Asynchrone Zusammenarbeit: bewährte Verfahren zur Bewältigung von Herausforderungen

Asynchrone Zusammenarbeit, d. h. wenn zwei Personen nicht gleichzeitig verfügbar sein müssen, um zusammenzuarbeiten, ist eine der besten Möglichkeiten für die Remote-Zusammenarbeit. Da flexible Arbeit zur Norm geworden ist, hat die Zusammenarbeit eine neue Dimension angenommen und ist wichtiger denn je. Die traditionellen geografischen und zeitlichen Grenzen definieren den Arbeitsplatz nicht mehr, da die Menschen von verschiedenen Orten und Zeitzonen aus arbeiten. Dies bringt jedoch sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich, z. B. die Verwaltung verstreuter Teams und die Zuweisung von Zeit und Raum für eine sinnvolle Teamarbeit. Hybridarbeit erhöht die Produktivität. Sie kann aber auch das Gegenteil bewirken, wenn ihr keine perfekten Voraussetzungen schafft, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Dieser Artikel befasst sich mit der Bedeutung des asynchronen Arbeitens für das Engagement der Mitarbeitenden und den Unternehmenserfolg und untersucht das Potenzial, Effizienz, Kreativität und Wachstum zu fördern. Darüber hinaus beleuchten wir die häufigsten Hindernisse, mit denen hybride Arbeitsformen konfrontiert sind, und geben praktische Tipps, wie man sie überwinden kann.

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Warum ist die Beherrschung der asynchronen Zusammenarbeit so wichtig für eure Mitarbeitenden und euren Geschäftserfolg?

Schlechte Zusammenarbeit führt zu Stress und Desengagement

Die Zusammenarbeit in einem hybriden Umfeld kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn das Team über verschiedene Zeitzonen und Orte verstreut ist. Daher ist die Verbesserung der Methoden der Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung, um Stress und Desengagement der Mitarbeitenden zu vermeiden. Es kann schwierig sein, einen Termin für ein Treffen zu finden oder virtuell an einem Projekt zu arbeiten, insbesondere bei flexiblen Modellen. Wenn diese Herausforderungen nicht gemildert werden, kann sich euer Team außerordentlich frustriert fühlen und keinen Beitrag leisten wollen. 

Unzureichende Praktiken der Zusammenarbeit bremsen Projekte und Wachstum

Wenn eure Mitarbeitenden nicht in der Lage sind, sich im richtigen Raum zu treffen und zusammenzuarbeiten, können sie Schwierigkeiten haben, Projekte rechtzeitig abzuschließen. Wenn Aufgaben auf Eis gelegt werden, können Wachstum und Erfolg eures Unternehmens darunter leiden. Je mehr Zeit damit verbracht wird, einen Raum und einen Termin für die Arbeit (physisch oder digital) zu finden, desto weniger Energie wird für die Arbeit an einem Projekt aufgewendet. Wir können nicht erwarten, dass Aufgaben ohne tägliche aktive Zusammenarbeit und die richtige Ausrüstung vorankommen.

Erfolgreiche asynchrone Zusammenarbeit führt zu Effizienz, Produktivität und Kreativität

Erfolgreiche asynchrone Kommunikation bedeutet, dass die Mitarbeitenden in der Lage sind, individuell zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten auf effiziente Weise zu arbeiten, so als wären sie im Büro. Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass jede Person auf die Antwort von Teamkolleg:innen warten oder individuell brainstormen muss. Wenn das Team jedoch richtig organisiert ist und Tools zur Rationalisierung von Informationen und Aufgaben einsetzt, kann es effizienter und kreativer arbeiten. Manchmal führt sogar ein Brainstorming allein vor der Diskussion mit den Kolleg:innen zu einem noch besseren Ergebnis.

Starke Zusammenarbeit verbindet Menschen und macht sie widerstandsfähiger 

Zusammenarbeit ist notwendig, um ein Team aufzubauen, das widerstandsfähig ist und zusammenhält. Wir brauchen diese persönlichen Verbindungen, um Bindungen zu unseren Teamkolleg:innen aufzubauen, ob online oder persönlich. Diese Bindungen verbessern nicht nur die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden, sondern sorgen auch dafür, dass das Team gut zusammenarbeitet und die Effizienz maximiert.

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Was sind die wichtigsten Probleme bei der Zusammenarbeit von Teams in einem hybriden Arbeitsumfeld?

Mangel an geeigneten Tools für die hybride Zusammenarbeit

Hybride Tools für die Zusammenarbeit sind der Schlüssel zu einem flexiblen Büro. Sie tragen dazu bei, die Kommunikation zu rationalisieren, Dokumente zu zentralisieren und wichtige Büroverwaltungsabläufe wie die Buchung vonSchreibtischen und Besprechungsräumen zu automatisieren. Einige der Tools, die ihr implementieren könnt, sind:

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• Arbeitsplatzbuchungssoftware;
• Cloud-basierte Lösung für die Dokumentenverwaltung;
• Textbasiertes Kommunikationstool (z.B.: Slack);
• Plattform für Videokonferenzen.

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Fehlen von Leitlinien für die asynchrone Zusammenarbeit 

Ohne die richtigen Richtlinien besteht ein erhöhtes Risiko von Missverständnissen. Dies kann sich auf die Koordinierung verschiedener Projekte auswirken, da sich die Mitarbeitenden möglicherweise nicht auf eine Zeit oder einen Raum für die Zusammenarbeit einigen können. Es können auch Silos entstehen, d. h. andere Teams oder sogar verschiedene Personen kommunizieren nicht vollständig miteinander und arbeiten nicht individuell. In einem internationalen Team beispielsweise muss die gesamte schriftliche und mündliche Kommunikation in einer gemeinsamen Sprache erfolgen, z. B. in Englisch. Auf diese Weise kann sich jeder verständigen, und niemand bleibt auf der Strecke.

Verlust der Verbundenheit zum Arbeitsplatz

Wie viele von uns, die in den letzten Jahren in die Fern- und Hybridarbeit übergegangen sind, erfahren haben, ist der Aufbau sinnvoller Beziehungen zu Kolleg:innen über einen Bildschirm schwierig. Wir müssen uns mit asynchroner Kommunikation auseinandersetzen und arbeiten auf eine weniger persönliche Weise. Die Verbindung am Arbeitsplatz geht verloren, wenn es weniger persönliche Interaktionen gibt, da es schwieriger ist, sich mit Kolleg:innen auf digitalem Wege zu verbinden. Darunter kann auch die Unternehmenskultur leiden, die von den Mitarbeitenden gestaltet wird. Deshalb ist es umso wichtiger, der Unternehmenskultur und dem Aufbau von Beziehungen in diesen neuen Arbeitsmodellen Priorität einzuräumen.

Bildung von Silos und Gefahr der Isolierung

Es gibt zwar verschiedene Lösungen zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit in gemischten Teams, aber es besteht die Gefahr von Silos und Isolation. Wenn ein Teil des Teams von zu Hause aus arbeitet, kann er natürlich in gewisser Weise isoliert sein. Dies kann die Konzentration fördern, aber auch zu Silos führen, wenn die einzelnen Mitarbeitenden nicht klar und regelmäßig miteinander kommunizieren. In entfernten Umgebungen interagieren die Mitarbeitenden zwar mit ihrem Team, haben aber nicht oft die Möglichkeit, sich mit anderen auszutauschen.

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Geografische Probleme und Zeitverschiebung

Die Arbeit mit dezentralisierten und gemischten Teams oder solchen, die über verschiedene Länder und Kontinente verteilt sind, erschwert die Koordination. Die Managenden müssen die Zeitzonen berücksichtigen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten zusammenarbeiten können. Beispielsweise ist die Organisation eines Meetings komplizierter und erfordert mehr Fähigkeiten, da die Zeitzonen aufeinander abgestimmt werden müssen. Verstreute Teams ermöglichen es Unternehmen außerdem, die besten Talente weltweit zu finden und eine vielfältigere Organisation mit unterschiedlichen Perspektiven zu schaffen. Dies fördert zwar die Kreativität und Problemlösung, kann aber auch eine Herausforderung für die interkulturelle Kommunikation darstellen.

Mangelhafte Fernkommunikationsstrategie

Vor allem Remote-Teams brauchen eine starke Kommunikationsstrategie. Während hybride Teams von Zeit zu Zeit zusammenkommen, haben vollständig remote Mitarbeitenden diese Möglichkeit nicht. Daher müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um Verbindungen und eine virtuelle Kultur aufzubauen. Auch die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden muss äußerst klar sein, damit die richtigen Erwartungen gesetzt werden, z. B. in Bezug auf Zielsetzung und Arbeitsmoral.

Zoom-Müdigkeit

Für flexible Teams sind Videokonferenzen die wichtigste Methode, um Besprechungen abzuhalten. Textnachrichten eignen sich hervorragend, um schnell ein Dokument zu versenden oder eine Frage zu stellen, aber nicht für die Zusammenarbeit bei komplexeren Aufgaben, die ein Brainstorming und das Feedback der Kolleg:innen erfordern. Daher sind virtuelle Meetings nicht nur der Motor für persönliche Kontakte, sondern auch für den geschäftlichen Erfolg. Dies führt jedoch zu dem, was wir gerne als Zoom-Müdigkeit bezeichnen .

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Was sind die besten Möglichkeiten für die Remote-Zusammenarbeit?

Schulung von Managenden und Mitarbeitenden für die Remote-Zusammenarbeit 

Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende müssen für eine hybride Umgebung entsprechend geschult werden, da eine erfolgreiche Zusammenarbeit von beiden Seiten erforderlich ist, um eine hybride Organisation zu führen. Zunächst müssen die Führungskräfte darauf vorbereitet sein, mit einem hybriden Team zu kommunizieren und es zu führen. Für viele Führungskräfte erfordert diese neue Herausforderung ein Umdenken in Bezug auf ihren Führungsstil. So besteht beispielsweise die Tendenz zum Mikromanagement, weil die Führungskräfte die Arbeit, die sie leisten, nicht physisch überwachen können. Dies hat jedoch meist den gegenteiligen Effekt und schadet der Produktivität. Auf der anderen Seite müssen die Mitarbeitenden lernen, wie sie die Technologie des hybriden Arbeitsplatzes nutzen und ein Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben herstellen können, da das Privatleben und das Arbeitsleben nicht vollständig voneinander getrennt sind.

Umsetzung einer Richtlinie für asynchrone Zusammenarbeit

Eine Richtlinie für die asynchrone Zusammenarbeit hilft dem Team zu verstehen, wie die verschiedenen Tools zu nutzen sind, die für die Verwaltung eines hybriden Büros bereitgestellt werden. So können beispielsweise Regeln für die Nutzung von Slack und anderen Messaging-Plattformen festgelegt werden, wenn sensible Informationen besprochen werden. Dazu könnte auch gehören, dass klar festgelegt wird, wann Mitarbeitende "online" sein müssen und für Kolleg:innen erreichbar sein müssen, wenn sie remote arbeiten. 

Sucht nach den besten Tools für die Zusammenarbeit im Team

Die beste Möglichkeit, die Effizienz in asynchronen Teams zu steigern, ist der Einsatz von Tools für die Zusammenarbeit! Die gute Nachricht ist, dass hybride Arbeitslösungen ein schnell wachsender und innovativer Markt mit vielen großartigen Optionen sind. Aber woher weiß man bei so vielen Optionen, dass man die richtige wählt? Es ist wichtig, Technologien auszuwählen, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen. Dazu gehört auch, dass ihr auf die verfügbaren Integrationen achtet, z. B. die nahtlose Zusammenarbeit mit Google oder Slack. Ein großartiges Beispiel für ein mitarbeiterorientiertes Tool ist eine Buchungssoftware wie deskbird. Sie erleichtert es, sich vor Ort zu treffen und den Überblick darüber zu behalten, wer wo und wann arbeitet. Dies hilft bei der Verwaltung von Teams und stellt sicher, dass die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllt werden.

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Erfahrt, wie ihr ein virtuelles Meeting erfolgreich durchführen könnt

In einer digitalen Welt bedeutet Remote-Zusammenarbeit in der Regel viele virtuelle Meetings. Sie sind eine der wenigen Möglichkeiten, wie wir die persönliche Zusammenarbeit nachahmen können, und ein Schlüssel zum Erfolg. Auch wenn die Durchführung solcher Besprechungen intuitiv zu sein scheint, gibt es doch einige bewährte Verfahren für Remotebesprechungen zu beachten. Legt beispielsweise im Voraus eine Tagesordnung fest, teilt diese mit den Teilnehmenden und nutzt die interaktiven Funktionen.

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Kennt ihr die Kommunikationspräferenzen eures Teams

Die Kommunikationspräferenzen eures Teams können unterschiedlich sein. Dies sollte bei der Festlegung von Richtlinien und der Einführung neuer Tools unbedingt berücksichtigt werden. Da Arbeitsplätze immer vielfältiger und generationenübergreifender werden, solltet ihr euer Team ansprechen und Umfragen durchführen, um besser zu verstehen, was sie erwarten. Unser Artikel über den Kommunikationsstil der Generation Z hat beispielsweise gezeigt, dass diese demografische Gruppe kurze schriftliche Nachrichten für schnelle Fragen und Aufgaben bevorzugt. Bei komplexeren Problemen bevorzugen sie jedoch ein persönliches Treffen vor Ort.

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Konzentriert euch darauf, alle eure hybriden Mitarbeitenden einzubeziehen und ihnen gegenüber fair zu sein.     

Während Inklusion am Arbeitsplatz häufig im Zusammenhang mit der Vielfalt diskutiert wird, müssen in hybriden Arbeitsumgebungen auch diejenigen berücksichtigt werden, die von zu Hause aus arbeiten. Viele Hybrid- und Fernarbeitskräfte befürchten, dass ihnen Chancen entgehen, weil sie nicht physisch im Büro anwesend sind. Daher müssen die Führungskräfte besonders darauf achten, dass sie die Heimarbeitende in wichtige Diskussionen einbeziehen und Beziehungen zu ihnen aufbauen, indem sie zwanglose Gespräche im Büro simulieren. Dies kann aus kurzen Kaffeegesprächen über Zoom bestehen, damit sich die Teammitglieder kennenlernen können.

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Förderung des Teamzusammenhalts durch Spiele, Aktivitäten und Veranstaltungen

Persönliche Beziehungen können auch durch Aktivitäten und Veranstaltungen geschaffen werden. Dies nimmt den Arbeitsdruck aus der Gleichung heraus und ermöglicht es den Menschen, sich näher zu kommen. Organisierte Team-Bonding-Aktivitäten können online stattfinden oder Anreize für einen Besuch im Büro schaffen. Diese Momente erleichtern die Konversation und bieten allen einen guten Ausgangspunkt für den Aufbau von Beziehungen. Dies kann auf die nächste Stufe gehoben werden, indem man Veranstaltungen organisiert und sogar das Team in derselben Stadt zu Treffen versammelt, wenn es weltweit verstreut ist. 

Ermutigt zu Transparenz und bittet eure Mitarbeitenden um Feedback

Und schließlich und vor allem müssen die Führungskräfte bei der Festlegung von Strategien, der Erstellung von Leitlinien und der Durchführung von Änderungen transparent sein. Die Frustration über flexible Modelle rührt hauptsächlich von schlechter Kommunikation und mangelnder Klarheit her. Daher ist es wichtig, offene Gespräche mit den Mitarbeitenden zu führen, um zu erfahren, wo sie Schwierigkeiten haben, und ihre Meinung darüber einzuholen, was fehlt, um die Zusammenarbeit im Team erfolgreicher zu gestalten. Da Unternehmen die Zukunft der Arbeitspraktiken übernehmen, ist die Erleichterung einer sinnvollen Zusammenarbeit das Herzstück ihres Erfolgs. Asynchrone Zusammenarbeit ermöglicht es Teams, geografische Beschränkungen zu überwinden und unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Zeitzone zusammenzuarbeiten. Dies bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Unternehmen können die Produktivität, die Innovation und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden verbessern, indem sie sich mit den kritischen Herausforderungen der asynchronen Zusammenarbeit auseinandersetzen und die richtigen Tools und Taktiken einsetzen. Schulungen, die Nutzung von Ressourcen und die Förderung eines integrativen Umfelds sind nicht nur Strategien, sondern entscheidende Schritte bei der Schaffung eines florierenden Ökosystems für Mobil- und Hybridarbeit. Bei der weiteren Neudefinition des Arbeitsplatzes werden Anpassungsfähigkeit, Offenheit und effektive Zusammenarbeit von Einzelpersonen und Teams das Unternehmen zu nachhaltigem Wachstum führen. 

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Da ihr nun wisst, wie ihr am besten remote arbeiten könnt, fragt ihr euch, ob ihr auch die richtige Technologie habt?

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Quellen: 

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• Hybride Teamzusammenarbeit: Navigation durch bewährte Praktiken [2023], OfficeRND;
• Warum hybride Zusammenarbeit schwieriger ist, als ihr denktWandgemälde;
• Förderung der effektiven Teamarbeit in einem hybriden Arbeitsmodell, Lucidspark;
• 6 Tools und Strategien für die hybride Zusammenarbeit von TeamsOwl Labs.

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