Software für die Verwaltung von Büroräumen: die 7 wichtigsten Gründe für die Einführung von deskbird

Da immer mehr Unternehmen hybride Arbeitsmodelle einführen, hat sich die Rolle des Büroraums natürlich verändert. Zunächst einmal ist nicht mehr die gesamte Belegschaft täglich vor Ort, was bedeutet, dass der Arbeitsplatz andere Bedürfnisse erfüllt, z. B. nach Kontakt, Zusammenarbeit und Kommunikation. Wenn die Mitarbeiter kommen, wollen sie Kontakte knüpfen und an Teamprojekten arbeiten, nicht an Einzelaufgaben wie zu Hause. Die Trennung von Heimbüro und Arbeitsplatz zeigt, wie wichtig beide für die Gesamtproduktivität sind.

Woher wissen Sie, welche Arten von Arbeitsbereichen Ihre Mitarbeiter benötigen, um effektiv zu arbeiten? Wie stellen Sie den Zugang zu diesen spezifischen Arbeitsbereichen sicher? Nutzen Sie Software für die Verwaltung von Büroräumen, um Ihre Arbeitsbereiche zu optimieren und Kosten zu sparen? 

Das Verständnis der neuen Arbeitstrends, wie z. B. der Flexibilität, ist von grundlegender Bedeutung, da viele Arbeitnehmer eine Vorstellung davon haben, was das moderne Büro ausmachen sollte. Die Erfahrung vor Ort ist persönlicher, es ist nicht nur ein Ort, an den die Mitarbeiter gehen, um ihre Arbeit zu erledigen. Sie planen ihre Tage im Büro, um mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten, an einer bestimmten Veranstaltung teilzunehmen oder sich einfach mit ihren Teamkollegen zu treffen. 

Auf deskbird unterstützen wir Sie dabei, die Zukunft der Arbeit, insbesondere das flexible Arbeitsmodell, anzunehmen. Hier erfahren Sie, wie Hybrid-Office-Software jeder modernen Organisation und Belegschaft zugutekommt und warum deskbird das beste Tool für hybrides Arbeiten ist. 

Was ist eine Büro-Management-Software?

Die wichtigsten Merkmale der Software für die Verwaltung von Büroräumen

Software für die Verwaltung von Büroräumen ist ein digitales Werkzeug, das Unternehmen dabei helfen soll, die Nutzung ihrer Arbeitsbereiche durch den Einsatz von Belegungsanalysen zu optimieren. Eine solche Plattform verfolgt, wer bestimmte Räume im Büro nutzt und wann, um die Entscheidungsfindung hinsichtlich der Organisation des Büros und seiner Ressourcen zu ergänzen. Mit anderen Worten, sie unterstützt Unternehmen bei der effektiven Organisation und Handhabung ihrer Büroaufteilung, Raumbuchungen und Immobilienanlagen. 

Das Hauptziel einer Raumverwaltungslösung wie deskbird ist es, sicherzustellen, dass der physische Raum in einem Büro effizient genutzt wird. Sie trägt den betrieblichen Anforderungen des Unternehmens und dem Komfort der Mitarbeiter Rechnung. 

Zu den Hauptmerkmalen von Software für die Verwaltung von Büroräumen gehören häufig

• interaktive Raumplanung zur Visualisierung und Neukonfiguration von Büroräumen; 
• Desk- und Raumbuchungsplattformen für eine bessere Raumaufteilung;
• Echtzeit-Belegungsdaten, um Nutzungsmuster zu verstehen;
• Analyseinstrumente, um künftige Entscheidungen über die Raumordnung zu treffen. 

Darüber hinaus lässt sich deskbird mit anderen Systemen wie Kalenderanwendungen integrieren und bietet bequemen mobilen Zugriff. So ermöglicht es ein dynamisches Arbeitsplatzmanagement und verbessert die Erfahrungen der Mitarbeiter in einer zunehmend flexiblen Arbeitsumgebung.

Eine digitale Lösung, die allen am Arbeitsplatz zugute kommt

Mehr Flexibilität am Arbeitsplatz führt unweigerlich zu einigen Veränderungen in unserer Beziehung zum physischen Arbeitsplatz. Daher müssen Sie als hybrides Unternehmen Einblicke in die Büronutzung gewinnen, um Ihren Mitarbeitern die Arbeitsumgebung zu bieten, die sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Dazu gehört, dass Sie die Rolle des Umfelds für die Produktivität Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen, Ihre Teams mit einer Software für die Reservierung von Arbeitsplätzen ausstatten und Ihren Büroraum optimieren, um Geldverschwendung zu vermeiden.

Technologie ist ein wichtiger Bestandteil unseres Lebens, und ihre Nutzung im beruflichen Umfeld ist von grundlegender Bedeutung. Mit einer Büroverwaltungssoftware wie deskbird bieten Sie Ihren Mitarbeitern ein intuitives Hot-Desking-System. Die Planung eines hybriden Zeitplans war noch nie so einfach. Sie können die gesamte Woche in nur 5 Klicks organisieren. Aber es macht nicht nur das Leben Ihrer Mitarbeiter einfacher. Dank ihrer innovativen Funktionen unterstützt die App deskbird auch HR-, CRE-, Facility- und Finanzmanager.

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Wie profitiert Ihr Unternehmen von einer Software für die Verwaltung von Büroräumen?

1. Hybride Bürosoftware ermöglicht Optimierung der Büroflächen

Wenn Sie Zugang zu tatsächlichen Daten darüber haben, wie Ihre Mitarbeiter den Büroraum nutzen, wenn sie nach einem hybriden Arbeitsplan arbeiten, wird die Raumoptimierung einfacher und relevanter. Sie können Verbesserungsmöglichkeiten erkennen, indem Sie Daten darüber analysieren, wie Ihre Mitarbeiter die verschiedenen Arbeitsbereiche nutzen, und diese mit ihrem Feedback kombinieren. Sie können dann auf der Grundlage der Daten sachdienliche Entscheidungen über die Anpassung Ihres Arbeitsplatzlayouts und die Verkleinerung der Bürofläche treffen. 

Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass Ihr ursprünglicher Plan nicht funktioniert. Die Leute kommen nicht vor Ort, weil sie keinen Zugang zu den benötigten Arbeitsplätzen haben. Die Besprechungsräume sind ständig ausgebucht. Die Hälfte der Einzelarbeitsplätze ist unbesetzt. Außerdem geben Ihre Mitarbeiter zu, dass sie lieber von zu Hause aus arbeiten würden, weil es einfacher ist, ihre sportlichen Aktivitäten in ihren Zeitplan einzubauen. Personal-, Facility- und Finanzmanager können zusammenarbeiten, um den Arbeitsbereich zu überdenken und eine Umgebung zu schaffen, die den Erwartungen Ihrer Mitarbeiter besser entspricht. 

2. Software für die Verwaltung von Büroräumen spart Ihnen Kosten

Die Maximierung des Arbeitsbereichs senkt oft die Bürokosten. Da immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten, stellen viele Unternehmen fest, dass ihre Büroaufteilung nicht mehr angemessen ist. Warum sollten Sie weiterhin für jeden Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch bereitstellen, wenn die Hälfte von ihnen von zu Hause aus arbeitet? Es ist wichtig zu wissen, welche Art von Büroflächen Ihre Mitarbeiter benötigen (Einzelschreibtische, Besprechungsräume, gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche usw.). 

Durch die Wahl des richtigen Layouts und die Optimierung Ihres Büros können Sie Ihre Immobilienkosten senken und Ausgaben wie Instandhaltung, Strom- und Wasserrechnungen usw. erheblich reduzieren. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie durch die Einrichtung eines Hybridbüros und den Einsatz von Büroverwaltungssoftware Ihre Kosten senken können, lesen Sie unseren Artikel über Ideen zum Sparen im Büro. Und schließlich können Sie mit unserem Rechner für Hybridbüros Ihre geschätzten Nettoeinsparungen bei den Bürokosten ermitteln.

3. Ein hybrides Arbeitsplatzmanagement-Tool liefert Ihnen wichtige Informationen, damit sich Ihre Mitarbeiter wohlfühlen

Wenn Sie wissen, wie Sie Ihren Büroraum optimieren können, haben Sie einen entscheidenden Vorteil beim Aufbau einer florierenden Belegschaft. Wie Sie in unserem Artikel über die Auswirkungen der Büroausstattung auf die Produktivität nachlesen können, sind die Bemühungen, die Sie in die Gestaltung einer auf den Menschen ausgerichteten Arbeitsumgebung stecken, von großer Bedeutung. Dies kann von der Einrichtung von Büros mit biophilem Design bis hin zur Entwicklung von Räumen für eine bessere Zusammenarbeit alles umfassen. All diese kleinen Veränderungen haben eine große Wirkung, wenn es darum geht, wie produktiv und zufrieden Ihre Mitarbeiter sind.

Welche Rolle spielt dabei die hybride Bürosoftware? 

Sie gleicht die räumlichen Anforderungen und die Präferenzen der Mitarbeiter aus und ermöglicht die Schaffung maßgeschneiderter Arbeitsbereiche, die den Komfort und die Produktivität erhöhen. Mit Funktionen wie Schreibtischbuchung und Raumnutzungsanalyse stellt die Software sicher, dass die Arbeitsplätze flexibel sind und verschiedenen Arbeitsstilen gerecht werden, von gemeinschaftlichen Sitzungen bis hin zu konzentrierten Einzelaufgaben. 

Diese Anpassungsfähigkeit fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter, da Ihre Teammitglieder die Möglichkeit haben, Einstellungen zu wählen, die ihren Aufgaben und Vorlieben am besten entsprechen. Darüber hinaus können digitale Lösungen wie deskbird die Verwaltung gemeinsam genutzter Ressourcen und Geräte rationalisieren. Dadurch wird das Risiko von Terminkonflikten und Reibereien zwischen den Mitarbeitern verringert. 

Kurz gesagt: Software für das Management von Büroräumen optimiert den physischen Arbeitsbereich durch strategische Planung auf der Grundlage von Daten, um eine harmonische, ressourceneffiziente Umgebung zu schaffen, die sowohl die individuelle Leistung als auch den kollektiven Erfolg unterstützt.

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4. Die gesammelten Daten helfen Ihnen, eine gesunde Arbeitskultur zu erhalten

Wenn alle Mitarbeiter vor Ort sind, ist es ein Leichtes, Mitarbeiter ausfindig zu machen, die dazu neigen, ein paar Stunden länger im Büro zu bleiben, als sie sollten. Sie können physisch sehen, wie viele Stunden jeder Einzelne arbeitet. Dasselbe gilt für das Erkennen von Anzeichen eines Burnouts. Bei der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells ist es jedoch schwieriger, ungesundes oder toxisches Arbeitsverhalten zu erkennen, da die Mitarbeiter nicht im Blickfeld sind. Welche Lösungen gibt es also, um dies zu verhindern und eine gesündere Arbeitskultur zu schaffen? 

Mit einer Software für die Verwaltung von Büroräumen können Sie die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter einsehen. Das Ziel ist natürlich nicht, deren Terminkalender zu stalken, sondern es kann Ihnen helfen, bestimmte Muster zu erkennen. Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass Ihr Kollege Mark immer seltener vor Ort ist. Das kann logistische Gründe haben. Es kann aber auch bedeuten, dass er sich selbst isoliert. Ein offenes Gespräch, um zu verstehen, warum er es vorzieht, aus der Ferne zu arbeiten, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass es keinen Grund zur Sorge gibt.

Wie profitieren Ihre Mitarbeiter vom Einsatz hybrider Bürosoftware?

5. Hybride Bürosoftware erfüllt die Anforderungen moderner Unternehmen und Belegschaften

Im Jahr 2020 hat die Pandemie unsere Arbeitsweise umgestaltet und eine neue Tür für flexible Arbeitsregelungen geöffnet, da wir alle zum Schutz unserer Kollegen und Gemeinschaften von zu Hause aus arbeiten mussten. Ohne die Möglichkeit, sich persönlich zu treffen, waren die Unternehmen gezwungen, auf Fernarbeitsmodelle zurückzugreifen, stellten aber schnell fest, dass dies viele Vorteile hat, wie z. B. eine bessere Work-Life-Balance und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Noch vor einigen Jahren war es nicht möglich, den Arbeitstag nach unseren persönlichen Kalendern und Prioritäten zu planen. Stellen Sie sich vor, eines Ihrer Teammitglieder fragt: "Kann ich nächste Woche aus der Ferne arbeiten, denn ich möchte meine Schwester in Madrid besuchen und von dort aus arbeiten!". Wie hätten Sie darauf reagiert? Für viele von uns wäre dies unvorstellbar, da wir täglich im Büro anwesend sein mussten.

Doch heute ist hybride Arbeit für viele Unternehmen nach der Pandemie alltäglich, da sich viele Menschen an die Annehmlichkeiten und die Flexibilität der Heimarbeit gewöhnt haben. Einige Unternehmen versuchen jedoch, ihre Mitarbeiter zu zwingen, wieder Vollzeit im Büro zu arbeiten, weil sie kein Vertrauen in die Produktivität der Heimarbeit haben. Viele Führungskräfte haben eine Voreingenommenheit gegenüber der Nähe und glauben nur dann, dass die Arbeit erledigt wird, wenn sie sie persönlich sehen können. Wie Sie in unserem Artikel zu diesem Thema nachlesen können, ist dieser Ansatz auf lange Sicht vielleicht nicht die beste Idee, da er eine Kultur des Misstrauens fördert und außerdem diejenigen bevorzugt, die ins Büro kommen können, was für berufstätige Eltern oder Menschen mit körperlichen Einschränkungen eine Herausforderung sein kann. Die Erfahrung der Mitarbeiter ist wichtiger denn je, wenn es darum geht, Talente zu gewinnen und zu halten, vor allem auf dem derzeit hart umkämpften Arbeitsmarkt. Die Ermöglichung einer Mischung aus Fernarbeit und Büroarbeit ist die perfekte Lösung, um die Bedürfnisse aller Beteiligten (Unternehmen, Manager und Mitarbeiter) zu vereinen.

6. Software für die Verwaltung von Büroräumen erleichtert die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt von Teams

Software für die Verwaltung von Büroräumen hilft Ihnen nicht nur dabei, den Arbeitsplatz effektiv zu verwalten, sondern kommt auch indirekt anderen Bereichen Ihres Unternehmens zugute, einschließlich der Mitarbeitererfahrung und insbesondere der Zusammenarbeit. Eine Wochenplanungs-App wie deskbird stellt zum Beispiel sicher, dass die Mitarbeiter am selben Tag kommen, damit sie gemeinsam an Aufgaben arbeiten können, die kreatives Brainstorming und Problemlösung erfordern. Ohne eine solche Plattform wird die Koordinierung der Arbeitstage mehrerer Personen im Büro zu einer komplexen Angelegenheit, die sowohl die Erfahrung der Mitarbeiter als auch die Fähigkeit zur fruchtbaren Zusammenarbeit beeinträchtigt.

Wir wissen, wie schwierig es sein kann, eine Unternehmenskultur und eine gemeinsame Denkweise aufrechtzuerhalten, wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten und sich nur gelegentlich sehen. Persönliche Treffen sind für die Entwicklung von Beziehungen notwendig, da unsere Bildschirme eine subtile Barriere schaffen, die tiefere Beziehungen verhindert. Uns entgehen die Nuancen der Persönlichkeiten unserer Kollegen, da sich kleine nonverbale Signale auf dem Bildschirm nicht gut übertragen lassen. Die wichtigsten Funktionen der App deskbird für Büroräume (Raumbuchung, interaktiver Grundriss, Wochenplanung und Büroveranstaltungen) wurden entwickelt, um die Teambindung und das kollektive Verhalten zu fördern. 

Die Wochenplanungsfunktion erleichtert die Planung von Treffen im Büro, indem sie anzeigt, wer wann einen Arbeitsplatz gebucht hat. Diejenigen, die Freundschaften mit ihren Kollegen aufbauen wollen, können mit dieser Funktion am selben Tag wie ihre Lieblingskollegen kommen. Diese Freundschaften wiederum verbessern die Mitarbeitererfahrung und die Loyalität zum Unternehmen. Außerdem können Teammitglieder über die Raumbuchung gemeinschaftliche Arbeitsbereiche buchen, um an Gruppenprojekten zu arbeiten oder sich zu einem Team-Catch-up zu treffen. Manche Aufgaben erfordern diese Art von Raum, um effizient erledigt zu werden. Die Raumbuchung stellt daher sicher, dass die Teams den benötigten Raum zur Verfügung haben. Und schließlich erleichtert unsere Funktion für Büroveranstaltungen die Planung von Unternehmens- und Teamevents und fördert gleichzeitig Ideen zur Teambindung. Diese Funktion ist darauf ausgerichtet, tiefere, persönlichere Bindungen aufzubauen, die für die Entwicklung einer positiven Unternehmenskultur mit engagierten Mitarbeitern so wichtig sind.

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7. deskbirdDie auf den Menschen ausgerichteten Funktionen helfen, die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern

Hybride Bürosoftware ist ein großes Plus für die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung. Sie hilft den Arbeitnehmern, ihre Woche im Handumdrehen zu planen und unnötigen Stress zu vermeiden. So verringert sich beispielsweise das Risiko von Frustrationen, wenn sie keinen Sitzplatz finden oder in einer Ecke des Büros arbeiten müssen, die nicht ihren Bedürfnissen entspricht und sie daran hindert, effektiv zu arbeiten. Die einfache Nutzung und die Integrationsmöglichkeiten unterstützen auch gemeinsame Projekte und die Organisation von Meetings von einem zentralen Ort aus. 

Wenn Sie ins Büro kommen, gibt es vielleicht einige Kollegen, neben denen Ihre Mitarbeiter sitzen möchten, entweder weil sie an denselben Projekten arbeiten, sich gegenseitig unterstützen oder sich einfach gut verstehen. Die App deskbird ist sogar mit einem interaktiven Grundriss ausgestattet. Das ist großartig, wenn Ihre Mitarbeiter keinen Arbeitsplatz im Voraus gebucht haben und schnell sehen wollen, wo sich ihr Team befindet.

Außerdem fördern solche Funktionen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und die Flexibilität. Indem man den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, selbst zu entscheiden, wann sie zur Arbeit kommen, können sie anderen wichtigen Aspekten ihres Lebens, wie Familie und Gesundheit, Vorrang einräumen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter zufriedener sind, sich mehr auf die Arbeit konzentrieren können und weniger geneigt sind, ihren Arbeitsplatz zu verlassen. Auch wenn es nicht offensichtlich ist, wirken sich mitarbeiterzentrierte Funktionen direkt auf den Gesamterfolg Ihres Unternehmens aus.

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Software für die Verwaltung von Büroräumen ist ein grundlegendes Element der heutigen Arbeitsplatztechnologie. Da sich die Bedürfnisse von Mitarbeitern und Unternehmen ändern, ist es für Unternehmen wichtig, flexibel zu bleiben. Am wichtigsten ist die überwältigende Akzeptanz von hybriden und flexiblen Arbeitsmodellen. Diese Umstellung erfordert Organisation und digitale Transformation, um erfolgreich zu sein, da Führungskräfte den Überblick darüber behalten müssen, wann und wo ihre Teams arbeiten. Hier kommt eine Office-Management-Software wie deskbird ins Spiel! Die Vorteile einer hybriden Bürosoftware liegen nicht nur in der Verwaltung des Arbeitsplatzes, der Optimierung desselben und der Kosteneinsparung. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die positive Auswirkung auf die Mitarbeitererfahrung, denn sie hilft den Teams, sich bei der Arbeit zusammenzuschließen und tiefere Verbindungen aufzubauen, was zu einer loyaleren und motivierteren Belegschaft führt. Digitale Unterstützung wie die Appdeskbird hilft Ihnen, ein menschenzentriertes und florierendes Arbeitsumfeld zu schaffen, und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, das Beste aus der Hybridarbeit zu machen.

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