Hybride Arbeitskräfte - Herausforderungen und effektive Lösungen
1. August 2023
6. September 2023
Nachdem man jahrzehntelang nach festen und strengen Regeln gearbeitet hat und dann monatelang zu Hause eingesperrt war, war der Ruf nach neuen Arbeitsmethoden unausweichlich. Ein flexibler Ansatz ist die beste Lösung sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmende. Doch wie jedes andere Modell hat auch das hybride Arbeiten seine eigenen Herausforderungen.
So beschweren sich beispielsweise Mitarbeitende, die im Außendienst tätig sind, regelmäßig darüber, dass sie keine klaren Richtlinien haben und es schwierig finden, echte Arbeitsbeziehungen hinter einem Bildschirm aufzubauen. Aus der Sicht eines Unternehmens ist die Bezahlung eines halb leeren Büros definitiv ein Nachteil der flexiblen Arbeit, der eine finanzielle Belastung darstellen kann.
Was sind also die Lösungen?
Um es gleich vorweg zu nehmen: Von euren Teammitgliedern zu verlangen, dass sie vollständig ins Büro zurückkehren, gehört nicht dazu. Da sich die Berufswelt jedoch verändert, müssen sich auch die Vorstellungen der Arbeitgebenden von der Arbeit weiterentwickeln. Das beste Wort, um die Zukunft der Arbeit zu beschreiben, ist Flexibilität.
Denkt daran, dass dies die häufigsten Hindernisse sind, mit denen Hybridunternehmen konfrontiert werden können. Das heißt aber nicht, dass ihr mit allen konfrontiert werdet. Außerdem gibt es doch für jedes Problem eine Lösung, oder nicht? Am Ende dieses Artikels findet ihr die besten Methoden, um diese Nachteile zu überwinden.
Hybrides Arbeiten - Herausforderungen für Arbeitnehmende
Mangelnde Klarheit in einem hybriden Arbeitsumfeld
Ein Fehler, den Unternehmen bei der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells häufig begehen, ist, dass sie es versäumen, klare Richtlinien und Teamerwartungen aufzustellen. Dies führt dazu, dass das Team nicht weiß, was es tun soll und darf, z. B. in Bezug auf Zeitplanung und Zusammenarbeit. Müssen sie sich an ihre Arbeitszeiten wie im Büro halten, oder ist Gleitzeit erlaubt? Müssen sie ständig auf Slack sein, oder können sie nur ab und zu über den Tag verteilt Nachrichten abrufen?
Klare Abgrenzung zwischen Berufs- und Privatleben
Wenn ihr von zu Hause aus arbeitet, ist es verlockend, andere Aufgaben zu erledigen, wie z. B. die Wäsche aufzuhängen, bevor ihr den Tag beginnt. Multitasking mag den Anschein erwecken, dass man effizienter arbeitet, aber es hat den gegenteiligen Effekt. Ein paar Minuten später hören wir das "bip, bip, bip", das anzeigt, dass die Waschmaschine fertig ist und unsere Wäsche auf den Ständer gehängt werden muss. In der Zwischenzeit erledigen wir unsere Arbeit nicht so effizient wie möglich, weil wir ständig abgelenkt werden. Remote Arbeit ist großartig. Dennoch kann es manchmal schwierig sein, private und berufliche Aufgaben voneinander abzugrenzen, vor allem, wenn man zu Hause keinen eigenen Arbeitsplatz hat.
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Interaktion und Aufbau von Beziehungen mit Kolleg:innen
Die Zunahme der Mobilarbeit hat jeden gezwungen, zu lernen, wie man anders und vor allem virtuell miteinander umgeht. Aber virtuell bedeutet oft weniger spontan oder persönlich. Es ist einfach und natürlich, einen kleinen Plausch zu halten, wenn man im Büroflur an Kolleg:innen vorbeigeht, bevor man sich wieder seinen Aufgaben widmet. Für hybride Mitarbeitende, die nicht zur gleichen Zeit vor Ort sind, wird es schwieriger. Deshalb glauben 87 % der Arbeitnehmenden, dass die Arbeit im Büro wichtig für die Zusammenarbeit und den Aufbau von Beziehungen zu Teammitgliedern ist "1. So sagte Mathew, der für ein großes Lohnbuchhaltungsunternehmen in New Jersey arbeitet, in einem Interview für Vox: "Wenn ich ins Büro gehe und da sind Leute, aber keiner von ihnen gehört zu meinem Team, habe ich nichts davon, außer dass ich pendeln muss." 2
Effiziente und nahtlose Zusammenarbeit
Stellt ihr eurem hybriden Team die richtigen Werkzeuge zur Verfügung, damit es von überall aus so effizient arbeiten kann wie vor Ort? Die Arbeit an verschiedenen Orten und zu verschiedenen Zeiten führt manchmal zu Koordinationsproblemen, wenn Teammitglieder keinen Zugang zu den benötigten Ressourcen und Geräten haben. Mobilmitarbeitende sind zwar produktiver als ihre Kolleg:innen vor Ort, aber wenn hybrides Arbeiten nicht durchdacht umgesetzt wird, sind sie gestresster und weniger effizient.
Isolation
Je nach eurer Politik der gemischten Arbeit fühlen sich Mitarbeitende, die nicht oft vor Ort sind und daher weniger persönliche Kontakte haben, eher isoliert und allein.
Wir verbringen in unserem Leben viel Zeit mit Arbeit. Das Büro ist nicht nur ein Ort der Arbeit, sondern auch ein Ort der Begegnung und Zusammenarbeit, an dem wir Kontakte knüpfen und uns austauschen können. Wenn einige Teammitglieder diese Möglichkeit nicht haben, kann sich das auf ihre Stimmung bei der Arbeit und in ihrem Privatleben auswirken.
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Herausforderungen der Hybridarbeit für Arbeitgebende
Das richtige Gleichgewicht zwischen Mobil- und Vor-Ort-Arbeit finden
Einige Unternehmen zwingen ihre Mitarbeitende zurück ins Büro, aber wie in unserem jüngsten Artikel hervorgehoben wurde, schießen sie sich damit selbst ins Bein. Die überwiegende Mehrheit der Arbeitnehmenden betrachtet flexible Arbeitsregelungen nicht mehr als eine "Nice-to-have"-Option. Sie denken vielleicht: "Na gut, dann stellen wir eben auf Hybridarbeit um und bitten die Teammitglieder, zwei Tage pro Woche vor Ort zu sein. Voilà, fertig!" Wir wünschten, es wäre so einfach, aber das ist es nicht. Jedes Unternehmen, jede Branche und jedes Team ist anders. Was für den einen funktioniert, gilt nicht für den anderen.
Nehmen wir an, ihr habt eine Belegschaft, die aus mehreren Generationen besteht. Baby Boomers, Gen X und Millennials bevorzugen es, 1 bis 2 Tage pro Woche vor Ort zu sein, während Gen Z erwartet, ihre Kolleg:innen an 3 bis 4 Tagen pro Woche persönlich zu treffen. Diese Art von Informationen ist wichtig, um eine erfolgreiche Strategie für hybrides Arbeiten zu planen.
Aufbau einer starken Unternehmenskultur und Aufrechterhaltung der Verbindung zum Arbeitsplatz
Das Büro spielt eine zentrale Rolle bei der Förderung der Unternehmenskultur. Wie könnt ihr also weiterhin eure Unternehmenswerte vermitteln und fördern, wenn die Mitarbeitenden nicht mehr so oft vor Ort sind wie früher? Der Rückgang der Unternehmenskultur ist eine der häufigsten Rückmeldungen von Managern und Mitarbeitenden in Bezug auf die Mobilarbeit. Dies geht Hand in Hand mit dem Verlust der Verbundenheit am Arbeitsplatz. Wenn ihr keine Möglichkeiten findet, diese beiden Aspekte zu fördern, fühlen sich die Mitarbeitenden weniger mit ihren Kolleg:innen, ihrer Arbeit und dem Unternehmen verbunden.
Ein hybrides Team leiten
Die Leitung von Mobilarbeitskräften, hybriden oder verteilten Mitarbeitenden ist nicht dasselbe wie die Leitung eines Teams, das man jeden Tag persönlich sieht. Es erfordert einige Anpassungen von beiden Seiten, aber es ist die Aufgabe der Führungskräfte, bewährte Praktiken für die Remote Arbeit und einen mitarbeiterorientierten Ansatz zu fördern, damit es funktioniert. Ihr müsst nicht nur wissen, wer wo und wann arbeitet, sondern auch die Bedürfnisse und das Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden genau im Auge behalten. So ist es zum Beispiel einfacher, Symptome von Burnout am Arbeitsplatz zu erkennen, wenn ihr eure Mitarbeitende täglich trefft, als wenn ihr sie nur einmal pro Woche seht.
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Schaffung eines fairen und integrativen Arbeitsumfelds
"41 % der Angestellten sind der Meinung, dass Remote-Mitarbeitende nicht die gleichen Karrierechancen haben.3 In einer hybriden Arbeitsumgebung kann es leicht zu voreingenommenen Verhaltensweisen kommen. So wissen Mitarbeitende vor Ort möglicherweise vor ihren Kolleg:innen im Home-Office von neuen Stellenangeboten, nur weil sie mit der richtigen Person einen Kaffee getrunken haben. Außerdem tun sich manche Managenden schwer mit dem Gedanken, ihre Mitarbeitende nicht arbeiten zu sehen, wenn sie zu Hause sind. Dies kann auch zu einer ungerechten Behandlung führen, da sie das Gefühl haben könnten, dass Mitarbeitende, die öfter ins Büro kommen, mehr arbeiten als Mitarbeitende, die von zu Hause aus arbeiten (was überhaupt nicht stimmt, sondern oft das Gegenteil ist).
Psychische Gesundheit und Burnout
Wie bereits erwähnt, wirkt sich eine größere Flexibilität am Arbeitsplatz in der Regel positiv auf die psychische Gesundheit der Arbeitnehmenden aus, kann aber in einigen Fällen auch das Gegenteil bewirken. So nehmen beispielsweise eine schlechte Unternehmenskultur oder Mikromanagement-Praktiken häufig zu. Wenn flexible Arbeitsformen nicht durchdacht umgesetzt werden, kann es auch zu Stress und Frustration in euren Teams kommen, da sie nicht ihre beste Leistung erbringen können. Dies ist häufig der Fall, wenn Unternehmen keine klare Strategie für hybrides Arbeiten haben und ihren Mitarbeitenden nicht die erforderliche Ausstattung zur Verfügung stellen (Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation, hybride Bürolösungen usw.).
Aufrechterhaltung einer hohen Cybersicherheit
Wenn Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiten, wird die Cybersicherheit für IT-Teams und Unternehmen noch wichtiger. Es ist schwieriger, den Arbeitsplatz sicher zu halten, wenn Mitarbeitende von verschiedenen Standorten aus mit ungesicherten Internetverbindungen und persönlichen Geräten arbeiten. Die Entwicklung von Mobilarbeitspraktiken und -technologien öffnet Hackern eine neue Tür, um euer Netzwerk anzugreifen und auf eure privaten Daten zuzugreifen. Dies macht das Cyber-Risikomanagement zu einer noch höheren Priorität, als es ohnehin schon war.
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Lösungen zur Überwindung der potenziellen Nachteile von Hybridarbeit
Bittet eure Mitarbeitenden um Feedback
Der beste Weg, ein erfolgreiches hybrides Arbeitsmodell zu schaffen, ist das Feedback eurer Mitarbeitenden. Sie wissen, was für sie in Bezug auf diesen neuen Arbeitsstil funktioniert und was nicht. Ihr könnt Informationen in einem informellen Gespräch sammeln, anonyme Fragebögen zur Mitarbeiterzufriedenheit speziell zu diesem Thema verschicken, Teamsitzungen organisieren, um Verbesserungsmöglichkeiten zu besprechen, und so weiter. Am wichtigsten ist jedoch, dass ihr nicht davon ausgeht, dass eine bestimmte Idee funktionieren wird, ohne euer Team vorher zu konsultieren.
Überprüft eure Arbeitsplatzanalysen
Wenn ihr vorhabt, ein intelligentes Büro einzurichten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ihr verschiedene Technologien einsetzt. Diese Tools sammeln ständig Daten über das Verhalten eurer Mitarbeitenden. Wenn ihr diese Arbeitsplatzanalysen überprüft, könnt ihr feststellen, ob:
- sie neigen dazu, eher diesen oder jenen Kommunikationskanal zu nutzen;
- sie kommen oft vor Ort oder nicht;
- sie buchen mehr Gemeinschaftsarbeitsplätze als Einzelarbeitsplätze;
- und so weiter sind.
Dies sind wichtige Ressourcen für alle Führungskräfte, insbesondere für diejenigen, die in den Bereichen CRE (Corporate Real Estate), HR, IT und Finanzen arbeiten.
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Maßgeschneiderte Strategien und Richtlinien für hybrides Arbeiten erstellen
Wir glauben, dass ein hybrides Arbeitsmodell für viele Unternehmen und Belegschaften eine großartige Lösung sein kann, vorausgesetzt, die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden werden berücksichtigt. Sobald ihr das Feedback eurer Mitarbeitenden gesammelt und ein klares Verständnis für eure Verbesserungsbereiche habt, könnt ihr maßgeschneiderte Richtlinien und Leitlinien für hybrides Arbeiten entwickeln. Der nächste Schritt besteht darin, diese mit eurem Team zu teilen und unklare Regeln zu erläutern, damit alle auf derselben Seite stehen. Schließlich solltet ihr bedenken, dass sich sowohl die Anforderungen des Unternehmens als auch die der Mitarbeitenden ständig weiterentwickeln. Daher ist es wichtig, diese regelmäßig zu aktualisieren.
Optimiert den physischen Arbeitsplatz
Der Zweck des Büros ändert sich, wenn ihr mit einer gemischten Belegschaft arbeitet. Folglich ist eine Neugestaltung des Arbeitsbereichs, die den neuen Bedürfnissen eurer Teammitglieder entspricht, von grundlegender Bedeutung. Ihr könntet zum Beispiel in eurer Buchungssoftware feststellen, dass es eine höhere Nachfrage nach Besprechungsräumen und anderen Gemeinschaftsbereichen gibt. Das liegt daran, dass hybride Mitarbeitende eher an gemeinsamen Projekten als an individuellen Aufgaben arbeiten, wenn sie ins Büro kommen. Außerdem ist der Platzbedarf geringer, wenn weniger Personen täglich an einen Standort kommen. Dadurch könnet ihr den Büroraum verkleinern und verschiedene Kosten senken.
Aufbau einer hybridfreundlichen digitalen Arbeitsumgebung
An jedem Arbeitsplatz spielt die Technologie eine Schlüsselrolle im täglichen Leben der Mitarbeitenden. So wie ihr also euren physischen Arbeitsplatz an die neuen Anforderungen anpassen müsst, die durch hybride Arbeitsformen entstehen, müsst ihr auch den digitalen anpassen. Mit der Technologie für hybride Arbeitsplätze steigert ihr die Produktivität und Zufriedenheit eurer Mitarbeitenden. Durch den Einsatz von KI am Arbeitsplatz können sie sich auf gezieltere Aufgaben konzentrieren, die Effizienz steigern und menschliche Fehler verringern. Dank geeigneter Kommunikationstools sind sie effektiver. Hybride Arbeitslösungen, wie z. B. Apps zur Buchung von Arbeitsplätzen, verbessern die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern usw.
Obwohl sich dieser Artikel auf die Herausforderungen des hybriden Arbeitens konzentriert, hat die Ermöglichung von Flexibilität am Arbeitsplatz sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgebende mehr Vorteile als Nachteile. Wenn ihr dieses Arbeitsmodell mit Bedacht einführt, indem ihr Regelungen und Richtlinien erstellt, die auf euer Unternehmen und die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden abgestimmt sind, verschwinden die Nachteile des hybriden Arbeitens. Entscheidend ist, dass ihr stets einen mitarbeiterorientierten Ansatz verfolgt und die neuen Trends der Zukunft der Arbeit im Auge behaltet. Diskutiert regelmäßig mit euern Mitarbeitenden, um euch kontinuierlich zu verbessern und ihnen und euerm Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen.
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1 30 WESENTLICHE STATISTIKEN ZUR HYBRIDARBEIT [2023]: MODELL, DATEN UND PRODUKTIVITÄT DER HYBRIDARBEIT, Zippia;
2 Warum die Rückkehr ins Büro nicht funktioniert, Vox;
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