KI für das Projektmanagement: Kollaboration mit Robotern

Seid ihr bereit, mehr Aufgaben an Roboter zu delegieren? Falls nicht, solltet ihr euch das nochmal überlegen. Vor allem wenn ihr wettbewerbsfähig bleiben wollt! Einer der Vorteile von Künstliche Intelligenz Systemen ist der Einsatz von KI für das Projektmanagement. Ganz zu schweigen von dem Zeitgewinn, der sich ergibt, wenn ihr euch euch mit diesen intelligenten virtuellen Assistenten verbündet, um eure Projekte abzuwickeln, eure Arbeit umzugestalten und auf ein neues Level zu bringen. 

Wie viele Projekte werden nicht zu "100 % abgeschlossen" ? Wie viel Geld habt ihr bereits für diese "nie abgeschlossenen" Projekte ausgegeben? Dank KI-Projektmanagement-Tools sind eure Chancen, eine Aufgabe erfolgreich abzuschließen, viel höher, genauer gesagt 25%¹! Das bedeutet jedoch einen Wert und Nutzen in Billionenhöhe für Unternehmen, die KI in ihr Projektmanagement integrieren. 

IT-Abteilungen sind für den Übergang in dieses neue technologische Zeitalter essentiell. Der Einsatz künstlicher Intelligenz bedeutet unter anderem, Daten zu bereinigen und die Verwaltung und Strategie der Cybersicherheit zu überprüfen.

Worauf sollten IT-Teams beim Einsatz von KI für das Projektmanagement achten? 

Macht eure Daten maschinenlerntauglich

IT-Experten spielen eine wesentliche Rolle bei diesem technologischen Übergang. Zuallererst müssen alle rohen und unstrukturierten Daten des Unternehmens gesammelt und bereinigt werden. IT-Teams müssen all diese Daten verdaulich und für Roboter lesbar machen. Dieser Schritt ist entscheidend für den effizienten Einsatz von KI-Projektmanagement-Tools. 

Richtet eure AI-Projektmanagement-Tools smart und sicher ein

Auch Projektmanager und IT-Experten müssen diese KI-gesteuerten Lösungen einrichten. So ist es zum Beispiel besonders wichtig, dass sie andere digitale Tools angemessen integrieren. Außerdem müssen sie klare Erwartungen an diese Technologien formulieren und die Systeme entsprechend einrichten. Wie soll es reagieren, wenn dies oder jenes passiert? Wie oft soll es den aktuellen Stand des Projekts analysieren und melden? Kann es sich automatisch anpassen, oder soll es den Projektleitenden über notwendige Änderungen informieren? Etc. 

Cybersecurity: Schützt vertrauliche Informationen und vermeidet Datenlecks

Der Datenschutz ist eines der Hauptanliegen von Unternehmen bei der Einführung von KI am Arbeitsplatz. Die Analyse der potenziellen Risiken von Datenlecks und Cybersicherheitsproblemen ist eine wesentliche Aufgabe, die sowohl Projekt- als auch IT-Manager:innen angehen müssen. KI stellt eine neue Bedrohung für das Cyber-Risikomanagement dar. Das ist bei jedem digitalen Tool der Fall, aber bei KI ist das Risiko weitaus höher. Daher ist es unerlässlich, über diese Bedrohungen auf dem Laufenden zu bleiben und eure Datensicherheitsprotokolle entsprechend anzupassen.

Schult Mitarbeitende im richtigen Umgang mit dem System

Die Arbeitsaufgaben eurer Teammitglieder ändern sich, und ihr müsst sie auf diese Änderung vorbereiten. Das Gute daran ist, dass die meisten Millennials und die Generation Z verlangen, neue Fähigkeiten zu erlernen und ihre Kompetenzen zu erweitern. Das Aufkommen von KI am Arbeitsplatz und im Projektmanagement wird ihnen diese Möglichkeit bieten! Für IT-Teams: Jetzt ist die Zeit gekommen, um zu glänzen, indem ihr die Arbeitsumgebung KI-freundlich gestaltet und eure Kolleg:innen bei diesem wichtigen technologischen Wandel unterstützt.

Was sind die besten KI-Projektmanagement-Tools?

Notion AI

Notion ist eine der besten Projektmanagement-Ressourcen. Es ermöglicht Teams, ihre Arbeit zu optimieren und gleichzeitig die Effizienz und Produktivität zu steigern. Wie jeder führende Anbieter in der Technologiebranche hat Notion aktiv daran gearbeitet, KI zu einem Kernmerkmal seines Produkts zu machen. 

Sie haben Notion AI entwickelt, um Manager:innen und Mitarbeitende durch die Automatisierung von Aufgaben zu helfen, besser und schneller zu arbeiten. Es bietet auch ein leistungsfähiges KI-gestütztes Schreibsystem, das sich ideal für die Zusammenfassung von Notizen, das Verfassen von Berichten oder die Bearbeitung erster Entwürfe eignet.

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👉 Erfahrt mehr über Notion AI. 

Asana Intelligence

Asana ist ebenfalls ein bekanntes Projektmanagement-Tool, das kürzlich seine eigene datengestützte Intelligenz eingeführt hat. Dieses KI-Projektmanagement-Tool ermöglicht es Führungskräften, Ressourcen auf der Grundlage von Zielen zu verwalten, automatische Empfehlungen zu erhalten und Blockaden zu erkennen (neben anderen Funktionen). Für Teammitglieder ist Asana Intelligence eine wichtige Unterstützung für die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Verbesserung der Produktivität.

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👉 Seht euch Asana Intelligence an. 

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Trello Strategy-AI Power-Up

Die meisten Projektmanager:innen kennen Trello, da es eine der ersten Projektmanagement-Lösungen und ein starker Marktführer in dieser Branche ist. Sie haben das Strategy-AI Power-Up eingeführt. Dieses System ist eine vollständig eingebettete und immersive Erfahrung. Experten können die Priorisierung auf der Grundlage strategischer Faktoren neben ihren Listen und Tafeln visualisieren und gleichzeitig die Auswirkungen taktischer Prioritätsänderungen dynamisch vorhersehen.

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👉 Hier findet ihr weitere Informationen über das Trello Strategy-AI Power-Up.

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Wrike

Wrike ist ein weiterer Marktführer für Projektmanagement-Tools und hat sein Angebot kürzlich mit mehreren KI-gestützten Aufgabenmanagement-Funktionen aktualisiert. Es unterstützt User durch die Verbesserung der nahtlosen Zusammenarbeit, die Optimierung der Wochenplanung, die Vereinfachung der Ressourcenzuweisung und die Visualisierung von Daten. 

Seine Hauptstärke ist seine Flexibilität, die es zu einer benutzerfreundlichen Lösung sowohl für Start-Ups als auch für große Unternehmen macht.

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👉 Lernt die Wrike AI Features kennen.

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ClickUp AI

ClickUp AI ist ein KI-gestützter Assistent, der Manager:innen bei der Vorhersage von Projektdaten, der Entscheidungsfindung, der Schätzung von Projektkosten, der Risiko- und Teamverwaltung in Echtzeit usw. hilft. Dieses KI-Projektmanagement-Tool wurde vom größten Software-Marktplatz G2 zur Nr. 1 für Projektmanagement und zur Nr. 1 für Zusammenarbeit und Produktivität ernannt.

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👉 Findet mehr über ClickUp AI heraus. 

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HiveMind

Hive hat seine Cloud-basierte Projektmanagement-Plattform um eine KI-Funktion erweitert, um Aufgaben zu automatisieren und Arbeitsabläufe zu optimieren. Neben anderen Vorteilen unterstützt HiveMind Projektmanager:innen bei der Zuweisung von Ressourcen, der Wochenplanung, der Priorisierung und der Identifizierung von Risiken. Und das Beste daran? HiveMind bietet mehrere Integrationen mit Tools wie Slack oder Google Drive.

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👉 Erhaltet einen tieferen Einblick in HiveMind.

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Wie unterstützt Künstliche Intelligenz Projektmanager:innen (und ersetzt sie nicht)?

Entscheidungsfindung und Prioritätensetzung

Projektmanagement-Tools, die auf künstlicher Intelligenz und Automatisierung basieren, liefern Manager:innen wichtige Informationen über jeden Aspekt eines Projekts. Einer der wichtigsten, aber auch schwierigsten Schritte eines Projekts ist die Vorhersage. 

Da diese digitalen Tools Daten und Informationen in Echtzeit analysieren, zeigen sie Projekte mit dem größten Wert, die priorisiert werden sollten.

Der Einsatz von KI für das Projektmanagement spielt eine wichtige Rolle bei der Prognose, da sie den Verantwortlichen bei der Entscheidungsfindung und Prioritätensetzung hilft.

Risikominderung

KI-Projektmanagementplattformen geben auch einen klaren Einblick in die potenziellen Risiken und Hindernisse eines Projekts. Die Zusammenarbeit mit Robotern beseitigt menschliche Voreingenommenheit und ermöglicht es Manager:innen, jedes Hindernis, das das Projekt gefährden könnte, vorherzusehen. Sobald ein Risiko erkannt wird, erhalten Manager:innen eine Benachrichtigung. Zusammen mit ihrem Team können sie schnell reagieren, ihre Strategie zur Risikominderung anpassen und eine Eskalation der Situation vermeiden. 

Überwachung der Fortschritte

Das Beste an Robotern ist, dass sie nicht schlafen und viele Dinge gleichzeitig tun können 🤖. Wir Menschen erledigen zwar mehrere Aufgaben gleichzeitig, aber es ist erwiesen, dass wir dabei weniger effizient sind und die Fehlerquote dadurch steigt. Aber diese immer wachen Teammitglieder können den Fortschritt Ihrer Projekte erfolgreich im Auge behalten, wenn Sie gerade frei haben oder mit anderen wichtigen Aufgaben beschäftigt sind. Das ist das Schöne an der Automatisierung! Und was ist, wenn etwas schief geht oder Ihre Aufmerksamkeit erfordert? Ihr virtueller Assistent schickt Ihnen eine klare Benachrichtigung über das Problem und wie Sie es möglicherweise lösen können.

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Schnelleres Reporting

Dank KI und Automatisierung, die euch im Projektmanagement unterstützen, müssen Datenanalysen und Berichte nicht mehr manuell erstellt werden. Automatisierte Lösungen verarbeiten eine riesige Menge an Daten in Echtzeit. Das ist der Schlüssel, um eine regelmäßige und relevante Vorstellung von einer Situation zu haben und die nächsten Schritte entsprechend zu besprechen. 

Projektprüfung

Testen ist ein grundlegender Schritt im Projektmanagement und muss häufig durchgeführt werden. Dank der KI-Projektmanagement-Tools werden einige fortschrittliche Testsysteme, die bisher nur für große Projekte zur Verfügung standen, bald für einen breiteren Kreis zugänglich sein. Durch häufigere Tests erkennen diese Tools Mängel und Bugs frühzeitig, so dass Teams das Problem lösen können, bevor es sich auf andere Aspekte auswirkt. Diese neue Fähigkeit gibt Manager:innen die Möglichkeit, zuverlässigere und sicherere Ergebnisse zu liefern.

Zeit- und kosteneffizientes Management

Die Gründe, warum der Einsatz von KI für das Projektmanagement zeit- und kosteneffizient ist, sind endlos. All die oben genannten Vorteile geben euch bereits eine klare Vorstellung davon. Diese Maschinen analysieren komplexe Daten und liefern euch im Handumdrehen Lösungen. Die frühzeitige Erkennung von Problemen ermöglicht es  Teams, darauf zu reagieren, bevor sie aus dem Ruder laufen und Geld und Zeit kosten. Die Konzentration auf Führungsaufgaben anstelle von operativen Aufgaben macht Führungskräfte und Mitarbeitende produktiver und effizienter. Und es gibt noch viele weitere Vorteile. 

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KI-Projektmanagement-Tools können menschliche Projektmanager:innen (noch) nicht ersetzen

Roboter übernehmen hauptsächlich administrative und manuelle Aufgaben

Projektmanager:innen delegieren jetzt Aufgaben an Roboter, anstatt Menschen mit sich wiederholenden und zeitaufwändigen Vorgängen zu betrauen. Diese von Big Data, Machine Learning (ML) und natürlicher Sprachverarbeitung angetriebenen Maschinen sind genau dafür gemacht. Das Schreiben von Berichten, das Versenden von E-Mails, die Analyse von Daten, die Zuteilung von Ressourcen... Das alles sind einfache Aufgaben, die Menschen nicht unbedingt zum Erfolg verhelfen. Mit KI konzentrieren sich Manager:innen und Teammitglieder mehr auf die Soft Skills in ihren Positionen und die Aspekte, die sie bei der Arbeit aufblühen lassen.

Projektmanager:innen sind Vermittler zwischen Maschinen und Menschen

Selbst wenn virtuelle Hilfsmittel eingesetzt werden, um Zeit und Effizienz zu gewinnen, ist die zentrale Funktion von Projektmanager:innen nach wie vor unersetzlich. Sie spielen die Rolle des Vermittlers zwischen Robotern und Menschen. Für ein Projekt verantwortlich zu sein, bedeutet, das Team zu unterstützen, sich mit den Stakeholdern auszutauschen, Mitarbeitende zu motivieren, die Anforderungen an die KI Tools anzupassen und so weiter. Das sind alles Aufgaben, die auf Soft Skills beruhen, die Maschinen noch nicht oder nicht so gut wie Menschen haben.

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Roboter sind nur eine Lösung zur Erweiterung und Verstärkung eures Teams

Habt ihr ChatGPT schon einmal ausprobiert? Dann wisst ihr, wie wichtig ein guter Prompt ist. Das gilt für jede Art von KI-Projektmanagement-Tools: Sie tun nur das, was ihnen gesagt wird. Ihr müsst eure Erwartungen konkret formulieren, so wie ihr es auch bei euren Mitarbeitenden tun solltet. Letztendlich ist eure Rolle als Manager:innen diegleiche, aber trotzdem anders. Ja, ihr müsst erst lernen, mit diesen neuen Technologien zu arbeiten, um das Beste aus ihnen herauszuholen. Wenn ihr wisst, was KI-Lösungen brauchen, um effektiv und effizient zu sein, seid ihr bestens ausgestattet, um damit erfolgreich zu arbeiten. Das ist genauso wichtig, wie die Erwartungen eurer Mitarbeitenden zu verstehen.

KI-Tools sind nur dann effizient, wenn sie gut gemanagt werden

Obwohl Roboter euch helfen, Fehler und Risiken, die oft aus menschlicher Voreingenommenheit resultieren, zu reduzieren, liegen auch sie nicht immer richtig. Hier sind einige wichtige Aspekte, die erklären, warum. Erstens: Diese Technologie entwickelt sich schnell weiter, muss aber noch 100% ihrer Fähigkeiten erreichen. Zweitens: Die Art und Weise, wie man sie einrichtet, beeinflusst ihre Fähigkeiten. Drittens: Externe und interne Ereignisse können eintreten, die eine Aktualisierung der Anweisungen benötigt. Und schließlich lernt sie mit der Zeit (immer noch schneller als Menschen), wie sie die besten Ergebnisse für euer Unternehmen erzielen kann.

Daher ist es unerlässlich, dass das menschliche Gehirn manchmal eingreift. Die KI-Technologie ist eine wichtige Unterstützung für Unternehmen, auf die sie sich verlassen können. Allerdings kann sie Projektmanager:innen nur teilweise ersetzen. Bedenkt, dass wir erst am Anfang dieser neuen technologischen Ära stehen. Die Entwicklung von KI-Lösungen schreitet extrem schnell voran. Die erste Version von ChatGPT ist erst wenige Monate alt und hat bereits nichts mehr mit der neuesten Version zu tun. 

IT-Teams müssen auf dem Laufenden bleiben, was in diesem Bereich passiert, um das Beste aus der KI heraus zuholen, denn es gibt keinen Weg zurück. Aber auch andere Experten behalten diese Veränderung unserer Arbeitsweise im Blick, denn jeder Aspekt eures Unternehmens kann davon profitieren. Der Umgang mit diesen virtuellen Assistenten und die Zusammenarbeit mit ihnen ist für Führungskräfte und ihre Teams beim Einsatz von KI im Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. 

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Wie reagiert deskbird auf diesen raschen Wandel in der Arbeitswelt? 

Als Experten für modernes Arbeiten geben wir unser Bestes, um immer auf dem Laufenden zu sein, was die neuen Trends der Zukunft der Arbeit angeht. Die deskbird App nutzt KI-Technologie, um smarte Benachrichtigungen und Empfehlungen für die Buchung von Räumen und Schreibtischen bereitzustellen, um euer hybrides Arbeitserlebnis zu verbessern! Seht euch unsere Produktseite an oder fordert eine kostenlose deskbird App-Demo an! 

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¹ How AI Will Transform Project Management, HBR.

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Quellen: 

‍How AI Will Transform Project Management, HBR;

12 Best AI Project Management Software Tools for 2023, ayanza;

Revolutionizing Project Management: The Disruptive Power of AI and Automation, Projectmanagement.com.