19 Wichtige Tipps zur Verbesserung eurer virtuellen Meetings
2. August 2023
26. September 2024
Da hybride Arbeitsmodelle für viele Unternehmen zum bevorzugten Arbeitsmodell werden, sind Online-Meetings ein wichtiger Bestandteil des Erfolgs. Sie ermöglichen nicht nur eine synchrone Kommunikation, sondern auch eine ortsunabhängige Verbindung zwischen den Mitarbeitenden - selbst wenn die Teams über verschiedene Länder verteilt sind. Mit den folgenden Tipps für virtuelle Meetings werden wir bald dafür sorgen, dass sich Mitarbeitende bei der Arbeit von zu Hause aus digital treffen und die gleiche Dynamik beibehalten können, die sie auch bei persönlichen Treffen hätten.
Videokonferenz-Tools sind für die Zusammenarbeit von Teams über Entfernungen hinweg unverzichtbar und die treibende Kraft hinter der Mobilarbeit. Diese Technologie ist zwar praktisch, stellt aber auch eine besondere Herausforderung dar. Von der Sicherstellung, dass alle Mitarbeitende konzentriert sind, bis hin zur effizienten Planung dieser Veranstaltungen, ist die Durchführung effektiver Remote-Meetings von entscheidender Bedeutung.
In diesem Artikel stellen wir euch 19 wichtige Best Practices für Remote-Meetings vor, die von der Vorbereitung bis zur Optimierung der Online-Präsenz reichen. Ganz egal, ob ihr moderiert oder teilnehmt, diese Tipps werden euch helfen, das Beste aus euren digitalen Treffen herauszuholen und eine nahtlose und produktive Zusammenarbeit zu fördern.
7 bewährte Verfahren für Moderierende bei Remote-Meetings
1. Wählt das richtige Meeting-Tool
Es gibt viele Videokonferenzlösungen auf dem Markt, die alle ihre eigenen Vor- und Nachteile haben. Die Wahl der richtigen Lösung hängt von der Größe eures Unternehmens, der Art eurer Meetings und den anderen von euch verwendeten Plattformen ab. Für Unternehmen, die bereits die Google- oder Microsoft-Suiten nutzen, ist es einfach, sich für deren Meeting-Tools zu entscheiden, da sie vollständig in das bestehende System integriert sind. Besprechungen werden zum Beispiel automatisch im Kalender der einzelnen Mitarbeitenden angezeigt.
2. Legt im Vorfeld eine Tagesordnung fest und teilt diese mit den Teilnehmenden
Legt vor Beginn der Sitzung fest, welche Themen ihr behandeln wollt. Dies gibt der Sitzung mehr Struktur und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass alle am Ball bleiben und keine Zeit verschwendet wird. Eine Tagesordnung garantiert auch, dass alles, was behandelt werden muss, besprochen wird und nichts Wichtiges vergessen wird. Ihr könnt die Tagesordnung auch im Voraus an die Teilnehmenden weitergeben, damit diese wissen, was sie erwartet. Außerdem wissen die Redenden, was sie vorbereiten müssen, damit die Diskussion relevant und fruchtbar ist.
3. Einladungen und Erinnerungen versenden
Achtet darauf, dass ihr Einladungen für die Besprechung verschickt, was oft automatisch geschieht, wenn ihr bestimmte Plattformen wie Google, Microsoft oder Zoom verwendet. Es ist wichtig, dass jeder Teilnehmende eine Vorwarnung erhält, damit er seinen Zeitplan entsprechend planen kann. Bei wichtigen Besprechungen kann eine zusätzliche Erinnerung an die Vorbereitung von Gesprächsthemen ebenfalls hilfreich sein.
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4. Schaffung eines positiven und sicheren Umfelds
Virtuelle Sitzungen können manchmal sehr künstlich wirken, da sie online stattfinden. Es fehlt der persönliche Kontakt und das Gefühl der Kameradschaft. Daher ist es wichtig, eine positive Kultur zu schaffen, damit sich die Mitarbeitenden willkommen und als Teil des Teams fühlen, auch wenn sie remote arbeiten. Brecht beispielsweise das Eis mit Aktivitäten, die das Team zusammenschweißen, z. B. indem ihr sie bittet, einen lustigen Fakt oder ein Highlight ihrer Woche zu erzählen.
5. Ermutigt dazu, die Kamera einzuschalten und im Chat zu interagieren
Um eine Kultur der Teamarbeit zu schaffen, solltet ihr eure Mitarbeitenden ermutigen, ihre Kameras einzuschalten. Es ist zwar wichtig, zuzugeben, dass sich nicht jeder dabei wohlfühlt, aber die Teilnahme des Großteils des Teams hilft dabei, das Gefühl der persönlichen Interaktion zu imitieren, das viele von uns bei der Arbeit von zu Hause aus vermissen. Außerdem wird auf diese Weise sichergestellt, dass jeder dem Gesagten Aufmerksamkeit schenkt, da ihr sehen könnt, wer aktiv zuhört und wer nicht. Außerdem wissen die Redenden so, dass sie ein echtes Publikum haben, zu dem sie sprechen, und nicht nur ein Meer von schwarzen Bildschirmen.
6. Gespräche und Feedback fördern
Gute Sitzungen sind solche, bei denen die Teilnehmenden interagieren und sich lebhaft unterhalten. Jede Person sollte ermutigt werden, ihre Gedanken und ihr Feedback mitzuteilen. Ihr möchtet vermeiden, dass ein einzelner Redner einen Monolog hält, bei dem die Teilnehmenden zuhören, ohne nach ihrer Meinung gefragt zu werden oder sich zu beteiligen. Stattdessen sollten die Führungskräfte die Veranstaltung unterhaltsam gestalten und zeigen, dass sie offen für Feedback sind und einen Dialog anregen wollen. Manche Mitarbeitenden sind schüchterner als andere, daher sollten sie das Gespräch an diejenigen weitergeben, die sich vielleicht nicht zu Wort melden. Führungskräfte sollten aber auch darauf achten, diese Personen nicht zu zwingen, da sie sich dadurch unwohl fühlen könnten.
7. Nutzt die in eure Videokonferenz-Tools integrierten interaktiven Funktionen
Viele Videokonferenzplattformen bieten großartige Integrationen, die für einen reibungslosen Ablauf eurer Sitzungen sorgen und die Gesprächsführung erleichtern. Einige verfügen über Whiteboards, an denen ihr ein Brainstorming mit eurem Team durchführen könnt. Bei großen Besprechungen könnt ihr auch Gruppenräume einrichten, in denen kleinere Gruppen das gleiche Thema besprechen können, damit alle Teilnehmenden zu Wort kommen.
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6 Tipps für Teilnehmende an virtuellen Meetings
8. Vorbereiten und Überprüfen der Sitzungsthemen im Voraus
Bevor sie an einer virtuellen Sitzung teilnehmen, sollten die Teilnehmenden wissen, welche Themen besprochen werden, damit sie sich inhaltlich auf den Dialog vorbereiten können. Wenn alle Teilnehmende unvorbereitet in die Besprechung gehen, ist sie nicht nur ineffizient, sondern die gesetzten Ziele werden möglicherweise gar nicht erreicht. Wenn alle Teilnehmenden wissen, welche Themen zur Diskussion stehen, können sie ihre Daten ordnen, sich über ihre Perspektive klar werden und neue Ideen entwickeln.
9. Kommt nicht zu spät
Genau wie bei persönlichen Treffen, solltet ihr auch bei Online-Meetings pünktlich sein. Wenn euer Team warten muss, bis ihr anfangt, verzögert ihr nicht nur den Fortschritt, sondern missachtet auch ihre Zeit. Oft folgen Besprechungen einer festen Tagesordnung, und eine Verspätung kann den Ablauf stören und dazu führen, dass die Besprechung länger dauert als erwartet. Im Gegenzug werden andere wichtige Themen und Aufgaben aufgeschoben.
10. Vermeidet Multitasking
Wir verstehen, dass es verlockend ist, während einer virtuellen Sitzung Multitasking zu betreiben. Es ist leicht, ein anderes Fenster zu öffnen, um andere Arbeiten zu erledigen, im Internet zu suchen oder E-Mails zu lesen, aber das behindert eure Fähigkeit, dem eigentlichen Thema zuzuhören. Wenn ihr sich nicht voll auf das Gespräch einlasst, könnt ihr keinen sinnvollen Beitrag leisten. Ihr wisst nie, ob ein anderes Teammitglied etwas sagt, das für euch hilfreich oder relevant sein könnte.
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11. Schaltet euer Mikrofon stumm, wenn ihr nicht sprecht
Um Störungen und Lärm zu vermeiden, schaltet euer Mikrofon stumm, wenn ihr nicht sprecht. Auch wenn ihr nicht sprecht, können Hintergrundgeräusche ablenken. Ein lautes Auto, das vorbeifährt, oder das Geplapper aus dem Café, in dem ihr arbeitet, könnte eure Kolleg:innen ablenken, die versuchen, dem Sprecher zuzuhören. Schaltet euch also einfach stumm, wenn ihr nicht eingreift. Vergesst nur nicht, das Mikrofon wieder einzuschalten, wenn ihr an der Reihe seid!
12. Notizen machen
Um das Meeting optimal zu nutzen, solltet ihr euch unbedingt Notizen machen. Auch wenn nicht alles, was gesagt wird, für euch relevant ist, solltet ihr euch bestimmte Dinge, die die Mitarbeitenden erwähnen, merken. Das können zum Beispiel Verbesserungen sein, die vorgenommen werden müssen, oder Aufgaben, an die sie euch erinnern. Obwohl viele von uns Projektmanagement-Software verwenden, um Aufgaben zu erledigen, fällt den Kolleg:innen während einer Besprechung manchmal eine schnelle Lösung oder eine Aufgabe ein. Schreibt diese Fälle auf, damit ihr darauf zurückkommen könnt, anstatt sie zu vernachlässigen.
13. Informiert andere, wenn ihr die Sitzung vorzeitig verlassen müsst.
Insbesondere bei virtuellen Besprechungen kann es zu Überschneidungen kommen. Angenommen, jemand bucht eine Besprechung mit euch, ohne euren Zeitplan zu überprüfen. Wenn ihr in einem solchen Fall eine Besprechung vorzeitig verlassen müsst, um ein anderes Gespräch zu führen oder zu einem anderen Termin zu gehen, solltet ihr eure Teammitglieder benachrichtigen, anstatt ohne Vorwarnung zu verschwinden. Vielleicht haben sie eine Erinnerung für euch oder sind einfach nur verwirrt, wo ihr hingegangen seid. Sie müssen das Gespräch nicht unterbrechen. Viele Plattformen verfügen über eine Chat-Funktion, in die ihr eine Nachricht schreiben könnt, dass ihr früher gehen werdet.
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6 Tipps zur Verbesserung der Online-Sitzungen für alle Remote-Mitarbeitenden
14. Bereitet euer Treffen vor
Bereitet euch auf euer Meeting vor, indem ihr euren Raum vorbereitet. Wie wir gleich erklären werden, machen die richtige Beleuchtung und ein ruhiger, ablenkungsfreier Arbeitsbereich den Unterschied aus. Plant neben der Organisation eures Arbeitsplatzes und dem Kennenlernen des Themas auch eine Aktivität zur Auflockerung, um ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen und allen einen Moment Zeit zu geben, sich wohlzufühlen. Der Beginn des Treffens ist auch ein guter Zeitpunkt für Aktualisierungen, also listet alle Informationen auf, die für eure Mitarbeitenden wichtig sein könnten. Die Mitarbeitenden können Fragen, die sie zu dem Thema haben, oder Kommentare und Bedenken aufschreiben, die sie haben.
15. Wählt eine Umgebung, in der es keine Unterbrechungen oder Ablenkungen gibt.
Wenn ihr an einer Besprechung teilnehmt, solltet ihr euren Arbeitsplatz in einem Bereich einrichten, in dem es wenig Ablenkung gibt. Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass dies ein Luxus ist, den sich nicht jeder leisten kann. Berufstätige Eltern müssen auf ihre Kinder aufpassen, und diejenigen, die mit Mitbewohnern zusammenleben, haben vielleicht keinen separaten Arbeitsbereich. Aber wenn ihr einen ruhigen Ort habt, an dem ihr Anrufe entgegennehmen können, hilft das definitiv bei der Konzentration. Verwendet außerdem Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung, wenn ihr welche habt, damit der Lärm der Außenwelt eure Besprechung nicht stört.
16. Richtet die richtige Beleuchtung ein
Die Beleuchtung ist entscheidend dafür, dass ihr in virtuellen Meetings professionell wirkt. Natürliches Licht ist am besten. Doch in den frühen Morgen- oder Wintermonaten ist das Wetter nicht immer auf unserer Seite. Setzt euch auf keinen Fall in einen dunklen Raum, in dem euch niemand sehen kann, aber vermeidet auch verschiedenfarbige Beleuchtung, die euer Aussehen verzerren könnte. Ein einfaches Licht oder sogar ein Ringlicht, wenn ihr euch etwas mehr Mühe geben wollen, wird euer Gesicht aufhellen.
17. Überprüft die Funktionsfähigkeit eurer Ausrüstung
Führt vor der Besprechung einen Testlauf durch, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Wie viele von uns schon erlebt haben, kann die Technik manchmal kompliziert sein, und es gibt nichts Frustrierenderes, als wenn die Internetverbindung unterbrochen wird oder man seine Teamkollegen nicht hören kann. Vergewissert euch also, dass Kamera und Mikrofon funktionieren, stellt sicher, dass das Videokonferenzprogramm auf dem neuesten Stand ist, und testet die Internetverbindung.
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18. Wartet bis ihr an der Reihe seid zu sprechen
Wartet während der Diskussion, bis ihr an der Reihe seid. Besonders in virtuellen Umgebungen kann es überwältigend sein, wenn mehr als eine Person gleichzeitig spricht, da der Ton aus demselben Lautsprecher kommt. Die Zuhörer können verwirrt sein und dem Gespräch nicht folgen. Unterbrecht auch aus Rücksicht auf die anderen nicht. Seid stattdessen geduldig und wartet bis ihr an der Reihe seid, oder nutzt die Funktion "Hand heben" auf eurer Besprechungsplattform, um den anderen zu signalisieren, dass ihr etwas zu sagen haben.
19. Schaltet die Kamera ein, wenn möglich
Viele von uns haben das Gefühl, dass ihnen bei der Arbeit von zu Hause aus der Kontakt zu den Kollegen fehlt, weil wir keine Zeit haben, persönlich mit ihnen zu sprechen. Viele Gespräche laufen über Text-Chat, was zwar effizient, aber extrem unpersönlich ist. Wenn also Besprechungen anberaumt sind, solltet ihr eure Kamera einschalten, damit ihr den persönlichen Kontakt so gut wie möglich nachahmen können. Das zeigt auch, dass ihr euch konzentriert und denjenigen respektiert, der gerade spricht, anstatt euch mit anderen Aufgaben zu beschäftigen. Wenn ihr vor der Kamera steht, seid ihr verpflichtet, aufmerksam und präsent zu sein.
Remote-Meetings haben unsere Arbeitsweise verändert und ermöglichen Teams eine nahtlose Zusammenarbeit von jedem Ort aus und sogar über Zeitzonen hinweg. Um das Beste aus ihnen herauszuholen, müssen jedoch einige Best Practices für virtuelle Meetings beachtet werden, z. B. sorgfältige Planung, aktive Teilnahme und eine geeignete digitale Umgebung. Durch die Wahl des richtigen Meeting-Tools, die Festlegung einer klaren Tagesordnung und die Förderung des Engagements können Moderierende eine konzentrierte und produktive Diskussion gewährleisten. Die Teilnehmenden können ihre Erfahrung und die ihrer Teamkolleg:innen verbessern, indem sie sich vorher vorbereiten und Ablenkungen vermeiden, z. B. wenn sie an einem lauten Ort arbeiten oder versuchen, Multitasking zu betreiben. Darüber hinaus kann die Aufrechterhaltung der Professionalität durch das Einschalten der Kamera und das Stummschalten, wenn nötig, eine Verbindung zwischen den remoten Kolleg:innen schaffen und dafür sorgen, dass sich jeder aktiv beteiligt. Wenn ihr euch also das nächste Mal für eine Online-Veranstaltung anmeldet, solltet ihr an diese wichtigen Tipps für virtuelle Meetings denken, um sie effektiver und erfolgreicher zu gestalten.
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