Warum Immobilien- und Personalabteilungen zusammenarbeiten sollten

HR und Immobilien scheinen nicht zusammenzupassen. Wenn es um den Arbeitsplatz geht, sind sie oft in getrennten Bereichen tätig: das Immobilienteam, das für die Gestaltung der Räumlichkeiten zuständig ist, und das Personalteam, das die Unternehmenskultur und die Erfahrungen der Mitarbeiter/innen gestaltet. Aber ihre Rollen sind tatsächlich miteinander verwoben, denn sie haben ein gemeinsames Ziel: den Arbeitsplatz für alle Beschäftigten zu verbessern.

Wenn sich Unternehmen mit der sich verändernden Arbeitslandschaft auseinandersetzen, ist die Zusammenarbeit zwischen Immobilien- und HR-Teams von entscheidender Bedeutung. Dabei geht es nicht nur um die Zuteilung von Quadratmetern oder die Ausarbeitung von Mitarbeiterrichtlinien, sondern um die Schaffung von Umgebungen, die eine starke Kultur aufrechterhalten, die Zusammenarbeit fördern und die Produktivität steigern.

In diesem Artikel werden wir die Überschneidung dieser beiden wichtigen Funktionen, ihre Vorteile und einige Strategien für die Zusammenarbeit untersuchen. Von der Neugestaltung des Arbeitsplatzes bis hin zur Optimierung von Strategien zur Gewinnung und Bindung von Talenten können Immobilien- und Personalabteilung zusammenarbeiten, um Unternehmen dabei zu helfen, sich zu modernisieren und mit der Zukunft der Arbeit Schritt zu halten. 

Schlüsselrollen in der Immobilienbranche und ht

Immobilien-Team

Um besser zu verstehen, wie Unternehmen Entscheidungen über ihre Büroräume treffen, sei es bei der Anmietung eines neuen Standorts oder bei der Verkleinerung der Belegschaft, ist es äußerst wichtig, die Rolle der Immobilienteams im Kontext des Arbeitsplatzes zu betrachten.

Zunächst einmal sollten wir die verschiedenen Arten von Jobs in der Immobilienfunktion aufschlüsseln, von denen einige intern und andere extern vergeben werden. Intern gibt es Corporate Real Estate (CRE) Manager, Facility Manager und Workplace Manager. Diese Aufgaben können auch von einem Berater übernommen werden, d.h. sie sind nicht immer intern. Sie konzentrieren sich auf die Verwaltung der Immobilien, die das Unternehmen besitzt, und auf die Optimierung der Büroflächen. 

Extern gibt es Arbeitsplatzgestalter und Architekten. Sie sind weiter vom täglichen Geschehen im Büro entfernt, z. B. von der Raumverwaltung. Arbeitsplatzgestalter/innen und Architekt/innen arbeiten mit dem Unternehmen zusammen, um sicherzustellen, dass das Büro den Bedürfnissen der Organisation und ihrer Mitarbeiter/innen entspricht. Es ist auch wichtig, dass diese Designer die Grundwerte verstehen, die in der Gestaltung umgesetzt werden müssen, wie z. B. Nachhaltigkeit oder Mitarbeiterorientierung. Denn das Büro ist der häufigste Berührungspunkt der Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen und sollte die Unternehmenskultur widerspiegeln. 

Human Resources Team

HR-Teams sind intern und arbeiten eng mit jedem Unternehmensmitglied zusammen, um ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen und sicherzustellen, dass alle mitarbeiterbezogenen Ziele erfüllt werden. Das Team kann in verschiedene Funktionen unterteilt werden, z. B. Talentakquise und Mitarbeiterengagement. Die Talentakquise der Personalabteilung konzentriert sich darauf, neue Talente für das Team zu finden und sicherzustellen, dass sie sowohl fachlich als auch kulturell zu uns passen. Die Personalabteilung ist für den gesamten Prozess der Suche nach potenziellen Mitarbeitern, die Prüfung von Lebensläufen, Vorstellungsgespräche und schließlich die Einarbeitung zuständig. 

Die Mitarbeiterbindung setzt an dieser Stelle an und sorgt dafür, dass der Arbeitsplatz ein sicheres, integratives und positives Umfeld ist. Dies ist der Schlüssel zur Mitarbeiterbindung. Die Aufgabe dieses Teams ist es, das Feedback der Mitarbeiter/innen zum Arbeitsplatz zu überprüfen und festzustellen, ob er den Bedürfnissen aller Personen entspricht. Außerdem sind sie für die Schaffung und Pflege der Unternehmenskultur verantwortlich. Das ist zwar ein weites Feld, aber es geht auch darum, wie sich die Beschäftigten fühlen, wenn sie ins Büro kommen, wie loyal sie dem Unternehmen gegenüber sind und wie sehr sie sich dem Team zugehörig fühlen, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder aus der Ferne arbeiten. 

Wenn wir also sowohl die Immobilienbranche als auch die Personalabteilung betrachten, können wir feststellen, dass beide ähnliche Ziele verfolgen: die Schaffung eines positiven Mitarbeitererlebnisses und die Entwicklung und Pflege der Unternehmenskultur. 

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Wo überschneiden sich Immobilien und Personalwesen? 

Arbeitsplatz und Mitarbeitererfahrung

Bei der Untersuchung der wichtigsten Aufgaben und Zuständigkeiten der Personal- und Immobilienteams haben wir festgestellt, dass beide die Arbeitsumgebung und das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter gestalten. Es gehört zu ihren Zielen, das Büro zu einem großartigen Ort der Zusammenarbeit, Innovation und Produktivität zu machen. Obwohl jede Gruppe unterschiedliche Schritte unternimmt, um dieses gemeinsame Ziel zu erreichen, ist die Schaffung von Mitarbeitererfahrungen einer der Hauptschnittpunkte zwischen diesen beiden Teams. 

Einerseits fördern Personalfachleute eine positive Unternehmenskultur durch mitarbeiterbezogene Aufgaben wie Teambindungsaktivitäten, Onboarding und Initiativen zum Wohlbefinden. Andererseits tragen Immobilienfachleute dazu bei, indem sie schöne und funktionale Arbeitsräume für die Beschäftigten schaffen, die nicht nur einen direkten Einfluss darauf haben, wie sich jeder Einzelne fühlt, sondern auch darauf, wie das Unternehmen funktioniert. 

Die Gestaltung des Arbeitsplatzes hat einen direkten Einfluss auf die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Von der Gestaltung des Büros über die Anzahl der Besprechungsräume im Vergleich zu den einzelnen Schreibtischen bis hin zu Licht und Pflanzen im Büro - die Gestaltung macht einen Unterschied. Vor allem aber sollte die Gestaltung eines Büros die Ziele des Unternehmens widerspiegeln und zur allgemeinen Unternehmenskultur passen. Ein Unternehmen, das auf Offenheit und Innovation setzt, sollte zum Beispiel Gemeinschaftsräume haben, die die Kommunikation und Kameradschaft fördern. 

Hier kommt die Personalabteilung ins Spiel. Sie müssen mit dem Immobilienteam zusammenarbeiten, egal ob es sich um interne Arbeitsplatzmanager oder externe Designer handelt, um sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz wirklich den Bedürfnissen der Beschäftigten entspricht. Es ist Aufgabe der Personalabteilung, die Kultur zu pflegen und als Bindeglied zwischen den Beschäftigten und dem Arbeitsplatz zu fungieren, um so viele Bedürfnisse wie möglich zu erfüllen. 

Anziehung und Bindung von Talenten

Die Erfahrungen der Beschäftigten wirken sich auch direkt auf die Gewinnung und Bindung von Talenten aus. Je zufriedener die Mitarbeiter sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie an ihrem Arbeitsplatz bleiben und die Arbeit für ihr Unternehmen fördern. Sowohl die Personal- als auch die Immobilienteams spielen hier eine wichtige Rolle und können zusammenarbeiten, um die Rekrutierung zu optimieren und die Fluktuation zu verringern. 

Obwohl alles, was im vorigen Abschnitt über die Erfahrungen der Mitarbeiter/innen erwähnt wurde, auch dazu beiträgt, ob ein/e Mitarbeiter/in dem Unternehmen treu bleibt, wollen wir uns nun ein paar mehr Details ansehen. Ein schönes Büro ist ein gutes Verkaufsargument für potenzielle Mitarbeiter. Menschen sind eher bereit, ein Angebot an einem Arbeitsplatz anzunehmen, der gut ausgestattet ist und sich für verschiedene Arten von Arbeit eignet. Das gilt vor allem in der heutigen Arbeitswelt, in der die meisten Unternehmen auf hybride Arbeitsformen setzen, was bedeutet, dass sich die Tage im Büro lohnen müssen. Wenn sich jemand in seinem Heimbüro wohler fühlt, ist er nicht geneigt, zur Arbeit zu kommen. Deshalb müssen die Büroräume etwas Besonderes bieten und ein Ort sein, an dem die Menschen wirklich zusammenkommen können. Und wenn es darum geht, Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, wird ein Großraumbüro die Mitarbeiter nicht dazu inspirieren, Beziehungen aufzubauen, was ihre Loyalität zum Unternehmen beeinträchtigt. 

In diesem Sinne arbeiten die Personalabteilung und die Immobilienbranche zusammen, um die Ziele des jeweils anderen zu unterstützen. Ein schönes Büro ist ein Verkaufsargument für neue Mitarbeiter. Und ein starkes HR-Team, das den Aufbau einer Unternehmenskultur vorantreibt, sorgt dafür, dass das Büro optimal genutzt wird. 

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Die Vorteile der Zusammenarbeit zwischen den beiden Funktionen

Kosteneffizienz

Wenn Immobilien und HR zusammenarbeiten, können sie dazu beitragen, Kosten zu sparen. Die Anmietung von Büroräumen ist in den meisten Großstädten extrem teuer und stellt eine Herausforderung für Unternehmen dar, die ihre Kosteneffizienz verbessern wollen. Hier kommt die Zusammenarbeit von Immobilien- und Personalabteilung ins Spiel. Sie können zusammenarbeiten, um die Raumnutzung zu optimieren. Mit anderen Worten: Sie können den vorhandenen Raum so effizient wie möglich nutzen, um ein größeres Büro zu vermeiden. Oder sie können Wege finden, den Raum zu verkleinern, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen. 

Erstens können HR-Teams flexible Arbeitsregelungen einführen, wie z.B. Hybridarbeit. Je weniger Leute ins Büro kommen, desto weniger Platz wird benötigt. Dies lässt sich mit einer Schreibtischbuchungs- oder Wochenplanungssoftware nachverfolgen, um besser zu verstehen, wie viele Leute ins Büro kommen und wie viel Platz tatsächlich benötigt wird. 

Zweitens können sie aktivitätsorientierte Arbeitsbereiche schaffen. Das bedeutet, dass das Layout des Büros so gestaltet wird, dass verschiedene Arbeitsaktivitäten möglich sind (z. B. Zonen für die Zusammenarbeit, ruhige Zonen, Konzentrationsbereiche), und dass die Beschäftigten die Flexibilität haben, den für ihre Aufgaben am besten geeigneten Raum zu wählen.

Drittens kann das agile Büro so gestaltet werden, dass der vorhandene Platz optimal genutzt wird. Ähnlich wie bei den oben erwähnten aktivitätsbasierten Arbeitsbereichen werden in agilen Büros flexible Möbel und Konfigurationen verwendet, die je nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter/innen leicht verschoben und angepasst werden können. Zum Beispiel kann ein Besprechungsraum nahtlos in einen Raum mit mehreren Schreibtischen für die individuelle Nutzung umgewandelt werden, indem Tische verwendet werden, die sich auseinandernehmen und im Handumdrehen wieder zusammensetzen lassen. 

Der Schlüssel zur Arbeitsplatzoptimierung liegt darin, den Raumbedarf mit der Dynamik der Belegschaft in Einklang zu bringen, um die Verschwendung zu minimieren. Hier überschneiden sich die Bereiche Personal und Immobilien direkt. Die Personalabteilung kann Daten über die Bedürfnisse der Beschäftigten sammeln, während die Immobilienteams die Veränderungen umsetzen, die diese Anforderungen erfüllen.

Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit

Wenn diese beiden Teams zusammenarbeiten, verbessern sich nicht nur die Erfahrungen der Beschäftigten und die Kosteneffizienz, sondern auch die Fähigkeiten der Beschäftigten zur Kommunikation und Zusammenarbeit. Denn wenn Arbeitsplätze so gestaltet sind, dass sie den Bedürfnissen des Einzelnen entsprechen, sind sie besser geeignet, um kooperative und innovative Aufgaben zu erledigen.

Wenn das HR-Team einer hybriden Organisation zum Beispiel feststellt, dass die meisten Beschäftigten an Tagen kommen, an denen sie Besprechungen haben, kann das Büro so gestaltet werden, dass es Räume enthält, die groß genug sind, um Besprechungen zu ermöglichen, und die über die richtigen Ressourcen (z. B. Projektor, Whiteboards) verfügen, um diese Sitzungen zu erleichtern. 

Außerdem hat sich die Rolle des Büros von einem Ort, an dem Aufgaben erledigt werden, zu einem Ort gewandelt, an dem sich die Mitarbeiter treffen. Diese weniger formellen Interaktionen sind entscheidend für den Erfolg des Unternehmens und für die Entwicklung von Vertrauen und offener Kommunikation. Deshalb müssen die Personal- und die Immobilienabteilung zusammenarbeiten, um ein Umfeld zu schaffen, das eine weniger formelle Kommunikation begünstigt, z. B. durch große offene Räume und Wohlfühlzimmer. 

Diese Vorteile lassen sich am besten realisieren, wenn Analysen zur Messung der Büronutzung eingesetzt werden. Daher ist der Schlüssel zur Umsetzung hier die Messung des Büros in Bezug auf bestimmte Aufgaben, die von der Personalabteilung durchgeführt werden können. 

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Strategien für die Zusammenarbeit zwischen diesen beiden Teams 

Regelmäßige Kommunikation und Koordination

Da diese Teams traditionell nicht zusammenarbeiten, ist eine offene und regelmäßige Kommunikation sehr wichtig, um Synergieeffekte zwischen ihnen zu erzielen. Das gilt besonders dann, wenn das Immobilienteam außerhalb des Unternehmens unter Vertrag steht. In diesem Fall ist eine klare Kommunikation und Koordination entscheidend, um sicherzustellen, dass die richtigen Botschaften und Ziele ankommen. 

Immobilien- und HR-Teams sollten Kanäle für einen ständigen Dialog einrichten, um eine gute Kommunikation und Koordination zu gewährleisten. In Büroumgebungen könnte das bedeuten, dass man sich regelmäßig persönlich trifft. In flexiblen Arbeitsumgebungen ist es jedoch etwas schwieriger, die Kommunikation herzustellen. Zum Glück gibt es viele Technologien, die uns dabei unterstützen. Slack zum Beispiel ermöglicht eine sofortige Kommunikation, unabhängig davon, wo sich die einzelnen Personen befinden. Ein spezieller Kanal könnte nur für die Personalabteilung und die Immobilienabteilung eingerichtet werden, um ihre Ideen auszutauschen und Projekte zu koordinieren. 

Außerdem können sowohl im Büro als auch aus der Ferne gemeinsame Treffen und Brainstorming-Sitzungen abgehalten werden, um die Ziele abzustimmen. Der einzige Weg, die Vorteile der Zusammenarbeit von Personal- und Immobilienabteilung zu nutzen, besteht darin, klare, umsetzbare Ziele zu setzen und die nächsten Schritte an die jeweiligen Teams zu delegieren. 

Plattformen für Tischbuchung und Wochenplanung 

Wenn es darum geht, diese beiden Teams zu koordinieren, sind Plattformen für die Buchung von Schreibtischen und die Wochenplanung von entscheidender Bedeutung, insbesondere in hybriden Arbeitsumgebungen. Die Möglichkeit, Schreibtische im Büro zu buchen, hilft, die Lücke zwischen der Personalabteilung und der Immobilienabteilung zu schließen. Anstatt dass die Personalabteilung den Arbeitsplatzmanagern mitteilen muss, wer ins Büro kommt und welche Tische und Ressourcen benötigt werden, sind diese Informationen leicht zugänglich und helfen dabei, alle Prozesse der Arbeitsplatzverwaltung zu straffen. Der Arbeitsplatz muss auch die Flexibilität haben, sich an wechselnde Anforderungen anzupassen, und die Arbeitsplatzverantwortlichen müssen beurteilen, was an bestimmten Tagen benötigt wird. 

Datenaustausch und Analyse

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den beiden Teams basiert auf dem Austausch von Daten und Analysen. Um ein positives Umfeld für die Beschäftigten zu schaffen, ist es wichtig zu verstehen, wie sie sich im Büro fühlen, was die Erhebung qualitativer Daten erfordert. Außerdem müssen beide Teams wissen, wer im Büro ist und wann sie die Verantwortung für die Messung dieser Kennzahl abgeben. 

Um das Beste aus dem Zusammenspiel dieser beiden Teams herauszuholen, sollte die Personalabteilung Personaldaten austauschen, um Entscheidungen über Immobilien und Raumplanung zu treffen. Die oben erwähnten Plattformen für die Buchung von Schreibtischen und die Wochenplanung können hier eingesetzt werden, um die Büronutzung zu verfolgen, damit die Arbeitsplatzmanager wissen, welche Bereiche am meisten genutzt werden, welche verbessert werden müssen und ob das Büro je nach Auslastung verkleinert werden kann. 

Ebenso helfen die richtigen Daten dabei, die Raumnutzung anhand der Vorlieben und Verhaltensweisen der Mitarbeiter zu optimieren. Wenn du zum Beispiel die Aufgaben verfolgst, die in jedem Raum erledigt werden, kannst du den Raum mit den nötigen Ressourcen ausstatten, um die Produktivität zu maximieren. 

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Auch wenn die Teams der Personalabteilung und der Immobilienabteilung anfangs wie ein ungleiches Paar aussahen, hoffen wir, dass du jetzt die Vorteile ihrer Zusammenarbeit erkennst. Ob es darum geht, durch eine sinnvolle Gestaltung ein positives Mitarbeitererlebnis zu schaffen oder Kosten zu sparen, indem man die Anwesenheit im Büro versteht - diese teamübergreifende Zusammenarbeit kann deinen Arbeitsplatz wirklich zum Besseren verändern. Letztendlich haben diese beiden Teams das gleiche Ziel: Büros zu schaffen, die inspirieren, die Kultur erhalten und die Talente an Bord halten. Aber wenn es darum geht, diese beiden scheinbar so unterschiedlichen Gruppen zusammenzubringen, um dieses Ziel zu erreichen, ist es wichtig, eine offene Kommunikation zu pflegen und Analysen zur Bürobelegung und -nutzung zu nutzen. Eines ist jedoch klar: Moderne Arbeitsplätze müssen den Menschen in den Mittelpunkt stellen, um erfolgreich zu sein, und die Schnittstelle zwischen Personal- und Immobilienabteilung stellt sicher, dass dein Unternehmen seine Räumlichkeiten optimiert und eine agile und dynamische Umgebung schafft, die für die Zukunft der Arbeit bereit ist.

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