Asynchrones Arbeiten: eine moderne, kostensparende Lösung für Unternehmen

Wie kommt ihr mit dem Wandel unserer Arbeitswelt zurecht? Die Mischung aus mehr Flexibilität am Arbeitsplatz und der rasanten Entwicklung der Technologie erschüttert unsere Arbeitsweise. Früher fand die Arbeit immer am selben Ort und zur selben Zeit statt. Jetzt findet sie überall und jederzeit statt. Willkommen im Land der asynchronen Arbeit. 

Diese neue Ära verlangt von Unternehmen und Arbeitnehmenden eine Vielzahl an Anpassungen. So bietet beispielsweise die asynchrone Arbeit neue Möglichkeiten und Herausforderungen. Die nicht in Echtzeit stattfindende Koordination gibt den Teammitgliedern mehr Autonomie und Freiheit und ermöglicht es den Unternehmen, globale Talente anzuziehen, die Mitarbeitende zufriedenzustellen und Kosten zu sparen. 

Das ist jedoch nur möglich, wenn sich Unternehmen auf dieses Arbeitsmodell einstellen und ihrem Team die nötige Unterstützung und Ressourcen zur Verfügung stellen. Effiziente Online-Technologien tragen dazu bei, dass dieser neue Arbeitsstil erfolgreich ist.

Möchtet ihr mehr über dieses Thema erfahren? Als Experten für flexible Arbeit geben wir euch einen Einblick in dieses neue Feld der Möglichkeiten und Hindernisse. 

Was bedeutet asynchrones Arbeiten?

Definition von asynchroner Arbeit

Asynchrones Arbeiten bezieht sich auf einen Arbeitsstil oder ein Arrangement, bei dem Einzelpersonen unabhängig an Projekten arbeiten können, ohne sich sofort oder in Echtzeit mit anderen abzustimmen. Sie ermöglicht es den Mitarbeitenden, in ihrem eigenen Tempo und nach ihrem eigenen Wochenplan zu arbeiten, solange sie die Fristen und Ergebnisse einhalten. Bei der asynchronen Arbeit erfolgen Kommunikation und Zusammenarbeit häufig über Kanäle, die nicht in Echtzeit ablaufen, wie E-Mails, Projektmanagement-Tools, gemeinsam genutzte Dokumente oder Messaging-Plattformen. Anstatt sich auf sofortige Antworten oder persönliche Interaktionen zu verlassen, können Einzelpersonen zu einem Zeitpunkt, der ihnen am besten passt, auf Informationen und Aufgaben zugreifen und darauf reagieren. Dieses Arbeitsmodell hilft ihnen, effektiv zusammenzuarbeiten, die individuellen Stärken zu nutzen und die Produktivität zu optimieren, während die Projektziele und der Zeitplan eingehalten werden. Da der Koordinierungsbedarf in Echtzeit verringert und ein effizienter Arbeitsablauf ermöglicht wird, können sie flexibler arbeiten.

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Asynchrones Arbeiten in der Praxis

Stellen wir uns vor, ein Finanzteam arbeitet an einem Projekt zur Budgetanalyse für Kund:innen. Bei der asynchronen Arbeit können die Teammitglieder je nach Fachwissen und Verfügbarkeit verschiedene Aspekte des Projekts in Angriff nehmen. Sie können damit beginnen, die Finanzdaten und -dokumente der Kund:innen zu prüfen, eingehende Analysen durchzuführen und erste Berichte zu erstellen. Statt in Echtzeit Meetings abzuhalten, kommunizieren sie asynchron über gemeinsame Dokumente und Projektmanagement-Plattformen. So kann beispielsweise ein Mitarbeitender die Bilanz analysieren und alle Ergebnisse in ein gemeinsames Arbeitsblatt eingeben. Währenddessen prüft eine andere Person die Gewinn- und Verlustrechnung und fügt ihre Erkenntnisse in ein gemeinsames Dokument ein.

Jedes Teammitglied kann auf das Projekt zugreifen und dazu beitragen, wobei die persönlichen Präferenzen, die Verfügbarkeit und die Hauptproduktionszeiten berücksichtigt werden. Bis zur festgelegten Frist fasst das Team seine Ergebnisse und Analysen zusammen und stellt sicher, dass sie im abschließenden Finanzbericht kohärent zusammengeführt werden.

7 Gründe, warum asynchrones Arbeiten eure Unternehmenskosten senkt

1. Büroflächen verkleinern

Asynchrones Arbeiten ermöglicht es den Mitarbeitenden, häufiger remote zu arbeiten oder die Vorzüge flexibler Arbeitsregelungen zu nutzen. Gleichzeitig benötigen Unternehmen keine großen Büroräume und die dazugehörige Infrastruktur mehr. 

Durch die Überprüfung des Arbeitsplatzbedarfs, die Verkleinerung der Bürofläche und die Optimierung des Layouts können Finanzmanager:innen Kosten im Zusammenhang mit dem physischen Arbeitsplatz einsparen.

2. Energie- und Gerätebedarf im Büro senken

Selbst wenn ihr die gleiche Fläche eures Arbeitsplatzes beibehaltet, senkt asynchrones Arbeiten andere Kosten. Wenn eure Mitarbeitenden nicht täglich vor Ort arbeiten, sinkt euer Energieverbrauch. Weniger Mitarbeitende im Büro bedeuten zum Beispiel, dass weniger Laptops und andere Geräte angeschlossen werden müssen. Außerdem wird weniger Wasser verbraucht, da weniger Personen die Toiletten und die Büroküche (falls euer Gebäude über eine solche verfügt) benutzen.

Wenn ihr eine BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device) einführt, könnt ihr auch eure Kosten für die Unternehmensausstattung senken.

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3. Bessere Rekrutierungsmöglichkeiten

Asynchrones Arbeiten ermöglicht es den Personalabteilungen, einen breiteren Talentpool jenseits ihres geografischen Standorts zu erschließen. Folglich haben Unternehmen eine größere Chance, die richtigen Mitarbeitenden einzustellen, als sich durch verschiedene Bewerbende zu kämpfen, die nicht für die Stelle passen. Schließlich kann ein weltweiter Rekrutierungsprozess den Unternehmen auch dabei helfen, den perfekten Kandidaten schneller zu finden und die Stelle und den Bedarf des Unternehmens schneller zu erfüllen.

4. Leichtere Skalierbarkeit und mehr Effizienz

Asynchrones Arbeiten ermöglicht eine größere Skalierbarkeit und Effizienz bei der Verwaltung von Finanzvorgängen. Wenn Unternehmen wachsen oder ein höheres Arbeitsaufkommen haben, können sie sich leicht anpassen, indem sie Remote-Mitarbeitende rekrutieren oder Teams über verschiedene Zeitzonen hinweg erweitern. Durch diese Skalierbarkeit wird sichergestellt, dass alle Aufgaben effektiv verwaltet und Fristen eingehalten werden sowie Abläufe reibungslos funktionieren, während gleichzeitig zusätzliche Kosten für Räumlichkeiten oder Überstunden minimiert werden.

5. Eine glücklichere und gesündere Belegschaft

Einerseits belasten Krankmeldungen, Fehlzeiten, Unzufriedenheit und Burnout die Budgets der Unternehmen erheblich. Andererseits könnt ihr mit einer zufriedenen und gesunden Belegschaft die durch diese Probleme verursachten Kosten senken. 

Asynchrones Arbeiten ermöglicht eine bessere Work-Life-Balance. Menschen haben mehr Zeit für ihr Privatleben, und für ihre körperliche und geistige Gesundheit. Flexibilität bei der Arbeit steigert auch die Zufriedenheit der Arbeitnehmenden. Zum einen sind glückliche Arbeitnehmende seltener krank, zum anderen sind sie zufriedener und engagierter.  

6. Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

Asynchrone Arbeitsmöglichkeiten anzubieten, kann die Mitarbeiterzufriedenheit und die Mitarbeiterbindung verbessern, was sich auch finanziell auswirken kann. Mitarbeitende, die ihre Work-Life-Balance flexibel gestalten können, sind oft engagierter und motivierter. Das führt zweifelsohne zu mehr Produktivität und geringeren Fluktuationskosten. Darüber hinaus haben Unternehmen, die flexible Arbeitsregelungen einführen, oft eine positive Arbeitgebermarke, die Top-Talente anzieht und die Rekrutierungskosten senkt.

7. Besseres Zeit- und Betriebsmanagement

Asynchrones Arbeiten ermöglicht es Teammitgliedern, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeitverlust durch Ablenkungen, Unterbrechungen und unnötige Besprechungen zu vermeiden. Sie können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren und ihre Zeit effizienter einteilen. Dieser Vorteil trägt dazu bei, die Produktivität zu steigern und die Betriebskosten zu senken. So können Finanzmanager:innen beispielsweise Finanzanalysen, Berichte und strategische Planungen priorisieren, ohne an traditionelle Bürozeiten gebunden zu sein.

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7 zu beachtende Nachteile asynchroner Arbeit

1. Vermehrte Kommunikationsprobleme und mögliche menschliche Fehler

Asynchrones Arbeiten stützt sich stark auf Kommunikationskanäle, die nicht in Echtzeit funktionieren, wie E-Mails oder Projektmanagement-Tools. Dadurch werden Nachrichten oft verzögert gesehen und gelesen, was eine schnelle Entscheidungsfindung oder einen rechtzeitigen Informationsaustausch behindert. Außerdem kann es zu Fehlkommunikation oder Missverständnissen kommen, wenn es an sofortiger Klärung oder Feedback mangelt. Das Fehlen der richtigen Kommunikationsmittel und -strategie beeinträchtigt die Produktivität, Leistung und Effizienz der Mitarbeitenden. Außerdem erhöht sich das Risiko menschlicher Fehler, was sich wiederum direkt auf die Kosten auswirkt. 

2. Die Auswirkungen von weniger Zusammenarbeit und Teamwork auf die Mitarbeitenden

Asynchrones Arbeiten kann die Möglichkeiten für spontane Zusammenarbeit und Teamwork verringern. Ohne Echtzeit-Interaktionen verpassen Mitarbeitende möglicherweise Brainstorming-Meetings, schnelle Problemlösungsdiskussionen oder die Möglichkeit, Ideen gegenseitig auszutauschen. Darüber hinaus sind der Aufbau von Beziehungen, das Gefühl der Zugehörigkeit und die Verbundenheit am Arbeitsplatz ohne persönliche Interaktionen schwieriger. Während manche Menschen damit kein Problem haben, fühlen sich andere isoliert und zeigen sogar Anzeichen und Symptome von Burnout.

3. Zeitzonenunterschiede und mehr

Ein weltweit verteiltes Team, das in verschiedenen Zeitzonen arbeitet, kann zwar ein großer Vorteil für euer Unternehmen sein, aber auch einige Probleme mit sich bringen. Es kann schwierig sein, Besprechungen zu planen oder sich überschneidende Arbeitszeiten zu finden, um in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Zeitzonenunterschiede können auch den Erhalt von Antworten oder die Lösung dringender Angelegenheiten verzögern, was die Produktivität und Entscheidungsfindung beeinträchtigen kann.

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4. Fehlende unmittelbare Unterstützung und Frustrationsrisiko

In einer asynchronen Arbeitsumgebung kann es vorkommen, dass Mitarbeitende nur mit Verzögerung Unterstützung oder Hilfe von Vorgesetzten oder Kolleg:innen erhalten. Das kann besonders schwierig sein, wenn dringende oder komplexe Probleme auftreten, die sofortige Hilfe erfordern. Das Fehlen einer sofortigen Hilfestellung kann den Fortschritt verlangsamen oder zusätzlichen Stress für die Mitarbeitenden verursachen. Das wirkt sich direkt auf die Gefühle der Teammitglieder gegenüber ihren Vorgesetzten, ihrer Arbeit und ihrem Arbeitsplatz aus. Letztendlich kann das zu einem Rückgang der Arbeitszufriedenheit führen und das Risiko eines Burnouts erhöhen.

5. Potenzielle Überlastung und ihre Auswirkungen auf die Work-Life-Balance

Ohne klare Grenzen und festgelegte Arbeitszeiten kann es für Arbeitnehmende, die asynchron arbeiten, schwierig sein, sich von der Arbeit zu trennen. Die Flexibilität kann manchmal zu längeren Arbeitszeiten führen, da es schwierig wird, Privatleben und berufliche Verpflichtungen zu trennen. Das kann zu Burnout, einer geringeren Work-Life-Balance und potenziell negativen Auswirkungen auf das Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden führen. Mit anderen Worten: Alle Vorteile des asynchronen Arbeitens können verpuffen, wenn Unternehmen keine klaren Richtlinien und Strategien zur Begrenzung dieser Nachteile festlegen.

6. Ein stärkeres Bedürfnis nach Selbstdisziplin und Motivation

Asynchrones Arbeiten erfordert ein hohes Maß an Selbstdisziplin und Motivation, um die Zeit effektiv zu verwalten. Ohne die Struktur einer traditionellen Büroumgebung oder eine Echtzeit-Überwachung fällt es manchen Mitarbeitenden schwer, konzentriert und produktiv zu bleiben.

Prokrastination oder Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Prioritäten und Fristen können entstehen, wenn es dem Einzelnen an Selbstmotivation und Selbstmanagementfähigkeiten mangelt. 

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7. Niedriger Teamzusammenhalt und verlorene Verbundenheit am Arbeitsplatz

Mitarbeitende, die asynchron arbeiten und nicht regelmäßig persönlich miteinander kommunizieren, können ein geringeres Gefühl des Teamzusammenhalts oder der Verbundenheit erleben. Der Aufbau von Vertrauen, die Förderung einer gemeinsamen Teamkultur und die Entwicklung starker Arbeitsbeziehungen können in einer Remote-Arbeitsumgebung eine größere Herausforderung darstellen. 

Dies kann sich auf die Zusammenarbeit, die Kreativität und die allgemeine Teamdynamik auswirken. Die Förderung einer starken Unternehmenskultur und die Organisation von Teambuilding-Aktivitäten sind für die Stärkung des Zusammenhalts am Arbeitsplatz umso wichtiger. 

Unsere Tipps und Best Practices für die erfolgreiche Umsetzung asynchroner Arbeit 

Klarer Richtlinien und Erwartungen festlegen

Legt klare Richtlinien und Teamerwartungen für asynchrone Arbeit fest. Kommuniziert die Unternehmensrichtlinien für Remote-Arbeit, flexible Arbeitszeiten und Kommunikationsprotokolle. Definiert die Erwartungen in Bezug auf Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und zu erbringende Leistungen, um sicherzustellen, dass jeder die Anforderungen und Verantwortlichkeiten versteht.

Digitale Tools und Technologien nutzen

Investiert in zuverlässige digitale Hilfsmittel und Lösungen für die Arbeitsplatztechnologie, die die Remote-Zusammenarbeit, Kommunikation und Aufgabenverwaltung unterstützen. Das kann Folgendes umfassen:

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• Projektmanagement-Plattformen;
• Werkzeuge für Videokonferenzen;
• Software zur gemeinsamen Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten;
• Kommunikationsplattformen. 

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Stellt sicher, dass die Mitarbeitenden Zugriff zu den erforderlichen Tool haben, und bietet Schulungen und Unterstützung an.

Effektive Kommunikationskanäle einrichten

Wie bereits erwähnt, erfordert dieser Arbeitsstil effiziente Kommunikationskanäle. Erstellt Kommunikationsprotokolle, die einen effektiven Informationsaustausch, Zusammenarbeit und Feedback zwischen den Teammitgliedern ermöglichen. Nutzt Tools wie die oben genannten, um nahtlose Kommunikation und Transparenz zu ermöglichen.

Eine Kultur des Vertrauens und der Verantwortlichkeit fördern

Der Aufbau von Vertrauen und die Förderung von Verantwortlichkeit sind entscheidend für eine erfolgreiche asynchrone Arbeit. Ermutigt zu offener Kommunikation, fördert Transparenz und vertraut euren Mitarbeitenden, dass sie ihre Zeit und ihre Aufgaben effektiv verwalten. Konzentriert euch auf Ergebnisse und Resultate, anstatt jeden Aspekt der Arbeit eurer Mitarbeitenden zu überwachen. Erkennt und würdigt besondere Leistungen regelmäßig, um Motivation und Engagement aufrechtzuerhalten.

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Klare Ziele und Fristen setzen

Legt Ziele und Fristen für Projekte und Aufgaben klar und deutlich fest. Stellt sicher, dass jeder die Erwartungen und den Zeitplan versteht. Verwendet Projektmanagementtechniken wie die Festlegung von Meilensteinen, die Erstellung von Aufgabenlisten und die Verfolgung des Fortschritts, um Projekte auf Kurs zu halten. Kommuniziert regelmäßig Updates und gebt Feedback, um die Abstimmung und Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten. Zieht den Einsatz von künstlicher Intelligenz für das Projektmanagement in Betracht, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass ihr eure Ziele erfolgreich erreicht. 

Ein unterstützendes Arbeitsumfeld für Remote-Arbeit schaffen

Stellt die notwendigen Ressourcen bereit und unterstützt eure Mitarbeitenden, damit sie effektiv von zu Hause aus arbeiten können. Dazu können die Bereitstellung ergonomischer Geräte, die Erstattung von Internet- oder Home-Office-Kosten und die Bereitstellung von IT-Support gehören. Ermutigt eure Mitarbeitenden, eigene Arbeitsbereiche einzurichten und Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu ziehen.

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Kontinuierlich bewerten und verbessern

Bewertet regelmäßig die Wirksamkeit der Einführung asynchroner Arbeit und nehmt bei Bedarf Anpassungen vor. Holt Feedback der Mitarbeitenden ein, um ihre Erfahrungen zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Überwacht wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und bewertet die Auswirkungen der asynchronen Arbeit auf Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und Unternehmensergebnisse.

Herausforderungen und Hindernisse angehen

Identifiziert und bewähltigt Herausforderungen, die bei asynchroner Arbeit auftreten können. Dazu können Probleme in Bezug auf Kommunikation, Zusammenarbeit, Zeitzonenunterschiede, Arbeitsbelastung oder Cyber-Risikomanagement gehören. Implementiert Strategien zur Entschärfung dieser Probleme, z.B. die Planung von sich überschneidenden Arbeitszeiten für wichtige Besprechungen oder die Verwendung asynchroner Kommunikationsmethoden wie gemeinsam genutzte Dokumente oder aufgezeichnete Videonachrichten.

Asynchrones Arbeiten ist das perfekte Beispiel für Flexibilität am Arbeitsplatz und eine moderne Arbeitsweise. Sowohl vollständig dezentrale als auch hybride Teams können von asynchroner Arbeit profitieren, sobald Unternehmen die Herausforderungen dieses Arbeitsstils berücksichtigen und darauf reagieren.

Die Zukunft der Arbeit ist flexibel. Die Arbeitnehmenden wünschen sich mehr Autonomie, Freiheit und eine bessere Work-Life-Balance. Die asynchrone Arbeit bietet ihnen all das und ermöglicht es Unternehmen, ihre Kosten zu senken. Eine Win-Win-Situation für alle.

Die Plattform deskbird hilft euren Mitarbeitenden nicht nur, den Arbeitsplatz zu buchen, den sie brauchen, wenn sie ins Büro kommen. Dank mitarbeiterorientierter Funktionen wie der Wochenplanung helfen sie auch hybriden Belegschaften, ihre Wochenpläne zu organisieren und besser zusammenzuarbeiten.

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Quellen:

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• Why you should be working asynchronously in 2023, Remote;
• Asynchronous Work Explained for 2022, Wrike.

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