Hybrides Arbeiten: Herausforderungen und wie ihr sie erfolgreich meistert

Flexible Arbeitsmodelle sind mittlerweile die Norm und bieten Arbeitnehmenden und Unternehmen viele Vorteile. Doch kein Arbeitsmodell ist perfekt, weshalb es auch bei hybriden Arbeitsformen zu Herausforderungen kommt. Teamzusammenhalt, eine reibungslose und effektive Zusammenarbeit, die Anpassung der Büroräume an den neuen Arbeitsansatz... Das alles sind Hürden, die Unternehmen überwinden müssen, um ein positives und erfolgreiches Arbeitsumfeld zu schaffen.

Die Rückkehr zu einem Arbeitsmodell, bei dem die Mitarbeitenden 100% der Zeit vor Ort im Büro arbeiten, ist keine Option mehr für Unternehmen, die wettbewerbsfähig und attraktiv bleiben wollen. Aber welche Lösungen gibt es für die verschiedenen Herausforderungen der Hybridarbeit? Als Experten für hybride Arbeitsformen stellen wir euch die besten Methoden vor, mit denen ihr potenzielle Nachteile überwinden und eine agile, dynamische und flexible Arbeitsumgebung schaffen könnt.

Herausforderungen des hybriden Arbeitens aus Sicht der Beschäftigten

Mangelnde Klarheit in einem hybriden Arbeitsumfeld

Wenn ihr es versäumt, klare Richtlinien zu erstellen, kann das bei der Einführung einer hybriden Arbeitsweise erhebliche Folgen haben. Das führt dazu, dass euer Team nicht weiß, was es tun soll und darf, z. B. bei der Zeitplanung und der Zusammenarbeit. Müssen sie sich an die gleichen Arbeitszeiten wie im Büro halten oder ist Gleitzeit erlaubt? Müssen sie ständig auf Slack erreichbar sein, oder können sie nur ab und zu über den Tag verteilt ihre Nachrichten checken? Können sie wirklich ins Büro kommen, wann immer sie wollen, oder hat das Auswirkungen auf ihre berufliche Entwicklung? Auf all diese Fragen muss es klare Antworten geben.

Klare Abgrenzung zwischen Berufs- und Privatleben

Wenn man von zu Hause aus arbeitet, ist es verlockend, andere Aufgaben zu erledigen, wie z.B. die Wäsche aufzuhängen, bevor man den Tag beginnt. Multitasking lässt eure Mitarbeitenden vielleicht glauben, dass sie effizienter arbeiten. Tatsächlich hat es aber den gegenteiligen Effekt. Ein paar Minuten später hören sie das Piepsen, das ihnen sagt, dass die Waschmaschine fertig ist und ihre Wäsche aufgehängt werden muss. In der Zwischenzeit erledigen sie ihre Arbeit nicht mehr so effizient, weil sie abgelenkt sind. Remote Work ist toll. Doch die Abgrenzung zwischen privaten und beruflichen Aufgaben kann manchmal eine Herausforderung sein. Vor allem, wenn man zu Hause keinen eigenen Arbeitsplatz hat. Das Gleiche gilt aber auch andersherum. Wenn man von zu Hause aus arbeitet, kann das dazu verleiten, spät abends noch E-Mails zu checken oder bis spät in die Nacht an einem Projekt zu arbeiten.

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Interaktion und Aufbau von Beziehungen mit Kolleg:innen

Der Anstieg von Remote Work hat alle gezwungen, neue Arten des Umgangs miteinander zu erlernen. Virtuelles Arbeiten bedeutet oft weniger spontane oder persönliche Interaktionen. Es ist einfach und natürlich, einen kleinen Plausch zu halten, wenn man im Büroflur an Kolleg:innen vorbeikommt, bevor man sich wieder seinen Aufgaben widmet. Für hybride Teammitglieder, die nicht zur gleichen Zeit vor Ort sind, ist das jedoch eine größere Herausforderung. Das ist der Gerund, weshalb 87% der Beschäftigten glauben, dass die Arbeit im Büro wichtig für die Zusammenarbeit und den Aufbau von Beziehungen zu anderen Teammitgliedern ist.¹

Effiziente und nahtlose Zusammenarbeit

Hat euer hybrides Team Zugang zu den richtigen Tools, um "von überall aus" genauso effizient zu arbeiten wie vor Ort? Die Arbeit an verschiedenen Orten und zu verschiedenen Zeiten kann zu Koordinationsproblemen führen, wenn die Teammitglieder keinen Zugang zu den benötigten Ressourcen und Geräten haben. Mitarbeitende, die remote arbeiten, sind zwar produktiver als ihre Kolleg:innen vor Ort, aber sie sind auch gestresster und weniger effizient, wenn die hybride Arbeitsweise nicht durchdacht umgesetzt wird. 

Isolation

Wenn eure Hybrid-Work-Regelung keine Mindestanzahl von Tagen pro Woche oder Monat vorschreibt, an denen die Beschäftigten vor Ort sein müssen, fühlen sich Mitarbeitende, die nicht oft vor Ort sind, eher isoliert und allein. Im Laufe unseres Lebens verbringen wir viel Zeit mit der Arbeit. Das Büro war daher früher einer der Orte, an dem wir die meisten sozialen Kontakte hatten. Wenn einige Teammitglieder nicht regelmäßig ins Büro kommen, kann das die Verbindung am Arbeitsplatz und die psychische Gesundheit erheblich beeinträchtigen.

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Herausforderungen des hybriden Arbeitens aus Sicht der Unternehmen

Das richtige Gleichgewicht zwischen Remote Work und Vor-Ort-Arbeit finden

Einige Unternehmen zwingen ihre Mitarbeitenden zurück ins Büro, aber für die große Mehrheit der Arbeitnehmenden sind flexible Arbeitsregelungen nicht mehr nur ein "Nice to have". Die spontane Antwort darauf, die sich in vielen Köpfern einstellt, ist die Umstellung auf hybirdes Arbeiten, wobei Mitarbeitende gebeten werden, zweimal pro Woche ins Büro zu kommen. Ganz so einfach ist es jedoch leider nicht. Jedes Unternehmen, jede Branche und jedes Team ist anders. Was für den einen funktioniert, funktioniert nicht zwangsläufig auch für den anderen. Auch wenn 2 Tage pro Woche Homeoffice das beste Verhältnis zu sein scheint, bleibt Flexibilität der Schlüssel.

Boomer, Gen X und Millennials bevorzugen es zum Beispiel, 1 bis 2 Tage pro Woche vor Ort zu sein, während die Gen Z erwartet, dass sie ihre Kolleg:innen an 3 bis 4 Tagen pro Woche persönlich trifft. Diese Unterschiede sind wichtig, wenn ihr eine erfolgreiche Strategie für hybrides Arbeiten umsetzen wollt.

Eine starke Unternehmenskultur aufbauen und die Verbindung zum Arbeitsplatz aufrechterhalten

Das Büro spielt eine zentrale Rolle bei der Förderung der Unternehmenskultur. Wie könnt ihr also eure Unternehmenswerte weitergeben und fördern, wenn die Mitarbeitenden nicht mehr so oft vor Ort sind wie früher? Der Rückgang der Unternehmenskultur ist eine der am häufigsten von Führungskräften und Beschäftigten in Bezug auf Remote Work beobachtete Entwicklung. Diese Entwicklung geht Hand in Hand mit dem Verlust des Verbundenheitsgefühls am Arbeitsplatz. Die Beschäftigten fühlen sich mit ihren Kolleg:innen, ihrer Arbeit und dem Unternehmen weniger verbunden, wenn keine Möglichkeiten gefunden werden, diese beiden Aspekte zu fördern.

Ein hybrides Team leiten

Ein remotes, hybrides oder verteiltes Team zu verwalten, funktioniert nicht nach den gleichen Regeln wie bei einem Team, das täglich persönlich vor Ort ist. Stattdessen braucht es einige Anpassungen auf beiden Seiten. Dennoch ist es die Aufgabe der Führungskräfte, best Practices für Remote Work zu entwickeln und einen mitarbeiterorientierten Ansatz zu fördern, damit es funktioniert. Ihr müsst wissen, wer, wo und wann arbeitet und auch die Bedürfnisse und das Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden genau im Auge behalten. Es ist zum Beispiel einfacher, Symptome von Burnout am Arbeitsplatz zu erkennen, wenn ihr eure Mitarbeitenden täglich seht, als wenn ihr sie nur einmal pro Woche im Büro antrefft.

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Ein faires und integratives Arbeitsumfeld schaffen 

"41% der Beschäftigten sind der Meinung, dass Remote Worker nicht die gleichen Karrierechancen haben."² In einem hybriden Arbeitsumfeld können leicht Vorurteile entstehen. So kann es zum Beispiel sein, dass Beschäftigte vor Ort früher von neuen Stellenangeboten erfahren als ihre Kolleg:innen im Homeoffice, nur weil sie mit der richtigen Person einen Kaffee getrunken haben. Außerdem haben manche Führungskräfte Schwierigkeiten mit dem Gedanken, ihre Mitarbeitenden nicht bei der Arbeit zu sehen, weil sie im Homeoffice sind. Das kann zu einer ungerechten Behandlung führen, da sie das Gefühl haben könnten, dass Mitarbeitende, die ins Büro kommen, mehr arbeiten als diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten (obwohl oft das Gegenteil der Fall ist).

Die psychische Gesundheit fördern und Burnout vorbeugen

Wie bereits erwähnt, wirkt sich mehr Flexibilität am Arbeitsplatz in der Regel positiv auf die psychische Gesundheit der Beschäftigten aus. Sie kann aber auch das Gegenteil bewirken, wenn sie nicht richtig umgesetzt wird. So können sich in einer hybriden Arbeitsumgebung beispielsweise eine schlechte Unternehmenskultur oder Mikromanagement entwickeln. Auch Stress und Frustration können bei den Beschäftigten entstehen, wenn die Umstellung auf hybride Arbeitsformen schlecht strukturiert und unzureichend gesteuert wird. Das passiert häufig, wenn Unternehmen keine klaren Hybrid-Work-Regelungen haben oder ihre Mitarbeitenden nicht mit der richtigen Ausrüstung ausstatten (Kollaborations- und Kommunikationstools, Desk-Booking-Software, Projektmanagementplattformen usw.).

Cyber-Sicherheit im hybriden Büro gewährleisten

Das Thema Cyber-Sicherheit wird für Unternehmen und IT-Teams mit einem hybriden Arbeitsmodell noch wichtiger. Es ist schwieriger, die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten, wenn die Beschäftigten von verschiedenen Standorten aus mit teils ungesicherten Internetverbindungen und ihren eigenen privaten Geräten arbeiten. Die Weiterentwicklung von Remote Work und der technologische Fortschritt öffnen Hackern neue Türen, um Netzwerke anzugreifen und auf private Daten zuzugreifen. Das macht das Cyber-Risikomanagement zu einer noch höheren Priorität, als es ohnehin schon war.

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Lösungen, um Herausforderungen beim hybriden Arbeiten zu reduzieren

Bittet eure Mitarbeitenden um Feedback

Das Feedback eurer Beschäftigten ist der beste Weg, um eine erfolgreiche Hybrid-Work-Regelung zu entwickeln. Denn sie wissen, was für sie bei diesem neuen Arbeitsmodell funktioniert und was nicht. Ihr könnt Informationen in informellen Gesprächen sammeln, anonyme Fragebögen zur Mitarbeiterzufriedenheit verschicken, die speziell auf dieses Thema ausgerichtet sind, Teamsitzungen organisieren, um Verbesserungsmöglichkeiten zu besprechen und mehr. Am wichtigsten ist, dass ihr nicht davon ausgeht, dass eine bestimmte Idee funktioniert, ohne euer Team vorher zu fragen. 

Überprüft eure Arbeitsplatzanalysen

Wenn ihr euch darauf konzentriert habt, ein intelligentes Büro aufzubauen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ihr dafür mehrere Technologien einsetzt. Diese Tools sammeln ständig Daten über das Verhalten eurer Mitarbeitenden (sofern sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung unterzeichnet haben). Wenn ihr diese Arbeitsplatzanalysen überprüft, könnt ihr feststellen, ob eure Beschäftigten:

• dazu neigen, eher diesen oder jenen Kommunikationskanal zu nutzen
• oft ins Büro kommen oder nicht
• mehr Gemeinschaftsarbeitsplätze als Einzelarbeitsplätze buchen
• und so weiter... 
  

Diese Einblicke sind wichtige Ressourcen für alle Führungskräfte, insbesondere für diejenigen in den Bereichen CRE (Corporate Real Estate), HR, IT und Finanzen. Sie helfen euc, potenzielle Herausforderungen zu erkennen, bevor sie entstehen oder sich verschlimmern, und liefern euch wichtige Informationen, um hybrides Arbeiten optimal umzusetzen.

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Entwickelt maßgeschneiderte Hybrid-Work-Regeln und Richtlinien

Wir glauben, dass ein hybrides Arbeitsmodell für viele Unternehmen und ihre Teams eine hervorragende Lösung sein kann. Immer vorausgesetzt, dass die Bedürfnisse des Unternehmens und der Beschäftigten berücksichtigt werden. Sobald ihr das Feedback eurer Beschäftigten gesammelt habt und ihr wisst, in welchen Bereichen ihr euch verbessern könnt, könnt ihr maßgeschneiderte Hybrid-Work-Regeln entwickeln. Der nächste Schritt ist, sie mit eurem Team zu teilen und unklare Regeln zu erklären, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Schließlich solltet ihr daran denken, dass sich die Anforderungen eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden ständig weiterentwickeln. Deshalb ist es wichtig, eure Hybrid-Work-Regeln regelmäßig zu aktualisieren.

Optimiert euren Büroraum effektiv

Der Zweck des Büros verändert sich, wenn ihr mit einer hybriden Belegschaft arbeitet. Daher ist es wichtig, euren Arbeitsbereich an die veränderten Bedürfnisse eurer Teammitglieder anzupassen. Ihr könntet zum Beispiel über eure Desk-Booking-Software feststellen, dass die Nachfrage nach Besprechungsräumen und anderen Gemeinschaftsbereichen plötzlich höher ist. Das liegt daran, dass Mitarbeitende, die hybrid arbeiten, eher an gemeinsamen Projekten als an individuellen Aufgaben arbeiten, wenn sie ins Büro kommen. Da weniger Menschen täglich ins Büro kommen, ist außerdem der Raumbedarf geringer. So könnt ihr die Größe eures Büros reduzieren und verschiedene Kosten senken.

Baut eine digitale Arbeitsumgebung auf, die auf die Bedürfnisse eures hybriden Teams abgestimmt ist

Technologie spielt im täglichen Leben der Beschäftigten eine entscheidende Rolle - und das an jedem Arbeitsplatz. So wie ihr euren physischen Arbeitsplatz an die neuen Anforderungen anpassen müsst, die durch hybrides Arbeiten entstehen, müsst ihr auch euren digitalen Arbeitsplatz anpassen. Mit Technologien für hybride Arbeitsplätze steigert ihr die Produktivität und Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden. Durch den Einsatz von KI am Arbeitsplatz können sie sich gezielter auf ihre Aufgaben konzentrieren, ihre Effizienz steigern und die Fehlerquote reduzieren. Dank passender Kommunikationsmittel sind sie außerdem effektiver. Hybride Arbeitslösungen, wie z. B. Apps zur Schreibtischbuchung, verbessern die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und die Verbindung am Arbeitsplatz.

Flexibilität am Arbeitsplatz zu ermöglichen, hat sowohl für die Beschäftigten als auch für Unternehmen mehr Vorteile als Nachteile. Wenn ihr dieses Arbeitsmodell mit Bedacht einführt und eure Hybrid-Work-Regeln und Richtlinien auf die Bedürfnisse eurer Belegschaft und eures Unternehmens abstimmt, könnt ihr die Herausforderungen des hybriden Arbeitens deutlich minimieren. Der Schlüssel dazu ist, einen mitarbeiterorientierten Ansatz zu fördern und die neuen Trends der Zukunft der Arbeit im Blick zu behalten. Besprecht euch regelmäßig mit euren Teammitgliedern, um euch und euer Unternehmen kontinuierlich zu verbessern.

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¹ 30 ESSENTIAL HYBRID WORK STATISTICS [2023]: HYBRID WORK MODEL, DATA, AND PRODUCTIVITY, Zippia

² Remote work statistics: What do the numbers say?, deskbird.