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Agile Bürogestaltung: Die beste Arbeitsplatzgestaltung

Veröffentlicht:

22. Januar 2024

Aktualisiert:

22. Januar 2024

In letzter Zeit dreht sich in der Arbeitswelt alles um Flexibilität, Vielseitigkeit, Agilität und so weiter. Das gilt auch für die Planung des Arbeitsplatzes. Viele Unternehmen stellen ihre Räumlichkeiten um, um ein agiles Bürokonzept zu entwickeln. 

Was ist dieser neue Trend und warum ist er so populär geworden? Das wollen wir in diesem Artikel mit euch erkunden. Während sich ein flexibles Büro an das hybride Arbeitsmodell anpasst, passt sich der agile Arbeitsbereich an die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden und insbesondere an eure Belegschaft an.

Von der Raumoptimierung und Kosteneffizienz bis hin zu den Erfahrungen der Mitarbeitenden und der Produktivität- die Ergebnisse sind es wert, diesen neuen Ansatz für den physischen Arbeitsplatz in Betracht zu ziehen. Seid ihr bereit, mehr zu erfahren und vielleicht die ersten Schritte zu unternehmen, um euer Büro zukunftssicher zu gestalten? Dann profitiert von diesem Wegweiser über den modernen Arbeitsplatz!

Definition von agilem Bürodesign

Mit einer agilen Bürogestaltung wird das Büro zu einem Werkzeug, das das Wohlbefinden und die Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden verbessert, was wiederum das Engagement und die Produktivität steigert. Das Layout wird genau auf die Erwartungen der Arbeitnehmenden zugeschnitten, nicht nur in Bezug auf die Arbeitsplatzpräferenzen, sondern auch auf die benötigten Ressourcen. Ein agiler Arbeitsplatz setzt sich daher aus verschiedenen Arten von Arbeitsplätzen zusammen. Jeder Bereich erfüllt ein bestimmtes Bedürfnis eurer Mitarbeitenden und fördert die Zusammenarbeit und die Produktivität vor Ort. 

Dieser Fokus auf die Schaffung eines Arbeitsumfelds, das sich an den Bedürfnissen der Menschen orientiert, ist der Kern dieses leistungsstarken Designkonzepts. Der Raum passt sich den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden an und nicht umgekehrt. Wie wir gleich sehen werden, hat die Gestaltung eures Arbeitsplatzes auf diese Weise viele Vorteile.

Beispiele für agile Arbeitsbereiche

Die Gestaltung eines agilen Büros kombiniert mehrere Arten von Arbeitsbereichen, deren Vielfalt von den Bedürfnissen und Vorlieben eurer Mitarbeitenden abhängt. Keine Sorge, wir werden am Ende dieses Artikels die besten Praktiken für ein erfolgreiches agiles Büro vorstellen. Hier sind aber erst einmal ein paar Beispiele für Arbeitsbereiche, die ihr in dieser Art von Arbeitsumgebung erwarten könnt: 

  • Gemeinschaftsräume für den Austausch von Ideen und Gruppenprojekten;
  • ruhige Ecken für konzentriertes Arbeiten;
  • Hot Desks für einzelne Aufgaben;
  • Meetingräume für offizielle Versammlungen; 
  • Chill-Zonen für soziale Interaktionen;
  • Breakout-Räume für Brainstorming-Sitzungen.

Das traditionelle Büro besteht hauptsächlich aus zugewiesenen Schreibtischen und einigen Besprechungsräumen. Im Gegensatz dazu ist der agile Arbeitsplatz ein Schmelztiegel verschiedener Arbeitsbereiche, aus denen die Menschen je nach ihrer Stimmung, ihren Bedürfnissen und ihren Aufgaben für den Tag wählen können.

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Schreibtisch mit 3 Computern
Büro mit technologischen Ressourcen

Vorteile der Schaffung agiler Arbeitsumgebungen

Optimierung der Büroflächen

Neben der Erfüllung der Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden besteht einer der Hauptzwecke der Schaffung eines agilen Arbeitsplatzes darin, eure Räumlichkeiten optimal zu nutzen. Mit Hilfe von Office Analytics könnt ihr feststellen, welche Bereiche in eurem Gebäude am meisten genutzt werden und welche oft nicht besetzt sind. Wenn ihr euren Büroraum an diese wichtigen Informationen anpasst, könnt ihr nicht nur eine praktischere Arbeitsumgebung entwickeln, sondern auch den Raum optimieren. 

Warum solltet ihr 50 einzelne Schreibtische behalten, wenn nur 20 davon täglich genutzt werden? Ihr könnt eure Sitzordnung überdenken und den zusätzlichen Raum für andere Aktivitäten nutzen. Die Raumoptimierung ermöglicht es euch, eine erfolgreiche Arbeitsumgebung zu schaffen, die euer Team und euer Unternehmen voranbringt, und gleichzeitig die Kosten zu maximieren, indem ihr euren gesamten Raum nutzt. 

Kosteneffizienz

Ein agiles Bürolayout ist eine kosteneffiziente Lösung für Unternehmen, die ihren Arbeitsbereich maximieren wollen. Durch die Betonung multifunktionaler Bereiche und gemeinsam genutzter Ressourcen wird der Bedarf an festen persönlichen Arbeitsplätzen reduziert, was zu einer möglichen Verkleinerung der Bürofläche führen kann. In Anbetracht der hohen Kosten für Gewerbeimmobilien können die Einsparungen erheblich sein. 

Außerdem ermöglicht die Flexibilität einer agilen Umgebung den Unternehmen, auf personelle Veränderungen zu reagieren, ohne dass die Kosten für die Umstrukturierung traditioneller Büroeinrichtungen anfallen. Der Wegfall von nicht ausgelasteten Schreibtischen und Räumen führt auch zu geringeren Ausgaben für Energie und Büromaterial. 

Darüber hinaus kann die kollaborative Atmosphäre eines agilen Büros die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden steigern, was zu indirekten Kostensenkungen durch eine bessere Mitarbeitendenbindung und weniger Fehlzeiten führt. Insgesamt minimiert ein agiles Bürolayout die Kosten und sorgt gleichzeitig für ein förderliches Arbeitsumfeld.

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Erfahrungen der Mitarbeitenden vor Ort

Die Rolle des Büros hat sich in den letzten Jahren und mit dem Aufkommen flexibler Arbeitsformen verändert. Die Menschen kommen nicht mehr wie früher nur vor Ort, um ihre Arbeit zu erledigen. Sie arbeiten eher von zu Hause aus, um einzelne Aufgaben zu erledigen, und halten sich die Tage im Büro frei, um sich auf gemeinsame Projekte zu konzentrieren und ihre soziale Dosis zu bekommen. 

Außerdem würden einige Mitarbeitende gerne öfter vor Ort sein. Doch der Büroraum entspricht nicht ihren Bedürfnissen. Deshalb können sie nicht so produktiv sein wie zu Hause. Viele Unternehmen wünschen sich auch, dass ihr Team öfter vor Ort ist, aber sie tun sich schwer damit, WFO (Arbeiten im Büro) attraktiver zu machen als WFH (Arbeiten von zu Hause aus). 

In einer mitarbeitendenorientierten Arbeitsumgebung, wie einem agilen Büro, wollen die Menschen häufiger an ihren Arbeitsplatz kommen. Es ist wahrscheinlicher, dass sie eine bessere Erfahrung am Arbeitsplatz machen, da das Bürodesign auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und sie sich vorstellen können, sich wohlzufühlen. 

Zusammenarbeit

In einer flexiblen Arbeitsumgebung dreht sich bei WFO alles um die Zusammenarbeit. Wie wir gerade gesagt haben, hat sich die Rolle des Büros verändert, und die Menschen kommen jetzt vor Ort, um ihre Kolleg:innen zu treffen und im Team zu arbeiten. Deshalb muss sich auch der Arbeitsplatz an diese Veränderung anpassen. Ein gut durchdachtes, agiles Bürodesign erleichtert Arbeitsabläufe, Zusammenarbeit und Interaktionen. 

Mit der Unterstützung von Technologien wie deskbird könnt ihr diesen Aspekt eures Arbeitsplatzes verbessern. Unser interaktiver Grundriss zum Beispiel macht es euren Mitarbeitenden leicht, ihre Kolleg:innen im Handumdrehen zu finden. Mit unserer Software für die Buchung von Schreibtischen und Räumen können die Teammitglieder ihre Zeitpläne aufeinander abstimmen, so dass sie persönlich zusammenarbeiten können, wann immer sie es brauchen oder wollen.

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Menschen im Konferenzraum
Mitarbeitende arbeiten zusammen

Produktivität

Wir empfehlen dir, unseren Artikel über die Auswirkungen der Büroeinrichtung auf die Produktivität zu lesen. Es ist beeindruckend, wie unsere Arbeitsumgebung unsere Leistungsfähigkeit beeinflusst. Ein agiler Arbeitsplatz löst viele der Schlüsselaspekte aus, die die Produktivität der Mitarbeitenden steigern. Die Gestaltung eines Layouts, das sich an den Vorlieben und Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden orientiert, spielt eine große Rolle dabei, wie sie sich vor Ort fühlen. Sie wirkt sich nicht nur auf ihre Stimmung und ihr Wohlbefinden aus, sondern erleichtert auch ihre Arbeit, indem sie ihre Bedürfnisse unterstützt.

Durch den Wegfall der Beschränkungen eines festen Schreibtisches können die Mitarbeitenden für jede spezifische Tätigkeit die produktivste Umgebung finden. Das kann ein Brainstorming in einem gemütlichen Lounge-Bereich sein oder die Analyse von Daten in einem Fokusraum. Außerdem fördern kollaborative Räume den Wissensaustausch und die spontane Zusammenarbeit, was zu Innovationen und schnelleren Problemlösungen führen kann. Daher ist eine agile Gestaltung wichtig, um einen reaktionsschnellen und effizienten Arbeitsplatz zu schaffen, der die Gesamtproduktivität erheblich steigern kann.

Die Nachteile eines agilen Arbeitsplatzes

Eure Mitarbeitenden brauchen vielleicht ein bisschen Zeit, um sich an die neue Büroorganisation zu gewöhnen. Aber mit eurer Unterstützung und den richtigen Hilfsmitteln werden sie die neue Einrichtung schnell annehmen und die Vorteile erkennen. 

Ein weiterer möglicher "Nachteil" ist, dass euer Büro für einige Tage oder Wochen nicht genutzt werden kann, um die neue Einrichtung zu bauen und alles zu installieren, was eure Mitarbeitenden brauchen. Das bedeutet, dass ihr in dieser Zeit vorausplanen und euch organisieren müsst, vor allem wenn ihr Teammitglieder habt, die nicht von zu Hause aus arbeiten können. Aber das ist nur vorübergehend.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es bei der Einrichtung eines agilen Büroraums kleine Herausforderungen geben kann, aber das war's auch schon. Wenn er einmal eingerichtet ist und ihr euren Mitarbeitenden erklärt habt, wie sie das Beste daraus machen können, und sie mit den richtigen Werkzeugen ausgestattet hast, gibt es nicht viele Nachteile.

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Ausstattung eines Konferenzraum 
Konferenzraum einrichten

Best Practices für die erfolgreiche Einführung einer agilen Bürostruktur

Denkt daran, dass ein agiler Arbeitsbereich einzigartig ist

Einer der wertvollsten Tipps, den ihr euch merken solltet, ist, dass ihr nicht versuchen solltet, das gleiche Büro-Layout wie andere Organisationen zu implementieren. Das Prinzip eines agilen Arbeitsplatzes ist, dass er sich den Menschen anpasst. Deshalb ist er einzigartig und muss auf eure Mitarbeitenden zugeschnitten sein. Was bei einem Unternehmen, das ihr bewundert, funktioniert, muss nicht unbedingt auch bei euch funktionieren. Nicht nur jeder Arbeitsplatz hat spezifische Bedürfnisse, sondern auch jedes Teammitglied hat seine eigenen Anforderungen. Deshalb ist es wichtig, dass ihr mit euren Mitarbeitenden sprecht und eure Office Analytics konsultiert, bevor ihr etwas ändert, um ein agiles Layout zu schaffen, das funktioniert.

Überprüft eure Bürostatistiken, um die beste Arbeitsbereichskonfiguration zu erstellen

Ihr müsst wissen, wann und wie eure Teammitglieder den Raum derzeit nutzen, um ihn zu optimieren. Wie oft kommen sie normalerweise ins Büro? Buchen sie mehr Einzelarbeitsplätze als Besprechungsräume? Wie ist ihr Feedback zu euren Einrichtungen und Ressourcen vor Ort? All das sind Fragen, die zuverlässige und transparente Antworten erfordern. So gestaltet ihr euer agiles Layout individuell für eure Mitarbeitenden und helft ihnen, erfolgreich zu sein.

Arbeitsplatzanalysen geben euch klare Informationen über Belegungsraten und Büronutzung. Ein regelmäßiger Blick auf diese Zahlen ist der Schlüssel zu einer Einrichtung, die es euren Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Arbeit unter den besten Bedingungen zu erledigen und positive Ergebnisse für euer Unternehmen zu erzielen. Sie helfen euch, Probleme zu erkennen und entsprechend anzupassen, um euren Teams weiterhin die beste Arbeitsumgebung zu bieten und ihre Erfahrungen vor Ort zu verbessern.

Teamwork mit der richtigen Technologie und den richtigen Ressourcen

Die digitale Transformation ermöglicht es uns, unsere Arbeitsweise zu verbessern und zu lernen, neue Technologien als Verbündete zu nutzen. Sie sind auch für die Verwaltung von Büroräumen sehr wertvoll. Flexible Tools für das Arbeitsplatzmanagement helfen euch, eure Einrichtungen zu verwalten und zu verbessern, und ermöglichen es euren Mitarbeitenden, den Büroraum optimal zu nutzen, wenn sie vor Ort sind. 

Ein Beispiel: 15 eurer Teammitglieder beschließen, am Dienstag ins Büro zu gehen, um einen ganzen Tag lang konzentriert zu arbeiten, aber ihr habt nur 12 Arbeitsplätze in eurer Ruhezone. Dann werden drei von ihnen am Ende frustriert sein und sich für den Tag irgendwo niederlassen, wo sie sich nicht so gut konzentrieren können. Deshalb benötigt ihr eine Büroraum-Management-Software wie deskbird. 

Um das beste Erlebnis vor Ort zu bieten, gehören zu den unverzichtbaren Arbeitsplatztechnologien: 

  • eine App für die Schreibtischreservierung;
  • eine Raumbuchungssoftware;
  • eine Office Analytics Lösung;
  • ein Feedback-System;
  • Cybersicherheits-Tools.

Seid ihr bereit, die Vorteile einer agilen Bürogestaltung zu nutzen? Wir hoffen, dass dieser Artikel euch hilft, den Zweck eines agilen Arbeitsplatzes und seine Vorteile für eure Mitarbeitenden und euer Unternehmen besser zu verstehen. Diese Art der professionellen Gestaltung ist Teil der modernen Praktiken, die Unternehmen anwenden, um den Trends der Zukunft der Arbeit zu entsprechen und ihren Teams die effektivste Arbeitsumgebung zu bieten. Wollt ihr es auch einmal ausprobieren? Wir können euch dabei helfen, indem wir dir eine der besten Schreibtischbuchungssoftware zur Verfügung stellen. Fordert eine kostenlose Demo der deskbird App  an und entdeckt all ihre benutzendenfreundlichen Funktionen wie Büroanalysen, Schreibtischbuchung, Raumbuchung und Wochenplanung!

Agile Bürogestaltung: Die beste Arbeitsplatzgestaltung

Paulyne Sombret

Paulyne ist eine hoch angesehene Expertin für hybrides Arbeiten. Sie ist bekannt für ihre Schriften über Nachhaltigkeit im hybriden Büro, flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeitendenerfahrung. Mit einem starken Hintergrund in den Bereichen Content und SEO erforscht sie in ihrer Arbeit die spannenden Trends und neuesten Entwicklungen in der Arbeitswelt.

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