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Agile Bürogestaltung: Die beste Arbeitsplatzgestaltung

Veröffentlicht:

22. Januar 2024

Aktualisiert:

22. Januar 2024

In letzter Zeit dreht sich in der Arbeitswelt alles um Flexibilität, Vielseitigkeit, Agilität und so weiter. Das gilt auch für die Planung des Arbeitsplatzes. Viele Unternehmen stellen ihre Räumlichkeiten um, um ein agiles Bürokonzept zu entwickeln. 

Was ist dieser neue Trend und warum ist er so populär geworden? Das wollen wir in diesem Artikel mit dir erkunden. Während sich ein flexibles Büro an das hybride Arbeitsmodell anpasst, passt sich der agile Arbeitsbereich an die Bedürfnisse der Arbeitnehmer/innen und insbesondere an deine Belegschaft an.

Von der Raumoptimierung und Kosteneffizienz bis hin zu den Erfahrungen der Mitarbeiter und der Produktivität- die Ergebnisse sind es wert, diesen neuen Ansatz für den physischen Arbeitsplatz in Betracht zu ziehen. Bist du bereit, mehr zu erfahren und vielleicht die ersten Schritte zu unternehmen, um dein Büro zukunftssicher zu gestalten? Dann setz dich hin und genieße diesen Leitfaden über den modernen Arbeitsplatz!

Definition von agilem Bürodesign

Mit einer agilen Bürogestaltung wird das Büro zu einem Werkzeug, das das Wohlbefinden und die Arbeitsabläufe der Beschäftigten verbessert, was wiederum das Engagement und die Produktivität steigert. Das Layout wird genau auf die Erwartungen der Arbeitnehmer/innen zugeschnitten, nicht nur in Bezug auf die Arbeitsplatzpräferenzen, sondern auch auf die benötigten Ressourcen. Ein agiler Arbeitsplatz setzt sich daher aus verschiedenen Arten von Arbeitsplätzen zusammen. Jeder Bereich erfüllt ein bestimmtes Bedürfnis deiner Mitarbeiter und fördert die Zusammenarbeit und die Produktivität vor Ort. 

Dieser Fokus auf die Schaffung eines Arbeitsumfelds, das sich an den Bedürfnissen der Menschen orientiert, ist der Kern dieses leistungsstarken Designkonzepts. Der Raum passt sich den Bedürfnissen deiner Mitarbeiter an und nicht umgekehrt. Wie wir gleich sehen werden, hat die Gestaltung deines Arbeitsplatzes auf diese Weise viele Vorteile.

Beispiele für agile Arbeitsbereiche

Die Gestaltung eines agilen Büros kombiniert mehrere Arten von Arbeitsbereichen, deren Vielfalt von den Bedürfnissen und Vorlieben deiner Mitarbeiter/innen abhängt. Keine Sorge, wir werden am Ende dieses Artikels die besten Praktiken für ein erfolgreiches agiles Büro vorstellen. Hier sind aber erst einmal ein paar Beispiele für Arbeitsbereiche, die du in dieser Art von Arbeitsumgebung erwarten kannst: 

  • Gemeinschaftsräume für den Austausch von Ideen und Gruppenprojekten;
  • ruhige Ecken für konzentriertes Arbeiten;
  • Hot Desks für einzelne Aufgaben;
  • Tagungsräume für offizielle Versammlungen; 
  • chillige Zonen für soziale Interaktionen;
  • Breakout-Räume für Brainstorming-Sitzungen.

Das traditionelle Büro besteht hauptsächlich aus zugewiesenen Schreibtischen und einigen Besprechungsräumen. Im Gegensatz dazu ist der agile Arbeitsplatz ein Schmelztiegel verschiedener Arbeitsbereiche, aus denen die Menschen je nach ihrer Stimmung, ihren Bedürfnissen und ihren Aufgaben für den Tag wählen können.

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Schreibtisch mit 3 Computern
Büro mit technologischen Ressourcen

Vorteile der Schaffung agiler Arbeitsumgebungen

Optimierung der Büroflächen

Neben der Erfüllung der Bedürfnisse deiner Mitarbeiter/innen besteht einer der Hauptzwecke der Schaffung eines agilen Arbeitsplatzes darin, deine Räumlichkeiten optimal zu nutzen. Mit Hilfe von Office Analytics kannst du feststellen, welche Bereiche in deinem Gebäude am meisten genutzt werden und welche oft nicht besetzt sind. Wenn du deinen Büroraum an diese wichtigen Informationen anpasst, kannst du nicht nur eine praktischere Arbeitsumgebung entwickeln, sondern auch den Raum optimieren. 

Warum solltest du 50 einzelne Schreibtische aufbewahren, wenn nur 20 davon täglich genutzt werden? Du kannst deine Sitzordnung überdenken und den zusätzlichen Raum für andere Aktivitäten nutzen. Die Raumoptimierung ermöglicht es dir, eine florierende Arbeitsumgebung zu schaffen, die dein Team und dein Unternehmen voranbringt, und gleichzeitig die Kosten zu maximieren, indem du deinen gesamten Raum nutzt. 

Kosteneffizienz

Ein agiles Bürolayout ist eine kosteneffiziente Lösung für Unternehmen, die ihren Arbeitsbereich maximieren wollen. Durch die Betonung multifunktionaler Bereiche und gemeinsam genutzter Ressourcen wird der Bedarf an festen persönlichen Arbeitsplätzen reduziert, was zu einer möglichen Verkleinerung der Bürofläche führen kann. In Anbetracht der hohen Kosten für Gewerbeimmobilien können die Einsparungen erheblich sein. 

Außerdem ermöglicht die Flexibilität einer agilen Umgebung den Unternehmen, auf personelle Veränderungen zu reagieren, ohne dass die Kosten für die Umstrukturierung traditioneller Büroeinrichtungen anfallen. Der Wegfall von nicht ausgelasteten Schreibtischen und Räumen führt auch zu geringeren Ausgaben für Energie und Büromaterial. 

Darüber hinaus kann die kollaborative Atmosphäre eines agilen Büros die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter/innen steigern, was zu indirekten Kostensenkungen durch eine bessere Mitarbeiterbindung und weniger Fehlzeiten führt. Insgesamt minimiert ein agiles Bürolayout die Kosten und sorgt gleichzeitig für ein förderliches Arbeitsumfeld.

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Erfahrungen der Mitarbeiter vor Ort

Die Rolle des Büros hat sich in den letzten Jahren und mit dem Aufkommen flexibler Arbeitsformen verändert. Die Menschen kommen nicht mehr wie früher nur vor Ort, um ihre Arbeit zu erledigen. Sie arbeiten eher von zu Hause aus, um einzelne Aufgaben zu erledigen, und halten sich die Tage im Büro frei, um sich auf gemeinsame Projekte zu konzentrieren und ihre soziale Dosis zu bekommen. 

Außerdem würden einige Mitarbeiter gerne öfter vor Ort sein. Doch der Büroraum entspricht nicht ihren Bedürfnissen. Deshalb können sie nicht so produktiv sein wie zu Hause. Viele Unternehmen wünschen sich auch, dass ihr Team öfter vor Ort ist, aber sie tun sich schwer damit, WFO (Arbeiten im Büro) attraktiver zu machen als WFH (Arbeiten von zu Hause aus). 

In einer mitarbeiterorientierten Arbeitsumgebung, wie einem agilen Büro, wollen die Menschen häufiger an ihren Arbeitsplatz kommen. Es ist wahrscheinlicher, dass sie eine bessere Erfahrung am Arbeitsplatz machen, da das Bürodesign auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und sie sich vorstellen können, sich wohlzufühlen. 

Zusammenarbeit

In einer flexiblen Arbeitsumgebung dreht sich bei WFO alles um die Zusammenarbeit. Wie wir gerade gesagt haben, hat sich die Rolle des Büros verändert, und die Menschen kommen jetzt vor Ort, um ihre Kollegen zu treffen und im Team zu arbeiten. Deshalb muss sich auch der Arbeitsplatz an diese Veränderung anpassen. Ein gut durchdachtes, agiles Bürodesign erleichtert Arbeitsabläufe, Zusammenarbeit und Interaktionen. 

Mit der Unterstützung von Technologien wie deskbird kannst du diesen Aspekt deines Arbeitsplatzes verbessern. Unser interaktiver Grundriss zum Beispiel macht es deinen Mitarbeitern leicht, ihre Kollegen im Handumdrehen zu finden. Mit unserer Software für die Buchung von Schreibtischen und Räumen können die Teammitglieder ihre Zeitpläne aufeinander abstimmen, so dass sie persönlich zusammenarbeiten können, wann immer sie es brauchen oder wollen.

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Menschen im Konferenzraum
Mitarbeiter arbeiten zusammen

Produktivität

Wir empfehlen dir, unseren Artikel über die Auswirkungen der Büroeinrichtung auf die Produktivität zu lesen. Es ist beeindruckend, wie unsere Arbeitsumgebung unsere Leistungsfähigkeit beeinflusst. Ein agiler Arbeitsplatz löst viele der Schlüsselaspekte aus, die die Produktivität der Beschäftigten steigern. Die Gestaltung eines Layouts, das sich an den Vorlieben und Bedürfnissen deiner Mitarbeiter orientiert, spielt eine große Rolle dabei, wie sie sich vor Ort fühlen. Sie wirkt sich nicht nur auf ihre Stimmung und ihr Wohlbefinden aus, sondern erleichtert auch ihre Arbeit, indem sie ihre Bedürfnisse unterstützt.

Durch den Wegfall der Beschränkungen eines festen Schreibtisches können die Beschäftigten für jede spezifische Tätigkeit die produktivste Umgebung finden. Das kann ein Brainstorming in einem gemütlichen Lounge-Bereich sein oder die Analyse von Daten in einem Fokusraum. Außerdem fördern kollaborative Räume den Wissensaustausch und die spontane Zusammenarbeit, was zu Innovationen und schnelleren Problemlösungen führen kann. Daher ist eine agile Gestaltung wichtig, um einen reaktionsschnellen und effizienten Arbeitsplatz zu schaffen, der die Gesamtproduktivität erheblich steigern kann.

Die Nachteile eines agilen Arbeitsplatzes

Deine Mitarbeiter brauchen vielleicht ein bisschen Zeit, um sich an die neue Büroorganisation zu gewöhnen. Aber mit deiner Unterstützung und den richtigen Hilfsmitteln werden sie die neue Einrichtung schnell annehmen und die Vorteile erkennen. 

Ein weiterer möglicher "Nachteil" ist, dass dein Büro für einige Tage oder Wochen nicht genutzt werden kann, um die neue Einrichtung zu bauen und alles zu installieren, was deine Mitarbeiter brauchen. Das bedeutet, dass du in dieser Zeit vorausplanen und dich organisieren musst, vor allem wenn du Teammitglieder hast, die nicht von zu Hause aus arbeiten können. Aber das ist nur vorübergehend.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es bei der Einrichtung eines agilen Büroraums kleine Herausforderungen geben kann, aber das war's auch schon. Wenn er einmal eingerichtet ist und du deinen Mitarbeitern erklärt hast, wie sie das Beste daraus machen können, und sie mit den richtigen Werkzeugen ausgestattet hast, gibt es nicht viele Nachteile.

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Konferenzraum einrichten
Konferenzraum einrichten

Best Practices für die erfolgreiche Einführung einer agilen Bürostruktur

Denke daran, dass ein agiler Arbeitsbereich einzigartig ist

Einer der wertvollsten Tipps, den du dir merken solltest, ist, dass du nicht versuchen solltest, das gleiche Büro-Layout wie andere Organisationen zu implementieren. Das Prinzip eines agilen Arbeitsplatzes ist, dass er sich den Menschen anpasst. Deshalb ist er einzigartig und muss auf deine Mitarbeiter/innen zugeschnitten sein. Was bei einem Unternehmen, das du bewunderst, funktioniert, muss nicht unbedingt auch bei dir funktionieren. Nicht nur jeder Arbeitsplatz hat spezifische Bedürfnisse, sondern auch jedes Teammitglied hat seine eigenen Anforderungen. Deshalb ist es wichtig, dass du mit deinen Mitarbeitern sprichst und deine Büroanalysen analysierst, bevor du etwas änderst, um ein agiles Layout zu schaffen, das funktioniert.

Überprüfe deine Analysen, um die beste Arbeitsbereichskonfiguration zu erstellen

Du musst wissen, wann und wie deine Teammitglieder den Raum derzeit nutzen, um ihn zu optimieren. Wie oft kommen sie normalerweise ins Büro? Buchen sie mehr Einzelarbeitsplätze als Besprechungsräume? Wie ist ihr Feedback zu euren Einrichtungen und Ressourcen vor Ort? All das sind Fragen, die zuverlässige und transparente Antworten erfordern. So gestaltest du dein agiles Layout individuell für deine Mitarbeiter und hilfst ihnen, erfolgreich zu sein.

Arbeitsplatzanalysen geben dir klare Informationen über Belegungsraten und Büronutzung. Ein regelmäßiger Blick auf diese Zahlen ist der Schlüssel zu einer Einrichtung, die es deinen Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit unter den besten Bedingungen zu erledigen und positive Ergebnisse für dein Unternehmen zu erzielen. Sie helfen dir, Probleme zu erkennen und entsprechend anzupassen, um deinen Teams weiterhin die beste Arbeitsumgebung zu bieten und ihre Erfahrungen vor Ort zu verbessern.

Teamwork mit der richtigen Technologie und den richtigen Ressourcen

Die digitale Transformation ermöglicht es uns, unsere Arbeitsweise zu verbessern und zu lernen, neue Technologien als Verbündete zu nutzen. Sie sind auch für die Verwaltung von Büroräumen sehr wertvoll. Flexible Tools für das Arbeitsplatzmanagement helfen dir, deine Einrichtungen zu verwalten und zu verbessern, und ermöglichen es deinen Mitarbeitern, den Büroraum optimal zu nutzen, wenn sie vor Ort sind. 

Ein Beispiel: 15 deiner Teammitglieder beschließen, am Dienstag ins Büro zu gehen, um einen ganzen Tag lang konzentriert zu arbeiten, aber du hast nur 12 Arbeitsplätze in deiner Ruhezone. Dann werden drei von ihnen am Ende frustriert sein und sich für den Tag irgendwo niederlassen, wo sie sich nicht so gut konzentrieren können. Deshalb brauchst du eine Büroraum-Management-Software wie deskbird. 

Um das beste Erlebnis vor Ort zu bieten, gehören zu den unverzichtbaren Arbeitsplatztechnologien: 

  • eine App für die Tischreservierung;
  • eine Zimmerbuchungssoftware;
  • eine Büroanalyselösung;
  • ein Feedback-System;
  • Cybersicherheits-Tools.

Bist du also bereit, die Vorteile einer agilen Bürogestaltung zu nutzen? Wir hoffen, dass dieser Artikel dir hilft, den Zweck eines agilen Arbeitsplatzes und seine Vorteile für deine Mitarbeiter/innen und dein Unternehmen besser zu verstehen. Diese Art der professionellen Gestaltung ist Teil der modernen Praktiken, die Unternehmen anwenden, um den Trends der Zukunft der Arbeit zu entsprechen und ihren Teams die effektivste Arbeitsumgebung zu bieten. Willst du es auch einmal ausprobieren? Wir können dir dabei helfen, indem wir dir eine der besten Schreibtischbuchungssoftware zur Verfügung stellen. Fordere eine kostenlose Demo der Appdeskbird an und entdecke all ihre benutzerfreundlichen Funktionen wie Büroanalysen, Schreibtischbuchung, Raumbuchung und Wochenplanung!

Paulyne

Paulyne ist Spezialistin für hybride Arbeitsformen und schreibt über Nachhaltigkeit, flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeitendenerfahrungen.

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