Flächenreduktion: eine kostensparende Strategie, die unserer neuen Arbeitsweise entspricht
2. Mai 2023
16. Juni 2023
Lange Zeit galt es als negatives Zeichen, wenn Unternehmen ihre Arbeitsplätze verkleinerten. Die Hauptgründe waren entweder finanzielle Probleme oder andere Schwierigkeiten. Aber die Verkleinerung von Büroflächen ist jetzt ein Standardschritt, der sich aus unseren neuen Arbeitsmethoden, wie z.B. der flexiblen Arbeit, ergibt.
Unternehmen können erfolgreich wachsen und sich dennoch für diese Art der Kostenreduzierung entscheiden. In den folgenden Abschnitten werden wir erörtern, warum sich immer mehr Unternehmen für eine Verkleinerung ihrer Bürofläche entscheiden. Wenn ihr diese Option für euer Unternehmen in Erwägung zieht, findet ihr hier einige wichtige Informationen, die ihr beachten solltet.
Würde es sich auf eure Unternehmenskultur auswirken, wenn ihr weniger Platz für Mitarbeitende hättet? Würden sich eure Teammitglieder weniger verbunden fühlen und ihre Bindung an den Arbeitsplatz verlieren? Das können in der Tat Herausforderungen sein, die mit einem Arbeitsbereich einhergehen, der einem hybriden Arbeitsmodell entspricht. Doch es gibt Lösungen, um sie zu überwinden. Die Verkleinerung eurer Bürofläche sollte nicht als neues Hindernis, sondern vielmehr als Chance gesehen werden. Möchtet ihr mehr über die Verkleinerung von Büroflächen erfahren? Hier findet ihr wichtige Erkenntnisse und Tipps!
Die Verkleinerung von Büroflächen kann Teil von Unternehmenswachstum und -erfolg sein
Die meisten Unternehmen haben ein hybrides Arbeitsmodell implementiert
Das Angebot flexibler Arbeitsregelungen ist heute die Norm für Unternehmen, die einen mitarbeiterorientierten Ansatz verfolgen und Talente anziehen wollen. Es ermöglicht ihnen, weltweit Mitarbeitende einzustellen und weiter zu wachsen, ohne nach neuen Büroräumen suchen zu müssen. Sie profitieren vom Aufbau einer hochqualifizierten Belegschaft und kommen gleichzeitig einem der wichtigsten Wünsche ihrer Mitarbeitenden nach, nämlich dem Recht auf mehr Flexibilität am Arbeitsplatz.
Nachdem sie jahrzehntelang in einem traditionellen Büromodell gearbeitet haben und dann während der Pandemie vollständig remote waren, sind sich die meisten Menschen einig, dass eine Mischung aus beidem die beste Lösung ist. Ein hybrider Arbeitsplan ermöglicht es den Teammitgliedern, die positiven Seiten der Arbeit vor Ort und die Vorzüge von Home-Office gleichzeitig zu genießen.
Auch für die Unternehmen ist es eine Win-Win-Situation. Sie können wachsen, ohne mehr Budget für größere Einrichtungen zu brauchen. Und darüber hinaus erfüllen sie eine der höchsten Erwartungen der Mitarbeitenden, verbessern die Mitarbeitererfahrung und helfen ihnen, eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.
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Mitarbeitende verbringen weniger Zeit im Büro als früher
Virtuelle Anrufe ermöglichen es Mitarbeitenden, nahtlos von verschiedenen Standorten aus zusammenzuarbeiten. Die Technologie des hybriden Arbeitsplatzes hilft ihnen, ihre Arbeit zu koordinieren, um produktiv und effizient zu bleiben, unabhängig davon, wo sie arbeiten wollen.
Aber die Implementierung von Hybridarbeit wirkt sich direkt auf die Büroraumnutzung des Unternehmens aus. Es liegt auf der Hand, dass die Belegungsrate sinkt, wenn ein Teil der Belegschaft von zu Hause oder anderswo aus arbeitet.
Arbeitnehmende wollen sich immer noch persönlich treffen. Eine komplette Remote-Arbeit wäre also nicht die beste Idee. Aber die Einführung von Arbeitsflexibilität und die Verkleinerung eures Arbeitsplatzes sind effiziente Wege, um die Trends der Zukunft der Arbeit zu übernehmen und gleichzeitig Kosten zu sparen. Das ist die beste Strategie, um niedrigere Immobilienkosten zu haben.
Ideen zur Kosteneinsparung im Büro sind immer eine Priorität
Wenn ihr ein CRE-Manager (Corporate Real Estate) seid, besteht euer Hauptziel darin, Wege zur Optimierung der Immobilienkosten zu finden. Die Verkleinerung des Büros ist eine davon. Unternehmen können weniger Geld für die Miete ausgeben, indem sie die Büronutzung analysieren und die Fläche reduzieren. Die Ausgaben für Büroausstattung, Rechnungen (Strom, Wasser usw.) und andere Kosten, die mit der täglichen Unterbringung aller Mitarbeitenden vor Ort verbunden sind, sinken ebenfalls.
Ihr könnt euch entweder nach einem kleineren Büro umsehen oder die nicht mehr benötigte Fläche an andere Unternehmen vermieten. Dies ist eine gute Idee, Unternehmensimmobilien zu verwalten und mehr Einkommen zu erzielen.
Eine neue Möglichkeit, euer Budget anderweitig zu investieren
Dank der Hybridarbeit nimmt das Sparen bei den Immobilienkosten eine neue Wendung. Dies ist eine einzigartige Gelegenheit für Unternehmen, dieses Geld in den Aufbau einer stärkeren Belegschaft und eines stärkeren Unternehmens zu investieren.
Eine Verkleinerung der Bürofläche kann zum Beispiel die positive Unternehmenskultur, das Team und die Bindung am Arbeitsplatz schwächen. Es kann aber auch euer Budget erhöhen, um Ideen zur Teambuilding oder Initiativen zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz umzusetzen.
Die Entwicklung von Fähigkeiten und die Ausbildung sind auch für Unternehmen und Arbeitnehmende ein wichtiger Aspekt. Millennials und die Generation Z sind besonders empfänglich für Unternehmen, die ihnen die Möglichkeit geben, ihre Fähigkeiten zu verbessern.
Für Unternehmen ist die Reinvestition des Geldes, das sie durch die Verkleinerung ihrer Büroflächen einsparen, eine großartige Gelegenheit, Kosten zu senken und eine leistungsfähigere und erfolgreichere Belegschaft aufzubauen.
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Informationen, die vor der Einführung dieser Kostensenkungstechnik zu beachten sind
Statistiken über Remote-Arbeit bestätigen, dass es kein Zurück zur alten Arbeitsweise gibt
Einige Unternehmen sind immer noch skeptisch, was die Zukunft der Hybridarbeit angeht. Sie glauben, dass sich dieser Trend verlangsamen und zu einer Arbeitsform werden wird, die nur eine Minderheit der Unternehmen betrifft. Die Statistiken zur Remote-Arbeit sagen etwas anderes. In einer generationenübergreifenden Belegschaft würden fast 3 von 10 Arbeitnehmenden eine neue Karrierechance ablehnen, wenn diese von ihnen verlangt, zu einem Arbeitsmodell mit vollem Bürobetrieb zurückzukehren.
Für die junge Generation von Arbeitnehmern sind flexible Arbeitsregelungen keine "nice to have"-Option. Es ist eine ihrer obersten Prioritäten, wenn sie ein Stellenangebot prüfen. Für Millennials und die Generation Z führt die Tatsache, dass sie nicht von überall aus arbeiten können, in der Regel zu zwei Möglichkeiten: Sie verlassen das Unternehmen oder kündigen still.
Ein kleineres Büro sollte die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt im Team nicht beeinträchtigen
Bei der Überlegung, die Fläche zu reduzieren, ist es wichtig zu bedenken, wie die Zusammenarbeit und die Teambindung gefördert werden können. Die meisten Mitarbeitenden müssen sich persönlich treffen, um ein Gefühl der Zugehörigkeit zu erhalten und sich mit dem Unternehmen verbunden zu fühlen.
Mit dem Aufkommen der Hybridarbeit hat sich der Zweck des Arbeitsplatzes verändert. Arbeitnehmende gehen nicht nur ins Büro, um zu arbeiten. Sie kommen auch vor Ort, um Kontakte zu knüpfen und Momente mit Kolleg:innen zu teilen. Sie können in Besprechungen ein gemeinsames Projekt diskutieren oder in der Pause über persönlichere Angelegenheiten sprechen.
Die Neugestaltung eures Büros ist für die Schaffung eines kleineren Arbeitsbereichs unerlässlich. Sie trägt dazu bei, menschliche Interaktionen, echte Beziehungen und eine positive Arbeitsplatzkultur zu fördern.
Manche Mitarbeitende brauchen mehr Zeit, um sich an die Veränderung anzupassen
Auch wenn hybrides Arbeiten das beste und von den Arbeitnehmenden am meisten nachgefragte Modell ist, brauchen manche Menschen mehr Zeit als andere, um sich an neue Arbeitsformen zu gewöhnen. Die Verkleinerung der Bürofläche ist ein weiterer Schritt und kann von einigen Arbeitnehmenden als negatives Zeichen empfunden werden.
Habt ein offenes Ohr und seid für die Teammitglieder da, die mit dieser Veränderung zu kämpfen haben. Hört ihnen zu, besprecht alle Ängste und Probleme und versucht, Lösungen zu finden, damit der Übergang für alle reibungslos und erfolgreich verläuft.
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Wichtige Tipps für eine effiziente Flächenreduktion
Analysiert die aktuelle Nutzung eures physischen Arbeitsbereichs
Der erste Schritt bei der Verkleinerung eurer Einrichtungen ist die Analyse ihrer aktuellen Nutzung. Die Arbeitsplatzanalyse kann Aufschluss über diesen Aspekt und die Arbeitsgewohnheiten eurer Mitarbeitenden geben. Die Analysefunktion von deskbird zeigt euch zum Beispiel, wer von wo aus arbeitet und welche Bereiche eures Arbeitsplatzes am meisten genutzt werden.
So könnt ihr die Bedürfnisse eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden definieren. Millennials bevorzugen eher kollaborative Räume wie Coworking-Bereiche und Besprechungsräume. Arbeitnehmende der Generation Z sind eher an persönlichen Kontakten interessiert, arbeiten aber lieber individuell und buchen einen einzelnen Hot Desk. Diese Merkmale müssen berücksichtigt werden, bevor ihr etwas an eurem Arbeitsplatz ändert.
Legt fest, wie die Büroräume aussehen sollen, um den Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeitenden gerecht zu werden
Bürodaten sind wichtig, aber nicht der einzige zu berücksichtigende Aspekt. Die Einbeziehung eurer Mitarbeitenden in diesen Prozess ist ebenfalls von grundlegender Bedeutung für einen reibungslosen und erfolgreichen Übergang zu einem kleineren Büro. Führt Umfragen durch, redet persönlich darüber, und analysiert ihre Bedürfnisse und Ideen.
Müsst ihr ein paar zugewiesene Schreibtische behalten? Nutzen sie die Coworking Spaces? Welche Geräte oder Elemente des Büros fördern ihre Produktivität und müssen beibehalten werden? Wenn ihr all diese Informationen sammelt, könnt ihr eure Bedürfnisse besser verstehen und eine bessere Entscheidung für die Büroeinrichtung treffen.
Berechnet euren tatsächlichen Büroflächenbedarf
Anhand all dieser Informationen, eures Unternehmens, eurer Belegschaft und eurer Strategie für hybride Arbeitsformen könnt ihr eure tatsächlichen Büroflächenkosten berechnen. Um euch dabei zu helfen, haben wir einen Rechner für Hybridbüros entwickelt. Er ist super einfach zu nutzen. Ihr müsst nur eure Parameter eingeben. Das System gibt euch eine detaillierte Aufschlüsselung, wie ihr in eurer hybriden Arbeitsumgebung Geld sparen könnt.
Gestaltet und verkleinert euer Büro richtig
Das Ziel der Verkleinerung eures Büros ist es, einen Arbeitsbereich zu schaffen, der den Bedürfnissen eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden besser entspricht. Daher sollte das nicht zu Stress und Frustration führen. Um das zu vermeiden, empfehlen wir, euer Büro neu zu gestalten, wenn ihr die Größe eures Arbeitsplatzes reduziert.
Jetzt, da ihr wisst, welche Art von Arbeitsräumen eure Teammitglieder am meisten nutzen und benötigen, könnt ihr eine Arbeitsumgebung schaffen, die die Zufriedenheit und Produktivität eurer Mitarbeitenden fördert. Nutzt diese Gelegenheit, um ihnen die richtige Anzahl an gemeinsamen Besprechungsräumen, Einzelschreibtischen und Coworking-Bereichen zur Verfügung zu stellen. Es ist vielleicht an der Zeit, auch die physische Atmosphäre zu überprüfen.
➡️ Habt ihr schon von der berühmten chinesischen Kunst gehört, eine Umgebung zu schaffen, die Ruhe und Konzentration fördert? Lest unseren Artikel darüber, wie man ein Feng Shui-Büro einrichtet!
Pflegt eure alten Geräte und dokumentiert sie
Weniger Bürofläche bedeutet weniger Platz für Möbel, Geräte, Papierkram und andere Unternehmensgegenstände. Eure physischen Dokumente können digitalisiert werden. So könnt ihr nicht nur Platz sparen, sondern auch den Elektroschrott reduzieren. Was Möbel und technische Geräte angeht, habt ihr mehrere Möglichkeiten:
- Bietet euren Mitarbeitenden an, sie zu einem ermäßigten Preis zu kaufen;
- Verkauft es an ein Unternehmen, das gebrauchte Geräte wiederherstellt;
- Spendet an eine lokale NRO oder einen Verein;
- Mietet einen Lagerraum, um ihn aufzubewahren, falls ihr ihn eines Tages braucht.
Rüstet euer Team mit der richtigen Technologie für hybrides Arbeiten aus
Schließlich erfordert die Umstellung auf einen kleineren Arbeitsbereich eine perfekte Organisation. Sie sollte die Arbeit eurer Mitarbeitenden nicht beeinträchtigen oder die Erfüllung ihrer Aufgaben erschweren. Wenn Arbeitsplätze begrenzt sind, kann es zu Terminkonflikten kommen. Der Einsatz hybrider Arbeitstechnologien ist daher ein Muss. Lösungen wie eine Buchungssoftware für den Schreibtisch oder ein Wochenplanungssystem helfen Führungskräften und Mitarbeitenden, ihre Zeit vor Ort und zu Hause problemlos zu verwalten.
Arbeitet ihr in einem hybriden Unternehmen? Habt ihr auch festgestellt, dass sich die Büronutzung verändert hat und die Größe des Arbeitsplatzes überprüft werden muss? Das kann eine großartige Gelegenheit sein, die Bürofläche zu verkleinern, Kosten zu sparen und in andere Aspekte eures Unternehmens zu investieren, um es wachsen zu lassen. Nehmt euch doch die Zeit, die derzeitige Nutzung eurer Räumlichkeiten zu analysieren, diese Kostensenkungstechnik mit euren Mitarbeitenden zu besprechen und zu ermitteln, wie ihr euer Arbeitsumfeld verbessern könnt. Zögert nicht, deskbird als Hilfsmittel für die Verwaltung und Optimierung eures hybriden Arbeitsbereichs zu nutzen.
Überlegt ihr noch, ob ihr ein koordiniertes hybrides Arbeitsmodell einführen sollt? Fragt eine kostenlose Demo der deskbird App an, um zu erfahren, wie sie funktioniert und euch hilft, das Beste aus der Hybridarbeit herauszuholen!
