnen zu einer besseren Work-Life-Balance und minimiert somit das Risiko von chronischem Stress. Dennoch kann es bei der Arbeit im Home Office leichter sein, dass Depressionen unbemerkt bleiben. Die Kenntnis der Anzeichen und Symptome von Burnout ist von grundlegender Bedeutung, um dieses Problem zu vermeiden.
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Ermöglicht es den Arbeitnehmern, sich in dem Arbeitsumfeld aufzuhalten, das ihnen am besten entspricht
Die Wahl des Arbeitsortes ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, ihre Bedürfnisse zu erfüllen und Spitzenleistungen zu erzielen. Wenn sie wissen, dass sie sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren müssen und nicht gestört werden dürfen, können sie sich für den besten Ort entscheiden, um dies zu tun. Das kann zu Hause, an einem dritten Arbeitsort oder in einem ruhigen Arbeitsbereich in Ihrem Büro sein. Bei einem traditionellen Arbeitsmodell müssen sie an ihrem Schreibtisch arbeiten, auch wenn dies nicht der ideale Ort für ihre Konzentration ist. Bei einer vollständigen Remote-Politik müssen sie an Teamprojekten zusammenarbeiten und ihre Tätigkeiten virtuell koordinieren, ohne sich persönlich treffen zu können. Sie haben jetzt die Wahl, ihre Aufgaben zu erledigen, wo immer sie wollen. Das verändert ihr Leben, wenn es um Leistung und Produktivität geht.
Senkung der Bürokosten
Die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells bedeutet oft, dass Sie die Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes überdenken und Ihr Büro verkleinern müssen. Sie senken nicht nur Ihre Mietkosten, sondern auch andere Kosten wie Strom, Wasser, Hardware usw. Während Sie früher 1000 Quadratmeter Fläche brauchten, benötigen Sie jetzt nur noch 500. Dieser Cashflow kann in die Schaffung eines stärker auf die Mitarbeiter ausgerichteten Arbeitsumfelds, die Ermöglichung der digitalen Transformation, die Förderung von Innovationen usw. reinvestiert werden.
Die potenziellen Nachteile von hybrid scheduling
Bedarf einer guten Organisation
Wenn man Mitarbeiter hat, die von zu Hause aus arbeiten, einige im Büro, und andere an einem dritten Arbeitsplatz, kann es manchmal chaotisch werden, was die Verwaltung angeht. Wenn dann noch die Zeitverschiebung hinzukommt, wird es unübersichtlich! Es sei denn, Sie haben sich auf diese Veränderung vorbereitet und verfügen über eine tadellose Organisation. Als Arbeitgeber oder Teamleiter müssen Sie wissen, wer von wo aus arbeitet. Wenn Sie sich entschließen, weiter zu gehen und Gleitzeit einzuführen, müssen Sie auch wissen, wer wann arbeitet. Zeitplanungskonflikte können auftreten und zu Spannungen führen. Aber da hybride Arbeitsformen heute die Norm sind, gibt es viele Lösungen, um solche Situationen zu vermeiden. Sie können z. B. einen hybriden Wochenplaner verwenden, wie er auf der App deskbird verfügbar ist.
Bedarf ein hohes Maß an Kommunikation und Koordination
In jedem Unternehmen ist die Kommunikation entscheidend. Bei der Zusammenarbeit mit einem gemischten Team ist dies noch wichtiger. Ihre Mitarbeiter müssen so reibungslos und effizient wie möglich interagieren und sich koordinieren. Bedenken Sie, dass Mitarbeiter verschiedener Generationen nicht auf die gleiche Weise kommunizieren (lesen Sie zum Beispiel unseren Artikel über den Kommunikationsstil der Gen Z). Bei der Umstellung auf eine flexiblere Arbeitsweise ist es außerdem wichtig, in die richtigen Tools zu investieren, um einen nahtlosen und effektiven Übergang zu gewährleisten. Der Einsatz von Software für die Verwaltung von Arbeitsplätzen, von Lösungen für die Zusammenarbeit und von Plattformen für die Buchung von Schreibtischen und Räumen wie deskbird ist beispielsweise ein Muss.
Erfordert mehr Aufwand, um die Verbindung zum Arbeitsplatz und die Kultur aufrechtzuerhalten
Wie erhalten Sie eine starke Unternehmenskultur in einem hybriden Arbeitsumfeld aufrecht? Wie halten Sie Ihr Team motiviert und engagiert, wenn Sie es nur ab und zu sehen? Wie stärken Sie das Zugehörigkeitsgefühl, wenn sich die Mitarbeiter nur unregelmäßig treffen? Die Verbundenheit am Arbeitsplatz ist ein wichtiger Bestandteil von Unternehmen mit großartigen Ergebnissen. Sie sollte nicht unterschätzt werden. Es erfordert mehr Aufwand, wenn man mit Menschen an verschiedenen Orten zusammenarbeitet. Die Idee, sich als Teil einer Gemeinschaft zu fühlen, und hybride Arbeit sind jedoch für die moderne Belegschaft vorrangig. Es kann schwierig sein, einen Weg zu finden, diese Aspekte miteinander zu vereinbaren. Dennoch ist dies eine der geheimen Zutaten für ein erfolgreiches Unternehmen.
Wertvolle Tipps und Best Practices zur erfolgreichen Umsetzung der hybriden Arbeitsplanung
Erstellung einer maßgeschneiderten Arbeitsweise für hybride Work Schedules
Zu Beginn dieses Artikels haben wir drei Beispiele für hybride Arbeitszeitpläne genannt, um Ihnen eine konkrete Vorstellung davon zu vermitteln, wie sie funktionieren. Wie wir aber auch hervorgehoben haben, ist es von grundlegender Bedeutung, dass Sie Ihr eigenes Modell entwickeln. Am wichtigsten ist, dass es zu Ihren Unternehmenswerten und den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter passt. Holen Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein, studieren Sie ihre Wünsche und finden Sie heraus, welches Modell für Sie und Ihre Mitarbeiter am besten geeignet ist. Die Größe Ihres Unternehmens, das Alter Ihrer Belegschaft, Ihre Branche... Dies alles sind Merkmale, die Sie analysieren müssen, um eine hybride Arbeitspolitik zu entwickeln, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt, ihn einbezieht und erfolgreich ist.
Schulung eures HR-Teams und eurer Manager über flexible Schedules
Wir lernen ständig, wie wir virtuell zusammenarbeiten, den Zusammenhalt im Team fördern, hybride Arbeitszeiten mit Hilfe neuer digitaler Tools organisieren können usw. Das Wissen um die Vor- und Nachteile sowie um die besten Praktiken für hybrides Arbeiten ist entscheidend, um diesen Wechsel zu einer moderneren Arbeitsweise erfolgreich zu gestalten. Um alle Beteiligten bei der Einführung dieses neuen Arbeitsmodells zu unterstützen, kann es eine gute Idee sein, Schulungen zur flexiblen Arbeit anzubieten. Dies hilft allen Teammitgliedern, diesen modernen Arbeitsansatz zu verstehen und sorgt für einen reibungslosen Übergang.
Überdenken und optimieren Sie Ihren Arbeitsbereich, um den Anforderungen hybrider Teams gerecht zu werden
Ist Ihr Büro für eine hybride Belegschaft ausgelegt? Die Rolle des Büros hat sich in den letzten Jahren mit dem Aufkommen flexiblerer Arbeitsformen verändert. Während es früher nur ein Ort war, an dem wir unsere Arbeit verrichteten, ist es heute der Ort, an dem Teamzusammenhalt und Unternehmenskultur entstehen. Er ist auch der Ort, an den die Mitarbeiter gehen, wenn sie bestimmte Geräte benötigen oder bestimmte Aufgaben mit ihren Kollegen persönlich erledigen müssen. Einzelne Schreibtische bleiben immer leerer, während in Besprechungszimmern und Gemeinschaftsräumen ein reges Treiben herrscht.
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Investitionen in digitale Tools, die auf hybride Teams zugeschnitten sind
Die Investition in maßgeschneiderte Tools für hybride Teams ist entscheidend für die Produktivität und die Aufrechterhaltung einer kohärenten Arbeitsumgebung. Hybride Arbeitspläne stellen besondere betriebliche Herausforderungen dar. Maßgeschneiderte Tools sind auf die besonderen Bedürfnisse verteilter Arbeitskräfte zugeschnitten. Sie verbessern die nahtlose Kommunikation, Zusammenarbeit und das Projektmanagement über Entfernungen und Zeitzonen hinweg. Sie gewährleisten auch, dass alle Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort den gleichen Zugang zu Ressourcen haben, einen effektiven Beitrag leisten können und mit den Unternehmenszielen im Einklang stehen. Ein gut durchdachtes digitales Ökosystem führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, Leistung und Mitarbeiterbindung. Die drei wichtigsten Technologien, auf die hybride Mitarbeiter Zugriff haben sollten, sind:
- eine Tischbuchungssoftware (z. B. deskbird mit Tisch- und Raumbuchung, interaktivem Grundriss, hybrider Wochenplanung, Veranstaltungsplanung usw.).
- ein Projektmanagement-Tool (Clickup, Asana, Notion, Trello, Monday, usw.).
- hybride Kommunikationsplattformen und Hardware (Slack, Google Meet, Microsoft Teams, Virtual-Reality-Headsets usw.).
Der hybride Arbeitsplan stellt einen neuen Ansatz für den modernen Arbeitsplatz dar, der sowohl anpassungsfähig als auch menschenzentriert ist. Durch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den Vorteilen der Telearbeit und der Arbeit im Büro können Unternehmen ihre Produktivität optimieren und gleichzeitig die Zufriedenheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter steigern. Diese Ausgewogenheit trägt auch dem wachsenden Bedarf an Flexibilität Rechnung, den die heutige Belegschaft hat, und führt zu einer besseren Work-Life-Balance und zur Bindung von Spitzentalenten. Für Unternehmen, die in einem sich schnell entwickelnden Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig bleiben wollen, ist die Einführung eines gut strukturierten hybriden Arbeitsmodells nicht nur eine Option, sondern eine strategische Voraussetzung.
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