Führen in einem hybriden Arbeitsumfeld: häufige Hindernisse und wertvolle Lösungen

Obwohl wir sehr von flexibler Arbeit überzeugt sind, werden wir nicht lügen. Kein Arbeitsmodell ist perfekt, und das Führen in einem hybriden Arbeitsumfeld hat auch seine Schattenseiten. 

Es spielt keine Rolle, ob eure Mitarbeitenden ein paar Tage pro Woche oder einen Monat im Büro sind. Die Verwaltung einer gemischten Belegschaft erfordert Anpassungen von Unternehmen, Führungskräften und Teammitgliedern. 

Ihr könnt nicht erwarten, dass ihr zu einer Politik des "Arbeitens von überall" übergeht und dieselben Arbeitsmethoden beibehaltet wie bei einem Arbeitsmodell mit einem Zeitplan von 9.00 bis 18.00 Uhr vor Ort.

Dieser Artikel gibt euch einen ehrlichen und wertvollen Einblick in die häufigsten Hindernisse, mit denen Manager bei der flexiblen Arbeit konfrontiert werden können. Aber natürlich teilen wir auch die besten Praktiken, Lösungen und Tipps, um die potenziellen Nachteile der modernen Arbeitsform zu überwinden.

Seid ihr bereit, das Beste aus hybrider Arbeit zu machen und euer Team zum Erfolg zu führen?

Die 6 häufigsten Herausforderungen bei der Führung einer hybriden Arbeitsumgebung

1. Aufrechterhaltung einer reibungslosen Zusammenarbeit und Kommunikation

Die Interaktion mit Kolleg:innen kann kompliziert werden, wenn die Mitarbeitenden an verschiedenen Orten (und manchmal auch zu verschiedenen Zeiten) arbeiten. Die Mitarbeitenden kommen vielleicht vor Ort, ohne zu wissen, wer von ihren Kolleg:innen an diesem Tag im Büro arbeitet und wer zu Hause geblieben ist. Dies kann sich auf die Teamarbeit und die Zusammenarbeit auswirken. 

Darüber hinaus verhindert das Fehlen einer angemessenen Kommunikationspolitik und der richtigen Instrumente zur Förderung eines reibungslosen Arbeitsablaufs zwischen den Mitarbeitenden, dass hybride Teams effektiv kommunizieren und zusammenarbeiten können. 

2. Haltet die Mitarbeitenden engagiert und verbunden

Auch wenn die meisten Arbeitnehmenden flexible Arbeitsregelungen wünschen, bedeutet dies nicht, dass in Unternehmen, die diesen Vorteil anbieten, alles reibungslos abläuft. Nicht jeder ist mit diesen neuen Verfahren einverstanden. Auch wenn sie sich wirklich flexiblere Arbeitszeiten wünschen, könnte es für einige schwierig sein, sich an diesen Arbeitsstil zu gewöhnen.

So ist beispielsweise der Verlust der Verbindung zum Arbeitsplatz ein häufiges Problem bei der Fernarbeit. Laut einer Gallup-Studie¹ fühlen sich 32 % der Hybrid-Arbeitnehmenden von der Unternehmenskultur abgekoppelt, was der zweithäufigste Nachteil ist. Wenn dies nicht berücksichtigt wird, können Manager:innen schnell einen Anstieg der Unzufriedenheit ihrer Mitarbeitenden feststellen.

3. Vermeidet Mikromanagement-Praktiken

Wenn ihr euren Mitarbeitenden mehr Flexibilität zugestehen, wollt ihr ihnen mehr Autonomie und Freiheit im Berufsleben ermöglichen, nicht umgekehrt. Vertrauen in die Teammitglieder ist für Führungskräfte unerlässlich, vor allem, wenn ihr in einem hybriden Arbeitsumfeld führt.

Leider nimmt das Mikromanagement tendenziell zu, wenn Unternehmen in einen Hybridbetrieb übergehen. Für einige Führungskräfte wird es zu einer Quelle von Stress, wenn sie ihr Team nicht persönlich beaufsichtigen können. Um dieses Verhalten zu vermeiden und zu sehen, wie die Mitarbeitenden unter den psychologischen Auswirkungen des Mikromanagements leiden, ist es wichtig, sie über die besten Praktiken für das Management von Hybridarbeit zu schulen.

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4. Keine Unterscheidung zwischen Mitarbeitenden vor Ort und externen Mitarbeitenden

Hybridarbeit kann dazu beitragen, DEI am Arbeitsplatz umzusetzen (Diversity, Gleichstellung und Inklusion), kann aber auch zu voreingenommenen Verhaltensweisen führen. Behandelt ihr diejenigen, die ihr regelmäßig persönlich seht, und diejenigen, die ihr nur ab und zu trefft, auf die gleiche Weise? 

Der Arbeitsort hat nichts mit der Fähigkeit eurer Mitarbeitenden zu tun, gute Arbeit zu leisten und sich beruflich weiterzuentwickeln. Dennoch ist die Tendenz, nicht alle gleichermaßen einzubeziehen, ihnen die gleiche Unterstützung zu bieten und ihnen die gleichen Entwicklungsmöglichkeiten einzuräumen, in einem hybriden Arbeitsumfeld größer.

5. Vermeiden von Silos

Effektive Kommunikation und reibungslose Zusammenarbeit sind schwieriger, wenn Mitarbeitende von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Dies kann nicht nur zu Frustration und Stress in euren Teams führen, sondern auch zu Silos. 

Wenn alle Mitarbeitenden täglich im Büro arbeiten, ist es einfacher, mit Menschen aus anderen Abteilungen zu interagieren und Teams zusammenzubringen. Mit einer Politik des "ortsunabhängigen Arbeitens" wird dies schwieriger, und die Minimierung der Bildung von Silos wird zur Priorität.

6. Verhinderung von Datenlecks und Cyberangriffen

Das Beste an der Hybridarbeit ist die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten. Sie können zu Hause bleiben, einen dritten Arbeitsplatz aufsuchen oder sogar das Leben eines digitalen Nomaden annehmen. 

Doch obwohl hybrides Arbeiten die Work-Life-Balance, die Zufriedenheit, das Glück und die Produktivitätder Mitarbeitenden steigert, erhöht es auch das Risiko von Datenschutzverletzungen und Cyberangriffen. 

Eure Mitarbeitende könnten zum Beispiel eine unsichere Internetverbindung nutzen, während sie in einem Coworking Space oder einem Café arbeiten. Die Nutzung des öffentlichen WIFI stellt ein größeres Risiko für eure privaten Daten dar als die sichere Umgebung des Büros.

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7 Tipps zur erfolgreichen Verwaltung einer hybriden Belegschaft

1. Überprüft eure Kommunikationsstrategie

Da ihr nun wisst, welche Herausforderungen die Führung in einem hybriden Arbeitsumfeld mit sich bringen kann, wird euch unser erster Tipp nicht überraschen. Passt eure Kommunikationsstrategie an den Bedarf einer hybriden Belegschaft an. 

Stellt zunächst relevante Fragen wie z. B.:

• Verbessert die derzeitige Kommunikationsstruktur die reibungslose Zusammenarbeit und den Arbeitsablauf?
• Sind die Regeln für die Kommunikation klar genug?
• Was sind die häufigsten Kommunikationsprobleme, über die sich eure Mitarbeitenden beschweren?

Erstellt zweitens eine Vorlage für Teamerwartungen, die diesem Aspekt gewidmet ist, und teilt sie mit eurem Team.

2. Analysiert die Arbeitsmittel eures Teams

Während die Generation Z mit Instant Messaging wie Slack kein Problem hat, könnte die Anpassung an diese Kommunikationsmethode für die Baby-Boomer eine Herausforderung sein. Ein wichtiger Aspekt, den sie alle erwarten, ist jedoch die Möglichkeit, von zu Hause aus genauso produktiv zu arbeiten wie im Büro. 

Die Technologie des hybriden Arbeitsplatzes löst dieses Problem, indem sie den Mitarbeitenden moderne Kommunikationsmittel, Projektmanagement-Software, Buchungsplattformen für den Schreibtisch usw. zur Verfügung stellt. Bevor ihr euch für eines dieser digitalen Support-Tools für euer Team entscheidet, solltet ihr eure aktuelle Ausstattung analysieren und die folgenden Fragen beantworten: 

• Ermöglichen sie es euren Mitarbeitenden effizient zu arbeiten?
• Entsprechen sie den Anforderungen einer hybriden Belegschaft?
• Wenn ihr mit einer Belegschaft arbeitet, die aus mehreren Generationen besteht, sind sie dann für alle leicht zu bedienen? 

3. Bleibt verfügbar und mitarbeiterorientiert

Damit euer hybrides Team gedeihen kann und nicht ausgegrenzt wird, ist es wichtig, dass ihr euch genauso um die Remote-Mitarbeitenden kümmert wie um die im Büro. Dass ihr eure Kolleg:innen nicht täglich seht, bedeutet nicht, dass sie eure Unterstützung nicht brauchen (auch hier gilt: Unterstützung bedeutet nicht Mikromanagement). 

Denkt auch daran, dass in einem digitalen Umfeld der menschliche Kontakt entscheidend ist. Fragt sie regelmäßig, wie sie sich fühlen und wie ihr ihre Arbeit einfacher und effektiver gestalten können. 

Zu guter Letzt: Egal, wo eure Teammitglieder arbeiten, vergesst nicht, eurem Team Anerkennung zu zollen. Erinnert sie daran, dass sie genauso viel Wertschätzung erfahren wie ihre Arbeit. 

4. Förderung des Teamzusammenhalts und der Verbindung zum Arbeitsplatz

Eure Mitarbeitenden sind zwar täglich vor Ort, aber das bedeutet nicht, dass sie nicht auch eine starke Bindung zu ihren Kolleg:innen und zum Arbeitsplatz selbst haben sollten. Diese Verbindung steigert das Wohlbefinden, die Motivation, das Engagement und die Produktivität.

Wir empfehlen euch dringend, euch auf die Pflege einer starken Unternehmenskultur zu konzentrieren und Teamaktivitäten zu organisieren, um diesen Aspekt zu fördern. So haben eure Mitarbeitenden die Möglichkeit, Zeit miteinander zu verbringen und echte Beziehungen aufzubauen. 

Diese Aktivitäten müssen nicht zwangsläufig mit der Arbeit zu tun haben. Sie können Bouldern, Videospiele-Turniere, Wanderungen in der Natur, Freiwilligenarbeit für einen guten Zweck usw. umfassen. Die Idee ist, das Eis zu brechen, Interaktionen zu fördern, stärkere Bindungen zu Kolleg:innen aufzubauen und Spaß zu haben!

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5. Überlegt, wie ihr euer Büro umgestalten könnt

Habt ihr bei der Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell eine Neugestaltung eurer Büroräume in Betracht gezogen? Die Rolle des physischen Arbeitsplatzes ist eine völlig andere, wenn Teammitglieder nur einige Tage pro Woche oder im Monat vor Ort sind. Wie die Gallup-Studie¹ hervorhebt, neigen sie dazu, Besprechungen und kollaborative Arbeit mit Kolleg:innen sowie Einzelgesprächen mit Vorgesetzten den Vorrang zu geben. 

Also:

• Ist euer Arbeitsplatz so optimiert, dass er die Zusammenarbeit und das gemeinsame Arbeiten fördert?
• Habt ihr genügend Sitzungsräume?
• Ist das Büro nur mit Kabinen ausgestattet, oder bietet es euren Teams einen offenen Raum, in dem sie Ideen entwickeln und problemlos zusammenarbeiten können?

Die Gestaltung eines hybriden Büros ist ein Muss, damit euer Team gedeihen und das Beste aus der hybriden Arbeit machen kann.

6. Schulung eurer Mitarbeitenden über Cybersicherheit in einem hybriden Arbeitskontext

Der Schutz wichtiger Daten und privater Informationen ist in einem hybriden Arbeitskontext noch wichtiger als in einem traditionellen Arbeitsmodell. Das IT-Team spielt dabei eine Schlüsselrolle, aber jeder ist für die Anwendung von Cybersicherheitspraktiken verantwortlich, wo immer er arbeitet. 

Die Zahl der Möglichkeiten, wie Hacker auf vertrauliche Daten zugreifen können, ist jedoch enorm, und ihr könnt nicht erwarten, dass eure Mitarbeitende alle Sicherheitsmaßnahmen kennen, um den Arbeitsplatz sicher zu halten. Es liegt in der Verantwortung der Organisationen und Manager:innen, die besten Praktiken weiterzugeben und ihre Mitarbeitende im Umgang mit Cyberrisiken zu schulen. 

7. Bittet regelmäßig um Feedback

Der größte Fehler, den man als Führungskraft in einem hybriden Arbeitsumfeld machen kann, ist anzunehmen, dass man weiß, was die Mitarbeitenden brauchen. Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, regelmäßig ihr Feedback einzuholen und zu erfahren, wie ihr euer Arbeitsumfeld besser auf sie abstimmen könnt.

Ihr könnt die Gelegenheit nutzen, sich im Büro zu treffen, um in Ruhe zu besprechen, was ihrer Meinung nach funktioniert und was nicht. Erzwingt es jedoch nicht. Manchen Menschen ist es unangenehm, ihre Meinung persönlich mitzuteilen, weil sie sich Sorgen machen, wie sich das auf eure Beziehung und ihre Karriere auswirken könnte. 

Anonyme Fragebögen zur Mitarbeiterzufriedenheit sind ebenfalls wichtig, um ein ehrliches Feedback über den Arbeitsplatz und die Gefühle eurer Teammitglieder zu erhalten. Der Vorteil ist, dass ihr euch auf ein bestimmtes Thema konzentrieren und es entsprechend den Bereichen, die ihr verbessern wollen, personalisieren könnt. 

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5 Gründe, warum deskbird euch hilft, in einer hybriden Arbeitsumgebung zu führen

1. Verschafft euch einen Überblick über die Zeitpläne eures Teams

Zu wissen, wer wann von wo aus arbeitet, ist entscheidend für die erfolgreiche Verwaltung einer hybriden Belegschaft. Dank der Wochenplanungsfunktion gibt euch die App deskbird einen klaren Einblick in die Zeitpläne eurer Mitarbeitenden. 

Mit ein paar Klicks seht ihr, wer von zu Hause aus arbeitet, wer ins Büro kommt und wann. Ihr könnt euch auch benachrichtigen lassen, wenn eure Teammitglieder ihren Zeitplan ändern, damit ihr euren Zeitplan bei Bedarf anpassen können.

2. Bietet eine benutzerfreundliche Plattform workspace booking , die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entspricht

Die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells ermöglicht es Unternehmen, ihre Bürofläche zu verkleinern und Kosten zu senken. Doch wie lässt sich dies logistisch bewerkstelligen, damit alle Mitarbeitende den benötigten Arbeitsplatz erhalten? 

Ihr nutzt deskbird! Unser Tischbuchungssystem ermöglicht es euch, euren hybriden Arbeitsplatz effizient zu verwalten, indem ihr euren Mitarbeitenden die Möglichkeit gebt, den gewünschten Platz nach ihren Bedürfnissen zu buchen. 

Einige ziehen es vor, an einem einzelnen Schreibtisch am Fenster zu sitzen, andere möchten an einem großen Tisch im offenen Raum sitzen, wieder andere müssen für den Tag einen Besprechungsraum buchen, um mit ihren Teamkolleg:innen zusammenzuarbeiten, usw. Auf diese Weise stellt ihr sicher, dass sie den Arbeitsplatz haben, den sie brauchen, um erfolgreich zu sein, und ihr vermeidet Terminkonflikte!

3. Erleichtert die Zusammenarbeit und Teamarbeit für die Bürotage

Mit deskbird ist es für euch und eure Mitarbeitenden einfach, den Überblick darüber zu behalten, wer wo und wann arbeitet, was die Zusammenarbeit und das Teamwork erleichtert. Denn ihr könnt nicht nur deren Zeitpläne einsehen, sondern diese auch für andere sichtbar machen, wenn diese ihre Zustimmung geben. 

Nehmen wir an, ihr geben drei eurer Teammitglieder eine Aufgabe, die sie gemeinsam erledigen sollen. Indem sie die Zeitpläne der anderen sehen, können sie Prioritäten setzen, indem sie an denselben Tagen wie ihre Kolleg:innen ins Büro kommen. Auf diese Weise können sie persönlich an dieser speziellen Aufgabe arbeiten und mehr erreichen, als wenn sie unabhängig voneinander von zu Hause aus arbeiten.

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4. Bietet Arbeitsplatzanalysen, um datengesteuerte Verbesserungen vorzunehmen

Unsere Software ist mit einer Funktion zur Arbeitsplatzanalyse ausgestattet. Diese Schlüsselkomponente ermöglicht es euch, zu verstehen, wie der Büroraum genutzt wird. Aus Sicht des Managements kann es sehr nützlich sein, die Erfahrungen eurer Teammitglieder bei der Ankunft vor Ort zu verbessern. 

Vielleicht fällt euch zum Beispiel auf, dass euer Kollege Mark immer einen etwas abgelegenen Schreibtisch bucht. Das überrascht euch nicht, denn Mark ist ein Datenanalyst. Deshalb muss er sich konzentrieren und darf sich nicht ablenken lassen. 

Wenn ihr das bemerkt habt, könnt ihr ihn fragen, ob ihr ihm einen bestimmten Platz zuweisen sollt, wenn er ins Büro kommt. So muss er sich keine Sorgen machen, dass er einen festen Platz hat, um seine Aufgaben zu erledigen.

5. Unternehmen können Kosten sparen und modernes Arbeiten fördern

Um herauszufinden, wie viel ihr mit deskbird sparen könnt, haben wir den Rechner für Hybridbüros entwickelt. Insgesamt hilft euch deskbird auf verschiedene Weise, Bürokosten zu sparen, von der Senkung eures Immobilienbudgets bis hin zur Reduzierung eurer Energierechnungen.

Das Geld, das ihr durch die Umstellung auf ein flexibleres Arbeitsmodell und die Nutzung von deskbird spart, könnt ihr für andere wichtige Managementaufgaben verwenden. Zum Beispiel sprechen Expert:innen immer häufiger über die Bedeutung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden. Warum also nicht die Einsparungen, die durch ein gut verwaltetes und optimiertes hybrides Arbeitsumfeld erzielt werden, für die Umsetzung weiterer Initiativen zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden nutzen? 

Die App deskbird hilft Unternehmen auch in anderen Bereichen als dem hybriden Arbeitsmanagement. Fordert eine kostenlose Demo an, um alle Funktionen zu entdecken, die euer Unternehmen und eure Mitarbeitende zum Erfolg führen!

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Habt ihr das Gefühl, dass die Führung in einem hybriden Arbeitsumfeld zu viele Herausforderungen mit sich bringt? Die Vorteile des hybriden Arbeitsmodells überwiegen bei weitem! Die Flexibilität am Arbeitsplatz entspricht nicht nur den Trends der Zukunft der Arbeit, sondern ist auch gut für das Wachstum und den Erfolg eures Unternehmens.

Das Anbieten flexibler Arbeitsregelungen ist für Unternehmen keine Option mehr; es ist wichtig zu lernen, wie man eine hybride Belegschaft führt. Ein erfolgreicher hybrider Führungsstil beinhaltet:

• ein maßgeschneidertes Kommunikationssystem;
• geeignete Technologie für hybride Arbeitsplätze;
• ein mitarbeiterorientierter Ansatz;
• eine effiziente Cybersicherheitsstrategie;
• ein Bürokonzept für hybride Teams.

Möchtet ihr sehen, wie wir euch bei dieser neuen Art des Arbeitens in der Praxis unterstützen können? Startet einen kostenlosen Test der deskbird App und holt euch die besten Tipps von unserem Team aus Hybrid-Experten!

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¹ Die Vorteile und Herausforderungen der Hybridarbeit, Gallup.